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o Esta debe tener cierto grado de utilidad, pues, con base en ella, el individuo o sistema
modificar las sucesivas interacciones que realice con su entorno.
o La informacin deber poseer vigencia o actualidad, pues de nada sirve informarse
sobre el estado del tiempo del da anterior para decidir si llevar paraguas o no.
o La informacin deber ser confiable, pues en la medida en que lo sea se dispondrn
una serie de acciones para confirmarla.
Importancia de la Informacin en las Organizaciones
Una computadora es un sistema, una combinacin interrelacionadas de componentes que
realizan las funciones bsicas del sistema de entrada, procesamiento, salida,
almacenamiento y control, y de este modo proporcionan a los usuarios finales una poderosa
herramienta de procesamiento de informacin.
Concebir a la computadora como un sistema informtico es vital para su uso y manejo
efectivo.
Las organizaciones invierten en el hardware de computadoras para mejorar la productividad
de los trabajadores, incrementar sus ganancias, reducir costos, ofrecer mejores servicios al
cliente, acelerar el tiempo de puesta en venta de sus productos y hacer posible la
colaboracin entre sus empleados. Las organizaciones que no realicen inversiones
inteligentes de hardware, quedarn con equipos obsoletos y pocos confiables, quizs
colocando a la compaa en desventaja competitiva. El objetivo actual de la tecnologa, es
brindar beneficios reales al negocio
Sistema Informticos
Un sistema es un conjunto de componentes interrelacionados con un lmite claramente
definido, que trabajan juntos para lograr un objetivo comn; recibe entradas y produce
salidas en un proceso organizado de transformacin.
Un sistema de componentes de Retroalimentacin y Control (Sistema Ciberntico), se
monitorea y controla a s mismo.
Caractersticas generales.
Una computadora personal suele estar equipada para cumplir tareas comunes de la
informtica moderna, es decir permite navegar por Internet, escribir textos y realizar otros
trabajos de oficina o educativos, como editar textos y bases de datos. Adems de
actividades de ocio, como escuchar msica, ver videos, jugar, estudiar, etc.
En cuanto a su movilidad podemos distinguir entre computadora de escritorio y
computadora porttil. Dentro del conjunto de las computadoras porttiles estn las llamadas
computadoras porttiles de escritorio.
Tipos de computadora
Computadoras de mano Son equipos de un solo usuario que brindan la facilidad de la
portabilidad debido a su pequeo tamao, pues algunas son tan diminutas como una tarjeta
de crdito. La mayora pueden conectarse con computadoras de escritorio a travs de redes
inalmbricas. Algunas cuentan con GPS (global positioning system) integrado.
El telfono inteligente (Smartphone) combina la funcionalidad de un telfono mvil, un
asistente digital personal, una cmara, un navegador de internet, herramienta para correo
electrnico, reproductor de MP3 y otros dispositivos, en un solo aparato manual.
Computadoras porttiles Son computadoras que se pueden transportar con facilidad,
desde computadoras de bolsillo o manuales, hasta laptops, notebooks, subnotebooks y
tableros.
Son computadoras que estn diseadas para ser utilizadas por personas que trabajan estando
en movimiento, ya sea por cortas o largas distancias.
Computadora de escritorio Son sistemas de cmputo monousuario de bajo costo y
relativamente pequeas, pero muy verstiles. Bautizadas con este nombre debido a su
tamao, las computadoras de escritorio pueden ofrecer memoria y almacenamiento
suficientes para la mayora de las tareas de cmputo en los negocios.
Estaciones de trabajo Son ms poderosas que las computadoras personales, pero son lo
suficientemente pequeas para poderlas colocar sobre un escritorio. Se Utilizan para dar
servicio a usuarios de reas tcnicas y de ingeniera, quienes por lo general realizan
clculos matemticos muy complejos, diseo asistido por computadora (CAD) y otras
aplicaciones que requieren procesadores de alta capacidad. Dichos usuarios necesitan CPU
muy potentes, grandes cantidades de memoria principal y pantallas grficas de muy alta
resolucin.
Servidores Computadora diseada para realizar una tarea especfica, por ejemplo, operar
una red o aplicaciones de internet. Por lo general, los servidores cuentan con capacidades
de memoria y almacenamiento de informacin muy elevada, junto con rpidas y eficientes
facilidades de comunicacin. Con frecuencia, las organizaciones suelen contar con un gran
nmero de servidores en el mismo cuarto, a dicha configuracin se la conoce con el nombre
de granja de servidores.
Los servidores ofrecen una gran escalabilidad, esto es, la posibilidad de incrementar la
capacidad de procesamiento de un sistema de cmputo de tal forma que ste pueda manejar
Una computadora est compuesta por varios componentes, cada uno de ellos tiene un
nombre y una funcin en particular, estos componentes suelen agruparse o clasificarse
segn su importancia y su funcionamiento en general.
Pantalla/Monitor:
Este es un dispositivo que nos permite visualizar de manera grfica los procesos que se
efectan dentro del CPU, es decir, gracias a este componente nos podemos dar una idea de
lo que sucede dentro de la computadora y podamos entender gracias a las imgenes
contenidas en l, gran parte de los mensajes o ideas a trasmitir.
CPU:
Teclado:
Es un componente que funciona como una interfaz para que podamos comunicarnos con el
equipo, y se utiliza en casi todas las aplicaciones o programas computacionales, por
ejemplo en Word, donde queremos escribir algn informe o tarea escolar, o cuando
presionamos la tecla F1 para obtener ayuda de Windows.
Mouse o ratn:
Este singular dispositivo que la mayor parte del tiempo tiene una forma que simula un ratn
es un componente muy prctico que nos permite dar un clic sobre algn icono o evento en
Windows y en los programas que trabajan con l para ejecutar alguna orden o comando en
especifico, tambin nos permite hacer operaciones ms particulares dependiendo del
programa con el que estemos trabajando, como seleccionar texto dentro de algn programa
de Office o con un doble clic hacer el funcionamiento de la tecla Enter (Ejecutar) dentro de
Windows y muchas otras funciones que iras aprendiendo
Estos son algunos de los muchos componentes que podemos tener en nuestra computadora
y como vez cada uno cumple una labor en particular, por mencionar otros podramos
nombrar la impresora, las bocinas o diadema, un escner, un plotter, un lector de huellas
digitales, un touchpad, etc. Todos diseados para hacer nuestra interaccin con la
computadora ms fcil y sencilla.
Como mencionamos anteriormente todas estas partes o componentes suelen ser clasificadas
segn su importancia o segn su funcin, en partes principales y secundarias y en
dispositivos de entrada, salida y de entrada y salida (sea que cumplen las dos funciones).
Partes principales:
Son todas aquellas sin las cuales la computadora sencillamente no cumplira su funcin,
estas partes son el Monitor o Pantalla, el CPU , el mouse y el Teclado
impresora o el joystick que es la palanca que podemos usar para entretenernos con un juego
computacional, etc.
Segn su Funcionalidad
Dispositivos de entrada:
En sta clasificacin podemos incluir a todos los dispositivos o componentes que de alguna
forma mandan informacin al CPU, por ejemplo el teclado que como ya mencionamos se
utiliza para poder escribir ordenes o texto que llega al CPU para ser interpretado, pero
tambin el mouse manda informacin, as como el escner o el lector de huellas digitales y
muchos otros componentes que nos facilitan el introducir dichos datos para que el cerebro
de nuestra computadora lo pueda interpretar y obedecer.
Dispositivos de salida:
Tambin podemos notar que existen muchos componentes de una computadora cuya
funcin es el ser un medio para mostrarnos la informacin ya procesada, por ejemplo el
monitor, que muestra las letras que tecleaste y que pasaron por el CPU para que este las
mandara de una manera que pudieras comprender, o las bocinas que tambin son un medio
de salida de un proceso, que el CPU utiliza para que podamos escuchar sonidos familiares y
entendibles.
