ESTUDIO DE CASO FORTIPASTA

ANDY OTERO MUOZ

ALFREDO PASIMINO FORERO
RUBEN ALBEIRO ARBOLEDA
ESPERANZA RIASCOS RIASCOS
MARWYN QUIONES

Profesor
Erik Julin Rodrguez

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
BOGOTA
2015

INTRODUCCION
Las empresas en el afn de contrarrestar los efectos de la competitividad han
entendido en la optimizacin de las plantas y la reduccin de los gastos una salida
oportuna. Al respecto, algunas multinacionales deciden centralizar algunas
plantas de produccin y logstica, invirtiendo en ellas estrategias logsticas de
Warehause Management System WMS, como un sistema de control de
almacenes que permita gestionar mejor la demanda de pedidos y facturaciones,
versus el ingreso de mercanca por produccin y devoluciones mediante un
sistema que articula eficientemente la localizacin fsica y virtual de las existencias
de los inventarios. El presente estudio de caso se concentra en la empresa
Fortipasta, y el problema por las cadas en ventas derivadas de la falta de
cumplimiento en las metas mensuales, un problema, que se ha venido
presentando desde tiempo atrs:
Tengo las cifras finales del cierre de septiembre y tampoco cumplimos

Adicionalmente se puede afirmar que el problema del cumplimiento no

obedece a un asunto de fallas en el departamento de ventas, sino un
problema en el tema de faltantes:
las ventas haban disminuido un 40%... No justifico ms agotados, ni
ventas perdidas por despachos no realizados.

El problema entonces se concentra en las responsabilidades de Alejandro

Restrepo Vicepresidente de Manufactura y Francisco Valenzuela Gerente de
Logstica, considerando que no se evidencia tampoco algn problema de
produccin.

Dentro de los antecedentes del problema, estn la introduccin al sistema de

Warehause Management System WMS, con el cual se pretende optimizar la
actividad logstica y operativa de las planta de produccin de la empresa, por ello
se abre una planta en Colombia con la responsabilidad no solo de atender la
demanda a nivel local, sino tambin por responder por la demanda de pases
como Ecuador, Per y Bolivia, los cuales habran de cerrrseles sus plantas en
una decisin estratgica que colocara a Colombia como la sede de distribucin
de la regin Andina, por cuenta de su posicin geogrfica estratgica para la
operacin.
La situacin ha derivado un problema general que es la falta de cumplimiento,
pero a su vez ha terminado por suscitar la discusin alrededor de la
responsabilidad del departamento de logstica en cabeza de su gerente y de sus
lderes de proyecto (de introduccin del programa) por otros problemas que serian
el foco central de las falencias y puntos crticos del proceso a lo largo de la
capacitacin y las pruebas previas a la salida en vivo.
Este ejercicio acadmico permitir conocer los riesgos de una mala planificacin
en la implementacin de un sistema de WMS, detallando la importancia de los
equipos de trabajo y la disposicin del mismo, la planeacin de las
capacitaciones, los tiempos prudentes de lanzamiento en vivo, las situaciones
coyunturales y las decisiones al respecto, los sistemas de control para la pruebas,
el mantenimiento de la operacin durante el proceso y dems eventos que se
evidencian en el lanzamiento en vivo del programa Positrones en Fortipasta.
JUSTIFICACION
La elaboracin del presente taller consistente en el caso de estudio Fortipasta y
su problema relacionado con el programa Positrones, se justifica en la necesidad
de entender la importancia de la optimizacin de los costos y de los procesos de

las organizaciones, actividad que vincula activamente al profesional de Ingeniera

Industrial. As mismo se justifica en la necesidad de entender la importancia de la
planeacin, en un proceso de salida en vivo de un programa de gestin y
optimizacin de posiciones de inventarios, ya que los estudios de caso permiten
reconocer como factores de riesgo para una salida en vivo exitosa, asuntos como
la mala designacin de grupos de trabajo y el poco compromiso de los
participantes, la falta de liderazgo en los procesos, los riesgos en seguridad de los
sistemas de pruebas, y dems elementos que a la luz de la preparacin como
ingenieros Industriales deben considerarse.
Adicionalmente se justifica en la necesidad de capacitarse en el diagnostico e
identificacin de causas derivadas de problemas al interior de las organizaciones,
demostrar las capacidades en relacin a generacin de alternativas tanto de
mitigacin como de solucin a los problemas y sus causas y la evaluacin de las
mismas.
PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Proponer una solucin al problema de la insatisfaccin de los despachos y sus
causas en la empresa Fortipasta
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Diagnosticar adecuadamente el problema del lanzamiento del programa
positrones en la empresa Fortipasta
Generar alternativas de solucin al conjunto de problemas derivados del
lanzamiento en vivo

