Sistema De Nmina

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE NMINA

ACCESO AL SISTEMA
La ventana inicial que se muestra al abrir el SISTEMA DE NMINA es la siguiente:

En la parte inferior izquierda, se encuentra el botn

Origen De Datos, al presionarlo se abre una nueva
ventana mostrando la configuracin del servidor, usuario, password y puerto para la conexin a la base de
datos, una vez configurado no deben ser borrados ni modificados.

Del lado derecho se encuentra el botn

esta opcin es para dar de alta los datos fiscales de
la(s) empresa(s), el nombre registrado aparecer en la lista desplegable de la ventana de inicio y de esta
manera se podra accesar, la ventana que se muestra es la siguiente:

En esta ventana se debe ingresar el usuario y contrasea asignada para tener acceso al registro de los datos.
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Despues de ingresar el usuario y contrasea aparece la siguiente ventana para el registro.

En la parte izquierda aparece el botn

al presionarlo muestra la ventana para dar de alta la empresa.

Una vez llenado los datos solicitados presionamos el botn

confirmando el registro de los datos.

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y enseguida aparecer un mensaje

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Al presionar el boton
se cerrar la ventana donde se capturaron los datos fiscales de la empresa y
aparecer la ventana principal, mostrando los datos que se acaban de dar de alta.

Si se quiere eliminar el registro dado de alta presionamos el botn

preguntando si se desea eliminar la empresa seleccionada.

al momento aparecer un mensaje

Si se requiere exportar en un archivo de Excel los datos de la empresa presionamos el botn

enseguida se
abrir la ventana mostrando el lugar donde se desea guardar el archivo y el nombre con el que se guardar.

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Se puede realizar una busqueda de las empresas registradas por RFC o por Razn Social, para ello se tienen
dos cuadros de texto sobre los cuales se puede introducir las palabras que se buscan y se mostrarn las que
conincidan con dichos caracteres.

Para salir de la ventana del registro de empresas, solo la cerramos y regresaremos al inicio, mostrando la
empresa que se registro o las que se hayan agregado previamente.

Para accesar al panel principal del programa, ingresamos el usuario y la contrasea proporcionada, al hacerlo
se mostrarn cuatro mens principales los cuales tienen una sere de opciones que se deben configurar
previamente para poder emitir los recibos de nmina.
MENU: ADMINISTRACIN
SUBMENU: EMPRESA

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En esta pantalla se tienen capturados los datos fiscales como son el RFC, Razn Social, Rgimen Fiscal,
domicilio fiscal, datos de pago, etc. De nuestra empresa o Persna Fsica de quien emitir los recibos de
nmina.

Una vez llenado los datos solicitados de manera correcta, presionar el boton
para que queden
registrados los datos de la empresa, al momento saldra una ventana con el mensaje Guardado
Correctamente, al presionar nuevamente el boton

se cerraran las ventanas mostradas.

Nota: Si se presiona el boton

se cerrar la ventana Datos de Empresa y no se guardarn los datos
capturados o los cambios que se quieran realizar.

MENU: ADMINISTRACIN
SUBMENU: CONFIGURAR CORREO

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sta opcin es para dar de alta los datos de nuestro correo, el cual posteriormente utilizaremos para
enviar los recibos de nmina emitidos a nuestros trabajadores.

La configuracin se realiza de la siguiente manera:

-Seleccionar el servidor de nuestra cuenta de correo (Hotmail, Live, Gmail, Yahoo).
-En el campo Cuenta, capturar nuestra cuenta de correo electrnico.
-En el campo Pass, ingresar la contrasea del correo capturado.
Finalmente dar click en el boton Validar Coneccin y de manera automtica en el recuadro Activo
aparecera el mensaje SI (Siempre y cuando se haya ingresado el correo y la contrasea correcta).
En el recuadro Mensaje, se puede ingresar el texto que aparecer a la cuenta de correo que se le
enviar el comprobante. (Por ejemplo: Envo recibos de nmina.. ).
Finalmente presionamos el botn

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MENU: ADMINISTRACIN
SUBMENU: CARGA DE CERTIFICADOS.

Esta opcin es para realizar la carga del certificado y la llave privada al servidor los cuales son
indispensables para generar los recibos de nmina.