Tarjeta Madre:
Este es un componente fundamental del CPU que es una placa o circuito electrnico que
contiene todos los dems elementos internos y cuya funcin primordial es interconectar y
servir de medio de transporte de datos del procesador y todos los dispositivos internos y
externos de la computadora.
Disco duro:
El disco duro es un dispositivo o medio de almacenamiento masivo donde se guarda de
forma permanente la informacin, para ser usada posteriormente, por ejemplo los
programas.
Un disco duro es un dispositivo electromecnico que gira sobre su propio eje y que
almacena diminutas partculas que son polarizadas y acomodadas de tal manera que la
cabeza lectora pueda posteriormente entender lo que se guardo en cierta instancia (clster).
Memoria RAM:
Es una memoria temporal que pierde sus datos cuando se queda sin energa elctrica y es un
circuito electrnico que se incrusta en la tarjeta madre.
Su funcin principal es la de almacenar datos intermedios para maximizar el tiempo de
respuesta de la computadora
Unidades de Medida
CONCEPTO: La informacin se almacena y se transfiere de un sitio a otro segn un cdigo que
utiliza dos valores (cdigo binario) representado por 0 y 1. La unidades de medidas ms conocidas
son: bit y byte.
Bit: es una variable que toma el valor 0 o 1 representa dos posibilidades distintas: prendido o
apagado, abierto o cerrado.
Byte: es el nmero de bits necesarios para almacenar un carcter. Este nmero depende del cdigo
utilizado por la computadora, generalmente 8, por lo que una byte se utiliza como sinnimo de 8
bits.
Unidades de Almacenamiento
DVD:
Un medio ms popularizado para almacenar datos, normalmente con una capacidad de
almacenamiento de 4.7 Gigabytes, aunque hay de mayor capacidad
Componentes de Software.
Un Software es un trmino general que se utiliza para describir una coleccin de programas
informticos, procedimientos y documentacin que realizar algunas tareas en el sistema de
un equipo. el trmino incluye software de aplicacin, como los procesadores de texto que
realizan tareas productivas para los usuarios, software de sistema, como los sistemas
operativos, que la interfaz con el hardware para proporcionar los servicios necesarios para
el software de aplicacin, y middleware que controlan y coordinan sistemas distribuidos.
Las aplicaciones de software para procesamiento de textos, navegacin por Internet, fax,
correo electrnico, reproduccin multimedia, juego de equipo y programacin informtica
son comunes.
El usuario de un moderno equipo de personal puede poseer conocimientos significativos de
los programas operativos de medio ambiente y la aplicacin, pero no es necesariamente
interesados en programacin ni siquiera pueden escribir programas para el equipo. Por lo
tanto, la mayora del software escrita principalmente para ordenadores personales tiende a
ser diseado con facilidad de uso. Sin embargo, la industria del software continuamente
proporcionan una amplia gama de nuevos productos para su uso en computadoras
personales, dirigidos tanto el experto y el usuario no-experto.
Es el conjunto de programas que sirven para iniciar el ordenador, interactuar con el sistema
operativo, controlar el funcionamiento del hardware y dar soporte a otros programas.
o
Software de Aplicacin
Son los programas diseados para o por los usuarios para facilitar la realizacin de tareas
especficas. Por ejemplo: procesadores de textos, planillas de clculos, programas de edicin de
imgenes, programas de gestin comercial, etc.
Software de Programacin
2. Mac OS
X
Es el sistema
operativo
creado por Apple Inc. y viene instalado en todos sus computadores. Todas las versiones
recientes son conocidas como Mac OS X y los nombres especficos de cada una de ellas
son: Mavericks, lanzada en 2013; Mountain Lion, en el 2012; Lion en el 2011 y Snow
Leopard que fu creada en el 2009
3. Linux Ubuntu
Es un sistema operativo de cdigo abierto, esto significa que puede ser modificado y
distribuido por cualquier persona alrededor del mundo. Esta es una de sus ventajas, ya que
no tienes que pagar por l y puedes elegir entre las diferentes versiones que existen.
En los computadores para el hogar, Linux a pesar de ser gratuito es muy poco usado, pero
la mayora de servidores, en las empresas, usan Linux porque es fcil de personalizar.
Es un dispositivo que tiene un propsito y una funcin especfica, prctica y til en lo cotidiano.
o Barra de Tareas
La barra situada en la parte inferior del Escritorio recibe el nombre de Barra de tareas.
Como mnimo contiene los elementos siguientes, situados de izquierda a derecha
El men Inicio.
Iconos que representan los programas en ejecucin. Estos iconos son ms pequeos
a medida que aumentan en nmero.
Iconos de programas residentes, que ofrecen informacin sobre ciertos aspectos del
sistema, dependiendo de la configuracin y de lo que se est ejecutando en cada
momento.
Hora del sistema.
o Iconos de Acceso Rpido
Son los iconos que aparecen en la barra de tareas y te permiten acceder a las aplicaciones
con un solo clic.
o Barras de Tareas Activas
Es una lista grfica de accesos directos a diversas funciones como los programas u opciones
comunes como Documentos y Apagar
Funciones del S.O
El Sistema Operativo, cumple la funcin especfica de;
Administracin de Recursos.
Administracin de Archivos.
Administracin de Tareas.
Servicio de Soporte.
La mayora de los sistemas operativos actuales son tambin multiusuario, aunque existen
los monousuario (por ejemplo, DOS)
Tambin pueden clasificarse en multitarea o monotarea. Cada programa que se ejecuta en
un sistema operativo, ya sea aplicacin o servicio de fondo, es llamado proceso.
Los sistemas operativos pueden ser centralizados, si permiten utilizar recursos de una sola
computadora, o distribuido si permiten utilizar recursos de ms de una computadora al
mismo tiempo.
Todos los sistemas operativos deben incluir un soporte para uno o ms sistemas de
archivos. Por ejemplo, el sistema operativo Windows XP soporta NTFS y FAT32, en tanto
Windows Vista slo soporta NTFS.
Tambin deben tomar medidas de seguridad (Ver Seguridad informtica), que antes no
existan en los sistemas operativos. El principal peligro proviene de las redes como internet.
Otra caracterstica de los actuales sistemas operativos es que poseen un gran conjunto de
controladores (drivers) para permitir rpida compatibilidad con dispositivos de hardware.
Administrador de Archivos: Manejo de Archivos y Carpetas
Archivos: es la unidad de almacenamiento bsica, es decir los lugares donde vamos a
guardar la informacin.
Carpeta: son contenedores que te permite organizar los archivos del usuario o del sistema.
El Administrador de Archivo
La aplicacin que nos permite organizar nuestros archivos, lo que a veces se llama un
administrador o Navegador de archivos, es Nautilus. Vamos al men Lugares y
seleccionamos Carpeta personal y aparece el administrador de archivos.
En la imagen hemos marcado las partes ms importantes de la aplicacin:
Ver. Este men nos permite mostrar/ocultar las distintas barras y paneles del administrador
de archivos. Tambin podemos seleccionar la opcin para Mostrar los archivos ocultos que
el sistema y las aplicaciones crean automticamente.
Conectar con el servidor: Esta opcin abre una ventana emergente en la que podemos
poner la direccin de cualquier servidor FTP, SSH, WebDAV, etc. al que queremos
conectar. Una vez conectado veremos el contenido del servidor integrado en Nautilus como
si fuese una carpeta ms de nuestro sistema.
Sobre los archivos seleccionados, ver el men contextual, y desde el mismo elegir la
opcin Aadir al archivo (o Add to), que permitir visualizar la siguiente
ventana:
2) Otra forma de descomprimir archivos, sera hacer doble clic sobre el archivo
comprimido
a. Si el archivo a descomprimir es de extensin .Exe (Auto-extrable), se
visualizar una pantalla similar a la siguiente:
En esta ventana se debe hacer clic en el botn Extraer en, para descomprimir el
archivo.