Seleccionar la alternativa ideal generando recomendaciones especficas como

resultado de la seleccin.

METODOLOGIA
La metodologa para el desarrollo del presente taller estudio de caso, para definir
las alternativas de solucin, ser un anlisis del problema general y la subdivisin
en causas del problema, proponiendo tres alternativas generales que permitan
solucionar radicalmente los hechos presentados, y conjuntamente permitan
tambin a la bodega atender la totalidad de los pedidos solicitados por los
clientes.

GENERACION DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION

Problema general:
FALTA DE CONTROL EN LA BODEGA FORTIPASTA
Consecuencia que revela el problema:
INATENCION DE PEDIDOS ACORDES CON DISPONIBILIDAD DE
INVENTARIOS
Causa:
LANZAMIENTO DE PROGRAMA POSITRONES
Subcausa 1. Falta de dominio del sistema
Recurren frecuentemente al supervisor para poder interpretar los mensajes de las
lectoras de cdigos de barras. Se ha perdido la experiencia al tratarse de un

sistema nuevo. Ha sido ineficiente la capacitacin por cuenta de los cambios de

equipos de dominio en el tema.
Subcausa 2: Coherencia entre inventario fsico e inventario contable.
No se ha realizado Inventario fsico para la salida en vivo, ausencia de inventarios
cclicos diarios, ingreso de mercanca a viviendas de almacenamiento sin
alimentar el sistema, retiro de mercanca de viviendas fsicas sin alimentar
sistema, retiro de mercanca de bodega sin facturar.
Subcausa 3: Identificacin y comunicacin efectiva de problemas al interior de la
bodega de almacenamiento
El jefe de bodega desconoce los problemas de la operacin, los auxiliares de
bodega toman acciones por atender la demanda de pedidos diaria, aun en contra
de la estructura lgica de positrones
Subcausa 4: Control y seguimiento a los procesos logsticos internos y externos
Ausencia de inventarios cclicos, ausencia de indicadores de gestin, ausencia de
medidas de choque, ausencia de planes de mejoramiento, ausencia de grupos
primarios, ausencia de medios de comunicacin formales internos.
Subcausa 5: Aumento en porcentaje de ocupacin de la bodega
Falta de control en el ingreso de produccin (programacin de ingresos acorde a
capacidad), Optimizacin de viviendas de almacenamiento segn orden de picking
y masivos
Subcausa 6: Salida de mercanca sin facturar (Robos)
Compartir claves, Personas inescrupulosas al interior de los equipos de trabajo,
ausencia de intervencin del departamento de recursos humanos en la seleccin
del equipo especialista

Subcausa 7: Personal desgastado en la operacin

Turnos 12 horas, ataque coyuntural a los pedidos
DEFINICION DE CRITERIOS DE EVALUACION DE ALTERNATIVAS
En relacin a los criterios para la evaluacin de cada una de las alternativas a
proponer, se han establecido cuatro criterios as:
Impacto en seguridad (Robos de Mercanca): El grado que la medida permite
evitar los robos de mercanca
Impacto sobre la agilidad en los despachos: EL grado en que la alternativa permite
agilizar los despachos
Impacto sobre la fidelidad del WMS: El grado en que la alternativa permite
garantizar que el sistema positrones cumpla con sus objetivos y se mantenga fiel a
sus lineamientos
Impacto sobre los pedidos completos (control de inventarios): El grado en que la
alternativa permite garantizar el despacho de pedidos sin faltantes.
Cada alternativa ser medida con un nivel Alto = 3, Medio=2 o bajo=1. La
sumatoria total de la alternativa permitir escoger la prioridad en su intervencin
dentro de la empresa como medidas coyunturales.
SELECCIN DE ALTERNATIVAS
Para la seleccin de alternativas, se ha realizado una matriz que permite evaluar
cada uno de los criterios elegidos, de esta forma, cada una de las alternativas

obtiene una calificacin que se medir de acuerdo a la siguiente asignacin

cualitativa:
IMPACTO
BAJO
IMPACTO
MEDIO
IMPACTO
ALTO

El resultado de la matriz es el siguiente:

