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2013

MANUAL DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Presentado por:
LEONARDO YAMID ROPERO CONTRERAS
DIEGO LEONARDO ESTUPIAN
KARLI XIOMARA PEARANDA
YENISET JUDITH BAYONA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


TCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVO
FICHA NMERO 428142
CCUTA
2013

MANUAL DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

Elaborado por:
LEONARDO YAMID ROPERO CONTRERAS
DIEGO LEONARDO ESTUPIAN
KARLI XIOMARA PEARANDA
YENISET JUDITH BAYONA
Manual realizado con el fin de adquirir conocimiento y demostrar lo
aprendido en el rea de producir documentos segn las NORMAS
ICONTEC de Colombia
Presentado a:
ZORAIDA YUMARI CONTRERAS
Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


TCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVO
FICHA NMERO 428142
CCUTA
2013

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
1 TECNICAS DE REDACCIN ............................................................... 13
1.1 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ................... 13
1.2 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA REDACCIN .......................... 13
1.3 LEYES DE CONCORDANCIA GRAMATICAL.................................... 14
1.4 EL PRRAFO..................................................................................... 15
1.4.1 Tipos de Prrafos ............................................................................ 16
1.5 SIGNOS DE PUNTUACIN ............................................................... 17
1.6 CONECTORES GRAMATICALES ..................................................... 23
1.7 REGLAS ORTOGRFICAS ............................................................... 26
1.8 PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:....................................... 29
2 DOCUMENTOS COMERCIALES ......................................................... 35
2.1 LA CARTA .......................................................................................... 35
2.1.1 Caractersticas de redaccin y presentacin .................................. 35
2.1.2 Recomendaciones Generales ......................................................... 35
2.1.3 Caractersticas Generales Del Texto .............................................. 37
2.1.4 Trascripcin textual de documentos ............................................... 39
2.1.5 Denominaciones femeninas y profesionales ................................... 40
2.1.6 Uso de abreviaturas ........................................................................ 40
2.2 UTILIZACIN DE LA CARTA ............................................................. 41
2.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS ..................................................... 41
2.4 PARTES DE LA CARTA ..................................................................... 42
2.4.1 Cdigo............................................................................................. 42
2.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboracin .......................................... 42
2.4.3 Destinatario ..................................................................................... 42
2.4.3.1 Denominacin o ttulo acadmico ................................................ 42
2.4.3.2 Nombre del destinatario ............................................................... 43
2.4.3.3 Cargo ........................................................................................... 43
2.4.3.4 Organizacin ................................................................................ 43
2.4.3.5 Direccin ...................................................................................... 43
2.4.3.6 Nombre del lugar de origen.......................................................... 43
2.4.3.7 Pas .............................................................................................. 44
2.4.4 Asunto ............................................................................................. 45
2.4.5 Saludo ............................................................................................. 45
2.4.6 Texto ............................................................................................... 45
2.4.7 Despedida ....................................................................................... 45
2.4.8 Remitente y firmas responsables .................................................... 46
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142

2.4.9 Lneas especiales ........................................................................... 46


2.4.9.1 Anexos ......................................................................................... 46
2.4.9.2 Copias .......................................................................................... 47
2.4.9.3 Identificacin del transcriptor ....................................................... 48
2.4.10 Paginas subsiguientes .................................................................. 48
2.5 ASPECTOS GENERALES ................................................................. 49
2.5.1 Zonas .............................................................................................. 49
2.5.1.1 Zona 1 .......................................................................................... 49
2.5.1.2 Zona 2 .......................................................................................... 49
2.5.1.3 Zona 3 .......................................................................................... 49
2.5.2 Mrgenes ........................................................................................ 50
2.5.3 Estilos ............................................................................................ 51
2.5.3.1 Bloque extremo ............................................................................ 51
2.5.3.2 Bloque .......................................................................................... 51
2.5.3.3 Semibloque .................................................................................. 51
2.5.4 Modelos .......................................................................................... 58
2.6 PLEGADO DE LA CARTA .................................................................. 58
2.7 COMBINAR CORRESPONDENCIA .................................................. 59
2.7.1 Iniciar La Combinacin De Correspondencia .................................. 59
2.7.1.1 Crear Los Destinatarios ............................................................... 60
2.7.1.2 Eliminar Campos del Listado de Destinatarios............................. 60
2.7.1.3 Crear nuevos Campos en el Listado de Destinatarios ................. 61
2.7.1.4 Ingresar los Datos del Destinatario .............................................. 62
2.7.1.5 Insertar Los Campos En El Documento Macros De Word ......... 63
2.7.1.6 Editar Campos ............................................................................. 64
2.7.1.7 Insertar Campos Combinados ..................................................... 65
2.7.1.8 Insertar la Lnea de saludo........................................................... 66
2.7.1.9 Vista Previa de Resultados .......................................................... 68
2.7.1.10 Comprobacin Automtica de errores........................................ 68
2.7.1.11 Finalizar la Combinacin de Documentos .................................. 70
2.7.1.12 Ordenar los Datos ...................................................................... 74
2.7.1.13 Filtrar Datos ............................................................................... 74
2.7.1.14 Proteger el Documento .............................................................. 75
2.7.1.15 Propiedades del Documento ...................................................... 76
2.7.1.16 Crear Una Nueva Plantilla.......................................................... 77
2.8 MEMORANDOS................................................................................. 80
2.8.1 Caractersticas De Redaccin Y Presentacin ............................... 80
2.8.2 Utilizacin Del Memorando ............................................................. 80
2.8.3 Su Clasificacin .............................................................................. 81
2.8.4 Mrgenes ........................................................................................ 81

Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

2.8.5 Partes.............................................................................................. 81
2.8.5.1 Encabezado ................................................................................. 81
2.8.5.2 Numeracin O Referencia............................................................ 81
2.8.5.3 Fecha ........................................................................................... 81
2.8.5.4 Encabezamiento .......................................................................... 81
2.8.5.5 Diligenciamiento De Datos Del destinatario Y Remitente ............ 82
2.8.5.6 Asunto .......................................................................................... 83
2.8.5.7 Texto ............................................................................................ 83
2.8.5.8 Despedida .................................................................................... 83
2.8.5.9 Remitente Y Firmas Responsables .............................................. 83
2.9 CIRCULARES .................................................................................... 87
2.9.1 Caractersticas de Redaccin Y Presentacin ................................ 87
2.9.2 Clases de Circulares ....................................................................... 87
2.9.3 Partes.............................................................................................. 87
2.9.3.1 Encabezado ................................................................................. 87
2.9.3.2 Cdigo......................................................................................... 87
2.9.3.3 Lugar De Origen y Fecha de Elaboracin .................................... 87
2.9.3.4 Encabezamiento Y Destinarios .................................................... 88
2.9.3.5 Asunto .......................................................................................... 88
2.9.3.6 Saludo .......................................................................................... 88
2.9.3.7 Texto ............................................................................................ 88
2.9.3.8 Despedida .................................................................................... 89
2.9.3.9 Remitente Y Firmas Responsables .............................................. 89
2.9.3.10 Lneas Especiales ...................................................................... 89
2.9.3.11 Identificacin de Pginas Subsiguientes .................................... 89
2.10 ACTA ............................................................................................... 92
2.10.1 Caractersticas de Redaccin ....................................................... 92
2.10.2 Caractersticas De Presentacin .................................................. 93
2.10.3 Clasificacin de Actas ................................................................... 93
2.10.3.1 Registradas ............................................................................... 93
2.10.3.2 No Registradas ......................................................................... 93
2.10.4. Clases De Actas .......................................................................... 93
2.10.5 Partes Del Acta ............................................................................. 93
2.10.5.1 Titulo .......................................................................................... 93
2.10.5.2 Denominacin Del Documento Y Nmero ................................. 94
2.10.5.3 Encabezamiento ........................................................................ 94
2.10.5.4 Orden del Da ............................................................................. 98
2.10.5.5 Desarrollo................................................................................... 98
2.10.5.6 Compromisos ............................................................................ 99
2.10.5.7 Convocatoria .............................................................................. 99

Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

2.10.5.8 Firmas, Nombres Y Cargos ........................................................ 99


2.10.5.9. Paginas Subsiguientes............................................................ 100
2.11 HOJA DE VIDA .............................................................................. 105
2.11.1 Cargo .......................................................................................... 105
2.11.2 Datos Personales ....................................................................... 105
2.11.2.1 Nombre .................................................................................... 105
2.11.2.2 Identificacin ............................................................................ 105
2.11.2.3 Fecha De Nacimiento............................................................... 106
2.11.2.4 Domicilio .................................................................................. 106
2.11.2.4 Telfono ................................................................................... 107
2.11.3 Estudios: ..................................................................................... 107
2.11.3.1 Primarios Y Segundarios: ........................................................ 107
2.11.3.2 Universitarios Y De Posgrado .................................................. 107
2.11.3.3 Estudios Complementarios ...................................................... 108
2.11.4 Experiencia ................................................................................ 108
2.11.5 Investigaciones, Pblicas Y Otros ............................................... 109
2.11.6 Referencias ................................................................................. 109
2.11.7 Nombre Y Firma .......................................................................... 110
2.11.8 Fecha De Presentacin............................................................... 110
2.11.9 Paginas Subsiguientes................................................................ 110
2.11.10 Aspecto Generales ................................................................... 111
2.12 CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS ............................................... 117
2.12.1 Constancias ................................................................................ 117
2.12.2 Certificados ................................................................................. 117
2.12.3 Caractersticas De Redaccin Y Presentacin ........................... 117
2.12.4 Partes.......................................................................................... 118
2.12.4.1 Cdigo:..................................................................................... 118
2.12.4.2 Lugar De Origen ...................................................................... 118
2.12.4.3 Cargo ....................................................................................... 118
2.12.4.4 Identificacin Del Documento .................................................. 119
2.12.4.5 Texto ........................................................................................ 119
2.12.4.6 Remitente Y Firmas Responsables .......................................... 119
2.13 INFORME....................................................................................... 124
2.13.1 Caractersticas de Redaccin y Presentacin ............................. 124
2.13.2 Utilizacin Del Informe ................................................................ 124
2.13.3 Clases De Informes .................................................................... 125
2.13.3.1 Resumen ejecutivo................................................................... 125
2.13.3.2 Informe Corto ........................................................................... 135
2.13.3.3 Informe Extenso ....................................................................... 138
2.14 TARJETAS PROTOCOLARIAS ..................................................... 143

Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

2.14.1 Tarjetas De Presentacin............................................................ 143


2.14.2 Tarjetas De Invitacin ................................................................. 144
2.14.3 Tarjetas De Agradecimiento Y Felicitacin ................................. 145
2.15 SOBRES COMERCIALES ............................................................. 146
2.15.1 Caractersticas De La Presentacin ............................................ 146
2.15.2 Clases De Sobres ....................................................................... 147
2.15.2.1 Segn su uso los sobres se clasifican en ................................ 147
2.15.2.2 De acuerdo con su destino en ................................................. 147
2.15.3 Utilizacin.................................................................................... 147
2.15.4 Modelos ...................................................................................... 147
2.15.4.1 Modelo 1 .................................................................................. 147
2.15.4.2 Modelo 2 .................................................................................. 147
2.15.5 Zonas .......................................................................................... 148
2.15.5.1 Zona 1 ...................................................................................... 148
2.15.5.2 Zona 2 ...................................................................................... 148
2.15.5.3 Zona 3 ...................................................................................... 148
2.15.6 Partes.......................................................................................... 148
2.15.6.1 Tratamiento o titulo .................................................................. 149
2.15.6.2 Nombre .................................................................................... 149
2.15.6.3 Cargo ....................................................................................... 149
2.15.6.4 Organizacin ............................................................................ 150
2.15.6.5 Direccin o apartado ................................................................ 150
2.15.6.6 Destino ..................................................................................... 151
3 DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES .......................... 155
3.1 DOCUMENTOS NO CONTABLES................................................... 156
3.1.1 LA COTIZACIN .......................................................................... 156
3.1.2 El Pedido...................................................................................... 160
3.1.2.1 Formulacin De Pedidos ............................................................ 160
3.1.2.2 Clases De Pedido ..................................................................... 160
3.1.2.3 Formas De Pedido ..................................................................... 160
3.1.3 La Remisin .................................................................................. 164
3.2 DOCUMENTOS CONTABLES ......................................................... 166
3.2.1 COMPROBANTE DE INGRESO Y RECIBO DECAJA ................ 166
3.2.1.1 Recibo de Caja .......................................................................... 166
3.2.1.2 Comprobante de Ingreso ........................................................... 167
3.2.1.3 Recibo De Caja Menor ............................................................... 167
3.2.2 CONSIGNACIN .......................................................................... 170
3.2.3 COMPROBANTES DE EGRESO ................................................. 170
3.2.4 LA FACTURA ................................................................................ 173

Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

3.2.4.1 Documentos equivalentes a la factura: ...................................... 173


3.2.5 ENTRADA DE ALMACEN............................................................. 176
3.2.6 Notas dbito .................................................................................. 178
3.2.6.1 Funcin de la Nota de Dbito ..................................................... 178
3.2.6.2 casos en que se usa la Nota de Dbito ..................................... 178
3.2.6.3 Datos Obligatorios de la Nota de Dbito .................................... 178
3.2.6.4 Informacin bsica que debe tener la Nota de Dbito ............... 179
3.2.7 Notas crdito ................................................................................. 179
3.2.7.1 Casos en los que se emite ......................................................... 179
3.2.7.2 Utilizacin................................................................................... 180
3.2.7.3 Tipos .......................................................................................... 180
3.2.8 Notas de contabilidad ................................................................... 181
3.3 TTULOS VALORES .............................................................................. 184
3.3.1 CHEQUE....................................................................................... 184
3.3.1.1 Cheque Personal ...................................................................... 184
3.3.1.2 Cheque Bancario ....................................................................... 185
3.3.2 LA LETRA DE CAMBIO ................................................................ 185
3.3.2.1 CARACTERSTICAS ................................................................. 186
3.3.2.2 Formas De Girar La Letra De Cambio ....................................... 187
3.3.2.3 Lugar de pago ............................................................................ 187
3.3.2.4 Firmas en la Letra de Cambio .................................................... 188
3.3.2.5 El endoso de la letra de cambio ................................................. 188
3.3.2.6 Valuta ......................................................................................... 188
3.3.2.7 Aceptacin ................................................................................. 188
3.3.2.8 El Pago ...................................................................................... 189
3.3.2.9 Protesto...................................................................................... 190
3.3.3 PAGARE ....................................................................................... 191
3.3.3.1 Importancia Del Pagare ............................................................. 191
3.3.3.2 Partes Del Pagare ...................................................................... 191
3.3.3 BONOS ......................................................................................... 195
3.3.3.1 Bono canjeable .......................................................................... 195
3.3.3.2 Bono Convertible ....................................................................... 195
3.3.3.3 Bono cupn cero ........................................................................ 195
3.3.3.4 Bonos de caja ............................................................................ 195
3.3.3.5 Strips .......................................................................................... 195
3.3.4 FACTURA CAMBIARIA DE COMPRA Y VENTA ........................ 197
3.3.5 LIBRANZA .................................................................................... 199
4 DOCUMENTOS LEGALES ................................................................ 202
4.1 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO ............................................... 202

Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

4.2 CONTRATO DE COMPRAVENTA ................................................... 212


4.2.1 BILATERAL................................................................................... 212
4.2.2 CONSENSUAL ............................................................................. 212
4.2.3 ONEROSO.................................................................................... 212
4.2.4 CONMUTATIVO ........................................................................... 212
4.2.5 SUJETOS DEL CONTRATO ........................................................ 212
4.3 ACUERDO ...................................................................................... 217
4.3.1 PARTES........................................................................................ 217
4.4 CIRCULARES .................................................................................. 229
4.4.1 CIRCULAR LEGAL ....................................................................... 229
4.5 LEYES.............................................................................................. 233
4.5.1 LEY NATURAL ............................................................................. 233
4.6 RESOLUCION ................................................................................. 250
4.6.1 Estructura Bsica de una resolucin ............................................. 250
5 PUESTO DE TRABAJO ..................................................................... 254
5.1 MATERIALES Y EQUIPOS DE UN PUESTO DE TRABAJO ............ 254
5.1.1 Archivo verticales. ........................................................................ 254
5.1.2 Archivo horizontal o estanteras .................................................... 254
5.1.3 Computadora ................................................................................ 255
5.1.4 Dispositivos de almacenamiento de informacin: ......................... 255
5.1.5 Carpetas: ...................................................................................... 255
5.1.6 Carpetas de acorden o carpeta de fuelle: ................................... 255
5.1.7 Tarjetas: ........................................................................................ 256
5.1.8 Marbetes: ...................................................................................... 256
5.1.9 Bandeja de escritorios: ................................................................. 256
5.1.10 Ganchos:..................................................................................... 257
5.1.11 Guas y subguas: ....................................................................... 257
5.1.12 Desengrapadora: ........................................................................ 257
5.1.13 Tijeras: ........................................................................................ 257
5.1.14 Folders: ...................................................................................... 258
5.1.15 Pluma: ......................................................................................... 258
5.1.16 Grapadora: .................................................................................. 258
5.1.17 Calculadora: ................................................................................ 258
5.1.18 Sacabocado ................................................................................ 258
5.2 TIPOS DE SILLAS ADECUADAS PARA UNA OFICINA................... 259
5.2.1 Sillas de trabajo: ........................................................................... 259
5.2.2 Sillas de direccin: ........................................................................ 259
5.2.3 Sillas para reuniones: ................................................................... 260
5.2.4 Sillas de conferencias: .................................................................. 260

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Ficha Nmero 428142

5.2.5 Sillas ergonmicas: ....................................................................... 260


5.2.6 Sillas de oficina para uso domstico: ............................................ 261
5.3 ENFERMEDADES PROVENIENTES DE LA DIGITACIN .............. 261
5.3.1 La Tendinitis:................................................................................. 261
5.3.2 La Bursitis: .................................................................................... 262
5.3.3 Sndrome del tnel carpiano: ........................................................ 262
5.4 LA LIMPIEZA DENTRO DEL LUGAR DE TRABAJO ........................ 262
5.5 POSTURA CORPORAL REQUERIDA EN LA DIGITACIN ............ 263
5.5.1 ASPECTOS IMPORTANTES: ....................................................... 264
5.6 PAPELERIA PARA EL PROCESO DE TRANSCRIPCION ............... 265
5.7 TECLADO GUIA CON LA POSICION DE CADA DEDO ................... 266
6 CONCLUSION .................................................................................... 267
7 BIBLIOGRAFIA .................................................................................. 268
8 GLOSARIO ......................................................................................... 269

Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

INTRODUCCIN
Esta gua tiene como propsito brindar herramientas que faciliten la
gestin documental en las organizaciones para as simplificar y organizar
la presentacin y manejo de los documentos comerciales, adems
permite su adaptacin a las necesidades y caractersticas internas de las
organizaciones. De igual manera presenta recomendaciones para
elaborar los documentos como cartas circulares, memorandos actas,
informes, constancias y certificados entre otros, con el propsito de
proyectar una adecuada imagen corporativa. Teniendo en cuenta los
aspectos generales de las normas de ICONTEC con base en los estilos y
prestaciones que demandan los protocolos organizacionales y que se
establecen para la produccin de documentos.

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Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

1 TECNICAS DE REDACCIN

Las tcnicas de redaccin son fundamentales para la


expresin escrita. Con la redaccin se comunican y
transmiten mensajes (ideas, sentimientos) y se expresan
fenmenos de manera ordenada mediante signos comunes
entre emisor y receptor. La expresin escrita se manifiesta
mediante signos llamados grafas para conseguir una
reaccin o efecto determinado.

1.1 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN


Claridad: Corresponde al cdigo. Hay que escribir con
un mximo de sencillez para que el cdigo no haga de
filtro, sino que permita el paso del mensaje
Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la
mxima informacin en un mnimo de palabras
Precisin: Corresponde al contexto: El texto debe
focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni aadidos
Correccin: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente,
cumpliendo las normas gramaticales y estructurales y presentar el texto
formalmente digno
Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresin de que
transmite un mensaje incompleto
Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las
formas.
1.2 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA REDACCIN
Estilo: se podra definir como un equilibrio entre el
orden y el movimiento.
Por una parte el estilo depende de la organizacin y
jerarqua de las ideas en el texto, de la coherencia que
se desprende del mismo; pero tambin de la capacidad
de interesar, agradar y dar vida a las ideas, dar un ritmo
adecuado al tipo de mensaje.
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142

13

Ritmo: El ritmo del texto le confiere movimiento, vida, ser motivador y


sugerente.
Vara segn el tipo de escrito, pero suele ser muy homogneo en un
mismo texto (excepto casos surrealistas). De este modo el lector crea sus
propias expectativas sobre lo que va a leer a continuacin y las confirma o
rechaza a medida que avanza en la lectura. Los cambios bruscos, si no
son intencionados, dificultan la creacin de expectativas y reducen el
inters por la lectura. La primera frase de un texto suele dar la pauta
sobre la velocidad y el ritmo que daremos al mismo. La falta de
subordinacin da, en principio, un ritmo ms rpido al texto. Cuando no
hay nexos y se omiten algunos verbos, tenemos el ritmo ms veloz y
espontneo, como el caso del texto radiofnico. Por el contrario, la
subordinacin abundante hace el texto ms complejo y su ritmo se vuelve
lento y pausado.
Coherencia Ejemplo: Teatro a las seis - un programa de Radio Nacional
de Espaa- La Galatea- Idea original: Francis Bacca - Adaptacin: Juana
Pea. Trigsimo captulo.
Parecen frases sueltas, no sera una redaccin. Sintcticamente son
oraciones simples sin ningn nexo coordinante ni subordinante, sin verbo
en algunas de ellas. Pero, cul es el tema del que se habla?, podramos
decir: es la presentacin de un programa de radio que consiste en una
adaptacin de la Galatea al mbito radiofnico. Podemos saberlo por las
palabras y por la coherencia que tienen entre ellas, el orden en que
aparecen y la jerarqua que les confiere este orden. Entonces, el texto es
coherente por que, a pesar de la ausencia de enlaces, de verbos, de
prrafos que recogen la idea principal y las secundarias, tenemos un texto
claro, breve, original, preciso, completo y correcto que interpretamos
fcilmente como el guin de un programa de radio.
La concordancia: es la relacin interna que guardan entre s las palabras
dentro de una oracin:
1.3 LEYES DE CONCORDANCIA GRAMATICAL.
a) Si el adjetivo se refiere a varios
sustantivos, va en plural.
Ejemplo: Luis
molestos

Pablo

perecan

b) Si el verbo se refiere a varios sujetos,


va en plural.

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Ejemplo: Jacobo, Luis y Pablo terminarn el trabajo


c) Cuando un verbo se refiere a un sujeto, concuerda en gnero y
numero.
Si es singular La habitacin es fresca Si es plural Las habitaciones son
frescas
Casos Especiales:
d) Si el adjetivo modifica a varios sustantivos singulares, concuerda con
ellos en plural y tiene gnero masculino.
Ejemplo: Estos son un pez, un loro y una pantera muy lindos.
e) Si los sustantivos nombran seres animados de diferente gnero, el
adjetivo se usa en plural y en masculino.
Ejemplo: La secretaria, la duea y el vendedor son consagrados en su
trabajo.
Si el adjetivo modifica sustantivos sinnimos o que van unidos por las
conjunciones o u, concuerda en gnero con el ltimo sustantivo y se usa
en singular.
Ejemplo: Tiene una pulmona, una sinusitis y un catarro impresionante.
Cuando el adjetivo precede a dos o ms sustantivos, se usa en nmero
singular y tiene el gnero del sustantivo ms prximo.
Ejemplo: Confo en su extraordinaria fuerza y valor.
En el caso de los adjetivos compuestos, slo el segundo elemento
concuerda con el sustantivo.
Ejemplo: La guerra ruso japonesa
1.4 EL PRRAFO
Es la parte de un escrito que se considera con unidad
suficiente para poder separarlo mediante una pausa que se
indica con el punto aparte.
Es una unidad del texto escrito en la cual se desarrolla determinada idea
que presenta una informacin de manera organizada y coherente.

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1.4.1 TIPOS DE PRRAFOS

Normales: Son los prrafos ms frecuentemente


usados, se caracterizan por una sola idea temtica,
la cual se desarrolla mediante varias ideas
secundarias.

De Excepcin: Son prrafos informativos que


presentan ideas relacionadas sobre el mismo
asunto.

Retrospectivos: Unen la informacin que ya se ha presentado.

Prospectivos: Anuncian nueva informacin.

Conclusin: Sirve para dar por terminado un escrito, en estos, con


alguna ocasin, se hace un resumen de lo escrito.

Deductivos: Idea principal al inicio. Para su construccin se parte de


una generalizacin para luego presentarse casos especficos.

Inductivos: Idea principal al final. Se inicia con oraciones que expresan


ideas secundarias para llegar a una generalizacin, o idea temtica
como una conclusin de lo que se ha afirmado.

Cronolgicos: Sucesin temporal de un evento.

Cmo Escribir Un Buen Prrafo


a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Escoge un tema sobre el cual escribir


Escribe una buena oracin principal
Para sustentarla, busca los detalles apropiados
Desecha los detalles irrelevantes
Construye y enlaza las oraciones coherentemente
Concluye con una oracin apropiada
Revisa y corrige.

Para esto pregntese:

desarrollo ideas centrales?


hay oracin principal?
concuerdan las partes de las oraciones?
las oraciones estn adecuadamente separadas por signos de
puntuacin?
las palabras son apropiadas?
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se refleja en el prrafo las ideas que tena que expresar? y se tiene


correcta la ortografa?

Unos de los aspectos importantes a la hora de redactar y transcribir los


documentos son los signos de puntuacin, excelente ortografa y
utilizacin de los conectores gramaticales.
1.5 SIGNOS DE PUNTUACIN
Los signos de puntuacin delimitan las
frases y los prrafos y establecen la
jerarqua
sintctica
de
las
proposiciones,
consiguiendo
as
estructurar el texto, ordenar las ideas y
jerarquizarlas
en
principales
y
secundarias, y eliminar ambigedades.
La puntuacin vara segn el estilo de
escritura; sin embargo, las diferencias
de estilo que se puedan presentar no
eximen a nadie de cumplir con ciertas
normas mnimas y de evitar errores generalmente considerados como
inaceptables. De ah la importancia de conocer y aplicar las normas
bsicas de la puntuacin.
No obstante, hay que advertir que ms all de cualquier norma
establecida, los signos de puntuacin componen tambin la arquitectura
del pensamiento escrito. En este sentido, y tal y como sucede en poesa
desde hace ms de un siglo, no existen normas exactas para reglamentar
el correcto uso de los signos en las partituras, tanto narrativas como
poticas. En trminos de principios y parmetros, los signos de
puntuacin entraran a formar parte de los parmetros del lenguaje, y en
consecuencia se sitan en un proceso de constante evolucin y son
variables que pueden depender de otros factores.

Signos principales
Los principales signos de puntuacin son el punto, la
coma, el punto y coma, las comillas, los parntesis,
los signos de interrogacin, los signos de
exclamacin, los puntos suspensivos y el guion.
Existen tres clases de punto: el punto y seguido, el
punto y aparte y el punto final.

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Punto y seguido: Separa enunciados dentro de un prrafo. Quiere


decir que se contina escribiendo a continuacin del punto; la primera
letra escrita en este caso ir en mayscula.
Por ejemplo: Historia de Espaa. El descubrimiento de Amrica.
Se denomina punto y seguido, nombre ms lgico y recomendable que el
tambin usual de punto seguido.
Punto y aparte: Separa dos prrafos de contenido diferente dentro del
texto. A continuacin hay que comenzar a escribir en lnea distinta.
Para seguir las normas se debe colocar sangra a la primera lnea de
texto del nuevo prrafo. Se denomina punto y aparte, aunque en
algunas zonas de Amrica se dice punto aparte.
Punto final. Siempre se coloca al final, cerrando un texto o enunciado.
No es correcta la denominacin punto y final, creada por analoga de
las correctas punto y seguido y punto y aparte.
Tambin se usa el punto para indicar que la palabra anterior es una
abreviatura. En este caso se escribe la abreviatura seguida del punto y
se contina escribiendo de forma usual. Esta ltima clase de punto no
se aplica en determinadas abreviaturas como puntos cardinales,
acrnimos o medidas, que se consideran smbolos.
La coma (,): es un signo de puntuacin que seala una breve pausa
dentro del enunciado. Se emplea para separar los miembros anlogos
de una enumeracin o serie, ya sean palabras o frases, salvo los que
vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u o ni.
Por ejemplo:
Mara volvi a casa, hizo los deberes, cen y se fue a la cama.
Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas.
Hay tendencias que admiten su uso para separar dos miembros
independientes de una oracin, haya o no conjuncin entre ellos, siempre
y cuando sean realmente independientes; pues, si no, estaramos en el
caso anterior:
Los soldados saludaban, la gente aplauda y los nios no paraban de
cantar.
Tambin se utiliza para delimitar o aislar una aclaracin o inciso (palabras
u oraciones incidentales):

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Nacho, mi primo, acaba de conseguir su primer empleo.


Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posicin, van
precedidas y seguidas de coma, tales como: en efecto, es decir, en fin,
por consiguiente.
Indicar que una o varias palabras han sido suprimidas por razones
gramaticales o de estilo (asndeton, elipsis).
Dos puntos, Este signo de puntuacin (:) representa una pausa mayor
que la de la coma y menor que la del punto. Detiene el discurso para
llamar la atencin sobre lo que sigue, que siempre est en estrecha
relacin con el texto precedente. Un uso importante y frecuente de
este signo es introducir citas textuales (uso que a veces se le atribuye
incorrectamente a la coma).
El punto y coma (;): es un signo de puntuacin; gramaticalmente, se
utiliza para unir dos oraciones relacionadas en una sola frase
(yuxtaposicin):
Ejemplo:
Mara estaba apenada por el examen. + Mara tendr que estudiar ms. =
Mara estaba apenada por el examen; tendr que estudiar ms.
Est lloviendo mucho. + No podremos ir caminando. = Est lloviendo
mucho; no podremos ir caminando.
Generalmente se puede sustituir por construcciones del tipo:
Mara estaba apenada por el examen y tendr que estudiar ms.
No podremos ir caminando porque est lloviendo mucho.
Tambin sirve para separar los elementos de una enumeracin cuando se
trata de expresiones que incluyen comas:
Haba que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar
y el viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio
rotas.
Adems, se usa delante de las conjunciones o locuciones como pero,
ms, aunque, sin embargo, por tanto y por consiguiente cuando los
perodos tienen cierta longitud:

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Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cnones antiguos


como medio de vida; no obstante, somos conscientes de que es
necesario mantener un mnimo de tradicin en nuestros trabajos.
Las comillas ( , , ): son signos de puntuacin que se ponen al
principio y al final de las frases, palabras escritas como citas,
ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea por importancia
que le d el autor o por su carcter irnico, vulgar o extranjero e
impropio de la lengua que se est usando.
A pesar de que est verdaderamente extendido el uso de las comillas
inglesas ( ) es preferible emplear antes las angulares o espaolas ( ) y
reservar aqullas, y finalmente las simples ( ), para cuando deban
entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado. Se utilizan,
Ejemplo:

Para citar textualmente algo: p. ej., Me dijo que supuestamente


llegara hoy.

Para sealar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el


fin de indicar que se han seleccionado intencionalmente y no por error.

Para indicar la intencin irnica o sarcstica del empleo de una


palabra.

Para indicar algo sobre una palabra o expresin.

Para presentar el significado de una palabra o expresin.

Para destacar que una palabra o expresin es extranjera, se trata de


un apodo o de un seudnimo.
En espaol se utilizan tres tipos de comillas:

Comillas castellanas, latinas, espaolas, angulares dobles o guillermo


( )
Comillas dobles o inglesas ( )
Comillas simples ( )

Asimismo, se distingue entre comillas de apertura (, , ) y comillas de


cierre (, , ).
Cada uno de estos signos tiene su propio uso. Como norma general,
como primera opcin se utilizan las comillas angulares. Si dentro de lo ya
entrecomillado apareciera una segunda cita, se utilizaran otras comillas,
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siendo preferibles las inglesas, para dejar como recurso final las simples.
Lo ms frecuente es entrecomillar, desde fuera hacia dentro, en el orden
siguiente: ...............
Las comillas simples se utilizan para marcar ejemplos en casos en que no
resulta apropiado el uso de la cursiva. Tambin se prefiere su uso para
presentar el significado de una palabra:
Ejemplo:
El autor dijo: Las comillas ('signos de puntuacin utilizados para
demarcar niveles distintos en una oracin') se usan profusamente en mi
obra.
Dice la norma que los signos de puntuacin de una oracin que contiene
un texto entrecomillado deben colocarse despus de las comillas de
cierre, excepto cuando ese texto no pertenezca a ninguna otra oracin, es
decir, cuando la frase u oracin entrecomillada sea individual.
En espaol no se deja espacio alguno entre las comillas y su contenido.
Cada idioma tiene sus propias normas de aplicacin de las comillas.
Los parntesis (en singular parntesis) son signos de puntuacin.
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o
para hacer una aclaracin. Los distintos tipos son:

Los parntesis propiamente dichos ( ).


Los corchetes [ ].
Las llaves '{ }'.

Para distinguir ambos parntesis se usa decir:

Parntesis que abre o parntesis izquierdo al smbolo (.


Parntesis que cierra o parntesis derecho al smbolo).

Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un


mismo fragmento se utilizan de la siguiente manera: (... [...{...}...]...)
El signo de interrogacin (?): es un signo de puntuacin que
denota una pregunta. Su origen se encuentra en el latn. La palabra
cuestin viene del latn questio, o 'pregunta', abreviado como. Esta
abreviacin se transform en el signo de interrogacin.
Una variante que no lleg a generalizarse fue la de utilizar la apertura slo
cuando el enunciado fuera largo, o con riesgo de ambigedad, pero no
para las frases breves y claramente interrogativas.
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Ejemplo:
Con quin vive?
Cuntos aos tiene usted?.
Signos de exclamacin: debe escribirse siempre uno para abrir () y otro
para cerrar (!), independientemente de la longitud de la frase, oracin o
fragmento que encierren. Se utilizan para sealar el carcter exclamativo
de una oracin. Se escriben para empezar y finalizar una oracin
exclamativa, exhortativa o imperativa. Tambin van entre signos de
exclamacin las interjecciones:

Sintate!
Qu linda eres!
Cuidado con el perro!
Pero qu buena idea!

Los puntos suspensivos (): son tres puntos sin espacios entre
ellos, son un nico signo de puntuacin que se utiliza al final de una
palabra, frase u oracin en lugar del punto u otro signo. Se utilizan
para dejar en duda, continuacin o en suspenso una accin y son
alineados horizontalmente al nivel de la lnea base de escritura.
El guion (-): de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales.
En primer lugar, se utiliza como signo para unir palabras. En segundo
lugar, muestra la divisin de palabras a final de una lnea y, en tercer
lugar, se usa en obras como diccionarios para marcar la separacin
entre las slabas que componen las palabras.
La raya (): que no debe confundirse con el guion bajo (_)
especialmente en contextos informticos, ni con el guion (-) el cual es
ms corto ya que tienen usos y significados muy diferentes, se usa
para introducir un inciso dentro de un perodo ms extenso y para
sealar en los dilogos la intervencin de cada locutor y los
comentarios e incisos del narrador. Se escriben dos, una para abrir y
otra para cerrar, excepto cuando el dilogo no prosigue, que es
recomendable suprimir la ltima y sustituirla por el obligatorio punto;
adems, se escriben separadas del resto de la frase con un espacio, y
pegadas al propio inciso. En el caso de los incisos puede sustituir a la
coma para mayor aislamiento de los mismos, y tambin a los
parntesis, pero para expresar uno menor.