Al elegir esta opcin, se mostrar una ventana en la que se debe indicar dnde se va
a descomprimir el archivo. Se puede escribir el nombre de la carpeta, o
seleccionarla en la ventana presentada; si la carpeta especificada no existe, ser
creada automticamente antes de la descompresin:
Nota: las ventanas mostradas en este instructivo, pueden cambiar segn la versin del
programa utilizada en su pc.
Licenciamiento de software
Una licencia de software es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos
de explotacin/distribuidor) y el licenciatario (usuario consumidor /usuario profesional o
empresa) del programa informtico, para utilizar el software cumpliendo una serie de
trminos y condiciones establecidas dentro de sus clusulas.
Iniciar Word
Hay varias formas de arrancar Word.
Para cerrar Word hacer clic en el botn cerrar o mediante la combinacin de teclas
ALT+F4.
Elementos de la pantalla inicial
Al arrancar Word aparece una pantalla como la que se muestra a continuacin.
La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los
comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y
los que el usuario va utilizando
En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los
cm. deseados en cada campo.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta,
etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms
de una.
En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Fuera de los
mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se
escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina,
debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.
Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se
repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el
autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a
utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de
dilogo rellenaremos los campos correspondientes:
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel
y la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y
el borde inferior de la pgina.
Una vez fijados todos los parmetros que se acaban de mostrar, para apreciar el
efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de
Diseo de impresin.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que
indica el tamao de los mrgenes.
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen
superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el
margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la
zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una
doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
Encabezado y Pie de paginas
Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina.
Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est
escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele
contener los nmeros de pgina.
Observa como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha
situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de
pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero
este nmero de pgina no aparece en el documento
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que
elijamos el que ms nos guste.
Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde
queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la
pestaa Diseo:
Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero
de pgina.
Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn
organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos.
En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones.
En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con
cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica
Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista
con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que ms
nos guste.
, hacer clic en el
Aparecer un cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar
ortografa mientras escribe.
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la
ortografa podemos hacerlo de una de estas formas:
1.
2.
de la barra de
Las notas al pie pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse debajo
de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el
significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan
igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para
aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del
documento.
Impresin
Se puede imprimir de dos formas:
a) Desde la opcin de men Impresin rpida que se encuentra dentro del men
Imprimir del Botn Office.
Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.
Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4
imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho
papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.
Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por
ejemplo A4.
Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al
tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y
tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto
inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos
usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4
Pginas por hoja.
Vista preliminar
Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel, esto podemos
hacerlo de dos formas.
1. Vista diseo de impresin.
Un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones
de presentacin. El primer botn es la vista Diseo de impresin que permite visualizar la
pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.
En la mayor parte de la ocasiones ser suficiente utilizar esta vista antes de imprimir pero
en ocasiones podemos necesitar algunas funciones ms, en ese caso podemos utilizar la
Vista preliminar.
2. Vista preliminar.
La vista preliminar permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos,
imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. pero adems permite ver varias pginas a la
vez, aumentar y reducir el tamao, y algunas cosas ms que vamos a ver ahora.
Para desplegar la vista preliminar ir al Botn Office y desplegar la opcin Imprimir y elegir
Vista preliminar.
Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente
imagen.
Como se puede ver la vista preliminar nos permite hacernos una idea exacta de cmo va a
quedar el documento impreso ya que muestra elemento que no se ven en la vista Normal
como son los grficos, cabeceras y pies de pgina, as como los mrgenes, tambin permite
ver la pgina completa.
En esta vista, al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo
ms o el signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamao.
La vista preliminar tiene su propia pestaa para realizar unas funciones adicionales que
vamos a ver a continuacin.
Vamos a explicar uno a uno los iconos de esta barra.
Fuente
Una opcin a elegir es la fuente del texto que determinar en gran medida el aspecto del
texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los
caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin
hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual,
esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma
que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte
superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha
para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar
el botn central para movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si
conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.
Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual en
la pantalla que en la impresora.
Tamao
Estilo
Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres
disponibles: negrita, cursiva y subrayado
clic en el botn correspondiente.
Alineacin.
Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada
justificada.
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin
respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de
los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los
mrgenes de la pgina se ver en el captulo correspondiente.
Sangra.
Espaciado e interlineado.
Haciendo clic en la flecha ubicada a la derecha del formato de prrafo se puede visualizar
un cuadro de dialogo con las opciones de Sangra y espacio; y Lneas y saltos de pgina.
En la pestaa de Sangra y espacio adems de alineacin y sangra se pueden aplicar varias
configuraciones de espaciado anterior y posterior en diferentes puntos. El interlineado
tambin permite 6 configuraciones por defecto y otra configuracin manual del interlineado
en puntos.
Todas estas configuraciones al ser modificadas pueden ser previsualizadas
instantneamente en el panel de vista previa que se encuentra debajo de las
configuraciones.
Word2007 inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina.
Tambin se pueden insertar saltos de pgina manualmente desde la pestaa Insertar,
Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede dividido
entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en determinadas
ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de pgina.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en
el iniciador del cuadro de dilogo Prrafo, pestaa Lneas y saltos de pgina.
Otros Formatos
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la
tecla de tabulacin TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las
tabulaciones. Word2007 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se
pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la
alineacin para cada tabulacin.
Hay que tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen.
Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo
clic en el botn para activar la regla
(se encuentra sobre la barra de desplazamiento
vertical):
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de
la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo
rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, lnea de
separacin, sangra de primera lnea y sangra francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la
tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de
esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaran una tabla
parecida a la que vemos en la imagen inferior.
Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas.
minsculas. Todas las letras en minsculas.
MAYSCULAS. Todas las letras en maysculas.
Poner en maysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto
de la palabra en minsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.
Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Maysculas +
F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas,
siguientes:
MAYSCULAS.
minsculas.
Tipo oracin.
Copiar formato
En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el
icono para copiar formato
Este icono permite copiar las caractersticas de formato de
un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual
que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un
formato varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de
herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato
, el cursor tomar la forma de
brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre
ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic
en el icono de copiar formato,
, el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin
hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono
de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una
vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato
se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carcter como el formato
prrafo.
Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con
varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara
con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento.
Creacin de Listas: con uno o varios niveles
Se puede crear una lista con un solo nivel, o convertir una lista con varios niveles para
mostrar listas dentro de una lista.
Cuando se crea una lista con vietas o numerada, se puede:
Utilizar las cmodas bibliotecas de numeracin y vietas Use los formatos predeterminados
de vietas y numeracin para las listas, personalice las listas o seleccione otros formatos en
las bibliotecas de vietas y numeracin.
Aplicar formato a las vietas o a los nmeros Aplicar a las vietas o nmeros distintos
formatos al del texto de una lista. Por ejemplo, haga clic en un nmero y cambie el color de
los nmeros de toda la lista, sin efectuar cambios en el texto de la lista.
Utilizar imgenes o smbolos Cree una lista con vietas de imagen para agregar atractivo
visual a un documento o una pgina Web.
Word puede crear automticamente listas con vietas y listas numeradas mientras escribe, o
puede agregar rpidamente vietas o nmeros a lneas de texto existentes.
Escribir una lista con vietas o una lista numerada
1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con vietas o 1. para iniciar una lista
numerada y, a continuacin, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB.
2. Escriba el texto que desee.
3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista.
Word inserta automticamente la vieta o nmero siguiente.
4. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO
para eliminar la ltima vieta o el ltimo nmero de la lista.
Si las vietas y la numeracin no se inician automticamente
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office
de Word.
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden
realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor
medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que
facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta
caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando
las tabulaciones u otros mtodos.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla
se puede insertar texto, nmeros o grficos.
Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar,
seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para
especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo
de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa Insertar y seleccionar el botn
Tabla, all se muestra una ventana con las tres opciones.
1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado
sera una celda de la misma.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla, este vnculo abre una ventana que
permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.
3. La tercer opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla, aqu se dimensiona la tabla dibujndola
con el mouse
Cuando se crea una tabla, Word 2007 se puede aplicarle directamente un estilo con un slo
clic para ello se debe seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all
se puede seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.
Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por
ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la
imagen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.
El programa tambin te permite dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla.
Para ello hacer un clic en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz
que est a
la izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para
dibujar el rectngulo con el tamao total de la tabla. A
continuacin dibujar las filas y columnas, como si lo
hiciramos con un lpiz.
Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra
en la imagen.
y Presentacin
Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos
de tabla, Dibujar bordes.
La pestaa Presentacin
muestra un conjunto de herramientas de
acceso directo, como el de la siguiente imagen.
Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar,
Tamao de celda, Alineacin, Datos.
Dibujar bordes
Lpiz. Como ya hemos visto, con este lpiz se pueden crear tablas
dibujndolas con el ratn.
Combinar celdas
Alineacin
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve
formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas
a las que se quiere aplicar la alineacin.
Tamao
Establecer alto y ancho de celdas. El primer botn permite establecer el alto para
las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botn permite establecer el
ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas).
Autoajustar. Cambia el tamao del ancho de columna
automticamente basado en el tamao del texto. Puede establecer el ancho de tabla
basado en el tamao de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos.
Estilo
Datos
Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser
nmeros. Si el contenido no son nmeros aparecer un mensaje de error ("Final de frmula
inesperado")
No obstante, esta funcin tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que,
por ejemplo, si una columna contiene nmeros en todas las celdas excepto en la primera
(donde suele ir el ttulo de la columna) no se produce ningn error y la suma se realiza
correctamente.
Tambin, si colocamos varios nmeros dentro de una misma celda, separados por blancos,
los considerar a todos al realizar las sumas.
Imgenes
Al hacer clic en la pestaa Insertar aparecer una seccin con estas opciones.
Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y desde archivo, en los puntos
siguientes veremos el resto de las opciones.
Imgenes prediseadas.
Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral de Imgenes
prediseadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar
introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco,
aparecern todas la imgenes disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese
concepto, como puedes ver en la imagen de ms a la derecha.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Tambin tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizar la
bsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones
web.
En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelculas
o sonidos; tambin podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos ms
concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG.
Desde archivo.
Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento
Word, en la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada. Una vez
seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se
copiar en nuestro documento.
Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y
haciendo clic, la imagen quedar enmarcada por unos pequeos crculos.
Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaa Formato:
Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de
forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao.
Aunque tambin es posible hacerlo utilizando las opciones disponibles en la seccin
Tamao de esta pestaa:
Se puede recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello se debe hacer clic
en Recortar, se activar el modo de recorte.
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hasta la posicin que
deseas enmarcar. D este modo se puede conseguir extraer una zona de la imagen.
Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.
Mediante la pestaa ajustarse puede acceder a otras muchas opciones:
Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este
desplegable tambin encontrars la opcin Color transparente para hacer
transparente un color a escoger en imgenes con determinados formatos de imagen
(como por ejemplo JPG).
Comprimir imgenes. Permite reducir el peso de las imgenes del archivo completo
(o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como
cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botn.
Posicin. Ajusta la imagen respecto a la pgina de varias formas.
Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas,
tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.
Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren
en su mismo nivel.
Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren
en su mismo nivel.
Alinear. Alinea o distribuye varios objetos segn la opcin que se escoja.
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno
solo.
Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la
imagen.
Desde la opcin estilos de imagen se pueden aplicar diversos estilos a tu imagen, adems de
poder aadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma.
Insertar Formas y dibujar
Word 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Mediante las Formas se dispone de una multitud de formas listas para usar que permiten
realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos.
Es posible realizar dibujos propios tambin se dispone de rectas, curvas ajustables y dibujo
a mano alzada.
Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas disponibles en el
programa.
Combinar correspondencia
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2003 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de
un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos
escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite
en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en
cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros
ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la
impresin de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales:
el documento principal y el origen de datos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los
campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una
tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una
tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.
Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila
correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del
cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar del men Herramientas, el submen Cartas y correspondencia , la opcin
Combinar correspondencia...
En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los
valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario
anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un
destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos
encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn
error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Aqu veremos los botones de esta barra, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
Configuracin del documento principal. Permite cambiar el tipo del documento
principal (carta, correo electrnico, sobres, etc...)
Abrir origen de datos. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el
cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente.
Destinatarios de combinar correspondencia. Permite abrir el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.
Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un
bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.
Insertar lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de
saludos tal como vimos con el asistente.
Insertar campos combinados. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del
origen de datos.
Permite insertar campos especiales de Word.
Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados.
Resaltar campos de combinacin. Permite resaltar los campos combinados si la
opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados
de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un
documento de tipo etiquetas.
Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos
permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos ms adelante.
Buscar entrada. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto.
Revisar errores. Permite revisar si se produce algn error a la hora de combinar el
documento, tambin permite indicar a Word qu hacer en caso de producirse algn error.
Combinar en documento nuevo. Esta opcin la vimos con el asistente.
Combinar al imprimir. Permite combinar en impresora, enva las cartas a la
impresora, esta opcin la vimos con el asistente.
Combinar en correo electrnico. Enva tantos mensajes como destinatarios tenga el
origen de datos.
Combinar en fax. Esta opcin slo est disponible si tenemos la utilidad instalada.
Insertar campos de combinacin
El campo aparecer en el
documento principal entre
'<<' y '>>' esto nos indica
que ah va un campo que
ser sustituido por un valor
cuando se ejecute la accin
de combinar.
A la derecha tienes un
ejemplo de un documento
con campos de combinacin.
Ver datos combinados
Si queremos ver el
aspecto que tendr el
documento combinado,
hacer clic en el icono
.
Este icono permite ver el
documento principal con
los nombres de los
campos o bien con los
datos.
La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado
localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este
problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecern
resaltados.
Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar,
se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos
que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior..
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir
directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se
visualizar el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a
modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que
mis cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso podemos introducir
condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez
de todos.
Haciendo clic en el icono
se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de
datos que se combinarn con el documento principal).
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o
mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc...).
La primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para
indicar los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas
marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo
tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el
destinatario a modificar para seleccionarlo y clic en el botn Modificar..., se abrir el
cuadro Ficha de datos donde podremos cambiar los datos del destinatario.
Si la lista es muy extensa con el botn Buscar... se abrir el cuadro de dilogo Buscar
campos en uso donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionar en el
primer destinatario que tenga el valor en ese campo.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los
destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado,
aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en la pgina siguiente...
Filtrar destinatarios
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinacin (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que
situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por
ejemplo con el icono
de la barra de herramientas, a continuacin hacemos clic en la
flecha que est en el encabezado del campo Poblacin y se despliega una lista con varias
opciones:
En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los
registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una
condicin o varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin.
En campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
En comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos de
operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc) .
Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos campo: direccin y
Comparacin: No vaco, en comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la
comparacin es Vaco o No vaco.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de
esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco,
sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil
entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos
ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer
clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas
por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma
poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del
cuadro de dilogo Opciones de consulta.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo
Filtrar y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
Slo tenemos que seleccionar en ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los
registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de
mayor a menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la derecha saldran las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro
de una misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea
de saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para
referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen
por qu coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es
problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a
Word cmo se llama el campo estndar en mi origen de datos para que Word pueda luego
realizar la asociacin necesaria.
