Gobierno del

Estado de Chiapas

GOBIERNO DEL ESTADO DE CHIAPA

INSTITUTO DE SALUD

GUIA TECNICA PARA ELABORARACIN

DE MANUALES DE ORGANIZACIN
ESPECFICOS PARA UNIDADES MDICAS

NDICE
Contenido

Pgina

Presentacin

Objetivo

Manual de Organizacin

Anlisis y construccin de las

Funciones

Integracin
Especificaciones tcnicas
Caso prctico

12
15

17

Contenido
Presentacin
En atencin al inters del Director General del Instituto de Salud,
de implementar acciones que modernicen y doten de mayor
capacidad de respuesta a las Unidades Mdicas; es necesario
que cuenten con instrumentos administrativos que contribuyan al
logro de los objetivos institucionales y sirvan de consulta y apoyo
para conocer la estructura orgnica y funciones que les han sido
conferidas, la presente Gua Tcnica orientar en la elaboracin o
actualizacin de los manuales de organizacin especficos para
unidades mdicas, uniformando los criterios en cuanto a su
presentacin y contenido.
El presente documento se integra por los apartados siguientes:

Manual de Organizacin,
Anlisis y construccin de las funciones,
Integracin,
Especificaciones tcnicas y
Caso prctico.

La presente gua es de carcter enunciativa ms no limitativa, que

contribuye a mejorar el proceso de elaboracin o actualizacin de
dichos manuales; siendo importante para el desarrollo de stos, la
participacin responsable del personal de los diferentes niveles
jerrquicos de las Unidades Mdicas.

Objetivo

Proporcionar los elementos tcnicos necesarios para elaborar o

actualizar los Manuales de Organizacin Especficos de las
Unidades Mdicas del Instituto de Salud.
9

Manual de Organizacin

Definicin
Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica,
informacin sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones,
misin, visin, objetivos, organizacin y funciones del Organismo
Pblico, constituyndose como un instrumento de apoyo que
describe las relaciones orgnicas que se dan entre los elementos
de la estructura organizacional.
Objetivo
Proporcionar, en forma ordenada la informacin bsica de la
organizacin y funcionamiento de cada rgano administrativo
responsable de realizar y lograr el aprovechamiento de los
recursos y el desarrollo de sus funciones.
Base normativa

Artculo 23 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del

Estado de Chiapas, que establece la obligacin de los
Titulares de las Dependencias de expedir sus manuales
administrativos.

Artculo 24 de la Ley de Entidades Paraestatales del Estado

de Chiapas, que determina la obligacin del rgano de
Gobierno de expedir las normas en las que se establezcan las
bases de organizacin de la Entidad.

Ventajas

Presenta una visin de conjunto del Organismo Pblico y de

los rganos administrativos que lo integran.
10
Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a cada
rgano administrativo del Organismo Pblico, evitando
duplicidad de funciones omisiones y deslindar
responsabilidades.

Permite la ejecucin correcta de las actividades

encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su
desarrollo.

Propicia el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de la

funciones, evitando la repeticin de las funciones y directrices.

Proporciona informacin bsica para la planeacin e

instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa.

Sirve como medio de orientacin e integracin al personal de

nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a sus
distintas reas.

Instrumento til de orientacin e informacin, sobre el que

hacer de las unidades responsables.

Facilita a los rganos superiores, la supervisin del trabajo de

los rganos subordinados.

Responsables de su elaboracin, actualizacin y publicacin

La elaboracin y actualizacin de los Manuales de Organizacin,
es responsabilidad de los Organismos Pblicos, cuyo proceso
ser coordinado por el titular de la Coordinacin de Planeacin y
Desarrollo. As mismo, en cumplimiento a la Ley que Garantiza la
Transparencia y el Derecho a la Informacin Pblica para el
Estado de Chiapas, es responsabilidad de los Organismos
Pblicos, publicar este documento debidamente actualizado y
rubricado por los que intervinieron en su realizacin, a travs de
su portal en internet.
Actualizacin
Los manuales debern actualizarse cada vez que sea necesario
con el objeto de que se apeguen a la realidad operacional del
organismo.
Causas por la que se debe llevar a cabo una actualizacin:

Cuando existe un ordenamiento que modifique la base legal

del Organismo Pblico: Como Ley Orgnica de la
Administracin Pblica, Reglamento Interior, etc.

Cuando haya modificacin a la estructura orgnica del

Organismo Pblico.