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Usos de la raya:
Para encerrar los elementos intercalados, en lugar de comas:
Las prendas del espritu joven el entusiasmo y la esperanza
corresponden, en las armonas de la historia y la naturaleza, al
movimiento y a la luz.
Para lograr una buena imagen que impacte cuida tus modales.
No ir sino maana dijo el nio.
En los dilogos de estilo directo, para separar el discurso de cada
personaje:
Luis, la primera impresin en una entrevista es definitiva.
Lo s y me estoy preparando.
Te deseo mucho xito.

1.6 CONECTORES GRAMATICALES


En Lingstica, se denomina conector
a una palabra o un conjunto de
palabras que une partes de un
mensaje y establece una relacin
lgica entre ellas. Permite la adecuada
unin de los enunciados en un texto.
Los conectores pueden ser palabras,
oraciones o conjuntos de oraciones,
por lo tanto unen desde lo ms breve
hasta lo ms extenso.
Existen diferentes tipos de conectores
como:
Aditivos o copulativos
Son aquellos que sirven para aadir ms informacin. Son por ejemplo: y
(e), ni, que, adems, tampoco, incluso, en segundo lugar, por otra parte,
asimismo, tambin, sumado a, paralelamente, a continuacin, en otro
orden de cosas, al mismo tiempo, de la misma manera, otro caso ms,
entre otras.
Disyuntivos
Establecen una disyuncin o separacin, una opcin. Son: O(u), ya, bien,
ya sea, entre otras.

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Causales
Indican causa de algn hecho producido y su consecuencia, la introducen.
Son: porque, pues, ya que, dado que, a causa de, por este motivo, por
esta razn, por lo dicho, por lo cual, por lo que, debido a que, por eso, por
esto, por ello, por aquello.
Concesivos
Establecen alguna oposicin o conceden algo parcialmente. Son
restrictivos. Por ejemplo: aunque, por ms que, si bien, aun cuando, pese
a (que), de todas maneras.
Nexos concesivos: expresa un impedimento para la realizacin de la
accin expresada por el verbo de la oracin principal. El nexo concesivo
ms comn es "aunque".
Temporales
Indican un momento en el tiempo. Hay tres clases:

De anterioridad Antes, hace tiempo, haba una vez, al principio, al


comienzo, anteriormente, previamente, tiempo atrs, antes de que, en
primer lugar, inicialmente, entre otras.
De simultaneidad En este (preciso) instante, al mismo tiempo, mientras
tanto, a la vez, cuando, fue entonces cuando, mientras,
simultneamente, actualmente, entre otras.
De posterioridad Ms tarde, luego, despus, con el paso del tiempo, al
da X, posteriormente, finalmente.

Adicin
Aaden informacin: adems, tambin, aparte de, ms an, y, etc.
ejemplo: Anita es responsable adems tiene buenas notas. El campo de
guerra est lleno de caones, tambin de aviones.
Locativos
Hacen referencia a lugares. Y a veces se sustituyen. Son: aqu, ah, all,
delante de, encima de, en este/ ese/ aquel lugar, donde, junto a
(arcasmo: cabe), al lado de, en medio de, por arriba de, por debajo de,
entre otras.

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Repetitivos, aclaratorios o continuativos o de secuencia


Son ms importantes en la lengua oral. Sealan continuidad en las ideas.
Son: es decir, en otras palabras, mejor dicho, ms precisamente, dicho de
otro modo/ otra manera, en pocas palabras, resumiendo y o sea, entre
otras.
De precisin
En cuanto a, por una parte, respecto de, con referencia a, por otro lado,
en lo que concierne a, entre otras.
Comparativos
Son utilizados para hacer comparacin entre dos objetos: Igualmente, del
mismo modo/ la misma manera, en cambio, contrariamente,
inversamente, entre otras. Comparativos. Subrayan algn tipo de
semejanza entre los enunciados Del mismo modo, igualmente,
anlogamente, de modo similar.
Para resumir o concluir
Finalmente, en resumen, en sntesis, en definitiva, en conclusin, por
ltimo, sintetizando, resumiendo, para concluir, en suma, entre otras.
De consecuencia o consecutivos
Un enunciado expresa la consecuencia de otro. Son: por ende, por lo
tanto, en consecuencia, por eso, por lo que, de ah que, por consiguiente,
entonces, por lo que sigue, por esta razn, de manera que, con que, entre
otras.
Condicionales
Nexos condicionales: Relaciona dos acciones o dos hechos de manera
que la realizacin de uno supone la realizacin del otro. Su nexo por
excelencia es "SI. Indican condicin, requisito o necesidad. Son: Si, en
caso de, siempre que, a menos que, a no ser que, entre otras.
Tipos de conjunciones
Consecutivas
Conque, luego, y algunas locuciones: as pues, pues bien, de forma que,
de manera que, as que, de modo que, por lo tanto, por eso que, en
consecuencia, etc.

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Ejemplos:

El ingls es un idioma con gran proyeccin laboral; por ello, lo estudio


con dedicacin.
Lo ascendieron en el trabajo; por ello, tiene un motivo para estar feliz.

Adversativas
Pero, aunque, mas (sin tilde) indican restriccin o correccin; sino expresa
exclusin; otras palabras como: excepto, salvo y menos, cuando
funcionan como pero. Ejemplo: Vinieron todos excepto Juan, Vinieron
todos, pero no Juan.
Proposiciones que expresan
juicios incompatibles,
opuestos,
contradictorios. Siempre hay en ste tipo de relacin un miembro
adversante y otro adversado. Esta oposicin puede ser total o parcial.
Funcionan como conectores adversativos: pero, sino, mas, aunque, sin
embargo, no obstante, por el contrario, antes bien, si no que, etc.
1.7 REGLAS ORTOGRFICAS
Regla 1: Las palabras que contienen las
combinaciones bla- ble- bli- blo- blu- se
escriben con b. Excepciones: Vladimir.
Regla 2: Las palabras que contienen las
combinaciones bra- bre- bri- bro- bru- se
escriben con b.
Regla 3: Antes de consonantes se escribe con
b y no con v.
Ejemplos: Abdomen, obvio, absoluto. Regla 4: Despus de m se escriben
con b.
Ejemplos: cambio, hombro, mbolo, zambullirse.
Regla 5: Los pretritos imperfectos de los verbos terminados en -ary del
verbo ir se escriben con b. Excepcin: Ivn
Regla 6: Los prefijos bi- bis- biz- que significan dos o dos veces se
escriben con b.
Ejemplos: bizcocho, bizco (persona que ve doble).

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Regla 7: Las palabras que comienzan o terminan con bioque significa vida
se escriben con b.
Regla 8: Las palabras que comienzan con bene, bien, bono cuyo
significado es bien se escriben con b.
Ejemplos: Benefactor, Benevolente, Bienaventurado, Bondadosa, Bonita.
Excepciones: hay varias palabras que comienzan con vene o vienque no
significan bien, buen que se escriben con v. Veneno, Venreo, Venerable,
Venir, Vender, Ventana, Viento, Vientre, etc.
Regla 9: Las palabras que comienzan con bibli- cuyo significado es libro
se escriben con b.
Regla 10: Las palabras que comienzan con el prefijo sub- (que significa
bajo, debajo, inferior, secundario, disminuido) se escriben con b.
Ejemplos: subsecretario, subconjunto, subasta, subrayar, subordinado
Regla 11: Las palabras que comienzan con alb- se escriben con b.
Ejemplos: alba, albail, albaricoque. Excepciones: lvarez, lvaro, lveo,
alveolo, alverja, alveario.
Regla 12: Las palabras que comienzan con bu- se escriben con b.
Ejemplos: Buque, buche, buf.
Excepciones: Vud, vuelco, vuelo,
vulcanologa, vulgar, vulgo, vulnerable.

vuelta,

vuestro,

vulcanizar,

Regla 13: Las palabras que comienzan con cub- se escriben con b.
Ejemplos: cbico,
descubrir, encubrir.

cuba,

cubilete,

cubierto,

cubculo,

cubrelecho,

Regla 14: Las palabras que comienzan con hab- y heb- se escriben con b.
Ejemplos: haber, habitacin, hebra, hebreo, Habana, habano, hbil,
hebilla. Excepciones: Hevea (caucho y nombre de un producto)
Regla 15: Las palabras que comienzan con lab- rab- sab- tab- se escriben
con b.
Ejemplos: laberinto, labrado., rbano, rabadilla, rabo, Sbado, saber,
sabotaje, taburete, tabaco, tab. Excepciones: Lavar, lava (de volcn),
lavanda, ravioles, savia

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Regla 16: Las palabras que comienzan con ob- se escriben con b.
Ejemplos: obispo, obelisco, Excepciones: oveja, Oviedo, Ovidio, overol,
ovillo.
Regla17: Las palabras que comienzan con trib- rib- y turb- se escriben
con b.
Ejemplos: tribuna, tributo, ribera (orilla), ribete. Excepciones Trivial y sus
derivados, rival y sus derivados, rivera (arroyo)
Regla 18: Las palabras que comienzan con urb- que significa ciudad se
escriben con b.
Ejemplos: Urbe,
Regla 19: Los verbos que termina en -berse escriben con b.
Ejemplos: Beber, caber, sorber, absorber. Excepciones: absolver, atrever,
conmover, envolver, precaver, prever, remover, resolver, revolver, ver,
volver.
Regla 20: Las palabras que terminan en -bilidadse escriben con b.
Ejemplos: contabilidad, habilidad, solubilidad, inviolabilidad, imposibilidad.
Excepciones: Movilidad, civilidad.
Regla 21: Los verbos que terminan en -bir y -buir, as como todas sus
formas conjugadas, se escriben con b.
Ejemplos: concebir, imbuir, retribuir, suscribir, sucumbir. Excepciones:
Hervir, servir, vivir, convivir, revivir.
Regla 22: Las palabras que terminan en -bunda, -bundose escriben con b.
Ejemplos: tremebundo, nauseabundo, moribundo, abunda, vagabundo,
furibundo.
Regla 23: Palabras derivadas del latn rbiter (arbitro) se escriben con b.
Ejemplos: arbitraje.
Regla 24: Palabras derivadas del griego ballein (arrojar) y ballezein
(bailar) se escriben con b.

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Ejemplos: balstica, balompi, parbola, blido, boliche, ballesta, baln,


balada, discbolo, jabalina.
Regla 25: Palabras que se derivan del latn barba y barca se escriben con
b.
Ejemplos: Barbado,
embarque, barcaza.

barbera,

barquero,

barquito,

embarcacin,

Regla 26: Palabras derivadas del griego barys (pesado, grave) se


escriben con b.
Ejemplos: Barmetro, bartono, barisfera, baromtrico. Excepciones varita.
Regla 27: Palabras derivadas del latn bucca (boca), bellum (guerra) y
caput (cabeza) se escriben con b.
Ejemplos: bocadillo, bocacalle, desbocado, boquete, blico, debelar,
cabecera, cabestro, encabezar.
Regla 28: Palabras derivadas del latn labor (trabajo) y liber (libre) se
escriben con b.
Ejemplos: laborar, labrar, labriego, elaborar, colaborador, Liberacin,
libero, libertino, libertinaje.
Regla 29: Palabras derivadas del latn ruber (rojo) y tribuo, trutum (dar) se
escriben con b.
Ejemplos: rubio, rub, rubor, rubricar, rbrica, tributar, tributario, contribuir,
contribuyente, contribucin,
1.8 PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR

Seleccin del tema.


Puede tratarse de un tema que te hayan pedido desarrollar... Si no es
as, elige redactar sobre algn asunto de tu
Qu?
inters.

Bsqueda de informacin.
Para informar sobre un hecho, la tcnica de las
ocho preguntas es muy efectiva: Hazte las
siguientes preguntas y contstalas:

Quin?
Dnde?
Cundo?
Por qu?
Cmo?
Cul?
Cuntos?

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a) La tcnica de los siete imperativos es muy til para todo tipo de


escritos:
Descrbelo:
Compralo:
Relacinalo:
Analzalo:
Aplcalo:
Argumntalo:
Conclyelo:

cmo lo ves, sientes, hueles, tocas o saboreas?


a quin se parece o de qu se diferencia?
con qu se relaciona?
cuntas partes tiene?, cules?, cmo funcionan?
cmo se utiliza?, para qu sirve?
qu se puede decir a favor o en contra?
qu conclusiones sacas?

b) Para temas en general, la tcnica hazte todas las preguntas que se


te ocurran es muy efectiva. Por medio de un buen nmero de
preguntas, generas un cuestionario para buscar luego las respuestas.
Por ejemplo: (Del Ro, 1993:5):

Qu es?
Cmo es?
Para qu sirve?
Cmo se administra?
Cunto mide?
Qu le hace falta?
Es seguro?
Otros usos?
Dnde est?
Instalaciones?
Quin lo mand construir?
Cundo se construy?
Cmo es en relacin con otros?
Cunto se gasta en su mantenimiento?
Por qu es importante tenerlo?

c) La tcnica elige dos o tres trminos clave es til para cualquier clase y
tamao de escritos.
Ejemplo:
Luis trabaja como gua turista: su trabajo es estimulante, pero agotador.
Palabras clave: estimulante y agotador.

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Estimulante:
Viaja mucho
Cuenta con 10 aos de experiencia
Conoce muchos lugares
Trata con mucha gente importante
Adquiere mucho acervo
Domina varios idiomas
Gana mucho dinero
No tiene horario fijo

Agotador:
No tiene tiempo libre
Trabaja toda la semana
Tiene que estar alegre y sociable todo el tiempo
No cuenta con tiempo para formar una familia
Debe estar disponible las 24 horas del da cuando est guiando a un
grupo
Redaccin:
Luis es un excelente gua turista con diez aos de experiencia. Conoce
los cinco continentes por lo que su acervo es muy amplio y culto. No hay
lugar del planeta que no haya visitado cuando menos una vez. Ha tenido
que aprender varias lenguas y, por consecuencia, es un conversador muy
ameno por lo que todo tipo de personas de alto nivel intelectual y cultural
buscan su compaa.
Por otro lado, no le queda tiempo para cultivar una vida privada...
Tambin se siente agotado, ya que casi no descansa y siempre tiene que
estar disponible y presentable y, adems, debe mantener una perenne
actitud positiva y lucir una eterna sonrisa.
d) La tcnica lluvia de ideas dura pocos segundos o minutos, durante
los cuales, el autor se dedica solo a reunir informacin para el texto.
Se sumerge en la piscina de su memoria y de su conocimiento para
buscar todo lo que le sea til para la ocasin.
Consejos para la lluvia de ideas:
Apntalo todo, incluso lo que parezca obvio, absurdo o ridculo. No
prescindas de nada! Cuantas ms ideas tengas, ms rico ser el texto. Es
posible que ms adelante puedas aprovechar una idea aparentemente
pobre o loca.

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No valores las ideas ahora. Despus podrs recortar lo que no te guste.


Concentra toda tu energa en el proceso creativo de buscar ideas.

Apunta palabras sueltas y frases para recordar la idea. No pierdas


tiempo escribiendo oraciones completas y detalladas. Tienes que
apuntar con rapidez para poder seguir el pensamiento. Ahora el papel
es solo la prolongacin de tu mente.
No te preocupes por la gramtica, la caligrafa o la presentacin en
este momento.
Nadie ms que t leer este papel.
Juega con el espacio del papel. Traza flechas, crculos, lneas, dibujos.
(Cassany, 1999: 63).
Cuando no se te ocurran ms ideas, relee lo que has escrito o utiliza
una de las siguientes tcnicas para buscar ms.

e) La tcnica de escritura libre o automtica consiste en ponerse a


escribir de manera rpida y constante apuntando todo lo que venga a
la mente en ese momento sobre el tema que escribimos, o sobre otros
aspectos relacionados con l. Hay que concentrarse en el contenido y
no en la forma, valorar la cantidad de texto ms que la calidad; y,
sobre todo, no detenerse en ningn momento. Se recomienda
empezar por sesiones de diez minutos, que pueden llegar hasta veinte
o treinta, con la experiencia.
Es muy til para generar ideas y superar bloqueos. El texto resultante
tiene muchas deficiencias que se corregirn al desarrollar la redaccin
y reescribir la versin final.
f) La tcnica frases empezadas: es bastante ms concreta que la de
lluvia de ideas. Sirve para orientar la redaccin.
Lo ms importante es...
Tengo que evitar que...
Es necesario que no olvide que...
No estoy de acuerdo con...
Me gustara...
Opino...
La razn ms importante es...
Quiero...

g) La tcnica de mapas y redes: Los mapas (de ideas, mentales, o


denominados tambin rboles o ideogramas) son una forma visual de
representar nuestro pensamiento. Consiste en dibujar en un papel las
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asociaciones mentales de las palabras e ideas que se nos ocurren en


la mente. (Cassany: 1999, 58).
Escoge una palabra nuclear sobre el tema que escribes y apntala en el
centro de la hoja, en un crculo. En seguida, anota todas las palabras que
asocies con ella y circlalas. (Cassany, 1999: 59). El procedimiento dura
unos cuantos minutos. Luego, anota cada palabra como encabezado y
escribe todas las que se te ocurran que tengan relacin con la palabra
principal. El papel se convierte en la prolongacin de tu mente y en un
buen material para iniciar la redaccin. Elige el punto de vista desde el
que vas a abordar tu texto.
Finalmente, si tomas en cuenta cada uno de los aspectos anteriores,
podrs redactar con facilidad un escrito sobre Educacin Superior o
sobre El mar, etctera.

h) Elaboracin de un bosquejo. Una vez que tengas la informacin,


organzala:

Determina cul es la idea principal o tema.


Ordena las dems ideas de acuerdo con su importancia, de mayor a
menor.
Expresa cada idea con enunciados claros.
Organiza el texto.

i) Redaccin de un borrador. Elabora un primer intento de redaccin.

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j) Revisiones. En un proceso eficiente de revisin se debe tomar en


cuenta lo siguiente:

Sirve para mejorar globalmente el texto.


Afecta a fragmentos extensos de texto, las ideas principales y la
estructura.
Pueden surgir nuevas ideas.
El cambio de un trmino o palabra puede motivar a rehacer la
estructura de toda una frase o prrafo.

a) Redaccin definitiva. Despus de efectuar una ltima revisin, puedes


elaborar el texto definitivo. Todava recomiendo una ltima revisin
despus de poner distancia temporal; es decir, que conviene dejar a
un lado el texto definitivo por un tiempo determinado -segn la
urgencia que se tenga de presentarlo-, y volver a efectuar otra revisin
antes de darlo por terminado.

VOLVER

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2 DOCUMENTOS COMERCIALES

2.1 LA CARTA
Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre
empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus
empleados.
La expedicin de cartas u oficios est a cargo de funcionarios o
empleados autorizados mediante acto administrativo o el cumplimiento de
sus funciones. Vase acuerdo 060 de AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta,
oficio o A4, con logo, membrete y pie de pgina. Estos elementos
deberan estar preferida mente en todas las hojas. Para las carta u oficios
internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo,
membrete y pie de pgina, las dems con el logo. Vase acuerdo 060 del
AGN de octubre de 2001.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su
identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto. Vase el numeral
2.1.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

Tratar un solo tema por comunicacin


Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
Usar trminos respetuoso y cortes;
Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted
en singular o plural;
Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada
organizacin, y distribuir el texto de acuerdo con su extensin

2.1.2 RECOMENDACIONES GENERALES


Caractersticas Particulares Del Texto
Papelera

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La correspondencia como cartas, memorandos, circulares, constancias


y certificados se elaboran en la papelera establecida en original y
copia

Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Instrucciones)


se elaboran en original y una copia en papel bond, color blanco,
tamao oficio con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo. (El
formato se puede disear en el computador si no se cuenta con
papelera impresa).

Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond,


tamao carta.
Presentacin

Los documentos no deben presentar errores tcnicos, ortogrficos,


gramaticales ni de puntuacin.

La presentacin debe ser impecable sin borrones ni repisados.

El tipo y el tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto (se


recomienda arial, tamao 12).

La cinta que se utiliza para la impresin debe garantizar y mantener la


nitidez del documento.

El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la


tecnologa de impresin de que se utilice. Para impresora lser el
gramaje de las copias es igual al del original (75grs.).

La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de


microfilmacin.

Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseos


hechos en computador.

La transmisin va fax es un adelanto de informacin y exige el envo


inmediato del original, nico respaldo de valor probatorio.

Para garantizar la permanencia de la informacin contenida en papel


trmico se debe fotocopiar.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la


preservacin y conservacin del documento, por lo tanto, nunca debe

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afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por


emplear el formato de trmite de documentos.

El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el


deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo ser
emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

2.1.3 CARACTERSTICAS GENERALES DEL TEXTO


Uso de maysculas y minsculas

Las palabras escritas en mayscula sostenida no se dividen. Es


conveniente tildar las vocales escritas en mayscula sostenida,
cuando as lo requieran.

Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. NO se debe


exagerar su uso.

En espaol, se escriben con minscula los das, puntos cardinales y


las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo del
prrafo.

Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas,


lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.

Se debe distinguir el nombre propio del nombre genrico. Ejemplo:

Escritura de nmeros
Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con
espacio ni con punto.
Ejemplo: ao 1996
Cuanto en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden
de da, mes y ao.
Ejemplo: la reunin se celebrar el 28 de febrero de 2004.
Cuando se escribe en forma numrica abreviada, se representa en orden
de ao, mes y da.
Ejemplo: 2004-02-28.

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Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con
coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apstrofe
para las unidades de milln. El signo de pesos va unido a la cifra y la
palabra pesos sigue a la expresin en letras.
Ejemplo:
$5678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente,
m/cte., ni moneda legal, m/l.
Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los
decimales de estas ltimas se representan con ceros y no con la letra o
minscula, ni con el signo igual (=).

Ejemplo:
$435.342872.960,50
405.720,00
La escritura eventual de nmeros dentro de un texto se efecta de la
siguiente manera:
Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
Ejemplo:
Hemos enviado dos plegables con un total de nueve hojas cada uno.
Cuando estos nmeros hagan parte de un rango o de una serie, se
escriben en cifras.
Ejemplo:
La poblacin que se va a evaluar comprende nios entre los 8 y los 12
aos.
Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean
menores de 10.
Ejemplo:
8, 5%, escala 1:1000

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Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta


que desde el diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra, del
treinta y uno en adelante en tres palabras.
Ejemplo:
Diecisiete, treinta y dos
Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y en letras.
La cifra se puede expresar en primer trmino en letra o en nmeros, pero
conservando la opcin elegida a travs de todo el documento.
Ejemplo:
$1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos)
Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80)
Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios; el
indicativo entre parntesis.
Ejemplo:
Telfono (091) 243 72 50
Los nmeros de cdula se representan en cifras de miles separadas con
punto (.) y si la poblacin no es una capital, se aade el nombre del
departamento entre parntesis ( ).
Ejemplo:
C.C. 32.397.330 de Medelln
Cdula 19.825.345 de Honda (Tolima)
Para la denominacin de hora local se utiliza el modelo internacional de
24 horas.
Ejemplo:
Reunin de las 14:00 a las 16:00 horas
2.1.4 TRASCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS
Para destacar la trascripcin de un texto se dejan una sangra de cuatro
espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y
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finalizacin, as como continuidad en los prrafos de una trascripcin


completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es
necesario incluir.
2.1.5 DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES
Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su
respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la
Lengua.

CARGOS
Gobernadora
Asistenta
Consulesa
Decana
Gerenta
Alcaldesa
Jueza
Jefa
Ministra
Presidenta
Rectora
Revisora Fiscal
Secretaria General
Subgerenta
Tesorera
Vicerrectora

TTULOS PROFESIONALES
Abogada
Administradora de Negocios
Administradora de Empresas
Arquitecta
Bacteriloga
Biloga Marina
Comunicadora Social
Contadora Pblica
Geloga
Fsica Nuclear
Ingeniera
Mdica
Microbiloga
Odontloga
Psicloga
Diseadora Textil

Nota: Los cargos y ttulos deben llevar mayscula inicial o minscula,


segn se trate de nombre propio o trmino genrico.
Ejemplos:
Alicia Vargas, Ingeniera
Vendr la ingeniera Alicia Vargas
2.1.6 USO DE ABREVIATURAS
En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas.
Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, seor, seora,
factura, cuenta y otros).

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Se exceptan de las que forman parte de nombre o razn social de una


empresa si as las tienen registradas.
En los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia.
Ejemplos:
Ca. Colombiana de Modas S.A.
Rojas Hermanos Ltda.
Copia: Dr. Humberto Lpez Meza

2.2 UTILIZACIN DE LA CARTA


De acurdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
Regular o aclarar una situacin;
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
Dar respuesta a una comunicacin recibida;
Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente;
Solicitar detalles de sobre un asunto determinado;
Impugnar o corregir una situacin
Confirmar eventos ocurridos o pendientes;
Solicitar o remitir informacin, documentos u objeto;
Ofrecer agradecimiento, excusas o condolencias
Felicitar, invitar o convocar, y
Hacer llamados de atencin entre otros
2.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independientemente del estilo y segn su contenido, existen varias
clases, entre las cuales se destacan:

Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de


la organizacin;

Oficiales: se producen en las oficinas pblicas y organizacionales del


Estado

Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se


permite utilizar un lenguaje informal.

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2.4 PARTES DE LA CARTA


2.4.1 CDIGO
Se recomienda escribirlo a 3 cm 4 cm del borde superior, dejando de
cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete,
segn el estilo.
Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin
que produce el documento con sus respectivas series. Este responde al
sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Hace
referencia a la identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica y otros, de
la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en
caso de que exista.
2.4.2 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIN
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del cdigo y
en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, da, mes (en
minscula) y ao (sin separarlo con punto), segn el estilo
2.4.3 DESTINATARIO
A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar
de dos a tres interlineas libres, segn la extensin de la comunicacin.
Estos datos pueden ocupar varias lneas, de acuerdo con el tipo de
documento. Est conformado por los siguientes componentes:
2.4.3.1 Denominacin o ttulo acadmico
Se escribe en la primera interlinea libre. Los ttulos y cargos
correspondientes a damas se escriben como lo establece en la Real
Academia de la Lengua.
La denominacin, el tratamiento o ttulo acadmico se escriben con
mayscula inicial:
Ejemplo:

Seor
Doctor
Licenciado
Ingeniero
Economista

Seora
Doctora
Ingeniera
entre otros

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2.4.3.2 Nombre del destinatario


Se ubica en la segunda interlinea libre.
2.4.3.3 Cargo
Se ubica en la tercera interlinea libre
2.4.3.4 Organizacin
Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominacin
ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula
inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad
competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que
puedan contener la razn social.
Las siglas y acrnimos se escriben en mayscula sostenida, a menos que
la organizacin lo haya registrado de manera diferente.
2.4.3.5 Direccin
De acuerdo con el medio a travs del cual se realice el envi de la
comunicacin, en este espacio se escribe la direccin de nomenclatura, el
apartado, el fax o el correo electrnico. No se utilizan abreviaturas.
Para designar el nmero en la direccin se recomienda dejar tres
espacios entre la designacin principal y la nomenclatura. Cuando la
direccin contiene informacin complementaria como bloque, interior,
apartamento, entre otros, para su designacin se recomienda escribir la
palabra completa.
2.4.3.6 Nombre del lugar de origen
Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su
nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el
destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario
escribir el nombre del lugar de origen. No se utiliza los trminos la ciudad
o Presente.

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2.4.3.7 Pas
Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en la
misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la
interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensin de los datos.
Solo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de
origen como el nombre del pas se escriben en mayscula sostenida.

EJEMPLO 1

doctor
GUILLERMO GARCIA SNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnolgico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindo

EJEMPLO 2

Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO VLEZ
Gerente de Produccin
Qumica Nacional Ltda.
Carrera 26 63-32
Santiago de Cali Valle del Cauca

EJEMPLO 3

Seor
MICHEL MAURIAC
President- Directeur Gneral
AMSDE
26 Avenue de Verdun
33089 Bordeaux-Cedex
Francia

EJEMPLO 4

Seor
ANDRS URRESTA RA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador

EJEMPLO 5

Ingeniero
JORGE SNCHEZ
Coordinador de Informtica
Dow Chemical Colombia
Fax (5) 315 48 90
Barranquilla, Atlntico

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2.4.4 ASUNTO
Se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del
destinatario. Para efectos de esta seccin se recomienda tener en cuenta
los lineamientos de la norma. <<Se escribe la palaba asunto, con
mayscula inicial enseguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se
recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del ltimo dato del
destinatario. Constituye la sntesis del tema de documentos. Es
aconsejable expresarlo en un mximo de cuatro palabras. Se omiten
artculos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
nicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra
asunto en mayscula sostenida, seguida de dos puntos>>.
2.4.5 SALUDO
Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres
despus del asunto. Si se desea utilizar los saludos ms usuales,
Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.
Como saludo independiente se escribe a 2 interlneas del asunto.
(Apreciado seor Botero: Apreciada doctora Martha:)
Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlneas del asunto.
(Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca, y confirmamos)
2.4.6 TEXTO
Comienza a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo
independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una
interlinea libre entre prrafos y para efectos de redaccin y presentacin
vase el numeral 2.1.1
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve,
directa, sencilla y cortes
2.4.7 DESPEDIDA
Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Para utilizar las
despedidas ms usuales.
Expresin de cortesa que se presenta en dos alternativas. Existen
despedidas breves seguidas de coma (,)

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Ejemplos:

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,

Tambin se presentan despedidas con frase de cortesa terminada en


punto (.)

Ejemplos:

Agradecemos su gentil colaboracin.


Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta
antes de cuatro das.
Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicacin.

2.4.8 REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES


Los datos del remitente estn conformados por el nombre y el cargo. El se
sita de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayscula
sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula inicial
sin centrar.
La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente.
Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
2.4.9 LNEAS ESPECIALES
Si se requieren lneas especiales, se recomienda escribirlas a dos
interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un
tamao de letra menor al utilizado en el texto.
En bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin
abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se
deja a una interlinea libre del anterior y tambin alineado.
2.4.9.1 Anexos
Se detallan en el texto y al final de la comunicacin, a dos interlineas
libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, segn el caso, se
escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se
enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el numero de hojas,
folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y
separados por coma (,).

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EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).


EJEMPLO 2 Anexo: dos (10 folios, un cheque y un folleto).
EJEMPLO 3 Anexo: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un
disquete, una bolsa con afiches y un video didctico).
EJEMPLO 5 Anexo: cuatro (una invitacin en un folio, dos actas en 10
folios y un informe en 10 folios).
2.4.9.2 Copias
La palabra copia se escribe con mayscula inicial, sin abreviar y seguida
de dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o
a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A
un espacio se relacionan los destinatarios alineados as: tratamiento de
cortesa o titulo, cargo y organizacin. Si se dirige a un funcionario de la
misma entidad, se omite el nombre de la organizacin. Todo ello sin
abreviar
EJEMPLO 1 En lnea separada:
Copia: Seor Julio Montoya, Gerente AMS
Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A
Doctor Bernardo Murcia Vlez, Jefe de Aseguramiento de la
Calidad, COPAV
EJEMPLO 2 Para dependencias:
Copia: Gerencia
Gestin Humana
Direccin Financiera
EJEMPLO 3 Para cdigos de las dependencias:
Copia: 1010
1030
100
EJEMPLO 4 En lnea seguida:
Copia: Seores Juan Daz Prez, Director Tcnico; Jairo Ruiz Cano,
Director de Talento Humano; Cesar Arenas, Jefe de Produccin

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Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el


consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las
organizaciones.
2.4.9.3 Identificacin del transcriptor
Identificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la
elaboracin de las comunicaciones
A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y
copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron
en la redaccin, transcripcin y dems actividades relacionadas con la
elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineados. Cuando
sea necesario se debe aclarar el papel desempeado por cada uno de los
participantes.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems
actividades, no se requiere su identificacin.
EJEMPLO

Redactor:
Transcriptor:

Juan Carlos Lpez Mendieta


Anglica Mara Duque Duque

2.4.10 PAGINAS SUBSIGUIENTES


Para su presentacin el encabezado y el nmero de pgina
correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir
de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte superior
izquierda, a cero o una interlinea libre de la zona 1, debidamente
justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlineas
libres... se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan
en el ejemplo.
EJEMPLO
Margen izquierdo

Margen derecho

Ingeniero Luis Castaeda Londoo


Cartagena, 17 de agosto de 2005
Seora Claudia B. de Montoya 05-08-17
Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225

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2
2
2

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2.5 ASPECTOS GENERALES


Segn la norma dice que si es necesario todos los documentos que se
presentan en la gua se pueden imprimir por ambas caras de la hoja
2.5.1 ZONAS
2.5.1.1 Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye razn social, sigla o
acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el Nmero de identificacin
Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 4 cm,
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm
verticales desde el borde superior
2.5.1.2 Zona 2
Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo
electrnico, sitio web, fax, telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda
usar las siguientes medidas: entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior
de la hoja y centrado.
2.5.1.3 Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del
documento es complementaria de la zona 1.
Ejemplo

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2.5.2 MRGENES

Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se


recomienda que los mrgenes laterales sean simtricos a 3 cm.
Nota: en computador se trabaja con pginas paralelas, convirtindose el
margen izquierdo en interno y el derecho en externo.
Cuando se usa papel sin membrete, es recomienda dejar un margen
superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del
procesador de texto o computador). Este espacio es para la razn social
de la organizacin a la cual le pertenece el documento que se va a
generar. As mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm,
desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de pgina (dado
que tambin por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los
datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los mrgenes
laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 y 4 cm y a la
derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamao de encabezado y pie
de pgina.
Ejemplo:

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2.5.3 ESTILOS
Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se
tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y
semibloque.
2.5.3.1 Bloque extremo
Todas las lneas parten del margen izquierdo
2.5.3.2 Bloque
Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, asunto, firma
y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho
2.5.3.3 Semibloque
Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada
prrafo tiene una sangra de 5 espacios a 10 espacios
Nota: estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los
procesadores de palabras.