El icono
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas
asociaciones, este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en
pantalla un botn Asignar campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar
Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del
origen de datos que corresponde al campo estndar.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo
estndar, Word hace automticamente la asociacin. En el ejemplo anterior, en el origen de
datos hay un campo que se llama apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama
provincia, como tambin son nombres de campos estndares, Word sin preguntar ha
definido la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos que desplegar la
lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin
Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y
cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta
algo.
Combinar al imprimir
El icono
Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de
otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel
que quieres hacer la suma de lo que tienes encima; no importa si te equivocas al introducir
un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes
matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de
los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que
se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano
profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos
financieros.
Formas bsicas de iniciar Excel 2007.
La pantalla inicial
Las Barras
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los
botones para minimizar
La barra de men
, restaurar
y cerrar
Comandos inmediatos.
tienen
un
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva,
elegir tipo de fuente, etc.
Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican
porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el
icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.
La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero
esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando
dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque
el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de
Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de
la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las
dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en
la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Movimiento rpido en la hoja
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea
de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs
de la hoja son
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
FLECHA ARRIBA
FLECHA ABAJO
FIN
INICIO
FIN
FLECHA
IZQUIERDA o
FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde
se desea ir es utilizando el cuadro de dilogo Ir a que aparece a la derecha:
Se escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que se quiere desplazar.
Siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3
hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse.
Mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la
etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn
efecto.
MOVIMIENTO
TECLADO
Hoja Siguiente
CTRL+AVPAG
Hoja Anterior
CTRL+REPAG
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te
explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la
celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic
sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo
la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de
la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda
seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos
informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que
nos dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda,
comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o
ms tarde, despus de la introduccin.
en
de la barra de herramientas.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la
informacin situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a
la hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las
primeras.
Seleccionar el men Edicin.
Eligir la opcin Pegar.
O bien, hacer clic sobre el botn Pegar
de la barra de herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de
stas ltimas.
En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya
que si se selecciona una nica celda, Excel2003 extiende el rea de pegado para ajustarlo al
tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior
izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado,
mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de volver a copiar.
Cuando el Portapapeles dispone de ms de un elemento a pegar, aparecer en la parte
derecha de la ventana la Barra del Portapapeles. En caso de que no apareciese, elegir la
opcin Portapapeles de Office... del men Edicin
se
clic
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde se quiere copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de
soltar el botn del ratn.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes
Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a
la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro,
es el controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz
negra.
Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas
copiadas el icono de Opciones de autorrelleno
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones
Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace
entre 2 argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados.
SIMBOLO
OPERACIN QUE
DEL
REALIZA
OPERADOR
+
SUMA
RESTA
MULTIPLICA
DIVIDE
EXPONENCIACIN
&
UNIN
CONCATENAR
Comparacin IGUAL
QUE
>
Comparacin
MAYOR QUE
<
Comparacin
MENOR QUE
>=
Comparacin
MAYOR
IGUAL
QUE
<=
Comparacin
MENOR
IGUAL
QUE
<>
Comparacin
DISTINTO
En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo
en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden
crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.
=((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))/
SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))
SIMBO
LO
OPERACI
PRECED
DEL
N
QUE
ENCIA
OPERA REALIZA
DOR
^
EXPONENC
1
IACIN
MULTIPLIC
2
A
DIVIDE
SUMA
RESTA
&
UNIN
/
CONCATEN 4
AR
Comparacin
5
IGUAL QUE
>
Comparacin
MAYOR
5
QUE
<
Comparacin
MENOR
5
QUE
>=
Comparacin
MAYOR
5
IGUAL QUE
<=
Comparacin 5
MENOR
IGUAL QUE
<>
Comparacin
5
DISTINTO
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son :
OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos.
Ejemplo: + - * / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un
valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <=
>= <>
OPERADORES DE REFERENCIAindican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de
celdas. Ejemplo: A1:G5
- Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas.
Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se
evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los
operadores.
Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin
de algunas partes de una expresin antes que otras.
Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del
parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los
operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve
antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de
comparacin y por ltimo las de operadores lgicos .
Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que
(<=)
Mayor o igual que
(>=)
LGICOS
Exponenciacin (^)
Not
Negacin (-)
And
Or
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o
valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar
un mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios
antes o despus de cada parntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una
celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn
para que el
cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso
de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as
sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel
expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por
ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .
En la Barra de herramientas existe el botn Autosuma
funcin SUMA de forma ms rpida.
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la
derecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta
valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor
mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a
travs de Ms Funciones...
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la
suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las
expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta
forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la
suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus
calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena
presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as
sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de
todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en
color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar la barra
de mens o bien la barra de herramientas, a continuacin te describimos estas dos formas,
en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual
se quiere modificar el aspecto:
Utilizando la barra de mens:
Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para
cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en
el recuadro.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa
o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner
o quitar la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado
simple.
Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece
una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn
cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de
la derecha y elegirlo.
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.
Seleccionar el men Formato.
Elegir la opcin Celdas...
Hacer clic sobre la pestaa Alineacin
del cuadro de dilogo Formato de
celdas.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones
deseadas, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se
utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo
rabe, hebreo, etc...
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a
continuacin nos centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los
bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los
datos de nuestra hoja de clculo
aadiendo bordes, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto.
Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Celdas...
Hacer clic sobre la pestaa Bordes.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A continuacin se explica las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor
de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones
preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto
para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el
borde a colocar.
Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los
bordes de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste.
En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no
encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Tramas
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para
remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Celdas...
Hacer clic sobre la pestaa Tramas.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer
en el recuadro Muestra un modelo de
cmo quedar nuestra seleccin en la
celda.
FORMULAS Y FUNCIONES
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con
uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser
utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes
o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C
2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que
realizan. Hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto,
de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de
dilogo Insertar funcin:
Grficos
Jerrquica
Red
Relacional
Orientada a Objetos
Multidimensionales
Deductivas
Modelo jerrquico.
El sistema jerrquico ms comnmente conocido es el sistema IMS de IBM. Esta base de
datos tiene como objetivo establecer una jerarqua de fichas, de manera que cada ficha
puede contener a su vez listas de otras fichas, y as sucesivamente. P.ej., una ficha de
clientes puede contener una lista de fichas de facturas, cada una de las cuales puede
contener a su vez una lista de fichas de lneas de detalle que describen los servicios
facturados.
Modelo en red.
Podemos considerar al modelo de bases de datos en red como de una potencia intermedia
entre el jerrquico y el relacional que estudiaremos ms adelante. Su estructura es parecida
a la jerrquica aunque bastante ms compleja, con lo que se consiguen evitar, al menos en
parte, los problemas de aqul.
Los conceptos fundamentales que debe conocer el administrador para definir el esquema de
una base de datos jerrquica, son los siguientes:
- Registro: Viene a ser como cada una de las fichas almacenadas en un fichero convencional.
- Campos o elementos de datos. Son cada uno de los apartados de que se compone una ficha.
- Conjunto: Es el concepto que permite relacionar entre s tipos de registro distintos.
Modelo Relacional
1ste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar
datos dinmicamente. Su idea fundamental es el uso de "relaciones, de hecho a las tablas
se las llama comnmente relaciones.
Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de entender y de utilizar para un
usuario espordico de la base de datos. La informacin puede ser recuperada o almacenada
mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la
informacin.
Este modelo admite relaciones de tipo 1 a muchos muchos a uno y 1 a 1
El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales
es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar
implementado por los principales motores o sistemas de gestin de bases de datos
relacionales.
Modelo multidimensional
En una base de datos multidimensional, la informacin se representa
como matrices multidimensionales. Cada una de estas matrices se denomina cubo.