Al dar click en el botn Examinar.. se presenta una ventana de archivos para buscar la carpeta en
donde se encuentran los archivos del sello digital y de la llave privada para cargarlos al sistema.
Posteriormente ingresamos la contrasea del Certficado (CSD) y presionamos el boton.
Tambin se debe ingresar el nmero de telfono de la empresa y el Giro o actividad principal,
finalmente presionamos

Para cerrar el sistema de recibos de nmina solo presionamos el botn

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MENU: CATLOGOS
SUBMENU: SERIES

Est opcin se utiliza para dar de alta la serie y los nmero de folios para el control de los recibos de
nmina.
La ventana que aparece al seleccionar sta opcion es la siguiente:

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Para dar de alta una nueva serie se presiona el botn
al momento aparece una ventana en la
parte superior derecha para agregar la nueva serie y el folio inicial, si no se quiere agregar una serie y
solo se desea dar de alta un nmero de folio se debe activar la casilla Sin Serie.

Posteriormente se presiona el botn

y al instante quedar registrado la sere y el folio inicial.

El boton
es usado para activar una serie, se usa seleccionando de la lista la serie y oprimiedo
activar, lo cual se reflejar con la palabra SI en la columna Activo.

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El boton
se usa para desactivar una serie, esto ocasionaria que esta serie no este disponible para
sus comprobantes, puede activar la serie oprimiendo el boton del candado abierto.
El boton

tiene la funcion de eliminar definitivamente la serie de la base de datos.

MENU:CATLOGOS
SUBMENU: USUARIOS

El programa tiene un panel de administracin de usuarios, en el cual se puede dar de alta o registrar
aquellas personas que utilizarn el Sistema de Nmina, la pantalla principal donde se visualiza la lista
de usuarios es la siguiente..

Para dar de alta un nuevo usuario se debe seleccionar la pestaa

datos a capturar (Nombre, Usuario y Contrasea).

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y mostrar el panel con los

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Posteriormente una vez capturado los nuevos datos del usuario se presiona el botn
y mostrar
un mensaje confirmando que el usuario ha sido agregado correctamente, al darle click en Aceptar al
mensaje abrir el panel de

mostrando el nuevo usuario creado.

Una vez realizado este proceso el nuevo usuario podr accesar al programa de recibos de nmina.

En el panel principal de usuarios se tienen cuatro opciones para poder manejar las configuraciones de
cada uno, por ejemplo se puede presionar el botn
para activar el usuario, el botn
bloquea el
usuario seleccionado, al hacerlo no podr accesar al sistema, tambin se puede editar un usuario
presionando el botn

por si se quiere cambiar la contrasea o el nombre, y finalmente se puede

exportar en un archivo de Excel todos los usuarios dados de alta presionando el botn

Tambin se tiene un filtro de busqueda de usuarios por el nombre del empleado, en caso de que se
tengan registrados varios usuarios y se desee identificar uno, se puede realizar de manera rpida
escribiendo el nombre o una palabra en el encabezado
.

Para cerrar el panel de usuarios solo debemos hacer click en el botn

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MENU: CATLOGOS
SUBMENU: SUCURSALES

En este panel se debe dar de alta por lo menos una sucursal, porque es un dato obligatorio para el
comprobante fiscal, debido a que es el lugar en donde se expiden los recibos de nmina.

Para agregar una nueva sucursal presionamos el botn

capturar los datos necesarios.

e inmediatamente abrir la ventana para

Para finalizar con el registro de la sucursal presionamos el botn

sucursal fue dado de alta correctamente.

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y mostrar el mensaje que la

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Para modificar algn dato de la Sucursal, lo seleccionamos y presionamos el botn
Para eliminar un Sucursal, se selecciona y se presiona el botn
Para exportar la lista de Sucursales existentes en un archivo de Excel se presiona el botn
MENU: Catlogos
SUBMENU: Catalogos Sat

Al presionar esta opcin abrir un archivo .PDF mostrndonos los catlogos complementarios de
nmina, los cuales nos dar una orientacin sobre las claves y conceptos manejados por el SAT para la
elaboracin de los recibos de nmina.

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MENU: Emision
SUBMENU: Generar Nomina

Esta opcion ser la que utilizaremos cada vez que generemos nuestros recibos de nmina.
Nota: Para poder generar los recibos de nmina previamente se debio haber llenado los datos
fiscales de su Empresa y Sucursal.

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Esta es la pantalla principal para generar los recibos de nmina, donde agregaremos los datos
requeridos para la generacion de los comprobantes.

Seccin: Datos de Nmina.

Lo primero que asignaremos es un identificador de Nmina, este sirve para poder consultar los datos
de la nmina generada posterior a su timbrado.
Posteriormente asignaremos la Sucursal donde se est generando los recibos de nmina, si usted solo
cuenta con una sucursal en automatico aparecera seleccionada, si tenemos una serie dada de alta la
seleccionamos de la lista para identificar los recibos e inmediatamente el folio se agregara
automaticamente.

