Tercer Periodo: Bases de Datos - LICENAL - Ing.

Agustín Villalobos Florián

BASES DE DATOS

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto, a una organización, o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes, una colección de música, los datos de un hospital, un
colegio, etc.

Ventajas de las bases de datos:

Independencia de datos y tratamiento: Cambio en datos no implica cambio en programas y viceversa.
Coherencia de resultados: Reduce redundancia :
o Acciones lógicamente únicas.
o Se evita inconsistencia.
o Mejora en la disponibilidad de datos: No hay dueño de datos, ni aplicaciones ni usuarios.
Cumplimiento de ciertas normas: Restricciones de seguridad.
o Accesos (Usuarios a datos).
o Operaciones (Operaciones sobre datos).

DISEÑO

Garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema,
por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace
en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos. Antes de utilizar Access para
crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y
trabajar el diseño primero. Los pasos para diseñar adecuadamente una base de datos son:

1. Determinar la finalidad: Piense detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos. Reúna los formularios que utiliza
actualmente para registrar los datos.
2. Organización de la información: Entonces ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de
datos y a qué tema corresponde cada hecho. Los hechos son los campos (columnas) de la base de datos y los
temas a los que pertenecen los hechos son las tablas. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los
hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y
número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de
determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de
los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos
No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una
tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del
proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que
suministren un producto determinado.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión (expresión: cualquier
combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y
propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o
probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que
multiplique los valores de ambos.
No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos
Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un
producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor
suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en
una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.
3. Determinar las tablas: Cada tabla debe contener información sobre un asunto. A la hora de decidir a qué tabla
pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:
Agregue el campo a una sola tabla.
No agregue el campo a una tabla si, la misma información va a aparecer en otra.
Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese
campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

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Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro. Para que Access conecte información
almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) ,
cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma
exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave
principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una
clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.).
4. Determinar las relaciones entre las tablas. Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado
los campos de clave principal (una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con otras tablas) necesita
una forma de indicar a Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo.
Para ello se definen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en
dos tablas). Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.

Perfeccionar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de
estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que
una vez que haya rellenado las tablas con datos. Utilice para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas
e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de
la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los
formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias
y elimínelas.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

CONSULTA: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en
los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario,
FORMULARIO: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para
especificar, mostrar y editar datos en los campos.
INFORME: imprime información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo con sus
especificaciones.
PÁGINA DE ACCESO A DATOS: puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de
datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), macros (macro: acción
o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.)
MÓDULO: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad
con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.

MICROSOFT ACCESS 2007

Es un sistema de gestión de bases de datos que emplearemos para desarrollar el curso. Cuando considere que la
estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a
agregar los datos existentes a las tablas. Después, puede crear los otros objetos de base de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información
sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que
almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto de campos
para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un
registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los
datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:
Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

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TIPOS DE DATOS

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en
ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene
una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza
para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como
números de teléfono o códigos postales.
Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud
máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear
un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo
Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o
agrupa en un campo Memo.
Numero: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo
número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos
Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para
claves autonuméricas en bases réplicas.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos
en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15
dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar
el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de
hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de
espacio en disco.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden
actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el
campo o control, Dirección: ruta de acceso de un archivo o página, Subdirección: posición dentro del archivo o
página.

CREAR UNA BASE DE DATOS

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior
izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla. Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft
Office Access. Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte
inferior también podrá seleccionar una plantilla para crear una nueva base de
datos basada en ella. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de
la pantalla el siguiente cuadro:

Indique el nombre de la base de datos y la ubicación de ella por medio del

icono de examinar. Luego clic en el botón crear. Por defecto, Access abrirá
una nueva tabla para que pueda empezar a rellenar sus datos.

ACTIVIDAD 1: Realice un resumen en el cuaderno sobre los temas más relevantes de esta guía, luego haga una
presentación en powerpoint con lo resumido en el cuaderno.

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