Ventajas
Rendimiento: Una clara ventaja es que es posible ubicar los datos en lugares donde se
necesitan con ms frecuencia, aunque tambin se permita a usuarios no locales
acceder a los datos segn sus necesidades. Esto hace que la informacin se recupere
de forma ms rpida y gil en las ubicaciones locales. Adems los sistemas trabajan
en paralelo, lo cual permite balancear la carga en los servidores.
Disponibilidad: En caso de que falle la base de datos de alguna localidad, el sistema
no se colapsa, puede seguir funcionando excluyendo los datos de la localidad que
haya fallado.
Autonoma local: Un departamento puede controlar los datos que le pertenecen.
Economa en la implantacin: Es ms barato crear una red de muchas mquinas
pequeas, que tener una sola mquina muy poderosa.
Modularidad: Se pueden modificar, agregar o quitar sistemas de la base de datos
distribuida sin afectar a los dems sistemas (mdulos).
Desventajas
Complejidad en el diseo de datos: Adems de las dificultades que generalmente se
encuentran al disear una base de datos, el diseo de una base de datos distribuida
debe considerar la fragmentacin, replicacin y ubicacin de los fragmentos en
sitios especficos, se tiene que trabajar tomando en cuenta su naturaleza distribuida,
por lo cual no podemos pensar en hacer uniones que afecten a tablas de varios
sistemas.
La principal razn por la cual se han desarrollado las redes de telecomunicaciones es que el
costo de establecer un enlace dedicado entre cualesquiera dos usuarios de una red sera
elevadsimo, sobre todo considerando que no todo el tiempo todos los usuarios se
comunican entre s. Es mucho mejor contar con una conexin dedicada para que cada
usuario tenga acceso a la red a travs de su equipo terminal, pero una vez dentro de la red
los mensajes utilizan enlaces que son compartidos con otras comunicaciones de otros
usuarios.
Componentes de las Redes de Telecomunicaciones
Se puede afirmar que una red de telecomunicaciones consiste en las siguientes
componentes:
a) Un conjunto de nodos en los cuales se procesa la informacin
b) Un conjunto de enlaces o canales que conectan los nodos entre s y a travs de los
cuales se enva la informacin desde y hacia los nodos.
Tipos de Redes
Desde el punto de vista de su arquitectura y de la manera en que transportan la informacin,
las redes de telecomunicaciones pueden ser clasificadas en:
1) Redes conmutadas. La red consiste en una sucesin alternante de nodos y canales de
comunicacin, es decir, despus de ser transmitida la informacin a travs de un
canal, llega a un nodo, ste a su vez, la procesa lo necesario para poder transmitirla
por el siguiente canal para llegar al siguiente nodo, y as sucesivamente.
Por otra parte, en la conmutacin de circuitos se busca y reserva una trayectoria entre los
usuarios, se establece la comunicacin y se mantiene esta trayectoria durante todo el tiempo
que se est transmitiendo informacin.
Para establecer una comunicacin con esta tcnica se requiere de una seal que reserve los
diferentes segmentos de la ruta entre ambos usuarios, y durante la comunicacin el canal
quedar reservado precisamente para esta pareja de usuarios.
2) Redes de difusin. En este tipo de redes se tiene un canal al cual estn conectados
todos los usuarios, y todos ellos pueden recibir todos los mensajes, pero solamente
extraen del canal los mensajes en los que identifican su direccin como
destinatarios.
Para todas las redes cada usuario requiere de un equipo terminal, por medio del cual tendr
acceso a la red, pero que no forma parte de la misma. De esta forma, un usuario que desee
comunicarse con otro utiliza su equipo terminal para enviar su informacin hacia la red,
sta transporta la informacin hasta el punto de conexin del usuario destino con la red y la
entrega al mismo a travs de su propio equipo terminal.
Una caracterstica importante de una red es su cobertura geogrfica, ya que sta limita el
rea en que un usuario puede conectarse y tener acceso a la red para utilizar los servicios
que ofrece.
Desde este punto de vista, las redes se pueden clasificar:
LAN (RED DE AREA LOCAL): es un sistema de interconexin de equipos informticos,
basado en lneas de alta velocidad y que suele abarcar, como mucho, hasta un edificio.
Las redes LAN conectan dispositivos de una nica oficina, edificio o campus, dependiendo
de la necesidad de la organizacin.
Caractersticas:
Operan dentro de un rea geogrfica limitada.
Permite el multiacceso.
Controla la red de forma privada con administracin local
Proporciona conectividad continua a los servicios locales
Conecta dispositivos fsicamente adyacentes.
REDES DE AREA AMPLIA (WAN)
Es un sistema de interconexin de equipos informticos geogrficamente dispersos, que
pueden estar incluso en diferentes continentes.
Caractersticas
Operan dentro de un rea geogrfica extensa
Conecta dispositivos separados por grandes distancias, e incluso a nivel mundial.
RED DE AREA METROPOLITANA (MAN): es una red de rea metropolitana con la
cual es posible interconectar redes de una misma regin geogrfica.
RED DE AREA PERSONAL (PAM): con esta red es posible la conexin de dispositivos
personales como computadoras (net, not, y celulares)
Topologas
La topologa de una red define la distribucin del cable que interconecta las diferentes
computadoras. Es el mapa de distribucin del cable que forma la intranet.
La topologa afecta la forma en que el sistema operativo de la red, administra la misma, de
qu forma fluye los datos, el nivel de fallos y los mtodos de solucin de problemas.
Actualmente la topologa est directamente relacionada con el mtodo de acceso al cable,
puesto que esta depende casi directamente de la tarjeta de red y sta depende de la
topologa elegida.
Topologa Fsica
Describe como se conectan las PC entre s, y como se veran si se hace un dibujo de las
mismas. Incluye cables, conectores, HUB y NIC. Si es parte de la red y puede tocarlo, es
parte de la topologa fsica.
Topologa Lgica
Se refiere al trayecto seguido por las seales a travs de la topologa fsica, es decir, la
manera en que las estaciones se comunican a travs de un medio fsico. Las estaciones se
pueden comunicar entre s, directa o indirectamente, siguiendo un trayecto que viene
determinado por las condiciones de cada momento.
Existen tres tipos de topologas fsicas puras
Topologa en bus (o lineal)
Topologa en estrella
Aplicaciones de Internet
Sin lugar a dudas la RED DE REDES nos ofrece infinitas posibilidades de tener acceso a
diversas pginas de internet, todas con un nico objetivo; ofrecernos un servicio, as hoy en
da estar frente a una computadora, una netbook, un smartphone o un dispositivo mvil, nos
ofrece tantas y tantas aplicaciones:
Comunicarse con un amigo al otro lado del planeta, casi de forma instantnea.
Obtener informacin rpida sobre diversos temas.
Escuchar msica y observar vdeos.
Transmitir cualquier tipo de datos.
Viajar virtualmente (es decir, no fsicamente sino a travs de su PC, sintiendo como
si estuviera en ese lugar) de un pas a otro en pocos minutos.
Leer las noticias y artculos de los principales diarios y revistas del orbe.
Hacer sus reservaciones de hotel cuando piense viajar.
Conocer nuevos amigos interesados en sus temas a distancia.
Comprar y vender productos y servicios.
Realizar cursos y aprender diferentes temas a distancia.
Grabar, imprimir y copiar informacin de audio, vdeo y texto.
Bsicamente hay que hacer tres cosas para colocar informacin en Internet
1. Elaborar el contenido.
2. Pasar el contenido a HTML.
3. Publicar el contenido en Internet.
Crear un Blog.
Un Blog o Bitcora es una pgina web que contiene una serie de entradas de texto o
artculos que se actualizan de forma peridica.
El texto ms actual se coloca en primer plano para que sea lo primero que vean los
visitantes al entrar en la pgina. Normalmente los blogs son utilizados como diarios
personales, donde sus creadores encuentran una forma de trasmitir al mundo sus ideas.