Cuando haya modificacin a las funciones, proyecto o

programa adicional a los establecidos.

Anlisis y construccin de las funciones

Para la elaboracin o actualizacin del Manual de Organizacin,

es necesario analizar integralmente las funciones.
Funcin
Es el conjunto de actividades afines que contribuyen de manera
directa al cumplimiento del propsito del rgano administrativo.
Clasificacin
Por su naturaleza
Funcin Sustantiva: Son las que identifican la esencia del rgano
administrativo para el cumplimiento de sus objetivos. Proporcionan
servicios al exterior del Organismo Pblico.
Funcin Adjetiva: Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro
de las funciones sustantivas. Proporcionan servicios al interior del
Organismo Pblico
12

Por su frecuencia
Funciones permanentes: Son aquellas sustantivas que el rgano
administrativo desempea diariamente o con mayor frecuencia.
Funciones peridicas: Son aquellas sustantivas programadas
(semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, semestral o
anual ).

Para la construccin de las funciones, deber observarse lo

siguiente:

Deben ser derivadas de: Las atribuciones establecidas en el

Reglamento Interior.

Ser congruentes con:

El propsito del rgano administrativo.
La denominacin del rgano administrativo.

La estructura de la funcin debe contener los elementos

siguientes:
Verbo + Objeto + Condicin = Funcin
Nota: Los elementos de la funcin, contribuyen al orden lgico, a
la facilidad de la comprensin y a depurar el exceso de palabras
que pierden el sentido del mensaje.
13

Ejemplo:
Iniciar con un verbo o de manera excepcional dos, en infinitivo de
acuerdo al nivel jerrquico del rgano administrativo.
Verbos ms usuales en cada nivel jerrquico
Esta lista de verbos es enunciativa, no limitativa (fig. A)
14
Eliminar aquellas que:
No cumplan con el propsito del rgano administrativo.
En el contenido refieran lo mismo pero descritas en forma
distinta.
Presenten duplicidad, tanto horizontal como vertical,
aplicando el enfoque sistmico.
Adecuar aquellas que correspondan a dos o ms rganos
administrativos.
9

Transferir aquellas que correspondan a otro rgano

administrativo.

Anotar primero las funciones permanentes, posteriormente las

peridicas.
La redaccin de la funcin debe ser:
Clara y concisa.
No exceder de dos renglones.
En trminos de resultados, debindose omitir las
actividades previas.

fig. A
DIRECCIN
GENERAL
ACREDITAR
ASESORAR
AUTORIZAR
COADYUVAR
COLABORAR
CONDUCIR
DECLARAR
DETECTAR
DETERMINAR
DICTAR
DISPONER
EMITIR
ESTABLECER
EVALUAR
FIJAR
FUNGIR
GLOBALIZAR
INFORMAR
JERARQUIZAR
NORMAR
OBJETAR
PARTICIPAR
PATROCINAR
PROPONER
RENDIR

DIRECCIN
GENERAL
ADJUNTA
ACREDITAR
ASESORAR
AUTORIZAR
COADYUVAR
COLABORAR
CONDUCIR
DECLARAR
DETECTAR
DETERMINAR
DICTAR
DISPONER
EMITIR
ESTABLECER
EVALUAR
FIJAR
FUNGIR
GLOBALIZAR
INFORMAR
JERARQUIZAR
NORMAR
OBJETAR
PARTICIPAR
PATROCINAR
PROPONER
RENDIR

DIRECCIN DE AREA

ADMINISTRAR
APLICAR
APOYAR
AUTORIZAR
CONDUCIR
CONTRIBUIR
COPARTICIPAR
DEFINIR
DIAGNOSTICAR
DIFUNDIR
DIVULGAR
ESTABLECER
EVALUAR
GLOBALIZAR
INTERVENIR
REQUERIR
SANCIONAR
SERVIR
VIGILAR
MANEJAR
ORDENAR
OTORGAR
PLANEAR
PONER
PROMOVER

ANALIZAR
APORTAR
ASESORAR
COADYUVAR
CONSOLIDAR
COORDINAR
DAR
DESIGNAR
DICTAMINAR
DIRIGIR
EMITIR
ESTUDIAR
FIJAR
INSTRUIR
REGULAR
RESOLVER
SELECCIONAR
SUPERVISAR
JERARQUIZAR
NOTIFICAR
ORGANIZAR
PARTICIPAR
PLANTEAR
PROGRAMAR
PROPONER

