Magaya Español

Manual
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Magaya Cargo System manual de usario

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Seccin 1: Comenzando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Captulo 1. Como Usar este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Como est Organizado este Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Acerca de Magaya Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Dnde encontrar Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Captulo 2: Introduccin a la Logstica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Descripcin General de la Cadena de Suministro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Descripcin General del Negocio de Logstica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Operaciones de Proveedor de Servicios Logsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Creando una Cotizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
rdenes de Recogida, Recibos de Almacn y Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . 16
Documentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Procesamiento en Destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Facturacin / Liquidacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Guas Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Ejemplo de Gua Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Conocimiento de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Definiciones de los campos en el Conocimiento de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Procesos de Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Recuento del Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
rdenes de Venta y rdenes de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Captulo 3: Instalacin del Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Introduccin a la Instalacin del Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Requisitos del Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Pasos para Instalar el Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Pasos para instalar en un nico equipo (o servidor) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Pasos para la instalacin del Cliente-Servidor en una red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Instalacin de Terminal Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Componentes de software instalados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Actualizar el Software Magaya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Desinstalar Magaya Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Pngase en contacto con Magaya Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Captulo 4: Configuracin inicial de software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Informacin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Por qu utilizar los Asistentes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Cmo Hacer Cambios en la Informacin Que Introdujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Cmo Utilizar el Cuadro de Dilogo de Informacin: Mi Compaa . . . . . . . . . . . 46
Tareas del Administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Cmo Utilizar el Asistente de Inicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Cmo Utilizar el Asistente de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Introduccin a los Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Aadir un Nuevo Empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Cmo Establecer Permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Establecer las Contraseas para los Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Escenario: Limitando los permisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Descripcin General de Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Agregar un Rol a un Empleado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Captulo 5: Interfaz del Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Introduccin al Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Qu Puede Hacer en el Magaya Explorer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Mens y Barras de Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Barra de Herramientas Superior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Men Principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Carpetas y subcarpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Cmo agregar carpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Descripcin General de Carpetas de Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Carpeta de Magaya Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Carpeta de Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Carpeta de Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Carpeta de Reservaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Carpeta de Almacenaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Carpeta de Mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Carpeta de Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Carpeta de Embarques Entrantes y Salientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Trabajando con Vistas de Documentos y de Listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Trabajando con la Vista de Lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Columnas Relacionadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Barras de Herramientas en Vistas de Documentos y de Listas . . . . . . . . . . . . . . 94
Botones en las Barras de Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Correo Electrnico por Lotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
El Botn de Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Filtro Avanzado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
El Botn de Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
El Botn de Acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
El Botn de Detalle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Seccin 2: Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Capitulo 6: Recibos de Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Introduccin a los Recibos de Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Cmo crear un Recibo de Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Pestaa General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Pestaa de Expedidor/Consignatario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Pestaa de Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Pestaa de Transportista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Introduccin a la Pestaa de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Agregar Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Agregar un Contenedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Escanear Cdigos de Barras para Registrar los Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Reempaque de la Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Trabajando con la Pestaa de Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Agregar un evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Definir Nuevo Evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Agregar un Adjunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Adjuntar Archivo desde el Escner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Notas y Notas Internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Agregar las Clusulas a Utilizar en las Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Notas Internas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Qu Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacn? . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Generar Transacciones Contables de un RA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Otras acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Imprimir Etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Panel de Detalles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Captulo 7: Configurar su Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Zonas de Almacn y Localizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Cmo usa Magaya Explorer la informacin de zonas y localizaciones del almacn? 172
Cmo crear Zonas de Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Cmo crear Localizaciones de Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Cmo personalizar los Tipos de Embalaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Clasificacin de los Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Introduccin a la Clasificacin de los Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Acciones con la Lista de Clasificacin de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Crear una Definicin de Producto de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Procedimiento Paso a Paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Lista de Definiciones de Productos de Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Captulo 8: rdenes de Recogida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Introduccin a las rdenes de Recogida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Pasos para crear una Orden de Recogida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Qu acciones puedo ejecutar con una Orden de Recogida? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Generar Transacciones Contables de una Orden de Recogida . . . . . . . . . . . . . . 206
Captulo 9: Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Introduccin a las Entregas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Crear una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Editar una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Qu Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . 216
Otras acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Captulo 10: Trabajar con Productos Bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Crear Reportes de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Otros Tipos de Reportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Cmo Encontrar Productos en el Magaya Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Use el botn de Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Use el botn de Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Seccin 3: Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Captulo 11: Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Crear una Cotizacin de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Acciones para Cotizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Encuestar Tarifas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Captulo 12: Reservaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Cmo Crear una Reservacin Rpida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Acciones para una Reservacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Captulo 13: Programacin de Viaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Cmo Crear una Programacin de Viaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Acciones que Puede Realizar desde la Programacin de Viajes . . . . . . . . . . . . . . . 259
Captulo 14: Creando Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

Introduccin a los Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Pasos para Crear Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Crear un Embarque Directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Dividir un Embarque en Sub-embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Crear una Consolidacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Trabajando con Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Trabajando con la Pestaa de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Pestaa General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Pestaa de Ruta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Pestaa de Cargos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Otras pestaas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
La Barra de Herramientas de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
La Barra de Herramientas de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Reempaque de la Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Verificar Contenido del Paquete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Liquidacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Ver Transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Usando de la Lista de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Lista de Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Importaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Introduccin a las Importaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
1. Crear un Embarque de Importacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
2. Liquidar el Embarque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
3. Realizar Proceso de Recepcin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
4. Crear Notificaciones de Arribo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
5. Liberacin de la Carga para Entrega Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Cmo ver Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
La Carpeta de Zona de Carga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Carpeta de En Trnsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
ndice alfabtico
SECCIN 1: COMENZANDO
Seccin 1: Comenzando
SECCIN 1: COMENZANDO
CAPTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL

INTRODUCCIN
Captulo 1. Como Usar este Manual

Introduccin
Bienvenido al Manual del usuario del Magaya Cargo System Operaciones.
Este manual est diseado para ensearle cmo realizar los procedimientos
operativos en el Magaya Cargo System.
El software Magaya Cargo System est diseado para proveedores de servicios
logsticos, agentes de carga, navieras, consolidadores de carga, agentes de transporte, correos, proveedores de almacenaje y otros en la industria de la logstica.
Como est Organizado este Manual

El diseo de este manual de operaciones est orientado a las tareas. Puede saltar
a cualquier tema que necesite y obtener los procedimientos paso a paso para
todas las tareas operativas realizadas en el Magaya Explorer. Este manual est
organizado en las siguientes secciones y temas:
Seccin 1: Primeros Pasos explica la instalacin y configuracin inicial

del software Magaya. Hay instrucciones para introducir la informacin de
su empresa en el asistente de contabilidad y para la configuracin de
permisos de los empleados. Estos pasos estn destinados a un administrador de sistemas u otra persona de tecnologa de la informacin (TI).
Aprenda a navegar en la interfaz de usuario de Magaya Explorer con los
botones de las barras de herramientas, cmo usar las pantallas, los mens
y carpetas para que pueda realizar todas las tareas relacionadas con las
operaciones, almacenamiento y entregas. Tambin hay una visin general
de la industria de la logstica.
Seccin 2: Almacenamiento explica los procedimientos relacionados con

la carga. Se le muestra cmo configurar los locales de almacenaje en
Magaya Explorer, traer la mercanca y la carga al almacn, como crear una
Orden de Recogida y un Recibo de Almacn, como procesar los
9

ACERCA DE MAGAYA SOFTWARE
embarques desde el almacn, como crear una Entrega de Carga, encontrar

los bienes y la carga en Magaya Explorer, como crear informes de
productos y mucho ms.
Seccin 3: Embarque explica los procedimientos de envo de Embarques.

Proporciona los procedimientos paso a paso para la creacin de Cotizaciones, Reservaciones y Embarques.
Otros manuales explican los procedimientos de contabilidad, funciones de

comunicacin y mucho ms. Vea la pgina de Capacitacin en
www.magaya.com.
Acerca de Magaya Software

El software de Magaya utiliza un servidor de base de datos para almacenar y
guardar toda la informacin de su empresa. El software tambin utiliza un
servidor de comunicaciones para permitirle a los clientes a los que ha concedido
acceso al sistema, para que vean sus transacciones. Tambin puede comunicarse
con otras empresas que estn utilizando el software de Magaya, y puede acceder
a sus datos de forma remota. Las funciones operativas y contables estn integradas en el software.
Magaya ofrece cuatro diferentes productos de software:
Magaya Cargo System
Magaya Warehouse Management System (WMS)
Magaya Supply Chain Solution
Magaya Commerce System
Magaya tambin ofrece mdulos de extensin:
10
Magaya LiveTrack
Magaya OnTheGo
Magaya WMS Mobile
Magaya POD Mobile
Magaya Transaction Tracking
Magaya AMS (Sistema Automatizado de Manifiesto)
Magaya AES (Sistema Automatizado de Exportacin) para llenar la SED

(Declaracin de Embarque de Exportacin ahora llamada EEI)
Magaya ISF (para la iniciativa Aduanera 10+2)

DNDE ENCONTRAR AYUDA
Magaya XML API
Magaya INTTRA (para comunicarse con navieras)
Magaya PayCargo (para pagos en lnea)
rdenes de Embarque en Lnea
Pedidos en Lnea
Reservaciones en Lnea
Magaya VIN Decoder
Magaya Bar Coding
Dnde encontrar Ayuda

Si usted tiene preguntas o necesita ayuda, por favor pngase en contacto con
Magaya Corporation:
Telfono: (786) 845-9150
Correo electrnico: support@magaya.com
Consejos y sugerencias estn disponibles en los cuadros de dilogo del software
Magaya y en otros lugares del software. Haga clic en el botn de Magaya Tip
para acceder a recursos tales como artculos de cmo hacer y videos.
El Manual de Usuario del Magaya Cargo System y el Manual de Operaciones del
Magaya WMS estn disponibles para ver o descargar desde el sitio web Magaya:
www.magaya.com
El uso del software Magaya y su documentacin se rigen por los trminos establecidos en su licencia.
Copyright 2010 por Magaya Corporation. Todos los derechos reservados.
11

DNDE ENCONTRAR AYUDA
12
CAPTULO 2: INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

DESCRIPCIN GENERAL DE LA CADENA DE SUMINISTRO
Captulo 2: Introduccin a la Logstica

Descripcin General de la Cadena de Suministro
Una cadena de suministro es una red de proveedores de mercancas, desde los
proveedores de las materias primas hasta el consumidor final. La cadena de
suministro se compone de varias entidades, tales como proveedores de servicios
logsticos, fabricantes, transportistas, almacenes, mayoristas y tiendas
minoristas. Echemos un vistazo a la cadena de suministro y veamos el lugar de
la logstica en la cadena (parte 4 abajo).
Los componentes de la cadena de suministro pueden dividirse en las siguientes
partes:
1)
Planificar: Establecer un plan para la cadena de suministro. La planificacin y administracin de la cadena de suministro requiere la gestin de
las reglas de negocio, el desempeo de la cadena de suministro, recoleccin de datos, inventarios, bienes de capital, transporte, planificacin de la
configuracin, requisitos regulatorios y cumplimiento, y el riesgo en la
cadena de suministro.
2)
Fuente: Esta parte del proceso se centra en la gestin de la fuente de suministro. Las fuentes incluyen existencias (inventario), los bienes que deben
producirse a la orden (segn especificaciones), y bienes a ser diseados
contra pedido. Identificar y seleccionar las fuentes de abastecimiento. La
Fuente dentro de la cadena de suministro, debe gestionar el inventario, los
bienes de capital, producto entrante, la red de proveedores, los requisitos
de importacin/exportacin, contratos con proveedores y la fuente de
riesgo en la cadena de suministro.
3)
Hacer = Fabricacin: Esta parte de la cadena de suministro se centra en la

fabricacin de los bienes a partir de los suministros (fabricacin para
inventario, a la orden, y diseado contra pedido). El fabricante debe
programar las actividades de produccin, emitir el producto, producir y
probar, empaquetar, preparar el producto, y de liberar el producto a ser
entregado.
4)
Entregar = Logstica: La logstica asegura el movimiento econmico y

eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores implicados
en el transporte, almacenamiento y distribucin de bienes. Un anlisis de
la logstica proporciona visibilidad hacia su cadena de suministro.
Adems evaluar aspectos tales como si hay suficientes almacenes en los
lugares adecuados para el envo y la recepcin rentable de las mercancas,
que sistemas de informacin y tecnologas son los mas adecuados a
13

DESCRIPCIN GENERAL DEL NEGOCIO DE LOGSTICA
utilizar, cuando prestar servicios internamente y cuando subcontratar,

etc. El papel de un proveedor de servicios logsticos es atender consultas
de los clientes sobre los transportistas, programar la recogida, crear cotizaciones y gestionar los procesos de almacn (si es necesario), as como
todos los inventarios de informacin, transportes, y productos terminados.
5)
Devoluciones: Esta parte del proceso gestiona el retorno de los suministros defectuosos a la fuente, devolucin de exceso de producto, etc. Esta
parte de la cadena de suministro tambin se conoce como logstica
inversa.
NOTE:
Parte del texto anterior fue extrado de supply-chain.org.
Un fallo en cualquier parte de la cadena de suministro afectar todo el proceso

de llevar los bienes desde el origen hasta el destino.
Descripcin General del Negocio de Logstica

El trmino logstica abarca toda la industria del transporte y el almacenamiento de bienes. El trmino se origin con los militares y la forma en que
adquiran y movan suministros, tropas, equipos, alimentos, etc. mientras el
ejrcito se trasladaba de un lugar a otro. La logstica integra el transporte, inventario, almacenamiento, manejo de materiales y embalaje de productos.
Tener establecida una buena estrategia de logstica asegura el movimiento
econmico y eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores
implicados.
El proceso logstico comienza con un vendedor de bienes. El vendedor puede
fabricar los bienes y tener su propia bodega, centro de distribucin y transporte.
Si no tiene todas estas capacidades, contratar otras empresas con estos servicios, para que el vendedor pueda trasladar sus bienes desde el punto de origen,
hasta los compradores en el destino. Las otras empresas que el vendedor puede
contratar incluyen:
14
Transportistas: Los transportistas llevan mercaderas por buque de carga,

por avin, por camin o por ferrocarril. La eleccin del tipo de transporte
depende de factores tales como si los bienes tienen que ser enviados en el

OPERACIONES DE PROVEEDOR DE SERVICIOS LOGSTICOS
pas o se exportan a nivel internacional. Hay transportistas pblicos

(disponibles para ser contratados) y transportistas privados.
Centros de Distribucin: Un Centro de Distribucin (DC: Distribution

Center) es un depsito para el almacenamiento de grandes cantidades de
mercancas. Un DC podra ser un edificio especializado para productos
refrigerados o un almacn con aire acondicionado. Los productos pueden
ser enviados a un DC desde un puerto. A veces puede ser necesario
segregar los bienes del contenedor de embarque antes entregarlos a un
DC. Una vez que la mercanca llega al DC, se elaboran Recibos de
Almacn, y la mercanca es colocada en pals y almacenada en las zonas
asignadas.
Proveedores de servicios logsticos son los agentes de carga, consolidadores de carga, o Terceros proveedores de logstica (3PL). Un proveedor
de servicios logsticos negocia con transportistas y otras empresas, y hace
los arreglos de transporte para el vendedor (o comprador). Los acuerdos
incluyen la solicitud de cotizaciones para los envos y las reservaciones;
ellos crean un Conocimiento de Embarque que enumera las mercaderas
enviadas, el destino, etc. Se encargan de toda la documentacin necesaria
para el transporte martimo internacional y para Aduanas de EE.UU.
Tambin pueden tener un almacn y/o centro de distribucin y ofrecer
esos servicios.
Operaciones de Proveedor de Servicios Logsticos

El papel del proveedor de servicios logsticos (por ejemplo, un agente de carga
o un consolidador de carga) es manejar todos los procesos de envo para sus
clientes, desde el punto de origen hasta su destino. Un proveedor de logstica
tiene un departamento comercial, departamento de contabilidad, y el personal
que se ocupa de todas las operaciones relacionadas, o departamento de trfico.
Creando una Cotizacin

El departamento de ventas del proveedor de logstica hace las llamadas de ventas
y toma pedidos de los clientes. Ellos proporcionan a los clientes una cotizacin
15

RDENES DE RECOGIDA, RECIBOS DE ALMACN Y ENTREGAS DE CARGA
de los gastos de transporte basados en las cantidades a embarcar, la distancia,

peso, volumen, si los productos sern enviados a travs de aire o por mar, si hay
gastos de almacenamiento, etc. Ellos reservan el embarque comprobando
horarios, tomando en cuenta lo que ya han reservado, y lo que va saliendo en los
transportes y si hay suficiente espacio para consolidar el embarque del cliente
con los embarques de otros clientes en el mismo contenedor rumbo hacia el
mismo destino. El proveedor de logstica tambin puede proporcionar seguros
para las mercancas.
rdenes de Recogida, Recibos de Almacn y Entregas de Carga

Cuando el cliente est de acuerdo con el precio de la cotizacin, el departamento
de trfico crea una orden de recogida. El proveedor de servicios de logstica
recoger los bienes de los clientes y los llevar, ya sea al puerto para su entrega
inmediata, o al almacn del proveedor de servicios logsticos para su posterior
entrega. El proveedor de servicios de logstica puede tener su propio departamento interno de camiones para la recoleccin, o puede subcontratar el transporte en camin. El cliente tambin puede llevar la mercanca al almacn el
mismo. Si hay varios clientes enviando mercancas hacia el mismo destino, el
proveedor de logstica consolidar las mercancas en un contenedor o embarque
areo para reducir los costos de envo.
El proveedor de servicios logsticos crea un Recibo de Almacn para el cliente
que sirve como prueba de recepcin de los bienes en el almacn. Cuando los
bienes se embarcan al puerto, el proveedores de servicios logsticos emite una
Orden de Entrega, ya sea que la entrega se maneje en la empresa o sea
16

DOCUMENTACIN
subcontratada. Los procesos de almacn se tratan en la seccin Procesos de

Almacn de este documento.
Documentacin
Como parte de sus operaciones, el proveedor de servicios logsticos crea los
siguientes documentos obligatorios:
Un Conocimiento de Embarque (Versiones Padre e Hijos)
Un Manifiesto de Carga
El Conocimiento de Embarque Principal es un contrato entre un transportista

y un proveedor de servicios logsticos (o cliente) que contiene una lista de todas
las mercancas transportadas. En el caso de transporte martimo, el proveedor
de servicios logsticos lo crea y enva al transportista que lo verifica, le asigna un
nmero de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al proveedor de servicios
logsticos.
El Conocimiento de Embarque Interno se enva desde el proveedor de servicios
logsticos al cliente, enumerando los productos para ese cliente solamente. Cada
Conocimiento de Embarque contendr una lista de marcas y nmeros
(contenedores y nmeros de los sellos), nmero de paquetes, una descripcin de
los artculos enviados, la informacin de enrutamiento y otra informacin.
En el Conocimiento de Embarque Padre, el consignatario es el agente destinatario. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el consignatario es el destinatario,
por ejemplo, un comprador.
17

DOCUMENTACIN
Si el transportista es una compaa area, el Conocimiento de Embarque se le

llama Gua Area.
Si el transportista emplea transporte terrestre, al Conocimiento de Embarque se
le llama Conocimiento de Embarque Directo.
El manifiesto de carga enumera todos los productos y se utiliza para todo tipo
de transporte. En el manifiesto de carga, al cliente se le denomina hijo. El
nmero de hijo est en la lista, al igual que el remitente, destinatario, descripcin de las mercancas, el nmero de piezas, peso y volumen.
Otros documentos que el proveedor de servicios logsticos crea son opcionales.
Estos incluyen:
Una factura comercial, una factura de pago para los bienes, que detalla
toda la mercanca por nombre, nmero y valor
Una lista de empaque, que detalla la mercanca en peso y volumen, pero

no el precio
Un documento de Mercancas Peligrosas, para la carga de materiales peligrosos
Un EEI (Informacin Electrnica de Exportacin), previamente conocida

como la Declaracin de Exportacin del Transportista (SED), que es
requerido para los artculos valorados en ms de 2.500 dlares exportados
fuera de los EE.UU. y territorios de Estados Unidos (en caso de que el
proveedor de logstica elabore la EEI y la presenta a la Aduana a nombre
del cliente , el proveedor de logstica puede incluir un cargo por esta documentacin en la factura)
Otros documentos varan dependiendo del destino, como la Unin

Europea (UE), la Comunidad del Caribe (CARICOM), el Tratado de Libre
Comercio de Amrica del Norte (TLCAN), etc.
Copias del Conocimiento de Embarque Padre y del Manifiesto de Carga pueden

ser enviadas en la nave y otra copia enviada electrnicamente al cliente y al
destino. Si los originales son obligatorios, entonces los originales se envan a
travs de mensajera.
En el software Magaya, los datos que llena los campos de estos documentos se
digitan en los cuadros de dilogo que se utilizan para crear las transacciones de
embarque. Por ejemplo, cuando se crea una transaccin de embarque con el
asistente para embarque, la informacin se guarda y se muestra en estos documentos, como en las guas areas. No es necesario escribir estos formularios
nuevamente. Todos estos datos tambin se guardan para su uso en los reportes,
etc.
18

PROCESAMIENTO EN DESTINO
Procesamiento en Destino
En el destino, el proveedor de servicios logsticos se encarga de lo siguiente:
Despacho aduanero (o lo subcontrata a un agente de aduanas)
Arreglos de almacenaje
Transporte desde el puerto hasta el almacn (a menos que el cliente o el

comprador recoja la mercanca en el puerto)
Entrega local (a menos que el cliente prefiera manejar esto): La entrega

local requiere un documento de liberacin de la carga (tambin llamado
orden de entrega) que crea el proveedor de servicios logsticos. Los servicios que ofrece el proveedor de servicios logsticos podran ser hasta la
puerta del cliente o hasta el puerto.
Facturacin / Liquidacin
El departamento de contabilidad del proveedor del servicio de logstica se
encarga de la facturacin, tambin llamada liquidacin. Durante la liquidacin, el proveedor de logstica calcula el reparto de ganancias con el agente de
destino. El departamento de contabilidad tambin elabora las facturas para el
cliente. La factura para el cliente muestra los gastos de transporte calculados
durante la cotizacin por el departamento de ventas, los gastos de documentacin o los gastos de almacenaje. Estos cargos pueden ser desglosados o no (todo
incluido).
Si los gastos de transporte son pagados por un solo cliente al proveedor de servicios logsticos, el proveedor crea un reintegro de cobro que indica lo que el proveedor de logstica pagar al agente. En el caso de que no se pague por adelantado,
el proveedor de servicios logsticos crear la factura de cobro que muestra lo que
el agente le deber pagar. Si proveedor de servicios de logstica consolid los
envos de varios clientes, los cargos sern calculados juntos. El reparto de ganancias con el agente de destino se determina en funcin del total a pagar y el total
adelantado. La participacin del proveedor de servicios logsticos termina
cuando las mercancas se entregan al comprador en el destino.
19

GUAS AREAS
Este diagrama ilustra las operaciones de los proveedores de servicios logsticos:
Guas Areas
Una Gua Area es un contrato por los gastos de flete de la empresa que se encargar del transporte areo para el cliente. Hay dos tipos de guas areas:
Gua Area Padre: Este es un contrato entre una compaa area y un

agente de carga.
Gua Area Hijo: Es un contrato entre una compaa que se encarga del
transporte (por ejemplo, un agente de carga) con un cliente (por ejemplo,
un vendedor).
En el software de Magaya, el nmero de gua area se encuentra en la esquina

superior derecha, la esquina superior izquierda, y en la esquina inferior derecha
del formulario.
20

GUAS AREAS
Table 1: Campos en una Gua Area

Gua Area Padre
Gua Area Hijo
Nmero de Gua Area Padre: El nmero

de gua consiste en el nmero de tres dgitos
de la IATA de la lnea area correspondiente
a la compaa emisora y el nmero de serie
de ocho dgitos (separadas por un guin),
que incluye un dgito de control colocado al
final. El dgito de control se determina
mediante el sistema sin ponderar Mdulo 7:
El nmero se crea de forma automtica
mediante la adicin de 11 a cada nmero
hasta que el ltimo dgito sume 6, y luego
empezando de nuevo. Ejemplo:
777-12345675 (el nmero 5, al final es el
dgito de verificacin). El prximo nmero
sera 777-12345686. Es aceptable insertar un
espacio entre los dgitos cuarto y quinto del
nmero de serie.
Nmero de Gua Area Hijo: no se crea de

acuerdo a un estndar.
Nombre del remitente y la direccin:

Escriba el nombre del agente de carga e
informacin de contacto (Campo del
remitente el nmero de cuenta es opcional).
Nombre del remitente y la direccin:

Introduzca la informacin del cliente, por
ejemplo, un vendedor.
Nombre y direccin del destinatario:

Introduzca la informacin del agente
destinatario (Campo de nmero de cuenta
del consignatario es opcional).
Nombre y direccin del destinatario:

Introduzca la informacin del destinatario,
por ejemplo, un comprador.
Informacin Contable: Introduzca los

nmeros de las facturas, rdenes de compra
(PO), pago en efectivo, cheque o el nmero
de tarjeta de crdito.
Informacin Contable: Introduzca los

nmeros de las facturas, rdenes de compra
(PO), y nmero de Gua Area Padre
(MAWB).
Nombre y ciudad del agente transportista

del emisor: Escriba el nombre del agente de
carga e informacin de contacto.

del emisor: Escriba el nombre del agente de
El software de Magaya completa estos campos con la informacin de los asistentes. Tambin se puede introducir texto en el documento.
Los siguientes campos son los mismos para formularios padres e hijos:
Cdigo IATA del Agente: Introduzca el cdigo IATA. (Este es un

nmero de siete dgitos en las zonas no-CASS, y en las zonas CASS es un
cdigo de siete dgitos seguido de un cdigo de direccin CASS de tres
dgitos y un dgito de control determinado por Modulus 7) Nota: CASS es
el sistema de liquidacin de cuentas de carga (Cargo Accounts Settlement
Systems), un mtodo de procesamiento electrnico de datos.
21

GUAS AREAS
Nmero de cuenta: Este campo es opcional.
Aeropuerto de salida (direccin del transportista original) y ruta solicitada: Este campo muestra el nombre del aeropuerto o el cdigo IATA de
tres letras.
Para: Escriba el destino del primer transportista (introduzca el cdigo

IATA del aeropuerto o ciudad que ser el primer punto de transbordo)
Por transportista original: Escriba el nombre del transportista original o

el cdigo IATA de dos caracteres.
Los otros campos Para y Por son para segundos o terceros
destinos por segundos o terceros transportistas. Utilice segn el caso.
NOTE:
22
Nmero de referencia: Este campo es opcional.
Informacin opcional de envo: opcional
Aeropuerto de destino: Escriba el nombre del aeropuerto o la ciudad de

ltimo destino
Fecha del Vuelo: Introduzca la fecha del vuelo
Moneda: Indique si la moneda es el dlar estadounidense, etc. Utilice el

cdigo ISO de tres letras para la moneda del pas de partida.
Cdigo CHGS: Introduzca el cdigo de los cargos aplicables. Este campo

es opcional.
WT/VAL y Otros: Por Peso y Valoracin. Marque con una X la casilla de

PPD (prepagado) o COLL (por cobrar).
Valor declarado para el transporte: Introducir el valor declarado, o

entrar en "NVD" para Valor No Declarado.
Valor declarado para la aduana: Introduzca el valor declarado en aduana,

o escriba "NCV" de Sin Valor Aduanal, o dejar el campo en blanco.
Importe del seguro: opcional
Informacin de Manejo: Solo complete la informacin que necesitan los

transportistas. Se pueden utilizar los cdigos y abreviaturas del Procedimiento de Intercambio de Mensajes (Cargo-IMP). Si se estn enviando
mercancas peligrosas, deben estar etiquetadas y se requiere una declaracin del expedidor. El nombre de la persona a notificar puede ser introducido en este campo. Escriba los nombres de los documentos que lo
acompaan, tales como Certificacin del Expedidor de Animales Vivos,
etc.
NOTE:
SCI es para Informacin Aduanera Especial, tal como el cdigo del

pas de destino de la Unin Europea (UE).

GUAS AREAS
Introduzca los gastos de transporte en los siguientes campos de la gua area:
N de piezas RCP: Introduzca el nmero de piezas enviadas y la tasa

correspondiente. RCP significa Punto de Combinacin de Tasas y se
utiliza para tasas combinadas. Cada grupo debe registrarse en una lnea
separada (por ejemplo, las mercancas peligrosas).
Peso bruto: Introduzca el peso bruto y marque K para kilogramos y L para

libras (lb). Introduzca la tara de la unidad de carga en su caso en una lnea
separada con la clase de tasa de "X".
Clase de tasa: Introduzca el cdigo de la clase de tasa apropiada.
Nmero de artculo de la mercanca: Introduzca la clase de tasa apropiada. Este campo es opcional.
Peso tasable: Este peso se determina comparando el peso bruto y el peso del
volumen (el espacio que los artculos ocupan en el avin). El peso mayor es el
peso tasable.
Para calcular el peso del volumen, multiplique el largo por el ancho por la altura
(todo en pulgadas) y divida por un factor dimensional.
La ecuacin del peso del volumen es:
Largo x Ancho x Altura Factor dimensional = peso del volumen
En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte internacional de
mercancas es de 166
O,
En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte domstico de
mercancas es de 194
O,
Cualquier otro nmero definido por el transportista.
Clase de tasa: Introduzca la clase de tasa para el peso tasable en lneas

separadas.
Tasa / Cargo: Utilice los cdigos apropiados para detallar la tasa por
cargo, por ejemplo, "M" o "Min" para el cargo mnimo.
Total: Introduzca el cargo total o descuento para cada lnea. Si es un

descuento, indicar el descuento total con un signo de menos.
Naturaleza y cantidad de los bienes: (inc. las dimensiones o el volumen):

Escriba una descripcin general de los elementos, las dimensiones
mayores de longitud, anchura y altura, y el nmero de piezas. Indique si
hay mercancas peligrosas, animales vivos, consolidaciones, etc.
23

EJEMPLO DE GUA AREA
Ejemplo de Gua Area

El siguiente es un ejemplo de una gua area:
Conocimiento de Embarque
Un Conocimiento de Embarque (Bill of Lading: BoL o B/L) es un contrato
utilizado por los transportistas martimos y agentes de carga que enumera los
gastos de transporte. El Conocimiento de Embarque reconoce que los bienes
han sido recibidos a bordo. El Conocimiento de Embarque sirve como una
factura de pago y como un contrato. Hay dos tipos:
24

DEFINICIONES DE LOS CAMPOS EN EL CONOCIMIENTO DE EMBARQUE
El Conocimiento de Embarque Padre es el contrato de un transportista

martimo con un agente de carga. Este contiene una lista de todas las
mercancas transportadas. El agente de carga crea el Conocimiento de
Embarque y lo enva al transportista que lo verifica, le asigna un nmero
de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al agente de carga. En el
Conocimiento de Embarque Padre, el destinatario es el agente de destino.
El Conocimiento de Embarque Hijo es un contrato que el promotor de

la carga enva al cliente y que enumera los bienes destinado a ese cliente
solamente. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el destinatario es la
entidad que recibe las mercancas, por ejemplo: un comprador.
Cada tipo de Conocimiento de Embarque enumera marcas y nmeros (por

ejemplo: contenedores y nmeros de los sellos), el nmero de paquetes, una
descripcin de los artculos enviados, informacin de enrutamiento y mucho
ms.
Definiciones de los campos en el Conocimiento de Embarque

A continuacin se explican los campos en el Conocimiento de Embarque y la
informacin requerida en cada campo:
Table 2: Campos de un conocimiento de embarque
Conocimiento de Embarque Principal
Conocimiento de Embarque Interno
En la parte superior del formulario, escriba

el nombre de la compaa emisora (el
transportista)
En la parte superior del formulario, escriba

el nombre o nmero del agente de carga o el
NVOCC
Exportador: Este es el nombre del agente de

carga, direccin y nmero de telfono.
Exportador: Este es el nombre del cliente,

direccin y nmero de telfono (por
ejemplo: el vendedor)
Consignados a: Este es el agente de destino

(o agente de aduanas, transportista, etc)
nombre, direccin y nmero de telfono.
Consignados a: Este es el nombre del

destinatario, direccin y nmero de telfono
(por ejemplo: el comprador)
Parte a Notificar / Destinatario

Intermedio: Este es el nombre del agente de
destino, direccin y nmero de telfono (o
agente de aduanas, transportista, etc, que
debe ser notificado para recoger las
mercancas).
Parte a Notificar / Destinatario

Intermedio: Este es el nombre del agente de
destino, direccin y nmero de telfono (o
agente de aduanas, transportista, etc, que
debe ser notificado para recoger las
mercancas).
25

Conocimiento de Embarque Principal
Conocimiento de Embarque Interno

emisor: Escriba el nombre del agente de

emisor: Escriba el nombre del agente de
Nmero del Documento: Este es el nmero

de reservacin. (El transportista asigna el
nmero de reservacin).
Nmero del Documento: Este es el nmero

de reservacin. (El transportista asigna el
nmero de reservacin).
El Nmero de Conocimiento de Embarque

