Administracin toto

La administracin es un proceso consistente en la distribucin y asignacin

correcta de recursos de la empresa para poder alcanzar eficientemente los
objetivos

establecidos

por

medio

de

las

actividades

de

Plantacin,

Organizacin, Direccin, Controles el conjunto de actividades por medio de las

cuales se logra y se asegura la mxima prosperidad tanto para el patrn como
para cada uno de los empleados de manera estable
Organizar: Responde a las preguntas Quin? va a realizar la tarea, implica
disear el organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y
obligaciones; cmo? se va a realizar la tarea; cando? se va a realizar;
mediante el diseo de proceso de negocio,2 que establecen la forma en que se
deben realizar las tareas y en qu secuencia temporal; en definitiva organizar
es coordinar y sincronizar.
Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del
Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados;
basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y tambin
intuitivos de toma de decisiones.
Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con
los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas
necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel
tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un
sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras
externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales

Elianny
Caractersticas de la administracin
La administracin posee ciertas caractersticas que estn juntas y no se
pueden separar las cuales la diferencian de otras disciplinas:
1. Universalidad: Existe en cualquier grupo social y puede ser aplicada en
todo tipo de empresa.
2. Valor instrumental: La administracin resulta ser un medio para lograr un fin
y no un fin en s misma: mediante sta se busca obtener determinados
resultados.
3. Unidad Temporal:Cada etapa y fase dentro del proceso administrativo se
distinguen en forma individual, esto no quiere decir que existan en forma
separada, al contrario la administracin es un proceso en el que todas sus
partes se complementan.
4. Amplitud del ejercicio: Dentro de una organizacin puede ser empleada en
todos los niveles o reas.
5. Especificidad: La relacin que existe entre la administracin y otro tipo de
ciencias, no interviene dentro de las caractersticas que la distinguen.
6. Interdisciplinariedad: La administracin se encuentra relacionada con
aquellas ciencias y tcnicas que ejercen eficiencia en el trabajo.
7. Flexibilidad: Cada uno de los principios y fases administrativas, estn en la
funcin de acostumbrarse a las necesidades que cada grupo social tiene y en
las cuales se aplicaran.
Mary
Claves para administrar eficientemente una empresa
Definir claramente los objetivos de la empresa
Dedicar tiempo a los asuntos de verdadera importancia
Planear y seguir los programas
Aprender a hablar y a escuchar con efectividad

Ser un lder involucrndose en la accin

Asegurarse que cada miembro del equipo este asignado al trabajo mejor
adaptado para sus conocimientos y experiencias
Fomentar

que

los

miembros

del

equipo

de

trabajo,

asuman

responsabilidades
Evaluar lo que se ha logrado y si es necesario, emprender una accin
correctiva
Llegar a ser efectivo en la toma de decisiones
Aumentar los conocimientos personales.
Planificacin
Consiste en establecer un plan general y ordenado para obtener el logro de un
objetivo determinado. Es la tarea principal de la administracin, debe ocurrir
antes de cualquier otra funcin administrativa, determina la necesidad de esas
funciones.
La planificacin siempre implica el futuro, por ello que su punto de partida es la
claridad de objetivos de la organizacin, es decir, qu y por qu queremos
planificar
Ozberth
Qu importancia tiene en la Administracin dentro de la planificacin?
La importancia radica precisamente en que es la funcin madre del proceso
administrativo, es como ya se dijo antes, la tarea principal de la administracin
debiendo ocurrir antes de toda otra funcin administrativa.
Se dice incluso que si no hay planificacin, no hay nada que organizar, nada
que dirigir ni que controlar.
La planificacin tiene como objetivo evitar que la concurrencia de hechos
inesperados pueda entorpecer el cumplimiento de los objetivos propuestos. Sin
planificacin la consecucin de los objetivos se convierte en algo casual y las

decisiones a su vez, en elecciones espordicas y descoordinadas, carentes de

sentido
Los

Fundamentos

Bsicos

que

muestran

la

importancia

de

la

Planificacin son:

Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer mtodos para

utilizar racionalmente los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el

futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.

Mantiene mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn

de lograr y mejorar las cosas.

Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades.

Promueve la eficiencia ya que elimina la improvisacin.

Promueve los elementos para llevar a cabo el control.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los

niveles de la empresa.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Permite evaluar alternativas, antes de tomar decisiones.