10

REPRESENTAR

SUBDIRECCIN
APLICAR
APOYAR
ASESORAR
AUXILIAR
COADYUVAR
COLABORAR
COMPILAR
COMPROBAR
CONCENTRAR
CONTRIBUIR
CONTROLAR
COORDINAR
CUANTIFICAR
DEFINIR
DETERMINAR
DIAGNOSTICAR
DIFUNDIR
DISEAR
EFECTUAR
ELABORAR
EMITIR
ESTABLECER
EVALUAR
GENERAR
IMPLANTAR
IMPLEMENTAR
INTEGRAR
INTERVENIR
INVESTIGAR
MANTENER
OBSERVAR
OPINAR
ORGANIZAR
PARTICIPAR
PROGRAMAR
PROMOVER
PROPONER
PROPORCIONAR
RECIBIR
RECOPILAR

REPRESENTAR

RECIBIR

JEFATURA DE DEPARTAMENTO
ACREDITAR
ACTUALIZAR
ADOPTAR
ADECUAR
ADMINISTRAR
AGRUPAR
ANALIZAR
APLICAR
APORTAR
APOYAR
ASEGURAR
ASESORAR
ASIGNAR
ATENDER
AUTORIZAR
AUXILIAR
BRINDAR
CANALIZAR
CAPACITAR
CAPTAR
CAPTURAR
CERTIFICAR
CLASIFICAR
CODIFICAR
COMPATIBILIZAR
COMPROBAR
COMUNICAR
CONCENTRAR
CONCILIAR
CONFORMAR
CONSERVAR
CONTRATAR
CONTROLAR
CONVOCAR
COORDINAR
CUANTIFICAR
DAR
DEFINIR
DEPURAR
DESARROLLAR

EFECTUAR
EJECUTAR
EJERCER
ELABORAR
EMITIR
EMPLAZAR
ENLAZAR
ENTABLAR
ESTABLECER
ESTIMAR
ESTUDIAR
EVALUAR
EXPEDIR
FINCAR
FORMALIZAR
FUNDAMENTAR
GENERAR
GESTIONAR
GRABAR
IDENTIFICAR
IMPARTIR
IMPLANTAR
IMPLEMENTAR
IMPONER
INDUCIR
INFORMAR
INSPECCIONAR
INSTRUMENTAR
INTEGRAR
INTERPRETAR
INVESTIGAR
LLEVAR
MANEJAR
MANTENER
MARCAR
NEGOCIAR
NOTIFICAR
OBTENER
OPERAR
ORGANIZAR

PRODUCIR
PROGRAMAR
PROPONER
PROPORCIONAR
PROTEGER
PROVEER
PROYECTAR
PUBLICAR
REALIZAR
RECABAR
RECAUDAR
RECIBIR
RECLUTAR
RECOPILAR
REGISTRAR
REHABILITAR
REMITIR
REQUERIR
RESOLVER
RETROALIMENTAR
REUNIR
REVISAR
SELECCIONAR
SERVIR
SISTEMATIZAR
SOLICITAR
SUGERIR
SUMINISTRAR
SUPERVISAR
TOMAR
TRADUCIR
TRAMITAR
TRANSCRIBIR
TRANSPORTAR
TURNAR
VALIDAR
VALORAR
VERIFICAR
VIGILAR
VINCULAR

11

REGULAR
REPRESENTAR
SERVIR
SUPERVISAR
VERIFICAR
VIGILAR

DESPACHAR
DETECTAR
DETERMINAR
DEVOLVER
DIAGNOSTICAR
DIFUNDIR
DISTRIBUIR
DOCUMENTAR

OBJETAR
OTORGAR
PARTICIPAR
PRACTICAR
PREPARAR
PRESTAR
PREVER
PROCESAR

VISUALIZAR

Integracin
Contenido:
En el margen superior derecho, el logotipo institucional con
el nombre del Organismo Pblico.

En el margen superior izquierdo, el logotipo de Gobierno

del Estado.

En el centro, se anotar en maysculas y con negritas la

leyenda: Manual de Organizacin Especfico (Arial a 48
puntos).