(BL): Este nmero es introducido por el
transportista cuando se verifica el BL que
enva el agente de carga. Tras la verificacin,
el transportista devuelve el BL al agente de
carga. (Completar tambin este nmero en
la parte inferior del formulario, en el campo
llamado "Numero de B/L").
El Nmero de Conocimiento de Embarque

(BL): El agente de carga genera este nmero.
Referencias de Exportacin: Introduzca los

nmeros de orden de compra o nmeros de
facturas de venta.
Referencias de Exportacin: Introduzca el

nmero de Conocimiento de Embarque
Principal, nmeros de orden de compra,
nmeros de facturas de venta.
Agente de Carga: Escriba el nombre del

agente de carga.
Agente de Carga: Escriba el nombre del

agente de carga.
Los siguientes campos son iguales para el Conocimiento de Embarque Padre y

el Hijo:
26
Punto (Estado) de Origen o Nmero de Zona Franca: Este es el estado o

la Zona de Libre Comercio de donde son originarias las mercancas.
Instrucciones de Enrutamiento/Exportacin Domstica: Este campo es

opcional. Puede ser el agente destinatario.
Muelle de Carga / Terminal: Introduzca el muelle y el nmero de

terminal (o nombre) en donde se cargan las mercancas en el puerto.
Tipo de Movimiento: Introduzca el medio de transporte, por ejemplo

buque
Contenedores (solo en Buques): Marque S o No.
Transporte a puerto por: Introduzca el nombre del transportista (quien

mueve las mercancas desde el punto de origen hasta el puerto de carga)
Lugar de Recepcin por Transportista: La ciudad donde el transportista

a puerto recibe la mercanca

Transportista Exportador: El nombre del buque y nmero de viaje, o el

nombre de Puerto de Carga / Exportacin del transportista: Escriba el
nombre del puerto desde donde sern enviadas las mercancas.
Puerto de Descarga Extranjero (slo por buque o por aire): Escriba el

nombre del puerto donde se descargarn las mercancas.
Lugar de Entrega por el Transportista: Escriba el nombre del destino de

las mercancas
Introduzca la descripcin de las mercancas en los siguientes campos:
Marcas y Nmeros: Este es el nmero del contenedor, nmero de sello y

nmero de Recibo de Almacn, o cualquier otro nmero o etiqueta que
identifique las cajas
Nmero de Paquetes: Introduzca el nmero de bultos.
Descripcin de Productos: Escriba una descripcin general de las

mercancas (no es una lista detallada, a menos que as sea requerido, por
ejemplo, en el envo de equipos pesados o vehculos que se requiere
aparezca en forma individual cada nmero VIN o nmero de serie)
Peso Bruto: Peso de las mercancas en kilos y/o libras
Medicin: Registre el volumen en pies cbicos o metros cbicos
Cargos por Transporte, Pesas y Medidas: Este campo se encuentra en la parte

inferior del formulario. Este campo se proporciona para la inclusin de los
cargos del transportista al agente de carga. Liste los cargos en la columna correspondiente: Prepagado o Por Cobrar. Calcule y complete el total y luego firme y
feche el documento. Se distribuyen copias a las partes interesadas.
27

PROCESOS DE ALMACN
La siguiente es una muestra de un formulario de Conocimiento de Embarque:
Procesos de Almacn
El procesamiento de los bienes dentro y fuera de un almacn o centro de distribucin (DC) consta de cuatro pasos principales:
28
1)
Recibir Productos: Cuando llegan las mercancas al almacn, el proceso

de recepcin comienza. Se emite un Recibo de Almacn (RA). El Recibo
de Almacn sirve como prueba de que los bienes fueron entregados a la
bodega y se almacenan de acuerdo con las disposiciones hechas por el
cliente.
2)
Almacenar Productos: Los bienes se agrupan segn el tipo, se colocan en

una zona de concentracin, y luego se almacenan. Este proceso usual-

PROCESOS DE ALMACN
mente involucra dos empleados, uno que recibe la mercanca y otro que la
almacena. Para ahorrar tiempo, los productos se pueden agrupar y
guardar directamente en lugar de ir a un rea de concentracin.
3)
Crear y Ejecutar una Orden de Embarque: Cuando el departamento de

ventas crea un pedido, tambin se enva al almacn una Orden de
Recogida para su procesamiento. En el almacn, las rdenes de seleccin
y carga se reciben en dispositivos porttiles que estn conectados a una
base de datos central. En base a la orden, los productos se escogen y a
menudo se colocan en un rea de control de calidad para verificar las cantidades y prepararlos para la carga.
La informacin sobre el movimiento y la ubicacin del inventario en el
almacn se sigue con los dispositivos de mano y se actualiza en la base de
datos central, permitiendo a los departamentos de ventas y de compras ver
la cantidad de inventario que tienen, lo que fue vendido y lo que se
necesita. Esto permite el envo y la entrega de la cantidad correcta de
inventario cuando se necesita. Esta estrategia de inventario se llama Justo
a Tiempo (Just In Time: JIT). JIT mantiene un suministro eficiente de
bienes mediante la reduccin del costo de almacenamiento de mercancas
en exceso durante largos perodos y aumenta la satisfaccin del cliente al
tener el inventario cuando los clientes lo necesitan. Para acelerar el
proceso de seleccin y de carga, las mercancas no estn obligadas a parar
en un rea de clasificacin, sino que pueden ser sacadas de sus lugares y
colocadas directamente en la zona de carga en donde se lleva a cabo el
proceso de control de calidad (CC). El CC asegura que las rdenes sean
correctas. Se imprimen las listas de empaque y se colocan en las cajas.
4)
Cargar Mercancas: Las mercancas se cargan en un camin de reparto

para el transporte fuera del almacn. Se pueden utilizar unidades de mano
para verificar las listas de empaque.
La distribucin interna de los almacenes vara segn el tipo de operacin de

almacenaje y factores tales como la frecuencia con que se recogen y se cargan los
29

PROCESOS DE ALMACN
artculos, la necesidad de espacio de almacenamiento especializado tales como

frigorficos o reas de almacenamiento en fro, etc.
Dentro de un almacn se definen zonas y localizaciones, as como los artculos

que pueden ser almacenados y hallados de nuevo con facilidad para simplificar
el recuento del inventario. Ms detalles se pueden encontrar en el tema Zonas
y Localizaciones de Almacenaje.
Variaciones: Una empresa, como por ejemplo un fabricante, puede ser propietaria de un almacn, y los pedidos provienen de dentro de su propia empresa,
de donde los bienes son enviados luego a los clientes.
Si una empresa alquila el espacio de almacn de otra empresa, la empresa que
ofrece los servicios de almacn cobra cargos por la recepcin y almacenamiento
de mercancas, clasificacin, carga y entrega.
Un agente de carga puede hacer los arreglos para que los bienes de un cliente se
almacenen y entreguen.
La facturacin de los clientes se realiza en base a los cargos, tales como los gastos
de transporte terrestre que calculan la distancia, peso y otros factores, el tiempo
que los artculos estn almacenados, el tipo de almacenamiento, tales como
productos refrigerados o en fianza y otros criterios. Las facturas se pueden
automatizar para que se emitan regularmente.
30

RECUENTO DEL INVENTARIO
Recuento del Inventario

Otros procesos de almacn incluyen el recuento del inventario. Dos mtodos de
recuento del inventario son el recuento cclico y el recuento fsico.
El recuento cclico es el proceso de verificacin de la precisin del inventario
contando algunos artculos todos los das y comparando contra nmero en los
registros de inventario computarizado, y luego conciliando las diferencias. Se
encuentra y se resuelve la causa de las discrepancias.
Los recuentos cclicos se pueden hacer mediante la agrupacin de mercancas de
diferentes maneras, tales como por los artculos que se mueven ms rpido fuera
del almacn o agrupando los artculos por valor. El mtodo de recuento de las
mercancas basado en el valor de los bienes es la Regla de Pareto del 80/20,
donde el 20% del inventario es probable que representan el 80% del valor del
inventario. A las mercancas se les asigna un cdigo de A, B o C, dependiendo
de su valor. El inventario tambin se puede contar al dividir el almacn en secciones o zonas geogrficas y contando el inventario por seccin.
Un recuento cclico se lleva a cabo un par de veces al ao, mientras su negocio
est en operacin, a diferencia de un recuento fsico del inventario que
requiere que el negocio cierre para contar con las existencias.
El inventario es considerado un activo de una empresa. Hay diferentes tipos de
activos como las propiedades, edificios, muebles, dinero en efectivo, etc, pero el
inventario aqu significa las mercancas para la venta en el almacn. Contar el
inventario proporciona a la compaa un valor del inventario que se incluye en
el balance de la empresa y se utiliza para la valoracin de los impuestos. Un
recuento cclico debe ser completado y notificado al departamento de contabilidad de la empresa a tiempo para que la empresa presente sus impuestos. Este
plazo lo establece el departamento de finanzas y/o contabilidad, y puede ser de
3 meses, 6 meses o algn otro plazo.
Dependiendo de lo que la empresa quiera saber acerca de su inventario se determinar cuando se hace el recuento, con qu frecuencia y con qu mtodo. Los
objetivos de contabilidad y de finanzas son a menudo diferentes de los objetivos
de la gestin de la cadena de suministro. El enfoque financiero del inventario
busca la evaluacin de su valor para el balance de la compaa, mientras que
para el enfoque de la administracin de la cadena de suministro, el inventario
est orientado a la eficiencia del suministro, que se tenga suficiente inventario
para el envo cuando sea necesario, y para la gestin de las entregas de manera
oportuna.
Por ejemplo, el objetivo del mtodo de inventario Justo a Tiempo es asegurar
que la cantidad correcta de bienes se encuentran disponible en el almacn
cuando se reciben los pedidos, para que puedan ser enviados cuando el cliente
los requiere, mejorando la satisfaccin del cliente.
31

RDENES DE VENTA Y RDENES DE COMPRA
Mientras que tener una gran cantidad de inventario en un almacn puede hacer
parecer que una empresa tiene ms activos, desde el punto de vista de la cadena
de suministro se percibe que los bienes permanecen durante largos perodos y
no rotan, ocupando un valioso espacio en el almacn que es costoso y reduce la
eficiencia de funcionamiento.
rdenes de Venta y rdenes de Compra

Los procesos de creacin de rdenes de venta y rdenes de compra vinculan las
transacciones comerciales con los procesos de logstica y transporte.
El departamento de compras en una empresa, un mayorista por ejemplo, busca
comprar productos a los proveedores y emitir una orden de compra por las
mercancas. La orden de compra tiene un nmero y sirve como un contrato,
define las polticas de cancelacin y protege al vendedor si el comprador se niega
a pagar. En ella se enumeran los bienes, las cantidades, el precio, la fecha de
envo y la direccin. Los productos son llevados al almacn del mayorista,
donde se llevan a cabo todos los procesos de almacenamiento (se emiten recibos
de almacn, rdenes de almacenaje, etc). Tambin se llevan a cabo todos los
procesos de contabilidad adecuados, como el pago de la compra. Las mercancas
en el almacn son consideradas un activo por el departamento de contabilidad.
El proveedor crea una Orden de Venta cuando se recibe una solicitud de los
bienes. El proveedor enva la orden de venta a la compaa que hace la compra
(el mayorista en este ejemplo). La orden de venta tiene un nmero asociado.
Los procesos contables incluyen sustraer los bienes de los activos cuando se
despachan, registrando el Costo de Ventas (COGS - es el costo de los bienes
vendidos), y registrando las ventas como ingresos.
Cuando el mayorista recibe una solicitud de mercancas procedentes de un
comprador, el comprador crea su propia orden de compra y la enva al mayorista. El mayorista crea una orden de venta y la enva al comprador. Esta orden
de venta crea automticamente una orden de embarque en el almacn del
32

mayorista. En el almacn, se crean y ejecutan rdenes de seleccin y carga y se

envan las mercancas.
33

34
CAPTULO 3: INSTALACIN DEL SOFTWARE MAGAYA

INTRODUCCIN A LA INSTALACIN DEL SOFTWARE MAGAYA
Captulo 3: Instalacin del Software Magaya
Introduccin a la Instalacin del Software Magaya

En este tema se explican los requisitos del sistema para instalar el software
Magaya, los pasos a seguir para instalar el software en un nico equipo y en una
red, una lista de los componentes instalados, y los pasos para desinstalar y para
actualizar el software.
Requisitos del Sistema

Para instalar el software Magaya, cada equipo debe tener los siguientes requisitos mnimos de hardware y software:
30 MB disponibles en el disco duro
512 MB de memoria RAM (1 GB recomendado)
A medida que su base de datos crece, necesitar ms espacio.

Magaya software se puede instalar en cualquier PC con sistema operativo
Microsoft Windows 2000 o superior. Esto incluye:
Windows 2000
Windows XP
Windows Vista
Windows Server 2003
Windows Server 2008 64-bit y Windows 7
Para una instalacin de red, se requiere un mnimo de 1 GB de memoria para el

servidor. Se recomiendan 2 GB.
35
PASOS PARA INSTALAR EL SOFTWARE MAGAYA

INTRODUCCIN
El siguiente puerto tiene que estar habilitado: Puerto TCP 6110 para el servidor
de base de datos.
Pasos para Instalar el Software Magaya

Introduccin
Para instalar el software Magaya:
1)
Descargue el programa de instalacin.
2)
Instale el software desde el programa de instalacin.
El software puede ser instalado para un solo usuario o instalado para ser
utilizado en una red que conecta a muchos usuarios.
Pasos para instalar en un nico equipo (o servidor)

Estos pasos para la instalacin de cualquier software Magaya en un nico
computador (o un servidor) son los mismos si la instalacin se realiza en un PC,
un porttil o un servidor en una oficina central o en un lugar de alojamiento
web.
1)
Vaya a la seccin de Descargas de Magaya.com y llene los campos del

formulario de registro web.
El formulario de registro es requerido para que pueda recibir un nmero
de identificacin de Magaya Corporation (un identificador de red) que va
a utilizar para la comunicacin externa con Magaya Network. Tambin
recibir un mensaje de correo electrnico con instrucciones y un enlace
para descargar el programa de instalacin.
2)
36
Busque el archivo del programa de instalacin llamado InstMCS.exe

PASOS PARA LA INSTALACIN DEL CLIENTE-SERVIDOR EN UNA RED
3)
Instale el software siguiendo estos pasos:

a)
Haga doble clic en el archivo InstMCS.exe para ejecutarlo. Aparece

la pantalla del asistente de instalacin.
b)
Siga las instrucciones del asistente.
c)
Haga clic en el botn de Cerrar cuando la instalacin se ha completado.
d)
Reinicie el equipo si es necesario.
e)
Haga doble clic en el icono de acceso directo a Magaya Explorer para

iniciar el software.
Pasos para la instalacin del Cliente-Servidor en una red

Instalacin en red se usa para conectar otros computadores (o clientes) a la
computadora central (servidor) donde se ejecuta el software Magaya.
Si no ha instalado el software Magaya en un computador central (un PC,
servidor, etc.), entonces instlelo primero. Consulte los pasos de la seccin
Pasos para instalar en un solo computador (o servidor).
37

INSTALACIN DE TERMINAL SERVICES
La red puede ser una red local o una red corporativa a travs de una VPN. Estos
pasos son para la computadora cliente en la instalacin cliente-servidor.
Siga estos pasos para cada equipo (o estacin de trabajo) en donde se ejecutar
el software Magaya:
1)
Instale el software. Consulte los pasos de la seccin Pasos para instalar en

un solo computador (o servidor).
2)
Abra el Explorador de Windows en la estacin de trabajo.
3)
Busque el equipo servidor. La estacin de trabajo debe tener acceso al

equipo servidor de red. Si no es as, debe compartir la carpeta de instalacin Magaya en el equipo servidor en modo de Solo Lectura.
4)
Acceda al directorio compartido donde est instalado el software Magaya.
5)
Busque el archivo SetupClient.exe en el directorio de software Magaya en

el equipo servidor.
6)
Haga doble clic en el archivo SetupClient.exe. Aparece un cuadro de

dilogo que muestra los pasos para el proceso de instalacin en la estacin
de trabajo.
7)
Haga clic en Instalar.
8)
Cuando haya finalizado la configuracin, haga clic en Cerrar. Un icono de

acceso directo al Magaya Explorer se crea en el escritorio.
9)
Haga doble clic en el icono de acceso directo a Magaya Explorer para

iniciar el software.
Ejecute los pasos anteriores para instalar el software Magaya en todas las estaciones de trabajo que ejecutarn el software Magaya.
Instalacin de Terminal Services

La configuracin de Terminal Services consta de clientes (computadores)
conectados al servidor y la aplicacin que se ejecuta en el servidor.
1)
Instale el software. Consulte los pasos de la seccin Pasos para instalar en

un solo computador (o servidor).
2)
Copie el icono del software de Magaya en el escritorio de cada usuario que

se va a conectar con el servidor a travs de un escritorio remoto.
El software est listo para el usuario.
38
COMPONENTES DE SOFTWARE INSTALADOS

Componentes de software instalados

Al instalar el software de Magaya, son instalados los siguientes componentes:
Magaya Explorer: Este es un programa en apariencia similar al Explorador de Windows que permite gestionar todos los datos con una interfaz
familiar. Como parte del proceso de instalacin, el software de Magaya
crea un icono de escritorio del Magaya Explorer para usted:
Magaya Document Editor: Este programa le permite introducir los datos

en formularios. Su uso ms comn es dentro del software Magaya, pero se
puede utilizar como un programa independiente para crear y guardar sus
formularios en archivos fuera del software Magaya. NOTE: Cuando se
utiliza el Magaya Document Editor directamente para crear formularios, la
informacin no se almacena en su base de datos.
Magaya Communication Server: Este corre como un servicio (CS.exe) y

le permite conectarse a Magaya Network, compartir datos con otras
compaas que utilizan software de Magaya, enviar documentos por
correo electrnico, y permitir a sus clientes realizar un seguimiento de sus
transacciones en tiempo real. Para interactuar con el servidor, se utiliza el
Agente del Magaya Communication Server. Un icono de Magaya
Communication Server se mostrar en la barra de tareas. Para administrar
el Magaya Communication Server, haga clic en el icono:
Magaya Database Server: El Magaya siempre debe estar en ejecucin

para permitir el acceso a los datos a travs de la red y/o localmente. Este
componente se ejecuta como un servicio. Se llama MagayaDb.exe. Puede
acceder al cuadro de dilogo de administracin de este programa mediante la ejecucin del agente de Magaya Database y haciendo clic en el
icono en la barra de tareas:
Magaya Document Designer: El Magaya Document Designer le permite

personalizar muchos de los documentos en el Magaya Explorer. Le da
herramientas para crear campos personalizados, insertar imgenes,
incluir cdigo JavaScript, y mucho ms.
Estos componentes de software se localizan en el computador bajo Todos los

programas > Magaya Software.
39
ACTUALIZAR EL SOFTWARE MAGAYA

Actualizar el Software Magaya

Para actualizar el software Magaya, siga estos pasos:
CAUTION:
Siga estos pasos en este orden.
1)
Asegrese de que todos los usuarios estn desconectados del sistema de

Magaya.
2)
Haga una copia de seguridad de sus datos.
3)
Cierre el Agente del Magaya Communication Server haciendo clic

derecho sobre el icono en la barra de tareas y seleccionando Detener el
Communication Server y haga clic de nuevo y seleccione Salir.
4)
Haga clic en el icono del Agente del Magaya Database Server y seleccione
Detener el Servidor de Base de Datos y haga clic de nuevo y seleccione
Salir.
5)
Vaya a la carpeta de instalacin del software Magaya y haga doble clic en

el archivo OnlineUpdate.exe para ejecutar el archivo. Este es el icono:
6)
Haga clic en "Inicio" en la ventana de actualizacin en lnea para iniciar la

actualizacin.
7)
Cuando se complete la actualizacin, la base de datos y servicios de

Magaya Magaya de comunicacin arrancarn.
Nota: Hay un video en la pgina de Formacin de Magaya.com donde se

muestra cmo realizar una actualizacin en lnea.
Desinstalar Magaya Software

Para desinstalar software de Magaya, siga estos pasos:
TASK
40
1.
Vaya al Panel de control.
2.
Haga doble clic en Agregar/Quitar Programas.
PNGASE EN CONTACTO CON MAGAYA HELP

3.
Seleccione el software Magaya y haga clic en Remover.

ADDITIONAL INFORMATION: Un cuadro de dilogo aparecer para indicar que
debe cerrar todos los programas que utilizan el software Magaya. El software
Magaya ser desinstalado.
4.
Haga clic en Cerrar cuando haya terminado.
Pngase en contacto con Magaya Help

Si usted tiene alguna pregunta o necesita ayuda, por favor pngase en contacto
con Magaya a travs de:
Telfono: (786) 845-9150
Correo electrnico: support@magaya.com
El manual de usuario est disponible para ver o descargar desde el sitio web
Magaya: www.magaya.com
41
PNGASE EN CONTACTO CON MAGAYA HELP

42
CAPTULO 4: CONFIGURACIN INICIAL DE SOFTWARE

INFORMACIN GENERAL
Captulo 4: Configuracin inicial de software
Informacin general
En esta seccin aprender a configurar el software Magaya despus de instalarlo. Usted aprender cmo utilizar el Asistente de Inicio para configurar la
informacin de la compaa y el Asistente de Contabilidad para configurar su
informacin contable, cmo hacer cambios a la informacin, cmo establecer
los permisos de los empleados y el acceso a las diferentes funciones en el software.
El software Magaya usa asistentes para ayudarle a configurar la informacin
sobre su empresa, sus clientes, y otros detalles. La informacin se guarda y se
pone a su disposicin para realizar tareas como la creacin de Recibo de
Almacn, facturas de venta, documentos de embarque y otras transacciones.
Tambin vea el Captulo 5 de este manual para una descripcin de la carpeta de
Mantenimiento y como introducir la informacin de la compaa all.
Por qu utilizar los Asistentes?

Usar los asistentes le ayuda a ahorrar tiempo ya que la informacin se coloca
automticamente en documentos tales como Recibos de Almacn, documentos
de embarque, facturas de pago y rdenes de entrega de carga. No necesita volver
a escribir su direccin, la direccin de su cliente, etc. cada vez.
43
CMO HACER CAMBIOS EN LA INFORMACIN QUE INTRODUJO
Opciones: Puede comenzar a trabajar con el software Magaya sin utilizar el

Asistente de Inicio o en el Asistente de Contabilidad. Puede introducir la informacin a medida que trabaja, y el software, la salvar.
Cmo Hacer Cambios en la Informacin Que Introdujo

Cuando ingresa informacin en el Asistente de Inicio, como los transportistas y
los puertos que utiliza con frecuencia, los datos se guardan en la carpeta de
Mantenimiento.
Puede editar la informacin abriendo el Asistente de Inicio o el Asistente de
Contabilidad, en cualquier momento. Tambin puede hacer cambios haciendo
clic en la carpeta de Mantenimiento o en la carpeta de Contabilidad. Tambin
puede hacer cambios sobre la marcha mientras trabaja.
Para realizar cambios en la informacin de la carpeta de Mantenimiento o la
carpeta de Contabilidad:
44
1)
Expanda la carpeta haciendo clic en el signo de ms.
2)
Seleccione la subcarpeta de la transaccin que desea modificar (por

ejemplo: Transportistas o Lista de Facturas de Cobro). Una lista de las
operaciones aparecer en el panel de visualizacin.
3)
Seleccione la transaccin que desea modificar (por ejemplo, un nombre de

compaa o la factura). Sugerencia: Puede hacer doble clic en la operacin
para abrirla.
4)
Haga clic en el botn Editar de la barra de herramientas. Un cuadro de

dilogo se abre.
5)
Edite la informacin que necesita cambiar digitando en los campos. Haga

clic en las pestaas del cuadro de dilogo para ver los campos de cada
pestaa.
6)
Haga clic en el botn de Aceptar para guardar los cambios y salir del
cuadro de dilogo.
Para realizar cambios a la informacin mientras trabaja en un cuadro de

dilogo:
1)
Haga clic en la flecha desplegable en el campo que desea cambiar.
2)
Seleccione la opcin de la barra de herramientas que aparece en el men

desplegable: Adicionar (signo de ms en verde), Editar (bloc de notas con
un lpiz) y Remover (x roja), Seleccionar (binoculares), Configurar
Columnas (retcula), y Actualizar (flechas azules).
Los botones tienen el mismo aspecto que en otras barras de herramientas en el Magaya Explorer.
NOTE:
3)
Haga los cambios.
4)
Haga clic en el botn de Aceptar para guardar la informacin y salir del

cuadro de dilogo.
5)
Contine con su operacin o tarea inicial.
Muchos de los campos en los cuadros de dilogo son opcionales. Por

ejemplo, cuando se crea un Recibo de Almacn, usted puede no saber quin es el
destinatario final, por lo que se puede dejar en blanco el campo Destinatario. El
software le dir si un campo es obligatorio.
NOTE:
45
CMO UTILIZAR EL CUADRO DE DILOGO DE INFORMACIN: MI COMPAA

Cmo Utilizar el Cuadro de Dilogo de Informacin: Mi Compaa

Puede utilizar el cuadro de dilogo de Informacin de Mi Compaa para
introducir informacin sobre su empresa como la direccin e informacin de
contacto. (Opcin: La misma informacin puede ser configurada en el Asistente
de Inicio a excepcin de direcciones mltiples).
1)
Vaya a Archivo y seleccione Informacin de Mi Compaa.
2)
Introduzca la informacin en los campos en las pestaas, como el nmero

de telfono, sitio web, y direccin(es). La mayora de los campos son
opcionales.
3)

cuadro de dilogo cuando termine de introducir informacin en todas las
pestaas donde aplique.
El cuadro de dilogo de Informacin de Mi Compaa le ofrece un lugar para

aadir la direccin de su empresa y otras direcciones si tiene oficinas sucursales
en otros lugares.
La siguiente imagen muestra los campos de la primera pestaa del cuadro de
dilogo Informacin de Mi Compaa, la pestaa General.
En la pestaa General:
46
CMO UTILIZAR EL CUADRO DE DILOGO DE INFORMACIN: MI COMPAA

TAREAS DEL ADMINISTRADOR
El Nmero de Exportador puede ser cualquiera de las opciones

disponibles en el men desplegable como el DUNS, Nmero de Identificacin del Empleado (EIN), etc.
El ID de Magaya Network se rellena automticamente.
En la pestaa de Agente, introducir los cdigos, como su cdigo IATA, FMC,

SCAC, y los el nmero TSA. Estos cdigos se introducirn en los documentos
de Aduana y en otros en el sistema si se requiere.
Puede regresar al cuadro de dilogo de Informacin de Mi Compaa en
cualquier momento para aadir o cambiar la informacin segn sea necesario.
Nota: Los detalles acerca de su empresa como la direccin tambin se introducen en el perfil de la Compaa en la Comunidad Magaya Network. Usted
puede cambiar o agregar informacin a publicar en el perfil en Magaya
Network. Para ms detalles consulte el Manual del Software de Comunicaciones
Magaya.
Tareas del Administrador

Los derechos de Administrador se le asignan automticamente a la persona que
instala el software. Este administrador (admin) puede realizar cambios en el
sistema y crear otros usuarios y asignar derechos de administrador a otros
usuarios, segn sea necesario. El administrador (admin) puede realizar cambios
en el sistema, tales como:
Establecer permisos y roles para los empleados (consulte el tema de

Permisos en el Captulo 4)
Hacer algunos cambios en la carpeta de Mantenimiento > Configuracin

para personalizar su software Magaya a las necesidades especficas de su
empresa
Crear divisiones de la compaa, tales como Martimo, Areo o Exportaciones, etc.
Publicar una plantilla creada en el Magaya Document Designer para que

todos los empleados puedan utilizarla
Para obtener ms informacin acerca de estas opciones de personalizacin, por

favor vea el Manual de Personalizacin del Software Magaya.
Si un botn o funcin est en gris, puede significar que se necesitan derechos de
administrador para esa funcin.
Magaya Corporation ofrece capacitacin para las tareas del administrador y
para otros temas. Por favor, consulte www.magaya.com.
47
CMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE INICIO

Cmo Utilizar el Asistente de Inicio

El Asistente de Inicio se abre automticamente despus de descargar el software
Magaya. El Asistente le permite introducir la informacin sobre su empresa,
como su direccin y nmeros de telfono, seleccionar los transportistas y los
puertos que utiliza con frecuencia, establecer la moneda, y otra informacin.
Ingresar esta informacin en el Asistente de Inicio, le ahorrar tiempo ya que
esta informacin se guardar en el software Magaya y se colocar automticamente en documentos tales como Recibo de Almacn, documentos de
embarque, y Entregas de Carga.
Puede avanzar y retroceder en las pantallas mientras est trabajando en el asistente.
Tenga en cuenta que puede comenzar a utilizar el software Magaya sin ingresar
la informacin en el Asistente de Inicio. La nica informacin que se requiere
es la informacin de registro, la cual asigna el ID en Magaya Network.
TASK
1.
Haga clic en el botn de Siguiente en el asistente y siga las instrucciones.
2.
Ingrese su tipo de empresa, direccin y otra informacin.

ADDITIONAL INFORMATION: Le ser de gran ayuda reunir toda la informacin antes
de iniciar el Asistente. Necesitar su direccin, nmero de telfono, cdigos
de aduanas, etc.
48
CMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE INICIO

3.
Introduzca los cdigos de registro de su compaa.

ADDITIONAL INFORMATION: Definiciones de cdigos:
Cdigo IATA (International Air Transport Association): un cdigo de 3

caracteres alfanumricos utilizado para identificar las aerolneas.
FMC code (Federal Maritime Commission): La FMC regula el comercio

martimo y las leyes para el transporte martimo en el comercio exterior
de los EE.UU.
SCAC (Standard Carrier Alpha Code) o cdigo de Aduanas de los EE.UU.:

El cdigo SCAC es un cdigo alfabtico de 4 caracteres que se utiliza
para identificar transportistas martimos y/o terrestres.
Nmero TSA: Nmero de la Administracin de Seguridad en el Transporte
4.
Seleccione la moneda que utiliza (la moneda local, domstica). Si su

empresa utiliza ms de una moneda, es necesario hacer clic en la casilla
S, mi compaa trabaja con ms de una moneda. Esto le permitir
configurar las monedas en la seccin de Configuracin del software
Magaya. (Consejo: Establecer la moneda local, har que sea ms fcil
calcular sus impuestos en su pas de origen).
5.
El sistema importar los cdigos Schedule B, D y K.

ADDITIONAL INFORMATION: Informacin de los cdigos:
Schedule B identifica diversos productos (los cdigos se conocen

tambin como de clasificacin de productos o cdigos HTS de 10
dgitos).
Tambin puede agregar clasificaciones de productos en la

subcarpeta Clasificacin de Productos en la carpeta de Almacenaje
para productos con los que trabaja frecuentemente.
NOTE:
6.
Schedule D identifica los puertos en los EE.UU.
Schedule K identifica los puertos de otros pases.
Seleccione los transportistas y los puertos que utilizar haciendo clic en

el botn de Aadir para aadir las selecciones de la lista principal a su
propia lista. Si desea eliminar un transportista o un puerto, haga clic en
el botn de Eliminar. Las listas de los transportistas y los puertos
pueden ser modificadas en cualquier momento accediendo a la carpeta
de Mantenimiento > Configuracin. Hay una lista actualizada de los
49
CMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

puertos que puede seleccionar, o puede agregar manualmente sus

propios puertos a la lista.
7.
Haga clic en el botn de Finalizar cuando haya terminado. Su informacin ser guardada.
AFTER COMPLETING THIS TASK:

Haciendo Cambios: Puede editar la informacin abriendo el Asistente de Inicio
en cualquier momento haciendo clic en el men de Archivo y seleccionando
Asistente de Inicio. Tambin puede editar la informacin mientras trabaja en
los cuadros de dilogo haciendo clic en el men desplegable situado junto al
campo que desea cambiar. Seleccione el botn requerido en la barra de herramientas que aparece.
Cmo Utilizar el Asistente de Contabilidad

El Asistente de Contabilidad le ayudar a configurar la Lista de Cuentas
(tambin llamado Libro Mayor) y Artculos y Servicios. Tambin puede introducir los saldos de apertura de sus clientes y proveedores. Cada pantalla del asistente explica los pasos a medida que trabaja con el asistente. Puede avanzar o
retroceder en las pantallas mientras est trabajando en el asistente.
Siga los siguientes pasos para utilizar el Asistente de Contabilidad.
50
CMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

TASK
1.
Vaya al men Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad.
2.
Haga clic en el botn Siguiente para iniciar el asistente.
3.
Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su ao fiscal.