Ejemplos:

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51

Mximo 14 cm

De 1 a 2 interlineas libres

Cdigo

De 1 a 2 interlineas libres

Lugar y fecha de elaboracin


De 4 a 6 interlineas libres

Datos de destinatario
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________

Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Organizacin
Direccin
Telfono
Ciudad

De 1 a 2 interlineas libres

Asunto: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres

Saludo: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres

Texto:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres
________________________________________________________
___________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres

Despedida: _____________________________________________
De 4 a 6 interlineas libres

Remitente:
Cargo
De 1 a 2 interlineas libres

Anexos (opcional)
Copia (opcional)
De 1 a 2 interlineas libres

Transcriptor:
Redactor:

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Ficha Nmero 428142

Carta estilo bloque extremo

52

DC100-112
San Jos de Ccuta, 02 de marzo de 2013

Doctor
Jos Antonio Rojas
Gerente
Calzado Torcoroma
Calle 11 5 - 42 centro
Telfono 578 95 40
Ccuta
Asunto: Aprobacin Prstamo
Respetado doctor Rojas:
Para nuestro banco es un placer contar con gente como ustedes y por lo
tanto informamos que el crdito solicitado con nmero de radicado 28-0213 ha sido aprobado por la Junta Directiva.
As mismo le informamos que usted cuenta con un excelente respaldo y
su comportamiento en data-crdito es muy bueno, por lo que el monto
que tiene a su favor es de ciento cincuenta millones de pesos
($150.000.000), los cuales sern referidos a treinta y seis (36) meses,
con una tasa de inters de 2%.
Si aun esta interesado en el crdito favor dirigirse a cualquiera de las
oficinas de nuestro banco para ser atendido.
Cordialmente,

Juan Carlos Caicedo Gutirrez


Gerente
Redactor: Leonardo Ropero
Transcriptor: Yenny Bayona

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53

Mximo 14 cm

Cdigo
De 1 a 2 interlineas libres

Lugar y fecha de elaboracin


De 4 a 6 interlineas libres

Datos de destinatario
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________

Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Organizacin
Direccin
Telfono
Ciudad

De 1 a 2 interlineas libres

Asunto: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres

Saludo: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres

Texto:
________________________________________________________
________________________________________________________
______________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres
________________________________________________________
_________________________________
De 1 a 2 interlineas libres

Despedida: ______________________________________________

De 4 a 6 interlineas libres

Remitente:
Cargo
De 1 a 2 interlineas libres

Anexos (opcional)
Copia (opcional)
De 1 a 2 interlineas libres

Transcriptor:
Redactor:

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Ficha Nmero 428142

Carta estilo bloque

54

DP-001
Bucaramanga, 1 de marzo de 2013

Doctor
Luis Fernando Ferruchi D.
Jefe de Compras
ICBF
Carrera 36 80-22 Barrio La Mar
Bucaramanga
Asunto: Precios Nuevas Plizas
Respetado doctor Ferruchi:
Comedidamente nos permitimos anexar el catlogo de precios de las
nuevas plizas de seguros, con el fin de ser analizadas y determinen
las que continan vigentes.
Gracias por darnos la oportunidad de servirles
Atentamente,

Gabriel Jos Gutirrez


Director
Anexo: uno
Copia: Eduardo Gmez Santamara Jefe de Promocin y Mercadeo.
Redactor: Mnica lvarez
Transcriptor: Leonardo Ropero Contreras

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55

Mximo 14 cm

Cdigo
De 1 a 2 interlineas libres

Lugar y fecha de elaboracin


De 4 a 6 interlineas libres

Datos de destinatario
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
De 1 a 2 interlineas libres

Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Organizacin
Direccin
Telfono
Ciudad

Asunto: ____________________

De 1 a 2 interlineas libres

Saludo: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres

Sangra
de 5
espacio
s

Texto:
___________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres

Texto_________________________________________________
________________________________________________________
________________________
De 1 a 2 interlineas libres

Despedida: ______________________________________________

De 4 a 6 interlineas libres

Remitente:
Cargo
De 1 a 2 interlineas libres

Anexos (opcional)
Copia (opcional)
De 1 a 2 interlineas libres

Transcriptor:
Redactor:

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Carta estilo semibloque con sangra

56

Ref-005
San Jos de Ccuta, 01/03/2012

Seor
JOSE LARA CORTS
Jefe Departamento de Cobranza
Aguas Kapital
Avenida 6 Calle 11 Esquina, Piso 2
Edificio San Jos
Ccuta
Asunto: Solicitud Cambio Contador
Respetado seor Lara:
Por medio de la presente me dirijo a usted con el fin de solicitarle el
cambio del contador de agua de la subestacin de San Mateo, ya que por
motivos de deterioro del mismo ha venido presentando problemas en
nuestras instalaciones e incomodidades en algunas dependencias pues
tenemos filtracin de agua.
Agradezco la atencin prestada y a la espera de una respuesta pronta
y positiva
Cordialmente,

CARLOS RANGEL CUELLAR


Gerente
Copia: Enrique Abello, Gerente de Administracin de Edificios
Redactor: Xiomara Pearanda
Transcriptor: Xiomara Pearanda

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57

2.5.4 MODELOS

2.6 PLEGADO DE LA CARTA


Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba
de la mitad se efecta el primer doblez; luego borde superior hacia abajo
dejando pestaa de 1 cm se efecta segundo doblez.

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58

2.7 COMBINAR CORRESPONDENCIA


La combinacin de correspondencia permite la unificacin de un archivo
con texto fijo y datos variables; almacenados a travs de una carpeta
externa.
Como texto fijo, se debe usar una carta de presentacin que se tenga
guardada en el PC,
Para ello se realizaran los siguientes pasos:
2.7.1 INICIAR LA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA
1. Dar clic en el botn Archivo.
2. Dar clic en Abrir.
3. En la carpeta donde est almacenado el documento (la carta),
Seleccionar el archivo Carta de
Presentacin.
4. Dar clic en Abrir.

Ahora es necesario Guardar este


documento
para
realizar
el
ejercicio:
5. Dar clic en el Botn Archivo.
6. Dar clic en Guardar Como.
7. Dar nombre al archivo.
8. Dar clic en el botn Guardar

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2.7.1.1 Crear Los Destinatarios


Una vez guardado el documento, se inicia el procedimiento para realizar
la combinacin de correspondencia:
1. Dar clic en la opcin Correspondencia del men.
2. Seleccionar la herramienta Iniciar combinacin de correspondencia.
3. Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas, la carta proveniente de la
primera actividad, ya est configurada para combinar. Ahora es necesario
crear el listado de clientes a quienes se enviar la carta.
4. Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra men.
5. Dar clic en la opcin Escribir Nueva Lista
6. El cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla.
7. Debe establecer qu informacin va a almacenar en la lista de
destinatarios. Dar clic en el botn Personalizar columnas.

2.7.1.2 Eliminar Campos del Listado de Destinatarios


En el cuadro de dilogo Personalizar lista de direcciones, se puede
agregar campos necesarios o remover los innecesarios.
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1. Del listado, seleccione Campo de direccin 2, esta opcin ser


eliminada.
2. Dar clic en Eliminar.
3. Una advertencia aparece en pantalla, dar clic en el botn S. Note que
este campo desaparece del listado.
Realizar estos mismos pasos para:
Provincia o estado
Cdigo postal
Pas o regin

2.7.1.3 Crear nuevos Campos en el Listado de Destinatarios


Es posible crear campos que complementen el listado necesario de
destinatarios.
Crear un nuevo campo:
1. Es necesario crear un nuevo campo
dentro de la lista, dar clic en el
botn Agregar.
2. Digitar el nombre del campo, en
este caso Cargo.
3. Dar clic en Aceptar.
4. El campo Cargo aparece en la lista,
pero se debe ubicar debajo del
campo Apellidos.
5. Dar clic en Subir, hasta ubicar en el
sitio este campo.
6. Dar clic en Aceptar
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2.7.1.4 Ingresar los Datos del Destinatario

1. Dar clic en Tratamiento y digitar el texto Sr. Sra.


2. En este caso, dar clic en Nombre y digitar (Mnica).
La informacin de cada casilla, se debe encontrar en la carta que est
trabajando, Mnica Villanueva ser el primer destinatario. Cada dato debe
ser completado.
Para moverse entre celdas, pulsar la Tecla TAB o pulsar las Flechas del
teclado segn la direccin a la que necesite dirigirse.
3. Una vez completados los datos del primer destinatario, dar clic en el
botn Nueva entrada.
4. Llenar los datos del nuevo destinatario, repetir estas acciones con
todos los destinatarios.
5. Dar clic en Aceptar...
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6. El cuadro de dilogo, Guardar lista de direcciones aparece en


pantalla. Dar nombre al archivo.
7. Dar clic en el botn Guardar, se crear automticamente una carpeta
especial para guardar esta base de datos. Microsoft Word 2010 se
apoya en el programa Microsoft Access 2010 para administrar estas
listas...

2.7.1.5 Insertar Los Campos En El Documento Macros De Word


Una vez creada la lista de destinatarios, es necesario ubicar dentro de la
carta de presentacin, los campos que se combinarn con el listado. Se
inicia insertando una macro que actualice la fecha automticamente:
1. Seleccionar la fecha en la carta y borrar la seleccin, pulsando la Tecla
Backs pace.
2. Ir a la opcin Vista del men.
3. Seleccionar la herramienta Macros.
4. Del panel, seleccionar Ver macros.
5. En el cuadro de dialogo que aparece en pantalla, seleccionar
comandos de Word.
6. Digitar el nombre de la macro Insertar campo (debe ser todo pegado).
7. De las opciones en el listado, Seleccionar Insertar Campo Fecha.
8. Dar clic en el botn Ejecutar. La fecha se insertar automticamente.
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2.7.1.6 Editar Campos


El formato actual de la fecha no es conveniente para la carta, por eso se
debe cambiar el formato:
1. Dar clic sobre el elemento, un cuadro enmarca la fecha, pulsar botn
derecho sobre este campo.

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2. Del panel, seleccionar la opcin Editar campo.


3. En pantalla aparece el cuadro de dialogo Campo, del listado
propiedades de campo, en formatos de fecha, seleccionar una opcin.
4. Dar clic en Aceptar.
2.7.1.7 Insertar Campos Combinados
Los campos combinados son la informacin que se importar del
listado de destinatarios a la carta creada.
Para incluir los campos combinados dentro del documento, hacer lo
siguiente:
1. Seleccionar el texto Sr. o Sra. Y borrarlo con la tecla Backs pace.
2. Ir a la opcin Correspondencia.
3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.
4. Del panel, seleccionar Tratamiento

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Ahora se insertar el Campo Nombre:


1. Seleccionar el nombre en la carta, Pulsando las Teclas
Control+Shift+FlechaDerecha. (o dar clic sostenido en la palabra nombre).
2. Ir a la opcin Correspondencia
3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.
4. Seleccionar la opcin Nombre.

2.7.1.8 Insertar la Lnea de saludo


1. Es necesario seleccionar la lnea actual de saludo y borrarla con la
tecla Backspace.
2. Dar clic sobre la herramienta lnea De saludo.
3. Se abre el cuadro de dilogo, a continuacin se inserta la lnea de
saludo.
4. Entre las alternativas, se puede seleccionar el saludo ms pertinente
para el tipo de carta que se est construyendo. Escoger la opcin
Estimado.

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5. Clic en aceptar.

Tambin es posible escoger la forma de tratar al destinatario:


5. En el panel, se escoge la alternativa ms pertinente (primera opcin),
ya que la formalidad es necesaria para este tipo de documento.
Se puede visualizar el resultado de la lnea de saludo, aplicada a la lista
de destinatarios.
6. Dar clic sobre los controles (Para visualizar).
7. Dar clic en el botn Aceptar.

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2.7.1.9 Vista Previa de Resultados


Permite visualizar el producto de la combinacin:
1. Para activar la visualizacin de los resultados, dar clic en el botn
Vista previa de resultados.
2. Dar clic en los controles para ver el siguiente registro completo. Repetir
esta accin para generar vistas previas.
Para desactivar la vista previa, dar clic de nuevo en la herramienta Vista
previa de Resultado

2.7.1.10 Comprobacin Automtica de errores


Esta funcin se activa una vez se crea el documento que contendr las
cartas combinadas.
1. Del panel Vista previa de resultados, seleccionar la opcin
Comprobacin automtica de errores.
2. En el cuadro que aparece en pantalla, escoger la opcin Completar la
combinacin detenindose para informar los errores.
3. Dar clic en Aceptar.
NOTA: Inmediatamente se observa que se crea un archivo independiente
llamado Cartas1.
All se muestran todas las cartas

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Una vez finalizada la comprobacin de errores, se genera un documento


nuevo, llamado Cartas1.
Este archivo contendr todas las cartas combinadas, posteriormente se
procede a guardar dicho proceso.
1. Dar clic en el Botn Archivo.
2. Escoger la opcin Guardar como.
3. Se abre el cuadro de Dilogo Guardar como.
4. Dar nombre al archivo.
5. Dar clic en Guardar.

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2.7.1.11 Finalizar la Combinacin de Documentos


1. Se pasa al archivo original (en este caso Carta).
2. Dar clic en el botn Guardar.
3. Tambin se puede generar las cartas combinadas desde el botn
Finalizar y combinar.
4. Seleccionar la opcin Editar documentos individuales

5. Un pequeo cuadro de dialogo aparece para especificar cuales


registros sern combinados en un nuevo documento. Seleccionar la
opcin Todos.
6. Dar clic en Aceptar. Se guarda el documento generado con las cartas
combinadas.
7. Dar clic en finalizar y combinar
8. Seleccionar la opcin imprimir documentos
9. seleccionar los registros a imprimir en el cuadro de dialogo
10. Se abre el cuadro de dialogo imprimir

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Editar La Lista De Destinatarios:


Resulta posible editar el listado de destinatarios y realizar acciones para
combinar solo los contactos deseados.

1. Dar clic en la ficha Correspondencia.


2. Dar clic en el botn Editar lista de destinatarios.
3. Seleccionar el listado de destinatarios de la seccin Origen de datos.
4. Dar clic en el botn Edicin

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1. Seleccionar la casilla que desea editar. Puede realizar la edicin de


cualquier casilla del listado, tambin es posible adicionar nuevas
entradas, eliminarlas o personalizar las columnas:

2. Dar clic en la herramienta Buscando, con esta herramienta es posible


encontrar un contacto dentro del listado.
3. En el cuadro de dilogo buscar entrada, digitar la palabra que desea
buscar.
4. Dar clic en Buscar siguiente.
Fijarse que en el listado se resalte el contacto digitado anteriormente.

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Tambin se puede limitar la bsqueda enmarcndola en un solo campo:


1. Dar clic en la opcin Este campo.
2. Dar clic en la pestaa del men lista y seleccionar el campo.
3. Digitar la palabra.
4. Dar clic en el botn
Buscar siguiente
5. El resultado resalta
en
la
lista
de
destinatarios.
6. Una vez editada la
lista, dar clic en el
botn Aceptar.
7. Una advertencia de
actualizacin aparece
en pantalla, dar clic en
el

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2.7.1.12 Ordenar los Datos


1. Es posible dar orden a los destinatarios por medio de la herramienta
Ordenar
2. Se abre el cuadro de dilogo Filtrar y Ordenar.
3. En el Cuadro de dilogo, dar clic en la pestaa Ordenar Registros, para
as determinar el orden del contacto en la lista.
4. Dar clic sobre el
campo.
5.
Dar
Aceptar.

clic

en

2.7.1.13 Filtrar Datos


Es posible filtrar la lista por medio de esta herramienta:
1. Dar clic en Filtrar
2. Se abre el cuadro de dilogo Filtrar y Ordenar.
3. Para este caso se filtrar la carta para combinarla con los contactos de
la lista cuyo tratamiento sea Sra. Inicialmente deber escoger el campo
que va a formar parte de la condicin. Seleccionar Tratamiento.
4. Establecer la comparacin, para este caso escoger Es igual a.
5. En Comparar con, escribir la condicin Sra.
6. Dar clic en Aceptar.
7. En el listado aparecen solo los contactos que fueron denominados Sra.
en el campo tratamiento.
8. Dar clic en el botn Aceptar.

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2.7.1.14 Proteger el Documento


Es posible establecer una contrasea para acceder o modificar el
documento; Recuerde que si usted realiza esta accin y olvida la
contrasea, no podr recuperarla:
1. Ir al Botn Archivo.
2. Dar clic en la herramienta Informacin.
3. Seleccionar la herramienta proteger documento.
4. Seleccionar la opcin, Cifrar con Contrasea.
5. En pantalla aparecer una casilla para escribir la contrasea,
acompaada de un mensaje de advertencia. Deber digitar la contrasea,
recordando que esta distingue entre minsculas y maysculas.
6. Dar clic en Aceptar.
7. De nuevo aparece el cuadro de dialogo, esta vez para reescribir la
contrasea.
8. Dar clic en Aceptar.

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2.7.1.15 Propiedades del Documento


Cada archivo tiene propiedades tales como: titulo, autor, palabras clave,
etc. Para cambiarlas, se hace lo siguiente:
1. Dar clic en el Botn Archivo:
2. Seleccionar la opcin Informacin.
3. En el panel lateral derecho, dar clic en Propiedades y cuando salgan
las dos opciones, elegir mostrar el panel de documentos.

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4. Aparece una barra entre el Men y la hoja con casillas para completar
las propiedades del documento.
5. Llenar o modificar la informacin de las casillas, cada cuadrcula,
solicita un dato especfico para el documento.
2.7.1.16 Crear Una Nueva Plantilla
Las plantillas son documentos de Word preestablecidos que permiten
editar datos y guardar todo tipo de formatos. En este caso, la carta de
presentacin est ajustada a un formato, por lo tanto, se proceder a
guardar como plantilla.
1. Dar clic en el Botn Archivo.
2. Seleccionar la opcin Guardar como.
3. Se abre el cuadro de dilogo Guardar como.
4. Digitar el nombre de la plantilla.
5. En el listado de Tipo de archivo, dar clic en la opcin Plantilla habilitada
con macros de Word (recuerde que la carta tiene la macro de fecha. Si la
carta no tuviera macro, se seleccionara Plantilla de Word).
6. Dar clic en la casilla Guardar Miniatura. Esto permite generar una
imagen miniatura de la plantilla para pre visualizarla.
7. Dar clic en el botn Guardar.

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Cada vez que desee utilizar la plantilla, debe crear un documento nuevo

1. Dar clic en el botn Archivo.


2. Dar clic en la opcin Nuevo.

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3. Seleccionar la opcin Nuevo a partir de existente.


4. Se abre el cuadro de dilogo Nuevo a partir de un documento
existente.
5. Seleccionar la plantilla creada.
6. Dar clic en el botn Crear nuevo.

6. Anteriormente se protegi el documento con una contrasea, esta ser


requerida para abrir la plantilla que se cre. Digitar la contrasea.
7. Dar clic en Aceptar.
8. Una advertencia de Microsoft Word aparece en pantalla, indicando que
se ejecutar un comando SQL (la base de datos creada para el listado de
clientes que la carta contiene para la
combinacin de correspondencia).
9. Dar clic en el botn S. Se crear
un nuevo documento que deber
guardar y en donde podr hacer las
modificaciones pertinentes a la
plantilla.

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2.8 MEMORANDOS
Comunicacin escrita que se utilizan para transmitir informacin,
orientaciones o pautas entre dependencias locales regionales, nacionales
e internacionales.
2.8.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada
organizacin
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, corts y en modo
impersonal o en primera persona del plural
Distribuir el texto de acuerdo con su extensin
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
2.8.2 UTILIZACIN DEL MEMORANDO
Informar sobre un hecho en forma breve
Expresar necesidades
Hacer requerimientos
Regular o aclarar una situacin
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
Dar respuesta a una comunicacin recibida
Reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente
Conocer detalles sobre un aspecto determinado
Impugnar o corregir una situacin
Confirmar eventos
Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
Hacer llamados de atencin, entre otros.

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2.8.3 SU CLASIFICACIN
Se utiliza en estilo bloque extremo y bloque (Va el cdigo, fecha y la firma
con cargo del remitente centrado).
2.8.4 MRGENES
Son los mismos que se utilizan en la carta comercial.
2.8.5 PARTES
2.8.5.1 Encabezado
Denominacin del documento
A partir del margen superior de dos a tres interlineas se ubica la palabra
MEMORANDO, en mayscula sostenida y centrada.
2.8.5.2 Numeracin O Referencia
Se escribe de dos a cuatro interlineas de la palabra memorando.
2.8.5.3 Fecha
Se tienen en cuenta las mismas Normas Icontec en la elaboracin de
cartas comerciales y se escribe a cuatro interlineas del cdigo.
2.8.5.4 Encabezamiento
A cuatro interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la
preposicin PARA en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:).
Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayscula inicial.
A dos interlineas de la palabra PARA, se ubica la preposicin DE, en
mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan
los datos del remitente, con mayscula inicial.
A dos interlineas de la palabra DE, se ubica el vocablo ASUNTO, en
mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la
sntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con
mayscula inicial.

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2.8.5.5 Diligenciamiento De Datos Del destinatario Y Remitente


1. ALTERNATIVA
DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por
coma.
REMITENTE: Nombre y cargo, separados por coma.
Ejemplo:
PARA:

Doctora Alicia Garca Prez, Secretaria General

DE:

Guillermo Castro Bermdez, Director Seccional

2. ALTERNATIVA
DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por
coma.
REMITENTE: Cargo y dependencia o cargo.
Ejemplo:
PARA:

Doctora Alicia Garca Prez, Secretaria General

DE:

Director Seccional

3. ALTERNATIVA
DESTINATARIO: Cargo y dependencia o cargo.
REMITENTE: Cargo y dependencia o cargo.
Ejemplo:
PARA:

Secretaria General

DE:

Director Seccional

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2.8.5.6 Asunto
Esta palabra se escribe en mayscula sostenida a dos interlineas libres
de la preposicin de (remitente).
2.8.5.7 Texto
Se escribe de cuatro interlineas de la palabra asunto, puesto que el
saludo va incluido en el primer prrafo, dejando dos interlineas libres entre
prrafos. Para efectos de redaccin y presentacin.
2.8.5.8 Despedida
Se recomienda escribirla a dos interlineas del texto; su ubicacin vara
segn el estilo elegido.
2.8.5.9 Remitente Y Firmas Responsables
Se escribe a cuatro a seis interlineas de la despedida con el cargo.
Cuando se aplican las alternativas segunda y tercera en el
encabezamiento, se escribe el nombre del remitente con mayscula
sostenida.
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos
elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica
la alternativa uno, solo debera aparecer la firma del remitente.
Ejemplos:

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2.9 CIRCULARES
Comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como
externamente.
2.9.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de
carcter general.
La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones,
normas, lineamientos y polticas y la circular externa para dar a
conocer
reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otro,
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tratar un solo tema;


Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
Usar tratamiento respetuoso y cortes
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de
cada organizacin
Distribuir el texto de acuerdo con su extensin

2.9.2 CLASES DE CIRCULARES

La circular general se dirige a un grupo especfico de personas


La carta circular est dirigida en forma personalizada

2.9.3 PARTES
2.9.3.1 Encabezado
De cero a una interlinea libre de la zona 1 se escribe la palabra Circular,
en mayscula sostenida y centrada, acompaado por el Consecutivo que
la identifica, si se requiere
2.9.3.2 Cdigo
Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del encabezado
2.9.3.3 Lugar De Origen y Fecha de Elaboracin
Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del cdigo

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2.9.3.4 Encabezamiento Y Destinarios


De dos a tres libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula
sostenida, seguida del grupo destinario de la circular y su ubicacin, de
acuerdo con el estilo utilizado
En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la
elaboracin de la carta
La preposicin PARA no va seguida de dos puntos (:) en el caso de la
carta circulas, no se debera utilizar
EJEMPLO 1 Estilo bloque
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
EJEMPLO 2 Estilo bloque extremo
PARA COORDINADORES AREAS DE SISTEMAS, LOGISTICAS
JURIDICA

EJEMPLO 3 Estilo bloque extremo


PARA PROVEEDORES
2.9.3.5 Asunto
Se escribe a dos o cuatro interlineas libres de los datos del destinatario
contra el margen izquierdo.
2.9.3.6 Saludo
Se incluye en el inicio del texto.
2.9.3.7 Texto
Se inicia de dos a cuatro interlineas libres del asunto. Se escribe a
interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una
interlineacin libre. En circulares de uno o dos prrafos se puede dejar
interlineacin de uno y medio entre reglones y doble entre prrafos.

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2.9.3.8 Despedida
Se escribe a dos interlineas libres del texto.
2.9.3.9 Remitente Y Firmas Responsables
Se escribe a seis interlineas libres de la despedida se escribe el
del remitente en mayscula y el cargo.

nombre

2.9.3.10 Lneas Especiales


Se escribe a dos o cuatros interlineas del remitente se escriben anexo,
copias y transcriptor.
2.9.3.11 Identificacin de Pginas Subsiguientes
El encabezado se escribe de tres a cuatro centmetros del borde superior
de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo o
razn social, con mayscula inicial. Est constituido por la lnea
de
identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra
el margen derecho.
La lnea de identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo
de la fecha.
El primer prrafo de las paginas subsiguientes se inicia de una a dos
interlineas libres del encabezamiento. La ltima pgina debe contener
como mnimo. El prrafo de cierre antes de la despedida.
Lnea de identificacin en el margen izquierdo y nmero de pgina en el
margen derecho
EJEMPLO 1 Circular 040 Ccuta 12 de mayo de 2009

EJEMPLO 2 Circular DG-1-057

Ejemplo:

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2.10 ACTA
Las actas expresan lo tratado en una
reunin o situacin especfica. Son
documentos
que
adquieren
valor
administrativo, legal, jurdico e histrico
desde el momento de su creacin.
De acuerdo con la importancia o
caractersticas especficas del acta, cada
organizacin debe cumplir con lo
ordenado en la legislacin vigente y en
algunos casos se debe presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta
se debe elaborar en el papel con membrete.
2.10.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se
debe aclara si carcter de la reunin es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunin o
situacin especificas sin escribir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que
deben redactarse en tiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse
con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico,
tampoco debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales y
puntuacin.
Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las
decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algn
participante, se anota las discrepancias o aclaraciones necesarias.
Cuando haya votaciones, se indica el nmero de los votos emitidos a
favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran
los resultaos y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que se presenta una mocin y es
necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea
necesario mencionar la intervencin de los asistentes, se hace con su
nombre completo.

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2.10.2 CARACTERSTICAS DE PRESENTACIN


Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se
destinen para el afecto.
Las presentaciones originales y copias deben ser impecables, sin
borrones ni repisados.
Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en un
mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del
organismo y con la numeracin continua para cada uno.
2.10.3 CLASIFICACIN DE ACTAS
2.10.3.1 Registradas
Documento que corresponde a reuniones de sociedades annimas,
limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obligan a
cumplir condiciones especficas de la entidad competente.
2.10.3.2 No Registradas
Documento que constituye la memoria de las reuniones
administrativos.

o actos

2.10.4. CLASES DE ACTAS

Actas comits:
Actas del consejo municipal
Actas de consejos
Actas de juntas directivas
Actas de asambleas
Actas de reuniones administrativas
Actas de levantamiento de cadveres
Actas de baja de inventarios
Actas de eliminacin de documentos
Actas de sociedades
Actas de entrega

2.10.5 PARTES DEL ACTA


2.10.5.1 Titulo
El ttulo est conformado por el nombre del grupo que se rene, se
escriben:

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Centrado
Mayscula sostenida
Se puede utilizar negrilla para resaltar
Ejemplo:
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMIT 002 ELOBORACION Y DIVIGACIN DE
DOCUMENTOS
REUNIN JUNTA DIRECTIVA
2.10.5.2 Denominacin Del Documento Y Nmero
Una o dos interlineas se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida,
centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.
Ejemplo:
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
ACTA 001

2.10.5.3 Encabezamiento
El encabezamiento est conformado por las palabras fecha, lugar, hora,
lugar, asistentes, ausentes o invitados, cada una de ellas en mayscula
sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados despus de dos
espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en
mayscula.
2.10.5.3.1 Lugar De Origen y Fecha De Reunin
Contra el margen izquierdo, a cuatro interlineas de la denominacin del
documento, se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde
se realizado la reunin y la fecha completa (da, mes, ao en minscula y
ao sin separarlo con puntos). La ciudad separada de la fecha con una
coma.
Ejemplo:
FECHA: San Jos de Ccuta, 15 de febrero de 2013

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2.10.5.3.2 Hora
Contra la margen izquierda, a dos interlineas dela fecha se escribe la
palabra hora en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se escribe la hora que inicio y de finalizacin de la reunin.
Ejemplo:

HORA: 14:00 horas a las 17:00


horas

2.10.5.3.3 Lugar
Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas de la hora se escribe la
palabra lugar, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se escribe el sitio de la reunin.
Ejemplo:

LUGAR:

Hotel Tonchala; Saln Diamante

2.10.5.3.4 Asistentes
Contra margen izquierdo, a tres interlineas del lugar se escribe la palabra
asistente, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente,
se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos
completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que
desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y
se sigue el orden jerrquico establecido para reunin. En caso de igual
jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos.

Ejemplo orden jerrquico:


ASISTENTES:

Alberto Casas Snchez; Gerente


lvaro Guzmn Gil, Subgerente
Amanda Len Prez, Secretaria
Carlos Santana Garzn, Contador
Ana Mara Ramos Vivas, Revisora Fiscal

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En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y


pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir
alfabtico por entidades.

Ejemplo 2:
ASISTENTES:

Rumbeen Acosta Zapata, ANDES LTDA.


Patricia Campos Parada, Internacional S.A.
Rosan Restrepo Daz, Mundial de Vestidos S.A.

En comits internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la


reunin, el orden alfabtico se aplica por dependencias. Si hay varias
personas de una misma dependencia se es cribe en orden jerrquico.
Ejemplo 3:
ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe De Divisin Administrativa
Mara Campos Serrano, Jefe De Divisin Financiera
Cuando sea extensa la informacin correspondiente a los asistentes, esta
ltima se ubicara en el rengln siguiente alineada.
Ejemplo 4:
ASISTENTES:

Luis Felipe Avendao Garca, presidente sala


Consejeros principales:
Ernesto lzate Garca
Adela Martnez de plata
Consejeros suplentes:
Martha Bermdez Martnez
Oscar Cardona vega

Cuando varias personas tiene una misma denominaciones d cargo


dentro de la reunin, se podra enunciar con un subttulo comn a
interlneas sencillo.

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2.10.5.3.5 Representaciones
En la lista de asistentes es necesarias aclarar cuando una persona lleva
la representacin de otra:
En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la
entidad completamente, se indica el nmero de derechos propios o
ajenos representados y tratndose de sociedades por acciones, el
nmero de acciones suscritas de verificacin de qurum legal o
estatutario.
En reuniones o comits organizacionales internos, se aclaran cuando
una persona asiste por derecho propio y que adems lleva la
representacin de otra. Dicha persona se anota dos veces: como
asistentes y como representantes.
En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que
si los socios concurre a travs de apoderado, debe escribirse el
nombre de este y si el socio o accionista es una persona jurdica o un
incapaz, se indica en que calidad acta su representante. Para ms
informacin, vase la circular D-001/91 de la superintendencia de
Sociedades.
Ejemplo 1:
ASISTENTE: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez, Vocal

NOTA: cuando los asistentes pasan de 15 se elaboran una lista aparte,


que se incluyen como primer anexo en el acta.
Ejemplo 2:
ASISTENTES:

lista adjuntan (120 personas)

2.10.5.3.6 Invitados
A continuacin de la lista de asistentes, a tres interlineas del ltimo
nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayscula
sostenida, seguida de dos puntos: (:) y contra el margen izquierdo. Los
nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, a
internacional sencilla y despus del tratamiento.
Ejemplos:

INVITADOS: Mara Jimena Snchez Lpez, observadora


Josefina Vlez Meja, asistente administrativa
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2.10.5.3.7 Ausentes
Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas del ltimo nombre y con
mayscula inicial sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de
dos puntos (:). A dos interlineas contra la margen izquierda se enumeran
los temas motivos de la
Ejemplo:
AUSENTES: Pedro Noriega Rodrguez, Secretario (con excusa)
Javier Suarez Quintero, Delegado (sin excusa)
2.10.5.4 Orden del Da
Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del ltimo nombre y con
mayscula sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos
puntos (:). A dos interlineas y contra el marguen izquierdo, se enumeran
los temas de la reunin, con mayscula inicial identificndolos con
nmeros arbigos, todos a interlineado sencillo.
Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguiente se
escriben contra el marguen izquierdo interlineacin sencilla. Entre el tema
y el tema se dejan dos interlineas.
2.10.5.5 Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del ltimo tema y con
mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos
puntos (:). A dos interlineas contra el marguen izquierdo, se inicia el
primer tema con numero arbigo.
A dos interlineas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble
entre prrafos. Para escribir el numeral y el tema siguiente se dejan dos
interlineas, separando los prrafos de cada numeral con una interlinea.
La primera actividad debe ser la verificacin del qurum, teniendo en
cuenta las disposiciones internas de la organizacin.
La segunda actividad debe ser la lectura, discusin y aprobacin del acta
anterior, donde se indica si fue aprobada y se anota las modificaciones
que se presente.

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De acuerdo con el orden del da planteado y aprobado para la reunin, se


registra los temas tratados, haciendo nfasis en las decisiones
aprobadas.
Generalmente, la ltima actividad correspondiente a las proposiciones y
varios.

2.10.5.6 Compromisos
Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de
actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunin, especificado
nmero de acta, actividades, compromisos o tareas, responsables (s),
fecha de la realizacin y observaciones.
2.10.5.7 Convocatoria
Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria
mayscula sostenida, a dos interlineas del ltimo rengln del texto contra
el marguen izquierdo y con mayscula inicial, de cuatro a cinco
interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.
Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de
manera jerarquas quede contra el marguen izquierdo y el que le sigue,
en el mismo rengln a hacia la derecha.
Ejemplo:
CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar en la oficina de
Barraquilla, carrera 54 74-68, saln Diamante, el 17 de abril de 2013, a
partir de las 09:00 horas.
2.10.5.8 Firmas, Nombres Y Cargos
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en
mayscula sostenida o con mayscula inicial, de seis interlinea a partir de
la ltima interlinea del acta. El cargo se escribe a interlineacin sencilla
del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.
Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de
manera que el mayor jerarqua quede contra el marguen izquierdo y el
que le sigue, y en el mismo rengln hacia la derecha.
Ejemplo:
MANUEL CHACN CORREA
JUAN CAMILO VLEZ CANO
Presidente
Secretario
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En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco


interlineas del otro, distribuido por pares y en orden alfabtico de su
primer apellido. Si el nmero de firma es impar, la ltima se centra.
En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la
expresin pasan firmas. Seguida de dos puntos (:), sobre l, margen
inferior y contra el margen derecho.
2.10.5.9. Paginas Subsiguientes
Lneas de identificacin (margen izquierdo) nmero de pgina (margen
derecho)
Ejemplo 1
Reunin de comit acadmico-Acta 002

Ejemplo 2
Acta 040
Montera, 12 de octubre de 2012

Ejemplo 3
Acta 040 REUNIN EXTRAORDINARIA
Bogot D.C., 12 de octubre de 2012

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100

RAZON SOCIAL sino tiene membrete

Entre 3 y 4 cm

2 interlineas

tiene membrete

TTULO Y CARCTER DE LA REUNIN


4 interlineas

DENOMINACIN DOCUMENTO
3 interlineas
ACTA NMERO
4 interlineas
Entre 3 y
4 cm

FECHA:(fecha y lugar de la reunin)


2 interlineas
Entre 3
y 2 cm

HORA:
2 interlineas
LUGAR:
2 interlineas
ASISTENTE:
2 interlineas
INVITADOS: (si los hay)
2 interlineas
ASUNTES: (si los hay)
2 interlineas
ORDEN DEL DA
1. (Nmero y tema)
2. (Nmero y tema)
3 interlineas
DESARROLLO
1.
(nmero y tema)
Texto correspondiente
Entre 3
y 2 cm

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Ficha Nmero 428142

101

ACTA (NMERO)

CONVOCATORIA: (para nueva reunin)


5 interlineas

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS


Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS


Cargo

2 interlineas
Anexos: (opcional)
2 interlineas
Transcriptor:

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102

COMPAA NACIONAL DE PETRLEOS

REUNION COMIT FINANCIERO

ACTA 030

FECHA:

San Jos de Ccuta, 12 de marzo de 2013

HORA:

De las 14:00 a las 17:00 horas

LUGAR:

Hotel Tonchala; Saln Diamante

ASISTENTES:

Alberto Casas Snchez; Gerente


lvaro Guzmn Gil, Subgerente
Amanda Len Prez, Secretaria
Carlos Santana Garzn, Contador
Ana Mara Ramos Vivas, Revisora Fiscal

INVITADOS:

Seora Dora Acosta del Rio, Directora Centro Petrolero del Pacifico

AUSENTE:

Mario Fernndez Bustos, Asistente Administrativo

ORDEN DEL DIA


1.
2.
3.