Autorizacin
En este apartado se describir a rengln seguido, el fundamento
legal que faculta a los titulares de los Organismos Pblicos a
expedir sus manuales administrativos y la finalidad de su emisin.
Adems, se enunciar la fecha a partir de la cual entra en vigor el
documento.
Al calce se incluir de manera centrada, el nombre y firma de
autorizacin del titular del Organismo Pblico.
Introduccin
Este apartado se refiere a la presentacin que el titular del
Organismo Pblico dirige al lector, sobre el mbito de competencia

12

de la Institucin, el contenido del documento, su utilidad y los fines

y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l.
16
Antecedentes
En este apartado, deber anotarse a rengln seguido, la fecha de
creacin, denominacin y situacin jurdica del Organismo Pblico
(Para las Dependencias lo establecido en la Ley Orgnica de la
Administracin Pblica del Estado de Chiapas, y para las
Entidades y rganos Desconcentrados en el Decreto de
Creacin); as como fechas y descripcin de los cambios
significativos del organismo.
Marco normativo aplicable
En este apartado, se relacionan jerrquicamente los principales
ordenamientos jurdicos y administrativos que regulan la
operatividad del Organismo Pblico.
Misin
Anotar a rengln seguido, la redaccin de la misin del Organismo
Pblico.
Visin
Anotar a rengln seguido, la redaccin de la visin del Organismo
Pblico.
Organigramas y Funciones
Este apartado iniciar con el Organigrama General del Organismo
Pblico, el cual representa grficamente todos los rganos
administrativos que lo integran; seguido de la descripcin de las
funciones del nivel superior del Organismo Pblico.17

13

La descripcin de las funciones de los rganos administrativos,

deber realizarse considerando el siguiente orden:
rgano Administrativo: Escribir la denominacin del rgano
administrativo, sin abreviaturas.
Propsito: Anotar lo que pretende lograr el rgano
administrativo con base en las funciones que realiza.
Funciones: Anotar en orden de lista las funciones que
desempea el rgano administrativo.
Nota: El titular de cada rgano administrativo deber rubricar al
calce de la descripcin de sus funciones.
Glosario de trminos
En este apartado debern relacionarse en orden alfabtico los
trminos o palabras tcnicas que se hayan utilizado en el
contenido del manual, con sus respectivas definiciones.

Grupo de trabajo
En este apartado se har mencin del personal que intervino en la
realizacin del documento; mediante el siguiente esquema:
Coordinacin
Nombre del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo su
equivalente en el Organismo Pblico y el nombre del enlace
designado por el Organismo Pblico.
Desarrollo del documento
Nombre de los titulares de cada Direccin, Unidad u rgano
equivalente del Organismo Pblico, que participan en la
elaboracin del manual.

14

Asesora
Nombre de los servidores pblicos, que brindaron la asesora.

Especificaciones tcnicas

Configuracin del documento:

La informacin deber ser capturada en el paquete Word, con tipo
de letra Arial a 10 puntos, en maysculas y minsculas a
interlineado sencillo.
El tamao de la hoja ser en tamao carta, con orientacin
vertical.
Los mrgenes sern:
Cuerpo del texto:
Superior e inferior de 2 cm.
Izquierdo de 2 cm. y derecho 1.70 cm.
Encabezado y pie de pgina:
Encabezado de 1.27 cm.
Pie de pgina de 3 cm.
El encabezado y pie de pgina, deber imprimirse las hojas
que integran el documento (con excepcin de la hoja del ndice y
la hoja de identificacin de organigramas y funciones).
Encabezado
En el margen superior derecho, el Logotipo Institucional con el
nombre del Organismo Pblico.
Al centro se anotar Manual de Organizacin con maysculas y
minsculas en negritas a partir de la pgina del ndice.

15

 En el margen superior izquierdo, el logotipo de Gobierno del

Estado.

Pie de pgina
En el margen inferior, la fecha de la primera emisin,
actualizacin y prxima revisin,
as como el nmero consecutivo de paginado.
19

16

CASO PRCTICO
El caso prctico que se presenta corresponde al desarrollo de un
Manual de Organizacin Especfico de un Hospital.
Al final del ejemplo se encuentra el formato que se utilizar para la
elaboracin del manual, el cual se deber adecuar a tamao carta.
El ndice no deber ser cambiado, ya que este deber de ser el
contenido de todos los Manuales correspondientes a Hospitales

17

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

NDICE
CONTENIDO
PGINA
Autorizacin
Introduccin
Antecedentes
Marco Normativo Aplicable
Misin
Visin
Organigrama
Funciones Direccin General Subdireccin
(continuar con el resto de las reas de integran el
Hospital)
Comits
Glosario de trminos
Grupo de Trabajo