Cesar
Problemas de administracin que puedan presentarse a la hora de
planificar:
Hasta ahora hemos hablado de las bondades de la planificacin. Sin embargo,
ella tambin tiene inconvenientes administrativos. Es importante considerarlas
pues nos estn indicando hasta qu punto se debe planificar, hasta dnde se
puede confiar en los planes que se han establecido y cundo conviene actuar
con una planificacin no muy bien definida.
Calidad de los pronsticos
Un plan es til slo cuando las circunstancias en que se basan son correctas,
y como sabemos los planes se basan mayoritariamente en supuestos, por tanto
la planificacin estar limitada por la cantidad y calidad de informacin que
tenga la organizacin, sean estas internas o externas. Adems, se agrega el
hecho de que las premisas de planeacin estn sujetas a mrgenes de error.
Queremos alcanzar un objetivo bien determinado. Para ello especificamos los
pasos que daremos hasta llegar a l. Estos pasos equivalen a decidir lo que
haremos en el futuro cercano. El pronstico del futuro se basa en la
informacin que tengamos de ese futuro. Mientras mayor sea la informacin,
ms confiable sern los pronsticos que hagamos en la planificacin.
Repeticin de problemas similares
Ya que muchas actividades son de naturaleza repetitiva y por lo tanto en cada
actividad nueva pueden existir los mismos elementos stos al ser estudiados,
investigados y separados pueden simplificar la planeacin en una situacin
dinmica. En general, podemos decir que la mayora de las actividades que
desarrolla una organizacin son de tipo recurrente, es decir, son operaciones
que se repiten en el tiempo.
Tendencia a la inflexibilidad

La planeacin es a futuro, por lo tanto, ello hace que la administracin tienda a

ser menos flexible, especialmente cuando ms detallados y estrechos son los
planes. Esta inflexibilidad est estrechamente relacionada con la repugnancia
psicolgica a cambiar la decisin, ya que una vez tomada surge la presin por
mantenerla, pues se piensa que al cambiarla podra surgir el desprestigio.
Otro aspecto de la inflexibilidad se puede observar en una tendencia a evitar
tus cambios. Una vez que el programa ha sido diseado, o el procedimiento
establecido, surge una presin para mantenerlo. La planificacin es un trabajo
difcil y en general se trata de evitar enfrentarse a ese mismo problema dos o
tres veces. Por lo tanta, se buscan justificaciones para seguir operando con el
plan ya establecido. En general, este tipo de inflexibilidad se da ms en
aquellos planes o programas rutinarios o repetitivos. Tantas veces se han
repetido, que las personas se acostumbran a una manera de pensar y de
actuar que es difcil cambiar.
Este hecho se ve corroborado en la prctica cuando se trata de cambiar un
procedimiento administrativo. Generalmente, en estos casos, los escollos ms
difciles de superar son los funcionarios que han estado operando el
procedimiento antiguo, ya obsoleto. Esto ha llevado al fracaso a muchos
cambios que significan, a veces, ventajas netas, no slo para la organizacin,
sino tambin para las personas que operan el sistema.
Tiempo y costo
La planificacin tiene un costo cuyas ventajas pueden no justificar el gasto
requerido. La comparacin entre costo y beneficio debe hacerse en una base
de incrementos, porque si bien los planes son esenciales para conseguir
buenos resultados, no implica que el gasto y el tiempo dedicados a ellos no
tengan lmites.
Las empresas destinan, a veces, una buena cantidad de dinero para
racionalizar sus actividades. En algunos casos estas racionalizaciones eliminan
o disminuyen el nmero de algunos formularios o algunas copias de ellos. El
hecho de dejar de escribir un formulario o de hacer dos copias en vez de tres,

parece no significar mucho. Sin embargo, si vemos la cantidad de papel

economizado en un ao de trabajo, el tiempo total que se elimina, los
problemas de archivo que se evitan, etc., llegaremos a la conclusin que la
planificacin de esa actividad se ha pagado por s sola por los resultados que
ha logrado.
En todo caso, es importante considerar, antes de iniciar un proceso de
planificacin, el costo que ste representa, para observar si los resultados
compensan ese costo
Iniciativa individual: cuando la planificacin es amplia en el detalle de las
actividades, se tiende a desestimar las iniciativas de los individuos,
especialmente

en

las

grandes

organizaciones

donde

se

centralizadamente muchos modelos y procedimientos estndares.

establecen