PROCEDIMIENTO DE GESTIN

DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE GESTIN DOCUMENTAL

ELABOR
DIRECTOR DE CALIDAD

REVIS / APROB

Versin: 3

GERENTE

Fecha de Emisin:
03/05/2016
Cdigo: 200PRC

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PROCEDIMIENTO DE GESTIN DOCUMENTAL

1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para lograr la elaboracin, revisin, modificacin,
aprobacin, manejo y almacenamiento de los documentos del Sistema de Gestin de
Latinmed S.A.S., con el fin de estandarizar la presentacin de los mismos en todas las
dependencias y obtener as un mecanismo que permita el control y fcil ubicacin de
la informacin.
2. ALCANCE
El presente procedimiento afecta a todos los documentos y registros del Sistema de
Gestin de la Calidad.
3. GLOSARIO
DOCUMENTO: informacin y su medio soporte.
INFORMACIN: datos que poseen significado.
MANUAL: Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y
sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y
procedimientos de los rganos de una institucin; as como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin.
FORMATO: Medio soporte utilizado para la introduccin de un tipo determinado de
informacin.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas.
COMUNICADO INTERNO: Documento que ha sido creado por y para funcionarios de
Latinmed S.A.S.
DOCUMENTO EXTERNO: Documento que no ha sido creado por Latinmed S.A.S.
pero que de forma temporal o permanente est bajo el uso de Latinmed S.A.S.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad
NUBE: Servicio de alojamiento de archivos en la web.
DD: Disco Duro

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4. RESPONSABLES
4.1. Departamento de Calidad
Asignar cdigos a manuales, procedimientos, instrucciones, y otros
documentos de acuerdo a la metodologa establecida en este procedimiento.
Verificar que todos los documentos realizados por Latinmed S.A.S. cumplen los
requisitos definidos en este procedimiento antes de su aprobacin final.
Identificar la necesidad de actualizar la documentacin e iniciar los procesos de
actualizacin.
Controlar la distribucin de documentos en Latinmed S.A.S.
Realizar las copias de seguridad de los datos electrnicos y verificar la eficacia
del software antivirus instalado en cada equipo de Latinmed S.A.S.
4.2. Gerencia

Revisar y Aprobar todos los documentos del SGC de Latinmed S.A.S.

4.3. Responsables de Departamento

Revisar los procedimientos y documentos aplicables a su departamento e iniciar

su actualizacin cuando sea preciso.
Aprobar las instrucciones de su departamento y asegurar que stas se
mantienen actualizadas.
Asegurar que los componentes de su departamento controlan la distribucin de
documentos a otras organizaciones o particulares.

5. CRITERIOS DE REVISIN Y APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC

TIPO DE
DOCUMENTO
Manuales
Poltica de Calidad y
Objetivos de Calidad

Calidad

Gerencia

Gerencia

Gerencia

Cronogramas

Calidad y Funcionario de
Latinmed Designado por el
Responsable del Proceso

Responsable de proceso

Procedimientos,
Formatos

Calidad y Funcionario de
Latinmed Designado por el
Responsable del Proceso

Responsable de proceso

Planes, Fichas
Tcnicas y otros
documentos
asociados al proceso

Calidad y Funcionario de
Latinmed Designado por el
Responsable del Proceso

Responsable de proceso

ELABORA

REVISA Y APRUEBA

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6. FORMATO Y DISPOCICIONES PARA DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS

Para la construccin de cualquier documento, se recomienda utilizar una redaccin
clara y concisa, que resuma toda la informacin necesaria a transmitir en un texto
concreto y sencillo a la lectura de los enunciados en el alcance de este documento.
La redaccin de todos los documentos debe hacerse evitando la utilizacin de trminos
en otros idiomas y en caso de que sea necesario utilizar palabras muy especializadas,
se recomienda definirlas en el Glosario. As mismo, deber utilizarse siempre un
mismo trmino para un mismo concepto y emplear los smbolos, abreviaturas y
unidades establecidos internacionalmente.
Dentro del SGC de Latinmed S.A.S. estn contenidos diferentes documentos que
sirven como herramientas principales en la realizacin de una actividad. Con el fin de
estandarizar la presentacin de dicha informacin, se establece la siguiente como la
estructura para cada uno de estos documentos
6.1. Caractersticas de Documentos
Todos los documentos creados por Latinmed S.A.S., debern ser realizados bajo las
siguientes caractersticas:
1.
2.
3.
4.
5.