Llamada a lista y Verificacin del qurum,


Lectura, comentarios y aprobacin del acta anterior
Presentacin del informe financiero de la compaa

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103

Reunin de Comit Financiero -Acta 011

DESARROLLO
1. 1. Llamada a lista y verificacin del qurum
La secretaria del Comit Financiero llam a lista y constat la inasistencia de uno de los
miembros, as se comprob la asistencia del QURUM para proceder a iniciar la sesin
2. Lectura, comentarios y aprobacin del acta anterior
La secretaria del Comit Financiero Ley el acta 029, que fue aprobada por unanimidad.
3. Presentacin del informe financiero de la compaa.
El doctor Alberto Casas Snchez, Gerente de la compaa, explic ampliamente la
situacin financiera de la empresa, hizo aclaraciones al balance t al estado de ganancias y
prdidas.
El comit examin los documentos presentados y despus de algunas consideraciones
sobre los resultados procedieron a aprobarlos.
Varios. Finalmente, el seor gerente hizo participes a los asistentes del nuevo producto
(ACPM) que la compaa lanzara al mercado muy pronto.
El comit recomend considerar este tema en la prxima reunin, para lo cual solicito
realizar un estudio minucioso para determinar la demanda que tiene este producto
actualmente en el mercado.

CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizara en la sala de juntas del Hotel El Samn,


el 26 de mayo de 2003 a las 13:00 horas en el Saln.

JULIO CUBILLO GOMEZ


Presidente

JESSICA PAOLA RICN


Secretaria

Transcriptor: Fabin Santiago Parra

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104

2.11 HOJA DE VIDA


Es un resumen escrito y ordenado de su capacitacin profesional y de su
experiencia laboral. De su Correcta presentacin y elaboracin,
depender el xito de su bsqueda de empleo. El objetivo principal de la
misma ser presentar a su potencial empleador informacin sobre usted
mismo, que posibilite una entrevista posterior. Relacin de los datos
personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una
persona para el desarrollo de una determinada actividad.
2.11.1 CARGO
Titulo de la posicin que ocupa una persona
2.11.2 DATOS PERSONALES
Expresin en mayscula sostenida que se escribe contra el margen
izquierdo.
De tres o cuatro interlineas de la identificacin del documento
Los datos personales se presentan a las columnas y constan de los
siguientes enunciados: nombre, identificacin (cedula y libreta militar),
fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y telfono.
Opcionales: licencia de conduccin, pasaporte, tarjeta (matricula)
profesional.
Los enunciados se escriben en mayscula sostenida, contra el margen
izquierdo, seguidos de los dos puntos ( : ) los datos correspondientes
se anotan, tabulados a dos espacios de la lnea de escritura ms
larga.
2.11.2.1 Nombre
La palabra NOMBRE se escribe en mayscula sostenida.
A tres interlineas de la expresin DATOS PERSONALES.
Al frente, con la tabulacin establecida, se anota el nombre y los
apellidos en mayscula sostenida.
2.11.2.2 Identificacin
El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglones de la lnea
anterior

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Al frete se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad,


cedula de ciudadana, libreta militar o cedula de extranjera con el nmero
respectivo y la ciudad de expedicin
Ejemplo:
Cedula de ciudadana 41.835.946 de Cali
Cedula de extranjera 121713 de Buga
Tarjeta de identidad 811004-1420de Buga
La clase de documento de identificacin se puede presentar en forma
abreviada as:
C.C
C.E
T.I

41.835.946 de Cali
121713 de Bogot
801205-1005 de Buga

2.11.2.3 Fecha De Nacimiento


La expresin FECHA DE NACIMIENTO se escribe a dos reglones de
la lnea anterior.
Al frente se anotan con mayscula inicial, el nombre de la ciudad y la
fecha completa
Separados por coma.
Ejemplo:
Bucaramanga, 13 de febrero de 2013
Cuando se trata de ciudades no capitales, se necesarios escribir entre
parntesis el nombre del departamento
Lbano (Tolima), 12 de julio 2013
2.11.2.4 Domicilio
El enunciado DOMICILIO se escribe en mayscula sostenida.
A dos reglones de la lnea anterior.
Al frente se anotan la direccin y la ciudad de residencia
Ejemplo:
Carrera 45 27-83 Apartamento 101 Cali

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2.11.2.4 Telfono
La palabra TELEFONO se anota en mayscula sostenida.
A dos reglones de la lnea anterior.
Al frente se escribe el nmero telefnico, separado nicamente con
espacio.
Ejemplo:
271 34 56
254 38 69
2.11.3 ESTUDIOS:
Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen
izquierdo.
A tres renglones de la ltima lnea de los datos personales.
Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientes
enunciados: estudios primarios, segundarios, de posgrado y otros.
Los enunciados se escriben en mayscula sostenida, contra el margen
izquierdo, seguido de dos puntos ( : ) los datos correspondientes se
anotan tabulados a dos espacios de lnea de escritura ms larga.
2.11.3.1 Primarios Y Segundarios:
El vocablo PRIMARIO O SEGUNDARIO se escribe a tres interlineas
del ttulo ESTUDIOS
Al frente, con la tabulacin establecida se anota el nombre del
establecimiento, el ttulo obtenido o los periodos cursados, la ciudad y
el ao de terminacin.
Ejemplo:
Colegio La Paz, Bachiller Acadmico. Pereira, 1985
2.11.3.2 Universitarios Y De Posgrado
El enunciado correspondiente se anota a dos interlineas del ltimo
regln escrito.
Al frente, con la tabulacin establecida, se registran el nombre del
establecimiento
Se puede suprimir la informacin sobre estudios primarios o
segundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario.

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Ejemplo:
Universidad de Ciencias del Mar, Bilogo Marino. Isla de Providencia,
1996
2.11.3.3 Estudios Complementarios
Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen
izquierdo, a tres interlineas del ltimo regln escrito.
A tres interlineas del ttulo anterior, se relacionan a los cursos o
seminarios, destacdnoslos en negrilla o en maysculas sostenida. A
continuacin se anotan la duracin, los nombres de las instituciones, la
ciudad y la fecha.
Ejemplo:
Capacitacin para Formadores en calidad Total, 50 horas. Escuela
Superior de Negocios. Santiago de Chile, agosto de 1996

2.11.4 EXPERIENCIA
Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen
izquierdo.
A tres interlineas del ltimo regln.
Se relacinenlos nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de
servicio, comenzando con el ultimo cargo desempeando. Cada
referencia se anota a un regln entre lneas y a dos entre prrafo.
El nombre de la empresa se escribe en mayscula inicial y con la
denominacin ms ampliamente conocida, es decir, nombre completo,
sigla o acrnimo.
El cargo desempeado se escribe a continuacin del nombre de la
empresa, se destaca el cargo en negrilla o en mayscula sostenida.
Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones
desempeadas en el cargo que se desee destacar.
El tiempo de servicio. A continuacin del cargo, se anotan el tiempo de
servicio con las fechas de ingreso y retiro.
Ejemplo:
Recicladores de Colombia. Secretaria Departamento de Relaciones
Publicas, 1991 -1993
Resolidos. JEFE DE ORGANIZACIN Y METODOS, desde abril de
1980 hasta la fecha.

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2.11.5 INVESTIGACIONES, PBLICAS Y OTROS


La informacin relacionada con investigaciones, publicaciones afiliacin a
entidades, distinciones recibidas y otros, se representa as:
El titulo que corresponda se escribe en mayscula sostenida, contra el
margen izquierdo, a tres interlineas del ttulo se hace la primera
descripcin. Cada descripcin se anota a un regln entre lneas y a
dos entre prrafos.
Los ttulos de las investigaciones, publicaciones, afiliaciones,
distinciones y otros se destacan en negrilla o en mayscula sostenida.
Ejemplo:
INVESTIGACIONES:
Normatividad Bsica de Microfilmacin en Colombia. Coordinador de
la investigacin. Escuela Nacional de Derecho. Armenia, 1993.
PUBLICACIONES:
MANUAL DE ADMINISTRACION FINACIERA. Autor 1980
AFILIACIONES:
Asociacin Colombiana de Ingeniero, Presidente, desde 1980

2.11.6 REFERENCIAS
Las referencias se clasifican en laborales y personales.
Las referencias laborales, se escriben en mayscula sostenida, contra
el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo rengln escrito.
A tres interlineas del ttulo se escriben el nombre de la empresa y los
datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que
desempea, direccin y telfono). Cada referencia se anota a un
rengln entre lneas y a dos entre prrafos.
Ejemplo:
REFERENCIA LABORALES
Agrcola La Merced S.A Ingeniero Pablo Ortiz Villegas, Jefe de
Produccin.
Calle 12 9- 85 Acacias Meta telfono 271 43 90
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Las referencias personales, se escriben en mayscula sostenida


contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo regln escrito.
Los daos de la persona que da la referencia, como el nombre, la
profesin o dignidad, subsiguientes se anota a un regln entre lneas y
a dos entre prrafos.
Cuando se cite a una persona como referencia se debe contar con su
autorizacin.
Ejemplo:
REFERENCIAS PERSONALES
Doctor Gustavo Martnez Arias, Representante a la Cmara. Manizales,
telfono 5 85 88 10
2.11.7 NOMBRE Y FIRMA
De acuerdo a seis interlineas del ltimo regln, contra el margen
izquierdo.
Se escribe el nombre completo, en mayscula sostenida y sobre este
la firma correspondiente.
De preferencia con tinta negra.
2.11.8 FECHA DE PRESENTACIN
De tres a cuatro interlineas del nombre se escriben la ciudad y la fecha de
presentacin, separados por coma.
2.11.9 PAGINAS SUBSIGUIENTES
La clida, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en
todas las hojas.
Todas las hojas deben finalizar en prrafo completo.
El encabezado se ubica entre 2cm y 3 cm del borde superior de la hoja
y se escribe en mayscula inicial.
Las lneas de identificacin se escriben contra el margen izquierdo y el
nmero de la pagina contra el margen derecho.
La lnea de identificacin est constituida por el nombre del documento
y el de quien presenta la de hoja vida.
Ejemplo
Margen izquierdo

Margen derecho

Hojas de vida de Luis Carlos Garca Rodrguez

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El primer prrafo de las paginas subsiguientes se inicia de dos a tres


interlineas del encabezado.
2.11.10 ASPECTO GENERALES
La hoja de vida se debe enviar en original y acompaada de una carta
remisoria, cuando se enva por fax.
Los datos descritos en las hojas de vida deben ser veraces; stos son
constatados por la entidad que la recibe.
Se debe adjuntar una fotografa reciente que se adhiere en la parte
superior derecha de la primera hoja.
Cuando se desee se puede citar las fortalezas y experiencias.
Se recomienda emplear hojas en blanco, teniendo en cuenta que la
distribucin, contenido y la presentacin, contribuyen a despertar el
inters de quien analiza la informacin que proporciona.
PAS A PASO COMO REALIZARLA
1. Se escribe la letra en Arial, tamao 12.
2. Se escribe a dos interlneas HOJA DE VIDA en mayscula sostenida
3. Debajo de la representacin se coloca la foto

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HOJA DE VIDA
3 a 4 Interlinea
DATOS PERSONALES
3 Interlinea
NOMBRE:
2 Interlinea
IDENTIFICACION:
2 Interlinea
FECHA DE NACIMIENTO:
2Interlinea
ESTADO CIVIL:
2 Interlinea
DOMICILIO:
2 Interlinea
TELEFONO:
3 Interlinea
ESTUDIOS:
3 Interlinea
SEGUNDARIOS:
2 Interlinea
UNIVERSITARIOS:
3 Interlinea
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS
3Interlinea
EXPERENCIA
3 interlinea
PUBLICACIONES, INVESTIGACIONES Y OTROS
3 Interlinea
REFERENCIA LABORALES
3 Interlinea
REFERENCIA PERSONALES
3 Interlinea

4 a 6 Interlinea
NOMBRE FIRMA
3a4
CIUDAD FECHA DE PRESENTACION

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HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES

NOMBRE:

SANDRA PATRICIA CORTES DUARTE

IDENTIFICACION:

C.C 51.289.422 de Cali

FECHA DE NACIMIENTO: Santa Marta,5 de agosto de 1965


ESTADO CIVIL:

Casada

DOMICILIO:

Calle 45 66-22 Copacabana, Antioquia

TELEFONO:

2 34 89 55

ESTUDIOS
SEGUNDARIOS:

Colegio Nuestra Seora del Rosario,


Bachiller, Bogot D.C, 1981

UNIVERSITARIOS:

Universidad Externado de Colombia,


Administradora de Empresas Bogot D.C

1986
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS:

Seminario de Relacin Publica, 80 horas. Colegio Mayor de Antioquia


Medelln, agosto de 1991
Formadores en calidad Total, 50 horas. Escuela Superior
Negocios. Santiago de Chile, agosto de 1996

de

EXPERENCIA
Cotransal. Asistencia Relaciones Industrializares, desde abril de
1992 hasta la fecha Funciones: Programar Controlar y dirigir el proceso
de seleccin de personal, Distribuidora Colombiana. Auxiliar de
Personal, 1991-1992

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Hoja de vida de Sandra Patricia Cortes Duarte

REFERENCIAS LABORALES
Distribuidora Colombia. Doctor Jorge Alberto Reyes Soto, Jefe de
Relaciones Industriales. Avenida de las Amrica 4-92, Bogot D.C
telefono480 05 06
Cotrasal. Seor Carlos Eduardo Gamboa, Jefe de Recursos Humanos
Avenida 68 10-34,Bogot, telfono 267 67 87

REFERENCIA PERSONALES
Doctor Roberto Ramrez Andrade, Asesor Financiero del Banco de la
Repblica Bogot D.C, telfono 283 47 65
Doctora Juliana Emma lzate, Senadora de la Repblica. Santa Marta,
telfono 285 34 76

SANDRA PATRICIA CORTES DUARTE

Bogot D.C, 7 de febrero de 1997

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2.12 CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS

2.12.1 CONSTANCIAS
Es un documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad,
puede ser personal. Segn el hecho o el acto se clasifican en Constancias
para:
Tiempo de servicio.
Experiencia.
Salarios u honorarios.
Clases de trabajo.
Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre
otros.
2.12.2 CERTIFICADOS
Es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento
acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto
judicial, juramentado, ceremonia, norma requiere registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, puede emitirse certificados
de:
Calificaciones obtenidas dentro de perodos acadmicos:
Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defuncin y
becas, donaciones, exenciones, crditos, paz y salvos, resultados
mdicos, documentos de identidad entre otros.
2.12.3 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
La Constancia y la Certificacin tienen como objetivo fundamental dar a
conocer la informacin de carcter personal:
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y corts
Empezar un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
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117

Utilizar los formatos establecidos en cada organizacin


Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.
Suministrar la informacin en forma personalizada y expandir siempre
en original
2.12.4 PARTES
2.12.4.1 Cdigo:
Es opcional; se escribe entre cero y una interlnea libre margen superior
para los tres casos:
En papel sin membrete
De la zona 1 si tiene membrete, o del encabezado dado por el
procesador de texto
2.12.4.2 Lugar De Origen
Puede ir al comienzo del documento, despus del cdigo o al final del
texto. En cualquier caso, se escribe a dos (2) interlneas libres del texto
que lo procede.
Cuando la fecha se ubica al comienzo:
Ej. 1.

Chiquinquir, 4 de noviembre de 2008

Cuando la fecha se ubica al final:


Ej. 2.
Dada en Bogot D.C. a los 4 (cuatro) das del mes de abril de
2009 (dos mil nueve)

2.12.4.3 Cargo
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayscula sostenida,
centrado, precedido de los artculos l o la, tambin en mayscula
sostenida, a una distancia entre cuatro o cinco interlneas libres de la
fecha y lugar de elaboracin (dependido de la extensin del texto).
Ej.
LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO

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2.12.4.4 Identificacin Del Documento


Las expresiones certifican o hace constar, segn sea el caso, se escriben
seguidas de dos puntos (:). Se ubica a cuatro o cinco interlneas libres del
cargo, centradas y en maysculas sostenidas.
2.12.4.5 Texto
Cada prrafo del texto se inicia con la ejecucin que, escrita en
mayscula inicia, a dos interlneas libres de la identificacin.
En el primer prrafo debe incluirse el tratamiento nombre completo del
solicitante, en mayscula sostenida y el nmero de documento de
identidad.
En los siguientes prrafos al referirse al solicitante se debe hacer por el
tratamiento y el apellido.
En el ltimo prrafo se especfica el motivo por el cual se expide la
certificacin o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
Los prrafos se separan entre s, con unas o dos interlneas, segn la
extensin del texto.
2.12.4.6 Remitente Y Firmas Responsables
Se utiliza de igual forma que en la elaboracin de la carta.

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120

50021
San Jos de Ccuta, 12 de marzo de 2013

EL GERENTE

HACE CONSTAR:

Que la seora IRENE BERNAL ARIAS, Identificada con Cdula de


Ciudadana 60.358.991 de Ccuta, trabaja desde el 5 de marzo de 1997,
desempeando el cargo de Digitadora Recepcionista. Cumpliendo con
todos los aspectos tcnicos relacionados con el puesto de trabajo y
posee excelentes relaciones interpersonales.
Se expide a solicitud de la interesada para ser presentada a la
Universidad de Pamplona con el fin de estudiar a distancia la carrera de
Administracin de Empresas.

IRENE BERNAL ARIAS


Transcriptor: Dary Garzn

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122

1000San Jos de Ccuta, 14 de febrero de 2012

LA SECRETARIA GENERAL

CERTIFICA:

Que, la seora ZORAIDA YUMARI CONTRERAS JAIMES,


identificada con Cdula de Ciudadana nmero 60.441.662 de Los
Patios, ha prestado sus servicios en los siguientes perodos y cargos:
Mediante la Orden de prestacin de servicios, OPS, N-0092-, del
01 de agosto de 2011 al 2011, prest sus servicios como Docente
hora ctedra de los Programas Tecnolgicos con una intensidad
horario de cinco (5) horas semanales, valor hora ctedra diecisis
mil pesos ($16.000).
Actualmente, Mediante Orden de Prestacin de servicios, OPS, N0012-, del 04 de febrero de 2012 al 08 de junio de 2012, prestando
sus servicios en el cargo de Docente hora ctedra de los
programas tecnolgicos con una intensidad horaria trece (13) horas
semanales, devengando honorarios aproximadamente por valor de
ochocientos setenta y tres mil seiscientos ($873.600).
Constancia que se expide a solicitud de la interesada con destino a
Bancolombia.

MARLENE CECILIA DUQUE EUGENIO


Transcriptor: Dary Garzn

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123

2.13 INFORME
La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus
funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo smbolo, de acuerdo con las
normas internas de la organizacin.
Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al
presentar los informes administrativos, ya sea que se enven por intranet
o correo electrnico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su
identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto.
2.13.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:


Tratar un solo tema por informe.
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar tratamiento respetuoso y corts.
Redactar en forme impersonal (se proyecta, se estudi).
Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de
cada organizacin.
Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades
realizadas.
Elegir un lenguaje tcnico adecuado, as como el tono para presentar
los hechos.
En relacin con la numeracin de las pginas subsiguientes se coloca el
nombre del informe y la numeracin de la pgina
Ejemplo:
Resumen de remisin

2.13.2 UTILIZACIN DEL INFORME


De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente
tenga en cuenta los siguientes usos:

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124

Regular o aclarar una situacin.


Informar sobre
requerimientos.

un

hecho,

expresar

necesidades

hacer

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.


Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente.
Impugnar o corregir una situacin.
Presentar detalles sobre un aspecto determinado.
2.13.3 CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
Resumen Ejecutivo, que tiene de una a tres pginas.
Informe Corto, que consta de una a 10 pginas.
Informe Extenso, de 11 pginas en adelante.
Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo con los
requerimientos de la entidad.
Entre ellos tenemos: comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin, de
proyectos, de investigacin o financieros.
2.13.3.1 Resumen ejecutivo
Este tipo de informe breve se usa para:
Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.
Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de
asuntos administrativos.
Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin.
Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de
verificacin.
Presentar resumen de un proceso de evaluacin y certificacin.
Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo
o maquinaria grupo de personas o de un individuo.
Pueden tener o no portada. En caso de un tenerla se remplaza por un
encabezamiento.
Se recomienda que el resumen incluya:

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125

Encabezamiento, conformado por razn social, dependencia, nmero


o cdigo, titulo, lugar de origen y fecha de elaboracin.
Autora del resumen ejecutivo.
Objetivos.
Numerales o temas.
Conclusiones y recomendaciones.
Firma
2.13.3.1.1 Partes
2.13.3.1.1.2 Encabezamiento
Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin:
2.13.3.1.1.3 Razn social
Solo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que
identifique a la organizacin. En este caso se ubica dentro de los tres o
cuatro centmetros del margen superior de la hoja contra el margen
izquierdo y en mayscula sostenida.
Ejemplo: CENDAP LTDA
2.13.3.1.1.4 Dependencia
Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el
resumen. Se escribe dejando de cero a una interlnea libre del margen
superior de la hoja (3 cm 4 cm), con mayscula y sobre el margen
izquierdo.
2.13.3.1.1.5 Cdigo
Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los
informes (resmenes ejecutivos), se escribe en la misma lnea de la
dependencia.
Ejemplo: Departamento de Capacitacin DC- 048
2.13.3.1.1.6 Ttulo
Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos
interlneas libres de la dependencia, con mayscula y centrado.

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126

Ejemplo:
CAPACITACIN
LABORAL

CON

BASE

EN

NORMAS

DE

COMPETENCIA

2.13.3.1.1.7 Lugar de origen y fecha de elaboracin


Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 3 interlneas libres del ttulo,
en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
2.13.3.1.1.8 Autora del resumen ejecutivo
Contra el margen izquierdo y en mayscula inicial, seguido de dos puntos,
se escribe a dos interlneas libres de la fecha, precedidos por las
expresiones elaborado por, preparado por, o responsable.
Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se
tabulan a dos espacios de la expresin ms larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor,
aparecen en ese orden; si estn en igual condicin de autora, se
relacionan por orden alfabtico de apellido.
2.13.3.1.1.9 Objetivo
El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen,
en forma breve, el propsito de los mismos. Se pueden enunciar en un
solo prrafo o presentarlos as:
De dos a tres interlneas libres del ltimo responsable del resumen y
sobre el margen izquierdo, se escriben la palabra objetivo(s) seguida de
(:) y con mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln, el
segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineacin
sencilla, conservando la tabulacin.

Ejemplo 1
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluacin en la
norma Servicio al Cliente.

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127

Ejemplo 2
OBJETIVOS
1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratacin.
2. Elaborar informe i resumen que abarque el proceso completo de la
capacitacin con base en competencias laborales.
3. Presentar conclusiones sobre
4. Hacer recomendaciones para
2.13.3.1.1.10 Temas o numerales
El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios, temas
precisos y sucintos. Si es ms de uno, se enumeran y enuncian. Se
inician a dos interlneas libre para digitar el texto correspondiente.
Ejemplo 1 (De captulo para enumerar)
SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESO
Como parte esencial de la capacitacin fue necesario realizar la
sensibilizacin de todos aquellos preseleccionados
Ejemplo 2
1. SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO
La sensibilizacin tuvo lugar el lunes 17 de marzo de 2009, de 8 a 11 de
la maana. Asistieron 50 personas, de las cuales se seleccionaron 20
2. CAPACITACIN Y EVALUACIN
Se envi el programa y horarios respectivos, adems del plan de
evaluaciones.

2.13.3.1.1.11 Pginas subsiguientes


Cuando se necesitan dos o ms hojas deben identificarse, se acuerdo con
los numerales de cada hoja. Se escribe el nombre del informe y el nmero
correspondiente de la hoja.

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128

Ejemplo
RESUMEN ADMINISTRATIVO

2.13.3.1.1.12 Conclusiones
Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones,
sugerencias o propuestas se escriban en maysculas sostenidas y contra
el margen izquierdo, dos interlneas libres del ltimo rengln del texto. La
primera lnea de escritura se inicia a dos interlneas del ttulo.
2.13.3.1.1.13 Nombres, cargos y firmas
Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben
firmar. El nombre se anota en mayscula sostenido, de cuatro a cinco
interlneas libres el ltimo prrafo y a continuacin se escribe el cargo.
2.13.3.1.1.14 Rbrica
Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo y por seguridad, el autor o
autores pueden escribir su rbrica en cada una de las hojas del mismo, en
la parte inferior al margen izquierdo.
2.13.3.1.1.15 Lneas especiales
Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin
organizacional, esto es cuando en el informe tenemos anexos, copias,
redactor y transcriptor. Las interlneas que se dejan entre cada uno de
estos.
Ejemplo

ANEXO: Folleto didctico


COPIA: Doctora Luisa Fernanda Flrez

REDACTOR: Norma Liliana lvarez


TRANSCRIPTOR: Norma Liliana lvarez

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129

Entre 3 cm y 4
cm
0 a 1 interlinea libre
Dependencia y Cdigo
2 interlineas libres
TITULO RESUMEN EJECUTIVO

2 a 3 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboracin

Entre

2 interlineas libres
ELABORADO POR : Nombres y apellidos de autor(es)

Entre

3 y 4 cm
2 a 3 interlineas libres

3 y 4 cm

1.TITULO
1 Interlinea libre
Texto del primer ttulo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_______________________________ ______________
___ _______________ ___________________________
_____________________________________________
_______________________________________.

2 interlineas libres
2.TITULO
1 Interlineado libre
Texto del segundo ttulo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
___________________________________________
___________________________________________
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _
___________________________________________
_ _ _ _ _ _ _.

2 interlineas libres
3.TITULO
1 Interlineado libre
Texto del tercer ttulo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_______________ ____________________________
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _
_____.

Entre 3 cm y 4
cm

Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo


Ficha Nmero 428142

130

Resumen ejecutivo

2 interlineas libres
4.CONCLUSIONES
1 Interlineado libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_____________________ ______________________
___________________________________________
________________________________________.
1 Interlinea libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _
__________ _______________________________.

2 Interlineas libres
5. RECOMENDACIONES
1 Interlinea libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
___________________________________________
___________________________________________
_________________________________________.
1 interlinea libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _
___________________________________________
________________________________________.

4 a 5 Interlineados libres
NOMBRE Y FIRMA
Cargo

NOMBRE Y FIRMA
Cargo

2 Interlineados libres
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)
1 Interlineado libre
Transcriptor:

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Departamento de Capacitacin DC-048

CAPACITACIN CON BASE EN LAS NORMAS DE COMPETENCIA


LABORAL

Fecha

Medelln, 30 septiembre de 2009

ELABORADO POR:

John Alberto Correa Zapata


Juan Gonzalo Donado Perea

1. OBJETIVOS
1.1 Cumplir con requisito exigido para la terminacin del contrato como
Facilitador de Acompaamiento.
1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final
1.3 Presentar conclusiones
1.4 Hacer las recomendaciones del caso

2. RESUMEN
Despus de firmar el contrato por prestacin de servicios como
facilitadores y siguiendo instrucciones del Director Ejecutivo de CENDAP
se desarrollaron las siguientes actividades

Julio 18 de 2009 inicio del contrato, se concert reunin para el 22 de


enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.

Julio 22 de 2009 Reunin en Gestin Humana con el Psiclogo Juan


Prez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando
fechas y horarios.

Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de


agosto de 2009.

Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del


primero de julio.

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Ficha Nmero 428142

132

Resumen Ejecutivo DC-048

2.1 SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO


Para esta actividad se dedic el da 29 de julio, desde las 08:00 horas
hasta las 18:00 horas y enviar las sensibilizaciones a travs de internet.
Se hizo el registro correspondiente de las personas inscritas, se
atendieron las inquietudes de los responsables en cada ciudad para
advertir que se trataba de capacitacin y evaluaciones escritas con el
debido acompaamiento de los facilitadores.
Durante el inicio y al final de la sensibilizacin se cont con la
participacin de todos los responsables en cada ciudad, de varios
inscritos a las capacitaciones y de otras personas interesadas. Cada
grupo qued conformado entre 20 y 25 participantes, todos ellos
debidamente registrados y quienes se encuentran laborando en las
empresas y entidades afiliadas a CENDAP, con el cumplimiento de todos
los requisitos. Se presentaron algunas deserciones por calamidad
domstica. Se dej constancia en las actas respectivas.
Vase anexo detallado de las ciudades en las cuales se dict la
capacitacin
Antioquia:
Caldas:
Risaralda:
Quindo:

Medelln, Itag, Sabaneta, Envigado.


Manizales, Chinchin
Pereira, Santa Rosa de Cabal
Armenia

2.2 DESARROLLO DEL PROCESO


En la sensibilizacin se explic el diligenciamiento de los registros y las
diferentes evidencias que deban tener para la primera visita en cada
puesto de trabajo. El orden del proceso fue el siguiente: registro de
inscripcin y reportes a CENDAP. Luego se hicieron las llamadas
telefnicas para concertar, en cada ciudad, la fecha y hora de las
capacitaciones sobre produccin documental (carta, circular y otros
documentos organizacionales), adems de las tcnicas archivsticas para
la organizacin de documentos segn normas de competencia laboral. Se
procedi a la evaluacin escrita.
Se hicieron las acciones correctivas en cada caso y se concert, con cada
grupo, el plan de evaluacin definitivo. Se aplic el mismo procedimiento
en el rea de archivstica para finalizar con la evaluacin sobre
conocimientos.

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Ficha Nmero 428142

133

Resumen ejecutivo DC-048

Todo se realiz entre el 29 de junio y el 28 de julio de 2009. El 21 de junio


de 2009 se solicit la auditora, la cual se programo para el 12 de agosto
de 2009, a las 15:00 horas, en las aulas mximas de CENDAP en esta
ciudad.
3. CONCLUSIONES

El proceso se inici segn fechas asignadas

Falt comunicacin entre los facilitadores y el coordinador para evitar


los inconvenientes que se presentaron.

Hubo problemas con las ayudas audiovisuales pero se corrigieron.

La mayora de candidatos no tornan el proceso en serio.

Falta ms sensibilizacin para que tomen conciencia de que son


normas para comprobar la competencia laboral de cada uno.

4. RECOMENDACIONES

Aclarar cualquier duda antes de iniciar cada proceso y reafirmar


procedimientos.

Hacer reunin de retroalimentacin con el Coordinador y dems


facilitadores para intercambiar experiencias.

Para economizar tiempo y dinero se requieren que los facilitadores


tengan espacio y equipos adecuados, que todos le den ms
importancia al proceso de capacitacin.

JOHN ALBERTO CORREA ZAPATA JUAN DONADO PEREA


Facilitador de Acompaamiento
Facilitador de Acompaamiento

Copia: Doctora Natalia Castao, Asistente de Direccin


Anexo: Cuatro (Ocho folios)
Redactor: Juan Gonzalo Donado
Transcriptor: Julia Marcela Correa
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134

2.13.3.2 Informe Corto


Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento
(aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso se
estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos
como:
Encabezamiento: razn social, dependencia, cdigo, titulo, cuidad o
municipio de origen y fecha elaboracin;

Autora del informe corto

Objetivos

Captulo captulos

Conclusiones y recomendaciones (opcional)

Firma

2.13.3.2.1 Partes
2.13.3.2.1.1 Encabezamiento
Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin.
2.13.3.2.1.2 Razn social
Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo.
EJEMPLO:

NAVITRANS.S.A

2.13.3.2.1.3 Dependencia
Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el
resumen. Se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen
superior de la hoja (3 cm 4 cm), con mayscula inicial y sobre el margen
izquierdo.
2.13.3.2.1.4 Cdigo
Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los
informes, se escribe en la misma lnea de la dependencia.
EJEMPLO:

Departamento de Educacin E 048

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135

2.13.3.2.1.5 Titulo
Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlineas
libres de la dependencia, con mayscula y centrado.
EJEMPLO:

DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES

2.13.3.2.1.6 Lugar de origen y fecha de elaboracin


Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlineas libres del
ttulo en mayscula sostenida, seguido de (:).
2.13.3.2.1.7 Autora del informe
Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, segn sea el
caso, se escribe a dos interlineas libres de la fecha de elaboracin, contra
el margen izquierdo, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos. Los
datos de la fecha y del responsable del informe se tabulan a dos espacios
de la expresin ms larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor,
aparecen en ese orden; si estn en igual condicin de autora, se
relaciona por orden alfabtico de apellido.
EJEMPLO:
ELABORADO POR:

Simn Alberto Botero Rueda


John Fredy Jimnez lzate

2.13.3.2.1.8 Objetivo
Describe en forma breve, el propsito del informe. Se recomienda
presentarlo as: de dos a tres interlineas libres del ltimo responsable del
informe y sobre el margen izquierdo se escribe la palabra objetivo seguida
de (:) y con mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln,
el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
EJEMPLO:
OBJETIVO: Dar a conocer avances sobre estudios del cncer

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136

2.13.3.2.1.9 Capitulo
El informe corto puede constar de uno o varios captulos. Divisin que se
hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la
comprensin del texto.
2.13.3.2.1.10 Paginas subsiguientes
El encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que
permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se
recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea
libre de la zona 1, debidamente justificado y para continuar con el texto se
dejan una o dos interlineas libres.
EJEMPLO
Informe econmico E 048

2.13.3.2.1.11 Conclusiones
Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias
o propuestas se escriban en mayscula sostenidas y contra el margen
izquierdo, a dos interlineas libres del ultimo rengln del texto. La primera
lnea de escritura se inicia a una interlinea libre del ttulo.
2.13.3.2.1.12 Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo
afirman. El nombre se escribe en mayscula sostenido, y de cuatro a
cinco interlineas libres del ltimo prrafo y a continuacin, el cargo.
Si son necesarios varias firmas, estas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de la otra o por parejas: en el segundo caso, si el
nmero de firmas es impar, la ltima se centra.
2.13.3.2.1.13 Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir
su rbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior
izquierda.
2.13.3.2.1.14 Lneas especiales
Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin
organizacional

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137

Son las interlineas que se dejan cuando hay anexos, copias y los
nombres de las personas que redactan y transcriben el informe

EJEMPLO
Anexo: tres (24 folios)
Copias: Dra. Blanca Vargas Olaya, Subdirectora
Redactor: Juan Carlos Donado Puentes
Transcriptor: Margarita Lpez Sierra

2.13.3.3 Informe Extenso


Para la presentacin de tipo de informe la carta u oficio tiene los
siguientes usos:

Informa sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

Regular o aclarar una situacin

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

Dar respuesta a una comunicacin recibida

Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente

Solicitar detalles sobre un asunto determinado

Impugnar o corregir una situacin

Confirmar eventos ocurridos o pendientes

Solicitar o remitir informacin, documento u objetos

Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias

Felicitar, invitar o convocar

Hacer llamados de atencin entre otros.

