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VIGENCIA
2013 - 2014
Informe Calidad
Entidad
Jefe
1 de 22
UNIDAD D S.A.S
Juan Felipe Posada
Fecha Reporte:
01/07/2014
Objetivo General
1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.
ACTIVIDADES:
1. Prueba de Ubicacin.
2. Revisin cdigos internos.
3. Verificacin Series y Subseries.
4. Verificacin Fechas extremas.
5. Validacin del procedimiento interno del archivo.
6. Verificacin de la estructura de la informacin en los estantes del Archivo Central.
7. Revisin de las actas de eliminacin y sus firmas.
8. Inserta de la informacin sin clasificar dentro de las dependencias de los fondos organizados.
9. Recodar la necesidad de los estantes faltantes.
10. Explicacin de la necesidad de ms bolsas.
11. Revisin de la uniformidad de los cdigos fsicos.
12. Proceso de incineracin documental, como valor agregado al inventario documental.
1. Prueba de Ubicacin.
Se tomaron al azar 35 cdigos para realizar la bsqueda de estos, teniendo en cuenta que an no se ha dado la
ubicacin final de la informacin en los estantes, ya que se han realizado proceso dentro del archivo para optimizar
espacios, en este proceso se personalizo a todos los integrantes de la operacin, como tambin se hizo partcipe a
empleados de flexo spring, estos cdigos son relacionados a continuacin:
CODIGOS DE PRUEBA
1
21169
21422
22643
4737
26372
5257
21170
19192
23003
3179
35081
26421
21171
19230
23013
6747
35078
26454
20112
22415
9531
17217
517
26375
19261
21349
22416
8422
18196
1875
26424
Siendo el resultado de la bsqueda satisfactorio; ya que se obtuvo un 100% en esta prueba, a que se tiene en
cuenta la marcacin externa de la caja para ubicar cada documento que se encuentre dentro de ella y la informacin
en AZ es ms gil ubicar ya que se sigue un consecutivo por grupos.
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3. Verificacin Series y Subseries.
Se reviso en el documento fsico a qu tipo de serie y subseries pertenecan y se realiz la comparacin con el
archivo digital FUID, antecediendo este proceso se realizaron unas tablas para el personal con el fin de que
ellos se basaran en las series y subseries que podan encontrar para que as se realizara de forma adecuada
la tipificacin de cada uno de los documentos que existen en el archivo, y de esta forma agrupar documentos
homogneos a travs de las diferentes tipologas, como ejemplo:
comprobantes de egreso
recibos de caja
facturas
informes
19/02/1
4
CODIG
O
FONDO
SERIE
Representaciones
AP Ltda
Comproban
tes
SUBSE
RIE
ASUNTO
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CODIG
O
23/06/20
22643
14
24/04/20
14
FONDO
Flexo Spring
SERIE
SUBSERIE
ASUNTO
comprobante
cuentas afc ao 2007egreso
s
2008
CODIG
O
FONDO
SERIE
3179
Flexo Spring
S.AS.
Comercio
Exterior
SUBSERIE
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CODIGO
21339
FONDO
Flexo Spring
SERIE
SUBSERIE
ASUNTO
facturas
proveedores
de credito
De 081105713-091100896 al
081105981-091100926 julio
2011
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2259
7
FONDO
SECCION
SERIE
Flexo
contabilid comproban
spring S.A
ad
tes
SUBSERIE
ASUNTO
notas
debito
234 al 500
FECHAS EXTREMAS
INICIAL
FINAL
D
M
AAA
M
DD
AAAA
D
M
A
M
3
1
200
30 6
5
2005
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CODIG
O
FONDO
SECCION
SERIE
SUBSERIE
ASUNTO
2149
9
Flexo
Spring
contabili
dad
Comproba
ntes
Facturas
Contado
facturas de
contado julio
FECHAS EXTREMAS
INICIAL
FINAL
D M AAA
M
DD
AAAA
D M
A
M
200
8
7 2008
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ao 2008
inspeccin
clasificacin
codificacin
distribucin
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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.
archivo
INSPECCION: se realizo la validacin de que los documentos ya tuvieran el aval para ser archivados, por
parte de las personas que realizan las transferencias, se separaron los documentos deteriorados y se
retiraron los ganchos y clips.
CLASIFICACION: dentro del archivo central de villa Alsacia se determino que la clasificacin de la
informacin se iba a realizar por aos y por asunto, teniendo en cuenta el cdigo especfico que se le
colocara a cada uno de los documentos.
CODIFICACION: se coloco a cada documento un cdigo nico por el cual se facilitara la busca en el
momento de ser requerido, acompaando este proceso se introdujo la documentacin deteriorada en bolsas
de polietileno.
DISTRIBUCION: se organizo la informacin de acuerdo a la clasificacin que se dio anteriormente, por ao y
por asunto.
ARCHIVO: se dio a cada uno de los documentos una ubicacin final dentro del archivo permanente en donde
las estanteras estn marcadas para facilitar la estructura del archivo.
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Lado B
Pasillo 2 lado C
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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.
que de esta forma quede validada por parte de nuestro cliente este proceso.
Estas actas se poseen radicadas en Flexo Spring, y copia de cada una de ellas, para Unidad D S.A.S.
8. Inserta de informacin sin clasificar dentro de las dependencias de los fondos organizados.
Se realiz una clasificacin y organizacin de todos los documentos existentes del fondo flexo spring y
dentro de este por asuntos, se ubic en la estantera con una estructura correspondiente a la prioridad de la
informacin, en este proceso se fueron encontrando ms documentos del mismo fondo en otras reas del
archivo teniendo que asignarles un cdigo e insertar la informacin dentro de las dependencias de cada
rea.
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