Esto es necesario para calcular las ganancias para el ao.
4.
Agregue o modifique la Lista de Cuentas, segn sea necesario (El software ofrece una lista predeterminada de las cuentas. Si necesita
agregar una cuenta, haga clic en el botn de Agregar y escriba la informacin. Para editar una cuenta existente, haga clic en la cuenta y luego
haga clic en el botn de Editar. Se recomienda que esta informacin sea
introducida en el asistente para que pueda utilizar las funciones de
contabilidad en el software Magaya). Introduzca tambin los saldos de
apertura de las cuentas que necesita, tales como caja chica, capital
social, o de crdito por impuesto de ventas.
5.
Agregue o edite los Artculos y Servicios segn sea necesario. (El software ofrece una lista predeterminada de artculos y servicios. Haga clic
en el botn de Agregar para agregar un nuevo artculo o servicio. Haga
clic en un elemento existente y haga clic en el botn Editar para realizar
cambios).
6.
Agregue o edite los saldos de apertura, haga clic en los botones

Agregar o Editar para sus agentes de carga, clientes, transportistas,
vendedores, proveedores y proveedores de almacenaje, segn sea
necesario. Haga clic en el botn Siguiente para cada pantalla. (Para ms
detalles, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya, en
www.magaya.com).
7.
Haga clic en el botn de Finalizar cuando haya terminado. Su informacin ser guardada.

Cuando haya completado todas las pantallas del Asistente de Contabilidad,
usted podr modificar y adicionar datos contables en cualquier momento
abriendo la carpeta de Contabilidad que se encuentra en el Asistente de Contabilidad (a travs de Archivo > Asistente de Contabilidad).
51
PERMISOS
INTRODUCCIN A LOS PERMISOS
Permisos
Introduccin a los Permisos
Los administradores pueden asignar permisos a los empleados de su empresa
basado en el rol o la funcin del empleado. Por ejemplo, es posible que desee dar
al encargado de las Cuentas por Cobrar (AR) acceso a ciertas funciones de facturacin, permitir un acceso de los empleados de almacn a otras funciones, o
limitar el acceso a ciertas funciones, como la contabilidad, a ciertos empleados
que no tienen a la contabilidad entre las responsabilidades de su trabajo.
Los Permisos Disponibles:
Los permisos pueden ser ajustados de modo que usted puede dar acceso de slo
lectura a ciertos empleados a las carpetas que usted asigne. Esto significa que
los empleados puedan ver los archivos pero no editarlos.
El cuadro de dilogo de Permisos es una tabla con celdas que le permite
restringir el acceso de acuerdo a lo siguiente:
Leer: un empleado puede leer (o ver) solamente, pero no hacer cambios a

los archivos
Escribir: un empleado puede editar archivos
Borrar: un empleado puede borrar archivos
Exportar: un empleado puede exportar archivos del sistema Magaya
O cualquier combinacin de acceso
Para cada opcin de permiso, haga clic en la celda de S o No para permitir o

denegar el acceso para cada celda de la tabla.
52
PERMISOS
AADIR UN NUEVO EMPLEADO
Ejemplo: Si un empleado no tiene derechos de exportacin, no puede enviar o

exportar ningn dato de la base de datos Magaya.
En el cuadro de dilogo de Permisos, active la casilla Aplicar estos permisos a

los elementos contenidos si desea hacer que el estado de los permisos se aplique
a la carpeta y a las subcarpetas (elementos contenidos). Por ejemplo, aplicar
los permisos a la carpeta de Contabilidad y todas las subcarpetas de la misma.
Aadir un Nuevo Empleado

Agregue un nuevo empleado segn sea necesario. Si los nombres de los
empleados ya se han introducido en su sistema Magaya, vaya a la siguiente
seccin Cmo Establecer Permisos.
1)
Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione los Empleados.
2)
Haga clic en el botn de Agregar.
3)
Escriba el nombre del empleado, su direccin y otra informacin segn

sea el caso, haga clic en las pestaas correspondientes.
4)

cuadro de dilogo. El nombre del empleado aparecer ahora en la lista.
53
PERMISOS
CMO ESTABLECER PERMISOS
Cmo Establecer Permisos

La primera parte del proceso de configuracin de permisos para los empleados
es definir los grupos en su empresa. A continuacin, puede asignar los
empleados a los grupos.
Slo los administradores pueden configurar los permisos. Si la opcin de men
Archivo > Permisos est en gris, significa que no tiene derechos de administrador en ese computador. El software Magaya viene con algunos grupos predeterminados ya definidos. Usted puede agregar ms segn sea necesario para su
empresa.
54
PERMISOS
1) Definir Grupos:
1)
Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados.
2)
Haga clic en el botn de Acciones, y seleccione Grupos de Acceso.
La Lista de Grupos se abre.
55
PERMISOS
3)
Haga clic en el botn de Agregar en la Lista de Grupos para agregar un

nuevo grupo. Escriba el nombre del grupo y la descripcin.
La descripcin y el nombre se pueden editar ms adelante si es necesario.

4)

cuadro de dilogo.
Se puede crear un mximo de 32 grupos. El software Magaya cuenta con nueve

grupos creados por defecto. Puede editar estos grupos predeterminados en
funcin de sus necesidades o crear nuevos grupos.
De forma predeterminada el software Magaya crea un grupo llamado
Cualquiera en todas las carpetas. Usted tendr que modificar este valor
predeterminado mediante la eliminacin de Cualquiera de las carpetas que
deban ser restringidas.
Pasos para eliminar Cualquiera de todas las carpetas:
Vaya a la carpeta.
Haga clic en Archivo y seleccione Permisos.
Haga clic en Cualquiera.
Haga clic en la casilla Aplicar estos permisos a los elementos contenidos.
Haga clic en el botn Eliminar y Aceptar.
2) Asignar Empleados a los Grupos:
56
1)
Haga clic en la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados.
2)
Haga clic en el nombre de un empleado.
PERMISOS
3)
Haga clic en el botn de Editar. Un cuadro de dilogo se abre:
4)
Haga clic en la pestaa de Permisos.
5)
Haga clic en el botn de Agregar para agregar un grupo al empleado (es

decir, para hacer a un empleado miembro de ese grupo). Aadir tantos
grupos como sea aplicable para el empleado. Aadir un grupo a la vez.
6)
Haga clic en el botn de Aceptar. Ahora el empleado pertenece a ese

grupo.
3) Asignar Permisos de Grupo por Carpeta:

1)
Seleccione la carpeta (por ejemplo: Almacenaje) o subcarpeta a asignar

permisos.
2)
Vaya a Archivo y seleccione Permisos. Un cuadro de dilogo se abrir.
3)
Haga clic en el botn de Agregar para agregar un grupo.
4)
Haga clic en la celda de la tabla para establecer el permiso de S o No en las

columnas de Leer, Escribir, Eliminar y Exportar.
5)
Haga clic en la casilla de verificacin Aplicar estos permisos a los

elementos contenidos si desea aplicar los permisos a todas las subcarpetas de la carpeta seleccionada.
6)

cuadro de dilogo.
57
PERMISOS
ESTABLECER LAS CONTRASEAS PARA LOS EMPLEADOS
Nota: El software Magaya viene con los grupos predeterminados de Importadores y Exportadores. No elimine o modifique estos grupos predeterminados.
Funciones del Sistema Relacionados con los Permisos:
Si un empleado pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, ser
capaz de utilizar el Asistentes de Embarque en la barra de herramientas principal.
Si un empleado pertenece al grupo de Contadores, Cuentas por Cobrar o al
grupo de Cuentas por Pagar, ser capaz de liquidar las operaciones de carga,
tales como Entregas de Carga y Embarques.
Establecer las Contraseas para los Empleados

Tambin puede requerir una contrasea para un empleado. La contrasea y
otras opciones estn en el cuadro de dilogo de Empleado en la pestaa de
Usuario.
58
PERMISOS
ESTABLECER LAS CONTRASEAS PARA LOS EMPLEADOS
Las contraseas pueden ser cualquier combinacin de letras y/o de nmeros.

Las contraseas deben tener un mnimo de seis caracteres. Para establecer la
contrasea de un empleado:
1)
Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados.
2)
Haga doble clic en el nombre de un empleado (o seleccione el nombre y

haga clic en el botn Editar). Un cuadro de dilogo se abrir:
3)
Haga clic en la pestaa de Usuario:
Escriba una contrasea y vuelva a escribirla en el campo de

Confirmar.
Seleccione la divisin de la empresa a la que pertenece el empleado,

si es que su compaa tiene divisiones. (las divisiones se pueden
agregar desde la lista de empleados. Haga clic en el botn de
Acciones, y agregue las divisiones de esa lista. Las divisiones tambin
se pueden configurar en el men Mantenimiento > Configuracin.
Para ver los pasos, consulte el Manual de Personalizacin del Software Magaya)
59
PERMISOS
ESCENARIO: LIMITANDO LOS PERMISOS
Haga clic en las casillas de verificacin correspondientes para habilitar acceso a lo siguiente:
- Acceso a Magaya Network que otorga el acceso de los empleados al
Centro de Comunicaciones Magaya y a sus funciones, como la conversacin en lnea.
- Acceso a Magaya Software API que permite a este usuario y
contrasea el acceso a la interfaz de programacin de aplicaciones
(API), si es que su empresa utiliza la funcin de API para importar o
exportar datos.
- Acceso a Magaya WMS Mvil que da acceso a los empleados que
usan dispositivos de escaneo de mano Magaya WMS Mvil.
4)

cuadro de dilogo.
D un nombre de usuario y una contrasea al empleado. Para ms detalles sobre

otras opciones de autenticacin de usuario de inicio de sesin, consulte el
Manual de Personalizacin del Software Magaya.
Escenario: Limitando los permisos

En esta seccin se ofrece un ejemplo de la creacin de permisos para diferentes
empleados en funcin del acceso que como administrador desea darles. Esto es
especialmente til para limitar el acceso a las funciones de contabilidad en el
software. Por ejemplo, usted puede dar permisos diferentes a un Gerente de
Operaciones que a un Empleado de Operaciones.
1. Cree el empleado:
Para este escenario se aade a los empleados Gerente de Operaciones y
Personal de Operaciones. (Sus empleados sern introducidos por sus
nombres).
2. Crear el Grupo:
Tambin hemos aadido un grupo llamado Contabilidad Limitada. Siga los
pasos de la seccin Cmo establecer permisos para ms detalles sobre cmo
agregar un grupo a su sistema. El acceso a este grupo puede ser personalizado
por empleado y por carpeta, como por ejemplo, la carpeta de Contabilidad.
2) Asignar los Empleados a los Grupos:
60
PERMISOS
En este ejemplo, el administrador tiene acceso tanto a los grupos de Cuentas por
Cobrar como de Cuentas por Pagar por lo que este gerente puede liquidar
embarques:
El empleado Personal de Operaciones se asigna a los grupos de Importadores,

Exportadores, Cuentas por Cobrar, y de Cualquiera. Esto le da a este empleado
61
PERMISOS
la posibilidad de aadir cargos a las transacciones y la creacin de los

embarques, pero no tienen acceso a la liquidacin:
Un empleado que pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, ser

capaz de utilizar el Asistente de Embarque en la barra de herramientas principal
para crear embarques.
4. Asignar Permisos de Carpeta:
Seleccione la carpeta Contabilidad, haga clic en Archivo > Permisos. Quite el
grupo Cualquiera, Exportadores, y Cuentas por Cobrar y haga clic en la casilla
Aplicar estos permisos a los elementos contenidos. Agregue el grupo Contabilidad Limitada, pero no marque la casilla Aplicar estos permisos a los
elementos contenidos.
Para limitar los permisos an ms para el Personal de Operaciones (opcional),
seleccione la subcarpeta que desea permitir que el empleado pueda ver como
Facturas de Cobro (la vista de documento para limitar el acceso a los informes)
y las Facturas de Pago (vista de documento). Para ello, seleccione la subcarpeta
(Facturas de Cobro) y haga clic en Archivos > Permisos y agregue el grupo
Contabilidad Limitada. Haga lo mismo con las Facturas de Pago.
Para el Gerente de Operaciones, seleccione la carpeta Contabilidad y luego del
men Archivo > Permisos. Agregue los grupos de Importadores y Exportadores. Agregue el grupo de Contabilidad Limitada. No marque la casilla para
aplicar esta configuracin a los elementos contenidos. Vaya a Facturas de
62
PERMISOS
DESCRIPCIN GENERAL DE ROLES
Cobro, agregue Contabilidad Limitada. Vaya a Facturas de Pago y agregue

Contabilidad Limitada.
Para comprobar la configuracin, inicie la sesin como el Gerente de Operaciones y vaya a la carpeta de Contabilidad. Debe haber slo dos elementos:
Facturas de Pago y Facturas de Cobro. Luego, vaya a un Embarque y verifique
que el botn de Liquidacin est activo en la barra de Herramientas de
Embarque. Compruebe tambin el acceso para el Personal de Operaciones.
Descripcin General de Roles

Con la funcin de Roles, el administrador del sistema puede conceder o
restringir el acceso de un empleado (o un grupo) a diferentes acciones en el
sistema. Un rol puede ser una accin como dar a un empleado:
Acceso a los reportes financieros de la empresa
La capacidad de un empleado para crear usuarios de seguimiento
La capacidad de procesar las liquidaciones
Acceso a la configuracin de cuentas u otras opciones en el men de

Mantenimiento > Configuracin
Un rol que se deniega reemplaza a cualquier otro permiso que un empleado

pueda tener.
Agregar un Rol a un Empleado

Para agregar una rol al perfil de un empleado en su sistema Magaya:
1)
Vaya a Mantenimiento > Empleados
2)
Seleccione el nombre del empleado para resaltarlo.
63
PERMISOS
AGREGAR UN ROL A UN EMPLEADO
3)
Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Roles. (Alternativa:. Haga

clic en el nombre del empleado y seleccione "Roles" en el men emergente)
Se abre una lista.
64
PERMISOS
4)
3) Haga clic en el botn de Agregar en la lista. Un cuadro de dilogo se

abre:
Haga clic en el men desplegable para seleccionar un rol para asignar a

este empleado (o grupo). Hay muchos roles por defecto como los que se
muestran en esta captura de pantalla:
65
PERMISOS
Al seleccionar un rol, se muestra una definicin de ese rol:
5)
Haga clic en Permitir o "Denegar, y haga clic en Aceptar para

guardar.
El nuevo rol asignado aparece en la lista.
66
PERMISOS
Ver Detalles: En la lista de Empleados, haga clic en el botn Detalles en la

barra de herramientas al lado del botn Acciones. Se abre un nuevo panel.
Seleccione Roles en el men desplegable para ver los roles de cada empleado.
67
PERMISOS
68
CAPTULO 5: INTERFAZ DEL MAGAYA EXPLORER

INTRODUCCIN AL MAGAYA EXPLORER
Captulo 5: Interfaz del Magaya Explorer
Introduccin al Magaya Explorer

Al abrir el software de Magaya, ver la pantalla principal en la que va a trabajar.
La pantalla tambin puede ser llamada una ventana o un Explorador y es
similar a otras ventanas que ya utiliza en su computador, como Mis documentos. Se llama el Magaya Explorer. Le permite explorar (o navegar) todas las
operaciones y tareas contables.
Para ampliar la ventana de previsualizar, haga clic y arrastre la lnea entre los dos
paneles. Alternativamente, haga clic en el icono de carpetas en la barra de
herramientas superior. Esto oculta la lista de carpetas. Para ver la lista de
carpetas de nuevo, haga clic en el icono de las carpetas nuevamente.
La barra de estado en la parte inferior del Magaya Explorer muestra:
Una breve descripcin del comando del men seleccionado
ID de Magaya Network
Nombre del empleado (o rol)
69
QU PUEDE HACER EN EL MAGAYA EXPLORER?
Icono de conexin Magaya: verde significa que est conectado a Magaya

Network. Rojo significa que no est conectado.
Si est utilizando Windows 7 en lugar de Windows XP, habr pequeas

diferencias en la apariencia del software Magaya como los colores, en
comparacin con las capturas de pantalla incluidas aqu. La funcionalidad
del software de Magaya sigue siendo la descrita aqu.
Qu Puede Hacer en el Magaya Explorer?

La interfaz de usuario del Magaya Explorer contiene funciones para las tareas
que ejecuta todos los das, tales como:
Recibir la carga en el almacn, crear recibo de almacn, y entregas de carga
Crear los embarques de carga enviados por aire, mar o tierra
Liquidar los embarques
Tramitar los documentos de Aduanas de EE.UU.
Ofrecer a sus clientes cotizaciones por los servicios que ofrece, tales como
la recoleccin de carga, almacenamiento en un depsito y el transporte de
carga
Proporcionar a los clientes reservaciones cuando aceptan una cotizacin
Realizar tareas de contabilidad, tales como crear facturas de pago y

facturas de cobro, realizar operaciones bancarias, y crear informes financieros
Comunicarse con los transportistas martimos
Comunicarse con otras empresas de Magaya Network
El Magaya Explorer le ofrece una manera fcil de completar todas sus tareas.
Debido a que hay tantas capacidades, este tema se centrar primero en los
fundamentos.
A medida que aprenda acerca de los mens y barras de herramientas, vaya haciendo clic para ver el programa en accin. Comience a explorar el Magaya
Explorer!
70
MENS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS

BARRA DE HERRAMIENTAS SUPERIOR
Mens y Barras de Herramientas

Barra de Herramientas Superior
La ventana de Magaya Explorer contiene barras de herramientas, mens,
carpetas y diferentes paneles. La barra de herramientas en la parte superior
contiene los siguientes botones:
Los botones Atrs y Adelante para desplazarse de un documento a otro
Botones para crear embarques Areos, Martimos y Terrestres: La flecha

al lado del botn le da la opcin de crear un embarque directo o un
embarque consolidado para las importaciones y exportaciones. Se abre un
asistente para ayudarle a consolidar un embarque.
Botn de Buscar: Le da la opcin de buscar por nmero de transaccin con

la funcin de Bsqueda Rpida, o buscar por cualquier texto en un documento. Consulte el tema Botn de Buscar
Network: Para entrar y salir de Magaya Network
Enviar: Para enviar mensajes dentro de Magaya Network
Correo: Para enviar documentos por correo electrnico. Consulte el tema

Correo electrnico por lotes para obtener ms informacin sobre el
envo de correo electrnico por lotes.
Tarea: Para crear listas de tareas pendientes para los empleados
Otros botones: Imprimir, Eliminar, Refrescar, y el botn de Carpetas

(utilizado para ocultar la lista de carpetas en el lado izquierdo del Magaya
Explorer y ensanchar la vista del documento)
Si un botn aparece en gris, es posible que no tenga acceso a esa funcin

debido a restricciones de permisos.
NOTE:
71

MEN PRINCIPAL
Men Principal
Encima de los botones de la barra de herramientas hay otros comandos. Esta es
la barra de herramientas del Men Principal.
Los comandos de la barra de herramientas del men principal tienen mens
desplegables con opciones. La siguiente lista ofrece una breve descripcin de las
opciones (todas estas funciones se explican en el manual):
72
Archivo: Utilice esta opcin para acceder a los asistentes de Inicio, de

Contabilidad, y al asistente de Informacin de mi Compaa. Tambin use
Archivo para descargar o crear un nuevo documento, imprimir, para
establecer los permisos de los empleados (para administradores), para
crear nuevas carpetas o embarques, y para ver los servicios y licencias de
software de Magaya. Puede guardar una copia del documento que est
viendo, exportarlo a XML, o guardarlo como un PDF.
Editar: Para copiar, pegar, deshacer, borrar, renombrar, y buscar.

Tambin puede ver las propiedades de cualquier carpeta o subcarpeta que
usted seleccione.
Ventas: Lo lleva directamente a las Cotizaciones, Reservaciones, o

Programacin de Viajes. (Si usted tiene el Magaya Supply Chain Solution,
tambin ver rdenes de Venta de este men).
Operaciones: Lista de las mismas operaciones que estn en la carpeta de

Almacenaje, tales como rdenes de Recogida, Recibo de Almacn, y
Entregas de Carga. (Si usted tiene el Magaya Supply Chain Solution,
tambin ver las Tareas, Trabajos, rdenes de Compra, y el Inspector de
Almacn).
Mantenimiento: Muestra una lista de las mismas opciones que estn en la

carpeta de mantenimiento como las listas de sus transportistas y clientes.
Embarques: Proporciona acceso a las listas de embalaje de un embarque

seleccionado, Aduanas de EE.UU. (resultados de AES y AMS, y EEIs anteriormente SEDs), y un enlace a las funciones de Contabilidad.
Tambin puede configurar un embarque en trnsito o como Recibido o
Entregado. Puede crear Embarques hijos aqu (o utilizar los asistentes para
embarques areos, martimos, o terrestres).
Magaya Network: Proporciona acceso a la Comunidad Magaya (tambin

se puede acceder a la Comunidad Magaya mediante el uso de la carpeta de
Magaya Network en el lado izquierdo del Magaya Explorer.) Tambin se
puede acceder a su bandeja de entrada y de salida, al Centro de Comunicaciones (tambin disponible pulsando la tecla F4), y la funcin de Enviar.
Contabilidad: Muestra la misma lista de subcarpetas que estn bajo la

carpeta de Contabilidad en el lado izquierdo del Magaya Explorer.

MEN PRINCIPAL
Reportes: Acceda a reportes financieros, informes de ventas y compras,

multimoneda, reportes guardados y ms. Usted puede personalizar los
reportes con tipografas y mucho ms haciendo clic en el botn de
Configurar en cualquier reporte. Para obtener informacin sobre los
reportes contables y financieros, consulte el Manual de Contabilidad del
Software Magaya.
Opciones: Utilice esta opcin para mostrar u ocultar la barra de herramientas, barra de estado, las carpetas o los embarques. Tambin puede
Actualizar la vista del sistema aqu (o presionando la tecla F5), ver el
registro de transacciones y acceder a las opciones de Configuracin.
Ayuda: Use esto para acceder a una lista de Cmo hacer? para las tareas
que se realizan con frecuencia y para acceder a la pgina web de Magaya
para ver tutoriales en video, preguntas frecuentes y un formulario web
para contarle a un amigo sobre el software Magaya. Para acceder a la informacin sobre el software Magaya, seleccione Acerca de Magaya
Explorer. Esto le mostrar el contrato de licencia y el nmero de versin
del software de Magaya que usted tiene.
Pestaas:
La interfaz de Magaya Explorer abre reportes y otras listas como pestaas.
73
CARPETAS Y SUBCARPETAS
INTRODUCCIN
Carpetas y subcarpetas
Introduccin
Las carpetas y subcarpetas en Magaya Explorer contienen muchas de las
funciones y documentos para las tareas que usted hace diariamente.
Para ver las carpetas y subcarpetas:
Haga clic en el signo de ms (+) situado junto al nombre de carpeta para

ampliar y ver la lista de subcarpetas bajo el encabezado de la carpeta.
(Tambin, al hacer clic en una carpeta, la lista de subcarpetas se muestra
en el panel de detalles).
NOTE: La lista de carpetas tambin se puede denominar una vista de
rbol. Aqu vamos a utilizar los trminos carpeta y subcarpeta.
Para ocultar la lista de carpetas, haga clic en el botn Carpetas en la barra

de herramientas superior. Haga clic de nuevo para ver la lista de carpetas.
Cmo agregar carpetas

El software de Magaya incluye un conjunto predeterminado de carpetas para las
operaciones y tareas contables. Usted puede agregar carpetas a Magaya Explorer
siguiendo estos pasos:
1)
Vaya a la ubicacin donde desea crear una nueva carpeta.
2)
Haga clic en Archivo.
3)
Seleccione Nuevo.
4)
Seleccionar Carpeta.
5)
Introduzca el nombre de la carpeta.
Algunas de las carpetas no tienen la funcin de copia disponible. Si la opcin

est en gris, significa que no est disponible para esa carpeta.
En muchas carpetas, puede hacer clic derecho sobre la carpeta para acceder a un
men emergente con funciones. stas pueden variar dependiendo de la carpeta
en que se est trabajando. Algunas slo tienen la opcin Propiedades. Otras,
como las carpetas de envo tiene muchas opciones.
74
DESCRIPCIN GENERAL DE CARPETAS DE MAGAYA EXPLORER
Descripcin General de Carpetas de Magaya Explorer

A continuacin se definen las carpetas predeterminadas y las subcarpetas
disponibles en el software Magaya y se proporciona una breve descripcin de las
funciones disponibles en cada una.
Carpeta de Magaya Network

La carpeta de Magaya Network contiene dos subcarpetas:
Comunidad
Mensajes
La carpeta Comunidad le permite buscar otras empresas que estn utilizando el

software Magaya. Hay tres funciones en la carpeta de la comunidad:
La primera pantalla en la carpeta de la Comunidad es su Perfil de la

Compaa. Aqu se puede editar o aadir informacin sobre su empresa.
Usted puede agregar una descripcin de su empresa para que otros miembros de la Comunidad Magaya puedan aprender acerca de usted. Se
pueden introducir palabras clave que ayuden a la gente a encontrarlo
cuando estn buscando. Las palabras clave pueden incluir trminos tales
como agente de carga, NVOCC, almacn, etc. Los iconos de la esquina
superior de la pantalla le permiten guardar el perfil, restablecer los
cambios al original, rellenar el formulario de manera automtica basndose en la informacin que introdujo cuando instal el software Magaya,
y para cargar su perfil de empresa a Magaya Network.
La segunda funcin de la carpeta de Comunidad es Buscar. Puede buscar

por nombre de empresa, pas, estado o provincia, ciudad y/o palabras
clave. Puede utilizar tantos o tan pocos campos como quiera cuando hace
una bsqueda.
75
CARPETA DE TAREAS
La tercera funcin en la carpeta de Comunidad es la de Invitaciones.

Usted puede enviar una invitacin, ver las invitaciones que ha recibido y
aceptar o rechazar (denegar) una invitacin.
En la parte derecha de la pantalla de Comunidad hay una ventana que muestra

el Centro de Comunicaciones y una para Trfico. (Para ms informacin acerca
de esta caracterstica vea el Manual del Software de Comunicaciones Magaya).
La carpeta de Mensajes puede ampliarse para mostrar:
Bandeja de Salida: Muestra los mensajes pendientes de envo
Bandeja de entrada: Para ver los mensajes recibidos
Enviados: Para ver los mensajes enviados
Mensajes de Aduanas de EE.UU.: Para ver AMS y IFS Martimo y AMS

Areo. Esto le mostrar todos los mensajes relacionados con el Sistema
Automatizado de Manifiesto (AMS). Las funciones aduaneras se explican
en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya).
Mensajes de Transportistas Martimos: Muestra todos los mensajes

enviados o recibidos directamente de los transportistas martimos que
utilizan el servicio de interfaz Magaya Ocean Carriers con INTTRA.
Carpeta de Tareas
Se pueden crear tareas por muchas razones, tales como cuando la carga llega a
su almacn y debe ser descargada, comprobada y almacenada. Se pueden crear
otros tipos de tareas para otros empleados, no slo de almacenamiento.
La carpeta de Tareas contiene dos subcarpetas:
76
CARPETA DE COTIZACIONES
Tareas Pendientes: Para ver tareas que no se han completado.
Histrico de Tareas: Para ver todas las tareas.
La barra de herramientas en la parte inferior es la misma para Tareas

Pendientes e Histrico de Tareas.
NOTE:
Carpeta de Cotizaciones
Las cotizaciones son estimaciones de costos de los servicios que ofrece a sus
clientes. La carpeta Cotizaciones contiene:
Cotizaciones: Esta subcarpeta muestra el documento de la cotizacin.
Lista de Cotizaciones: Esta subcarpeta muestra la lista de cotizaciones y

su estado.
La barra de herramientas en la parte inferior contiene botones que permiten

aadir una nueva cotizacin, editar una cotizacin existente, eliminar una
cotizacin, filtrar la lista de cotizaciones, y otras acciones. (Hay una barra de
herramientas similar en todas las vistas de lista).
Carpeta de Reservaciones
Las reservaciones son las reservas que hacen sus clientes con usted para
embarques va area, martima, o terrestre. La carpeta de Reservaciones
contiene tres subcarpetas:
Reservaciones: Se muestra la vista del documento de la reservacin.
Lista de Reservaciones: Esta muestra las reservaciones que se han creado,

su estado, el tipo (como martima o area), y otros detalles relacionados
con la llegada y salida, el peso de la carga, etc. Para personalizar la informacin que aparece en la lista, haga clic en el botn de Acciones.
Programacin de Viajes: Muestra los viajes que ha programado para ser

ejecutados en el futuro y los viajes que ha completado en el pasado.
77
CARPETA DE ALMACENAJE
Carpeta de Almacenaje
La carpeta de Almacenaje contiene informacin relacionada con:
rdenes de Recogida
Recibo de Almacn
Productos (listas y la clasificacin)
Entregas de Carga
Movimientos de Carga (vista del documento y la lista)
Tipos de Embalaje
Localizaciones en el almacn
Definiciones de Productos de Inventario
Lista de Embarques: Permite a los empleados de almacn y a otros ver los

embarques.
Las subcarpetas de Zona de Carga y de En Trnsito permiten a los

empleados de almacn ver la informacin de embarque.
Carpeta de Mantenimiento
La carpeta Mantenimiento contiene subcarpetas de entidades tales como las
listas de clientes, proveedores, empleados, puertos y ms, y la subcarpeta de
Configuracin, opciones para configurar su sistema Magaya de acuerdo a sus
necesidades. Cada subcarpeta tiene diversas acciones y reportes disponibles que
se pueden acceder mediante el botn de Acciones, o haciendo clic derecho sobre
el nombre de la entidad. Las subcarpetas son las siguientes:
78
CARPETA DE MANTENIMIENTO
Cuando se agrega la informacin en los cuadros de dilogo de esta carpeta,

muchas de las pestaas son similares de una entidad a otra. Por ejemplo, en la
pestaa General, hay un botn de bsqueda junto al campo de nombre de la
entidad. Haga clic aqu para ver si la entidad se ha introducido ya en la base de
datos, lo que puede evitar la duplicacin de entradas. Nota: El trmino entidad
se refiere a clientes, proveedores, transportistas, y otros que haya ingresado en
el sistema Magaya.
La ID de la entidad es por lo general un nmero interno que se puede asignar,
si usted necesita dar a un cliente o entidad un nmero nico para ayudar a identificarlo. Esto es especialmente til para correos que puedan tener clientes con
el mismo nombre.
El nmero de Cuenta es usado a menudo por los transportistas areos y
funciona como un nmero de cliente.
Los campos de nombre de contacto (nombre y apellido) se utilizan para asignar
una persona de contacto principal para una empresa u otra entidad. Contactos
adicionales se pueden agregar en la pestaa de contactos o en la subcarpeta de
Contactos.
Transportistas: Aadir transportistas terrestres, martimos, y areos y sus

direcciones, contactos, tarifas, cargos personalizados, trminos de pago,
cumplimiento con la TSA para los exportadores conocidos, FMC, nmero
de SCAC, y mucho ms.
Si una aerolnea es exclusiva para pasajeros, marque la casilla en la pestaa
de Aerolnea en el cuadro de dilogo de perfil del Transportista. Slo se
puede transportar carga de un Exportador Conocido en un vuelo de
pasajeros o en una aerolnea exclusiva para pasajeros. La casilla de
79
Exportador Conocido se encuentra en la pestaa de Trminos de Pago.