Esta forma de expresin suele adaptarse muy bien al modo en el que queremos comunicar
nuestros pensamientos o conocimientos en Internet. Por eso se ha convertido en un mtodo
muy utilizado por su sencillez, en realidad es como escribir un diario, y la interfaz de estos
sitios suele ser extremadamente sencilla para que cualquiera pueda publicar.
Compartir:
Descargar archivos.
Traerse informacin desde Internet a nuestro ordenador es una de las actividades que ms
xito tienen en la red. Y no es para menos, si comparamos lo que cuesta bajarse un archivo
desde Internet con lo que cuesta enviarlo por correo, por fax, etc. Adems la gran cantidad
de archivos puestos a disposicin de la gente sera imposible de igualar por cualquier otro
medio.
Para descargarse (download) archivos hay varios mtodos, el ms sencillo es la descarga a
travs de la Web, alguien coloca un archivo en el servidor de forma que el usuario slo
tiene que hacer clic y se abre una ventana para que el usuario decida en qu carpeta quiere
guardar el archivo. Por ejemplo, ahora puedes descargarte este archivo zip (68 Kb) que
contiene una foto.
Este mtodo tiene el inconveniente que si se interrumpe la descarga debemos comenzarla
de nuevo, para evitar ese inconveniente han aparecido programas especficos para descargar
como GetRight y Go!zilla.
Clientes FTP.
Otro mtodo es mediante un programa de carga y descarga mediante FTP. Hay varios
programas cliente de FTP gratuitos o con versiones de evaluacin, como por ejemplo
SmartFTP o CuteFtp.
Este servicio permite transferir ficheros de un ordenador a otro, o ms exactamente entre un
ordenador y un servidor FTP. Se pueden transferir ficheros de texto, imgenes, sonido,
vdeo, etc.
Aunque tambin se pueden transferir ficheros a travs de la Web mediante HTTP, FTP es
ms rpido. El email tambin permite, como hemos visto, enviar algunos archivos como
adjuntos.
Para transferir ficheros por FTP se necesita tener instalado un programa cliente de FTP en
nuestro ordenador y conocer la direccin del servidor FTP con el que queremos conectar.
Hay servidores FTP que requieren un usuario y contrasea para conectarse y otros que
permiten la conexin annima o sin contrasea. Por ejemplo, hay muchas universidades
que permiten descargarse ficheros mediante FTP annimo.
Un ejemplo de servidor de FTP con usuario y contrasea puede ser cuando nos conectamos
a un proveedor de Internet para dejar nuestras pginas web en nuestro espacio gratuito, en
este caso slo nosotros tendremos acceso al disco donde estn nuestras pginas web.
Esta opcin exige conocer el servidor FTP desde el que queremos descargar los archivos, y
en algunos casos estar autorizados mediante un nombre de usuario y una contrasea.
Intranet y Extranet
Intranet:
Una Intranet es una red dentro de una organizacin que utiliza tecnologas de Internet
(navegadores, servidores Web, protocolos TCP/IP, Bases de Datos, etc.), proporciona un
ambiente parecido a Internet dentro de una empresa para compartir informacin,
comunicarse, colaborar y apoyar los procesos de negocio. Una Intranet est protegida por
medidas de seguridad (contraseas, encriptacin y firewalls), y slo los usuarios
autorizados mediante Internet pueden acceder a ella. Mediante vnculos de extranets, las
intranets de los clientes, proveedores y otros asociados de negocios, pueden acceder a la
intranet de una empresa.
Una forma en que las empresas organizan las aplicaciones de Intranet, es agruparlas de
manera conceptual, en categoras de servicios a los usuarios. Estos servicios son
proporcionados por el software del portal, navegador, servidor de intranet, y otros
programas de la intranet de la empresa.
Beneficios
Conectividad total
Poderoso manejo de datos
Facilidad de uso
Econmica y fcil de mantener
No requiere de personal especializado
Intercambio y creacin de informacin.
Comunicacin y colaboracin
Navegacin
Extranet:
Son conexiones de red que utilizan tecnologas de Internet para interconectar la intranet
de un negocio con las intranets de sus clientes, proveedores u otros socios de negocio.
Las empresas pueden establecer conexiones directas y privadas de red entre ellas mismas, o
crear conexiones de Internet privadas y seguras llamadas redes privadas virtuales.
Posibilitan a los clientes, proveedores, y dems participantes de negocio, a tener acceso a
los sitios Web seleccionados de la Intranet y otras B.D. de la empresa.
El valor de negocio de las extranets se deriva de diversos factores, algunos pueden ser:
Las extranets posibilitan que una empresa pueda ofrecer nuevos tipos de servicios
interactivos basados en la Web a sus socios de negocio, de este modo, un negocio
puede construir y fortalecer sus relaciones estratgicas con clientes y proveedores.
Ejemplos:
Banca online.
Creacin de foros.
Compaas empresariales participan y desarrollan programas educativos o de
formacin.
Internet en los negocios y las organizaciones: E-Commerce
Reducir costos de hacer negocios, dado que las aplicaciones que usan Internet,
intranets y extranets, son por lo general ms econmicas de desarrollar, operar y
mantener que los sistemas tradicionales.
La Empresa se presenta en Internet, con una nueva forma de estrategia empresarial que es
el Comercio Electrnico (E-commerce o Comercio-e), el cual, se basa en la utilizacin de
las redes de telecomunicaciones para desarrollar actividades comerciales. En este nuevo
modelo de transaccin de negocios, las partes involucradas interactan exclusivamente a
travs de medios electrnicos sin que existan intercambios o contactos de carcter personal
o presencial.
Para la mayora de las empresas actuales, el Comercio Electrnico es ms que slo comprar
y vender productos en lnea. Abarca todo el proceso en lnea de desarrollo, mercadotecnia,
venta, entrega, servicio y pago de productos. Se basan en los recursos de Internet y en
muchas otras tecnologas de informacin para apoyar cada paso del proceso.
El comercio electrnico puede incluir, por ejemplo, procesos de mercadotecnia interactiva,
solicitud de pedidos, pago y soporte al cliente en sitios de subasta y catlogos de comercio
electrnico en la Web, entre otros.
Actualmente, muchas empresas participan o patrocinan tres aplicaciones bsicas de
aplicaciones de comercio electrnico:
Comercio electrnico de Empresa a Consumidor o B2C (Business-toConsumer): las empresas desarrollan mercados electrnicos atractivos para vender
productos y servicios a los consumidores. Por ej.: sitios Web que proporcionan
aparadores virtuales y catlogos multimedia, procesamiento interactivo de pedidos y
soporte en lnea para el cliente.
Las aplicaciones de comercio electrnico que se centran en el consumidor
comparten un objetivo: atraer compradores potenciales, negociar bienes y servicios,
y fomentar la lealtad de los clientes a travs de un trato corts individual y mediante
la participacin en caractersticas de comunidad.
Comercio electrnico de Negocio a Negocio o B2B (Business -to- Business):
incluye mercados de negocios electrnicos y vnculos directo de mercado entre
empresas.
Por ej.: muchas empresas ofrecen sitios Web seguros de catlogos de comercio
electrnico por Internet o extranet para sus clientes y proveedores comerciales.
Comercio electrnico de Consumidor a Consumidor o C2C (Consumer-toConsumer): son sitios Web donde los consumidores (y las empresas) compran y
venden entre si en un proceso de subasta. Por ej.: subastas en lnea como las de
eBay. Forman parte del comercio electrnico C2C, los anuncios personales de
productos o servicios para que los consumidores compren o vendan, en sitios de
peridicos electrnicos, portales de comercio electrnico para consumidores o sitios
Web personales.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Ventajas
Algunas caractersticas destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada, permite que los distintos mdulos estn integrados.
En un sistema ERP los datos se capturan una sola vez. Estos deben ser consistentes,
completos y comunes, y estn disponibles para toda la empresa u organizacin.