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138

2.13.3.3.1 Generalidades
El esquema de portada que se presenta a continuacin es propio para
este tipo de informe, porque identifica la organizacin o del rea que lo
genera.
Elementos finales del informe administrativo extenso
Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la
organizacin es necesario identificar los responsables.
2.13.3.3.1.1 Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo extenso, el autor o los
autores lo firman, el nombre se escribe en mayscula sostenida, de cuatro
a cinco interlineas libres del ltimo prrafo; a continuacin, se escribe el
cargo.
Si son necesarias varias firmas, estas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el
nmero de firmas es impar, la ltima se centra.
2.13.3.3.1.2 Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden
escribir su rbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte
inferior izquierda.
2.13.3.3.1.3 Lneas especiales
Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin
organizacional
Si se requieren las lneas especiales, se recomienda escribirlas a dos
interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un
tamao de letra menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar
y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a
una interlinea libre del anterior y tambin alineado.
EJEMPLO

Transcriptor: Claudia Jimnez Daz

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RAZN SOCIAL (si no tiene membrete)

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Departamento de finanzas DF-001

RELACION DE ACTIVIDADES PRO FONDOS

FECHA:

San Jos de Ccuta, 14 de marzo de 2013

ELABORADO POR:

Leonardo Ropero Contreras


Xiomara Pearanda
Leonardo Estupian
Yeniset Bayona

1. OBJETIVOS
1.1 Realizar actividades pro fondos para el grupo Asistencia en
Organizacin de Archivos
1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final
1.3 Presentar conclusiones
1.4 Hacer las recomendaciones del caso

2. RESUMEN
En comn acuerdo con el grupo tomamos la decisin de realizar fondos,
para la integracin programada en el mes de abril, por esta razn el saln
se distribuyo por grupos realizando diferentes actividades; nuestro grupo
conformado por los descritos anteriormente realizamos estas actividades
las cuales desgloso a continuacin

Venta de papel higinico dejando una ganancia de


Venta de gomas trululu dejando una ganancia de

$ 1.000
$ 9.000

Dndonos un ingreso total de

$ 10.000

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141

RELACION DE ACTIVIDADES PRO FONDOS

3. DESARROLLO
Los grupos establecidos por la instructora presentamos los siguientes
ingresos en pro del objetivo propuesto

El grupo numero 1 Vendi confites, papel, valor de $ 10.000


El grupo numero 2 Realizo refrigerios por valor de
$ 21.400
El grupo numero 3 realizo jean da por valor de
$ 15.000
El grupo numero 4, 5, 6, 7 realizo rifa por valor de
$ 78.000
Como actividad final se realizo una rifa por valor
$ 66.000
El grupo numero 9 ventas de mamut por valor de
$ 11.600
Para un total de

$202.000

4. CONCLUSIN
Se logro el objetivo propuesto en las actividades, generando con mis
compaeros un ingreso importante, aportando as una colaboracin para
la realizacin de la integracin antes mencionada.
Uno de los inconvenientes encontrados fue la poca colaboracin en la
compra del papel higinico, a comparacin de las gomas trululu.

LEONARDO ESTUPIAN
Aprendiz

LEONARDO ROPERO
Aprendiz

YENISET BAYONA
Aprendiz

XIOMARA PEARANDA
Aprendiz

Anexo: uno (tabla de ingresos)


Transcriptor: Xiomara Pearanda

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142

2.14 TARJETAS PROTOCOLARIAS


Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales
escritas para el manejo de las relaciones pblicas y de negocios.
Proyectan no solo la imagen corporativa, sino tambin la de los ejecutivos
y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta
de bienes y servicios.
2.14.1 TARJETAS DE PRESENTACIN
Buscan facilitar a quien las recibe
Tener la informacin para contactar al directivo o funcionario requerido.
Se recomienda seguir esta informacin:
a. Logotipo de la organizacin (adaptado al tamao de la tarjeta)
b. Razn social completa con el acrnimo o sigla que lo representa
c. Nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la
organizacin que va a utilizar la tarjeta
d. Cargo que desempea
e. Direccin, telfonos fijos y mviles, telefax, apartado, correo
electrnico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y pas.
Para profesionales independientes, se recomienda incluir:
a. Nombres y apellidos completos
b. Profesin y servicios que ofrece
c. Universidad de donde egreso
d. Direccin, consultorio u oficina, telfono fijo y mvil, telefax, apartado,
correo electrnico, sitio web, en caso de tenerlos
e. Ciudad o municipio y pas.

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2.14.2 TARJETAS DE INVITACIN


Se recomienda que las tarjetas de invitacin organizacionales contengan:
a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin
b. Nombre completo del que invita
c. Titulo o texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo
del acontecimiento
d. Direccin (cuando sea necesario, se recomienda incluir un mapa para
la ubicacin del sitio)
e. Da, hora
f. Nmero de telfono
g. De acuerdo con las necesidades del evento, se debera escribir la frase
favor confirmar asistencia

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2.14.3 TARJETAS DE AGRADECIMIENTO Y FELICITACIN


Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo
requiere pertinencia de acuerdo con la ocasin y preferencias del
remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengan:
a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin del remitente
b. Nombres, apellidos y cargo de quien enva los agradecimientos
c. Texto del motivo del agradecimiento
d. Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se enva el
agradecimiento
e. Cuidad o municipio y fecha
Las de felicitacin sirven para expresar sentimientos corporativos y
personales. Se aconseja que su texto o mensaje sea breve, coherente y
cordial. Incluyen:
a. Logotipo, escudo o nombre de la organizacin del remitente
b. Nombres, apellidos y cargo de quien enva la felicitacin
c. Texto o motivo de la felicitacin
d. Nombre completo de la persona a quien se enva la felicitacin, y
Ciudad o municipio y fecha

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2.15 SOBRES COMERCIALES


El sobre tiene por propsito ser la cubierta de los documentos, para su
entrega o envi.
2.15.1 CARACTERSTICAS DE LA PRESENTACIN
Al registrar los datos del destinatario, stos deben ser iguales a los
consignados en la comunicacin en forma clara y completa.
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseo con la
papelera de la organizacin.
Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la
organizacin.
Para el diseo de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las
zonas, con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y
verticales.
Se sugiere que el tamao del sobre para el envo de anexos permita
guardarlos sin dobleces.
Para distribuir mejor la informacin en un sobre de tamao grande, se
recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida, a
interlineacin de uno y medio, en el tercio que le corresponda.
La impresin de los datos tanto del remitente como del destinatario, en
sobres grandes puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este
ltimo caso se deja la solapa hacia el lado derecho.
Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se
recomienda escribir en el sobre el nombre o cdigo de la dependencia
remitente, debajo de la informacin de la zona 1.
Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el nmero
de telfono (fijo o mvil) del destinatario en el rengln anterior al lugar de
origen t el del remitente debajo de los datos de la zona 1.

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146

Al utilizar etiqueta, sta debe adherirse centrada en el segundo tercio


del sobre. Se recomienda que tenga el tamao apropiado para escribir los
datos completos del destinatario.
2.15.2 CLASES DE SOBRES

2.15.2.1 Segn su uso los sobres se clasifican en


a. Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.
b. Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla
c. Sobre para tarjeta
d. Sobre de manila ( extra oficio, oficio, carta, y media carta con ventanilla
y sin ventanilla)
2.15.2.2 De acuerdo con su destino en
a. Local
b. Nacional
c. Internacional
2.15.3 UTILIZACIN
Proteger el documento y la informacin
2.15.4 MODELOS

2.15.4.1 Modelo 1
Para efecto de la impresin los datos, se determinan tres zonas: en la
zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre
para uso exclusivo de la oficina de correos.
2.15.4.2 Modelo 2
Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la
zona 2 para los sellos de la oficina de correos.

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2.15.5 ZONAS
2.15.5.1 Zona 1
Espacio destinado para la ubicacin de la razn social, sigla o acrnimo y
NIT de la entidad que remite.
2.15.5.2 Zona 2
Espacio destinado para la impresin de la direccin topogrfica y
electrnica, fax, pgina web, el apartado areo, el telfono fijo o mvil, el
nombre de la ciudad o municipio de origen, el pas y otras menciones
obligatorias, segn disposiciones legales.
2.15.5.3 Zona 3
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

Zona 1

Zona 3

Zona 2

2.15.6 PARTES
Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y se distribuye as:
En el tercio izquierdo se escribe la informacin como. Confidencial,
personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en
mayscula sostenida.

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148

E el tercio central se escriben los datos del destinatario.


En el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin
sobrepasarlo, de acuerdo con el tamao del sobre; su distribucin debe
ser armnica. Se dirige en forma en forma personalizada. Estos datos se
escriben en interlineacin sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones.
2.15.6.1 Tratamiento o titulo
Se escribe con mayscula inicial
2.15.6.2 Nombre
Se escribe en la segunda lnea con mayscula sostenida o mayscula
inicial. De preferencia con los apellidos, no se usa negrilla.
EJEMPLO:

Ingeniero
JUAN CARLOS GONGORA CARO
Doctor
Gerardo Gonzales Castro

2.15.6.3 Cargo
Se escriben en mayscula inicial
EJEMPLO

Director
Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos lneas. No se hace
particin silbica.

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EJEMPLO
Ingeniero
JUAN CARLOS GONGORA CARO
Director de Servicios de Informtica

2.15.6.4 Organizacin
Se escribe en la lnea siguiente al cargo con la denominacin ms
conocida, razn social, acrnimo o sigla.
Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con
mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que
puede contener la razn social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn
social se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn este
registrado.
EJEMPLO
L.E.Y (Luis Enrique Yepes)
Los acrnimos se escriben con mayscula inicial o mayscula sostenida.
EJEMPLO
CAFAM- Cafam
SENA- Sena
INCONTEC- Incontec

2.15.6.5 Direccin o apartado


La direccin consta de una de las siguientes nominaciones: calle,
avenida, carrera, diagonal o transversal con su respectivo numero y sin
abreviaturas. Se dejan tres espacios a mquina o a computador, entre el
nmero de la calle (entre otros) y el de la puerta. No se escribe el signo #.

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Los primeros dgitos de la placa correspondern a la calle (entre otros) y


los siguientes a la distancia en metros de la esquina a la puerta. Se unen
con un guion (-). Adems se debe escribir claramente el piso, manzana,
bloque y otras denominaciones que sean necesarias para ubicar su
destino.
EJEMPLO 1
Seor
Carlos Prez Daza
Calle 20 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 123
Urbanizacin El Poblado
Medelln, Antioquia
EJEMPLO
Doctor
Juan Carlos Luna Ruiz
Calle 20 12-24 Los Pinos
Bogot D.C.
Si la direccin es un apartado, se escribe Apartado Areo, sin abreviar y
no se escribe la direccin.
EJEMPLO
Doctor
Julio Prez Alvarado
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Areo 25485
Ccuta, Norte de Santander
2.15.6.6 Destino
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayscula
inicial.

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2.15.6.6.1 Local:
Si el destino es en la misma ciudad o municipio. Se escribe este nombre
en mayscula inicial.
EJEMPLO
Doctor
Julio Prez Alvarado
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Areo 25485
Ccuta
2.15.6.6.2 Nacional
Cuando el destino es en una ciudad o municipio dentro del pas, se
escribe este nombre y el del departamento correspondiente separados
por coma (,) y con mayscula inicial.
EJEMPLO
Doctor
Julio Prez Alvarado
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Areo 25485
Ccuta, Norte de Santander
2.15.6.6.3 Internacional
La informacin debe ir en el idioma inicial del destino o en ingles, a
interlineacin sencilla. El nombre del destinatario debe ir mayscula
sostenida.
En cuanto a la direccin se respeta la nomenclatura y los trminos del
pas del destino tales como casilla, P.O Box postfesh, entre otros.
El pas de destino se debe escribir en la mismo rengln de la ciudad o
municipio, en mayscula inicial y preferiblemente en espaol para
asegurar su despacho.
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EJEMPLO
MR RALPH GEERE General Manager
IBM International
22 Mendon Avenue Hassled
NEW YORK 10530
Estados Unidos de Amrica

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VOLVER

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3 DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

En el desarrollo de las operaciones comerciales se utiliza una serie de


documentos, que a la vez contienen la informacin de base para dichas
transacciones, sirven de soporte para el trabajo contable.
El siguiente cuadro sinptico muestra la manera como pueden clasificarse
los documentos comerciales.

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3.1 DOCUMENTOS NO CONTABLES


3.1.1 LA COTIZACIN
Es aquel documento o informacin que el departamento de compras usa
en una negociacin. Es un documento informativo que no genera registro
contable.
Cotizacin son la accin y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a
alguien o algo en relacin con un fin, pagar una cuota). El trmino suele
utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de
productos o servicios.
Por ejemplo:
Por favor envame la cotizacin de diez litros de pintura y tres kilos de
cal,
Ayer habl con Lautaro para que me pase la cotizacin pero an no
recib nada,
La cotizacin del servicio me dej sin palabras.
Cuando una empresa o persona desea comprar mercancas u otra clase
de bienes, solicita informacin a los proveedores; le empresa produce una
cotizacin, es decir, un documento en el cual aparecen algunos datos,
como:
Descripcin y precio del articulo
Fecha de entrega
Forma de pago
Tiempo y validez de la cotizacin

Aunque este documento tiene como finalidad bsica proporcionar


informacin, es fundamental para tomar decisiones sobre compras, pues
al recoger varias cotizaciones de un mismo producto, se tiene la
oportunidad de escoger la mejor propuesta.
Algunos formatos de cotizacin tienen un espacio reservado para indicar
si la mercanca va a ser facturada con precios fijos CIF, FAS, o FOB,
trminos que se utilizan en el comercio exterior (importaciones y
exportaciones).

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156

El significado de estos trminos es:

Costo, seguro y flete


Indica que:

En el valor de la factura
se incluyen el costo, el
seguro y el flete.

FAS

Libre al lado
Indica que:

En el valor de la factura
se incluyen todos los
gastos necesarios para
poner la mercanca en el
puerto de embarque

FOB

Libre a bordo
Indica que:

CIF

En el valor de la factura
se incluyen todos los
gastos de las mercancas
a bordo del medio de
transporte.

Generalmente en esta modalidad de hace referencia a la mercanca


puesta en un sitio determinado.
Ejemplo: Mercanca vendida en New York con destino a Cali.
FOB Cali:

Indica que el precio incluye todos los


gastos necesarios para colocar la
mercanca en Cali.

F.O.B. Buenaventura

Indica que en el precio slo incluye los


gastos hasta Buenaventura.

A continuacin veremos un ejemplo de cotizacin:

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Cotizacin en blanco

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Cotizacin elaborada

ALM ACEN EL HOGAR S.A.


PARA:

CO TIZACI N No 230
CIUDAD Y FECHA
Ccuta, 15 de m arzo de
SO LICITADO PO R
G erm an Prez
VALIDA HASTA
M arzo 31 de 2013

GERM AN PREZ
Calle 28 56-32 La Victoria
Ccuta

TENEMO S EL AGRADO DE CO TIZARLES EN LAS SIGUIENTES CO NDICIO NES


C.I.F.

F.A.S.

EMPAQ UE

F.O .B.

Em balaje

VENDEDO R
Nolepa Alm uco
ARTICULO S
Com edor Escandinavo
Juego de m uebles rustico

O BSERVACIO NES

FECHA DE ENBARQ UEVIA


Terrestre
16 de m arzo de
FECHA DE ENTREGA
17 de m arzo de
FO RMA DE PAGO
Contado 20% hasta el 31 de m arzo de
UNIDAD CANTIDAD

Unidad
Unidad

1
1

PRECIO
UNITARIO

$ 1.700.000
$ 900.000

VALO R
$ 1.700.000
$ 900.000
$ 2.600.000

ATENTAMENTE
Nolepa Alm uco

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159

3.1.2 EL PEDIDO
Peticin de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le
suministre los bienes o servicios solicitados.
Es el documento por el que se solicita el suministro de unas determinadas
mercancas o servicios.
3.1.2.1 Formulacin De Pedidos
El departamento de compras o aprovisionamiento es el que se ocupa de
tramitar, controlar y gestionar los pedidos hasta que estos se reciban en el
almacn.
Cuando hacemos un pedido debemos indicar todas aquellas condiciones
de compra venta que consideremos ms importantes, como: descuentos,
formas de pago, lugar y fecha de entrega, precios, cantidades, calidad,
etc.
3.1.2.2 Clases De Pedido
3.1.2.2.1 Pedido condicional
Casos en los que se puede dar el pedido condicional:
Cuando el representante de la empresa proveedora no tenga la
seguridad de disponer de las suficientes existencias en almacn,
entonces el cliente condiciona el pedido a la comprobacin de
existencias.
Tambin se emplea el pedido condicional ante la posibilidad de un
incremento de ventas, con el fin de asegurarse el suministro de
mercancas.
3.1.2.2.2 Pedido en firme
Es la modalidad ms utilizada: cuando se conocen todas las condiciones
que afecta al pedido y, por tanto, dan lugar a un acuerdo entre proveedor
y cliente.

3.1.2.3 Formas De Pedido


Las formas ms habituales de un pedido son las siguientes:

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Ficha Nmero 428142

160

1.
2.
3.
4.

Mediante impreso del comprador


Propuesta de pedido (impreso del vendedor),
por medio de carta comercial
A travs del telfono, fax, e-mail.

3.1.2.3.1 Mediante Impreso del Comprador


Cuando la empresa alcanza cierta envergadura y realiza pedidos con
bastante frecuencia, suele disponer de sus propios impresos para
formular los pedidos.
3.1.2.3.2 Propuesta de Pedido
Muchas empresas venden sus productos por medio de representantes,
proporcionndoles a stos unos impresos de pedidos para recoger las
solicitudes de los clientes. Dichos impresos se denominan propuestas de
pedido, con lo que se indica que ste no se considera en firme hasta que
lo acepte el proveedor.
Este procedimiento es muy frecuente en la actividad comercial de
empresas vendedores de mercancas cuyo ncleo principal de clientes
esta formado por pequeos empresarios dedicados a la venta al por
menor.
Los datos que ha de contener una propuesta de pedido sern
prcticamente los mismos que los del pedido, incluyendo el nombre del
viajante o representante que interviene en la operacin.
3.1.2.3.2.1 partes Del Formato De Pedido
El nombre y/o la denominacin social del vendedor y sus datos
(direccin, nmero de identificacin fiscal y, en su caso, datos de
inscripcin en el registro mercantil);
La fecha y el nmero de la orden de pedido;
El nombre del cliente, direccin y telfono
Para despachar a : se escribe el nombre del cliente
La descripcin del producto o del servicio (modelo, color, material,
accesorios, dimensiones...);
El precio unitario, la cantidad y el precio total, as como el tipo de IVA a
aplicar, especificando si ste se incluye o no en el precio;
La fecha o el plazo de entrega del producto o del suministro del
servicio;
La forma de pago : si es a contado o a crdito

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Observaciones: cuando hay cambios con el pedido del cliente ej. el


color, la forma.
La firma del vendedor y del comprador.

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FORMATO DILIGENCIADO

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3.1.3 LA REMISIN
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las
mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se
encuentra impreso y membreteado, segn la necesidad de la Empresa
sirve para que el comercio tenga testimonio de los artculos que han
entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento
de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad
de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3
copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es
entregada al cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta
con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido
conforme
FORMATO EN BLANCO

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FORMATO DILIGENCIADO

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3.2 DOCUMENTOS CONTABLES


3.2.1 COMPROBANTE DE INGRESO Y RECIBO DECAJA
3.2.1.1 Recibo de Caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se
entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan as: una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es
un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.
El recibo de caja es pre-enumerado *, por tanto, si se daa en el
momento de su elaboracin debe ser anulado y conservarse completo,
es decir, en original y copias.

Ejemplo:
El almacn La Venta de Palmira, vende de contado a Rosita de Pacheco
un escritorio ejecutivo el 30 de marzo de 1983, segn su factura N.1,
recibe cheque N.2014 del Banco de los Trabajadores por $ 60.000.00. La
seora Rosita de Pacheco tiene su domicilio en la carrera 26 N.20-32 de
Bogot.

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3.2.1.2 Comprobante de Ingreso


El recibo que se expide, cuando por cualquier concepto se recibe dinero
en la empresa (efectivo y cheque).

Debe contener la siguiente


informacin

1.
2.
3.
4.

Fecha de pago
Nombre de quien se recibe el pago
Concepto de pago
Valor en letra y en numero

3.2.1.3 Recibo De Caja Menor


La caja menor o caja chica, es una cantidad pequea de fondos en dinero
efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que
desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de
escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso del sistema de
fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisin de un cheque por la
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cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sera debitar caja
menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos
sera suficiente para las necesidades de los pequeos negocios, sin
embargo, negocios ms grandes tienen varios miles de pesos a
discrecin como fondos para la caja menor.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsar a los
empleados y emitir un recibo de caja menor. En cualquier momento el
efectivo total ms los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del
fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los
recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la
mayora de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se
emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros
de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a
tener la cantidad original en efectivo.

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RECIBO DE
CAJA MENOR
No.
FECHA
CIUDAD
16/03/2013
CCUTA
PAGADO A
TRANSPORTADORA BELOTAX
POR CONCEPTO DE
TRANSPOTE DE MERCANCIA

POR
$127.600

LA SUMA DE
CIENTO VEINTISIETEMIL SEISCIENTOS

CODIGO

FIRMA DE RECIBI

APROBADO

LUIS VARGAS
C.C. NIT. 88.409.327

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3.2.2 CONSIGNACIN
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una
copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la mquina
registradora. Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que
consigna.
Hay dos tipos de formularios: Uno para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otros bancos.

3.2.3 COMPROBANTES DE EGRESO

El comprobante de egreso es el documento encargado de


mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una
empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para
las pequeas como para grandes empresas. Llamado tambin
orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad
de dinero por medio de un cheque.
Antes de la elaboracin de un comprobante de egreso, se debe
asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la
aceptacin de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que
de no ser as se tendra que anular el comprobante de egreso,
cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular
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tambin todas las copias, igual que como se procede con otros
documentos.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.
Porque tenerlos?
Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o
en cheque.
Porque registra a los responsables del pago de los montos
registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el
documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador.

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Como podemos observar, las mismas cuentas utilizadas


previamente en el comprobante de egreso, se utilizada tambin
para el registro en la hoja DIARIO del sistema contable, ntese
las dos lneas en la parte superior izquierda del cheque, esto
significa que es un cheque cruzado, tambin es vlido utilizar
un sello con el texto cheque cruzado.

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3.2.4 LA FACTURA
Es el comprobante de pago que se emite en las operaciones entre
empresas o personas que necesitan acreditar costo o gasto para efecto
tributario, este es un documento de operacin de compraventa con ella
queda concretada y concluida la operacin y es un documento de
contabilidad y medio de prueba legal. Es la relacin escrita que el
vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de
la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza
su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que
justifica la copra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso
de pago.
3.2.4.1 Documentos equivalentes a la factura:
Son documentos equivalentes a la factura:

Los tiquetes de mquinas registradoras

Las boletas de ingreso a espectculos pblicos

Los tiquetes de transporte.

Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por los


establecimientos de educacin reconocidos por el gobierno

Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos


comprobantes de pago

Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin,


fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de
valores. Fondos de pensiones

3.2.4.1.1 Respecto del vendedor:


Nombre y apellido, o razn social. Domicilio legal. Clave nica de
identificacin tributaria (C.U.I.T.).Nmero de inscripcin en los impuestos
a los ingresos Brutos. Condicin respecto al impuesto al valor agregado

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Fecha de emisin Numeracin pre-impresa, consecutiva y progresiva.


Cdigo de
Identificacin del documento (A, B o C).Fecha de inicio de las actividades
en el local habilitado para las ventas
3.2.4.1.2 Respecto del comprador:
Nombre y apellido, o razn social. Domicilio. Condicin respecto del IVA
Clave nica de identificacin tributaria. Nmero de inscripcin en los
ingresos brutos.

3.2.4.1.3 Respecto de la mercadera vendida:


Cantidad y descripcin precio unitario. Importe total. Condiciones de
venta. Nmero de remito.

3.2.4.1.4 Respecto de la imprenta:


Nombre y apellido, o razn social. Clave nica de identificacin tributaria.
Fecha en la que se realiz la IMPRESIN. Primero y ltimo nmeros de
los documentos impresos. Nmero de C.A.I. (CODIGO de Autorizacin de
Impresin).Fecha de vencimiento.

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3.2.5 ENTRADA DE ALMACEN


Cuando se efecta una compra de mercancas, para efectos de control
interno del almacn y de contabilidad, se hace necesario soportar cada
compra con una entrada de almacn o informe de recepcin. Este
documento elaborado internamente por la empresa permitir utilizar el
sistema de inventario permanente, el control por artculo, o simplemente
verificar el ingreso a la empresa de esas mercancas.
Generalmente distribuido as:

Original para contabilidad, anexo al original de la factura del


proveedor.

La copia para control del consecutivo o para su registro en el kardex.

Entradas de almacn (compras)


Se ejecutarn automticamente los procesos de almacn en:
Todos los documentos de compra que tengan marcada la casilla ejecutar
procesos de almacn.
NOTA: esta casilla debe estar marcada en el documento antes de insertar
cualquier lnea de detalle.
Los subprocesos que ejecuta el proceso de una entrada son:

Registra la entrada.

Actualiza el campo P.M.P., ltimo coste y stock real del producto,


si el producto utiliza el coste p.m.p o ltimo coste para sacar el
precio base de venta, tambin se actualizar el precio de venta.

Actualiza la vinculacin entre el proveedor y el producto:



Si el producto no tiene vinculado el proveedor responsable
de la entrada, se vincular, adems de insertar los restantes
campos de vnculo: fecha ltima compra, su referencia, etc.
Si ya tiene vinculado ese proveedor, se comprobar que su
referencia sea la misma, por lo contrario se modificar por la
nueva. Adems se modificarn los campos fecha ltima compra y
ltimo precio compra.

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Comprobacin de stock sobre mximo (si es el caso. consulte manual


para ms informacin).

NOTA: el coste usado por el programa para calcular los PMP, ltimo coste
y registrar las entradas en almacn, es precio coste de compras sin
descuentos ni impuestos.

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3.2.6 NOTAS DBITO


Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento
incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error
en la facturacin, inters por demora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
3.2.6.1 Funcin de la Nota de Dbito
Es el documento que enva un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la
deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de
trmino, etc.
3.2.6.2 casos en que se usa la Nota de Dbito
a) En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisin o sellado
que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del
interior.
b) En los comercios: Cuando se pag el flete por envo de una
mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre
documentos, etc.
c) Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que
ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de
Dbito. Las causas que generan su emisin pueden ser:
Error en menos en la facturacin.

Intereses.
Gastos por fletes.
Gastos bancarios, etc.

3.2.6.3 Datos Obligatorios de la Nota de Dbito


Nmero de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura,
numeracin, importe, cantidad que devuelves, importe total.

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3.2.6.4 Informacin bsica que debe tener la Nota de Dbito


Las notas de dbito deben contener informacin del emisor, de los costos,
gatos o intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e
identificacin de quien la recibe; as como los datos de la autorizacin y
de su caducidad. Los elementos mnimos son los que se detallan a
continuacin.
Nota debito ya diligenciada

3.2.7 NOTAS CRDITO


Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se
detallan conceptos por los que un comprador dispone de crdito a su
favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre
genera un saldo positivo para el cliente.
3.2.7.1 Casos en los que se emite
Errores de facturacin: se factur un importe superior y luego se lo corrige
con nota de crdito.

Aplicacin de bonificaciones y/o descuentos

Devoluciones
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Casos de roturas de mercadera

3.2.7.2 Utilizacin
Un caso comn es la devolucin de productos, por ejemplo en un negocio
de indumentaria al realizar el pedido de la ropa, la misma se abona con
una factura. Al llegar la mercadera se advierte que unas camisas llegaron
con roturas y manchas por lo que se las enva nuevamente al proveedor y
este mismo emite una nota de crdito por el valor de las mismas u la
entrega al comprador.

3.2.7.3 Tipos
3.2.7.3.1 Nota de crdito comercial
En el rea de los negociaos y las empresas, la nota de crdito es un
elemento sumamente utilizado, no slo como los documentos capaz de
garantizar trasparencia en el manejo interno de la compaa sino para
respaldar ante la ley una parte de las operaciones comerciales que se
realizaran.
Desde esta perspectiva, puede ser definida como un documento
registrable que origina una disminucin a favor del comprador (o deudor)
en una determinada cuenta o cargo.
3.2.7.3.2 Nota de crdito bancaria
Tambin conocida como boleta de depsito, la nota de crdito bancaria es
el documento que un banco entrega a sus clientes como constancia de
haber recibido una determinada cantidad de dinero.
El empleado que la expira deber incluir: el nombre de la entidad
bancaria, la identidad de la persona que realiza el depsito, el importe de
la operacin en letras y nmeros, la especificacin sobre la forma (si se
trata de efectivo o cheques, por ejemplo) y el lugar y fecha de la
transaccin.

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Nota crdito ya diligenciada

3.2.8 NOTAS DE CONTABILIDAD


La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es
utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones
que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen
documentos internos especficos.
En primer lugar, se debe hace claridad que las operaciones que la
empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes
validos como son las facturas. Una factura no puede ser remplazada por
una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por
ejemplo, cuando se realiza compra de bienes, el nico documento vlido
es la factura, o documento equivalente en el caso que la operacin se
realice con una persona no obligada a facturar.
Las notas de contabilidad son vlidas como documento equivalente
siempre que cumplan con los requisitos de ley.
Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve
impresa la leyenda documento equivalente sino que basta con el
cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados para cada
situacin, y la ley no exige que el documento de llame de una u otra
forma.
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Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni


internos especficos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo
de esto puede ser la contabilidad de los Ajustes por inflacin, la
Depreciacin, la amortizacin, correcciones, los comunes ajustes
contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.
La nota de contabilidad debe tener una numeracin consecutiva, que
permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un
seguimiento posterior. Igualmente debe contener la fecha de elaboracin
y las personas que intervinieron en su elaboracin
Puesto que la nota de contabilidad tiene como funcin el registrar
operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas
utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos
valores dbito y crdito.
Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en
original, puesto que la nota de contabilidad no ser utilizada o no ser
requerida por otro departamento diferente al departamento de
contabilidad, lo que hace innecesario las copias.
Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de
contabilidad diferente para cada tipo de operacin. Por ejemplo, la nota de
contabilidad utilizada para registrar los ajustes por inflacin, se debe
diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la
contabilizacin de la depreciacin, de lo contrario se tendrn dificultades a
la hora de hacer verificaciones y seguimientos.
Para esto, se puede identificar cada tipo de nota de contabilidad mediante
un prefijo, o llamndola por el nombre de la operacin que registra: Nota
de ajustes por inflacin, nota de depreciacin, nota de amortizacin, etc.
Nota de contabilidad

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Ejemplo:
La empresa SERVICIOS AL INSTANTE compro una pliza de seguros el
da primero de febrero de 2011 por un valor de $600.000 a un ao, el da
28 de febrero da de cierre contable se hizo el respectivo asiento de
ajuste.

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3.3 TTULOS VALORES

Son documentos de naturaleza mercantil, constituidos segn


determinados requisitos formales, que obedecen a las normas estipuladas
en el Cdigo de Comercio, y que tienen incorporado el derecho de
legtimo poseedor a una prestacin en dinero o en mercancas.
3.3.1 CHEQUE
Es un documento contable de valor en el que la persona que es
autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular),
extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada
cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
3.3.1.1 Cheque Personal
Es aquel emitido contra la cuenta corriente de una persona fsica o
jurdica (empresa). A los titulares de cuentas corrientes se les entrega un
talonario personalizado con cheques impresos que pueden utilizar como
medio de pago, y en los que figuran:

El nmero de cheque y cdigo de identificacin.

El Cdigo Cuenta Cliente (CCC) que identifica la cuenta.

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3.3.1.2 Cheque Bancario


Es un documento por el cual la persona que lo expide o emite y lo firma
(el librador) ordena a una entidad bancaria (el librado) en la que tiene
dinero que pague una determinada suma a otra persona o empresa (el
beneficiario o tenedor).

3.3.2 LA LETRA DE CAMBIO

Es un ttulo de crdito o de valor formal y completo que contiene una


orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al
tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado,
vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. La letra de
cambio nace en los finales de la Edad media, con la necesidad del
comercio monetario y su acumulacin ilimitada en contra de la renta
feudal.
Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que
pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro
(determinado o determinable) a un tercero (beneficiario). Las personas
que intervienen son:

El Girador o librador: Da la orden de pago y elabora el documento.

El Girado o librado: Acepta la orden de pago firmando el documento


comprometindose a pagar. Por lo tanto responsabilizndose,
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indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el


acreedor haga efectivo su cobro.

El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo


sealado.

3.3.2.1 CARACTERSTICAS
3.3.2.1.1 Mandato puro y simple
La letra posee un mandato de pagar una suma incondicional en moneda
nacional o moneda admitida a cotizacin. La suma se debe expresar en
nmeros y en palabras junta en la moneda en que se efectuar el pago.
Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el da de pago el
equivalente entre las monedas. Este requisito es lo que la distingue de los
otros ttulos de crdito
Nombre del Girado
El documento debe contener los nombres y apellidos de la persona fsica
o razn social que deber pagar la obligacin estipulada (girado). Si se
posee algn error en el nombre, la letra de cambio queda nula.
Si son varias las personas que deben pagar la misma letra, sta se gira
contra cualquiera de ellos.
El girado no es obligado, sino hasta que acepte la letra de cambio.
3.3.2.1.2 Fecha del vencimiento
El vencimiento corresponde al da en que la letra debe ser pagada. El
vencimiento debe ser una fecha posible y real. Existen cuatro tipos de
vencimientos:
1. Letras giradas a da fijo: vencen en el plazo establecido en la letra. Es
la forma ms usual de girar letras de cambio porque no hay
incertidumbres en cuanto a determinar la oportunidad de pago
incondicional.
2. Letras libradas a la vista: Letra de cambio que ser pagadera a su
presentacin. Deber presentarse al pago dentro del ao siguiente a la
fecha en que fue librada. El librador podr acortar este plazo o fijar uno
ms largo. Estos plazos podrn ser acortados por los endosantes.
(Artculo 39 de la ley cambiaria y del cheque).

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3. Letras giradas a un plazo desde la fecha: vencen el da que se cumpla


el plazo sealado. Son aquellas en donde se establece que el
vencimiento se da un tiempo contado a partir de la fecha de la letra.
4. Letras libradas a un plazo desde la vista: su vencimiento se
determinar a un plazo desde la fecha de la aceptacin o, en su
defecto, por la del protesto o declaracin equivalente y, a falta de
protesto, el ltimo da para llevarlo a cabo. La aceptacin que no lleve
fecha se considerar, siempre frente al aceptante, que ha sido puesta
el ltimo da del plazo sealado para su presentacin a la aceptacin.
La letra se paga en el tiempo que se fije en la letra, contado a partir de
la fecha en que la letra sea vista por el girado.
3.3.2.2 Formas De Girar La Letra De Cambio
1. A la propia orden (a la orden del girador)
Cuando un sujeto crea la letra de cambio a favor de l mismo. Una
persona debe pagarla al creador de la letra.
2. A cargo de tercera persona.
Cuando un sujeto crea la letra de cambio para que la pague una persona
determinada favor de otra persona. Intervienen tres sujetos: Creador de la
letra, Girado (el que debe pagar la letra) y beneficiario (al que le deben
pagar la letra)
3. A cargo del propio Girador.
Cuando un sujeto crea la letra de cambio para pagarla el mismo a otra
persona.
3.3.2.3 Lugar de pago
La letra debe indicar el lugar en que se debe presentar la letra para pagar,
pero si ste falta, la letra se pagar en el lugar designado junto al nombre
del librado.
Actualmente las Letras se domicilian para su cobro en las entidades
bancarias, por lo que el lugar de pago es por domiciliacin bancaria en la
mayora de las veces.