Puede asignar nmeros de vuelo en la pestaa de Aerolnea:
Para ver cuales expedidores son Exportadores Conocidos, seleccione el

encabezado de la columna de la opcin Acciones > Configurar Columnas:
Si su compaa es un transportista areo, verifique que en la opcin

Configuracin > Tipo de Compaa est seleccionado Aerolnea. Esto
permitir que el campo de Gua Area aparezca en el cuadro de dilogo del
Recibo de Almacn.
80
Agentes de Carga: Agregar informacin del agente de carga, tal como

direccin, condiciones de pago, participacin, asignar acceso de seguimiento, cdigo de la IATA, FMC, SCAC, nmero de la TSA, y mucho ms.
Tambin puede agregar su ID de Magaya Network si ellos tambin
utilizan software de Magaya. As puede charlar con ellos utilizando el
Centro de Comunicaciones Magaya. Si el agente es un exportador cono-
cido, marque la casilla correspondiente en la pestaa de Trminos de

Pago.
Proveedores de Almacenaje: Agregue informacin de contacto para la

compaa que le provee de servicios de almacenaje.
Clientes: Agregue informacin de contacto, trminos de pago, tarifas,

asigne acceso a seguimiento, cumplimiento con la TSA, y ms. Vea e
imprima los estados de los clientes haciendo clic derecho sobre el nombre
del cliente. Puede personalizar los precios de inventario para un cliente en
la pestaa de Cargos o automatizar cualquier cargo para ese cliente.
Proveedores: Aadir informacin de contacto del proveedor y

cumplimiento con la TSA. Ejemplos de proveedores seran un contador,
un corredor de seguros, empresas de servicios pblicos que se pagan, y
otros proveedores de servicios. Se puede configurar la facturacin
peridica para los proveedores en la pestaa de Trminos de Pago. Para
personalizar los cargos para los proveedores, vaya a la pestaa de Cargos
(es el mismo cuadro de dilogo para los clientes): Haga clic en el botn de
Agregar y escriba la informacin en el cuadro de dilogo de Cargo Personalizado.
Para ms detalles sobre los cargos personalizados, consulte el Manual de

Contabilidad del Software Magaya.
81
Vendedores: Agregar nombre, direccin, participacin, y ms. Para

definir las comisiones de un vendedor, consulte el Manual del Software de
Comunicaciones Magaya. Para crear un reporte de las comisiones de los
vendedores haga clic en el botn de Acciones y seleccione el reporte correspondiente en el men.
Contactos: Use esta carpeta para aadir ms de una persona de contacto

para un Cliente, Proveedor, u otra entidad en su sistema Magaya.
Tambin puede agregar una persona de contacto diferente para los diferentes departamentos de una sola empresa. El contacto puede ser asignado
como un usuario Magaya LiveTrack mediante la seleccin de su nombre y
haciendo clic en el botn de Acciones, elegir la opcin Permitir seguimiento. (Nota: Tambin puede hacer clic derecho en el nombre para
acceder a un men emergente). Introduzca su contrasea y los permisos o
restricciones. Tambin puede asignar ms de un usuario Magaya LiveTrack por empresa. Tambin se puede aadir Contactos en cualquier
pantalla de entidad. Para ms detalles acerca de cmo utilizar la caracterstica de seguimiento en lnea, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
Empleados: Aadir el nombre del empleado e informacin de contacto,

informacin civil, asignar derechos de acceso remoto, permisos, roles y
contraseas en el sistema Magaya.
Puertos: Seleccionar puertos utilizados con frecuencia para que sean

fciles de encontrar en las listas desplegables de sus embarques y otras
transacciones, aadir puertos adicionales, trabajar con listas de cdigos de
Schedule K y Schedule D, definir las zonas por cdigo postal. Los puertos
pueden ser seleccionados de esta lista o agregados manualmente.
En Mantenimiento > Puertos haga doble clic en Puerto para abrir un

cuadro de dilogo y verificar que tiene los medios de transporte que
82
CARPETA DE CONTABILIDAD
requiere. Cuando cree transacciones que usan puertos, solo seleccione

puertos con los medios que necesita; de otro modo no podr usar ese
puerto en esa transaccin.
Pases: Agregar nombres de pases, estados y cdigos.
Configuracin: Acceda a las opciones de configuracin para personalizar

su sistema de Magaya, como la creacin de nmeros de documentos,
seguimiento de las transacciones, formatos de mensajes, aadir campos
personalizados, tareas, divisiones, eventos y mucho ms. Las opciones en
el men de configuracin se explican en el Manual de Personalizacin del
Software Magaya.
Notas: Para cualquier transportista, agente de carga u otra entidad, usted puede
agregar ID de Entidad adems del nombre. Esto puede ser til cuando dos
compaas o contactos tienen el mismo nombre.
Una entidad puede ser desactivada marcando la casilla de Inactiva en el perfil;
esto no la borra sino que preserva el perfil por si desea usarlo despus.
Carpeta de Contabilidad
La carpeta de Contabilidad contiene lo siguiente:
Lista de Cuentas: Es como un libro mayor, que enumera todas las cuentas
y de qu tipo son (por ejemplo, Servicios se clasifican como ingresos, y
Gastos por Servicios se clasifica como gasto). Puede agregar cuentas que
son especficas de su negocio.
Artculos y Servicios: Esto muestra cdigos para los servicios que usted
provee tales como tarifas de almacenaje y a que cuenta contable se asocia
ese servicio. Puede agregar artculos y servicios que son especficos de su
83
CARPETA DE EMBARQUES ENTRANTES Y SALIENTES
negocio, y automatizar los cargos. Vea el Manual de Personalizacin del

Software Magaya para ms detalles.
Tarifas: La subcarpeta de Tarifas contiene Tarifas Estndar, de Clientes,

Tarifas de Transportista, Contratos de Cliente, y Contratos de Transportista.
Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro)
Facturas de Pago (y Lista de Facturas de Pago)
Pagos Recibidos (y Lista de Pagos Recibidos)
Depsitos (y Lista de Depsitos)
Cheques (y Lista de Cheques)
Las funciones de contabilidad se describen en el Manual de Contabilidad del

Software Magaya.
Carpeta de Embarques Entrantes y Salientes

Embarques Salientes:
La carpeta de Embarques Salientes es el lugar donde crear sus propias subcarpetas para organizar sus envos salientes. Por ejemplo, usted puede optar por
organizar los envos salientes por ao y mes. Tambin puede querer tener una
subcarpeta para cada mes para embarques areos, martimos, y terrestres.
Embarques Salientes:
La carpeta de Embarques Salientes es el lugar donde crear sus propias subcarpetas para organizar sus envos salientes. Por ejemplo, usted puede optar por
organizar los envos salientes por ao y mes. Tambin puede querer tener una
subcarpeta para cada mes para embarques areos, martimos, y terrestres.
84
TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS

CARPETA DE EMBARQUES ENTRANTES Y SALIENTES
Trabajando con Vistas de Documentos y de

Listas
En Magaya Explorer, puede ver documentos y listas de documentos (y transacciones).
Para ver un documento, haga clic en una subcarpeta (por ejemplo, Recibos de
Almacn bajo la carpeta de Almacenaje). A continuacin, un documento de
Recibo de Almacn se mostrar en la vista del documento del Magaya Explorer
(ver la siguiente figura).
85

TRABAJANDO CON LA VISTA DE LISTA
Para ver una lista, haga clic en una subcarpeta con la palabra Lista en el
nombre de la subcarpeta (por ejemplo, la lista de rdenes de Recogida). Se
mostrar una lista en el panel de vista de la lista del Magaya Explorer.
Muchos de los mismos botones y opciones estn disponibles al ver un documento o una lista. Por ejemplo, se puede ver la historia de un Recibo de Almacn
especfico desde la lista o en el documento.
Trabajando con la Vista de Lista

La vista de lista le ofrece muchas opciones. Puede ordenar las columnas en la
lista para ver la informacin en una variedad de maneras. Puede buscar documentos y transacciones y elaborar reportes.
La vista de Lista est disponible cuando se trabaja con:
Todas las subcarpetas de listas de la carpeta de Almacenaje como Recibo

de Almacn, rdenes de Recogida, y ordenes de Entrega de Carga
Las listas de Cotizaciones, Reservaciones, Embarques, y ms
Todas las subcarpetas bajo la carpeta de Mantenimiento, tales como

Transportistas, Proveedores, y otras
Muchas subcarpetas bajo la carpeta de Contabilidad, tales como Listas de

Facturas de Cobro, Pagos Recibidos, Facturas de Pago, Depsitos,
Cheques y ms
La mayora de las listas tienen un campo de Intervalo de fechas en la parte superior de la lista. Utilice el intervalo de fechas para ver las transacciones que usted
86

desea ver a partir de un cierto perodo de tiempo, como la semana pasada o el

mes pasado.
Despus de cambiar la fecha en los campos de fecha, haga clic en el botn de
Actualizar (las flechas azules envolviendo un crculo) para cargar las transacciones para el intervalo de fechas.
Utilice el botn rojo Detener para detener la bsqueda en cualquier momento.
Para guardar una vista de cualquier lista, haga clic en el botn de la estrella y
seleccione Guardar esta vista. En el cuadro de dilogo, el sistema proporciona
un nombre de lista predeterminado, pero se puede cambiar el nombre. Para
excluir el rango de fechas de la vista de lista guardada, desactive la casilla de
Guardar rango de fechas.
Cuando guarda vistas de lista, las puede administrar mediante la opcin

Administrar vistas del men emergente de la estrella. Un cuadro de dilogo se
abrir mostrando las vistas guardadas para esa lista. Para poner una vista de lista
guardada a disposicin de otros usuarios Magaya en su red, seleccione y haga
clic en el botn de Publicar. Tambin puede editar o borrar (eliminar) una vista
guardada. Se pueden hacer cambios a una vista guardada.
Un contador en la parte inferior de cualquier lista en Magaya Explorer le indica
cuntos elementos se muestran del nmero total de elementos.
Para ver todas las transacciones, tales como Recibos de Almacn en la Lista de
Recibos de Almacn, seleccione la opcin Todos en el campo de fechas en la
parte superior de la lista. Nota: Asegrese de que no tiene un filtro activado.
Haga clic en el Sin Filtrar para eliminar un filtro. A continuacin, el botn Sin
Filtrar aparecer en color gris.
Para mover las columnas para cambiar el orden de izquierda a derecha, haga
clic en el encabezado de una columna y arrstrelo hasta el lugar donde desea que
aparezca.
Para personalizar las columnas de la lista para ver slo las columnas que desea
ver, haga clic en el botn Acciones.
87

Tambin puede ampliar o reducir las columnas haciendo clic en la lnea que
separa las columnas y arrastrando la lnea hacia la izquierda o la derecha.
Personalizaciones adicionales de las columnas estn disponibles en el botn de
Acciones > Seleccionar Columnas. Por ejemplo, puede cambiar el formato de
fecha seleccionando la fecha y la escogiendo de la opcin apropiada en el men
desplegable:
Para ordenar los elementos de la lista, haga clic en el encabezado de la

columna. Por ejemplo, si hace clic en el encabezado de la columna Estado, los
elementos (como Recibos de Almacn) se agruparn segn el estado de Pendiente, Entregado, en Trnsito, en Proceso, en Su Destino, o A Mano (en el
almacn). La columna de Nmero agrupa por letras y nmeros al hacer clic en
el encabezado de la columna Nmero. Por ejemplo, todos los Recibos de
88

COLUMNAS RELACIONADAS
Almacn que comienzan con el nmero 2 se agruparn, como se muestra

aqu:
Haga clic derecho en un elemento en una lista para acceder a un men emergente para ese elemento. Este men tiene muchas de las mismas opciones que el
botn de Acciones.
Los iconos de productos en las listas indican el estado del producto:
Amarillo est en proceso (o Pedido)
Celeste est Disponible
Violeta est Cargado
Verde Claro se encuentra En Trnsito (de color verde oscuro est Arribando)
Azul es Enviado
Columnas Relacionadas
El software de Magaya le da la opcin de agregar ms columnas a las vistas de
sus listas para personalizarlas y ver la informacin que necesita. Puede elegir
entre las columnas relacionadas con la transaccin en la que se est trabajando.
Por ejemplo, si usted est en la lista de Recibos de Almacn, puede elegir las
columnas de cualquier transaccin relacionada, entidad asociada, u otra infor-
89

macin. Cuando se agrega la columna a la lista de Recibos de Almacn, la

columna tambin queda disponible automticamente para crear reportes.
En el siguiente ejemplo explica cmo agregar ms columnas a la Lista de
Productos. Cuando usted est buscando en la Lista de Productos, es posible que
desee ver ms informacin acerca de sus productos. Tal vez quiere saber el
nombre del buque en el que se embarcaron las mercancas. Los siguientes pasos
se aplican a este ejemplo y a otras listas:
1)
90
Vaya a la Lista de Productos, haga clic en el botn de Acciones y seleccione

Configurar Columnas.

2)
En el cuadro de dilogo que se abre, haga clic en el botn de Agregar

columnas:
Nota: La opcin Columnas de Scripts se explica en el Manual de Personalizacin del Software Magaya.
3)
Un nuevo cuadro de dilogo se abre con columnas adicionales para elegir.

Estos elementos son todas las transacciones y datos relacionados con la
91

Lista de Productos. Haga clic en el men desplegable de Elementos Relacionados y seleccione un elemento.
4)
92
Vaya a la columna que desee agregar de ese men de Elemento Relacionado y seleccinela.

5)
Haga clic en el botn de Agregar para mover la columna seleccionada de

la lista de Columnas Disponibles para crear su lista de Columnas Seleccionadas.
6)
Haga clic en Aceptar. La columna est disponible en su lista de productos.
93

BARRAS DE HERRAMIENTAS EN VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS
7)
Mueva la columna para que aparezca donde a usted prefiera. Haga clic en
Aceptar. La lista de productos muestra ahora la nueva columna y el
nombre del buque, que se extrae de las operaciones de embarque de salida.
8)
La nueva columna tambin est disponible para crear reportes. Haga clic
en el botn de Acciones y seleccione el nombre de la nueva columna.
El documento de reporte se puede guardar, enviar a travs de Magaya
Network, o por correo electrnico (ir a Acciones > Reportes).
Barras de Herramientas en Vistas de Documentos y de Listas

En la vista del documento, esta barra de herramientas est en la parte superior
del documento:
Para navegar a travs de documentos, haga clic en los botones Primero, Anterior, Siguiente, ltimo.
Otros botones son Adicionar, Editar, Eliminar, Buscar, Filtrar, Sin Filtro,
Acciones, Ampliar y Opciones.
El icono de la extrema izquierda indica el estado de la transaccin (por ejemplo,
la mercanca fue cargada, entregada, etc).
Cuando est viendo una lista, una nueva barra de herramientas aparecer en la
parte inferior de la pantalla:
Los botones de esa barra de herramientas tambin aparecen en la vista del documento en la parte superior del documento. Los botones son: Agregar, Editar,
Eliminar, Filtrar, Sin Filtro, Acciones y Detalles.
94

BOTONES EN LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS
Botones en las Barras de Herramientas

Muchos botones tienen una flecha a un lado del icono. Haga clic en la flecha
para acceder a las opciones. (La eleccin en negrita es el valor predeterminado
que se ejecuta al hacer clic en el botn en lugar de la flecha). Al hacer clic en un
botn, un cuadro de dilogo se abrir. Despus de haber introducido la informacin en el cuadro de dilogo, haga clic en el botn de Aceptar. El cuadro de
dilogo se cerrar. La informacin introducida se guardar en la base de datos
(y en el formulario en el que est trabajando como una Factura de Venta o una
Orden de Recogida).
Botn de Agregar:
Utilice el botn de Agregar para agregar una nueva transaccin del tipo seleccionado a la base de datos. Cuando el botn de Agregar cuenta con una flecha,
entonces las opciones estn disponibles. Al hacer clic en el botn de Agregar, se
abre un cuadro de dilogo. Introduzca la informacin en el cuadro de dilogo
para rellenar un formulario como una Orden de Recogida o un Recibo de
Almacn.
El botn de Agregar ofrece opciones que son especficas a la lista que est
viendo. Por ejemplo, en Reservaciones el botn de Agregar le permite especificar el tipo de reservacin, ya sea Reservacin Area de Exportacin, Reservacin de Importacin Martima, etc. En la carpeta de Contabilidad, el botn de
Agregar para Pagos Recibidos ofrece la opcin de agregar un Pago de Cliente o
un Reembolso de Proveedor. El botn de Agregar para las Entregas de Carga
abrir un asistente con pantallas que le guiarn para introducir la informacin
necesaria para crear una entrega de carga.
Botn de Editar:
ste abre el mismo cuadro de dilogo que se utiliza cuando se aade nueva
informacin de manera que pueda editar o cambiar la informacin. (Excepcin:. El botn de Editar de la Entrega de Carga abrir un cuadro de dilogo, no
el asistente que utiliza para introducir la informacin).
Botn de Eliminar:
Le permite eliminar o cancelar la transaccin seleccionada en la lista. Por
ejemplo, si elimina una transaccin como una Entrega de Carga, los artculos de
esa Entrega de Carga sern devuelto a su sistema y estarn disponibles. Para ver
cualquier transaccin eliminada, vaya a Opciones > Lista de Transacciones.
Para ms informacin sobre la Lista de Transacciones, consulte el Manual de
Personalizacin del Software Magaya.
Otros Botones y sus Funciones:
95

Para imprimir un documento, haga clic en el botn de Imprimir en la barra de

herramientas en la parte superior del Magaya Explorer. (Tambin puede utilizar
el men de Archivo y seleccionar Imprimir).
Para imprimir etiquetas de recepcin de un Recibo de Almacn, vaya a Archivo
(o haga clic en la flecha al lado del botn de Imprimir) y seleccione "Imprimir
Etiquetas".
Un cuadro de dilogo se abre. Seleccione el tamao de la etiqueta y la cantidad.
Tambin puede imprimir un rango de etiquetas o todas ellas.
En este ejemplo, esto resultar en 425 etiquetas que se imprimirn, una para
cada artculo del Recibo de Almacn nmero 43. Para cambiar la cantidad de
etiquetas a imprimir, introduzca un nuevo nmero en los campos Inicio" y
Fin.
Cada etiqueta se imprimir con las opciones marcadas en el men de Configuracin: La descripcin del artculo del almacn, la informacin de la compaa,
el nombre del destinatario, y un cdigo de barras.
96

Las etiquetas se pueden personalizar segn sea necesario. Estas etiquetas

indican el nmero de Recibo de Almacn:
97

Esta etiqueta muestra el nmero de Gua Area:
Para enviar un documento, haga clic en el botn de Correo en la barra de herramientas en la parte superior del Magaya Explorer. Consulte el tema Correo
electrnico por lotes
98

CORREO ELECTRNICO POR LOTES
El botn de Opciones le permite imprimir slo los campos de un formulario o

documento, y la opcin de calcular automticamente los totales en los campos
de un formulario.
Seleccione las opciones necesarias. Las opciones predeterminadas son: Mostrar

el papel en el dibujo, y Calcular los campos automticamente. Nota: El cuadro
de dilogo de Opciones mostrar el nombre del documento que est trabajando,
por ejemplo un Recibo de Depsito o una Entrega de Carga.
Correo Electrnico por Lotes

Usted puede enviar lotes de correo electrnico desde Magaya Explorer para un
grupo de clientes de cualquier lista. Por ejemplo, usted puede:
Crear una lista filtrada de las Facturas de Cobro y enviarlas por correo
electrnico en un lote
Enviar una factura de cobro mensual recurrente por el almacenamiento
Enviar un mensaje de mercadeo a todos sus clientes a la vez
Puede enviar mensajes de correo electrnico por lotes de cualquier lista de

transacciones. Usted tiene la opcin de seleccionar unas pocas entidades (tales
como clientes o proveedores) o enviar a toda la lista. Los mensajes de correo
99

electrnico sern enviados a las entidades involucradas en esas transacciones,

incluyendo sus contactos.
100
1)
Vaya a la lista a la que desea enviar correo electrnico por lotes, mantenga
pulsada la tecla de Mayscula y seleccione mltiples transacciones o entidades.
2)
Haga clic en la flecha en el botn de Enviar y seleccione Enviar correo por

lotes:

3)
En el cuadro de dilogo que se abre, la direccin de correo de su empresa

se rellena automticamente.
Los campos CC y BCC se pueden utilizar para incluir a otras personas en

este lote de envo por correo electrnico, adems de las personas en las
transacciones que ha seleccionado de la lista. Hay una opcin en la parte
inferior de la pantalla que est marcada por defecto para enviar un solo
correo electrnico por destinatario.
El formato puede ser configurado para ser PDF, HTML o formato de
Documento Magaya. Tambin puede agregar archivos adjuntos.
4)
Introduzca la lnea de asunto, texto del mensaje y cualquier archivo

adjunto.
5)
Active o desactive las opciones segn sea necesario, tales como Solicitar
Acuse de Recibo.
6)
Haga clic en el botn de Enviar cuando est listo para enviar el lote de
mensajes de correo electrnico.
101

EL BOTN DE FILTRAR
Aprenda ms sobre las plantillas de correo electrnico en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
El Botn de Filtrar
El botn le permite seleccionar cmo quiere ver la informacin en una lista. Por
ejemplo, usted puede querer ver slo las transacciones de la semana pasada o las
operaciones para un determinado cliente o destino.
El botn de Filtrar tiene dos opciones: Estndar y Avanzado.
El botn de Filtrar ofrece opciones que son especficas a la lista que est viendo.
Por ejemplo, el botn de Filtrar disponible para Cheques tiene campos que son
especficos para esa funcin contable, mientras que el filtro para Facturas de
Cobro tiene campos diferentes. En el filtro de Facturas de Cobro, puede filtrar
por Cuentas por Pagar o Cuentas por Cobrar, nmero de factura o fechas,
monto en Dolares de EE.UU. (o cualquier otra moneda), cantidades que sean
mayores o menores a las cantidades que usted indique, y otros. Para Cheques se
puede filtrar por nombre de cuenta, nmero de cheque, u otros criterios.
102

EL BOTN DE FILTRAR
A continuacin se presentan los filtros para las funciones de contabilidad:
El filtro es til especialmente cuando las listas son largas. Si no se aplica un filtro,
la lista mostrar todas las transacciones de esa carpeta, remontndose a la
primera que hizo su compaa. Para ver slo las transacciones ms recientes o
relevantes, utilice el botn de Filtrar y establezca sus criterios.
Cuando se utiliza el botn de Filtrar, el software guarda ese filtro a menos
que lo elimine. La prxima vez que vea esta lista, el filtro ser aplicado. Si no
puede ver parte de la informacin que busca, compruebe si hay un filtro activo
haciendo clic en el botn Filtrar. Para quitar el filtro, haga clic en el botn de Sin
Filtro. Tambin el contador en la parte inferior de la lista le dice cuntos
elementos se estn mostrando del total de elementos.
NOTE:
El botn de Filtrar no es el mismo que el botn de Buscar. No buscar de la

misma forma en que lo hace el botn de Buscar.
103

FILTRO AVANZADO
Filtro Avanzado
La pantalla del Filtro Avanzado tiene una lista de Campos Disponibles a la
izquierda, las Condiciones en la parte superior derecha y los resultados de las
Condiciones que se aplican en la parte inferior.
La lista de Campos Disponibles cambia en funcin de la transaccin que est

filtrando. Por ejemplo, los campos disponibles en el filtro avanzado de Orden de
Recogida incluye fecha de entrega, direccin de recogida, nombre del
conductor, y mucho ms. Muchos de los mismos campos estn disponibles en
todos los filtros avanzados, como transportista, fecha, etc. Los campos
disponibles se enumeran en orden alfabtico.
Los campos disponibles tambin tienen un tipo asociado a ellos: Texto, Fecha,
S/No, Entero y Decimal. Estos tipos se definen como sigue:
104
El campo de tipo Texto permite introducir texto. Campos disponibles que

aceptan texto incluyen "Transportista" y "Expedidor". El campo de texto
no distingue entre maysculas y minsculas.
El campo de tipo Fecha tiene un calendario para la eleccin de la fecha y

las condiciones como En para en esta fecha o En o Antes para en o
antes de esta fecha. Hay muchas opciones para el uso del campo de fecha.
El campo de tipo S/No se utiliza para las preguntas que pueden ser
respondidas con S o No. Se utiliza operadores de lgica (booleana) que
ayudan a refinar una bsqueda. Se utiliza para responder preguntas con
S/No tales como Ha sido liquidado el embarque? O Est excluido del
seguimiento? Si se utiliza Es Igual, a continuacin, seleccione S o No.
El campo de tipo Entero permite digitar un nmero. Si selecciona el

campo disponible de Piezas, puede introducir un nmero (un entero)
para el nmero de piezas. Introduzca un nmero entero, no una fraccin.

FILTRO AVANZADO
Entero se utiliza a menudo para piezas en exceso de existencias o piezas a

la mano.
El campo de tipo Decimal permite un nmero con tantos lugares decimales como sea necesario. El tipo de campo Decimal puede ser utilizado
para los pesos, valores, divisas, etc.
Cuando se selecciona un campo disponible, se muestra en la seccin de Condiciones de la pantalla.

Por ejemplo, si selecciona Fecha de Llegada, las condiciones son el rango de
fechas, que puede cambiar con un men desplegable, y las condiciones de la
fecha. La siguiente figura muestra el Transportista y el campo de texto que est
disponible:
Si selecciona la condicin de Iguales, introduzca el nombre de la compaa

completa. Si usted conoce solamente una parte de un nombre, seleccione
Contiene. Por ejemplo, si escribe Dom en el campo de texto, el filtro slo
mostrar los transportistas que contienen esas letras. (Los trminos Contiene
datos y No contiene datos son para encontrar los campos en blanco o los
campos con datos.)
A continuacin, haga clic en el botn de Agregar. La condicin de filtrado que
acaba de crear se aadir a la lista de filtros.
105

FILTRO AVANZADO
Usted puede agregar ms condiciones para refinar an ms el filtrado. La

condicin adicional aparecer debajo de las condiciones resultantes:
Las condiciones se pueden anidar bajo la primera condicin para reducir la lista
de resultados an ms.
Ejemplo de un filtro: Para encontrar una Entrega de Carga del 6 de marzo de
2009 o anterior que fue entregada a Enrique.
1)
Seleccione el campo disponible. En este ejemplo, seleccione Entregado

a.
2)
En Condiciones, seleccione Contiene. (Esto le permitir introducir un

nombre o slo un apellido. Si selecciona Igual, deber introducir el
nombre exacto.)
3)
En el campo al lado de Igual a entrar en el nombre de la persona que est

buscando: Enrique. (El campo de texto no distingue entre maysculas y
minsculas).
4)
5)
Seleccione otro campo disponible: Fecha.
6)
En Condiciones, seleccione "En o antes.
7)
Introduzca la fecha actual (por defecto).
8)
9)
Haga clic en Aceptar.
La lista de resultados se mostrarn en el Magaya Explorer. Si se encuentra el

resultado, ver la transaccin que est buscando, pero si no, refine su bsqueda
haciendo clic en el botn Sin Filtro y luego regrese al Filtro Avanzado para
modificar los trminos, o refinar la bsqueda mediante la eliminacin de una
condicin y la adicin de una diferente.
106

EL BOTN DE BUSCAR
Despus de filtrar una lista, se puede guardar haciendo clic en el botn de

Estrella en la parte superior de una lista.
El Botn de Buscar
Para buscar un documento o transaccin, utilice el botn de Buscar. El botn
de Buscar tiene una flecha con estas opciones: Transacciones, Bsqueda rpida,
Buscar entidad, Buscar Vehculos, Carpetas, y en Buscar siguiente.
107

EL BOTN DE BUSCAR
Al hacer clic en el botn de Buscar, aparece un cuadro de bsqueda. (El mismo

cuadro de bsqueda aparece al hacer clic en la flecha al lado del botn de Buscar
y seleccionar las transacciones. Ver la siguiente imagen).
Puede mover el cuadro de bsqueda para el lado de su Magaya Explorer y fijarlo

all haciendo clic en el botn Empotrar (con la flecha verde que apunta a la
izquierda). Para desempotrar, haga clic en el botn Empotrar (que ahora tiene
una flecha roja hacia la derecha en lugar de una flecha verde que apunta a la
izquierda).
Seleccione lo que quiere encontrar haciendo clic en la lista desplegable de Tipo
de Bsqueda. Puede buscar todos los elementos o elegir las transacciones a
buscar, como Recibos de Almacn o Facturas de Cobro. Para combinar
elementos de bsqueda, seleccione los Elementos Seleccionados de la lista
desplegable. Marque las casillas de los elementos que desea buscar. (Tambin
puede utilizar el botn con los tres puntos al lado de la lista desplegable.)
Por ejemplo, para buscar un nmero de Gua Area, seleccione Embarque.
Puede introducir un nmero parcial. Si conoce el nmero completo de gua
area, utilice la opcin de Bsqueda rpida en el botn de Buscar o en la
opcin de Carpeta.
Establecer el intervalo de fechas utilizando las listas desplegables de Desde y
Hasta.
108

EL BOTN DE BUSCAR
Puede buscar por nmero de Transaccin o por Texto. Para realizar una
bsqueda por texto, escriba el texto en el campo de Texto y haga clic en Buscar.
La ventaja de utilizar el mtodo de bsqueda por texto es que se puede encontrar
cualquier texto que aparece en cualquier parte de una transaccin. Incluso
puede buscar por una parte de la frase. Por ejemplo, si usted no sabe el nombre
completo de un transportista o proveedor, puede buscar usando parte de su
nombre.
La lista de resultados mostrar una transaccin o un documento que contiene
el texto que ha introducido. El nmero total de elementos encontrados se
mostrar en la parte inferior de la pantalla de Buscar.
Para ver un elemento de la lista de resultados, haga clic en l, y haga clic en el
botn de Ver. El cuadro de dilogo para esa transaccin se abrir. (Sugerencia:
Tambin puede hacer doble clic sobre el elemento en la lista de resultados para
poder verlo).
Para ir al documento o transaccin, haga clic en el elemento de la lista de resultados y haga clic en el botn de Ir a.
Puede detener la bsqueda en cualquier momento haciendo clic en el botn de
Detener para finalizar la bsqueda.
La opcin de Bsqueda Rpida abre un cuadro de bsqueda que le da las
opciones para buscar por tipo de transaccin y por nmero. Seleccione el tipo e
introduzca el nmero. Cuando la transaccin o el documento se encuentra, el
cuadro de bsqueda se cierra y se abre el documento.
109

EL BOTN DE BUSCAR
La opcin de Buscar Entidad abre una lista de todas las entidades en su sistema,
incluyendo clientes, transportistas, empleados, y ms.
Introduzca el texto que necesita encontrar, como el nombre (parcial o total) de

una entidad. Al hacer clic en el botn de Buscar, la lista de resultados muestra
las entidades que se encontraron. Puede reorganizar las columnas de la lista de
resultados haciendo clic y arrastrndolas a su lugar. Haga clic en el botn de
Acciones para seleccionar las columnas que desea incluir en la lista de resultados. Para realizar cambios en una entidad, utilice el botn de Editar. (Consejo:
Tambin puede hacer doble clic en el elemento de la lista de resultados para
abrirlo). Un contador en la parte inferior de la lista le indica cuntos elementos
se muestran del nmero total de elementos.
La opcin Buscar Vehculo abre un cuadro de dilogo para que pueda buscar
por nmero de Identificacin del Vehculo (VIN). El sistema encontrar los
nmeros de serie digitando los ltimos seis dgitos del VIN.
Cualquier VIN en su sistema Magaya puede ser puesto a disposicin sus clientes
para encontrarlo en lnea en LiveTrack.
110

EL BOTN DE ACCIONES
La opcin de Buscar Carpeta abre un cuadro de bsquedas con una pestaa

General y una pestaa Avanzada. Puede buscar un nmero de gua area en la
pestaa Avanzada.
El Botn de Acciones
El botn de Acciones est disponible en el Magaya Explorer cuando est viendo
listas o documentos. el botn de Acciones provee muchas funciones. Dependiendo de la lista o documento que est viendo, usted tendr diferentes opciones
disponibles.
Funciones comunes disponibles en el botn de Acciones:
Para ejecutar (o crear) reportes sobre una lista como la de Lista de Recibos de
Almacn, haga clic en el botn de Acciones y vaya a Reportes. Seleccione el tipo
de reporte del men. Las opciones incluyen la creacin de un reporte por expedidor, por destinatario, por proveedor, etc. El reporte puede ser guardado,
111

EL BOTN DE ACCIONES
enviado por correo electrnico o exportado. Consejo: En el reporte, haga doble

clic sobre un elemento para abrir un cuadro de dilogo para el elemento. Los
reportes pueden filtrarse y tambin calculrsele los totales. Los reportes se abren
en pestaas nuevas. Usted puede alternar entre dos o ms reportes.
Para copiar un documento como por ejemplo un Recibo de Almacn, haga clic
en el botn de Acciones y seleccione Crear Copia. Un cuadro de dilogo se
abrir con todos los campos llenos de acuerdo con los valores del documento
que est viendo. Cambie cualquier campo segn requiera. Haga clic en el botn
de Aceptar para guardar y ver el nuevo Recibo de Almacn.
Para excluir un documento del seguimiento, haga clic en la flecha a un lado del
botn de Acciones y seleccione Excluir del Seguimiento. Esto agrega una marca
de comprobacin a un lado del elemento del men Excluir del Seguimiento.
Esto se usa si una transaccin no est completa o no desea que se vea a travs del
Magaya LiveTrack. Para cambiar el Recibo de Almacn para que vuelva a estar
incluido en el seguimiento, haga clic en la flecha a un lado del botn de Acciones
y vuelva a seleccionar Excluir del Seguimiento. La marca de comprobacin
desaparecer.
Para ver la historia del Recibo de Almacn, haga clic en el botn de Acciones
(no en la flecha al lado del botn). Se abrir un cuadro de dilogo. Si hay algn
histrico, aparecer en la lista. Seleccione un elemento de la lista y haga clic en
el botn de Ver para abrir un cuadro de dilogo para el elemento, o haga clic en
el botn de Ir A para ir al documento..
El botn de Acciones ofrece mucha opciones dependiendo de la transaccin en

que est trabajando.
Ejemplos:
112
Cuando est viendo un Cheque, las opcin de anular la transaccin estar

disponible en el botn de Acciones.