Tipo de papel fsico: Papel Premium de 75 g, Digital: archivo .pdf.

Tamao Carta.
Mrgenes de 2,5 cm por cada lado.
Fuente Arial 12 en MAYSCULA CON NEGRILLA PARA TITULOS
Fuente Arial 12 con Mayscula Cada Inicio de Palabra Con Negrilla Para
Sub-ttulos.
6. Fuente Arial 12 con Mayscula tipo oracin sin negrilla para sub-sub-ttulos
7. Fuente Arial 12 para contenido
8. Formato de Fecha dd/mm/aaaa.
6.2. Codificacin y Diseo Bsico de los Documentos
Con el fin de crear un mecanismo que permita mantener un adecuado orden de la
informacin y agilice su ubicacin en cada una de los procesos, se hace necesario
crear un cdigo con el cual se identifiquen fcilmente los documentos segn su
categorizacin. La asignacin de este cdigo estar dada por los siguientes criterios:
La primera parte del cdigo consta de 3 nmeros correspondientes a una cifra
consecutiva que ser asignada por Calidad cada vez que sea creado un nuevo
documento. La numeracin consecutiva de los documentos empezara entonces por la
combinacin 000 y seguir contando en orden sucesivo dependiendo del documento.

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La segunda parte del cdigo hace referencia al tipo de documento que se est
manejando.
Entre
estos
pueden
encontrarse
manuales, comunicados,
procedimientos, formatos, registros, documentos especficos y documentos externos,
los cuales sern diferenciados entre si al nombrarse en el cdigo segn las 3 primeras
Iniciales de su nombre, como se muestra a continuacin:
DOCUMENTO
Manuales
Comunicados Internos
Procedimiento
Formato de registro
Registro
Base de datos
Documento Externo

NUMERO
000
100
200
300
400
500
600

ABREVIACIN
MAN
COM
PRC
FOR
REG
BDT
EXT

As entonces, en caso de que se quiera codificar el procedimiento, el cdigo correcto

ser como se muestra a continuacin:
XXXWWYYY donde

XXX
WW
YYY

es un nmero correlativo asignado por Calidad,

es el la abreviacin del documento
es el nombre del documento.

XXXWW - YYY
300PRC Procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos
Adems del cdigo anterior todos los documentos incluirn los siguientes controles:
1. Portada (No necesario en Formatos)
En esta portada ira el logotipo de Latinmed S.A.S., el nombre del documento

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Y el siguiente pie de pgina:

A
ELABOR

REVIS / APROB

Versin: B

GERENTE

Fecha de Emisin: C

Cdigo: D

A. Nombre del Documento:

Identificacin del documento segn corresponda, ya sea un manual,
procedimiento, instructivo, programa, etc.
B. Versin:
Concierne al nmero de veces que el documento ha sido revisado y actualizado.
El documento elaborado por primera vez se nombrara con cero (0).
C. Fecha de emisin:
Es la fecha desde la que se empez a utilizar el documento desde su ltima
versin.
D. Cdigo del Documento:
Combinacin alfanumrica relacionada con el tipo de documento, el consecutivo
de numeracin y el proceso al cual pertenece, segn la cantidad de los que exista
en su categora.
E. Cargo y Firma de Elaboracin:
Nombre del cargo de quien elaboro el documento y firma de quien elaboro.
F. Firma de Revisin y Aprobacin:
Dichas firmas implican la aprobacin de todo el documento completo.
2. Encabezado. (Aplica a Formatos)
Se encuentra localizado en la parte superior de cada pgina y su diseo se muestra a
continuacin:
A

B
Cdigo:

Versin: D

Fecha de Emisin: E

Pgina F

Este encabezado consta de:

A. Imagen Institucional:
Imagen que identifica a Latinmed S.A.S., ubicada en el recuadro izquierdo del
encabezado.
B. Nombre del Documento:
Identificacin del documento segn corresponda, ya sea un manual,
procedimiento, instructivo, programa, formato, etc.