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3.3.2.4 Firmas en la Letra de Cambio


La firma de aceptacin es obligatoria, ya que se presenta como prueba
que la persona que acepta el cobro, por lo cual no se acepta la firma por
estampado o mecnicos. Tambin la firma quien libra la letra (girador) y
puede estar avalada.
3.3.2.5 El endoso de la letra de cambio
En la actualidad dej de ser una clusula accesoria e inseparable de la
letra de cambio, en virtud de la cual el acreedor cambiario pone a otro en
su lugar, transfirindole el ttulo con efectos limitados o ilimitados. La letra
puede transmitirse por endoso, y sta fue la finalidad inicial de la Letra de
Cambio. El endoso debe de ser puro y simple. Toda condicin se tendr
por no puesta. Esto segn la ltima normatividad.

Endoso en Blanco: Se plasma la sola firma del endosante, y cualquier


tenedor podr llenar en endoso con su nombre o el de un tercero.

Endoso en Propiedad: Transmite la propiedad del ttulo de crdito.

Endoso en Procuracin o para el cobro: Confiere al endosatario las


facultades de un mandatario con representacin para cobrar el ttulo
judicial o extra judicial.

Endoso en Garanta: Constituye un derecho prendario sobre el titulo y


conferir al endosatario, adems de los derechos de acreedor
prendario, las facultades del endoso en procuracin.

3.3.2.6 Valuta
Expresa el motivo por el cual el girado deber pagar. Es una clusula
innecesaria que se conserva por tradicin, como reminiscencia de la
poca en que la letra de cambio era ttulo concreto, documento probatorio
de un contrato de cambio.
3.3.2.7 Aceptacin
La Aceptacin de la letra de cambio es el acto por medio del cual el girado
o librado estampa su firma en el documento, manifestando as la voluntad
de obligarse cambiariamente a realizar el pago de la letra. Una vez
aceptada la letra, el aceptante se convierte en el principal obligado, y se

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constituye en deudor cambiario de cualquier tenedor de la letra, incluso


del mismo girador.
Aceptacin por intervencin
Desde los primeros tiempos de la letra de cambio, se estableci la
costumbre mercantil de que, si el girado negaba la aceptacin, un tercero,
llamado interventor, podra presentarse y aceptar, a fin de salvar la
responsabilidad y el buen crdito de alguno o algunos de los obligados en
la letra. As surgi la figura jurdica de la aceptacin por intervencin, o
por honor. para una buena comprensibilidad de la investigacin humana
Para que tenga lugar la intervencin es necesario que la letra se proteste
por falta de aceptacin.
3.3.2.8 El Pago
El pago de la letra debe hacerse contra su entrega. Es esto una
consecuencia de la incorporacin; pero no quiere esto decir que el pago
hecho sin recoger la letra no sea vlido; y en caso de que as se hiciere,
podra oponerse la correspondiente excepcin de pago, como excepcin
personal, al tenedor ya pagado que pretendiera volver a cobrar la letra.
Si la letra es pagadera a la vista, deber presentarse para su pago dentro
de un trmino de un ao a contar de la fecha de la letra, a no ser que el
librador o girador hubiera establecido otro plazo.
3.3.2.8.1 Pago Parcial
El tenedor est obligado a recibir un pago parcial de la letra; pero retendr
la letra en su poder mientras no se le cubra ntegramente, anotar en el
cuerpo de la misma los pagos parciales que reciba, y extender recibo por
separado en cada caso. Conservando los derechos contra los dems
obligados y contribuyentes al movimiento.
3.3.2.8.2 Pago por Intervencin
Igual que la letra puede ser aceptada por intervencin, puede tambin ser
pagada en la misma forma por un interventor, que podr ser un
recomendatario, un obligado en la letra, el girado, o un tercero.

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3.3.2.9 Protesto
El protesto es un acto de naturaleza formal, que sirve para demostrar de
manera autntica, que la letra de cambio fue presentada oportunamente
para su aceptacin o para su pago.
Se practica el protesto por medio de un funcionario que tenga fe pblica
(FEDATARIO PUBLICO, no ante un notario pblico) y se levantar contra
el girado o los recomendatarios, en caso de falta de aceptacin, y en caso
de protesto por falta de pago, contra el girado-aceptante o sus avalista.
La sancin por la falta de protesto es la prdida de la accin cambiaria de
regreso.

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3.3.3 PAGARE
El pagar es una promesa incondicional de pagar una suma determinada
de dinero, y por consiguiente es un ttulo valor de contenido crediticio.
Pagar es un ttulo de crdito formal y completo por el que el firmante se
obliga a pagar a su vencimiento una cantidad cierta a una persona
designada en el documento.
3.3.3.1 Importancia Del Pagare
Tiene una ventaja respecto a la letra de cambio, pues el hecho de que
contenga la palabra Pagar le adjudica un poder de cobranza avalado
por la ley, en especial en los cdigos de comercio de cada estado.
Un pagar sirve para realizar transacciones comerciales, es tambin
utilizado para garantizar mercanca, e incluso en controversias judiciales
como garanta de reparacin de daos.
Es utilizado constantemente para cerrar tratos teniendo la funcin de
garanta, y emulando la funcin del aval o del fiador, sobre todo en
algunos contratos de arrendamiento.
Ventajas:

Se paga en efectivo

Hay alta seguridad de pago al momento de realizar alguna operacin


comercial

Desventajas:
La accin legal, al omento de surgir algn incumplimiento en el pago
3.3.3.2 Partes Del Pagare
3.3.3.2.1 Nombre del beneficiario
Es imprescindible identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el
pagar. Puede ser a favor de una persona natural o persona jurdica. En
este ltimo caso se tratara de una denominada "razn social" o sociedad
comercial.

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3.3.3.2.2 Fecha y lugar del pago


La fecha de vencimiento corresponde al da en que el ttulo deber ser
pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior a la fecha en que se
suscribe. El pagar debe indicar el lugar en que se debe presentar el
documento para su propio pago.
3.3.3.2.3 Fecha y lugar en que se suscribe
El pagar debe contener la fecha en que ha sido creado. Es
imprescindible para su relacin con la fecha de vencimiento
(determinando del plazo); y adems para respetar los tiempos en que
corresponde aplicar (cuando la ley lo disponga) el sellado o timbrado
correspondiente;
3.3.3.2.4 Firma del suscriptor
La firma del suscriptor o de la persona que firme a su ruego o en su
nombre, es requisito esencial para considerar al documento como ttulo
de crdito. La firma es indispensable y lgicamente torna nulo al ttulo su
falta, ha de considerarse que no podr ser suplantada por la impresin
digital.
3.3.3.2.5 Transmisibilidad
El pagar ser transmisible por endoso, que ser total, puro y simple, es
decir, no ser transmisible el endoso por una parte del pagar ni aquel
que incluya condiciones.

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PAGARE No. 052

MARIA EUGENIA GARCIA, mayor de edad, identificada como aparece al


pie de mi firma, actuando en nombre propio, mayor de edad, identificado
como aparece al pe de mi firma, por medio del presente escrito manifiesto,
lo siguiente:
PRIMERO: Que debo y pagar, incondicional y solidariamente a la orden
de BANCO POPULAR, la suma cierta de ___________________.
($__________), de pesos moneda legal colombiana.
SEGUNDO: Que el pago total de la mencionada obligacin se efectuar en
un slo contado, el da 25 del mes de marzo del ao 2014 en las
dependencias del Banco Popular, ubicada en la ciudad de Ccuta.
TERCERO: Que en caso de mora o incumplimiento se realizaran los
trmites pertinentes con la hipoteca de la casa ubicada en la calle 1N
Avenida 3 3-45 pescadero la cual est valorada por OCHENTA
MILLONES DE PESOS M/L (80.000.000), desde el da siguiente a la fecha
de exigibilidad del presente pagar, y hasta cuando su pago total se
efecte.
CUARTO: Expresamente declaro excusado el protesto del presente pagar
y los requerimientos judiciales o extrajudiciales para la constitucin en
mora.
QUINTO: En caso de que haya lugar al recaudo judicial o extrajudicial de la
obligacin contenida en el presente ttulo valor ser a mi cargo las costas
judiciales y/o los honorarios que se causen por tal razn.
En constancia de lo anterior, se suscribe en la ciudad de Ccuta, a los 20
das del mes de marzo del ao 2013. EL DEUDOR,

Firma: MARIA EUGENIA GARCIA


Nombre: C.C. 60.345.234 de Ccuta

Domiciliada en: Calle 1N Av. 3 3-45


Pescadero, Ccuta

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Seores
Banco Popular
Ccuta

REFERENCIA: AUTORIZACION
BLANCO DEL PAGARE No. 052

PARA

LLENAR

ESPACIOS

EN

Yo, MARIA EUGENIA GARCIA, mayor de edad, identificada como aparece


al pie de mi firma, actuando en nombre propio, por medio del presente
escrito manifiesto que le faculto a usted, de manera permanente e
irrevocable para que, en caso de incumplimiento en el pago oportuno de
alguna de las obligaciones que hemos adquirido con usted, derivadas de
los negocios comerciales y contractuales bien sean verbales o escritos; sin
previo aviso, proceda a llenar los espacios en blanco del pagar No. 052,
que he suscrito en la fecha a su favor y que se anexa, con el fin de convertir
el pagar, en un documento que presta mrito ejecutivo y que est sujeto a
los parmetros legales del Artculo 622 del Cdigo de Comercio.
1. El espacio correspondiente a la suma cierta de se llenar por una suma
igual a la que resulte pendiente de pago de todas la obligaciones contradas
con el acreedor, por concepto de capital, intereses, seguros, cobranza
extrajudicial, segn la contabilidad del acreedor a la fecha en que sea
llenado el pagare.
2. El espacio correspondiente a la fecha en que se debe hacer el pago, se
llenar con la fecha correspondiente al da en que sea llenado el pagar,
fecha que se entiende que es la de su vencimiento.
En constancia de lo anterior firmamos la presente autorizacin, a los 20
das del mes de marzo del ao 2013. EL DEUDOR,

Firma: ______________________
Nombre: MARIA EUGENIA GARCIA
C.C. No.: 60.345.234 de Ccuta

Domiciliada en: Calle 1N Av. 3 3-45


Pescadero, Ccuta

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3.3.3 BONOS
Son considerados como uno de los recursos para invertir ms seguros del
mercado debido a que no suelen tener cambios dramticos en el precio a
corto y mediano plazo. Sin embargo, siguiendo la ley de ganancia
potencial/riesgo, los bonos no suelen dar rendimientos tan altos como
otros instrumentos de inversin.
3.3.3.1 Bono canjeable
Bono que puede ser canjeado por acciones ya existentes. No provoca ni
la elevacin del capital ni la reduccin de las acciones.
3.3.3.2 Bono Convertible
Bono que concede a su poseedor la opcin de canjearlo por acciones de
nueva emisin a un precio prefijado. Ofrece a cambio un cupn (una
rentabilidad) inferior al que tendra sin la opcin de conversin.
3.3.3.3 Bono cupn cero
Ttulo que no paga intereses durante su vida, sino que lo hace
ntegramente en el momento en el que se amortiza, es decir cuando el
importe del bono es devuelto. En compensacin, su precio es inferior a su
valor nominal.
3.3.3.4 Bonos de caja
Ttulos emitidos por una empresa, que se compromete a reembolsar al
vencimiento fijado el prstamo pactado; los recursos obtenidos con la
emisin de estos bonos se dedican a las necesidades de tesorera de la
empresa.
3.3.3.5 Strips
Algunos bonos del Estado son "strippables", o divididos, puede
segregarse el valor del bono en cada uno de los pagos que se realizan,
distinguiendo bsicamente los pagos en concepto de intereses (cupones)
y el pago del principal, y negociarlos por separado.

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3.3.4 FACTURA CAMBIARIA DE COMPRA Y VENTA


Ahora s se podr escribir que la factura de venta se asimila a una letra de
cambio, pues era un error comn y corriente encontrar facturas que no
contenan los requisitos del artculo 774 del Cdigo de Comercio diciendo
que se asimilan a letras de cambio si ni siquiera decan facturas
cambiarias de compraventa que era el primer requisito del precitado
artculo.
Pues bien, ahora existe la ley 1231 del pasado 17 de julio y entrar en
vigencia tres meses despus de su promulgacin y ha modificado
sustancialmente lo que se conoca como factura.
La factura cambiaria de compra venta es otra clase de ttulo valor, la cual
es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o
beneficiario del servicio, en la cual est estipulado el valor que el
comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.
La factura cambiaria debe contener los siguientes requisitos segn lo
establecido en el artculo 774 del cdigo de comercio:
Fecha de vencimiento, si se omite este requisito, el cdigo de
comercio llena este vaco diciendo que se entender que debe ser
pagada dentro de los treinta (30) das siguientes a los de sus emisin.
Fecha de recibo de la factura, tambin debe indicarse el nombre,
identificacin o firma de quien sea el indicado de recibirla.
El vendedor debe dejar constancia en el original de la factura, el precio
del servicio prestado y las condiciones de pago.
La factura cambiaria adems de los requisitos generales que debe
contener todo ttulo valor, y de los requisitos particulares anteriormente
mencionados, tambin debe contener los siguientes contemplados en el
artculo 617 del Estatuto Tributario:
Estar denominada como factura de venta.
Apellidos, nombre o razn social,
presta el servicio.

y NIT del vendedor o de quien

Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o


servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado.

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Numeracin consecutiva.
Fecha de expedicin.
Descripcin detallada de los artculos vendidos o del servicio prestado.
Valor total.
El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
La factura que no cumpla con los requisitos establecidos, no se
considerara titulo valor, pero por esta razn no se afectara la validez del
negocio jurdico que dio origen a la factura. El vendedor debe expedir una
factura original y dos copias, para todos los efectos se considera ttulo
valor el original firmado por el emisor y el comprador o beneficiario del
servicio. La factura cambiaria es negociable a travs del endoso.

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3.3.5 LIBRANZA
La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor
autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nmina mensual o
quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelacin de sus
obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se
compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo
previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de
libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la
autorizacin de descuento de nmina del deudor-empleado y el convenio
de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde
estn expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.
Un aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se
utiliza la modalidad de libranza es la determinacin precisa de la
capacidad de pago y la capacidad de descuento. La capacidad de
descuento, es el porcentaje o monto que puede ser descontado del
sueldo del empleado, que para el caso de las Cooperativas, de acuerdo
con el literal b) del Artculo 59 del Cdigo sustantivo del trabajo, no puede
superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y prestaciones, para
cubrir sus crditos.
Para entregarle el crdito a un trabajador casi siempre, por no decir
siempre, le piden a ste que presente un Codeudor, que debe ser tambin
trabajador de la misma empresa. El descuento de nmina tiene que estar
autorizado por escrito. As el empleador tenga conocimiento del crdito,
as el trabajador verbalmente y frente a muchos testigos haya autorizado
al empleador al descuento de su salario, as el empleador sea amigo del
gerente del Banco o entidad de comercio, siempre toda clase de
autorizacin distinta a los descuentos normales de seguridad social y
embargos, deben estar autorizados por escrito por parte del trabajador
(art. 149 C.S.T.)De no hacerlo se configura un descuento ilegal y el
empleador debe devolver el dinero mal retenido adems de las sanciones
a que se puede hacer acreedor (art. 65 C.S.T.).
A continuacin veremos el formato de libranza

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LIBRANZA

ASUNTO: crdito de______________________ (se describe la clase de


Crdito)

______________________ (nombre del trabajador), mayor de edad,


identificado con la que aparece al pie de mi firma, autorizo expresa e
irrevocablemente para que mi salario, bonificaciones, prestaciones
sociales, o de cualquier suma de dinero que se vaya generando a mi
favor, me sean descontados___________________(Numero de cuotas)
cuotas mensuales por valor de $____________ (valor de la cuota) para el
pago del crdito que soy deudor ante _________________(nombre del
acreedor, banco o almacn), aun en el evento de encontrarme disfrutando
de vacaciones o licencias.
Igualmente autorizo expresa e irrevocablemente a _________ (nombre
del empleador), para que la sumas descontadas mensualmente en los
trminos aqu establecidos sean giradas y entregadas en forma mensual
a_______________ (nombre del acreedor, banco o almacn) dentro del
trmino fijado para tal efecto, amortizando de esta forma el crdito que me
fue concedido. Si mi empleador no descuenta y no paga a__________
(nombre del acreedor, banco o almacn) el valor de la cuota mensual y
eventuales de mora.
Tambin autorizo a _____________(nombre del empleador) al descontar
de mi salario, sueldo, bonificaciones, prestaciones sociales e
indemnizaciones a que tengo derecho, las cuotas que se estn
adeudando si se llegare a terminar mi contrato de trabajador por cualquier
causa.
Declaro que conozco el reglamento del crdito otorgado y su aceptacin
para lo cual me acojo a ellos incluso asumiendo que la empresa solo es
un canal de pago.

Atentamente,

_________________ (firma del empleado)


C.C

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EJEMPLO:
LIBRANZA

San Jos de Ccuta, 19 de marzo de 2013


SEOR:
LUIS CARLOS GMEZ

ASUNTO: Crdito de Libre Inversin


LUIS CARLOS GMEZ, mayor de edad, identificado con la que aparece
al pie de mi firma, autorizo expresa e irrevocablemente para que mi
salario, bonificaciones, prestaciones sociales, o de cualquier suma de
dinero que se vaya generando a mi favor, me sean descontados 30
cuotas mensuales por valor de $ 2.000.000 para el pago del crdito que
soy deudor ante Banco Popular aun en el evento de encontrarme
disfrutando de vacaciones o licencias.
Igualmente autorizo expresa e irrevocablemente a Eduardo Saavedra
Duran, para que las sumas descontadas mensualmente en los trminos
aqu establecidos sean giradas y entregadas en forma mensual a BANCO
POPULAR dentro del trmino fijado para tal efecto, amortizando de esta
forma el crdito que me fue concedido. Si mi empleador no descuenta y
no paga a BANCO POPULAR el valor de la cuota mensual y eventuales
de mora.
Tambin autorizo a Camilo Prez Cceres al descontar de mi salario,
sueldo, bonificaciones, prestaciones sociales e indemnizaciones a que
tengo derecho, las cuotas que se estn adeudando si se llegare a
terminar mi contrato de trabajador por cualquier causa.
Declaro que conozco el reglamento del crdito otorgado y su aceptacin
para lo cual me acojo a ellos incluso asumiendo que la empresa solo es
un canal de pago.
Atentamente,
LUIS GOMEZ
Luis Carlos Gmez
C.C 88.234.456 Bogot
Deudor

CAMILO PEREZ C.
Camilo Prez Cceres
c.c. 60.318.825 Bogot
Codeudor
VOLVER

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4 DOCUMENTOS LEGALES

Es el medio, que comprueba la existencia de un hecho, la exactitud o la


verdad de una afirmacin etc. que tenga un valor de prueba. Los
documentos son a menudo sinnimo de actas, cartas o escritos y sirve
solo si est firmado, esto constara de la legalidad del mismo, entre los
cuales podemos encontrar algunos como lo son:
4.1 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
Con el fin de garantizar un pago oportuno en los cnones de
arrendamiento establecidos y conservar el estado del inmueble en las
mismas condiciones que cuando sea entregado, algunos arrendadores
optan por realizar este trmite por medio de las lonjas de propiedad raz o
algunos se deciden a hacerlo por su propia cuenta. De todas formas
cualquiera sea la opcin o el modo seleccionado por el arrendador estos
son los pasos que todo arrendatario debe seguir para poder alquilar un
bien inmueble, aunque esto no significa que sea obligatorio ya que todo
depende de las polticas que tenga el arrendador:
Paso 1: El arrendatario deber diligenciar un formulario propio de una
aseguradora o del arrendador, al igual que los dos deudores solidarios o
coarrendatarios. En caso de que se haga a travs de una aseguradora, el
arrendatario deber cumplir los requisitos establecidos por la compaa
de seguros que se encuentre autorizada para realizar esta operacin o
designada por la lonja de propiedad raz. Dependiendo la aseguradora los
requisitos ms comunes exigidos son los siguientes:
Los deudores solidarios o coarrendatarios deben acreditar ingresos
superiores a dos (2) veces el valor del canon de arrendamiento.

El arrendatario y deudores solidarios o coarrendatarios deben anexar


extractos bancarios o de corporacin de los ltimos tres (3) meses.

Si el canon de arrendamiento es igual o mayor a $700.000, el


arrendatario debe presentar dos (2) deudores solidarios o
coarrendatarios que acrediten finca raz.

Los deudores solidarios o coarrendatarios deben estar domiciliados y


tener su actividad laboral en las ciudades o alrededores donde opere
la compaa aseguradora dependiendo el caso.

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Consignar un valor correspondiente al estudio del formulario para la


aprobacin. Este valor puede variar de acuerdo con la aseguradora y
el valor del canon de arrendamiento. Este valor se debe tener en
cuenta puede perderse, ya que la aseguradora se reserva el derecho
de rechazar la solicitud de arrendamiento sin rembolsarlo.

Paso 2: Una vez se haya cumplido con lo establecido en el paso 1, el


arrendatario deber anexar adems los siguientes documentos:
Si el arrendatario es un empleado:

Un certificado laboral en original que incluya como mnimo los


siguientes datos: cargo, salario y tiempo de servicio o el original de los
tres (3) ltimos desprendibles de pago.

En caso de que el arrendatario tenga otros ingresos, deber anexar


entonces los documentos que as lo acrediten.

Si el arrendatario es independiente:

Demostrar ingresos anexando documentos que as lo acrediten, como


fotocopia de la ltima declaracin de renta.

Si el arrendatario es pensionado:

Certificado de pensin o desprendibles de pago de la pensin.

Acreditar ingresos diferentes a la pensin.

Si el arrendatario es una persona jurdica:


Certificado de existencia y representacin legal con fecha de expedicin
no mayor a tres (3) meses.
Estados financieros certificados por contador pblico del ltimo perodo
contable.
Fotocopia de la ltima Declaracin de Renta.
Si la sociedad inquilina est recientemente constituida debe presentar
documentacin de los socios, que demuestren satisfactoriamente sus
ingresos y capacidad de pago.
Paso 3: Entregar la documentacin a la aseguradora o inmobiliaria o
arrendador. En caso de que se hayan presentado ms de dos interesados

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Ficha Nmero 428142

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y a su vez hayan sido aprobados por la aseguradora. Es la inmobiliaria,


quin administra el inmueble, o en su defecto el propietario arrendador
quin se reserva el derecho de adjudicar el bien inmueble solicitado en
arrendamiento para aquella persona que le ofrezca mejores garantas.
Paso 4: Una vez la inmobiliaria o arrendador seleccione el arrendatario
idneo, entonces se firmar el correspondiente contrato de arrendamiento
dependiendo el tipo de inmueble y se establecern las condiciones.
Observacin: Se puede presentar que al momento de firmar un contrato
las inmobiliarias administradoras o propietarios arrendadores exijan otras
condiciones o requisitos adicionales al arrendatario, como por ejemplo,
dejar un depsito con el propsito de ser un respaldo para garantizar que
al finalizar el contrato, el inmueble vaya a ser entregado en las mismas
condiciones que fue recibido.
Ejemplo

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CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLE PARA


VIVIENDA
ARRENDADOR
ARRENDATARIO
DIRECCION DEL INMUEBLE
CIUDAD
CANON
FECHA DE INICIACION
TERMINO DE
ARRENDAMIENTO
DESTINACION INMUEBLE

JESUS CARDONA GOMEZ


LINA AGUEDO ALVAREZ
CALLE 3N Avenida 5 3-49
Pescadero
CUCUTA.
$1.200.000
13 DE ABRIL DE 2013
10 MESES
VIVIENDA

Entre los suscritos: JESUS CARDONA GOMEZ, persona natural,


domiciliada en la ciudad de Ccuta, Identificada con la Cdula de
Ciudadana No.60.345.432 expedida en Ccuta (Norte de Santander),
quien en el texto del presente documento se denominar EL
ARRENDADOR, por una parte; y por la otra LINA AGUEDO ALVAREZ,
Identificado con la Cdula de Ciudadana No.88.678.789 expedida en
Cucutilla (Norte de Santander), quien se denominar LA
ARRENDATARIA, se ha celebrado el contrato de arrendamiento
estipulado en las siguientes clausulas: PRIMERA: OBJETO.- EL
ARRENDADOR da en arrendamiento a la ARRENDATARIA y sta toma
un inmueble ubicado en la CALLE 3N Avenida 5 3-49 Pescadero, de la
nomenclatura urbana de Ccuta, identificado por los siguientes linderos:
NORTE: Con el Lote 14 de la Manzana B en 13.28 metros. SUR: Con el
lote 16 de la Manzana B en 13.28 metros. ORIENTE: Con el lote 4 de la
Manzana B en 6.20 metros y OCCIDENTE: Con la Avenida 5 A en 6.20
metros; inmueble identificado con la Matricula Inmobiliaria No.260
257551. SEGUNDA: TRMINO.- El trmino de duracin del presente
contrato de arrendamiento es de diez (10) meses a partir del trece (13) del
mes de abril del ao dos mil trece (2013), prorrogable automticamente
por igual plazo, salvo que cualquiera de las partes manifieste por escrito,
con anticipacin no menor a tres (3) meses, su intencin de no renovarlo
o de no prorrogarlo a su vencimiento. PARAGRAFO PRIMERO: En caso
de venta del inmueble el arrendatario contar con tres (3) meses para
desocuparlo, meses que sern cancelados por el arrendatario, para lo
cual deber encontrarse al da con el pago de los servicios pblicos.
TERCERA: PRECIO.- El precio mensual de arrendamiento ser de UN
MILLON DOSCIENTOS MIL PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA
($1.200.000. M.L.C.) Mensuales, el cual deber ser pagado por la
ARRENDATARIA en la ciudad de Ccuta, dentro de los primeros cinco
(5) das calendario de cada mes, cualquiera que sea la fecha de vigencia
de este contrato, dineros que sern recogidos por el ARRENDADOR, en

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Ficha Nmero 428142

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el inmueble arrendado o en donde ste expresamente seale, quedando


establecido que los periodos mensuales son indivisibles; canon que ser
pagado en Efectivo. PARGRAFO PRIMERO.- La mera y eventual
tolerancia del ARRENDADOR en aceptar el pago del precio de la renta
fuera de los cinco primeros (5) das de cada mes calendario, no se
entender como nimo de modificar o novar el trmino para el pago en
este contrato, o la modificacin del precio del arrendamiento, en ningn
caso podr considerarse como novacin o existencia de un contrato
verbal
de
arrendamiento.
PARAGRAFO
SEGUNDO:
LA
ARRENDATARIA pagar un depsito por la suma de SEISCIENTOS MIL
PESOS ($600.000) que se harn efectivos el da de la terminacin de
contrato para pagos de servicios que se quedaren debiendo. CUARTA:
REAJUSTE.- Vencido el primer tiempo de vigencia de este contrato y as
sucesivamente cada diez (10) meses, en caso de prrroga tcita o
expresa el precio del arrendamiento se incrementar en una proporcin
igual al ciento por ciento (100%) del incremento que haya tenido el ndice
de Precios al Consumidor certificado por el Departamento Administrativo
Nacional de Estadstica, en el ao calendario inmediatamente anterior a
aquel en que deba efectuarse el reajuste del canon. Si el tope mximo de
reajuste sealado por el artculo 20 de la Ley 820 de 2003, llegare a variar
por alguna ulterior disposicin Estatal, es entendido que el porcentaje de
reajuste que debe pagar LA ARRENDATARIA es equivalente al mximo
permitido por la norma que a ese respecto se encuentre vigente en el
momento que tenga ocurrencia cada prrroga anual del contrato.
QUINTA: ENTREGA.- LA ARRENDATARIA ha recibido el inmueble con
sus anexidades a entera satisfaccin; Las reparaciones que se ocasionen
por daos de la ARRENDATARIA sern su responsabilidad, por lo tanto
debern ser reparadas y canceladas por l. Tambin se obliga
especialmente a: 1) Conservar la integridad interior de paredes, techos,
pavimentos, sanitarios y caeras en general. 2) Reparar los cristales,
puertas, cerraduras, tabiques, cortineros. 3) Mantener en estado de
servicio y conservar en funcionamiento los aparatos elctricos,
debidamente aseadas las partes interiores y exteriores del inmueble de
conformidad con los artculos 2029 y 2030 del Cdigo Civil y el numeral 2
del artculo 9 de la ley 820 de 2003. 4) Mantener en buen estado las
paredes, pisos, puertas, jardines, conexiones elctricas y de agua, que se
encuentren dentro de las reas privadas y comunes y que sirvan para el
uso y disfrute como servicios, ya sean conexos o adicionales, que se
encuentren dentro del conjunto del cual hace parte el inmueble arrendado.
LA ARRENDATARIA se abstendr de hacer mejoras de cualquier clase
sin permiso escrito, discriminado y previo del ARRENDADOR, y las que
haga sin dicho consentimiento, le pertenecern totalmente al propietario
del inmueble, y no podr reclamarle indemnizacin ni retirarlas, salvo que
se puedan retirar sin afectar el inmueble o si EL ARRENDADOR lo exija
por escrito, a lo cual acceder inmediatamente LA ARRENDATARIA,
dejando el inmueble en el mismo estado en que se encontraba antes de

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efectuar las requeridas reformas. PARGRAFO PRIMERO.- Las


reparaciones que se presenten como consecuencia del deterioro natural
del inmueble tales como ruptura de un tubo, humedades o grietas debidas
a movimientos telricos o asentamiento, sern efectuadas por EL
ARRENDADOR del inmueble. PARGRAFO SEGUNDO.- LA
ARRENDATARIA renuncia a descontar de la renta el valor de las
reparaciones indispensables a que se refiere el artculo 27 de la Ley
820 de 2003. SEXTA: SERVICIOS PBLICOS.- Los servicios de energa
elctrica, acueducto, alcantarillado, cuota de sostenimiento de televisin
por cable, cuota de sostenimiento por antena parablica, recoleccin de
basuras, sern por cuenta y pagados directamente por LA
ARRENDATARIA. PARGRAFO PRIMERO.- LA ARRENDATARIA ha
recibido en perfecto estado las instalaciones requeridas para el uso de
dichos servicios, y se abstendr de modificarlas sin permiso escrito y
previo del ARRENDADOR y adems responder por los daos y/o
violaciones de los reglamentos de las correspondientes empresas y se
obliga a pagar las sanciones, costos y multas que las empresas
prestadoras de servicios pblicos o cualquier otra autoridad le imponga
durante la vigencia del presente contrato por las infracciones de los
respectivos reglamentos o por no haber pagado oportunamente tales
servicios e indemnizar al ARRENDADOR por los perjuicios que le
pudiera ocasionar por tales infracciones u omisiones, involucrando en
tales servicios, entre otros, los que puedan provenir de las prdidas
mismas de los mencionados servicios, la suspensin de ellos, su re
conexin o nueva instalacin. Es entendido que EL ARRENDADOR
puede, si lo considera conveniente, hacer las respectivas cancelaciones
para obtener la normalizacin de los mencionados servicios, as como
tambin podr pagar las sanciones, impuestos y multas y en estos casos
su costo deber ser reembolsado en forma inmediata por LA
ARRENDATARIA, pudiendo ser cobrado por la va ejecutiva, sin
necesidad de requerimiento alguno, con la simple presentacin de los
respectivos recibos, debidamente cancelados. En caso de mora LA
ARRENDATARIA reconocer intereses iguales a la tasa mxima
autorizada por las disposiciones vigentes, sobre las sumas pendientes de
pago, sin perjuicio de las dems acciones del ARRENDADOR.
PARGRAFO SEGUNDO.- Es entendido que EL ARRENDADOR no
ser responsable en ningn caso, por interrupcin o deficiencia de
servicio alguno, casos en los cuales EL ARRENDATARIO reclamar
directamente a las empresas de servicios pblicos. SEPTIMA:
DESTINACIN.- LA ARRENDATARIA destinar el inmueble arrendado
exclusivamente para VIVIENDA de familia honorable y no podr cambiar
dicha destinacin, pues se entendern lesionados los derechos del
ARRENDADOR. En el evento que esto ocurra EL ARRENDADOR puede
dar por terminado el contrato de arrendamiento y exigir la entrega
inmediata del inmueble arrendado y la indemnizacin de perjuicios sin
necesidad de requerimiento alguno. PARGRAFO PRIMERO.- EL

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207

ARRENDADOR prohbe expresa y terminantemente que LA


ARRENDATARIA le d al inmueble destinacin con fines ilcitos tales
como los contemplados en el literal b) del pargrafo del artculo 3 del
decreto 180 de 1.988, el artculo 34 de la ley 30 de 1.986, el artculo 377
del Cdigo Penal Colombiano, y en general para realizar cualquier
conducta tipificada como delito en el Cdigo Penal Colombiano y en
consecuencia LA ARRENDATARIA se obliga a no utilizar el inmueble
objeto de este contrato, para ocultar o depositar armas, explosivos o
dineros de grupos terroristas o artculos de contrabando o para que en l
se elaboren o almacenen. A No Vender drogas estupefacientes o
sustancias alucingenas y afines. LA ARRENDATARIA se obliga a no
guardar o permitir que se guarden en el inmueble arrendado sustancias
inflamables o explosivas que pongan en peligro la seguridad, y en caso
que ocurriera dentro del inmueble enfermedad infecto-contagiosa, sern
de LA ARRENDATARIA los gastos de desinfeccin que ordenen las
autoridades sanitarias. PARGRAFO SEGUNDO.- EL ARRENDADOR
declara expresa y terminantemente prohibida la destinacin del inmueble
para los fines previstos en el artculo 11 de la Ley 1236 de 2.008 que
modifica el artculo 217 del Cdigo Penal. En consecuencia LA
ARRENDATARIA se obliga a no usar y/o destinar el inmueble para la
prctica de actos sexuales donde participen menores de edad o para el
estmulo de la prostitucin de menores. LA ARRENDATARIA faculta al
ARRENDADOR para que visite el inmueble con el fin de verificar el
cumplimiento de estas obligaciones. OCTAVA: EXENCIN DE
RESPONSABILIDAD.- EL ARRENDADOR no asume responsabilidad
alguna por los daos o perjuicios que LA ARRENDATARIA pueda sufrir
por causas atribuibles a terceros o a culpa leve del ARRENDADOR o de
sus empleados o dependientes, ni por hurtos, ni por siniestros causados
por incendio, inundacin o terrorismo. LA ARRENDATARIA asume la
responsabilidad por los daos que se puedan causar al inmueble, a los
enseres y dotaciones de los vecinos o terceros, cuando estos provengan
o sean causados por LA ARRENDATARIA, por sus dependientes o por
descuido o negligencia de cualquiera de los mismos, tales como dejar
abiertas las llaves del agua, dejar conectados aparatos elctricos o las
luces prendidas y dems. NOVENA: CESION Y SUBARRIENDO.- LA
ARRENDATARIA no podr ceder el presente contrato ni subarrendar el
inmueble total o parcialmente sin previa autorizacin escrita del
ARRENDADOR, bajo pena de que este, a su arbitrio, pueda dar por
terminado el arrendamiento y exigir la entrega inmediata del inmueble
arrendado sin necesidad de requerimientos de cualquier clase, a los
cuales LA ARRENDATARIA renuncia expresamente. Si se autoriza la
cesin o subarriendo continuarn vigentes todas las estipulaciones
derivadas de este contrato, solidariamente, entre LA ARRENDATARIA y
los cesionarios y subarrendatarios. DECIMA: CLAUSULAS DE
TERMINACIN.- El incumplimiento de una cualquiera de las clusulas
estipuladas u obligaciones del contrato a cargo de la ARRENDATARIA