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Leyenda: Es un texto que aparecer en los recibos de nmina para mostrar un mensaje deseado, el
cual aparece debajo de la firma del empleado, (Ejemplo: FELIZ NAVIDAD).
Fecha de Pago: Es la fecha de cuando se realizar el pago de la nmina.
Periodo de Pago: Es el periodo de das que abarca el pago de la nmina, (Ejemplo: 01/01/2014 al
15/01/2014).

Seccin: Detalle.

En esta ventana se tienen tres fichas que son: Nmina, Errores y Archivos Para Imprimir.
En la primera ficha Nmina se encuentran tres botones, el primero es
que sirve para cargar el
Layout o plantilla con los datos de la nmina a timbrar, al presionarlo se abrir una ventana donde
seleccionaremos nuestro archivo con los datos de la nmina a generar.

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Una vez seleccionado el archivo los datos se mostraran en una tabla del sistema para poder
visualizarlos, y en caso de que sea necesario, poder modificar algn campo antes de envar a generar la
nmina.

Dentro de esta misma ficha (Nmina), se encuentra el boton

(Vista previa), la cual genera una
visualizacin de los recibos de nmina antes de timbrarse, para poder verificar que la nmina se
generar correctamente, esta opcin valida que los datos obligatorios estn correctos.
Al presionarlo el servidor valida la estructura de los datos y muestra el resultado de los recibos
generados, podemos ver el recibo, presionando el botn en forma de lupa sobre el registro que
deseamos consultar (estos recibos son de prueba, el RFC que aparece es uno de prueba, no es el de la
empresa).

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Si estamos seguros que todos los datos estn correctos, procedemos a generar los CFDIs de nuestra
nmina mediante el botn
(Generar CFDI), esperaremos a que el proceso de timbrado termine
para ver nuestra nmina generada.

Oprimimos Aceptar y cerramos la ventana de Proceso de timbrado.

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En la pestaa Errores se mostraran todos aquellos que presentaron algn error, nos mostrar en que
linea de nuestro archivo de Excel est el error, el RFC del empleado, Nombre, cdigo de error y
descripcin, de esta manera podremos corregir estos datos desde el archivo de Excel que utilizamos
para generar la nmina.
Nota: Se deben corregir solo los registros que no se generaron correctamente y volver a cargar solo
estos registros para que se integren en la misma nmina, solo colocaremos en el campo
Identificador Nmina el nombre de la nmina a la que corresponden, e igualmente los datos de las
fechas, sucursal y serie.
En la pestaa Archivos Para Imprimir se mostrarn los CFDIs generados exitosamente, a
continuacin se explicarn cada una de las opciones disponibles.

Para seleccionar los registros usaremos la opcin

las filas en la columna Imprimir.

, o si es de manera individual, marcaremos

Podemos mandar a imprimir los archivos marcados de la tabla presionando el botn

enviarn a la impresora que est como predeterminada.

estos se

Si queremos exportar los datos a un archivo de Excel presionamos el botn

al momento nos
mostrar la ventana para elegir donde almacenar el archivo y asignar algn nombre al reporte.

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Para descargar los comprobantes selecionados de la tabla (archivo .XML y .PDF) se utiliza el botn
(Descargar Archivos), y se mostrar la ventana donde seleccionaremos la carpeta para almacenar
estos archivos, (Dentro de esta carpeta a su vez el sistema generar dos carpetas una para los archivos
.XML y otra para los .PDF).
El botn
sirve para enviar por correo los archivos seleccionados, al oprimir el botn se inicia el
proceso de envo, esperamos el mensaje de confirmacin, indicando que el proceso ha terminado.
Nos mostrar una ventana donde veremos todos los archivos enviados, en caso de existir errores se
mostraran en el campo descripcin.

Este reporte se podr exportar a Excel oprimiendo el botn Enviar Resultados a Excel

Para visualizar el recibo generado de nmina de algn empleado presionamos el botn

Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el
botn

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segn sea el archivo que se desea descargar.

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MENU: Emision
SUBMENU: Consulta Y Cancelacion CFDI

Esta opcin nos servir para consultar y cancelar los recibos de nmina emitidos, podemos realizar
bsquedas con diferentes criterios.

Opciones de bsqueda:

Para facilitar la bsqueda por nmina el botn

(Ver nminas) nos mostrar todas las nminas
generadas en una ventana, donde seleccionaremos la que deseamos consultar, haciendo doble clic
sobre el nombre de la nmina.

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Para ejecutar la consulta oprimimos el botn

para visualizar los datos en la tabla.

Como se puede ver podemos filtrar por RFC empleado, serie y folio, para ejecutar la consulta se oprime
el botn

Para buscar por fechas es necesario marcar fecha y seleccionar el periodo que se desea consultar.