CRITERIOS DE
EVALUACION
SUBCAU DESCRIPCI
SAS
ON

Subcausa
1

Subcausa
2

Falta de
dominio del
sistema

Coherencia
entre
inventario
fsico e
inventario
contable

Identificacin
y
Subcausa
comunicaci
3
n efectiva de
problemas al

ALTERNATI
VAS DE
SOLUCION

Impacto
Impact
en
Impact
o sobre
segurid
o sobre
la
ad
la
agilida
(Robos
fidelida
d en los
de
d del
despac
Mercan
WMS
hos
ca)

Impacto
sobre
los
pedidos
complet
os
(control
de
inventar
ios)

TOTAL

Capacitacin
coyuntural

Identificacin de
nuevos lderes
internos de
acuerdo con el
dominio de cada
tema (nuevos
especialistas
empricos)

Inventario fsico

11

Inventarios
cclicos

11

Plan disciplinario
en funcin a la
alimentacin del
sistema
permanente a
movimientos
fsicos

12

Establecimiento
de grupos
primarios

interior de la
bodega de
almacenamie
nto
Control y
seguimiento
a los
Subcausa
procesos
4
logsticos
internos y
externos
Aumento en
Subcausa porcentaje
de ocupacin
5
de la bodega

Subcausa
6

Subcausa
7

Salida de
mercanca
sin facturar
(Robos)

Medios de
comunicacin
internos

Establecimiento
de indicadores
de gestin

Establecimiento
de planes de
mejoramiento
continuo

Programacin de
ingreso desde
recepcin de
mercanca

Establecimiento
de turnos tardes
y noche

Establecimiento
de tiempos de
promesa de
entrega a
pedidos
capturados

Restriccin en
claves
personales,
medidas
disciplinarias
Inclusin de
RRHH en
seleccin de
equipos y
asignacin de
responsabilidade
s

Personal
desgastado
en la
operacin

De esta forma, las alternativas inmediatas de solucin al problema de la falta de

control en la bodega Fortipasta son las siguientes:

Inventario fsico
Inventarios cclicos
Plan disciplinario en funcin a la alimentacin del sistema permanente a
movimientos fsicos

CONCLUSIONES

Al finalizar la propuesta de solucin al problema de la insatisfaccin de los

despachos y sus causas en la empresa Fortipasta, se ha podido plantear una
estructura sistmica, con la cual el problema se separa en causas y subcausas, y
para cada una se proponen alternativas de solucin que a su vez son dispuestas
a una ponderacin para estimar su nivel de importancia en la intervencin.
De esta forma, la finalizacin del estudio de caso pudo concluir en que la inclusin
de las alternativas de realizacin Inventario fsico, realizacin de Inventarios
cclicos permanentes sobre una muestra diaria de viviendas y el establecimiento
de un Plan disciplinario en funcin a la alimentacin del sistema permanente a
movimientos fsicos con castigos administrativos a los empleados que incumplan
las normatividades, les permitirn a la empresa mejorar los problemas que
actualmente hacen que se dejen de atender pedidos aun cuando exista la
disponibilidad fsica de inventarios.
RECOMENDACIONES
Como recomendaciones generales a la empresa, e propone no subvalorar ninguna
de las alternativas planteadas, y estructurar un cronograma de intervencin con la
siguiente estructura:

IMPACTO
ALTO

IMPACTO
MEDIO

IMPACTO
BAJO

Medidas de
De
intervencin a
intervencin
mediano
Medidas a
inmediata,
plazo, las
desarrollar en
decisin a
cuales se
los prximos
ejecutar en
proponen en tres meses de
menos de una el transcurso
operacin
semana
del prximo
mes