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C. Cdigo del Documento:

Combinacin alfanumrica relacionada con el tipo de documento, el consecutivo
de numeracin y el proceso al cual pertenece, segn la cantidad de los que exista
en su categora.
D. Versin:
Concierne al nmero de veces que el documento ha sido revisado y actualizado.
El documento elaborado por primera vez se nombrara con cero (0).
E. Fecha de emisin:
Es la fecha desde la que se empez a utilizar el documento desde su ltima
versin.
F. Pagina:
Muestra el nmero de pgina que se encuentra observando y la totalidad de las
mismas que conforman el documento.
6.3. Tipos de Registros
Conforme a las actividades que desarrolla Latinmed S.A.S. se han identificado los
siguientes registros:

Formatos diligenciados
Actas
Listas
Informes
Bases de datos
Memorandos, Notificaciones , Cartas
Contratos
Hojas de vida
Garantas
rdenes de Compra
Facturas
Correos electrnicos

6.3.1 Diligenciamiento de los Formatos de Registro

Todos los formatos de registro deben cumplir con los siguientes requisitos:
Legibles: Todos formatos de registro deben diligenciarse de forma clara y en
todos sus campos, cuando por alguna razn justificada existan campos que no
se puedan diligenciar deben ser marcados con las letras en mayscula N/A, que
significa No Aplica u otro un smbolo que anule el campo. Los formatos diligenciados
a mano, deben ser en letra legible y en color negro preferiblemente, sin rayones,
tachones, ni enmendaduras.
Exactitud: Todos los formatos de registro deben incluir informacin, datos y clculos
correctos y completos.

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6.4. Tipos de documentos externos

Los documentos de origen externo son todos aquellos que necesita Latinmed S.A.S.
Como consulta para validar los procesos, como por ejemplo: leyes, decretos,
resoluciones, circulares, directivas, guas de funcionamiento y similares.
Todos los registros y documentos de origen externo entregados a Latinmed S.A.S. son
sellados con el sello de entrada (donde se indica la fecha) para controlar la entrada de
los mismos. Cuando el sellado de la documentacin no es posible se utiliza el mtodo
de identificacin ms adecuado, la informacin bsica es la fecha de entrada
7. VERSION VIGENTE DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
La vigencia de los documentos depender de la necesidad de cambio, de la auditoria
anual y sern revisados trimestralmente para su debida actualizacin.
Se considera como nica versin vigente de los documentos del SGC los publicados
para consulta en la nube de Latinmed y los impresos con firmas. De requerirse copia
fsica del documento sta se entregara al solicitante como copia no controlada, es
responsabilidad de quien posea el documento actualizarlo por su ltima versin si
llegan a suceder cambios al mismo a travs de la nube.
Los documentos internos del SGC publicados en la nube de Latinmed S.A.S. y que
sean reproducidos por cualquier medio en forma externa a Latinmed S.A.S., se
consideran como copias no controladas.
El Responsable del proceso o director de dependencia debe asegurar que los
documentos del SGC vigentes, de su proceso, se encuentren disponibles para su uso
en la nube.
7.1. Cambio de Versin
El documento elaborado por primera vez ser la versin cero y el cambio de versin
ira subiendo en una unidad: v1, v2, v3, v4, etc. Y est determinado por la magnitud del
ajuste a realizar. Cuando se considere que la modificacin no afecta sustancialmente
el contenido y alcance del documento como: imagen institucional (Logo, colores
identificativos), errores de ortografa, cambio en herramientas de seguimiento y/o
medicin, inclusin de requisitos legales, documentos asociados o requisitos de las
normas, no se cambia la versin y surte todos los pasos para formalizar el documento.
Si la actualizacin del documento comprende cambios significativos en su
identificacin (nombre o codificacin), modificacin del objetivo o alcance, eliminacin,
adicin o modificacin de actividades (proveedores, entradas, actividad, responsable,
descripcin de actividad), procede el cambio de versin y los pasos para formalizar el
documento.