EL BOTN DE ACCIONES
Cuando est viendo una Factura de Cobro, puede recibir un pago.
En una Entrega de Carga, puede marcarla como en trnsito o como

enviada.
Magaya Explorer viene con diferentes plantillas para formularios como Recibos
de Almacn u rdenes de Recogida. Para seleccionar una plantilla, haga clic en
la flecha al lado del botn de Acciones y escoja Seleccionar Plantilla.
Otras funciones del botn de Acciones incluyen importar o exportar datos y la
opcin de escoger las columnas en la lista. Otras funciones son: Impresin en
Lotes, estadsticas, y otras. Haga clic en las opciones de men para explorar las
posibilidades. Para ms detalles sobre estas funciones, consulte el ndice.
113

EL BOTN DE DETALLE
El Botn de Detalle
El botn de Detalle abre un nuevo panel en cualquier lista para mostrar ms
detalles acerca de las transacciones, entidades, o empleados. Dependiendo de
que lista est viendo, los detalles cambiarn.
114

EL BOTN DE DETALLE
Seleccione diferentes paneles de detalles haciendo clic en el men desplegable

de Paneles en la parte superior de la lista. Por ejemplo, la Lista de Embarques
ofrece un panel de detalles como Cargos, Eventos, y ms.
Puede ver el elemento de la lista, imprimirlo o enviarlo por correo electrnico.
115

EL BOTN DE DETALLE
116
SECCIN 2: ALMACN
Seccin 2: Almacn
117
SECCIN 2: ALMACN
118
CAPITULO 6: RECIBOS DE ALMACN

INTRODUCCIN A LOS RECIBOS DE ALMACN
Capitulo 6: Recibos de Almacn

Introduccin a los Recibos de Almacn
Un Recibo de Almacn (RA) es un documento que registra cuando arrib la
carga, fue descargada, registrada, y se le asign un lugar en su almacn. Es necesario un RA para cualquier tipo de carga que entre en su almacn.
El RA informa al cliente que usted se encuentra ahora en posesin de la carga
(tambin conocida como mercancas), y proporciona una prueba de que las
mercancas enumeradas en el RA se encuentran en el almacn que aparece en el
Recibo.
Introducir la carga en el Magaya Explorer actualiza sus registros de inventario.
El AR se guarda en el Magaya Explorer e identifica la ubicacin del almacn, la
cantidad de las mercancas, la fecha de recepcin de las mercancas, y otros
detalles tales como quin envi el cargamento, quin es el transportista y quin
el proveedor, las dimensiones de las cajas entregadas y los cargos.
119
CMO CREAR UN RECIBO DE ALMACN

INTRODUCCIN
Cmo crear un Recibo de Almacn

Introduccin
En el software Magaya, un cuadro de dilogo le ayuda a crear un Recibo de
Almacn (RA). El cuadro de dilogo tiene una serie de pestaas en la parte superior en los que hace clic para introducir informacin:
En este ejemplo se explica cmo rellenar los campos comenzando en la pestaa

General, pero se puede introducir informacin en cualquier orden.
No todos los campos son necesarios. El sistema le avisar que campos son obligatorios.
Puede cambiar la informacin en cualquier campo ya sea escribiendo en el
campo o utilizando el men desplegable para el campo.
Cuando haya terminado, haga clic en el botn de Aceptar. El cuadro de dilogo
se cerrar y la informacin que ha ingresado se guardar y aparecer en el
formulario de Recibo de Almacn. Si necesita realizar cambios en el formulario,
haga clic en el botn de Editar. Los artculos recibidos tendrn un estado de
Disponibles. Nota: Tambin se puede utilizar un Recibo de Almacn si se
devuelven artculos.
Tutorial en video:
120

PROCEDIMIENTO PASO A PASO
Para ver un tutorial de vdeo que ilustra la forma de recibir la carga en el

almacn con el software de Magaya, consulte la pgina de capacitacin sobre
www.magaya.com por el tutorial, Creating Warehouse Receipts.
Procedimiento Paso a Paso

1)
2)
Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Recibo de Almacn (o

Lista de Recibos de Almacn).
Si usted est en la vista de lista, haga clic en el botn de Agregar en

la barra de herramientas inferior. Se abrir el cuadro de dilogo de
Recibo de Almacn.
Si usted est en la vista de documento, haga clic en el botn de

Adicionar en la barra de herramientas superior. Se abrir el cuadro
de dilogo de Recibo de Almacn.
Ingrese la informacin necesaria en las pestaas como se muestra en las

siguientes secciones. La informacin introducida en el cuadro de dilogo
se convierte en un documento de Recibo de Almacn de forma
automtica. Usted no tiene que escribir un documento.
121

PESTAA GENERAL
Pestaa General
La pestaa General contiene informacin como quin cre este RA y cundo.
Seleccione de los mens desplegables, segn sea necesario.
El software de Magaya asigna un nmero al RA con el que est trabajando.

(Usted puede cambiar este nmero si es necesario escribiendo directamente
sobre el nmero. La numeracin de documentos se define en la carpeta de
Mantenimiento > Configuracin).
El software de Magaya llena automticamente la fecha, la hora y el nombre del
empleado que est creando el RA, y rellena el campo de Emitido por con el
nombre de su compaa. Tambin puede recibir la carga en nombre de otros
agentes mediante la seleccin de su nombre en el campo de Emitido por.
El campo de Emitido por puede mostrar su almacn o el proveedor de almacenaje que est utilizando para esta transaccin.
El campo de Agente de Destino es opcional. (Si se introduce un nombre en este
campo, y si Magaya LiveTrack est habilitada para el agente, el agente ser capaz
de ver el RA).
Nota: si su empresa es una Aerolnea, en la pestaa General de el RA tendr el
botn No Gua. Este le permitir seleccionar los nmeros de Gua Area asignados a los clientes o los nmeros no asignados.
122

PESTAA DE EXPEDIDOR/CONSIGNATARIO
Para agregar Guas Areas, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Transportistas. En el cuadro de dilogo de perfil del Transportista, haga clic en la pestaa
de Aerolnea. Haga clic en el botn Adicionar para aadir Guas Areas.
Pestaa de Expedidor/Consignatario
Seleccione el expedidor en el men desplegable.
El expedidor es a menudo el fabricante o mayorista, es decir, el que le envi el

cargamento. (Si el nombre del expedidor no est en la lista, agregar haciendo
clic en el signo +). La direccin del expedidor se rellenar automticamente en
funcin de los detalles en su perfil.
Seleccione el cliente a facturar (Es el que est pagando por sus servicios. Este
puede ser el expedidor, el consignatario, o un tercero).
Seleccione el Consignatario. El consignatario es el destinatario final de las
mercancas en el destino (Opcional).
Seleccione el Modo de Transportacin. (Si usted no selecciona un modo de
transportacin, no ser capaz de registrar los gastos de transporte en la pestaa
de Cargos del RA. Sin embargo, usted ser capaz de introducir los gastos de
transporte ms tarde, cuando esta carga se incluya en un embarque).
123

PESTAA DE PROVEEDOR
La informacin en los campos de Origen y Destino es opcionales (Si usted sabe

a dnde va la carga, el campo de destino puede ser utilizado ms adelante para
filtrar la carga o crear consolidaciones). Los nicos puertos que se muestran
aqu son los que tienen el modo de transportacin seleccionado en el campo
anterior. Los orgenes y los destinos que aparecen en estas listas son de la Lista
de Puertos. Si necesita un puerto que no est visible en la lista, haga clic en el
signo de ms en la barra de herramientas desplegable y seleccione el puerto de
la lista o agrguelo manualmente.
Pestaa de Proveedor
Seleccione el proveedor (que puede ser el mismo que el expedidor o la compaa
que proporcion la carga al expedidor). Puede modificar la direccin del proveedor para esta transaccin si es necesario, haciendo clic en el botn de
Cambiar.
Introduzca el nmero de factura y/o orden de compra si est disponible. (Estos

nmeros pueden ser tiles ms tarde para encontrar esta operacin porque este
nmero de transaccin es el nmero de referencia de su cliente).
Haga clic en la pestaa siguiente.
124

PESTAA DE TRANSPORTISTA
Pestaa de Transportista
Seleccione el transportista terrestre (normalmente una compaa de camiones).
Introduzca la informacin en los otros campos segn sea necesario. Estos son
opcionales.
El Nmero PRO es un nmero de conocimiento de embarque del transportista
terrestre, tambin llamado nmero progresivo. El nombre del conductor
puede ser til si la carga est daado o hay faltantes.
Haga clic en la pestaa siguiente.
125
PRODUCTOS
INTRODUCCIN A LA PESTAA DE PRODUCTOS
Productos
Introduccin a la Pestaa de Productos
En este tema se explica cmo introducir productos (tambin llamados carga,
artculos, o inventario) en la pestaa de Productos de los Recibos de Almacn,
rdenes de Recogida, Entregas de Carga, Reservaciones y Cotizaciones.
En este tema tambin se explicar cmo agregar un contenedor, la forma de
realizar cambios en los productos aadidos, y la manera de desempacarlos.
La pestaa de Productos tiene un aspecto diferente para diferentes operaciones,
pero las funciones son las mismas. Por ejemplo, la pestaa de Producto de
Entregas de Carga y de Cotizaciones tiene botones en la parte inferior en lugar
de en el lado derecho.
Para esta explicacin, vamos a utilizar el Recibo de Almacn (RA) como
ejemplo. A continuacin se muestra una captura de pantalla de la pestaa de
Productos del RA:
Utilice esta pestaa para agregar productos a la RA. Puede agregar elementos
haciendo clic en el botn de Agregar o en el botn de Escanear.
126
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Agregar Productos
Haga clic en el botn de Adicionar para agregar un artculo:
Si usted tiene el mdulo de extensin Magaya VIN Decoder, el botn Adicionar

mostrar una opcin para agregar un vehculo.
Un nuevo cuadro de dilogo de Producto se abre con estas pestaas: General,
Identificacin, EEI (antes conocido como SED), Prod. Peligroso, AMS y
Adjuntos.
En el cuadro de dilogo de los Productos, comience con la primera pestaa e
introduzca la informacin necesaria. Si est introduciendo una mercanca que
ya introdujo en su inventario con una Definicin de Producto de Inventario,
comience con la pestaa de Identificacin y seleccione el Nmero de Parte.
Esto llenar muchos de los campos con los detalles del artculo.
127
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
En el cuadro de dilogo de Producto, se puede hacer una copia de un artculo

haciendo clic derecho sobre el artculo y seleccionando "Aadir Copias" del
men emergente.
Pestaa General:
En la pestaa General del cuadro de dilogo de Productos, escriba la descripcin de los productos. (Si usted ha introducido la Definicin de Producto de
Inventario en su sistema Magaya, haga clic en la pestaa Identificacin y
seleccione el nmero de parte para acelerar el recibo).
Localizacin: Asignar el elemento a una ubicacin para que el estado del
elemento Disponible. Si no se asigna a ningn lugar, el estado del artculo ser
Pendiente. Si su compaa siempre recibe la carga en el mismo lugar, se puede
establecer el lugar de recepcin de forma predeterminada con lo que no tendr
que seleccionarlo en todo momento. Vea la lista de localizaciones y haga clic
derecho en un tipo de ubicacin de recepcin.
Seleccione el tipo de paquete, e introduzca el nmero de piezas y dimensiones.
El volumen se calcula de forma automtica. Puede configurar el sistema para
mostrar el volumen o el peso del volumen.
Las unidades se pueden configurar como libras (lb) o como unidades del
sistema mtrico: Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Configuracin.
El nmero de RA se muestra en la parte superior de la pestaa como RA. Este
ejemplo tambin muestra el prefijo documento de WH con el nmero de RA
85.
128
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Ejemplo de campo de Piezas: Si usted tiene 1 caja con 8 artculos adentro, introduzca 1 en el campo de piezas. Si necesita ms informacin acerca de los
productos, a continuacin, escriba 8 en el campo de Cantidad. Si conoce el peso
de cada pieza, digtelo en el Peso - el campo de piezas (debajo de las dimensiones).
Las dimensiones son por pieza. Por ejemplo, si usted tiene 2 paletas que miden
44L (Largo) x 44A (Ancho) x 44A (Alto) cada uno, introduzca 44 x 44 x 44 en
los campos de dimensiones.
Campo de Cantidad: Este campo tambin se utiliza si est declarando un seguro
o si necesita una Factura Comercial y necesita tener el valor por artculo. Por
ejemplo, si usted tiene una caja con 8 artculos en el interior, y cada artculo
tiene un valor de $50, escriba 50 en el campo de valor unitario.
Por Totales: Marque esta casilla si no conoce el peso de cada caja; a continuacin, anote el total de todas las cajas en el campo Total. (Cuando usted marca
la casilla, el campo de peso ser de color gris, para que pueda entrar en el peso
total).
129
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Si se asigna una localizacin para el artculo, entonces el estado del artculo ser
disponible, despus de que haga clic en Aceptar y guarde los datos introducidos en el cuadro de dilogo.
Pestaa de Identificacin:
En la pestaa de Identificacin, seleccione el nmero de parte (si procede) en
el men desplegable. Para configurar los nmeros de parte, vaya a la Definicin
de Producto de Inventario en la carpeta de Almacenaje. Vea el tema Definicin
de Producto de Inventario para ms informacin). Introduzca la informacin
en los otros campos segn sea necesario.
Si est llevando un inventario por nmeros de parte, se recomienda iniciar el
proceso de adicin de un producto mediante la introduccin de los datos de los
productos de la pestaa de identificacin en primer lugar. Cuando se selecciona
el nmero de parte, el sistema completar la descripcin del producto y sus
dimensiones en la pestaa General por usted.
Pestaa EEI:
En la pestaa EEI, seleccione el cdigo del Schedule B. La EEI es necesaria para
los embarques de exportacin valorados en ms de $2.500 (si incluye cualquier
artculo con un valor de $2.500 o ms, o si el valor total es de ms de $2.500).
130
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Los cdigos de clasificacin de productos Schedule B son utilizadas por

Aduanas de EE.UU. para controlar las mercancas exportadas. (Para obtener
ms informacin sobre los cdigos de Schedule B, consulte la seccin Clasificaciones de productos seccin).
Marque la casilla para incluir la informacin en la EEI: Estos datos se transfieren
automticamente a un embarque cuando se crea un embarque o una entrega de
carga. Estos datos tambin sern transferidos al formulario IEE que se enva a
las Aduanas de EE.UU.
131
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Haga clic en el botn de Seleccionar para buscar y seleccionar un cdigo del

Schedule B. Un cuadro de dilogo muestra los cdigos del Schedule B:
Esta lista contiene miles de entradas. Para limitar la lista, haga clic en la casilla
de verificacin de Uso comn. Esto mostrar slo los cdigos que utiliza regularmente. Tambin puede filtrar la lista para mostrar otras entradas. Cuando
haya seleccionado el cdigo que necesita, haga clic en el botn de Aceptar. Esto
le llevar a la pestaa del cuadro de dilogo de productos de la EEI. El cdigo y
la descripcin se rellenan automticamente.
Rellene los otros campos de la pestaa EEI:
132
Ingrese la informacin de Medidas para la Cantidad 1 y 2 segn sea necesario. (Esto est determinado por el cdigo del Schedule B que registr.
Cuando se especifican dos unidades de cantidad, el campo Unidad de
Cantidad para una clasificacin del Schedule B, tanto las cantidades
primaria (1) como secundaria (2do) deben ser reportadas en el AES). la
primera cantidad es necesaria a menos que use un cdigo de exportacin
limitada. La segunda cantidad es necesaria si el producto lo requiere, a
menos que use un cdigo de exportacin limitada. No todos los cdigos
del Schedule B requieren este campo; y X junto al campo indica que no es
requerido).
Introduzca el valor (el valor monetario total). Utilice nmeros enteros. No

digite cero. Este campo es obligatorio.
Introduzca el ECCN, el Nmero de Clasificacin de Control de las Exportaciones, expedido por la Oficina de Industria y Seguridad
(www.bis.doc.gov). Escrbalo si el tipo de licencia lo requiere.
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Introduzca el tipo de licencia para el producto. Haga clic en el botn para

buscar. (Un cdigo utilizado con frecuencia es el C33 de No Requiere
Licencia). Tambin anote el nmero de licencia si es necesario. Si el tipo
de licencia es un cdigo para embarques militares, el botn Militar se activar.
Seleccione el Origen del men desplegable (Domstico, Extranjero o

Militar). Obligatorio.
Introduzca el el cdigo de exportacin. Haga clic en el botn para buscar.

(Los cdigos de uso ms frecuente son OS para Exportacin General y HH
para Artculos del Hogar).
Si est embarcando un vehculo, haga clic en la casilla de verificacin Es Vehculo. Haga clic en el botn de Vehculo y digite la informacin sobre el vehculo. Haga clic en Aceptar para guardar y volver a la ficha EEI. Si usted tiene el
mdulo de extensin VIN Decoder, usted puede ahorrar tiempo en la introduccin de datos usando la opcin Vehculo en el men emergente cuando agrega
133
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
un artculo por primera vez al RA (o cualquier otra transaccin). Esta opcin no

aparecer si usted no tiene el mdulo de extensin.
Si desea incluir la informacin del vehculo en el EEI, marque la casilla Incluir

en EEI.
Se requiere completar correctamente la EEI para evitar incumplimientos y
multas.
NOTE:
Cuando usted enva su informacin de embarque y EEI, recibir un nmero de

transaccin interna (ITN), que es la prueba de la presentacin.
Pestaa de Productos Peligrosos:
En la pestaa de Productos Peligrosos, active la casilla de Productos Peligrosos
e introduzca la informacin en los campos segn sea necesario.
La informacin requerida en los documentos de embarque para el envo de
materiales peligrosos est en la Tabla de Materiales Peligrosos (HMT) del
Departamento de Transporte de EE.UU. (DOT), seccin 172.101. La descripcin bsica de los materiales peligrosos debe incluir el nmero de identificacin
del material, la designacin oficial de embarque del material, la clase o divisin
de riesgo, y el grupo de embalaje. Puede ser necesaria Informacin adicional
dependiendo de los materiales que se envan. La pgina web de materiales peli-
134
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
grosos del Departamento de Transporte de EE.UU. es

http://phmsa.dot.gov/hazmat.
El punto de inflamacin es la temperatura mnima a la que los vapores inflamables o una sustancia se inflama en contacto con una chispa o llama.
Se requiere un nmero telefnico de emergencia.
Para introducir informacin, haga clic en la casilla de Mercanca Peligrosa
para activar los campos. Los siguientes son los campos en la pestaa de
Producto Peligroso:
Nmero de Identificacin: Un cdigo que representa el nmero de identificacin asignado a los materiales peligrosos. Los ms utilizados son los
cdigos de las Naciones Unidas considerados apropiados para los
embarques internacionales, as como los embarques nacionales.
Clase de Material: Un cdigo que representa la clase o divisin de peligro

asignado al material en el cdigo Martimo Internacional de Mercancas
Peligrosas (IMDG).
Calificador de la Clase: Un cdigo que describe la clase de material peligroso. Haga clic en el botn con los tres puntos para seleccionar el cdigo
de la lista que se abre.
135
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
Descripcin del Material: La nombre oficial de embarque del material

clasificado como riesgoso.
Contacto de Emergencia: El nombre y/o nmero de telfono de la

persona o departamento a contactar en caso de una emergencia.
Pgina del Material: El nmero de pgina en el cdigo IMDG, en la que

aparece la identificacin de materiales peligrosos.
Temp. de Ignicin: La temperatura ms baja a la que el vapor de un

lquido combustible se inflama en el aire. Grados centgrados o Celsius.
Instrucciones Especiales: El nombre del material, instrucciones especiales, y/o el nmero de telfono, si procede.
Descripcin de la Clasificacin: Descripcin libre de la clasificacin de

materiales peligrosos, la divisin o requisitos de etiquetado.
Nivel de peligrosidad: Seleccione el nivel de peligro del material peligroso.
Pestaa de AMS:
136
PRODUCTOS
AGREGAR PRODUCTOS
En la pestaa AMS, introduzca la informacin en los campos segn sea necesario. Si usted va a enviar un vehculo, el nico campo requerido (obligatorio)
es el VIN.
Aduanas de EE.UU. requiere que la documentacin para todas las importaciones sea enviada al Sistema Automatizado de Manifiesto (AMS) antes de que
la carga llegue a los EE.UU. por va martima o area.
El Nmero de Identificacin Vehicular (VIN) es obligatorio cuando se est
importando un vehculo. Est en la pestaa de EEI. Haga clic en vehculo para
abrir un cuadro de dilogo y rellenar los detalles del vehculo.
El Nmero de Orden se utiliza para un coche nuevo o un vehculo que no tiene
ttulo, pero que tiene un nmero de orden del fabricante.
Pestaa de Adjuntos:
En la pestaa de Adjuntos, haga clic en el botn de Adicionar para agregar un
documento o una fotografa. Utilice los botones segn sea necesario. Cualquier
archivo adjunto aadido aqu puede verse desde cualquier otra transaccin que
incluya este artculo. Para obtener ms informacin, consulte el tema Archivos
adjuntos.
Cuando haya terminado de introducir informacin en el cuadro de dilogo de
Productos, haga clic en el botn de Aceptar. Toda la informacin se guardar.
137
PRODUCTOS
AGREGAR UN CONTENEDOR
Volver al cuadro de dilogo RA. Si necesita aadir ms productos, repita los

pasos indicados anteriormente.
Agregar un Contenedor
Si usted necesita agregar un contenedor, haga clic en el botn de Adic. Cont..
Se abrir un cuadro de dilogo para introducir la informacin del contenedor.
En el cuadro de dilogo de Contenedor, comience en la primera pestaa,

Contenedor. Seleccione el tipo de contenedor en el men desplegable.
Escriba una descripcin del contenedor (opcional).
Escriba el numero de contenedor.
Ingrese el nmero del Sello. Si hay dos nmeros de sello, digite ambos.
Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario.
Marque la casilla si desea agregar el peso de las piezas contenidas al peso

total.
Seleccione una localizacin de almacenaje en el men desplegable para

definir el lugar donde se reunir la carga.
El campo Notas es opcional.
La pestaa de identificacin contiene campos para el nmero de Factura y el

nmero de Orden de Compra:
Introduzca el Nmero de Factura, el Nmero de Orden de Compra y el

Trabajo (si procede).
Los campos para las pestaas de EEI, Productos Peligrosos, AMS, y Adjuntos en
el cuadro de dilogo de Contenedores son los mismos que para el cuadro de
138
PRODUCTOS
AGREGAR UN CONTENEDOR
dilogo de los Productos. Por favor, consulte la seccin Productos para obtener
informacin sobre cmo introducir datos en estas pestaas.
Nota: Cuando usted utiliza el botn de Adic. Cont., ese contenedor aparecer
en los reportes de contenedores (disponibles en el botn de Acciones de la Lista
de Embarque). Si utiliza el botn Adicionar para aadir un producto y luego
seleccionar el tipo de contenedor de la lista Tipo de Embalaje, no aparecer en
el Reporte de Contenedores.
La pestaa de Refrigerado contiene campos para consignar la disposicin de la
ventilacin y la temperatura.
Digite la informacin de la ventilacin y de temperatura.
Seleccione grados Celsius o Fahrenheit en la lista desplegable.
Marque la casilla si el contenedor tiene un generador.
Despus de haber introducido la informacin necesaria, haga clic en el botn de

Aceptar. Esto lo devuelve al cuadro de dilogo del RA.
139
PRODUCTOS
ESCANEAR CDIGOS DE BARRAS PARA REGISTRAR LOS PRODUCTOS
Escanear Cdigos de Barras para Registrar los Productos

Adems de usar el botn Aadir para agregar productos, tambin puede usar
el botn Escanear para aadir productos.
Para utilizar el botn de Escanear, el sistema debe tener el mdulo de extensin

Magaya Bar Code Scanner activada. Pngase en contacto con Magaya para activarlo.
Escanee el cdigo de barra sobre los artculos con el escner de cdigo de barras
de mano.
El escaner rellenar todos los campos que describen el artculo, tales como sus
dimensiones, basadas en la informacin introducida en el sistema Magaya
cuando se cre la Definicin de Producto de Inventario. El artculo se agrega a
la lista en el RA.
Sugerencia: Si est recibiendo ms de un paquete de la mismo producto, puede
hacer clic derecho sobre la mercanca en el cuadro de dilogo RA y hacer clic en
Aadir Copias. A continuacin, puede editar los detalles dentro del cuadro de
140
PRODUCTOS
ESCANEAR CDIGOS DE BARRAS PARA REGISTRAR LOS PRODUCTOS
dilogo de Producto para ese paquete, si por ejemplo el peso es diferente del
paquete original.
Otras funciones que puede realizar con el escner de cdigo de barras son la
Entrega de Carga (vase el captulo 9 de la Manual de Operaciones del Magaya
Cargo System o el Captulo 13 del Manual de Operaciones del Magaya WMS) y
la verificacin de las listas de embalaje de los embarques (vase el captulo 14 de
las Manual de Operaciones del Magaya Cargo System).
Para colocar los artculos dentro de una paleta, seleccione un artculo y haga clic
en el botn de Reempacar. En la seccin Reempaque de la Carga se explican
los pasos para usar el Asistente para Reempaque.
Otros botones en el cuadro de dilogo RA son Modificar, Eliminar, Detalles y
Desempacar. Para utilizar alguna de estas funciones, elija el producto y haga clic
en el botn que usted necesita.
Utilice la opcin Detalle para ver los artculos dentro de una paleta existente
o para aadir ms elementos a la misma. (Si selecciona un artculo que no es una
paleta y hace clic en el botn Detalles, el sistema le dir que El nmero de piezas
debe ser 1 para modificar el detalle de un artculo).
Cuando ensambla una paleta y coloca artculos el ella, el icono en la lista de los
productos del RA va a cambiar a un icono de paleta para indicar los elementos
se encuentran dentro de una paleta:
Adems del icono de la paleta, Magaya Explorer tiene otros iconos para indicar
el estado de la carga:
Celeste es Disponible (en el Almacn)
141
PRODUCTOS
REEMPAQUE DE LA CARGA
Violeta es Cargado (en un embarque)
Verde Claro se encuentra En Trnsito (de color verde oscuro est Arribando)
Azul es Enviado
Para retirar artculos de una paleta, haga clic en el botn Desempacar en la

pantalla de Productos. Los artculos individuales se enumeran en la lista de los
productos. El icono cambiar para indicar que los productos no se encuentran
dentro de un paleta.
Puede ajustar las columnas segn sea necesario haciendo clic y arrastrando la
columna para ampliar o reducir la misma. El peso total, volumen y nmero de
piezas se muestra en la parte inferior de la pantalla.
Reempaque de la Carga
Use el botn de Reempacar para volver a empaquetar los artculos segn sea
necesario. Un asistente se abre con campos para ingresar la informacin sobre
el contenedor. Puede seleccionar el tipo de embalaje, incluyendo cajas y paletas:
142
CARGOS
Si usted quiere hacer ms de un paquete, marque la casilla Crear varios

paquetes. Por ejemplo, si usted recibe 1.000 piezas, pero vienen en cajas de 50,
marque esta casilla para crear 20 cajas en un solo paso.
La siguiente pantalla del Asistente de Reempaque le permite seleccionar los
artculos a reempacar. Estos son los artculos del RA.
Puede utilizar la opcin Reempacar ms de una vez en un RA. Por ejemplo, si

usted recibe 10 artculos, puede embalar 5 artculos en una paleta y los otros 5
artculos en otra paleta. Los artculos deben ser de la misma localizacin.
Haga clic en el botn Finalizar cuando haya terminado.
Cargos
El software de Magaya le permite agregar, editar, y procesar cargos para transacciones tales como rdenes de Recogida, Recibos de Almacn, Entregas de
Carga, Reservaciones, Cotizaciones, y Embarques.
143
CARGOS
Los cargos introducidos en una pestaa de Cargos se usaran para las funciones
contables, tales como la emisin de Facturas de Cobro y Facturas de Pago. La
informacin de los Productos y Servicios se utiliza para calcular los cargos y las
liquidaciones de los embarques.
Las pestaas de Cargos en las diferentes transacciones pueden verse un poco
diferentes una de otra. Algunos de los botones pueden estar en diferentes
lugares, pero tienen las mismas caractersticas en cada una de las transacciones.
Por ejemplo, eche un vistazo a la pestaa de Cargos en el Recibo de Almacn
(RA):
Los botones de Aadir, Modificar y Eliminar estn en el lado derecho.

El botn Generar generar los cargos y crear transacciones contables correspondientes, tales como facturas de cobro y de pago. Despus de que se generan,
los cargos tienen un estatus de Procesado.
El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la
pestaa.
La columna Estado indica si un cargo est abierto o procesado. El smbolo de
dlar ($) verde representa ingresos, mientras que el smbolo de dlar rojo representa gastos.
144
CARGOS
Echa un vistazo a la pestaa de cargos en un Embarque:
Los botones Adicionar, Modificar y Eliminar estn en la parte inferior. Estn

disponibles las mismas funciones, slo que en lugares diferentes. (Cuando se
trabaja en un embarque, genere cargos usando el botn de Liquidacin de la
barra de herramientas de Embarque - No visible en esta captura de pantalla).
El botn de Unidades le permite cambiar de unidades de medida. Haga clic en
el botn de Unidades para abrir un nuevo cuadro de dilogo:
En el cuadro de dilogo de Unidades, puede cambiar las unidades de medida
como la longitud del valor predeterminado de Pulgadas a otras opciones:
Metros, Pies, mm, cm, o dm. Tambin se puede cambiar cada una de las
unidades para el clculo con un nmero de decimales distinto al predeterminado 0.00. Utilice los mens desplegables para realizar cambios. Haga clic en
el botn de Aceptar cuando haya terminado para guardar. Los cambios se aplicarn solamente a esta transaccin. Para cambiar las unidades de medida para
todo el Magaya Explorer, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuracin
> Unidades de Medida.
Para el siguiente ejemplo vamos a usar la pestaa de Cargos de un Recibo de

Almacn para ilustrar las funciones.
145
CARGOS
TRABAJANDO CON LA PESTAA DE CARGOS
Trabajando con la Pestaa de Cargos

Cuando hace clic en el botn Adicionar para agregar cargos, aparece un men:
Cuando se selecciona un tipo de cargo, un cuadro de dilogo se abre.
Los cuadros de dilogo de Ingreso por Flete y Gasto por Flete son los mismos
(excepto para el ttulo).
146
CARGOS
Si las opciones de cargos por fletes estn en gris, no las puede seleccionar.
Para que estn disponibles, vuelva a la pestaa de Expedidor/Consignatario y
seleccione el Modo de Transportacin.
NOTE:
La pestaa de Cargo por Flete indicar el modo de transportacin en el ttulo

(Areo, Martimo, o Terrestre) dependiendo del modo seleccionado. Nota:
Seleccione Ingreso para el transporte domstico, en lugar de utilizar Ingreso
por Flete cuando agrega un cargo por transporte local.
Un campo de Cdigo Tributario aparecer si usted ha establecido los impuestos
sobre las ventas en la Lista de Cuentas. (No se muestra en esta captura de
pantalla).
Para habilitar la opcin Actualizar automticamente para un cargo, marque la
casilla. Si usted hace un cambio a un producto como el peso, el cargo para el
nuevo peso se calcula y actualiza de forma automtica. Desmarque la casilla si
no desea este clculo automtico.
Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los cargos
se mostrarn en las transacciones de las operaciones y documentos tales como
RA y rdenes de Recogida (y ser visible para los clientes). Los cargos siempre
aparecer en las facturas de pago y las facturas de cobro, incluso si usted no
marca esta casilla.
Escenarios de Ejemplo para Adicionar Cargos:
Si usted es un agente de carga y est creando un Recibo de Almacn, se adiciona
un cargo por los gastos de flete y se lo aplica a la empresa de transporte terrestre,
ya que se lo estn cobrando y necesita pagarles.
Aadir un ingreso por flete cuando se le factura al cliente para que le pueda
pagar si usted recoge la carga por ellos.
147
CARGOS
Se aplica un ingreso o un gasto a los clientes por los servicios que usted ofrece,
tales como los embalajes o la documentacin.
Agregando Cargos:
Los cargos especificados en un RA se integran en el sistema de Contabilidad en
Magaya Explorer y aparecern en las facturas de cobro, facturas de pago, etc,
segn corresponda, cuando se generan las transacciones contables. Utilice el
botn Generar en el RA o la funcin de Liquidacin en un embarque para
generar cargos. (Para ms detalles, vea la seccin sobre Liquidacin en el captulo de Embarques en el manual de Operaciones).
Para los Cargos de Ingresos y las Cargos de Gastos:
148
Seleccione el cargo en el men desplegable. (Tenga en cuenta los cargos de

ingreso son tarifas e ingresos. Los cargos de gastos son costos y
gastos).
Aadir una descripcin (opcional).
Seleccione a quien se aplica la carga, como por ejemplo a un cliente o un

transportista. (Si el cliente que necesita no aparece en la lista desplegable,
utilice el botn al lado de la lista desplegable para mostrar todas las entidades).
Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que

el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se
paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el
destino).
CARGOS
Seleccione un cdigo para impuestos sobre las ventas, si es que se aplica a

sus servicios. (En los EE.UU., los impuestos de ventas no se aplican a los
servicios de carga, pero si se aplican en otros pases).
Seleccione la casilla de verificacin para mostrar los cargos en los documentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los
documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacn. (Los
cargos siempre aparecern en los documentos de las transacciones contables, tales como facturas de cobro y pago).
Introduzca la cantidad aplicable para el servicio que se est cargando. (Por

ejemplo, por servicios de manejo por $2.00 por libra, introduzca la cantidad de libras).
Introduzca la unidad que est utilizando. Para el ejemplo anterior, introducir libras (lb).
Introduzca el precio de su servicio (por ejemplo $2,00 por libra). Si establece el precio en Productos y Servicios, estar disponible en el men
desplegable.
El importe se calcular multiplicando la cantidad por el precio.
Haga clic en la pestaa de Notas para agregar notas (opcional) si necesita

ms informacin acerca de la carga en la factura.
Haga clic en Aceptar para guardar la informacin y cerrar el cuadro de

dilogo de Ingresos. Esto le llevar a la pestaa de Cargos de la caja de
dilogo del Recibo de Almacn.
Aadir cargos adicionales segn sea necesario. Use el botn Modificar para
realizar cambios.
Utilice el botn Unidades para seleccionar las unidades de dimensiones y peso.
149
CARGOS
Para los Cargos por Ingresos por Flete y Gastos por Flete:
Seleccione la clase de servicio de carga. (Esto extraer el tipo de flete de la

Lista de Productos y Servicios en la carpeta de Contabilidad).
Introduzca una descripcin (opcional).
Seleccione a quien desea aplicar el cargo por flete, como por ejemplo al
transportista como gasto o al cliente como ingreso. (Si el cliente que
necesita no aparece en la lista desplegable, utilice el botn al lado de la lista
para mostrar todas las entidades).
Si desea personalizar las tarifas, haga clic en el botn de Tarifas. Un cuadro
de dilogo se abrir para ese transportista o cliente. Introduzca los datos y
haga clic en Aceptar para guardar la tarifa y volver a esta pantalla.
Cuando se cambia la forma de aplicar el cargo (por peso, piezas, etc), los
totales en la parte inferior cambiarn. Los campos no sombreados
(amarillo) se multiplicarn automticamente para calcular el total. Slo
tiene que rellenar los campos no sombreados.
150
Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que

el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se
paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el
destino).
Actualizar Automticamente: Marque esta opcin para permitir que los

cambios realizados en el cargo se calculen de forma automtica.
Seleccione la casilla de verificacin para mostrar los cargos en los documentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los
documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacn. (Los
CARGOS
cargos siempre aparecern en los documentos de las transacciones contables, tales como facturas de cobro y pago).
Seleccione del men desplegable si aplicar el cargo por Piezas, Peso,

Volumen, o por Contenedor.
Las cifras totales para el nmero de piezas, peso bruto, volumen bruto,
tarifa, y cantidad total se muestran en los campos de la parte inferior.

dilogo de Gastos por Flete. Esto le llevar a la pestaa de Cargos de la caja
de dilogo del Recibo de Almacn.
Consejo: Para todos los gastos que agregue, tambin agregue un ingreso.
Otras opciones en la pestaa de Cargos: Se puede modificar o eliminar un
cargo seleccionando y haciendo clic en el botn que usted necesita.
Para ver las opciones, haga clic derecho en un cargo y aparecer un men emergente:
El men emergente tiene muchas opciones, tales como mover un cargo hacia
arriba o hacia abajo en la lista. Esto afectar cmo los cargos se vern en los
documentos y en LiveTrack. La prioridad de algunos cargos se puede establecer
en los Productos & Services list; ver el Manual de Contabilidad del Software
Magaya.
Unidades: Si desea cambiar las unidades de medida para esta operacin, haga
clic en el botn de Unidades. Esto slo cambia las unidades para la transaccin
en que est trabajando, como en un RA.
151
EVENTOS
INTRODUCCIN A LA PESTAA DE EVENTOS
El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la

pantalla.
El botn de Generar se usa para la generacin de las facturas de cobro o de pago
relacionadas con los cargos consignados.
Puede ajustar las columnas segn sea necesario haciendo clic y arrastrando la
columna para ampliarla o reducirla.
Eventos
Introduccin a la Pestaa de Eventos
La se utiliza para enumerar los eventos relacionados con la transaccin, tales
como un Recibo de Almacn o una Orden de Recogida. El software Magaya
viene con una lista predeterminada de definiciones de eventos de la que puede
elegir. Tambin puede crear sus propias definiciones de eventos.
Los eventos definidos en el cuadro de dilogo aparecern en el mensaje de
correo electrnico enviado en mensajes de Magaya Transaction Tracking y
Magaya LiveTrack, y sern visibles para el cliente, dependiendo de la configuracin.
Tambin puede ver los eventos de una transaccin yendo a la lista de transacciones y haciendo clic en el botn de Detalle. Un panel nuevo se abrir. En el
panel, seleccione la pestaa de Eventos.
152
EVENTOS
AGREGAR UN EVENTO
Agregar un evento
Para agregar un eventoagregar un evento a una transaccin, haga clic en el
botn Adicionar. Un cuadro de dilogo se abre. Contiene una lista de eventos
predefinidos.
Establezca la fecha y hora para el evento.
Seleccione el tipo de evento del men desplegable.
Los detalles son opcionales.
Seleccione una ubicacin si es necesario. La ubicacin es el lugar geogrfico donde se llevar a cabo el evento.
153
EVENTOS
DEFINIR NUEVO EVENTO
La casilla est seleccionada para incluir el evento en el seguimiento.