18

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Autorizacin
Con fundamento en el artculo ____ fraccin ____ del Decreto de
Creacin del Instituto, se expide el presente Manual de
Organizacin, que tiene como finalidad servir de instrumento para la
toma de decisiones. El presente documento, entra en vigor a partir
del mes de marzo de 2014.
Autoriza
Nombre y firma del titular del Organismo Pblico

Vo. Bo.
Nombre y firma del Director del Hospital

19

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Introduccin
El Hospital de, como rgano administrativo del Instituto de Salud
que, contribuye con los Sistemas Nacional y Estatal del Estado de
Chiapas , a ampliar la cobertura Estatal de los servicios mdico
asistenciales, enfocando sus acciones a la poblacin desprotegida
del Estado.
Por lo anterior y para elevar la calidad de los servicios que
proporciona, es necesario que cuente con un documento que
presente una visin de conjunto de su estructura orgnica y las
funciones de cada uno de los rganos administrativos que la
integran, siendo su objetivo primordial, delimitar responsabilidades,
eliminar duplicidades, ayudar a la ejecucin correcta de las labores
encomendadas y servir de orientacin e informacin de las
actividades hospitalarias a quienes integran su estructura.
El Manual contiene informacin referente a antecedentes, marco
legal, misin, visin, organigramas, descripcin de las funciones de
los rganos administrativos que conforma el Instituto, Comits y
glosario de trminos tcnicos, para facilitar la comprensin del
contenido del documento.
Nota: El contenido es libre, este nicamente es un ejemplo.

20

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Antecedentes
El 11 de diciembre de 2006, se crea el Hosptal., como rgano
administrativo dependiente de, con plena autonoma
administrativa, presupuestal, tcnica, de gestin y ejecucin, para
el cumplimiento de sus atribuciones establecidas en su Decreto de
Creacin y dems ordenamientos aplicables.
El 21 de diciembre de 2006, se dictamina la creacin de la
estructura orgnica y plantilla de plazas del Instituto.
Nota: Redactar lo concerniente a los antecedentes del hospital.

21

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Marco Normativo
Ley General de Salud Decreto de Creacin. Reglamento
Interior. Dictamen No. SA/SUBDAT/DDA/416/2006.
Nota: continuar anexando leyes, normas y decretos que apliquen
para la conduccin del hospital

22

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Misin
El Hospital de.proporciona servicios de.. a la poblacin
marginada del Estado de Chiapas, a travs de la ejecucin y
coordinacin de diversos programas y de la vinculacin con las
distintas Instituciones de salud federal, estatal y municipal.
Visin
Ser un Hospital lder en el enfoque de, que los usuarios del
servicio, nos consideren con capacidad de respuesta a la satisfaccin
de sus necesidades de prevencin de enfermedades; ofertando
proyectos y programas de calidad en servicios de.....

23

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Organigrama
Hospital

Nota: Adecuar estructura a cada Hospital. El formato a

utilizar puede ser hoja tamao oficio en forma horizontal.

24

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

rgano Administrativo: Direccin General

Propsito: Contribuir en la disminucin de riesgos para la

Funciones:
Autorizar y supervisar la ejecucin de proyectos de y programas
de diagnsticos y capacitacin en materia de en beneficio de la
poblacin de las zonas marginadas del Estado.
Validar las compras de material, bienes muebles, medicamento
alpata y homeoptico del Instituto.
Celebrar convenios de fortalecimiento de los servicios de con otras
Instituciones de
Coordinar la evaluacin de los programas de , que se ejecutan en
los diferentes Municipios del Estado.
Coordinar los diagnsticos de deteccin oportuna de enfermedades a
jvenes estudiantes y a la poblacin femenina del Estado
Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Pgina
08

25

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Glosario de Trminos
A
Asistencia Tcnica: Atencin mdica-tcnica directa a pacientes, a
travs de los Tcnicos formados en la comunidad, con fines de
prevencin o de deteccin oportuna de padecimientos ms
frecuentes de riesgo materno e infantil.
D
Diagnstico: Es el procedimiento por el cual se identifica una
enfermedad.
H
Homeoptico: Medicina alternativa caracterizada por el uso de
remedios carentes de ingredientes qumicamente activo

Primera emisin

Actualizacin

Prxima revisin

Pgina
09

26

Manual de Organizacin
Especifico
Nombre del Hospital

Grupo de Trabajo
Director General del Instituto de Salud

Coordinacin

Director del Hospital

Desarrollo del Documento

Titulares de las reas que desarrollen el documento

Asesores
Titulares y personal del rea que brinde asesora para su elaboracin

27