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7.2. Versiones Obsoletas

Aquellos documentos que han sido sometidos a revisiones y modificaciones se
consideran como obsoletos en su versin anterior y llevaran un sello de obsoleto en
su portada. La versin obsoleta ser conservada nicamente por el departamento de
Calidad en medio magntico para garantizar la historia de Latinmed S.A.S. en los
casos que se requiera.
7.3. Actualizacin de Documentos
Cuando una de las dependencias requiera la creacin, eliminacin o actualizacin de
un documento del SGC, el representante de la dependencia previo visto bueno del
lder del proceso, realiza la solicitud al Departamento de Calidad, mediante correo
electrnico o formato fsico, adjuntando el formato 300-A-FOR - Formato de Registro
de Solicitud de Creacin, Modificacin y Anulacin de Documentos.
Este formato permite realizar hasta cinco solicitudes de actualizacin, creacin o
eliminacin de documentos.
Calidad, analiza la pertinencia y alcance de la solicitud realizada por la dependencia.
Una vez analizados cada uno de los aspectos que generan la modificacin, se realiza
una reunin para adelantar el acompaamiento o apoyo en la elaboracin,
actualizacin o eliminacin de un documento del SGC.
Cuando se realice una solicitud de actualizacin, creacin o eliminacin de
documentos en la cual se anticipe que otros documentos de los Sistemas de Gestin
puedan verse afectados, el Administrador informar de los cambios a los responsables
quienes tramitarn la solicitud correspondiente.
Cuando se considere una actualizacin masiva de documentos, no se requerir de una
solicitud del formato 300-A-FOR, por lo que estas modificaciones estarn soportadas
en un plan de mejoramiento, una accin de mejora o en un plan de accin y se
informar a los involucrados de la actualizacin.
8. ARCHIVO Y PROTECCIN DE DOCUMENTOS DEL SGC
Los documentos de trazabilidad como Hojas de vida, facturas, rdenes de compra,
check list, etc, sern vigentes, conservados y archivados en fsico durante el tiempo
que el equipo o dispositivo medico se encuentre en uso o por su vida til tenga que ser
desechado. Igualmente estos documentos sern digitalizados en el momento que se
tengan con las firmas de entrega y aceptacin del cliente, y se guardaran en DD
externo y en la nube. El responsable de realizar esto ser el Director De Calidad.

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El tiempo mnimo de conservacin de cada documento se define as:

1. Formato fsico: un ao, luego de este tiempo sern convertidos en material de
reciclaje al ser triturados y contenidos en bolsas.
2. Formato Digital: SIN CADUCIDAD solo el departamento de calidad tendr acceso.
3. Los documentos que ya no estn en uso llevaran en la portada un sello de obsoleto.
9. PROTECCIN DE DATOS ELECTRNICOS
Latinmed S.A.S. protege la integridad de sus datos almacenados en formato
electrnico actuando sobre dos aspectos de la seguridad:
La proteccin de los datos frente a la ejecucin de cdigos maliciosos, utilizando
software especializado (antivirus).
La proteccin de los datos frente a accidentes de hardware o software,
realizando actividades planificadas de realizacin de copias de seguridad de la
informacin importante (Backup de datos).
9.1. Copias de seguridad de datos electrnicos
El proceso de realizar copias de seguridad de la informacin digital en Latinmed S.A.S.
se fundamenta en los siguientes principios:

El responsable de cada departamento decide qu informacin de su

departamento debe almacenarse en una copia de seguridad. Cuando la
informacin sea comn a ms de un departamento, los responsables de los
departamentos afectados acuerdan qu informacin debe protegerse.
Los responsables de cada rea indican al responsable de Calidad qu
informacin quieren que sea protegida.
El responsable de Calidad realiza las copias de seguridad de la informacin
indicada de acuerdo a la sistemtica definida a continuacin.
El responsable de Calidad mantiene actualizada una carpeta digital donde figuran
accesos directos a las carpetas que contienen la informacin que se pretende copiar.
Las copias se realizan con una periodicidad mensual en soporte DD externo y en la
nube.
10. APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
El registro de aprobacin (Firma de quien revisa y aprueba) de los documentos que
hacen parte Del SGC, ser firmado por el Gerente de Latinmed S.A.S.

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11. FIRMAS AUTORIZADAS Y APROBADAS

Se utilizara el formato 300-B-FOR - Formato de Registro de Firmas Autorizadas y
Aprobadas para aprobar las firmas que regirn el SGC y deber llevar el sello y firma
del Gerente.
Las firmas que se utilizaran para la elaboracin y aprobacin de los documentos de
Latinmed S.A.S. se encuentran en el registro 400REG - Registro de Firmas
Autorizadas y Aprobadas.
12. CONTROL DE CAMBIOS
Versin

Vigencia
desde

Vigencia
hasta

Identificacin de cambios

01/03/16

03/05/16

Creacin

Juan Rios

03/05/16

18/05/2016

Correccin general

Pablo Giraldo

18/05/2016 27/06/2016

Cambio de Cdigo

Juan Rios

27/06//2016

Responsable