Cuando el cliente o el agente ven la transaccin en LiveTrack, los eventos
son visibles en la seccin Detalles del Seguimiento.
Haga clic en OK para guardar.
Definir Nuevo Evento

El software Magaya le permite definir los eventos. Adems de utilizar los
eventos predeterminados en el software, usted puede crear sus propios eventos
para satisfacer mejor las necesidades de su negocio. Para definir los eventos:
1)
Vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuracin.
2)
Haga clic en el icono de Definicin de Eventos en el men.
La siguiente figura muestra la pantalla de Definicin de Eventos:
154
EVENTOS
DEFINIR NUEVO EVENTO
Haga clic en el botn de Agregar. Un cuadro de dilogo se abre:
Escriba un nombre para el evento.
Introduzca los detalles del evento (opcional).
Seleccione una ubicacin a conectar con el evento (opcional).
Seleccione en el men desplegable para elegir el tipo de creacin

automtica para este evento. Hay muchas opciones: Por ejemplo, usted
puede hacer que un evento aparezca en un Recibo de Almacn o en una
Entrega de Carga cuando se crea, enva por correo electrnico, o es liquidado. Si selecciona Manual no crear automticamente un evento:
155
ADJUNTOS
INTRODUCCIN A LOS ADJUNTOS
Usted tendr que seleccionar el evento cada vez que desee incluirlo en la
transaccin que est creando.
La casilla de verificacin Incluir en Seguimiento est marcada por

defecto. Esto significa que este evento ser visible para el cliente (o agente)
en el seguimiento en lnea, LiveTrack.
Haga clic en OK para guardar.
Adjuntos
Introduccin a los Adjuntos
Los Adjuntos se pueden agregar a las transacciones en Magaya Explorer.
Los Adjuntos incluyen fotografas y documentos. Los archivos adjuntos pueden
aadirse cargndolos desde el computador o directamente desde un escner.
Consejo: El tamao mximo de archivos recomendado es de 150 kb. Lo mejor
es adjuntar imgenes pequeas, de baja resolucin. De lo contrario la transaccin ser lenta cuando se enve.
Optimice su base de datos en la opcin del men de Configuracin > Mantenimiento y Configuracin. Vea el Manual de Personalizacin del Software
Magaya.
156
ADJUNTOS
AGREGAR UN ADJUNTO
Fotografiar la carga cuando llega a su almacn y adjuntar la fotografa al Recibo

de Almacn, crea un registro de su condicin:
Agregar un Adjunto
Para Agregar un Adjunto:
Haga clic en el botn de Agregar para adjuntar una fotografa u otro documento, uno a la vez, o mantenga pulsada la tecla de Maysculas para seleccionar varios archivos a adjuntar.
Seleccione un documento y haga clic en el botn correspondiente para

poder verlo, eliminarlo o guardarlo en otra ubicacin, como en otro
equipo de su red o en una carpeta diferente en su equipo. Si ha adjuntado
un documento y desea verlo, haga clic en el botn de Ver.
Haga clic y arrastre elementos desde su computadora hasta la pantalla de

Adjuntos.
157
ADJUNTOS
ADJUNTAR ARCHIVO DESDE EL ESCNER
El siguiente es un ejemplo de una fotografa y un PDF adjunto a un Recibo de

Almacn y se mostrados en la pestaa de Adjuntos:
Adjuntar Archivo desde el Escner

Documentos e imgenes pueden ser adquiridas directamente a travs de un
escanear y adjuntos a una transaccin, como un Recibo de Almacn, liberacin
de la carga, etc. El archivo adjunto tambin se puede guardar en su computadora
o red, para conservar una copia del mismo.
El tamao recomendada de los archivos es de 150 kb o menos. Los archivos ms
grandes son lentos de enviar por correo electrnico.
Antes de iniciar estos pasos, asegrese de que el escner est conectado y funcionando correctamente.
1)
158
Vaya a la pestaa de Adjuntos en la transaccin que est trabajando, como

un Recibo de Almacn o una Entrega de Carga. Si usted no ha utilizado la
ADJUNTOS
funcin de escner en el Magaya Explorer anteriormente, los botones para

la adquisicin con el escner sern de color gris y ser necesario activarlo.
Para activar los botones de Adquirir, haga clic en el botn Dispositivos:
Un cuadro de dilogo se abrir.

2)
Haga clic en el escner que desea utilizar. (Nota: Debe tener el escner
conectado a su ordenador). La informacin sobre el escner rellenar los
campos en el cuadro de dilogo.
3)
Haga clic en las casillas de verificacin: Para Imgenes y Para Documentos.

La opcin Para Imgenes adquiere imgenes desde una cmara, cmaras
web o un escner. Por ejemplo, usted puede tener una cmara web instalada en su almacn para fotografiar la carga a medida que llega. Esto
contribuir a salvar la imagen en un formato de archivo grfico.
Si desea utilizar el escner slo para la digitalizacin de documentos, haga
clic en la casilla de verificacin de Para Documentos. La opcin de Para
Documentos adquiere documentos que escanea tales como facturas
159
ADJUNTOS
comerciales que llegan con la carga. El documento se guarda como un

archivo PDF.
La fuente asignada determinar qu cuadros de dilogo ver en los prximos pasos.
Si usted tiene un escner, marque ambas casillas.
Si usted tiene varios escneres, establezca un escner Para Imgenes y el
otro Para Documentos. Estos ajustes se pueden cambiar en cualquier
momento.
4)
Haga clic en el botn de Aceptar. Volver a la pestaa de Adjuntos.
5)
Haga clic en el botn Adquirir en la pestaa de datos adjuntos. Un

cuadro de dilogo se abrir.
El botn Adquirir se utiliza para escanear una imagen. Se abrir un
cuadro de dilogo con las instrucciones para escanear un documento. (El
botn de Dispositivos est aqu por si desea cambiar los escneres).
El botn de Adquirir Doc. se utiliza para escanear un documento. Se
guardar como un archivo PDF.
Una vista previa del documento aparecer en los paneles despus de la
digitalizacin. Para buscar ms de una pgina, haga clic en el botn de
Adquirir para cada pgina. Todas las pginas aparecern a la izquierda,
una tras otra, y una vista previa de la pgina seleccionada aparecer en la
derecha.
160
ADJUNTOS
6)
Haga clic en el botn de Aceptar cuando haya terminado el escaneo. La

imagen escaneada o documento aparecer en la pestaa de Adjuntos.
Si usted desea hacer un archivo adjunto visible solo internamente en su

empresa, y no para que los clientes a travs de Magaya LiveTrack o Transaction Tracking, haga clic en la casilla de verificacin Interno.
Si el tamao del archivo es grande, el sistema le dar un mensaje que le
notifica que los archivos adjuntos de gran tamao pueden provocar un
despacho lento del adjunto.
De todos modos, usted puede enviar el archivo sin importar el tamao.
Para configurar su sistema Magaya para reducir automticamente el
tamao de la imagen, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuracin > General. Haga clic en la casilla Optimizar imgenes para Internet.
En la pestaa de Adjuntos se puede optar por eliminar, guardar o ver el documento (o imagen). El botn de Guardar abrir una carpeta en su computadora
o red para que pueda guardar la imagen.
Ahora el documento (o imagen) se coloca en la transaccin como un archivo
adjunto.
161
NOTAS Y NOTAS INTERNAS

NOTAS
Notas y Notas Internas

Magaya Explorer le ofrece la opcin de aadir notas a sus transacciones. Hay
dos tipos de notas: Notas que se incluyen en los documentos y que son visibles
para los clientes, y notas internas que no son visibles para los clientes.
Notas
Las notas pueden ser aadidos a las transacciones, tales como Recibos de
Almacn u rdenes de Recogida mediante la pestaa de Notas en la transaccin:
Introduzca la nota escribiendo en el campo de notas.
Haga clic en el botn para seleccionar una clusula que se ha creado en su

sistema Magaya.
Agregar las Clusulas a Utilizar en las Notas

Puede guardar clusulas en el Magaya Explorer para las notas que agrega con
frecuencia a las transacciones. Por ejemplo, usted puede tener una clusula
como Consolidar segn el manifiesto de carga que se agrega a cada embarque.
Guarde esta clusula o cualquier otra en la lista de clusulas y estar disponible
para usarla cada vez que lo necesite.
Las clusulas se pueden aadir mientras est trabajando en un RA o por yendo
a la carpeta de Mantenimiento y abriendo la opcin de Configuracin.
162

AGREGAR LAS CLUSULAS A UTILIZAR EN LAS NOTAS
Haga clic en el botn para seleccionar una clusula que se ha creado en su

sistema Magaya.
Haga clic en el botn de Agregar en el cuadro de dilogo Listado de Clusulas. Se abrir un nuevo cuadro de dilogo para agregar la informacin
de la clusula.
Introduzca el nombre de la clusula.
163

NOTAS INTERNAS
Seleccione una categora para la clusula, como Factura de Pago o Entrega

de Carga. (Para aadir a esta lista desplegable de opciones, utilice el botn
con los tres puntos al lado de la lista desplegable).
Introduzca el texto de la clusula tal y como aparecer en la transaccin.
Haga clic en Aceptar para regresar al Listado de Clusulas. (Ahora, la clusula est disponible para su uso).
Cuando se selecciona una clusula, aparecer en la Lista de Notas en la pestaa

de Notas.
Para eliminar una nota de una transaccin, seleccinela y pulse la tecla Eliminar
del teclado (o pulse el botn de retroceso).
Para eliminar una clusula del Listado de Clusulas, abra el Listado de Clusulas
haciendo clic en el botn con los tres puntos. Seleccione la clusula y haga clic
en el botn Eliminar.
Notas Internas
Las Notas Internas son internas dentro de su empresa. No aparecern en las
transacciones y no sern visibles para el cliente.
Para Agregar Notas Internas
164
QU ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACN?

INTRODUCCIN
Haga clic en el botn Nuevo para aadir una nota interna.
Introduzca la nota escribiendo en el campo.
Haga clic en Guardar cuando haya terminado. La nota aparecer en la

lista.
Para realizar cambios en una nota interna, seleccinela y haga clic en el botn
de Modificar.
Para eliminar una nota interna, seleccinela y haga clic en el botn de Eliminar.
Qu Acciones Puedo Realizar con un Recibo de

Almacn?
Introduccin
La informacin que introduzca en el Recibo de Almacn (RA) se pueden transferir de forma automtica a otra documentacin mediante el botn de Acciones.
La siguiente seccin explica cmo generar transacciones contables y otras
acciones a partir de un RA.
Generar Transacciones Contables de un RA

Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como
por ejemplo facturas, a partir de la informacin introducida en otras operaciones, tales como en un RA.
Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la informacin de una
transaccin a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaa de
Cargos, los cargos se mantienen Abiertos (no se registra en el sistema contable) hasta que haga clic en el botn de Generar o cuando son liquidados. Hasta
entonces son Procesados.
Despus de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recoger todos
los cargos y los agrupar para crear facturas de cobro para cada cliente. Los
cargos que se destinarn a facturas de pago tambin se agrupan y se crean para
cada proveedor. Despus de esto, se procesan en el sistema contable.
165

GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UN RA
Tambin puede crear las transacciones contables del RA haciendo una lista de
todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos pasos:
1)
Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Lista de Transacciones.
2)
En la lista de transacciones, haga clic en el botn de Acciones y seleccione

la opcin: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir
Pago, o Pagar Factura. (Ver ms detalles a continuacin). Estas operaciones se procesarn de inmediato, a diferencia de los cargos consignados
en la pestaa de Cargos.
Cuando est en la Lista de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones

contables directamente de un RA mediante el botn de Agregar en la parte inferior de la lista:
Factura de Cobro: Puede crear una factura para el RA. (Tambin puede
crear transacciones contables cuando est en el cuadro de dilogo del RA
usando el botn de Generar en la pestaa de Cargos). Esta es la pantalla de
la factura de cobro:
Haga los cambios necesarios a la transaccin. Puede ver el cuadro de

dilogo del RA o ir al documento. (La pantalla es similar para los Reintegros de Cobro, Facturas de Pago y Reintegros de Pago. Para obtener ms
informacin, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya).
166
Reintegro de Cobro: Utilice esta opcin si necesita girar un crdito o un

reembolso a un cliente.

OTRAS ACCIONES
Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que

usted tiene que pagar.
Reintegro de Pago: Utilice esta opcin si usted le pag en exceso a un

proveedor y este le otorg un crdito.
El botn de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opcin de

vincular la operacin con una Factura de Pago, una Factura de Cobro o un
Recibo de Almacn. Tambin se puede desvincular. Si ha creado una Factura de
Pago (o una transaccin contable de otro tipo) separado del RA, se puede
vincular de esta manera. En primer lugar, en la vista del documento RA, haga
clic en el botn de Acciones > Listado de Transacciones. A continuacin, en la
lista de transacciones, haga clic en Acciones y seleccione la opcin que desee.
Tambin puede recibir el pago o pagar la factura desde el botn de Acciones.
Otras acciones
Puede realizar otras acciones en la vista del documento (o la vista de lista) de un
Recibo de Almacn (RA) utilizando el botn de Acciones:
Para ver una lista de todas las transacciones relacionadas con el RA, seleccione
la opcin de Listado de Transacciones.
Para ver o agregar archivos adjuntos, puede utilizar el men de Acciones o la
pantalla de archivos Adjuntos, en el cuadro de dilogo.
Para crear una copia del RA, seleccione la opcin Crear Copia.
Para excluir la transaccin del seguimiento (si la transaccin no est completa
y usted no quiere que se vea travs de LiveTrack), seleccione la opcin: Excluir
del Seguimiento.
Para enviar el RA a otro usuario en Magaya Network, haga clic en la opcin
Enviar A. Esto abre el mismo cuadro de dilogo que al hacer clic en el botn de
Enviar.
Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opcin:
Seleccionar Plantilla. La plantilla de Recibo de Almacn Detallado muestra
ms informacin acerca de cada producto. La plantilla de Gua Expreso es
para los correos que utilizan el RA como una carta de porte. Asegrese de
vincular la plantilla a la transaccin actual haciendo clic en esta opcin.
Para ver el historial del RA (como por ejemplo una Orden de Recogida para
esta carga), seleccione la opcin: Historia. Un cuadro de dilogo se abrir,
enumerando todas las transacciones relacionadas con esta carga.
167

IMPRIMIR ETIQUETAS
Puede ver una transaccin mediante la seleccin en el cuadro de dilogo de la

Historia. El botn de Vista abre el cuadro de dilogo para la transaccin. El
botn Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el
botn Atrs.
El software de Magaya le ofrece la opcin de crear un RA a partir de una Orden
de Recogida. Si usted recogi la carga y tiene una Orden de Recogida creada en
el software Magaya, puede transferir la informacin de la orden de recogida de
forma automtica al RA. Para ello, vaya al documento de Orden de Recogida y
haga clic en la flecha al lado del botn de Acciones.
La vista de lista del RA tambin tiene un botn de Acciones con opciones adicionales: Reportes, Ir al Documento, Imprimir en Lote, Configurar Columnas,
Importar, Exportar y Estadsticas.
Puede agregar columnas a la vista de lista y guardar dicha vista. Para obtener
ms informacin sobre cmo trabajar con la lista de RA, consulte el tema
Trabajar con Vistas de Documentos y Listas.
Imprimir Etiquetas
Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha en el botn de Imprimir y seleccione Imprimir Etiquetas.
El cuadro de dilogo Imprimir Etiquetas:
168
Seleccione el tamao de la etiqueta y la configuracin de la impresora.
Cambiar la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.

PANEL DE DETALLES
Panel de Detalles
En la lista de RA, haga clic en el botn Detalles para abrir un nuevo panel.
En este panel, seleccionar los elementos de la lista desplegable para ver.
El botn de Detalles est disponible en todas las listas. Opciones en el men son:
Eventos: Ver Eventos aadidos
HTML: Muestra el RA igual que en LiveTrack

169

PANEL DE DETALLES
170
Cargos: Haga clic derecho en un cargo para verla
Listado de Transacciones: Muestra los cargos generados, tales como las

facturas de cobro y de pago
CAPTULO 7: CONFIGURAR SU ALMACN

ZONAS DE ALMACN Y LOCALIZACIONES
Captulo 7: Configurar su Almacn

En este captulo se explica cmo definir los artculos del inventario, establecer
zonas de almacn y lugares de Magaya Explorer, definen los tipos de paquetes,
y definen los productos bsicos clasificaciones.
Zonas de Almacn y Localizaciones

Magaya Explorer le proporciona una manera de introducir los nombres de
localizaciones en el almacn y utilizarlas para asignar la carga a un lugar determinado. Tambin puede crear reportes sobre el almacn utilizando informacin de localizacin.
La primera vez que use el software Magaya, se recomienda configurar las
localizaciones y zonas de almacn. Esto har que los lugares estn disponibles
para su uso en Magaya Explorer y facilitar la creacin de Recibos de Almacn.
TIP:
Antes de introducir informacin de zonas y localizaciones en Magaya Explorer,

haga un esbozo de su almacn en papel. Dibuje la zona de carga, el rea de recepcin, puertas, pasillos y reas de trnsito para el montacargas, los bastidores, los
estantes, y otros detalles. Etiquete cada parte de la bodega. Vea un ejemplo de
un plano en el captulo 2 del Magaya WMS Operations Manual.
Cada almacn es diferente, y cada uno es adecuado para el tipo de operacin
realizada. Un almacn que necesita ms espacio de almacenamiento y que lleva
a cabo operaciones de carga o descarga menos frecuentes, puede utilizar bastidores ms altos. Un almacn que se encarga de muchas rdenes de carga y
descarga tendr los productos del inventario en un lugar de fcil acceso para
hacer la seleccin y carga ms rpida.
Sus localizaciones pueden ser nombradas de acuerdo a los productos que vende,
los clientes a quienes vende, o por la zona en el almacn, como por ejemplo, un
rea cercada o un patio al aire libre. Muchos usan nombres tales como Fila 1,
Fila 2, Fila 3, etc. Introduzca la informacin en el Magaya Explorer de acuerdo
a sus necesidades.
Para importar las localizaciones desde otro sistema de software, consulte la
seccin Importacin de Localizaciones para una explicacin paso a paso.
171
CMO CREAR ZONAS DE ALMACN

CMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACN?
Cmo usa el Magaya Explorer la informacin de Zonas y Localizaciones del Almacn?

Independientemente del tipo de etiquetas que se utilizan en su almacn para
identificar las zonas y localizaciones:
Etiquetas de cdigo de barras en los estantes y tarimas para realizar un

seguimiento de la carga por medio de los lectores de mano conectados a
Magaya WMS, o
Signos para marcar las filas y las tarimas.
Puede introducir esta informacin en Magaya Explorer, y le ayudar a saber

dnde est todo en su almacn.
Cuando registra una zona o localizacin del almacn en Magaya Explorer, esas
zonas y localizaciones quedan disponibles para su uso cuando se recibe la carga
y se guarda en su almacn.
Por ejemplo, cuando se crea un Recibo de Almacn, puede seleccionar la localizacin en la pantalla de Productos en el interior del artculo de carga situado en
la pestaa de Productos. El campo Localizacin tiene un men desplegable,
todos los lugares registrados estn disponibles desde este men desplegable.
Tambin puede utilizar la informacin de localizacin para crear un reporte por
localizacin en el almacn (con el botn de Acciones en la Lista de Productos en
la carpeta de Almacenaje).
Cmo crear Zonas de Almacn

Zonas de Almacn son reas grandes del almacn que a su vez contienen
pequeas localizaciones. Por ejemplo, una zona puede ser una fila con muchas
localizaciones para cada nivel y seccin de la fila. Una zona tambin puede tener
ms de una fila. Si usted tiene un patio, este tambin puede ser una zona con dos
o ms localizaciones adentro.
172
CMO CREAR ZONAS DE ALMACN

Aadir primero las zonas. A continuacin, agregar localizaciones, para que

pueda asignar una localizaciones a una zona.
TIP:
TASK
1.
Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones.
2.
Haga clic en el botn de Acciones y seleccione las Zonas de Almacn.

Una nueva lista se abre.
3.
Haga clic en el botn de Agregar. Se abre un cuadro de dilogo.
Introduzca el nombre de la zona.
Escriba una descripcin de la zona.
Seleccione la Zona Padre (si corresponde).
Seleccione una Divisin (opcional).

dilogo.
STEP RESULT: La zona de almacn que ha creado aparece en la Lista de Zonas.

Para cerrar la lista, haga clic en el botn de Cerrar o en la X roja en la esquina
superior de la lista.

Usted puede acomodar la lista de zonas con el botn de Filtro. El botn de filtro
tiene dos opciones: Estandar y Avanzado.
El Filtro Estndar le permitir mostrar una lista de localizaciones en el almacn
por condiciones tales como las localizaciones que estn en uso o que estn
vacas. Puede filtrar por estado, tipo, zona, y por cliente.
El Filtro avanzado permite filtrar la lista por ms criterios.
Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la seleccin de la
lista de Campos Disponibles a la izquierda.
173
CMO CREAR LOCALIZACIONES DE ALMACN

Establezca la condicin que desee aplicar. Por ejemplo, para filtrar la lista para
ver qu localizaciones del almacn estn vacas, seleccione Vacas. Haga clic
en el botn de Agregar. Aada cualquier otro criterio adicional. Haga clic en
Aceptar para ver la lista filtrada.
Para obtener ms informacin sobre el uso del filtro avanzado, consulte el tema
"Filtro Avanzado.
Cmo crear Localizaciones de Almacn

Las Localizaciones de Almacn son los lugares en su almacn en donde se
guardan los productos y el inventario. Estas a menudo incluyen un rea de
recepcin, un rea de preparacin, lugares en estantes en diferentes filas, un rea
de almacenamiento al aire libre, un rea de Control de Calidad, entre otros.
TASK
1.
174
Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones.
CMO CREAR LOCALIZACIONES DE ALMACN

2.
Haga clic en el botn Agregar. Aparece un cuadro de dilogo.
Introduzca un cdigo, como por ejemplo una abreviatura de la localizacin.
Escriba una descripcin. (Por ejemplo, si la ubicacin de la primera fila

del almacn y la primera seccin de la fila es Fila 1 Seccin 1, el cdigo
puede ser: R1S1 El rea de preparacin podra tener un cdigo de PREP.
Usted decide los nombres, los cdigos y descripciones de las localizaciones).
Seleccione el tipo de localizacin desde el men desplegable: Almacenamiento, Recibo, Salida, Control de Calidad, Mvil u otros.
Seleccione la zona en la lista desplegable. El software de Magaya viene

con una Zona Predeterminada. (Nota: Sin embargo, si usted no ha
aadido zonas, en el men desplegable no tendr ninguna opcin para
seleccionar. Se recomienda que las zonas se aadan antes que las local-
175
CMO PERSONALIZAR LOS TIPOS DE EMBALAJE

izaciones en el Magaya Explorer. Vea la seccin sobre Zonas de Almacn

para informacin sobre la adicin de zonas en Magaya Explorer).
3.
Seleccione un cliente en el men desplegable si desea asignar un lugar

especfico en el almacn a un cliente. Eso significa que slo el inventario
de ese cliente se almacenar en ese lugar.
La longitud, anchura y altura son opcionales.
Haga clic en el botn de Aceptar para guardar la informacin introducida. La localizacin de almacn aparecer en la lista.

Usted puede acomodar la lista de localizaciones con el botn de Filtro. El botn
de filtro tiene dos opciones: Estndar y Avanzado.
Opcin: Seleccione una Localizacin de Recepcin como el predeterminada. Si
usted recibe la carga en la misma rea, establezca esa como la localizacin predeterminada para procesar ms rpidamente los Recibos de Almacn. La localizacin predeterminada ser la localizacin asignado a toda la carga de forma
automtica.
Cmo personalizar los Tipos de Embalaje

El software Magaya viene con una lista de tipos de embalaje predeterminados.
Si usted necesita personalizar los tipos de embalaje, utilice la lista de Tipos de
Embalaje. Por ejemplo, si usted construye sus propias paletas, introduzca las
dimensiones en Magaya Explorer, de forma que se completan automticamente
cuando agregue la paleta a un embarque.
176
CMO PERSONALIZAR LOS TIPOS DE EMBALAJE

La lista de Tipos de Embalaje se encuentra en la carpeta de Almacenaje.
TASK
1.
Haga clic en el botn de Agregar. Aparece un cuadro de dilogo con

dos pestaas: Descripcin y Dimensiones. Los campos cambian en
funcin del tipo de embalaje que usted seleccione en el men desplegable.
177
CLASIFICACIN DE LOS PRODUCTOS

INTRODUCCIN A LA CLASIFICACIN DE LOS PRODUCTOS
2.
Introduzca la informacin en la pestaa Descripcin. En esta pestaa,

algunos campos aparecen segn el tipo de embalaje que usted seleccione en el men desplegable Tipo.
Si selecciona Contenedor, aparecern campos para el cdigo del

contenedor y el tipo de equipo.
Si elige otro tipo de paquete como Canasta, los campos para contenedores no estarn disponibles.
Para un contenedor, tambin se puede especificar el Mtodo como
areo, martimo o terrestre. Utilice el botn al lado del men desplegable para seleccionar un cdigo o tipo.
3.
Introduzca las dimensiones del embalaje en la ficha Dimensiones.
4.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
RESULT:
Ahora el tipo de embalaje estar disponible para su uso en su Magaya Explorer.
Tambin puede agregar o editar un tipo de embalaje, mientras agrega productos
a una Orden de Recogida, Recibo de Almacn, o a un Embarque.
Clasificacin de los Productos

Introduccin a la Clasificacin de los Productos
La Clasificacin de Productos emplea cdigos para categorizar los productos.
Estas clasificaciones tambin se conoce como cdigos Schedule B o cdigos de
exportacin. Son nmeros de 10 dgitos basados en el sistema armonizado
internacional de 6 dgitos (HS) y definido por Aduanas de EE.UU. Los cdigos
le ayudan a determinar las tarifas aplicables en un pas y las tasas de impuestos
para una mercanca. Hay aproximadamente 9.000 cdigos. Los cdigos estn
agrupados en captulos.
178

Los productos en la lista de cdigos incluyen tipos de alimentos, muebles,

textiles, plsticos, metales, vidrio, productos qumicos, vehculos, calzado, y
muchos ms.
Si un cdigo del Schedule B tiene una descripcin de nesoi, significa que el

artculo No ha sido especificado o incluido en otra parte (Este es el captulo 98
- Disposiciones Especiales de Clasificacin) El nmero de producto no debe
utilizarse hasta que se haya verificado si existe una clasificacin en otra parte
que se ajuste ms especficamente. Otras clasificaciones bajo el mismo ttulo
general deben ser examinadas.
Estos cdigos son requeridos para los embarques exportados desde los EE.UU.
El cdigo debe estar en la EEI (antes conocido como SED). Todos los cdigos
estn disponibles en la pestaa EEI en Magaya Explorer cuando introduce
179

productos o agrega un contenedor a un Recibo de Almacn o una Orden de

Recogida:
180

ACCIONES CON LA LISTA DE CLASIFICACIN DE PRODUCTOS
Acciones con la Lista de Clasificacin de Productos

La lista de Clasificacin de Productos se encuentra en la carpeta de Almacenaje:
To Parafiltrar la lista de clasificaciones de productos haciendo clic en el botn

de Filtrar. El botn de Filtrar tiene dos opciones.
Esta es una captura de pantalla del filtro Estndar para la Clasificacin de
Productos:
Puede seleccionar un captulo en el men desplegable o introducir un trmino

en el campo de Buscar. Los resultados se mostrarn en la lista y el cuadro de
dilogo se cerrar.
181

El filtro Avanzado tiene muchas opciones para el filtrado de su lista.
Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la seleccin

de la lista de Campos Disponibles a la izquierda. Por ejemplo, Descripcin.
Establezca la condicin que desea aplicar. Sugerencia: seleccione

contiene para que pueda introducir una palabra clave o una clasificacin
de productos parcial. Si selecciona Igual, deber introducir la clasificacin de producto completa. Si no, el filtro no lo encontrar.
Introduzca la descripcin (palabra clave) en el campo junto a la lista

desplegable de condicin.
Aadir cualquier condicin adicional segn sea necesario.
Haga clic en Aceptar para ver la lista filtrada.
El filtro aplicado en la lista de Clasificacin de Productos permanecer activo

hasta que lo elimine, como sucede con cualquier lista. El contador en la parte
inferior de la pantalla le indica cuntos elementos se muestran del total. La lista
filtrada tambin se mostrar cuando ve la carga en la pestaa de EEI dentro de
la pestaa de "Productos" de un Recibo de Almacn o una Orden de Recogida.
182

Usted puede cambiar el filtro haciendo clic en el botn de Seleccionar para abrir
la lista.
Consejos de Filtrado:
Dado que algunas descripciones son largas, haga doble clic en el cdigo en
la lista filtrada para poder verla.
Si utiliza un producto con regularidad, marque la casilla Uso Comn. El

cdigo se mostrar en la lista de Seleccionar dentro de la pestaa de
Productos, en la pestaa de EEI.
Para Agregar una Clasificacin de Producto:

Si necesita agregar una Clasificacin de Producto a la lista:
Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Clasificacin de Productos.
Introduzca el cdigo y la descripcin.
183

Haga clic en Aceptar. La clasificacin es agregada.
Para importar el Schedule B ms reciente de Aduanas de EE.UU. hacia

Magaya Explorer:
Vaya a la subcarpeta de Clasificacin de Productos que encuentra en la

carpeta de Almacenaje.
Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Importar Cdigos

Schedule B. Un cuadro de dilogo se abre. Importe los nuevos cdigos
(estos cdigos estn disponibles en la pgina web del Censo de los EE.UU.:
www.census.gov y desde el sitio web de Aduanas de EE.UU.:
www.cbp.gov).
Otras Acciones disponibles en el botn de Acciones:
184
Para ver los Cdigos de Exportacin solamente, seleccione Cdigos de

Exportacin.
CREAR UNA DEFINICIN DE PRODUCTO DE INVENTARIO

Para ver los Cdigos de Tipo de Licencia, seleccione Cdigos de Tipo de

Licencia.
Crear una Definicin de Producto de Inventario

Esta tarea explica cmo crear una definicin de producto de inventario para un
artculo del inventario regular en Magaya Explorer. Esta captura de pantalla
muestra el cuadro de dilogo:
Una Definicin de Productos de Inventario es exactamente lo que suena - la

definicin de un artculo en el inventario tal como los artculos que los mayoristas almacenan para la venta o artculos que recibe regularmente para un
cliente.
185

Cuando se crea una Definicin de Producto de Inventario en Magaya Explorer,

la definicin de ese artculo estar disponible en el sistema Magaya para ser
usado en las transacciones, tales como Recibos de Almacn y rdenes de
Recogida.
La ventaja de crear una definicin de un producto del inventario es la de simplificar la recepcin de los artculos que se envan a su almacn con regularidad.
Cuando los artculos se reciben y se crea un Recibo de Almacn (RA) en Magaya
Explorer, usted puede seleccionar el Nmero de Parte en la pestaa de Identificacin dentro del cuadro de dilogo de Producto, y la informacin del artculo
se rellenar automticamente. Esto tambin est disponible en la pestaa de
Productos cuando se crea una Orden de Recogida.
Si tiene el mdulo de extensin Magaya Bar Code activado, usted puede escanear el cdigo de barras del artculo que defini y toda la informacin sobre el
mismo aparecer en el RA. Usted no tendr que volver a escribir las dimensiones, etc. cada vez que reciba ese elemento.
Cuando se selecciona el nmero en un RA, el elemento se agrega automticamente al inventario disponible. Cuando un artculo se libera a travs de una
Entrega de Carga o un Embarque, es retirado del inventario.