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208

dar derecho al ARRENDADOR para dar por terminado el presente


contrato sin previo aviso y sin necesidad de requerimiento de ninguna
clase, de los cuales renuncia LA ARRENDATARIA. EL ARRENDADOR
podr adems pedir la restitucin del inmueble arrendado por la mora en
el pago del precio del arrendamiento, el inicial o el que resulte de aplicar
los reajustes, sin que para ello sea necesario ningn tipo de requerimiento
o reconvencin previos pues a ellos renuncia expresamente LA
ARRENDATARIA. PARGRAFO PRIMERO.- Son causales de
terminacin en forma unilateral, por parte del ARRENDADOR las
previstas en el artculo 22 de la ley 820 de 2003, a saber; 1). Cuando el
no pago de los servicios pblicos cause la suspensin, desconexin o
perdida del servicio. 2). Cuando se subarriende total o parcialmente el
inmueble, se ceda o se le d una destinacin distinta a la pactada en el
contrato. 3). Cuando LA ARRENDATARIA reiteradamente afecte la
tranquilidad de los vecinos o destine el inmueble para actos delictivos o
que impliquen contravencin. 4). Cuando LA ARRENDATARIA realice
mejoras, adiciones, cambios o ampliaciones en el inmueble, o lo destruya
total o parcialmente. 5). Cuando LA ARRENDATARIA viole las normas
del respectivo reglamento interno o de propiedad horizontal, o no pague
las expensas comunes cuando su pago est a cargo de la
ARRENDATARIA. EL ARRENDADOR Podr
dar por terminado
unilateralmente el contrato de arrendamiento a la fecha de vencimiento
del trmino inicial o de sus prrrogas invocando cualquiera de las
siguientes causales especiales de restitucin, previo aviso escrito a la
ARRENDATARIA a travs del servicio postal autorizado con una
antelacin no menor a tres (3) meses a la referida fecha de vencimiento:
a) Cuando EL PROPIETARIO o POSEEDOR necesite el inmueble para
ocuparlo. b) Cuando el inmueble haya de demolerse para efectuar una
nueva construccin, o cuando se requiera desocupado con el fin de
ejecutar obras indispensables para su reparacin. c) Cuando el inmueble
haya de entregarse en cumplimiento de las obligaciones originadas en un
contrato de compraventa. PARAGRAFO SEGUNDO.- Son causales de
terminacin por parte del ARRENDATARIO las consagradas en el artculo
24 de la misma ley. PARGRAFO TERCERO.- No obstante lo dispuesto
en la presente clusula, las partes en cualquier tiempo y de comn
acuerdo podrn dar por terminado el presente contrato, conforme lo
consagra el artculo 21
de la misma ley. DECIMA PRIMERA:
DEVOLUCIN SATISFACTORIA.- Cuando este contrato termine por
cualquier causa LA ARRENDATARIA deber entregar el inmueble
arrendado al ARRENDADOR a entera satisfaccin, entrega que no se
entender cumplida mientras no se haya acreditado la cancelacin de los
cnones de arrendamiento, los servicios pblicos, las cuotas de
administracin que se hubiesen causado a cargo de la ARRENDATARIA
hasta la fecha de la respectiva entrega. DECIMA SEGUNDA: FIJACION
DE AVISOS.- LA ARRENDATARIA no podr fijar en los muros, puertas,
ventanas del inmueble avisos de ninguna naturaleza, sin autorizacin

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escrita del ARRENDADOR. DECIMA TERCERA: EXTINCIN DEL


DERECHO DEL ARRENDADOR.- Si el arrendamiento expirare por la
extincin del derecho del ARRENDADOR sobre el inmueble arrendado,
aunque tal extincin fuere ocasionada por hechos del ARRENDADOR,
este no estar obligado a indemnizar a la ARRENDATARIA, aun en los
casos en que la persona que le suceda en el derecho no est obligada a
respetar el arrendamiento. DECIMA CUARTA: RENUNCIA A
REQUERIMINTOS.- LA ARRENDATARIA que al final del contrato se cita
renuncia expresamente a los requerimientos de que trata el artculo 424
del Cdigo de Procedimiento Civil, en los numerales relativos a la
constitucin en mora. DECIMA QUINTA: INTERESES.- Las sumas que a
cualquier ttulo en razn del presente contrato resultasen a cargo de la
ARRENDATARIA y que no hubiesen sido pagadas oportunamente, sern
pagadas por ste con intereses a una tasa igual a la mxima autorizada
por las disposiciones vigentes, liquidadas desde la fecha de la causacin
hasta la fecha en que se efecte el pago. DECIMA SEXTA: CLUSULA
PENAL.- El incumplimiento por parte de la ARRENDATARIA de
cualquiera de las clusulas de este contrato, y an el simple retardo en el
pago de una o ms mensualidades, lo constituir en deudo del
ARRENDADOR por una suma equivalente al doble del precio mensual
del arrendamiento que est vigente en el momento
en que tal
incumplimiento se presente a ttulo de pena. Se entender, en todo caso,
que el pago de la pena no extingue la obligacin principal y que EL
ARRENDADOR podr pedir a la vez el pago de la pena y la
indemnizacin de perjuicios, si es el caso. Este contrato ser prueba
sumaria suficiente para el cobro de esta pena y LA ARRENDATARIA
renuncia expresamente a cualquier requerimiento privado o judicial para
constituirlos en mora del pago de sta o de cualquier otra obligacin
derivada del contrato. PARGRAFO PRIMERO.- El cobro de esta
clusula no aplicar por entrega extempornea del inmueble, caso en el
cual se aplicar lo dispuesto en el numeral cuarto del Artculo 24 que se
menciona en el pargrafo segundo de la Clusula Dcima Primera del
presente contrato. DECIMA SEPTIMA: GASTOS.- LA ARRENDATARIA
pagar por su cuenta todos los gastos, incluyendo el impuesto de timbre,
que ocasiones el presente contrato, los de su prrroga, o de su
renovacin llegado el caso. DECIMA OCTAVA: MERITO EJECUTIVO.- El
presente contrato presta mrito ejecutivo para exigir el pago de la multa
estipulada como clusula penal, los cnones de arrendamiento que se
adeuden, los servicios pblicos o cuotas de administracin, s como
cualquier otra suma a cargo de la ARRENDATARIA, para lo cual bastar
la sola afirmacin hecha en la demanda por ARRENDADOR, que no
podr ser desvirtuada por LA ARRENDATARIA, sino con la presentacin
de los recibos de pago que acrediten la cancelacin satisfactoria de todas
las obligaciones, multas o sanciones que, de acuerdo con el presente
contrato, puedan estar a cargo de la ARRENDATARIA. DECIMA
NOVENA: AUTORIZACIONES.- LA ARRENDATARIA autoriza de

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210

manera irrevocable al ARRENDADOR o a quien represente sus derechos


u ostente en el futuro la calidad de acreedor, para que el evento en que se
constituya en mora en el pago de cualquier servicio pblico,
arrendamiento o cualquier otro concepto que sea a su cargo, durante el
trmino inicial o el de sus prrrogas o a la terminacin del contrato, se
incorporen sus nombres, apellidos y documento de identificacin a los
archivos de deudores morosos o con referencias negativas que lleven
DATACREDITO, CIFIN o cualquier otra entidad encargada del manejo de
datos comerciales, personales o econmicos. LA ARRENDATARIA
exonera de toda responsabilidad por la inclusin de tales datos tanto al
ARRENDADOR como a la entidad que produzca el correspondiente
archivo. VIGESIMA: COBRO EXTRAJUDICIAL.- Si el incumplimiento a la
obligacin de cancelar oportunamente el arriendo o los servicios diere
lugar a alguna diligencia de cobro extrajudicial, LA ARREDATARIA se
obliga a pagar, por concepto de honorarios al abogado, a la oficina
encargada de dicho cobro extrajudicial, hasta una suma igual a un canon
vigente de arrendamiento, por cada gestin, suma esta exigible
ejecutivamente por ser clara expresa y a su cargo, sin perjuicio de las
dems sanciones que por incumplimiento o por mora se han pactado en
este contrato y sin necesidad de requerimiento alguno. VIGESIMA
PRMERA: INICIO DE PROCESOS EN CONTRA DE LA
ARRENDATARIA.- Si por incumplimiento por parte de la
ARRENDATARIA, EL ARRENDADOR se viere obligado a iniciar
cualquier proceso bien sea de restitucin o ejecutivo, LA
ARRENDATARIA se obliga a pagar los honorarios fijados por el abogado
y las costas que el inicio de la accin legal conlleve, suma esta exigible
ejecutivamente por ser clara, expresa y exigible, sin perjuicio de las
dems sanciones que por incumplimiento por mora se han pactado en
este contrato y sin necesidad de requerimiento alguno. VIGESIMA
SEGUNDA: VALIDEZ.- El presente contrato no producir ningn efecto
sin la firma del ARRENDADOR. VIGESIMA TERCERA: Para los efectos
del artculo 12 de la Ley 820 del 2003, EL ARRENDADOR recibir
notificaciones en la Calle 5 con Carrera 10 No.1-65 San Luis Municipio
de Ccuta (Norte de Santander). Y LA ARRENDATARIA en la CALLE 3N
Avenida 5 3-49 Pescadero de la ciudad de Ccuta.

ARRENDADOR

LA ARRENDATARIA

JESUS CARDONA GOMEZ


C.C. 88.678.789 de Cucutilla

LINA AGUEDO ALVAREZ


C.C.60.345.432 de Ccuta

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4.2 CONTRATO DE COMPRAVENTA

Segn el cdigo civil de la compraventa es el contrato mediante el cual el


vendedor se obliga a transferir la propiedad de un bien al comprador, y
este a su vez, se obliga a pagar su precio en dinero.
El cdigo civil prev una exhaustiva regulacin del contrato de
compraventa y hace aplicable sus preceptos a otros institutos a travs de
la analoga (permuta, cesin, etc.). El cdigo de comercio regula la
compraventa mercantil que resulta ser tambin el acto de comercio por
antonomasia.
De acuerdo con dicha definicin surgen los caracteres de este contrato:
4.2.1 BILATERAL
Por cuanto existen presentaciones a cumplir por cada una de las partes:
el vendedor a transferir la propiedad de una cosa y el comprador a
recibirla y a pagar un precio cierto en dinero.
4.2.2 CONSENSUAL
Puesto que debe existir consentimiento de ambas partes para la
celebracin del contrato y se perfecciona desde el momento que lo
manifieste.
4.2.3 ONEROSO
Por cuanto la presentacin es sobre la base de un precio cierto en dinero
(no gratuito).
4.2.4 CONMUTATIVO
Pues las prestaciones a cargo de cada una de las partes se encuentran
perfectamente determinadas (entrega la casa- pago del precio).

4.2.5 SUJETOS DEL CONTRATO


Vendedor: el que vende, traspasa a otro por el precio convenido, la
propiedad de lo que uno posee.

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Obligaciones del vendedor:

Perfeccionar la transferencia de la propiedad del bien.

Entregar el bien y sus accesorios en el estado en que se encuentra en


el momento de llevarse a cabo el contrato.

Entregar los documentos y ttulos relativos a la propiedad o el uso del


bien vendido, salvo pacto distinto.

Entregar el bien inmediatamente despus de llevarse a cabo el


contrato, salvo la demora que resulte de su naturaleza o de acuerdo
distinto.

Entregar el bien en el lugar que se encuentre en el momento de


llevarse a cabo el contrato, salvo que sea bien incierto, en el cuyo
caso la entrega se efectuar en el domicilio del vendedor.

Responder por los frutos del bien en caso de ser culpable de la


demora de su entrega, caso contrario solo corresponde responder por
los frutos solo en caso de haberlos percibido.

Reembolsar al comprador los tributos y gastos del contrato que


hubiera pagado indemnizarle los daos y prejuicios cuando se
resuelva la compra y venta por falta de entrega.

Cuando se trate de un contrato cuyo precio deba pagarse a plazos y el


vendedor demore la entrega del bien estos se prorrogan por el tiempo
de la demora.

Comprador: el que compra debe abonar a otro el precio estipulado en el


contrato para poder adquirir lo que el vendedor posee.
Obligaciones del comprador:

Pagar el precio en el momento, modo y lugar pactados.

Devolver la parte del precio pagado, deducido los tributos y gastos del
contrato cuando se resolvi por incumplimiento del pago del saldo
Cuando el contrato se resuelve por no haberlo otorgado en el plazo
convenido, la garanta debida por el saldo del precio.

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Pagar inmediatamente el saldo deudor dndose por vencidas las


cuotas que estuvieran pendientes, cuando dejo de pagar tres cuotas
sucesivas o no.

Pagar el saldo deudor cuando se ha convenido la procedencia e


improcedencia de la accin resolutoria.

Devolver lo recibido del comprador y pagar una compensacin


equitativa por el uso del bien e indemnizar los daos y prejuicios. En el
caso que se resuelva el contrato por falta de pago del comprador.

Recibir el bien en el plazo fijado en el contrato o en que sealen los


usos, si no hubiera un plazo convenido o de usos diversos, el
comprador deber recibir el bien al momento de llevarse a cabo el
contrato.

EL DOCUMENTO DEBE ESTAR RECONOCIDO Y CON FIRMA


AUTENTICADA ANTE NOTARIO O HACER PRESENTACIN
PERSONAL ANTE LA CMARA DE COMERCIO, CON DOCUMENTO
DE IDENTIFICACION ORIGINAL
NOTA:

Comprador debe presentar:


Formularios de matricula mercantil
Comprobante pago de retencin en la fuente
Comprobante de pago de impuesto de registro

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FORMATO No. 10
CONTRATO DE COMPRAVENTA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
En la ciudad de_________ a los_____ das del mes de_______________
de________, los suscritos___________________________________ mayor,
identificado (a) con la cdula de ciudadana No. ________________, expedida
en ___________, y quien para los efectos del presente contrato se denomina el
VENDEDOR, y____________________________________, mayor, identificado
(a) con la cdula de ciudadana No._________________ expedida en
_____________, quin para los efectos del presente contrato se denomina el
COMPRADOR, ______________ mayor, identificado (a) con la cdula de
ciudadana No.________________ expedida en ___________.han convenido en
celebrar un CONTRATO DE COMPRAVENTA de un establecimiento de
comercio, el cual se regir por las siguientes clusulas:
PRIMERA.- El vendedor transfiere al comprador, a ttulo de compraventa, el (%)
del establecimiento de comercio denominado ____________________,
matricula __________ ubicado en la ciudad de ___________ direccin ____
actividad______________________________________________________.
SEGUNDA.- El precio del establecimiento de comercio que se transfiere a ttulo
de venta es la suma de $___________________, que el vendedor declara haber
recibido de manos del comprador a entera satisfaccin.
TERCERA.- El vendedor declara que la venta del establecimiento de comercio
se hace como unidad econmica y que se encuentra libre de embargos,
arrendamientos, prendas sin tenencia y cualquier otra limitacin al derecho de
dominio por parte del vendedor
CUARTA.- Las obligaciones que se deriven del presente contrato se harn
exigibles, en caso de incumplimiento por alguna de las partes contratantes, en la
ciudad de ________________, y cualquier controversia o diferencia que llegare
a surgir entre los contratantes con ocasin del presente contrato, se resolver a
travs del Centro de Conciliacin de ____________________
El vendedor hace entrega y el comprador declara haber recibido a satisfaccin el
establecimiento de comercio que se vende por este documento, el da ___ del
mes ___________ del ao ______ ( ) Favor cancelar mi matricula como persona
natural porque no tengo otros establecimientos de comercio. Para constancia,
las partes intervinientes firman el presente documento:

VENDEDOR

COMPRADOR

Firma: ____________________
Nombre: _________________
C.C

Firma: _____________________
Nombre: ___________________
C.C

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215

FORMATO DILIGENCIADO No. 10


CONTRATO DE COMPRAVENTA DE ESTABLECIMIENTO DE
COMERCIO
En la ciudad de __San Jos de Ccuta __ a los das _17 del mes de
abril
de_2001, los suscritos MARIO ALBERTO HENAO
mayor,
identificado (a) con la cdula de ciudadana No.60.400.943, expedida en
Ccuta , y quien para los efectos del presente contrato se denomina el
VENDEDOR, y DIEGO LEONARDO LPEZ , mayor, identificado (a) con
la cdula de ciudadana No.60.900.439 expedida en _Ccuta_ , quin
para los efectos del presente contrato se denomina el COMPRADOR, han
convenido en celebrar un CONTRATO DE COMPRAVENTA de un
establecimiento de comercio, el cual se regir por las siguientes
clusulas:
PRIMERA.- El vendedor transfiere al comprador, a ttulo de compraventa,
el (%) del establecimiento de comercio denominado MARACAIBO DE
BOLSOS Y CUEROS, matricula _2034213_ ubicado en la ciudad de San
Jos de Ccuta direccin Calle 4 Avenida 7 3-25 Barrio San Lucas.
SEGUNDA.- El precio del establecimiento de comercio que se transfiere a
ttulo de venta es la suma de $ 40.000.000 (Cuarenta millones de pesos) ,
que el vendedor declara haber recibido de manos del comprador a entera
satisfaccin.
TERCERA.- El vendedor declara que la venta del establecimiento de
comercio se hace como unidad econmica y que se encuentra libre de
embargos, arrendamientos, prendas sin tenencia y cualquier otra
limitacin al derecho de dominio por parte del vendedor
CUARTA.- Las obligaciones que se deriven del presente contrato se
harn exigibles, en caso de incumplimiento por alguna de las partes
contratantes, en la ciudad de Ccuta, y cualquier controversia o diferencia
que llegare a surgir entre los contratantes con ocasin del presente
contrato, se resolver a travs del Centro de Conciliacin de Cmara de
Comercio.
El vendedor hace entrega y el comprador declara haber recibido a
satisfaccin el establecimiento de comercio que se vende por este
documento, el da 18 del mes abril del ao 2001.
( ) Favor cancelar mi matricula como persona natural porque no tengo
otros establecimientos de comercio
Para constancia, las partes intervinientes firman el presente documento:
VENDEDOR

COMPRADOR

MARIO ALBERTO HENAO


C.C 60. 400.943

DIEGO LEONARDO LPEZ


C.C. 60.900.439

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4.3 ACUERDO
Un acuerdo es, en Derecho, una decisin tomada en comn por dos o
ms personas, por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina
as a un pacto, tratado o resolucin de organizaciones, instituciones,
empresas pblicas o privadas.
Es, por lo tanto, la manifestacin de una convergencia de voluntades con
la finalidad de producir efectos jurdicos.
Es vlido cualquiera que sea la forma de su celebracin, oral o escrita,
siempre que el consentimiento de los otorgantes sea vlido su objeto
cierto, determinado, no est fuera del comercio o sea imposible.
4.3.1 PARTES
Entidad que expide el documento: Cuando no se utiliza papelera impresa,
el nombre de la entidad debe colocarse a 8 cm del borde superior de la
hoja, en maysculas, centrado, y en un solo rengln. Identificacin: se
refiere al tipo de documento que se va expedir, bien sea Resolucin,
Acuerdo, Decreto Ley, etc. Se escribe a cuatro interlineas del nombre de
la entidad. En mayscula, centrado, seguido del nmero consecutivo y el
ao.
Ejemplo:
DECRETO LEY 1960 DE 1994
LEY 80 DE 1992
RESOLUCION 0324 DE 1993
Fecha: A dos interlineas, entre parntesis y centrada, van el da y el
mes de la fecha de la vigencia.
Ejemplo:
(27 de julio)
(5 de octubre)
Motivo: A cuatro interlineas de la fecha se hace un resumen sobre el
asunto que se va a legislar. Cuando el texto ocupa un rengln, se
escribe a partir del margen izquierdo en minscula solo se centrara el
ltimo rengln del motivo.

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Ejemplo:
ACUERDO 2530
(28 de noviembre)
Por el cual se aprueba una comisin especial
Por el cual se establece el procedimiento para la eleccin de los
empleados del ministerio de trabajo y seguridad social en la
COMISION DE PERSONAL de dicho ministerio.
Cargo de quien expide: El cargo y la entidad de la autoridad
competente se escriben con maysculas y centrado, a cuatro
interlineas de la lnea anterior.
Ejemplo:
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
EL MINISTERIO DE GOBIERNO
Atribuciones: Aqu se enumeran normas, si las hay, o cargo de quien
delega para que este funcionario pueda expedir el documento. Se
escribe a 4 interlineas de la lnea anterior con minsculas y desde el
margen izquierdo. Va centrado cuando ocupa un solo rengln.
Termina con la letra "y", cuando haya considerandos.
Ejemplo:
En uso de sus atribuciones legales y,
En uso de sus atribuciones y las que le seala el artculo 4o. del
decreto 3028 de 1986, y Considerandos: Son las causas que llevaron
a expedir el documento. Se escribe primero la expresin
"considerando", centrada con maysculas, a cuatro interlineas de las
Atribuciones y a otras cuatro interlineas se empieza la numeracin de
los considerandos que sean necesarios; cada considerando se inicia
con la palabra "Que", desde el margen izquierdo.

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218

Ejemplo:
En uso de sus atribuciones legales y,
En uso de sus atribuciones y las que le seala el artculo 4o. del
decreto 3028 de 1986, y
Considerandos: Son las causas que llevaron a expedir el documento.
Se escribe primero la expresin "considerando", centrada con
maysculas, a cuatro interlineas de las Atribuciones y a otras cuatro
interlineas se empieza la numeracin de los considerandos que sean
necesarios; cada considerando se inicia con la palabra "Que", desde el
margen izquierdo.
Ejemplo:

EL DIRECTOR GENERAL DE ____________________


LA JUNTA DIRECTIVA DE______________________
CONSIDERANDO
Que____________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________.
Parte resolutiva: Son las disposiciones que deben quedar
reglamentadas o las autorizaciones, dependiendo de lo que pretende
el documento a cuatro interlineas de los considerandos, con
maysculas y centrado, se escribe la expresin "ACUERDA" si es
acuerdo. La norma o disposicin se empieza a escribir a cuatro
interlineas. Cuando son varias, se escriben como articulados, con
maysculas y nmeros ordinales seguidos de punto, sobre el mismo
rengln; y a dos espacios, se inicia el texto... Con el fin de resaltar los
artculos, la segunda lnea se inicia a la altura de la primera y la
tercera, y adems contra el margen izquierdo.

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219

Ejemplo:

ARTICULO 3.
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Cuando cada artculo se refiere a un tema especfico, el ttulo del artculo
va con maysculas, despus del numero; el texto se inicia a dos
interlineas, en el margen izquierdo.

Ejemplo:
DECRETA
ARTICULO 1. JORNADA LABORAL
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Tambin es posible que la parte resolutiva se divide en captulos,
como en el caso de los reglamentos; estos irn con maysculas,
centrados al igual que el ttulo del captulo. El texto del artculo se
inicia despus del ttulo del captulo

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220

Ejemplo:

ACUERDA
CAPITULO I
ARTICULO 1.
DEFINICION______________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
ARTICULO 2. BASES GENERALES:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

PARAGRAFO:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

La numeracin de los pargrafos tambin va en nmeros ordinales.


Cuando la parte resolutiva solo tiene un artculo, se escribe ARTCULO
UNICO y en el mismo rengln el texto.
Vigencia: Fecha a partir de la cual se rige la disposicin. Es el ltimo
artculo del documento. No siempre la fecha de expedicin es igual a la de
la vigencia. Cuando las fechas son iguales, puede omitirse el artculo de
la vigencia, porque rige a partir de su expedicin.
Notificacin: Se utilizan las expresiones "Comunquese y Cmplase", las
cuales se escriben con mayscula a cuatro interlineas del ltimo artculo;
pueden encentradas o hacia el margen izquierdo.
Ejemplo de Acuerdo:

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221

ACUERDO No.002
(Enero 23 de 2004)
por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin
de fondos acumulados

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION,


En uso de las facultades que le confieren la ley 80 de 489 de la ley
general de archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO
Que la constitucin poltica de Colombia en su artculo 8 dispone que es
obligacin del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la nacin.
Que el artculo segundo de la ley 80 de 1989 seala las funciones del
archivo general de la nacin y en su libertad B estipula fijar polticas y
establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y
el uso adecuado del patrimonio documental de la nacin de conformidad
con los planes y programas que con la materia adopte la junta directiva
ahora consejo directivo en virtud del decreto 1126 de 1999.
Que el objetivo esencial de los archivos es el disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional
sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano
y como fuente de la historia
Que el estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivista.
Que los archivos son importantes para la administracin y la cultura,
porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la
toma de decisin basada en antecedentes. Pasada su vigencia estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la
identidad nacional.
Que se hace necesario establecer los lineamientos bsicos para la
organizacin de los fondos acumulados de las entidades del pas.

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Acuerdo No. 002

ACUERDA

ARTICULO PRIMERO. Establecer los lineamientos bsicos que deben


seguir las entidades del estado en sus diferentes niveles y las empresas
privadas que cumplen funciones pblicas, para la organizacin de sus
fondos acumulados y la elaboracin y aplicacin de las tablas de
valoracin documental.
ARTICULO SEGUNDO.DEFINICIONES. Para los acuerdos del segundo
acuerdo, se definen los siguientes conceptos as:
CUADRO DE CLASIFICACION. Esquema que refleja la jerarquizacin y
clasificacin dada a la documentacin producida por una institucin en l
se registran jerrquicamente las secciones subsecciones, las series y
subseries documentales.
FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de
documentos dispuesto sin ningn criterio de organizacin archivstica, ni
las mnimas condiciones de conservacin y sin la posibilidad de ser fuente
de informacin y consulta.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una
unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se
les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o


series documentales a las cuales se asigna el tiempo se asigna el tiempo
de permanencia, as como su disposicin final.
ARTICULO TERCEROACUMULADOS
PRIMERA
ETAPA.
INSTITUCIONAL

ORGANIZACIN

DE

COMPILACION

DE

LOS

FONDOS

INFORMACION

1.
bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores,
con el objetivo de identificar y conocer las unidades administrativas que
produjeron la administracin.

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223

Acuerdo No. 002

2. Bsqueda y recuperacin de manuales de funciones y procedimientos,


estatutos y organigramas (en el evento de no encontrar el
organigramas es preciso reconstruir la evolucin de la estructura
orgnica de la institucin, a partir de los materiales obtenidos en la
bsqueda preliminar y de la misma documentacin, objeto de
organizacin).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios,
base de datos, informes estadsticos y entrevistas a funcionarios de
entidades con las que se hayan relacionado.
4. Datos de archivo: nombre del archivo. Ubicacin fsica, fecha de la
creacin, ubicacin en la estructura administrativa.
5. Planta fsica: verificar en las reas de depsito y de trabajo, las
condiciones ambientales y materiales del mobiliario.
6. Conservacin de la documentacin: se debe constatar si se presente
deterioro biolgico, qumico o fsico, tambin se requiere determinar en
qu unidades de
Conservacin (carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros)
se encuentra la documentacin.
SEGUNDA ETAPA. DIAGNOSTICO
Una vez adelantadas las tareas anteriores, se proceder a elaborar
un diagnstico que refleje la situacin real del fondo acumulado,
explicando en l, todas las circunstancias observadas; tales como, el
estado de organizacin documental, instrumentos de recuperacin de
la informacin
(inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre
otros),tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotogrficos, flmicos e
informticos,),fechas extremas teniendo en cuenta desde la ms antigua
hasta la ms reciente y el volumen de la documentacin dado en
metros lineales, entre otros.
TERCERA ETAPA. ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN DE
TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
Para la preparacin del plan del trabajo es importante tener en cuenta los
datos obtenidos en la primera etapa, consignado en el diagnstico, con el
fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos,

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224

Acuerdo No. 002

Equipos en instalaciones y proceder a la elaboracin del cronograma que


permita determinar los tiempos de duracin del trabajo y desarrollar y el
presupuesto correspondiente.
En la organizacin documental se observarn los principios y procesos
archivsticos relacionados a continuacin: Clasificacin. Este proceso se
desarrolla atendiendo a la estructura orgnica del organismo u
organismos productores.
Ordenacin. Los documentos previamente clasificados se ordenarn
teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada
asunto o serie y tambin los documentos al interior de cada unidad de
conservacin (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros),
correspondientes a las diferentes unidades administrativas.
Descripcin. Para la descripcin, se diligenciar el formato nico
de inventario documental adoptado por el Archivo General de la
Nacin,
incluyendo
adems,
la
documentacin
afectada
biolgicamente. En la aplicacin de los anteriores procesos archivsticos
se desarrollarn las siguientes actividades:
Depuracin (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de
archivo).
Separacin de la documentacin afectada biolgicamente, dejando el
respectivo testigo.
Foliacin y retiro del material abrasivo.
Almacenamiento de la documentacin en buen estado, dentro de
carpetas y Cajas.
Elaboracin de un Cuadro de Clasificacin sobre el cual debe basarse el
inventario.
CUARTA ETAPA. VALORACIN
Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos,
contables, fiscales, legales y tcnicos) e identificar los valores
secundarios (Histricos, cientficos y culturales),que posea la
documentacin.
Esta valoracin dar como resultado, el establecimiento de los
tiempos de retencin y su disposicin final los cuales quedarn
plasmados en la Tabla de Valoracin Documental.
ARTICULO CUARTO.
DOCUMENTAL

FORMATO

TABLA

DE

VALORACION

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225

Acuerdo No. 002

Las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el formato de


Tabla de Valoracin Documental, que se adjunta en el presente
Acuerdo.
Las Tablas de Valoracin se elaborarn teniendo en cuenta el Cuadro de
Clasificacin con el fin de registrar correctamente las oficinas
productoras
(tanto
administrativas
como
misionales)
y
la
documentacin por ellas producida. Adems se tendrn en cuenta
otros datos tales como la retencin de la documentacin y la
disposicin final (conservacin total, eliminacin, seleccin), producto
de la valoracin .
Estas Tablas de Valoracin
Documental, se sometern a
consideracin y evaluacin del Comit de Archivo de la Entidad
correspondiente. La aprobacin ser dada por el Comit Evaluador
de Documentos respectivo y sern de aplicacin inmediata.
ARTCULO QUINTO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha
de su publicacin y deroga expresamente los dems que le sean
contrarios.
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot D. C. a los veintitrs (23) das del mes de enero de dos
mil cuatro (2004).

ADRIANA MEJIA HERNNDEZ


ANA PAOLA RIVEROS BERNAL
Secretaria Tcnica

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226

Acuerdo No. 002

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN


FORMATO DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: _____________ HOJA: ______ DE: _______
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ___________________________________

CODIGO ASUNTO RETENCION


O SERIE
N

DISPOSICION
FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

CONVENCIONES

Firma Aprobacin ______________________

CT= Conservacin total

M= Microfilmacin

E = Eliminacin

S= Seleccin

Fecha: ________________________

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Acuerdo No. 002

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORM ATO TABLA DE


VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razn social
de la entidad que produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrase el nombre de la dependencia que
produjo la documentacin en ejercicio de sus funciones.
HOJA__. Se numerara cada hoja de las TVD consecutivamente. DE__. Se
registrara el total de hojas de las TDV.
CODIGO N. Se registrara el cdigo que identifica tanto a la oficina productora
como el asunto o la serie.
ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y
como aparece en el inventario.
RETENCION. Debe registrase el tiempo en aos, que debe permanecer la
documentacin en la fase de archivo correspondiente.
DISPOSICION FINAL. Debe sealarse para cada asunto o serie la opcin
correspondiente de disposicin final segn lo indique el resultado de la
valoracin, marcndola con una (x).
CONSERVACION TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que tienen por disposicin legal o los que por sus
contenidos informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y
trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que lo
produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.
ELIMINACION. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han
perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y
carecen la relevancia para la investigacin, la ciencia y la cultura.
MICROFILMACION. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican otros
soportes electrnicos o magnticos.
SELECCIN. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de
la documentacin, por medio de muestra, microfilmacin y eliminacin.
FIRMAS DE APROBACION. Debe firmar el presidente y secretario del comit de
archivo de la entidad.
FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las DTV.

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4.4 CIRCULARES
4.4.1 CIRCULAR LEGAL
Es una comunicacin de carcter general o normativo, utilizada para dar a
conocer un mismo contenido dirigida a varios destinatarios.

Ejemplo:
Circular 004 No 435 de 2000

CIRCULARES
LEGALES

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FORMATO DE CIRCULAR LEGAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA


ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR No.004 DE 2003


(Junio 06 de 2003)

PARA SECRETARIOS GENERALES DE MINISTERIOS,


DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, UNIDADES
DMINISTRATIVAS ESPACIALES Y DEMS ENTIDADES DE LA
RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL

ASUNTO:

Organizacin de las Historias Laborales

El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de


la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin, expidieron la
Circular No. 07, a travs de la cual se expres la necesidad de que
todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de
Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas tcnicas generales
sobre la conservacin de la informacin oficial de las entidades.
Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de
Renovacin de la Administracin pblica se viene adelantando por
parte de la Presidencia de la Repblica, el Departamento Nacional de
planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, un plan de contingencia que
involucra el acompaamiento y seguimiento al manejo de los archivos,
con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro
de sus procesos de reforma institucional y de manera especfica la
relacionada prioritariamente con las historias laborales, nominas e
historias clnicas, entre otras.

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Circular No 004 de 2003

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo


Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo
Documentos de identificacin
Acta de posesin
Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso)
Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripcin en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre
otros.
Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad,
donde consten las razones del mismo: Supresin del cargo,
insubsistencia, destitucin, aceptacin de renuncia al cargo, liquidacin
del contrato, incorporacin a otra entidad, etc.
El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar
constituido mnimo por los anteriores documentos, no obsta para que
las entidades de acuerdo con su naturaleza jurdica, con sus
responsabilidades
particulares,
puedan
hacer
sus
propios
requerimientos documentales, complementndola.
De otra parte, las entidades debern establecer controles que
garanticen la transparencia de la administracin de las Historias
Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan
actividades propias de la gestin del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la
Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o Funcionarios
administrativos de igual o superior jerarqua pertenecientes a las
entidades pblicas, dentro del proceso de organizacin de archivos,
debern verificar que:

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Circular No o45 de 2003

En cada expediente los documentos se encuentran ordenados


atendiendo la secuencia propia de su produccin; y su disposicin refleje
el vnculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral estn colocados en unidades
de conservacin (carpetas) individuales, de manera que al revisar el
expediente, el primer documento sea el que registre la fecha ms
antigua y el ultimo el que refleja la ms reciente. Cada expediente podr
estar contenido en varias unidades de conservacin de acuerdo con el
volumen de la misma se recomienda que cada carpeta tenga como
mximo 200 folios. La foliacin debe ser consecutiva de 1 a n
independientemente del nmero de carpetas.
Aprovechando el proceso de organizacin archivstica que vienen
adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del
Archivo General de la Nacin y dada la importancia legal y el carcter
administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales,
las entidades debern verificar la organizacin de las mismas, ajustando
sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente
descritas.
El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus funciones de
asesora tcnica, inspeccin y vigilancia otorgadas por la ley, continuara
realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las
obligaciones respecto al manejo archivstico y en especial de las series
documentales anteriormente citadas.