Nota: Para ejecutar las consultas se Oprime

Este conjunto de botones nos ofrecen diferentes funcionalidades a continuacin veremos cada una de
ellas.

Para visualizar un comprobante seleccionamos el registro

inmediatamente se abrir el archivo PDF.

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y presionamos el botn

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Si se desea descargar el archivo PDF o XML del Comprobante se selecciona el registro y se oprime el
botn

segn sea el archivo que se desea descargar.

Se mostrara la siguiente ventana donde seleccionaremos la carpeta

donde descargaremos nuestro archivo.
Una vez seleccionada la carpeta oprimimos aceptar y esperamos el
mensaje de confirmacin indicando que el archivo fue descargado.

F
Tambin contamos con la opcin de enviar por correo electrnico nuestros comprobantes, para esto
oprimimos el botn Enviar por Email
comprobantes a un correo electrnico.

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el cual nos mostrara la ventana para enviar nuestros

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Se asignara el correo al cual se enviaran los archivos
del comprobante CFDI (archivo XML y PDF).

Para completar el envo se oprime el botn Enviar

Y espere el mensaje de confirmacin.

Posteriormente nos mostrar una ventana donde veremos todos los archivos enviados, en caso de
existir errores se mostraran en el campo descripcin.

Este reporte se podr exportar a Excel oprimiendo el botn Enviar Resultados a Excel
Para la Cancelacin de un comprobante CFDI, seleccione el comprobante a cancelar de la lista y oprima
el botn Cancelar comprobante
cancelar.

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y se mostrara una ventana con los datos del comprobante a

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Al instante solicitara una confirmacin, preguntado Esta seguro de cancelar este comprobante: folio
fiscal del comprobante, para proceder a cancelar el comprobante oprime aceptar, si no desea
cancelarlo oprime cancelar.

Si la cancelacin fue exitosa aparecer el mensaje de confirmacin.

Al presionar aceptar se cerrara la ventana y podr ver que el estatus del comprobante cambio a
cancelado.

Nota: Si su conexin a internet es lenta es posible que tarde en cancelar el comprobante y recibir un
mensaje de error. Si se muestra un mensaje de error intente de nuevo.

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Los datos consultados los podemos exportar a Excel para generar nuestros reportes al SAT. Para
exportar los datos de nuestra consulta se oprime el botn
para elegir la carpeta y el nombre de nuestro archivo.

al hacerlo nos abrir una ventana

Presionamos guardar para generar el reporte.

Al terminar la exportacin se mostrara el siguiente mensaje, donde podr abrir el archivo si lo desea.

Si deseamos descargar los archivos en una carpeta presionamos el botn

para esto deben

estar marcados en la columna Selec

Se mostrar la ventana donde seleccionaremos la carpeta para almacenar estos archivos, (Dentro de
esta carpeta a su vez el sistema generar dos carpetas una para los archivos .XML y otra para los .PDF).
El botn

enviar por correo los archivos seleccionados en la columna Selec

Podemos mandar a imprimir los archivos marcados de la tabla presionando el botn

enviarn a la impresora que est como predeterminada.

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estos se

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MENU: Emision
SUBMENU: Logs de Timbrado.

En esta opcin se muestra un registro de las conexiones que realizamos y de los errores que puedan
existir, para que de ser necesario se envi a soporte tcnico para su anlisis.

MENU: Respaldo
SUBMENU: Asistente de Respaldo

El sistema tiene la opcin de generar un respaldo, esta opcin extraer la base de datos en una carpeta
ESPECIFICA, Genera una imagen de todos los registros y tablas que existen, empresa, nminas,
sucursales, usuarios, etc.

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En la ventana de sta opcin seleccionamos la opcin Generar respaldo posteriormente se
selecciona la carpeta donde almacenar el respaldo de la base de datos, oprimir el botn color
Amarillo

Una vez seleccionada la carpeta dar clic en el botn ejecutar

caja caf con fecha color verde

La carpeta generada se guarda para poder posteriormente restaurar los datos de la base de datos.

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PROCESO DE CARGA DE DATOS

Como se vio en los pasos anteriores, se extrajo los datos de la base, carpeta respaldo generada con el
sistema.
Ahora es momento de cargar estos nuevos datos al sistema.

Elegimos la carpeta que creamos de respaldo anteriormente y seleccionamos la opcin Cargar

Respaldo y presionamos el botn ejecutar

botn caf con flecha verde.

Esperamos que el proceso termine, cerramos la aplicacin y la volvemos a abrir, ahora nuestro sistema
ya tendr los datos del respaldo que acabamos de ejecutar.

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