Flexibilidad: las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de
sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos e internos. La seguridad del ERP ayuda
a prevenir el abuso.
Desventajas
Aunque los beneficios de implementar un ERP son considerables, los costos y riesgos son
tambin considerables. Si bien la mayora de las empresas han implementado exitosamente
los sistemas ERP, hay una minora de ellas que sufrieron fracasos espectaculares y costosos
que daaron gravemente el negocio en general. Estas ltimas, sufrieron grandes prdidas de
ingresos, utilidades y participacin en el mercado cuando los procesos esenciales de
negocio y los sistemas de informacin fracasaron, o no funcionaron de manera adecuada.
Por Ej.: en muchos casos los pedidos y los envos se perdieron, los cambios del inventario
no se registraron como era debido. Algunas de las desventajas son:
Ventas
Mercadotecnia y ejecucin
Beneficios
Puede identificar cuando un cliente entra en contacto con una empresa, y ayudar a
una empresa a proporcionar un mejor servicio, en todos los puntos de contacto que
elija el cliente.
Todo el problema del flujo efectivo de la informacin en una empresa se reduce al manejo
de los papeles. Inexorablemente, la informacin que se genera o que se recibe est en
formato de papel; y los problemas surgen cuando:
Se puede decir, que la diferencia entre el caos y la eficiencia viene dada por la forma en que
se administran esos papeles.
Entre los principales beneficios por la implementacin de las soluciones de "oficinas sin
papeles" los expertos destacan:
Si bien las empresas entienden el valor que genera un sistema eficaz de gestin documental
y digitalizacin de la informacin, una de las razones principales por las cuales las oficinas
an no digitalizan, es la econmica.
Las implementaciones de "oficinas sin papeles" se dificultan muchas veces por cuestiones
culturales, es decir, es difcil cambiar las costumbres. Otro de los obstculos que debe
sortear la digitalizacin, son los requerimientos legales que deben acompaar determinada
documentacin, motivo por el cual, las empresas an no pueden desprenderse totalmente de
los documentos fsicos.
Un buen paso, es que en el pas hace aos que las facturas ya pueden ser electrnicas. Por
Ejemplo: la Administracin Federal de Ingresos Pblicos (AFIP) incorpor nuevos
sectores al rgimen de factura electrnica.
Aspectos de Seguridad
El uso de la Tecnologa de la Informacin en los negocios representa retos importantes de
seguridad. Los profesionales de negocios tienen la responsabilidad de fomentar los usos
ticos de la tecnologa de la informacin en el lugar de trabajo.
La Seguridad informtica o Seguridad de tecnologas de la informacin es el rea de la
informtica que se enfoca en la proteccin de la infraestructura computacional y todo lo
relacionado con esta y, especialmente, la informacin que esta incluye o maneja.
La seguridad informtica est concebida para proteger los activos informticos, entre los
que se encuentran:
El uso o conspiracin para usar recursos de cmputo o red para obtener informacin
o propiedad tangible de manera ilegal.
Proteccin contra virus: Los virus son uno de los medios ms tradicionales de
ataque a los sistemas y a la informacin que sostienen. Para poder evitar su contagio
se deben vigilar los equipos y los medios de acceso a ellos, principalmente la red.
Por ejemplo: Una Organizacin de negocio es un sistema donde los recursos econmicos se
transforman en bienes y servicios, mediante diversos procesos de negocios.
A estos sistemas se los suele llamar dinmicos, y tienen tres componentes (o funciones)
bsicos interactivos:
compartir un mismo ambiente, en el cual, algunos estos sistemas pueden estar conectados
con otro por medio de un lmite compartido, o interfase.
Un sistema se llama abierto, cuando interacta con otros sistemas en su ambiente. Es decir,
intercambia entradas y salidas a travs de las interfases de Entrada y Salida, que lo
conectan a su ambiente.
Un sistema adaptativo, es aquel que tiene la capacidad modificarse a s mismo o a su
ambiente.
Por ejemplo:
Las organizaciones del tipo de negocios es un ejemplo de sistema en la sociedad, en el cual,
la sociedad es el ambiente y a su vez contiene muchos sistemas, como ser instituciones
sociales, polticas y econmicas.
Las organizaciones consisten en muchos subsistemas, como ser, departamentos, divisiones,
y grupos de trabajo.
Son adems:
Por Ej: un negocio es un sistema organizado, donde los recursos econmicos (entradas) se
transforman, mediante diversos procesos de negocio (procesamiento), en bienes y servicios
(salidas). Los sistemas de informacin ofrecen informacin (retroalimentacin) sobre las
operaciones del sistema para que la gerencia dirija y mantenga el sistema (control), cuando
intercambia entradas y salidas con su ambiente (la comunidad, competidores, clientes,
accionistas, proveedores, sindicatos de trabajadores, instituciones financieras, agencias de
gobierno).
los mismos, se obtienen los resultados (informacin) que permitir la toma de decisiones
dentro de una organizacin.
Se puede decir que los Sistemas de Informacin, son la razn de existir de las
computadoras, pueden estar diseados para ayudar a los usuarios a obtener muchos tipos de
informacin, de infinitas formas. Son de uso habitual en las organizaciones y en los
negocios actuales.
Por Ej: El Sistema de Informacin financiera que controla y permite la extraccin de dinero
de los cajeros automticos.
Componentes de un Sistema de Informacin:
Todos los SI utilizan los recursos: personas, hardware, software, datos y redes, para
desempear actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control, que
permiten transformar los recursos de datos en productos de informacin.
La siguiente imagen, muestra un modelo de sistema de informacin en el cual se
representan los componentes y actividades principales de los Sistemas de Informacin, y la
relacin entre los mismos:
cintas magnticas; este software tambin se usa en Internet, Intranets y Extranets. Este
seguimiento de auditora ayuda a los auditores a buscar o detectar errores o fraudes, y a
especialistas en seguridad de SI a dar seguimiento y evaluar los ataques.
Control:
Es cualquier actividad o accin realizada manual y/o automticamente para prevenir,
corregir errores o irregularidades que pueden afectar al funcionamiento de un sistema para
conseguir sus objetivos.
El control puede definirse como la evaluacin de la accin, para detectar posibles desvos
respecto de lo planeado, desvos que sern corregidos mediante la utilizacin de un sistema
determinado cuando excedan los lmites admitidos.
Los controles de sistemas de informacin son mtodos y dispositivos que se utilizan para
garantizar la exactitud, validez y propiedad de las actividades de los SI.
Estos controles del SI, deben asegurar la captura adecuada de los datos, las tcnicas de
procesamiento, los mtodos de almacenamiento y la salida de la informacin. Estn
diseados para supervisar y mantener la calidad y seguridad de las actividades de entrada,
procesamiento, salida y almacenamiento de cualquier SI.
En una aplicacin informtica, el control interno se materializa fundamentalmente en
controles de dos tipos: Controles manuales y Controles automticos.
Los controles, segn su finalidad, se suelen clasificar en:
Controles Preventivos: tratan de ayudar a evitar la produccin de errores.
Controles detectivos: tratan de descubrir a errores que no haya sido posible evitar.
Controles correctivos: tratan de asegurar que se subsanen todos los errores identificados
mediante controles detectivos.
Seguridad en los Sistemas de Informacin
Una de las responsabilidades ms importantes de la administracin de una empresa es
garantizar la seguridad y la calidad de las actividades de negocios realizadas por medio de
tecnologas de la informacin.
La administracin eficaz de la seguridad puede minimizar errores, fraudes y prdidas en los
SI.
La administracin de la seguridad en un SI , tiene como objetivo lograr la exactitud,
integridad y la proteccin de todos los procesos y recursos de los SI.
Existen diversas medidas de seguridad que se usan en forma comn para proteger los
sistemas de informacin. Algunas de ellas son:
Archivos de Respaldo