FERNANDO GRILLO RUBIANO


Director
Departamento Administrativo de la

JORGE PALACIOS PRECIADO


Director
Archivo General de la Nacin
Funcin Pblica

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4.5 LEYES

Es una norma jurdica dictada por el legislador, es decir, un precepto


establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohbe algo
en consonancia con la justicia. Su incumplimiento trae aparejada una
sancin.
4.5.1 LEY NATURAL
Articulo principal: participacin de la ley eterna en la criatura racional. Ley
natural es el concepto utilizado en la teora del derecho para referirse a la
ley o moral que precede a todas las creaciones humanas y especialmente
las leyes convencionales o positivas.
Ley natural es la verdad grabada en el corazn de todo ser humano en
integra el derecho natural. Tomas de Aquino "suma teolgica" Prima
secunda (l-llae) cuestin 94, articulo 6. De ese modo la ley natural es una
ley previa al hombre mismo universal e inmutable (por semejanza a leyes
fsicas o qumicas cuya validez universal se puede verificar
cientficamente, del mismo modo la ley natural es accesible mediante la
razn).
Mientras no est aprobada es un proyecto de ley.
Algunos tipos de ley son:

Ley fundamental es la que establece principios por los que deber


regirse la legislacin de un pas; suele denominarse constitucin. La
constitucin es la norma suprema del ordenamiento jurdico, ya que
est por encima de cualquier ley.
Ley orgnica cuando nace como consecuencia de un mandato
constitucional para la regulacin de una materia especifica.
Ley ordinaria, entre las que se incluye la ley de presupuestos
Un ejemplo de ley es la ley de enjuiciamiento, es decir, los cdigos
que regulan la actuacin procesal de los litigantes, jueces y tribunales
Legislacin delgada: Son normas jurdicas con rango legal aprobadas
por el gobierno. No son propiamente leyes, aunque tienen todos los
efectos de estas ya que tienen valor, rango y fuerza de ley. Entre ellas
encontramos al:
Decreto Ley
Decreto Legislativo
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233

Ejemplo de Ley:
LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE
ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETRA:
TITULO I
OBJETO,
MBITO
DE
APLICACIN,
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

DEFINICIONES

Articulo -1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas
y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
Articulo -2.
mbito de aplicacin. La presente ley comprende a la
Administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la
presente ley.
Articulo -3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los
siguientes conceptos, as:
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la
cultura.
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de informacin producida o
recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o
funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

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234

GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y


tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados
por su valor histrico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la
informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos,
informticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con
todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad
e integridad.
Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen
la funcin archivstica son los siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la
informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin
en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del
Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el
control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos
previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada
su
vigencia,
estos
documentos
son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan
las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica,

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235

poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son


testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los
derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional
contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y
agencias del Estado en el servicio al ciudadano
Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la
organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los
mismos.
Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General
de la Nacin es la entidad de Estado encargada de orientar y coordinar la
funcin archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo
dispone el Titulo I de los Principios Fundamentales de la Constitucin
Poltica
Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la
administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos
el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.
Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales
de
la racionalidad de la administracin pblica y como agente
dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente
natural de los procesos informativos de aqulla.
Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin,
estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin
de documentos y archivos
.
Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho
cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y
aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a
la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y
de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva.
Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos
reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin
Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la
materia celebre el Estado Colombiano.
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TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
RGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos:


Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que
posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
formacin y a los documentos.
integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la
Nacin, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes
niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los
archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de
Archivos. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con la
polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de
Cultura.
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de
unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa,
coordinacin, concurrencia y subsidiariedad.
El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la
modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin
archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos.
As mismo, promover la sensibilizacin de la Administracin Pblica
y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los
archivos activos, como centros de informacin esenciales para la
misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria
colectiva.
Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que
conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn
y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin,
descentralizacin y autonoma.
El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema
Nacional de Archivos.
Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes
del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones,
llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y
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237

desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control,


seguimiento y coordinacin, as:
La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivstica
de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes
sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales.
La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la
Nacin, los Consejos territoriales de archivos, los Comits Tcnicos,
las entidades de formacin del recurso humano, las asociaciones y
las entidades pblicas y privadas que presten este servicio.
La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de
desarrollo ser responsabilidad de los archivos del orden nacional,
territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del
Estado.
La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de
conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas
reglamentarias.
TITULO III
CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS
Artculo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nacin
Archivo General del Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo General del Distrito

PARGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones


sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
incorporadas en la presente Ley.
Artculo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista
territorial, se clasifican en:
Archivos de Entidades del Orden Nacional
Archivos de Entidades del Orden Departamental
Archivos de Entidades del Orden Distrital

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Archivos de Entidades del Orden Metropolitano


Archivos de Entidades del Orden Municipal
Archivos de Entidades de Orden Local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la
Ley los desarrolle
.
Artculo 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado.
Archivos de la Rama Ejecutiva
Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autnomos
Artculo 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los
archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como
los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos
ser de carcter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos
pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin,
preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivstica.
Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser
responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus
archivos.
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin
pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin
o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas
existentes sobre reas de archivos.
Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto
y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus
recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso
pblico, no son susceptibles de enajenacin.
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239

PARGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas


naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo.
PARGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos
histricos
con instituciones de reconocida solvencia acadmica e
idoneidad.
PARGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los
requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales
o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin
de archivos histricos.
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores
pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones
titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello
implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en
caso de irregularidades.
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los
archivos de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los
funcionarios administrativos de igual
o
superior
jerarqua,
pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los
archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de
archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as
como de la prestacin de los servicios archivsticos.
Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo.
Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos
principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin
Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15,
a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre
guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa
la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la
comunidad la documentacin de la administracin del Estado y
aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin.
Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las
entidades tiene la obligacin de capacitar y actualizar a los

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240

funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su


labor.
PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar
programas de formacin profesional y de especializacin en
archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal,
desarrollados por instituciones educativas.
Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn
incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y
conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico,
electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan
con los siguientes requisitos:
Organizacin archivstica de los documentos.
Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin,
teniendo en cuenta aspectos corno la conservacin fsica, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como
el funcionamiento razonable de sistema.
PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios,
gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se
cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice
la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores
histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las
entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus
archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o
entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern
transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial
a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

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TITULO V
GESTIN DE DOCUMENTOS
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades
pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios
y procesos archivsticos.
PARGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios
gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre
que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento
de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.
Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza
para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestin o solucin a los asuntos iniciados.
.
ARCHIVO HISTRICO: Es aquel al que se transfieren desde el
archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente.
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El
Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el
del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin
documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas,
historias laborales, documentos contables y documentos notariales.
As

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Mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las


entidades privadas que presten servicios pblicos.
Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades
de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos
que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las
personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la
Constitucin o a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados
garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen
nombre de las personas y dems derechos consagrados en la
Constitucin y las leyes.
Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso
segundo del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as:
"La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos
de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho
no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin
adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o
fotocopias del
mismo".
Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los
documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su
estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones
suministrarn la informacin contenida
en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la
conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere
del caso.

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TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las
entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los
documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter
histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal
de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo
deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha
autorizacin en los siguientes trminos:
Motivos legales
Procesos tcnicos
Exposiciones Culturales
PARGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por
motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del
territorio nacional.
TITULO VIII

CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr,
de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento
visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con
el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley
y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular,
requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a
que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos
competentes con el fin de establecer las responsabilidades
administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artculo 33. rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General
de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos
declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores
sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8
de la

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Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y


normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin,
transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo
en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.
Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del
Archivo
General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus
respectivo Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades
dirigidas a prevenir y
Sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus
normas
Reglamentarias, as:
Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las
prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos
y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de
las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la
autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del
tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de
hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el
tiempo que persista el incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas
gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de
conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del
patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo
establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo
Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere
flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de
polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales
previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos
histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del
Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes
a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados
ilegalmente del territorio colombiano.

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TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a
personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se
deriven de la prestacin de sus servicios.
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la
organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados
de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial
proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones centros de
investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo
del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as
como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el
campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta
significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal
efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters
cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos
y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite.
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La
Junta
Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de
propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto,
podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter
histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y
en consecuencia sern de libre acceso.
Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y
Reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos
privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales,
asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las
personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de
documentos declarados de inters cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del
Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una
multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.

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Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters


Cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados
y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos
los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia
de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta
salarios mnimos legales mensuales vigentes.

PARGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la


Investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones
establecidas en la Ley.
Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las
entidades
Pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas,
nacionales o
Extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica,
tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se
establezca la obligacin de aqullas entregar copias de los archivos
producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no
contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los
derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la
Constitucin Poltica.

PARGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales


en
Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por
las
Convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el
Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que
deseen transferir.
Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a
la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos
por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo
crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo
General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.

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TITULO X
DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN
Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos
histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de
documentos histricos.
Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de
carcter
Histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la
Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters
pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va
administrativa a la que d refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de
archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en
peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.
TITULO XI
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la
Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean
originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada
durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nacin.
PARGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente
podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un
programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin
y conservacin de la misma.
Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo
General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre
conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en
nuevos soportes.
Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de
la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de
carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos
por cualquier medio".

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TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General
de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el
apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin, para el
cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de
su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le
sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPBLICA,
MIGUEL PINEDO VIDAL
EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPBLICA,
MANUEL ENRQUEZ ROSERO
LA PRESIDENTA DE LA H. CMARA DE REPRESENTANTES,
NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA
EL
SECRETARIO
GENERAL
DE
LA
H.
CMARA
REPRESENTANTES,
GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO

DE

REPBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL


PUBLQUESE Y EJECTESE
Dada en Santaf de Bogot D.C., a los 14 JUL. 2000
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
ANDRES PASTRANA ARANGO
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO,
JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR

EL MINISTRO DE CULTURA,
JUAN LUIS MEJA ARANGO

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4.6 RESOLUCION

La resolucin administrativa consiste en una orden escrita dictada por el


jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y
permanente, y se refiere al mbito de competencia del servicio.
Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley
encomienda a cada servicio pblico. En cuanto a su mbito material, la
resolucin alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a
la ley en la esfera de competencia del servicio pblico. En cuanto al
territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional o local,
tratndose de servicios descentralizados. Las resoluciones tienen un
enorme impacto en la actividad econmica y social, pues tienen un grado
de flexibilidad, oportunidad e informacin que la ley no puede tener, y en
ese sentido la complementan.
Una resolucin jurdica, sea administrativa o judicial, pone fin a un
conflicto mediante una decisin fundamentada en el orden legal vigente.
Para que la decisin sea racional y razonable requiere desarrollar los
argumentos que sirven de base para justificar la decisin tomada. Ello
implica, primero, establecer los hechos materia de controversia para
desarrollar luego la base normativa del raciocinio que permita calificar
tales hechos de acuerdo a las normas pertinentes.
4.6.1 ESTRUCTURA BSICA DE UNA RESOLUCIN
Todo raciocinio que pretenda analizar un problema dado para llegar a una
conclusin requiere de, al menos tres pasos: formulacin del problema,
anlisis y conclusin. En materia de decisiones legales, se cuenta con
una estructura tripartita para la redaccin de decisiones: la parte
expositiva, la parte considerativa y la parte resolutiva. Tradicionalmente,
se ha identificado con una palabra inicial a cada parte:
VISTOS
(Parte expositiva, en la que se plantea el estado del proceso y cul es el
problema a dilucidar). Esta parte contiene el planteamiento del problema a
resolver. Puede adoptar varios nombres: planteamiento del problema,
tema a resolver, cuestin en discusin, entre otros. Lo importante es que
se defina el asunto materia de pronunciamiento con toda la claridad que
sea posible. Si el problema tiene varias aristas, aspectos, componentes o
imputaciones, se formularn tantos planteamientos como decisiones
vayan a formularse.
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Ficha Nmero 428142

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CONSIDERANDO
(Parte considerativa, en la que se analiza el problema). Esta parte
contiene el anlisis de la cuestin en debate; puede adoptar nombres
tales como: anlisis, consideraciones sobre hechos y sobre derecho
aplicable, razonamiento, entre otros. Lo relevante es que contemple no
slo la valoracin de los medios probatorios para un establecimiento
razonado de los hechos materia de imputacin, sino tambin las razones
que desde el punto de vista a las normas aplicables fundamentan la
calificacin de los hechos establecidos.
SE RESUELVE
(Parte resolutiva, en la que se toma una decisin)
Ejemplo:

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Cdigo: F-ST-002
FORMATO
RESOLUCIN

Version: 01
Fecha:

Resolucin No.273

Fecha:
Radicado No.
27-08-2008
POR MEDIO DE LA CUAL
SE AUTORIZA EL CIERRE DE UNA VA EN EL MUNICIPIO DE LA CEJA
DEL
TAMBO, ANTIOQUIA
El Secretario de Transporte y Trnsito del Municipio de La Ceja, Antioquia,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Cdigo
Nacional de Trnsito Terrestre, Ley 769 de 2002, y
CONSIDERANDO:
1. Que mediante Resolucin No 070 del 26 de Agosto de 2004, la Secretara
de Transporte y Trnsito estableci los requisitos para la autorizacin de la
Ocupacin parcial o total de las vas afectadas para el desarrollo de obras
civiles, eventos culturales y actividades deportivas en el Municipio de La
Ceja.
2. Que mediante solicitud va fax del da 27 de Agosto de 2008, el seor
JOHN ALBERTO CALLE GALLEGO, solicita colaboracin de parte del
personal operativo de esta Dependencia para el cierre de la carrera 21 entre
calles 22 y 24, a partir del da viernes 29 de Agosto hasta el sbado 04 de
octubre de 2008, y la carrera 21 entre calles 20 y 22 del 14 de Octubre de
2008 al 09 de Enero de 2009; con el objeto de reponer las redes principales
de acueducto y alcantarillado con las respectivas redes domiciliarias, as
como la pavimentacin de la misma.
3. Que el artculo 110 de la Ley 769 de 2002 establece en relacin a las
seales transitorias lo siguiente: Pueden ser reglamentarias, preventivas o
informativas y sern de color naranja. Modificarn transitoriamente el
rgimen normal de utilizacin de la va.
En mrito de lo anteriormente expuesto, el Secretario de Transporte y
Trnsito del Municipio de La Ceja del Tambo.

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Cdigo: F-ST-002
FORMATO
RESOLUCIN

Versin: 01
01Fecha:

RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Autorizar el cierre de la carrera 21 entre calles 22 y
24, a partir del da viernes 29 de Agosto hasta el sbado 04 de octubre de
2008, y la carrera 21 entre calles 20 y 22 del 14 de Octubre de 2008 al 09
de Enero de 2009; al seor JOHN ALBERTO CALLE GALLEGO; con el
objeto de reponer las redes principales de acueducto y alcantarillado con
las respectivas redes domiciliarias, as como la pavimentacin de la misma.
ARTCULO SEGUNDO: Advertirle al Seor JOHN ALBERTO CALLE
GALLEGO, que deber colocar las seales transitorias reglamentarias
correspondientes que le indiquen a los conductores que la referida va se
encuentran cerrada.
Pargrafo: La Secretara de Transporte y Trnsito podr en cualquier
momento verificar el acatamiento de lo exigido para el cierre de la va. El no
acatamiento ser causal de la cancelacin del permiso y la habilitacin
inmediata del eje vial afectado.
ARTCULO TERCERO: La presente Resolucin deber ser publicada en la
Emisora Local Radio Manantial de Inspiracin para lo cual deber cancelar
los derechos de Publicacin en la Tesorera de Rentas Municipales.
NOTIFQUESE Y CUMPLASE
Dada en La Ceja del Tambo, a los veintisiete das del mes de Agosto del
ao Dos mil ocho (27-08-2008).
ANDRS HUMBERTO GARZN OSPINA
Secretario de Transporte y Trnsito
Notificado: --------------------------------------Fecha: -----------------------------------------

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5 PUESTO DE TRABAJO

Entendemos por puesto de trabajo a aquello que es tanto metafrica


como concretamente el espacio que uno ocupa en una empresa,
institucin o entidad desarrollando algn tipo de actividad o empleo con la
cual puede ganarse la vida ya que recibe por ella un salario o sueldo
especfico. El puesto de trabajo es tambin lo que se ofrece y por lo que
uno busca en los clasificados.
5.1 MATERIALES Y EQUIPOS DE UN PUESTO DE TRABAJO

5.1.1 ARCHIVO VERTICALES.

Son muebles que constan de gavetas


colocadas una encima de otra, para
mantener en ellas carpetas en posicin
vertical, lo cual facilita la ubicacin del
material archivado. Los ttulos escritos en
las pestaas de las carpetas pueden ser
ledos cmodamente, debido a la visibilidad
horizontal que proporciona la ubicacin de
las carpetas.

5.1.2 ARCHIVO HORIZONTAL O ESTANTERAS


Con anaqueles fijos: son muebles que consta
de divisiones colocadas en forma horizontal,
en algunos casos pueden ser abiertos y en
otros estn provisto de puertas corredizas o
plegables. Para estos muebles se utilizan un
tipo especial de carpetas, las cuales tienen
pestaas en uno de los bordes angostos.
Fichero: es un mueble que consta de gavetas
pequeas en las cuales se colocan fichas o
tarjetas
contentivas
de
informacin
relacionada con el contenido de las carpetas
archivadas.

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5.1.3 COMPUTADORA
Es un sistema electrnico que consta de una
pantalla o monitor, un teclado muy parecido al
de la mquina de escribir y una unidad de
procesamiento donde reside la memoria y se
efectan las operaciones y procesos.
Discos duros o fijos: es un disco magntico que
se encuentran en el CPU de la computadora, en
l se encuentran almacenados los principales
programas y archivos de una computadora.
5.1.4 DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIN:
Son los medios en los cuales se guarda
informacin que ha sido procesada en la
computadora. Pueden ser electrnicos como las
memorias y pticos como los discos compactos
Cd.

5.1.5 CARPETAS:
Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de
material catn, cartulina y se usa para resguardar los
documentos y correspondencia que se relacionen
con un individuo, empresa o institucin, pueden ser
de tamao carta u oficio, stas traen una pestaa
donde se escriben el encabezamiento o ttulo
correspondiente.

5.1.6 CARPETAS DE ACORDEN O CARPETA DE FUELLE:


Son aquellas que tienen varias divisiones en
forma de pliegues, de all su identificacin como
carpeta de acorden o de fuelle. sta por lo
general viene clasificada numricamente o con
letras del alfabeto lo cual permite ordenar
fcilmente la documentacin, se le considera
como un archivo auxiliar.

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5.1.7 TARJETAS:
Son unidades rectangulares generalmente de 5
por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso,
sin embargo, el principal es la organizacin de
ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la
localizacin de las carpetas, gavetas o
archivadores donde se encuentran la
informacin necesaria.
ndices: son listados con referencias alfabticas
o numricas sobre el contenido de cada equipo
de archivo.

5.1.8 MARBETES:
Son etiquetas que se adhieren a los
materiales, carpetas para indicar lo
que ha quedado archivado o debe
archivarse.

5.1.9 BANDEJA DE ESCRITORIOS:


Es un equipo que se coloca sobre el
escritorio, para colocar en ella la
correspondencia recibida.

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5.1.10 GANCHOS:
Son piezas metlicas que sirven para sujetar los
documentos dentro de las carpetas, pueden ser
de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad
de documentos a sujetar.

5.1.11 GUAS Y SUBGUAS:


Son
lminas
de
material
resistentes cartn fibra pesada
cuyo objetivo es indicar la clase
de material archivado en las
carpetas y establecer divisiones
dentro de las gavetas.

5.1.12 DESENGRAPADORA:
Sirve para quitar las grapas de cualquier
lugar sin daar el espacio

5.1.13 TIJERAS:
Se
utilizan
bsicamente
documentos o cortar alguno.

para

reparar

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5.1.14 FOLDERS:
Son utilizados diariamente en una oficina
son indispensables ya que con ellos
administran y mantienen en orden todos
los documentos ya sean de suma
importancia o no.

5.1.15 PLUMA:
Es una herramienta vital en una oficina se
utilizan diariamente al firmar algn papel
construir algn informe etc.

5.1.16 GRAPADORA:
Son utilizadas para juntar papeles y evitar su
separacin.

5.1.17 CALCULADORA:
Es
utilizada
financieros

para

resolver

problemas

5.1.18 SACABOCADO

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258

Se utiliza para abrir huecos a documentos


para almacenarlos en carpetas

5.2 TIPOS DE SILLAS ADECUADAS PARA UNA OFICINA

5.2.1 SILLAS DE TRABAJO:


Tambin llamadas operativas, es la silla de
oficina ms habitual. Disponen de ruedas,
respaldo bajo o medio ajustable, altura ajustable.
Suelen tener reposabrazos.

5.2.2 SILLAS DE DIRECCIN:


Tambin llamadas de ejecutivo, es la
silla de oficina ms cmoda. Tienen
reposabrazos, asiento amplio, respaldo
alto y generoso acolchado.
Sillas de invitados: se colocan en el lado
opuesto de la mesa y son para las
visitas. Generalmente no tienen ruedas,
no son ajustables ni disponen de
reposabrazos.

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5.2.3 SILLAS PARA REUNIONES:

Se
utilizan
para
reuniones
ocasionales. Suelen ser apilables
o plegables para almacenarlas
ocupando el mnimo espacio
despus de la reunin. Algunos
modelos incluyen un brazo
plegable que sirve para tomar
notas.

5.2.4 SILLAS DE CONFERENCIAS:


Se
utilizan
en
salas
de
conferencias o consejos, y estn a
medio camino entre las sillas de
trabajo y las sillas de direccin.

5.2.5 SILLAS ERGONMICAS:


Toda silla de oficina disfruta de un diseo
ergonmico, pero a menudo se denominan
ergonmicas
a
aquellas
sillas
no
convencionales que mantienen la columna
vertebral y la espalda en posicin activa y
descansan parte del peso en las rodillas.

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5.2.6 SILLAS DE OFICINA PARA USO DOMSTICO:


Quien trabaja en casa tiende a dedicar ms horas
a la jornada laboral que quien desempea su
trabajo en una oficina, por lo que la silla de oficina
empleada debe ser cuidadosamente elegida y
adquirida especficamente para ese uso, con
criterios de comodidad, salud y ergonoma.

5.3 ENFERMEDADES PROVENIENTES DE LA DIGITACIN


Existen tres tipos de enfermedades de digitacin las cuales se producen
por el uso extensivo del ratn y del teclado esas son:

5.3.1 LA TENDINITIS:
Inflacin
de
tendones
y
ligamentos los cuales son los
que producen el movimiento de
nuestras manos. Los sntomas
son el dolor y la incapacidad de
movimientos en la articulacin
situada junto al tendn. Se suele
inflamar la zona y las reas mas
frecuentemente afectadas son
los codos, hombros, pies,
tobillos,
rodillas,
caderas,
muecas, y dedos
El caso ms comn de tendinitis
laboral es el que afecta a los
tendones extensores los cuales
son los que comienzan en el
codo, bajan por la parte superior
del brazo hasta los dedos los
cuales siempre se utilizan en
actitud de extensin.

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5.3.2 LA BURSITIS:
Inflamacin o irritacin
de una Bursa las cuales
son pequeas bolsas
ubicadas entre el hueso
y
otras
estructuras
mviles como lo son los
msculos, los tendones
y la piel las cuales
facilitan
un
desplazamiento suave
de estas estructuras.

5.3.3 SNDROME DEL TNEL CARPIANO:


Que es una lesin de la mueca
o mano causada por
en
inflamacin de los nervios
produciendo dolor al tocar los
msculos de ese sector.

5.4 LA LIMPIEZA DENTRO DEL LUGAR DE TRABAJO


El orden y el aseo en el trabajo son factores de gran importancia para la
salud, la seguridad, la calidad de los productos y en general para la
eficiencia del sistema productivo. Tambin son factores esenciales para
la convivencia social, tanto dentro del hogar como de nuestra comunidad.
Como tal requieren de unos estndares claros de desempeo, un trabajo
en equipo y de la participacin responsable de todos. Se inician desde la
construccin y diseo de las edificaciones; se mantienen eliminando lo
innecesario y clasificando lo til, acondicionando los medios para guardar
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y localizar el material fcilmente, evitando ensuciar y limpiando enseguida


y promoviendo los comportamientos seguros. Como resultado de lo
anterior se logra:
Salud y eficiencia personal
Seguridad y eficiencia del sistema productivo.
Reduccin de los costos.
Conservacin del medio ambiente.
El orden y la limpieza no son labores del personal de aseo nicamente.
Existe una responsabilidad administrativa en este proceso. Ello quiere
decir que cualquier programa de orden y aseo est integrado a otros
procesos de mejoramiento en el campo de la calidad, la seguridad o el
control de prdidas. Por lo tanto, la responsabilidad es ante todo de los
Gerentes, Jefes de planta o de seccin, pero tambin de cada una de las
personas que laboran en la empresa.
5.5 POSTURA CORPORAL REQUERIDA EN LA DIGITACIN

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5.5.1 ASPECTOS IMPORTANTES:


Tener todos los elementos de trabajo adecuados y una buena
iluminacin.
Debe ajustar la altura del asiento y la distancia del teclado
Para apoyar la espalda, se debe utilizar una silla que proporcione apoyo
para la zona lumbar.
Debe ajustar la altura de la pantalla, para no tener que bajar ni levantar
la cabeza.
En caso de que utilice un porttil, mire que tenga siempre la pantalla a la
altura de los ojos. Para ello, es muy til emplear una estacin
ergonmica que eleve el porttil.
Los codos deben formar un ngulo de 90 mientras tecleamos.
Mantenga las muecas rectas al escribir y al utilizar el Mouse.
Evite doblar las muecas hacia arriba, abajo o lateralmente.
Hay que intentar no cruzar las piernas y permanecer los ms recto
posible.
Debe disponer de un reposapis, perfectamente graduable a tres alturas
distintas.
Trate de no llevar una misma tarea durante largos periodos de tiempo
(como, por ejemplo, realizar la misma actividad o utilizar la misma parte
del cuerpo).
Utilice distintos opciones de entrada, como el Mouse (ratn) y el teclado,
para realizar la misma tarea y agilizar el trabajo.
Es conveniente realizar ejercicios fsicos para fortalecer la musculatura
del cuello, brazos, antebrazos y espalda

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5.6 PAPELERIA PARA EL PROCESO DE TRANSCRIPCION


Hojas tamao carta reprograf
Hojas tamao oficio reprograf
Sobres de manila, tamao oficio y carta con ventana y tipo bolsa
Memorndos
Portadas de fax rollo de fax primium
Papel fotogrfico kodak
Tarjetas de presentacin
Membretes de la Empresa
Cellos entre otros
Toda la papelera utilizada en una empresa, desde informacin general
para los empleados, anuncios importantes, reglamentos, facturas,
rdenes de pago, manuales de operacin, folletos, publicidad en diarios, o
revistas, etc. Requieren tambin de un buen diseo, ayudando al
fortalecimiento mismo de la Empresa enfocndola ms hacia la direccin
donde puede conseguir sus objetivos.

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5.7 TECLADO GUIA CON LA POSICION DE CADA DEDO

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6 CONCLUSION
La realizacin del presente manual ha sido muy importante ya que por
medio de l entendimos sobre la importancia de la elaboracin de
documentos comerciales y los estndares exigidos por el Archivo General
de la Nacin por medio de las NORMAS ICONTEC.
De igual manera podemos decir que indagamos en cada una de las
pginas, libros, pdf entre otros documentamos lo mejor posible para
poder entregar a los lectores un documento bien elaborado dando a
conocer las nuevas exigencias del estado en cuanto
a elaborar
documentos, a dems es enriquecedor para nuestra vida pues al
investigar cada punto, tema, tems, abre nuestra perspectiva en cuanto al
trabajo realizado en el Tcnico en Administracin de Archivo el cual debe
ser excelente.

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7 BIBLIOGRAFIA
Norma Tcnica Colombiana GTC-185, Documentacin Organizacional de
fecha 2009/09/30, editada por el Instituto Colombiano de Normas
Tcnicas y Certificacin.
Manual Gestin Documental FESC de fecha 03/07/207, Aprobado segn
Acta Consejo Acadmico 114
Unidad combinacin de correspondencia
Aprenda castellano. Tcnicas de Redaccin. Disponible en www.enj.org
http://www.definicionabc.com/social/puesto-de-trabajo.php

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8 GLOSARIO

TERMINOS Y DEFINICIONES
Para los propsitos de este documento normativo se aplican los
siguientes trminos y definiciones.
Abreviatura. Representacin de una palabra de una palabra o grupo de
palabras, obtenida por eliminacin de algunas de las letras, silabas
finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con
un punto.
Acrnimo. Vocablo conformado por diferentes
iniciales de una razn social.

letras iniciales y no

Acta. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al


informe o al informe; sirve para complementar y aclarar
Asunto. Sntesis del contenido de la comunicacin.
Bibliografa. Relacin alfabtica de fuentes documentales sobre una
materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fsico,
consultadas por el investigador para sustentar sus escritos
Capitulo. Divisin que se hace en los libros y en cualquier otro escrito
para organizar y facilitar la comprensin del texto.
Cargo. Nombre de la posicin que ocupa la persona la persona
responsable de expedir el documento.
Carta. Comunicacin escrita que se utiliza e las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre
las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina
oficio.
Certificado. Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Circular. Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido
o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como
externamente

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Cita. Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al


autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para
compararla.
Cdigo. Sistemas que identifican el departamento, el rea o la seccin
que produce el documento con sus respectivas series. Este responde al
sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Hace
referencia a la identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica y otros, de
la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental,, en
caso de que exista.
NOTA Antes llamado tambin numero, referencia o consecutivo.
Conclusiones. Juicio y razonando del anlisis sobre los resultados del
informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lgica.
Constancia. Documento de carcter probatorio, que no requiere
solemnidad.
Contenido. En esta pagina se enuncia los ttulos de primero, segundo,
tercer y cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios del
trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los nmeros de las paginas
donde se encuentran.
Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunin.
Copia. Fiel reproduccin del documento.
Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los
datos de la portada.
Desarrollo. Descripcin de los asuntos tratados en una reunin.
Despedida. Palabras o frase de cortesa con la cual se finaliza una
comunicacin.
Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicacin
Encabezado. Titulo de la comunicacin que se realiza. Lnea de
identificacin para indicar la continuidad del documento.
Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento,
segn el tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para
establecer el inicio de un documento.

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Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o


ambas.
Esquema. Representacin grafica y simblica de la distribucin que
deben tener los textos de los documentos
Estilo. Distribucin de las diferentes lneas conforman la comunicacin
Experiencia. Practica que proporciona conocimiento, habilidad o
competencia para hacer algo.
Figura. Grficos,
esquemas.

dibujos, planos, fotografas, mapas, diagramas o

Foliar. Accin de numerar las hojas.


Folio. Hoja
Fuente o tipo de letra. Tamao de los caracteres utilizados en la edicin
de un documento.
Fuente bibliogrfica. Lista
relacionadas con el tema.

de

fuentes

consultadas

que

estn

Glosario. Lista alfabtica de trminos con sus definiciones


explicaciones, necesarias para la comprensin del documento.

Ilustracin. Representacin de un objeto. Tabla, figura u otro material


grafico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, completar y
ejemplificar el texto.
ndice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos
trminos precisos (geogrficos, onomsticos, autores, temas y otros) que
se incluyen en el documento, para facilitar su ubicacin en el texto.
Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el
estado de cualquier actividad, estudio o proyecto relativo a un caso
concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
Interlinea. Distancia vertical entre dos renglones
Interlinea libre. Rengln sin escritura.
Introduccin. Escrito, como prembulo, que expone brevemente el
contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.

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Lneas especiales. Lneas de anexos, copia e identificacin del


transcriptor.
NOTA No estn presentes en todos los documentos organizacionales.
Logotipo. Smbolo que identifica a la organizacin. Proyecta la imagen
corporativa y hace fcil la identificacin de la entidad que genera o
produce la comunicacin.
Mrgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro
lados de una pagina impresa.
Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la
complementa directa o indirectamente; separada fsicamente del
documento que contiene la parte principal de la misma que, con
frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas,
folletos, disquetes, casetes, discos compactos, libros de respuesta,
diapositivas, planos entre otros.
Membrete. Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a
una persona natural o jurdica.
Memorando. Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones
para tratar asuntos internos.
Mensaje electrnico. Comunicacin escrita, a travs de internet.
Modelo. Esquema de distribucin de zonas que le permite a la
organizacin la diagramacin de su papelera
Nota de pie de pgina. Aclaracin del autor del informe para ampliar o
completar una idea expresada en el texto.
Nivel. Ubicacin, dentro de la jerarqua de los elementos temticos que
conforman un documento. Tambin se refiere a cada uno de los
numerales que forman parte del documento.
Objetivo. Describe la finalidad del informe corto.
Orden del da. Relacin de temas que se han de tratar en una reunin.
Pagina. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.
Paginar. Accin de numerar paginas.

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Portada. Primera pagina del informe; contiene los datos requeridos para
la identificacin de documento.
Radicacin. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envi, con el propsito
de oficializar el tramite y cumplir con los trminos de vencimiento que
establezca la ley. Estos trminos se empiezan a contar a partir del da
siguiente radicado el documento.
Razn social. Nombre que identifica a una organizacin
Recomendacin. Formulacin concisa de acciones necesarias, como
resultados directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin.
Referencias bibliogrfica. Conjunto de datos suficientemente precisos
ordenados, los cuales facilitan la identificacin de una fuente documental
o parte de ella.
Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad
remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s)
competente(s), numero de radicacin, nombre del funcionario responsable
del tramite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
Rengln. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Resume ejecutivo. Exposicin sucinta de un tema que debe quedar por
escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones
ejecutivas.
Rubrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona
escribe como parte de la firma, despus de su nombre o titulo.
Saludo. Frase de cortesa en la cual se inicia la comunicacin.
Sigla. Abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una
razn social.

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Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o


envi.
Soporte. Medio fsico para registrar informacin escrita, sonora, visual,
electromagntica, disco ptico, entre otros.
Subdivisin. Cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a
temas y subtemas.
Tablas. Serie de nmeros, valores, unidades y datos relacionados entre
si, presentados en columnas para facilitar su interpretacin. Representa
informacin cuantitativa en columnas.
Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.
Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del
mensaje.
Titulo. Palabras o frase con la cual el autor denomina e identifica un
documento o cada uno de los temas divisiones o subdivisiones de un
escrito o una publicacin y que a menudo (aunque no necesariamente) lo
distingue de otro documento.
Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la
comunicacin.
Vieta. Smbolo que se le coloca para separar series o prrafos que no
estn numerados en un trabajo escrito.
Zona. Espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos
impresos o escritos.

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