Para crear una definicin de artculo de inventario, siga estos pasos:
1)
Vaya a la carpeta de Almacenaje > Definicin de Producto de Inventario
2)
Haga clic en el botn de Agregar y seleccione Agregar artculo de inventario. Un cuadro de dilogo se abrir.
La otra opcin del botn de Agregar, Agregar Producto de Inventario
Revendible, abre un cuadro de dilogo con todos los campos que se
utilizan para definir artculos de reventa y sus Productos y Servicios. Para
ms detalles, consulte la seccin Agregar Productos Revendibles.
3)
186
Comience con la pestaa General:
Introduzca el nmero de parte. El nmero puede ser asignado por el

fabricante o el cliente, o tambin puede ser el nmero interno que se
utiliza para mantener su inventario. Los guiones en el nmero no se
recomiendan. Este campo es obligatorio. Nota: El nmero de parte
no se puede editar despus de la definicin del producto de inventario se ha creado.
Haga clic en el botn si realiza el seguimiento de inventario por SKU

(Stock Keeping Unit), se pronuncia "skiu" o segn la sigla SKU. Un

SKU identifica un artculo idntico de diferentes fabricantes. Un

nuevo cuadro de dilogo se abre. Introduzca el nmero de SKU y
haga clic en el botn de Adicionar. Haga clic en el botn de Aceptar
para guardar el SKU y volver a la pestaa General del cuadro de
dilogo Definiciones de Productos de Inventario.
4)
Escriba una descripcin del artculo.
Introduzca el nmero de Modelo o nombre que le fue asignado por

el fabricante.
Seleccione el Cliente en el men desplegable. (Use esta opcin si

tiene un cliente habitual que compra este producto. Nota: Si asigna
un cliente, el producto del inventario estar vinculado al cliente. La
informacin de inventario de ese producto estar disponible para
que el cliente la vea a travs de Magaya LiveTrack.
Seleccione el nombre del fabricante en el men desplegable.
Escriba la cantidad por paleta, si los artculos son enviados en una

paleta en la misma cantidad cada vez. Esto tambin se utiliza para
estimar el nmero de artculos que se puede acumular en un paleta.
Marcar la casilla Mantener inventario por nmero de serie si el

seguimiento de su inventario por nmero de serie. (El nmero de
serie es nico para cada artculo. Por ejemplo, las computadoras en
una oficina pueden ser todas de Dell, y pueden ser del mismo
modelo, pero cada una tiene un nmero de serie diferente. Si el
equipo necesita una reparacin y se enviar de vuelta al fabricante
para su reparacin, el nmero de serie asegurar que el equipo
correcto sea el que se enva.
Marque la casilla para Guardar nmeros de serie al salir si desea

realizar un seguimiento del nmero de serie slo despus de que los
artculos se envan (por ejemplo, para el despacho de aduanas en los
pases de destino).
El tipo de embalaje y las dimensiones son opcionales.
Tipo de Producto: El sistema tiene Todo tipo de mercancas" como

un tipo de producto por defecto. Usted puede agregar otros y luego
usarlos en las Tarifas y en otros lugares como en los reportes.
En la pestaa de Contabilidad, puede agregar el valor, establecer el costo

y las cuentas de ingresos para los artculos del inventario, e informacin
de cantidad mnima en inventario.
Utilice las opciones en los mens desplegables de Elemento de

Compra y Elemento de Venta para asignar las cuentas de gastos e
ingresos para el producto.
187

LISTA DE DEFINICIONES DE PRODUCTOS DE INVENTARIO
La informacin sobre cantidad mnima en existencia se puede

configurar para que el sistema enve una alerta cuando el inventario
para este artculo alcance el nmero se define aqu como Cantidad
Mnima.
Usted puede alertar a un empleado o dejarlo en blanco.
Para enviar una notificacin por correo electrnico al cliente de inventario bajo,
marque la casilla de Alertar al cliente por correo electrnico. Asegrese de que
haya una direccin de correo electrnico en el perfil del cliente.
Si ha seleccionado un Proveedor Preferido, tambin puede optar por crear una
Orden de Compra para el proveedor cuando el inventario est bajo. La Orden
de Compra aparecer en la Lista de Ordenes de Compra (para los usuarios de
Magaya Supply Chain Solution).
Cuando termine de ingresar la informacin para la Definicin de Producto de
Inventario, el artculo se guarda en su sistema Magaya y queda listo para ser
utilizado en Recibos de Almacn y en otras transacciones.
Al editar una Definicin de Producto de Inventario, el Nmero de Parte aparece
en gris y no se puede cambiar. Si el Nmero de Parte no es el correcto, elimine
el elemento y cree una Definicin de Producto de Inventario nueva para el artculo.
Lista de Definiciones de Productos de Inventario

La Lista de Definiciones de Productos de Inventario se puede utilizar para
mostrar una variedad de informacin sobre el inventario de una manera que sea
til para su operacin especfica.
Filtre la lista para ver slo los productos que desea ver. Guarde esa vista haciendo clic en la estrella en la parte superior de la lista.
188

Ponga nombre a la vista para salvarla.
La vista de la lista se puede utilizar en cualquier momento. No es necesario

configurar un nuevo filtro para ver la lista.
Botn de Acciones:
Cree reportes haciendo clic en el botn de Acciones y seleccionando la opcin,
como la de Reportes > Resumen de Entradas y Salidas. Los reportes de
Entradas y Salidas de carga se tratan en detalle en el Manual de Operaciones
del Magaya Supply Chain Solution.
Botn de Detalles: Haga clic en el botn de Detalles para abrir un nuevo panel.
En este panel, puede seleccionar mostrar ms detalles, tales como archivos
adjuntos, SKU, y mucho ms. Haga clic en el botn de Detalles de nuevo para
cerrar el panel.
189

Configurar Columnas: Haga clic en el botn de Acciones para acceder al

cuadro de dilogo de Configurar Columnas desde donde puede establecer el
ancho de columna, el orden y las columnas que desea ver.
Botn de Detalles:
Para ver ms detalles acerca de su inventario de forma rpida, haga clic en el
botn Detalles para abrir un panel.
Seleccione el panel detallado que desee ver. Al hacer clic en cualquier definicin
del producto de inventario, los detalles aparecen en el panel.
Nota: La lista de Productos y Servicios proporciona una opcin para ver slo
los cargos por productos de inventario o para ver los cargos que no estn relacionados con el inventario.
Configurar Columnas:
Para agrupar los artculos de reventa, seleccione la columna:
190
1)
Acciones > Configurar Columnas.
2)
En el cuadro de dilogo, haga clic en Adicionar columnas para abrir el

cuadro de Columnas Relacionadas.
3)
En el men desplegable, seleccione el Elemento Relacionado Elemento de

Venta.
4)
Seleccione Es una reventa. Este es un tipo de columna s/no.

5)
Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar cada cuadro de dilogo y volver
a la lista.
Haga clic en el encabezado de la columna para ordenar la lista y agrupar

todos los artculos de reventa.
191

192
CAPTULO 8: RDENES DE RECOGIDA

INTRODUCCIN A LAS RDENES DE RECOGIDA
Captulo 8: rdenes de Recogida

Introduccin a las rdenes de Recogida
Una Orden de Recogida es un documento que describe los trminos para la
entrega de bienes de un lugar, como por ejemplo de un proveedor, a su almacn.
La Orden de Recogida especifica la ubicacin de la recogida, identifica a la
compaa que recoger y entregar la carga, la ubicacin en la que el cargamento ser entregado, los cargos aplicables, y las dimensiones y la descripcin
de la carga.
Cuando un cliente te llama y pide que recoger su carga y llevarla a su almacn o
entregarla directamente (sin pasar por su almacn), se crear una Orden de
Recogida.
Las rdenes de Recogida se localizan en la carpeta de Almacenaje. Usted puede
ver las rdenes de Recogida en forma de lista o en forma de documento.
193
PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA
Pasos para crear una Orden de Recogida
TASK
1.
Vaya a la carpeta de Almacenaje en el lado izquierdo del Magaya

Explorer y haga clic en Orden de Recogida (o en la Lista de rdenes de
Recogida).
2.
Haga clic en el botn de Agregar en la barra de herramientas. Aparecer

un cuadro de dialogo para la Orden de Recogida.
3.
En la pestaa General, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
El sistema le asignar un nmero de Orden de Recogida. (Para ms informacin sobre la creacin de nmeros de documento, consulte el captulo Opciones de personalizacin en el Manual de Personalizacin
del Software Magaya).
El nombre del empleado se rellena automticamente (en funcin de

quin est conectado).
Emitido Por se rellena de forma automtica (esta es la empresa que
emite la orden de recogida; Si usted es el agente de carga, el proveedor
de logstica, o el NVOCC, entonces el nombre de su empresa aparecer
194
aqu. Usted puede cambiarlo si est recibiendo la carga a nombre del

agente).
4.
Introduzca la fecha para la recogida y la entrega de los artculos.
Seleccione el agente de destino en el men desplegable. Si se agrega el

nombre del agente de destino aqu, podr ver la transaccin con LiveTrack Magaya y el seguimiento de las transacciones.
Haga clic en la siguiente pestaa.
En la pestaa Expedidor, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
Seleccione el nombre del remitente. (El remitente es la persona que

quiere la carga transportada, como por ejemplo el fabricante, el proveedor o el comprador).
La direccin del remitente se rellenan automticamente. Para cambiar

la direccin para esta orden de recogida, haga clic en el botn de
Cambiar. Si la ubicacin del expedidor es el lugar de recogida, haga clic
en el botn de Copiar y la direccin se completar de forma automtica
en el campo de Ubicacin de Recogida.
Seleccione la ubicacin de la recogida. (Si la direccin del expedidor y la

direccin de recogida es la misma, haga clic en el botn de Copiar en el
centro. La direccin se rellenan automticamente).
Haga clic en el men desplegable de Lugar para seleccionar la ciudad

de la recogida (opcional). Utilice la X roja para borrar un lugar. El campo
Lugar se utiliza si usted tiene tarifas definidas en el sistema por cdigo
postal y desea que el envo por tierra se genere de forma automtica
usando esa tarifa. Esta lista se obtiene de la lista de Puertos. Si el lugar
(puerto) que usted necesita no est visible, agrguelo usando el men
desplegable para el campo haciendo clic en el signo de ms en la barra
de herramientas desplegable. Seleccione de la lista de puertos o
agregue manualmente un puerto. Para definir una zona de cdigo
postal, tambin utilice la lista de Puertos > Acciones > Definicin de
195
Zonas. Tambin tendr que crear la tarifa y automatizar el cargo en ese

cuadro de dilogo de Productos y Servicios.
5.
196
En la pestaa Consignatario, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
Seleccione el nombre del consignatario (quien recibe los bienes en

ltima instancia - si sabe esto ahora. Si va a enviar las mercancas a su
almacn, entonces usted es el consignatario).
Seleccione el lugar de entrega.
Cambie la direccin si es necesario. El cdigo postal es utilizado por el

sistema para calcular los cargos por transporte, si tiene los cargos
configurados.
Haga clic en el men desplegable de Lugar para seleccionar la ciudad

de la entrega (opcional). Utilice la X roja para borrar un lugar. Esta lista
saca de la lista de puertos. Si el lugar (puerto) que usted necesita no est
visible, agregue uno usando el men desplegable del campo haciendo
clic en el signo de ms en la barra de herramientas desplegable. Seleccione de la lista de puertos o agregue manualmente un puerto.
Asegrese de que el puerto cuenta con el modo de transporte que

usted necesita.
6.
7.
En la pestaa Proveedor, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
Seleccione el proveedor (este puede ser el mismo que el expedidor).
Introduzca el nmero de factura y el nmero de orden de compra. Estos

son opcionales, pero se recomienda llenarlos debido a que son
utilizados como nmeros de referencia por los clientes.
En la pestaa Transportistas, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
Si usted no es el transportista, seleccione el transportista terrestre (El

transportista domstico es por lo general una empresa de transporte
por tierra).
Seleccione el transportista principal (si la carga es enviada por mar

despus de la recogida, el transportista principal ser el transportista
martimo).
Introduzca el nmero de PRO (opcional). El nmero PRO es un nmero

progresivo, un nmero secuencial utilizado por las empresas de trans-
197
porte para identificar y dar seguimiento a facturas de transporte de

carga.
8.
Escriba el nombre del conductor y nmero de licencia (opcional).
Introduzca el nmero de seguimiento del transportista, si tienen uno.
Introduzca la direccin de retorno.
Escriba el numero de reservacin.
En la pestaa de Productos, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
198
Introduzca los detalles de las mercancas (carga) utilizando el botn de

Adicionar. Un nuevo cuadro de dilogo se abre. Cada producto se aade
a la tabla en la pestaa de Productos.
9.
Si necesita agregar un contenedor, haga clic en el botn de "Adic.

Cont.".
Para ms detalles sobre la adicin de productos y el uso de la pestaa de

Productos, consulte el tema Productos.
En la pestaa de Cargos, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
Los cargos consignados en la pestaa de cargos se integran en el

sistema de contabilidad en el Magaya Explorer y aparecer en las
Facturas de Pago, de Cobro, etc.
Para agregar un cargo, haga clic en el botn de Adicionar y seleccione

un tipo de cargo. Introduzca la informacin en el nuevo cuadro de
dilogo.
Como el modo de transporte es terrestre, el tipo de Ingreso por Flete y

Gasto por Flete ser terrestre. Para las entregas locales, es frecuente el
flete terrestre.
Para obtener ms informacin sobre la adicin de cargos y el uso de la
199
pestaa de cargos, consulte el tema Cargos.
10.
En la pestaa de Eventos, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
11.
En la pestaa de Adjuntos, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
12.
La pestaa de Adjuntos se utiliza para agregar cualquier fotografa o

documento a la orden de recogida. Esta pestaa es opcional. Para
obtener ms informacin acerca de cmo adjuntar archivos, vea el tema
Archivos adjuntos.
En la pestaa de Entrega, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
200
La pestaa de Eventos se utiliza para enumerar los eventos relacionados

con la Orden de Recogida. Los campos de esta pestaa son opcionales.
Para obtener ms informacin sobre la pestaa de Eventos, consulte el
tema Eventos.
Haga clic en la casilla de verificacin de Informacin de Entrega para

habilitar los campos si desea una prueba de entrega: Fecha y hora de
entrega, quin recibe la entrega, y cualquier comentario (Se utiliza

cuando el destinatario no es su almacn).
13.
En la pestaa de Notas, escriba la informacin que necesita de la

siguiente manera:
14.
La pestaa de Notas se utiliza para aadir notas o clusulas a su Orden

de Recogida. Estas notas sern visibles para el cliente. Esta pestaa es
opcional. Para ms detalles sobre la adicin de notas, consulte el tema
Notas.
En la pestaa de Notas Internas, escriba la informacin que necesita

de la siguiente manera:
15.
La pestaa de Notas Internas se utiliza para aadir notas para uso

interno dentro de su empresa. Estas no aparecern en la Orden de
Recogida y no sern visibles para el cliente o el transportista. Esta
pestaa es opcional. Para obtener ms informacin sobre cmo aadir
notas internas, consulte el tema la seccin Notas.
Cuando haya terminado de ingresar la informacin, haga clic en el

botn de Aceptar en el cuadro de dilogo de la Orden de Recogida.
STEP RESULT: El formulario de Orden de Recogida se rellenar automticamente. Verifique la informacin. Para realizar cambios, haga clic en el botn
de Editar.
201
QU ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA?

IMPRIMIR ETIQUETAS
Qu acciones puedo ejecutar con una Orden de

Recogida?
Despus de completar la Orden de Recogida, usted tiene muchas opciones en el
software Magaya. Puede imprimir la rdenes de recogida o una etiqueta, enviarla por correo electrnico, hacer una copia, u otras opciones.
Buscar: Le da la opcin de buscar por nmero de transaccin con la funcin de

Bsqueda Rpida, o buscar por cualquier texto en un documento. Consulte el
tema Botn de Buscar para ms informacin.
Enviar: Para enviar mensajes dentro de Magaya Network.
Correo electrnico: Para el envo de documentos o enlaces de seguimiento a
travs del correo electrnico.
Imprimir Etiquetas
Imprimir el documento o etiquetas: Mediante el uso de esta opcin, las etiquetas se pueden imprimir ahora y no tendrn que volver a imprimirse cuando
una Orden de Recogida se convierte en un Recibo de Almacn.
202

IMPRIMIR ETIQUETAS
Haga clic en la flecha en el botn de Imprimir y seleccione Imprimir Etiquetas:
El cuadro de dilogo Imprimir Etiquetas se abre:
Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.
203

IMPRIMIR ETIQUETAS
Puede realizar las siguientes acciones desde la vista de documento de la Orden

de Recogida mediante el botn de Acciones:
Vea la Listado de Transacciones: Haga clic en el botn de Acciones y seleccione

Listado de Transacciones. Puede filtrar la lista para que slo muestra las transacciones que usted desea ver. Para ms informacin sobre lo que puede hacer
con el Listado de Transacciones, tales como generacin de operaciones contables, vase la seccin Generar transacciones contables a partir de rdenes de
Recogida.
Adjuntos: Para ver los adjuntos como fotografas o documentos que se
adjuntan a la orden de recogida, haga clic en el botn de Acciones y seleccione
Adjuntos. Si un archivo adjunto fue agregado a un producto individual, ver
haciendo clic en Editar para abrir el cuadro de dilogo. A continuacin, haga
clic en la pestaa de Productos y abra el producto (artculo), seleccionndolo y
haciendo clic en el botn de Editar (Tambin se puede ver en la lista de
Productos en la carpeta de Almacenaje).
Crear una copia: Haga clic para crear una copia de la Orden de Recogida con la
misma informacin. Esto es til si usted recoge el mismo tipo de carga desde la
misma ubicacin o el mismo proveedor.
Crear Recibo de Almacn: Si la carga ha sido recogida y llevada al almacn, se
puede crear un Recibo de Almacn (RA) a partir de la Orden de Recogida. Toda
la informacin de la orden de recogida ser transferida automticamente a la
RA. Usted puede editar la informacin como las dimensiones o el peso del
paquete.
204

IMPRIMIR ETIQUETAS
Cuando se crea el RA a partir de la Orden de Recogida, se abre un cuadro de

dilogo de los productos. Puede seleccionar toda la carga o algunas piezas:
En el cuadro de dilogo, puede seleccionar las columnas haciendo clic derecho

en un producto.
Para ms informacin sobre la creacin de Recibos de Almacn, vea el tema
Crear un Recibo de Almacn.
Para establecer un cargamento como En Transito, seleccione la opcin:
Poner/Quitar en Trnsito.
Para establecer un cargamento como Entregado, seleccione la opcin:
Poner/Quitar Entregado.
Nota: Cuando se establece carga en trnsito, aparece una marca junto a la

opcin en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volver a su estado
anterior: Cargada, en Trnsito, o Entregada. Actualizar la lista de carga
para ver el estado actual. El estado de la carga tambin se actualiza en la
Lista de Productos.
Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transaccin del seguimiento (si la
transaccin no est completa y usted no desea que se vea visible a travs de LiveTrack), seleccione la opcin: Excluir del Seguimiento.
Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el documento,
seleccione la opcin: Seleccionar Plantilla.
Historia: Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo
de Almacn o la factura para esta carga), seleccione la opcin: Historia.
Aparecer un cuadro de dilogo mostrando todas las operaciones relacionadas
con esta carga.
Historia. El botn de Ver abre el cuadro de dilogo para la transaccin. El botn
205

GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UNA ORDEN DE RECOGIDA
Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el botn

Atrs.
Opciones adicionales tambin estn disponibles desde la vista de Lista de
rdenes de Recogida. Tambin puede hacer clic derecho en una Lista de
rdenes de Recogida para acceder a un men emergente de opciones. Para
obtener ms informacin sobre cmo trabajar con la vista de lista, consulte el
tema Trabajando con vistas de Documentos y Listas.
Para ver un vdeo que muestra cmo crear una Orden de Recogida y convertirla
en un Recibo de Almacn, consulte la pgina de capacitacin en Magaya.com.
Generar Transacciones Contables de una Orden de Recogida

Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables tales
como facturas de cobro basadas en informacin introducida en una Orden de
Recogida.
Por ejemplo, cuando se introducen los cargos en la pestaa de cargos, los cargos
se mantienen Abiertos (no se registra en el sistema contable) hasta que haga
clic en el botn de Generar o que sean liquidados. Entonces se Cierra.
Despus de que los cargos son generados o liquidados, el sistema recoger todos
206

Tambin puede crear las transacciones contables de la Orden de Recogida haciendo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos
pasos:
1. Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Listado de Transacciones. el
listado de Transacciones se abre.
2. En la lista de Transacciones, haga clic en el botn de Acciones y seleccione la

opcin: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir Pago, o
Pagar Factura. Ver ms detalles a continuacin (Estas transacciones se procesarn de inmediato, a diferencia de los cargos consignados en la pestaa de
Cargos).
Cuando est en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones contables directamente a partir de una orden de recogida mediante el
botn de Agregar en la parte inferior de la lista:
Factura de Cobro: Puede crear una factura para la Orden de Recogida

(Tambin se pueden crear transacciones contables cuando se est en el
cuadro de dilogo de Orden de Recogida mediante el botn de Generar en
la pestaa de Cargos). Un ejemplo de las opciones para la creacin de las
transacciones contables es la posibilidad de aadir los gastos de transporte
domstico a una Orden de Recogida mediante el uso del botn de Aadir
en el Listado de Transacciones en lugar de la pestaa de Cargos en la
Orden de Recogida.
Haga todos los cambios a la operacin segn sea necesario. Puede ver el
cuadro de dilogo de Orden de Recogida o ir al documento (La pantalla es
207

similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de

Pago).

Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que

usted tiene que pagar.


vincular la operacin con una Facturas de Cobro o una Orden de Recogida.
Tambin se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra operacin contable separada de la Orden de Recogida, la puede vincular de esta
manera.
Opciones adicionales: Puede enviar facturas de cobro a un sistema de pago en
lnea, y el cliente puede pagar en lnea en Magaya LiveTrack mediante tarjeta de
crdito o cheque bancario. Los clientes tambin pueden hacer pedidos en lnea,
y recoger e imprimir sus propias etiquetas para las cajas con todos los detalles
de los artculos, asociados al cdigo de barras. Para obtener ms informacin,
consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
208
CAPTULO 9: ENTREGAS DE CARGA

INTRODUCCIN A LAS ENTREGAS DE CARGA
Captulo 9: Entregas de Carga

Introduccin a las Entregas de Carga
Una Entrega de Carga es el documento utilizado para registrar entradas y
salidas para entregas locales. Tambin se puede crear una Entrega de Carga
cuando un cliente enva su propio transporte para recoger la carga.
Una Entrega de Carga identifica el transportista, los cargos por servicio, y hace
una descripcin de la carga. Si transporta mercancas a travs de una frontera
internacional por camin, utilice el Asistente para Embarque Terrestre que le
ofrece funciones adicionales, tales como generacin de documentos de Aduana.
Al crear una Entrega de Carga o un Embarque:
Si la carga que se mueve fuera del almacn requiere documentacin adicional
(como un Conocimiento de Embarque o un Manifiesto de Carga), o si la carga
se consolidar, entonces utilice la funcin de embarque en Magaya Explorer en
lugar de crear una Entrega de Carga.
Las Entregas de Carga se encuentran en la carpeta de Almacenaje:
209
CREAR UNA ENTREGA DE CARGA

Crear una Entrega de Carga

Los siguientes pasos explican cmo crear una Entrega de Carga. El software
Magaya utiliza un asistente para ayudarle a crear una entrega de carga. Usted
puede regresar a una pantalla anterior en el asistente, segn sea necesario.

TASK
210
1.
Haga clic en la subcarpeta de Entrega de Carga (o en la Lista de Entregas

de Carga) en la carpeta de Almacenaje.
2.
Haga clic en el botn de Agregar de la barra de herramientas. Se abre

un asistente. La informacin que introduzca en el asistente se convierte
automticamente en el documento de Entrega de Carga. Usted no
tiene que escribir un documento cada vez.
3.
Revise la informacin en la pantalla de Informacin General y haga

los cambios necesarios. Los siguientes campos se rellenan automticamente: el nmero de entrega, hora, fecha, empleado, y emitido por (el

valor predeterminado es su empresa). El campo de Entregado a es

para el destinatario final.
4.
Haga clic en el botn Siguiente. En la pantalla del Transportista:

a
Haga clic en la lista desplegable para seleccionar la compaa que est

sacando la carga del almacn.
Introduzca el nmero PRO (opcional). El nmero PRO es un nmero

progresivo, un nmero secuencial utilizado por las empresas de trans-
211

porte para identificar y dar seguimiento a facturas de transporte de

carga.
c
212
Introduzca la informacin en los otros campos segn sea necesario

(Estos son opcionales).

5.
Haga clic en el botn Siguiente. El asistente abre la pantalla de

Productos, mostrando los artculos en el almacn.
Puede seleccionar la carga a entregar haciendo clic en uno de los

botones en la parte superior de la lista de carga: Almacn, Inventario,
Localizaciones, Compras, Ventas o Escner:
Haga clic en el Almacn si desea enviar carga conforme la recibi

(segn Recibo de Almacn).
Haga clic en el Inventario si usted va a enviar por nmeros de parte.
Haga clic en Localizaciones para cargar desde las localizaciones en el

almacn.
Haga clic en la opcin de Escner si utiliza un escner para digitalizar

los cdigos de barras de los paquetes (Los cdigos de barras son los que
se crean cuando se recibe la carga y se imprimen las etiquetas. El lector
introduce los nmeros de cdigo de barras en la Entrega de Carga. Para
utilizar esta opcin, el sistema debe tener el mdulo de extensin
Magaya Bar Code activado).
Si desea hacer un envo parcial de la carga, seleccione el artculo de la

lista y haga clic en el botn de piezas. Introduzca el nmero de piezas.
Parte de la casilla que aparece junto al artculo estar sombreada, lo que
indica que solo parte del inventario fue entregado. Para incluir toda la
213

EDITAR UNA ENTREGA DE CARGA
carga en una entrega, haga clic en la casilla situada junto al artculo. El

cuadro completo ser sombreado.
6.
Para buscar por inventario, haga clic en el botn de Buscar y seleccione

buscar por nmero o texto. Tambin puede hacer clic en el botn de
Filtrar para ver slo los artculos que usted elija.
Para ver un RA, seleccinelo y haga clic en el botn de Ver. Se abre el

cuadro de dilogo del RA.
Para elegir las columnas que se muestran en la pantalla, haga clic en el

botn de Configurar y seleccione una opcin.
Marque el botn de Invertir el Orden para ver la lista de inventario con

los elementos recibidos ms recientemente en la parte superior de la
lista.
Haga clic en el botn de Finalizar. Los registros de inventario en la base

de datos Magaya se actualizan de acuerdo a los artculos que acaba de
entregar. Usted puede imprimir o enviar la entrega por correo electrnico, segn sea necesario. Tambin puede imprimir etiquetas.
Editar una Entrega de Carga

Para realizar cambios en una Entrega de Carga, siga los siguientes pasos. La
informacin introducida en el asistente de Entrega de Carga se mostrar en el
cuadro de dilogo.
TASK
214
1.
Haga clic en el botn de Editar. Un cuadro de dilogo se abre. La

pestaa General y la de Transportista en el cuadro de dilogo son
iguales a las del asistente. En la pestaa de Productos, aparecer una
lista de la carga que ha introducido. Modifique la informacin de estas
pestaa segn requiera.
2.
Para agregar cargos a la Entrega de Carga, utilice la pestaa de Cargos.

Tambin se pueden generar las operaciones contables desde la
pestaa de Cargos. Para obtener ms informacin, consulte el tema
Cargos.
3.
Para agregar eventos, utilice la pestaa de Eventos. Para obtener ms

informacin, consulte el tema Eventos.

EDITAR UNA ENTREGA DE CARGA
4.
Para solicitar una Prueba de Entrega, haga clic en la pestaa de

Entrega. Utilice esta informacin para las entregas que no se llevan a su
almacn. Esta pestaa es opcional.
Haga clic en la casilla para habilitar los campos si desea solicitar una
Prueba de Entrega. Ajuste la fecha y hora de entrega, seleccione el
nombre del destinatario, y agregue los comentarios necesarios.
5.
Para adjuntar una fotografa de la carga o adjuntar una copia de un

documento, utilice la pestaa de Adjuntos. Para obtener ms informacin, consulte el tema Archivos adjuntos.
6.
Para aadir notas, utilice la pestaa de Notas. Estas notas se incluyen en

los documentos. (La pestaa de Notas Interna es para las notas dentro
de su empresa). Para ms detalles, consulte el tema Notas.
RESULT:
Cuando haya terminado de hacer cambios en la Entrega de Carga, haga clic en
el botn de Cerrar en el cuadro de dilogo. La informacin se guarda y se introduce en el formulario de Entrega de Carga.
Verifique la informacin en el formulario.
Puede imprimir la Entrega de Carga, enviarla por correo electrnico u otras
opciones que estn disponibles en el botn de Acciones. Para ms detalles sobre
estas opciones, consulte el tema Acciones con Entregas de Carga.
215
QU ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA?

GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DESEDE UNA ENTREGA DE CARGA
Para ver cmo se trabaja con la Lista de Entregas de Carga y con el documento,
consulte el tema Trabajando con vistas de documentos y la listas
Para obtener ms informacin sobre la adicin de cargos y la generacin de los
cargos contables, consulte el tema Cargos.
Qu Acciones Puedo Realizar con un Entrega

de Carga?
En este tema se explica cmo generar transacciones contables y otras acciones
que se pueden realizar desde una Entrega de Carga.
Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga

Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como
por ejemplo facturas, a partir de la informacin introducida en otras operaciones, tales como Entregas de Carga.
Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la informacin de una
transaccin a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaa de
Cargos, los cargos se mantienen Abiertos (no se registra en el sistema contable) hasta que haga clic en el botn de Generar o cuando son liquidados. Hasta
entonces son Procesados.
Despus de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recoger todos
Tambin puede crear las transacciones contables de la Entrega de Carga haciendo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos
pasos:
216
1)
Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Listado de Transacciones.

el listado de Transacciones se abre.
2)
Haga clic en el botn de Acciones en ese listado y seleccione una opcin:

Vincular Facturas de Cobro, Vincular Factura de Pago, Recibir Pago, o
Pagar Factura. Estas operaciones se publicarn de inmediato a diferencia
de los cargos consignados en la pestaa de Cargos.

GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DESEDE UNA ENTREGA DE CARGA
Cuando est en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones contables directamente a partir de una Entrega de Carga mediante el
botn de Agregar en la parte inferior de la lista:
Factura de Cobro: Puede crear una factura de cobro para la Entrega de

Carga. (Tambin puede crear transacciones contables cuando est en el
cuadro de dilogo de la Entrega de Carga usando el botn de Generar en
la pestaa de Cargos).
Un ejemplo de las opciones para la creacin de transacciones contables es
la posibilidad de aadir cargos de flete domstico a una Entrega de Carga
mediante el uso del botn de Aadir del Listado de Transacciones en
lugar de la pestaa de Cargos en la Entrega de Carga. Esta es la pantalla de
la factura de cobro:
Haga todos los cambios a la operacin segn sea necesario. Puede ver el
cuadro de dilogo de Entrega de Carga o ir al documento (La pantalla es
similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de
Pago).

Factura de Pago: Agregue una Factura de Pago de lo que usted tiene que
pagar.
217

OTRAS ACCIONES


vincular la operacin con una Factura de Pago o una Entrega de Carga.
Tambin se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra operacin contable separada de la Entrega de Carga, la puede vincular de esta
manera.
Otras acciones
Usted puede realizar otras acciones desde el botn de Acciones de la Entrega de
Carga. Haga clic en el botn al lado de el botn de Acciones para acceder al
men emergente:
Cuando carga sale de su almacn, mrquela como En Transito, seleccionando la opcin: Poner/Quitar en Trnsito.
Cuando carga llega de su destinatario final, mrquela como Entregado, seleccionando la opcin: Poner/Quitar Entregado.
218
Nota: Cuando se establece carga en trnsito, aparece una marca junto a la

opcin en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volver a su estado
anterior: Cargada, en Trnsito, o Entregada. Actualice la lista de carga
para ver el estado actual. El estado de la carga tambin se actualiza en la
Lista de Productos.

OTRAS ACCIONES
Para excluir la transaccin del seguimiento (si la transaccin no est completa

y usted no quiere que se vea travs de Magaya LiveTrack), seleccione la opcin:
Excluir del Seguimiento.
Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opcin:
Seleccionar Plantilla. Algunas de las diferentes plantillas incluyen:
La plantilla predeterminada para Entrega de Carga
Distribucin de la Entrega de Carga (Resumido por localizaciones):

Muestra los artculos agrupados por nmero de parte para cada localizacin diferente
Distribucin de la Entrega de Carga (Resumida): Muestra los artculos

agrupados por nmero de parte
Entrega de Carga Ordenada por ndice de Artculo: Muestra elementos

ordenados segn el orden en que el usuario los puso
Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo de

Almacn o la factura para esta carga), seleccione la opcin: Historia. Aparecer
219

OTRAS ACCIONES
un cuadro de dilogo mostrando todas las operaciones relacionadas con esta

carga.

Historia. El botn de Vista abre el cuadro de dilogo para la transaccin. El
botn Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el
botn Atrs.
Para cancelar una Entrega de Carga (o cualquier otra transaccin), elimnela.
Todos los artculos de esa Entrega de Carga regresarn a su base de datos. El
registro de la cancelacin/eliminacin se mantiene en la Registro de Transacciones (en el men superior, vaya a Opciones).
220

VERIFIQUE LA LISTA DE EMPAQUE EN UNA ENTREGA DE CARGA
Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga

Para verificar los artculos de una lista de empaque en una Entrega de Carga,
siga estos pasos:
Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Verificar Lista de Embalaje. Se

abre una pantalla:
Los artculos que deben verificarse aparecen en la mitad superior de la pantalla

Lista de Embalaje. Escanee los artculos. Conforme se escanean los artculos,
aparecern en la mitad inferior de la pantalla.
Para introducir un cdigo de barras de forma manual, haga clic en Digitar
Cdigo y escriba el nmero de cdigo de barras. Para crear un reporte o reiniciar la cuenta, haga clic en el botn de Acciones y seleccione la opcin necesaria.
221

VERIFIQUE LA LISTA DE EMPAQUE EN UNA ENTREGA DE CARGA
222
CAPTULO 10: TRABAJAR CON PRODUCTOS BSICOS

CREAR REPORTES DE PRODUCTOS
Captulo 10: Trabajar con Productos Bsicos

En este captulo se explica cmo crear informes bsicos y cmo encontrar
productos y la informacin sobre ellos en el Magaya Explorer .
Crear Reportes de Productos

Si necesita un reporte sobre los productos que su compaa ha manejado, utilice
la Lista de Productos en la carpeta de Almacenaje. Muestra el estado de los
productos, tales como lo que est disponible, en trnsito, o entregados para
cualquier intervalo de fechas que establezca.
La lista de Productos es dinmica, mostrando en tiempo real las actualizaciones
de las cantidades. Las columnas de esta lista tambin aparecen en la pestaa de
Productos de un RA, Orden de Recogida, o Entrega de Carga. Para cambiar las
columnas de la lista, vaya al botn de Acciones y seleccione Configurar
Columnas.
223
OTROS TIPOS DE REPORTES
Pasos:
1)
Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la Lista de Productos.
2)
Haga clic en el botn de Acciones y seleccione Reportes. Usted puede

elegir entre muchas opciones de Reportes, tales como los reportes por
expedidor, por localizacin en el almacn, por nmero de parte, y otros.
Para enviar el informe, haga clic en el botn de Enviar en el men

superior.
Para guardar el reporte en Magaya Explorer, haga clic en el botn de

Acciones y seleccione Guardar Reporte.
Para guardar el reporte en el equipo (u otro equipo de la red), haga

clic en el botn de Acciones y seleccione Exportar.
Otros Tipos de Reportes

Los siguientes son los diferentes tipos de reportes que se pueden crear a partir
de la Lista de Productos:
224
Ver donde estn los artculos y su localizacin anterior.
Ver nmeros de parte.
CMO ENCONTRAR PRODUCTOS EN EL MAGAYA EXPLORER

OTROS TIPOS DE REPORTES
Ver todos los artculos de una cdigo de exportacin especfico o de una

clasificacin de productos del Schedule B.
Ver la fecha de entrada en Aduana de artculos para responder rpidamente a las preguntas de Aduanas.
Responda a las preguntas acerca de su negocio, tales como:
Qu productos se incluyeron en qu embarques?
Qu productos embarca a qu puertos de destino con ms frecuencia?
Que divisin de su empresa se encarga de la mayora de la carga y de qu

tipos?
Cmo Encontrar Productos en el Magaya

Explorer
Si necesita hallar productos en el sistema Magaya, utilice el botn Buscar o
Filtrar en la Lista de Productos. Para ver los detalles de un producto, haga clic
en el botn de Detalles.
225

USE EL BOTN DE BUSCAR
Use el botn de Buscar

TASK
1.
Haga clic en el botn de Buscar (en la barra de herramientas superior).

Un cuadro de dilogo de bsqueda se abre.
2.
En el men desplegable de Tipo de Bsqueda seleccione "Producto.
3.
Establezca el rango de fechas.
4.
Seleccione para encontrar ya sea por nmero de transaccin o por

texto.
5.
Ingrese el nmero o el texto en el campo debajo de los botones de

radio de Buscar por.
ADDITIONAL INFORMATION: Si introduce texto, puede introducir texto parcial. Por
ejemplo, si usted est buscando las computadoras Dell que proces hace un
mes, establezca el intervalo de fechas e ingrese la palabra: Dell. Si ingresa la
palabra: computadoras, la lista mostrar todos las computadoras que proces,
no slo las de marca Dell. As que si usted procesa la carga de ms de un fabricante, introduzca el nombre del fabricante.
Use el botn de Filtrar

Para ver la lista de productos de acuerdo a ciertos criterios, utilice el botn de
Filtrar. El botn de Filtrar tiene dos opciones:
226

USE EL BOTN DE FILTRAR
Estndar: Este filtro tiene un pequeo conjunto de criterios para filtrar la

lista, como por nmero de Orden de Compra, nmero de Recibo de
Almacn (RA), por el nmero de parte, el puerto, el consignatario, y otros.
Avanzado: Este filtro tiene muchas opciones para el filtrado de la lista.
Para filtrar por fecha solamente, utilice las opciones de intervalo de fechas en la
parte superior de la lista.
TASK
1.
Haga clic en el botn de Filtrar y seleccione Avanzado. Esta pantalla se

abre:
2.
Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la seleccin de la lista de Campos Disponibles a la izquierda.
3.
Establezca la condicin que desee aplicar. Por ejemplo, si usted est filtrando por un cliente de Facturacin, seleccione Es igual si se conoce
el nombre exacto, o seleccione Contiene si usted conoce parte del
nombre. Escrbalo en el campo junto a la desplegable de condicin.
Aadir todas las condiciones adicionales segn sea necesario.
4.
Haga clic en Aceptar para ver la lista filtrada.

ADDITIONAL INFORMATION: Para obtener ms informacin sobre el uso del filtro
avanzado, consulte el tema El botn de Filtrar.
227

USE EL BOTN DE FILTRAR
228
SECCIN 3: EMBARQUES
Seccin 3: Embarques
229
SECCIN 3: EMBARQUES
230
CAPTULO 11: COTIZACIONES

INTRODUCCIN
Captulo 11: Cotizaciones

Introduccin
Una Cotizacin es el precio de flete que se le da a un cliente que quiere enviar
productos. Los gastos de transporte se basan en la cantidad a ser enviada,
distancia, peso, volumen y modo de transporte (si los bienes sern enviados por
aire, mar o tierra).
La lista y documentos de Cotizaciones se pueden encontrar en la carpeta de
Cotizaciones en Magaya Explorer:
Crear una Cotizacin de Carga

La transaccin de Cotizacin de Carga incluye los productos, los detalles de
rutas, y los gastos de transporte.
231
CREAR UNA COTIZACIN DE CARGA

PASOS
Pasos
1)
Haga clic en el botn de Agregar. Un cuadro de dilogo se abre. Introduzca los detalles de esta cotizacin de carga.
2)
Pestaa General:
El estado de la cotizacin seguir siendo "Vaco" hasta despus de agregar

la carga y hacer clic en el botn de Aceptar. Rellene tantas pestaas como
sea necesario.
232
El Nmero de Cotizacin se rellena automticamente. Para configurar la numeracin, vaya a Mantenimiento > Configuracin >
Nmeros de Documentos.
Seleccione el nombre del cliente en el campo Nombre del Contacto.

Si existe una direccin en el perfil del Cliente, se mostrar aqu
automticamente.
Introduzca la descripcin de la carga. (Esto es opcional pero recomendable).
El botn (con los tres puntos) al lado del campo de descripcin se

puede utilizar para agregar una clusula preestablecida a la
cotizacin.

PASOS
3)
Pestaa de Ruta:
Seleccione el modo de transportacin en el men desplegable. Si

usted no selecciona un modo, no ser capaz de aadir gastos de
transporte.
En la parte de la pantalla correspondiente Informacin del Origen,

seleccione el puerto de origen en el men desplegable.
Para el campo Nombre del origen, haga clic en el men desplegable para seleccionar el nombre de la entidad donde se realizar la
recogida de la carga (Esta puede o no ser el cliente). La direccin se
rellena automticamente. Cmbiela si es necesario.
En la parte de la pantalla correspondiente Informacin del

Destino, seleccione el puerto de destino en el men desplegable.
En el "Nombre" del destino, seleccione el nombre del destinatario

final en el men desplegable.
233

PASOS
4)
Pestaa de Productos:
Haga clic en el botn de Adicionar en la pestaa de Productos para

aadir carga en el cuadro de dilogo de productos. El estado de los
artculos es "En Cotizacin" cuando se crea la Cotizacin.
Conforme se agregan productos, el peso total y el volumen se actualiza en la ficha.
234
Para agregar un contenedor, haga clic en el botn de Adic. Cont..

Introduzca los detalles en el cuadro de dilogo. Detalles adicionales
sobre cmo agregar productos estn disponible en el tema
Adicionar Productos en el captulo 10 del Manual de Operaciones
del Magaya Supply Chain Solution.
ACCIONES PARA COTIZACIONES

PASOS
5)
Pestaa de Cargos:
Agregue cargos por transporte de la carga, documentacin, etc. segn sea

necesario.
Opciones:
Haga clic en la pestaa de Adjuntos si requiere agregar fotografas o documentos a la cotizacin. Para obtener ms informacin acerca de cmo agregar
archivos adjuntos, vea el tema Archivos adjuntos.
Haga clic en las pestaas de Notas y/o de Notas Internas para aadir notas, clusulas, etc. Las Notas Internas no son visibles para los clientes. Ms detalles estn
disponibles en los temas sobre Notas y Notas Internas.
Ver Detalles: Al ver la lista de Cotizaciones, puede ver los detalles de cualquier
cotizacin haciendo clic en el botn Detalles. Del panel que se abre, seleccione
una opcin de detalle de la lista desplegable.
Acciones para Cotizaciones

Despus de crear una Cotizacin y de que el cliente la acepte, puede transferir la
informacin en la Cotizacin de forma automtica para crear las siguientes
transacciones, haciendo clic en la flecha al lado del botn de Acciones y seleccionando la opcin del men:
235

PASOS
Reservacin
Recibos de Almacn
Orden de Recogida
Embarque
Factura de Cobro
Este men de Acciones est disponible en la vista del documento, la vista de

lista, o seleccionando una cotizacin en la vista de lista y haciendo clic derecho
sobre ella. Opciones adicionales estn disponibles en la vista de lista, como por
ejemplo los Reportes.
Otras acciones que se pueden realizar con una Cotizacin son los siguientes:
236
Para ver el historial de la Cotizacin, seleccione la opcin: Historia.

Aparecer un cuadro de dilogo, indicando todas las transacciones relacionadas con esta cotizacin. Si se crea una reservacin o cualquier otra
transaccin para esta cotizacin, aparecer en la lista de Historial.
Reportes: Se pueden crear reportes acerca de las cotizaciones seleccionando la opcin en el botn de Acciones cuando se encuentre en la vista
de Lista de Cotizaciones (no a la vista del documento).
Encuestar Tarifas: Esta opcin le permite ejecutar una consulta de todos

las tarifas de venta en su sistema para ver los mejores precios. Vea la
seccin Encuesta de Tarifas para ms detalles.
Mostrar Elemento Relacionado: Esto le llevar a la siguiente transaccin

creada a partir de esta Cotizacin. Por ejemplo, si crea un Recibo de
Almacn (RA) a partir de esta cotizacin, haga clic en esta opcin desde el
botn de Acciones y lo llevar ese RA.
Marcar esta cotizacin como perdida: Utilice esta opcin si el cliente no

acepta una Cotizacin abierta. Si una cotizacin se establece como
perdida, una marca de verificacin aparece al lado de esta cotizacin en las
opciones del botn de Acciones. El estado de la cotizacin pasa a ser
Perdida y el icono se vuelve rojo. Para recuperar una cotizacin perdida,
haga clic en la opcin en el botn de Acciones. La marca de verificacin
ser eliminada y se actualizar el estado.
Importar o exportar datos de la Lista de Cotizaciones: Usted puede

importar informacin al Magaya Explorer o exportar datos en XML, PDF
o CSV. Se abre un cuadro de dilogo con opciones.
Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la

opcin: Seleccionar Plantilla (esta opcin slo est disponible en la vista
de documento). Por ejemplo, la plantilla Cotizacin con Impuestos se
utiliza para mostrar los impuestos para cada cargo.

PASOS
Tambin puede imprimir, imprimir en lote, copiar o enviar por correo

electrnico una Cotizacin.
Filtrar la Lista de Cotizaciones: El botn de Filtrar le permite seleccionar

cmo quiere ver la informacin en una lista. Por ejemplo, usted puede
querer ver slo las transacciones de la semana pasada o las operaciones
para un determinado cliente o destino. El botn de Filtrar tiene dos
opciones: Estndar y Avanzado. Para obtener ms informacin sobre el
uso del Filtro Avanzado, consulte el tema Filtros.
237

ENCUESTAR TARIFAS
Encuestar Tarifas
Para acceder a la funcin de Encuestar Tarifas, haga clic en el botn de
Acciones en la vista del documento de Cotizacin o en la vista de lista. El cuadro
de dilogo de Encuestar Tarifas de Venta:
1)
Escriba un nombre de Cliente (opcional).
2)
Seleccione una Clase de Servicio, como el Servicio de Flete Martimo.
Para incluir mltiples cargos en su consulta, haga clic en el botn con los
tres puntos que se encuentra junto al campo de Clase de Servicio. Un
238

ENCUESTAR TARIFAS
cuadro de dilogo con opciones se abrir. Marque todas las que aplican, y
haga clic en Aceptar.
3)
Introduzca el origen y destino en el cuadro de dilogo de Encuestar.
4)
Haga clic en Buscar (o provea ms detalles como el peso o tipo de

producto).
Resultados: Los resultados de la bsqueda se mostrarn en la parte inferior de

la pantalla, mostrando las tarifas que se introducen en el sistema Magaya:
La mejor opcin ser marcada. Estas tarifas se extraen de las tarifas inscritas en
la carpeta de Contabilidad > Tarifas.
239

ENCUESTAR TARIFAS
Para crear una Cotizacin con esta tarifa:

1)
Seleccione el Cliente (si el campo est en blanco).
2)
Haga clic en Crear Cotizacin.

La informacin sobre el cliente y la tarifa ser automticamente incluida
en el cuadro de dilogo de la Cotizacin. Haga los cambios necesarios y
haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Nota: Su ltima consulta se guardar para que no tenga que volver a introducir
los datos para buscar esa informacin la prxima vez que abra el cuadro de
dilogo de Encuestar Tarifas.
El cuadro de dilogo de Encuestar Tarifas se puede mover a un lado para que
pueda trabajar en la pantalla y hacer clic en diferentes funciones de su Magaya
Explorer, sin perder la pantalla de Encuestar Tarifas.
240
CAPTULO 12: RESERVACIONES

INTRODUCCIN
Captulo 12: Reservaciones
Introduccin
Una reservacin es un pedido anticipado hecho por su empresa (por ejemplo,
un agente de carga, una naviera, o un transportista) a nombre de su cliente (por
ejemplo, el expedidor o consignatario) para mover la carga.
Las Reservaciones se pueden crear para embarques areos, martimos y
terrestres, tanto de importacin como de exportacin.
Una reservacin revisa su Programacin de Viajes en Magaya Explorer para
comprobar si hay espacio disponible en un contenedor o en un buque (avin o
camin) para la carga de su cliente. Para ms informacin sobre la configuracin de la Programacin de Viajes, consulte el tema Programacin de Viajes.
La lista y documentos de Reservaciones se pueden encontrar en la carpeta de
Reservaciones en Magaya Explorer:
Hay dos formas de crear reservaciones en Magaya Explorer:
Reservacin Rpida: La funcin de reservacin rpida se utiliza con

frecuencia debido a que tiene slo los campos necesarios para completar
su reservacin. Los campos de reservacin rpida se pueden llenar rpidamente, por ejemplo mientras est hablando por telfono con el cliente que
est solicitando la reservacin.
Reserva Estndar: La funcin de reservacin estndar ofrece ms campos

para que pueda introducir informacin adicional sobre la reservacin.
Tiene mucha de la misma informacin que se encuentra en la caja de
dilogo de Embarque. Toda la informacin que usted ingresa en la reservacin se puede convertir en un embarque o en cualquier otra transaccin.
Para obtener ms informacin, consulte el tema Embarques.
Tambin puede ofrecer a sus clientes la opcin de realizar reservas en lnea utilizando Magaya LiveTrack. Ellos pueden enviar solicitudes de reservacin area,
241
CMO CREAR UNA RESERVACIN RPIDA
martima y terrestre. Puede enlazar las solicitudes con viajes que ha registrado
en su Programacin de Viajes, o configurar el sistema para que acepte todas las
solicitudes, independientemente del origen y el destino solicitado. Para obtener
ms informacin, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya,
el captulo 5 Magaya LiveTrack.
Cmo Crear una Reservacin Rpida

Las siguientes instrucciones explican cmo usar la funcin de Reservacin
Rpida en su Magaya Explorer para crear una Reservacin Martima.
Configure su sistema para usar el mtodo de Reservaciones Rpidas, vaya al
botn de Acciones y seleccione Usar Entrada Rpida de Reservaciones. Slo
tendr que hacer esto una vez, y su sistema siempre utilizar Reservaciones
Rpidas hasta que desactive la opcin.
242
Procedimiento Paso a Paso:

1)
Haga clic en el botn de Agregar y seleccione Reservacin Martima de

Exportacin (o Reservacin Martima de Importacin). El asistente de
reservacin se abre:
El Nmero de Referencia es el Nmero de Reservacin para su

cliente. Este se rellena automticamente (Para configurar sus
nmeros de documentos, vaya a Mantenimiento > Configuracin).
El Empleado y la Fecha de Creacin se rellenan automticamente.

(Se pueden cambiar con el men desplegable).
Seleccione el Cliente (Quien hace la reservacin con usted) del men

desplegable (La direccin se rellena de forma automtica si la tiene
configurado en el perfil del cliente. Para cambiar la direccin para
esta entrega, haga clic en el botn de Lugar de Entrega).
243
244
Ingrese el Nmero de Viaje, o haga clic en el botn Asignar para

seleccionar de la lista de nmeros de viaje. Toda la informacin del
viaje se completar en el resto de los campos de esta pestaa. Si usted
no tiene una Programacin de Viaje establecida, tendr que
completar esta informacin manualmente.
Ingrese el Nmero de Reservacin del Transportista. Este es el

nmero de reservacin de su Programacin de Viaje, si usted es un
agente de carga y tiene una reservacin con una lnea de transporte.
Seleccione el Transportista de la lista desplegable.
El Modo de Transportacin de Buque se muestra por defecto para

una Reservacin Martima. Para cambiarla, utilice el men desplegable.
Seleccione el buque en el men desplegable.
Seleccione la Salida y el Arribo a puerto (en el destino) y las fechas

(La fecha se rellena automticamente con la fecha actual).
Ajuste la Fecha y Hora de Colocacin y la Fecha y Hora Limite

usando los mens desplegables (La fecha y la hora se rellenan
automticamente con la fecha y hora actual). La Fecha de Colocacin es la fecha en que el contenedor se coloca en el sitio del
cliente. La Fecha Lmite es la fecha en que el contenedor tiene que
estar listo para ser llevado al puerto. Para desactivar cualquiera de los
campos, desactive la casilla. El campo desactivado no aparecer en el
documento o en el documento de seguimiento en lnea.
2)
3)
Haga clic en el botn Siguiente para introducir los productos en la

pantalla de carga.
Cuando hace clic en el botn Adicionar para agregar carga, los

campos de las columnas se destacarn. Introduzca el nmero de
piezas, seleccione el tipo de contenedor, escriba la descripcin de la
carga, y las dimensiones. Los totales se muestran en la parte inferior
de la pantalla. Si se alcanza el peso mximo para este viaje, el sistema
se lo notificar.
Haga clic en el botn Cargar para utilizar un contenedor que haya

definido previamente en su Programacin de Viaje (en la pestaa de
Equipo). Si no tiene ningn contenedor definido en su programacin, el botn aparecer en gris.
Utilice el botn Configurar, si necesita cambiar las unidades de

medida.
Haga clic en el botn Siguiente para ir a la pantalla de Notas. Agregue

las clusulas o notas que desee que aparezcan en el campo de notas
(Comentarios) de la reservacin. Esta puede ser un recordatorio a su
cliente para traer documentos importantes con la carga, como el ttulo de
245
propiedad de un vehculo (para aquellas empresas que embarcan coches y

vehculos).
Seleccione una categora de clusula en el men desplegable. Hay

muchas categoras.
Haga clic en el botn con los tres puntos para seleccionar de una lista
de clusulas preestablecidas. Aparecer un cuadro de dilogo
(Tambin puede agregar clusulas. Consulte el tema Agregar Clusulas para ms detalles).
Marque la casilla junto al elemento de la lista para incluirlo en las

Notas de la Reservacin.
El campo Texto de la Clusula Seleccionada muestra el texto

completo de la clusula de que ha seleccionado.
Despus de completar el asistente de Reservaciones, haga clic en el botn de

Finalizar. La reservacin se coloca en su Magaya Explorer con un estado de
Abierta. Cuando la reservacin se utiliza para crear un embarque, el estado
cambiar a Cerrado.
246
ACCIONES PARA UNA RESERVACIN
Acciones para una Reservacin

Despus de completar una Reservacin, Magaya Explorer le da muchas
opciones. Usted puede hacer cambios en una reservacin mediante el botn de
Editar.
Las siguientes acciones se pueden realizar a partir de una Reservacin mediante
el botn de Acciones y seleccionando en el men.
Crear una Copia: La copia de la reservacin contendr la misma informacin excepto por el nmero de reservacin, que el sistema Magaya le
asignar automticamente.
Crear una Orden de Recogida: Toda la informacin de la reservacin se

convertir automticamente en una Orden de Recogida.
247
Crear un Embarque: En el asistente que se abre, puede seleccionar la

opcin de crear un Embarque Back-to-back. El sistema crear un Padre y
un Hijo.
Seleccione los productos para la conversin de la Reservacin a la
siguiente transaccin:
En el cuadro de dilogo Seleccionar Productos, haga clic en "Seleccionar
todo" para convertir todos los productos y sus detalles, o haga clic en
"Piezas" para seleccionar slo aquellos artculos que desee.
Por ejemplo, si ha reservado tres contenedores y recogi slo uno en este

momento. Cree una Orden de Recogida para este caso y use el botn de
Piezas para seleccionar ese contenedor.
Si la Reservacin tiene archivos adjuntos, cuando se lo convierte a un
Embarque, los archivos adjuntos se trasladan a la transaccin de
Embarque; no son copiados.
248
Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transaccin del seguimiento

(si la transaccin no est completa y usted no desea que se vea visible a
travs de Magaya LiveTrack), seleccione la opcin: Excluir del Seguimiento.
Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opcin: Seleccionar Plantilla.
Historia: Para ver el historial de la reservacin, seleccione la opcin

Historia en el botn de Acciones. Por ejemplo, la siguiente pantalla
muestra un embarque que fue creado a partir de una reservacin. Un
cuadro de dilogo se abre, mostrando todas las transacciones relacionadas
con esta reservacin. Si usted necesita abrir el cuadro de dilogo de una
transaccin, haga clic en el botn Ver. El botn Ir a lo lleva al docu-
mento. Una vez all, usted puede regresar a la reservacin mediante el

botn de Atrs.
Para establecer una Reservacin como entrante o saliente: La direccin

de la reservacin se puede cambiar de entrante a saliente. Cuando se
cambia el estado, se ver reflejado en la pestaa General del cuadro de
dilogo. Haga clic en el botn de Editar para ver el estado.
Para cancelar una Reservacin: Si necesita cancelar una reservacin en el

caso de que un cliente decida no mover la carga en ese momento, haga clic
en Acciones y seleccione Cancelar Reservacin. Un cuadro de dilogo le
pedir que confirme la cancelacin. El estado cambiar a "Cancelado".
Una transaccin cancelada no puede ser utilizada para crear otra transaccin. Para cambiar el estado de Cancelado, utilice el botn de Acciones
de nuevo y desactive la opcin de cancelacin.
Al igual que con cualquier lista, puede filtrar la lista de Reservaciones. Esto es
especialmente til cuando la lista crece mucho. Usted puede establecer un filtro
para mostrar slo las reservaciones que desea ver. El botn Filtrar ofrece dos
opciones: Estndar y Avanzada. Para obtener ms informacin sobre cmo
utilizar el botn de Filtrar, vea el tema Filtros.
249
250
CAPTULO 13: PROGRAMACIN DE VIAJE

INTRODUCCIN
Captulo 13: Programacin de Viaje
Introduccin
Para los Transportistas, la Programacin de Viajes es la lista de sus vuelos y/o
travesas reales. Para consolidadores de carga y agentes de carga, la funcin de
Programacin de Viajes en Magaya Explorer proporciona un mtodo para
guardar informacin sobre los vehculos de su propiedad o transportistas que
utiliza con regularidad que viajan a los mismos destinos.
Por ejemplo, si usted reserva vuelos desde Miami a Freeport, Grand Bahama,
cada semana, entonces al aadir la informacin de vuelo en la Programacin de
Viajes har que la informacin est disponible cuando se programa una reserva,
ahorrndole tiempo. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el viaje desde la
programacin, y ??toda la informacin se llenar automticamente en la reservacin.
La funcin de Programacin de Viajes se puede encontrar en la carpeta de
Reservaciones:
Tambin puede dar a sus clientes acceso a sus viajes para que puedan enviar
solicitudes de reservacin a travs de Magaya LiveTrack. Para ms detalles vase
el captulo 5, Magaya LiveTrack en el Manual del Software de Comunicaciones
Magaya.
Si est utilizando el interfaz de Magaya Ocean Carriers con INTTRA, consulte
el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
251
CMO CREAR UNA PROGRAMACIN DE VIAJE

Cmo Crear una Programacin de Viaje

TASK
1.
Vaya a la carpeta de Reservaciones y seleccione Programacin de

Viajes.
2.
Haga clic en el botn Agregar y seleccione el tipo de viaje que desea

crear: importar o exportar para un viaje areo, martimo o terrestre
(Cuando se trabaja en el cuadro de dilogo, haga clic de pestaa en
pestaa para introducir datos. Utilice los mens desplegables para
seleccionar de las listas de preestablecidos. Para aadir informacin a
un men desplegable, haga clic en el signo de ms verde en la barra de
herramientas en miniatura que aparece con el men desplegable).
3.
La pestaa General tiene campos especficos segn el tipo de viaje

(areo, martimo, o de tierra).
Para un Programa de Viaje Areo (en la foto), el nmero de vuelo se

rellena automticamente en la pestaa General (Las pantallas para
252

importacin y exportacin area son las mismas. Note la flecha de

salida, lo que indica que es de exportacin).
Seleccione el Transportista en el men desplegable.
Escriba una descripcin del vuelo (opcional).
Introduzca el peso y el volumen de Capacidad del Viaje (Si es necesario,

puede cambiar la unidad de medida utilizando el men desplegable).
Para un Programa de Viaje Martimo (ver abajo), el nmero de viaje se

rellena automticamente. Las pantallas son las mismas para la import-
253

acin y la exportacin.
254
Escriba el numero de Reservacin.
Todos los campos de Fecha y Hora se rellenan automticamente.

Cmbielas a las fechas y horas correctas. Desmarque cualquier campo
de fecha que no se utilizar en este viaje.
Introduzca la capacidad en peso y volumen para el buque (para la cantidad de espacio que usted haya contratado con la naviera. La unidad de

medida se puede cambiar si es necesario utilizando el men desplegable).
Para un Programa de Viaje Terrestre, el nmero de viaje se rellena

automticamente. Las pantallas para la importacin y la exportacin
son las mismas.
Escriba una descripcin de los bienes que sern entregados, si se

conoce esta informacin (esto es opcional).
Introduzca la capacidad en peso y volumen para el camin (para la cantidad de espacio que usted haya contratado con el transportista. La
unidad de medida se puede cambiar si es necesario utilizando el men
desplegable).
4.
La pestaa Entidades es utilizada solamente por los Consolidadores

de Carga y Agentes de Carga, no por los Transportistas. Para obtener
ms informacin sobre cmo introducir la informacin en esta ficha,
vea el tema de los Embarques. La pantalla es la misma para la importacin y exportacin por aire, mar y tierra.
5.
En la pestaa de Ruta, introducir la informacin de salida y arribo para

el viaje. Las pantallas de viajes por aire, mar y tierra tienen campos
especficos para cada tipo de viaje. Para obtener ms informacin sobre
255

cmo introducir informacin en esta pestaa, consulte el tema sobre

Embarques.
6.
En la pestaa de Equipos, haga clic en el botn Agregar para seleccionar el tipo de contenedores u otros equipos utilizados para el transporte de carga. En esta pestaa se adicionan los contenedores que
estn disponibles para este viaje. Cuando se crea una reservacin para
este viaje, usted puede elegir de entre los contenedores disponibles. El
estado de los contenedores se muestra, indicando si estn disponibles
o si ya han sido reservados. La adicin de contenedores en esta pestaa
se hace comnmente para los viajes martimos.
7.
256
Introduzca el nmero de piezas. La descripcin es opcional. (Puede

editar o eliminar un elemento haciendo clic sobre l).
En la pestaa de Reservaciones, se puede ver una lista de todas las

reservaciones que ya se han hecho para este viaje. Los totales en la
parte inferior le indican cunto espacio ya se ha reservado en este viaje.

Si usted no tiene reservaciones para este viaje, esta pestaa estar

vaca.
8.
En la pestaa de Productos, se muestran los productos (o la carga

suelta) que se registran para este viaje, conforme se introducen en las
reservaciones.
9.
Aadir eventos a la pestaa de Eventos.
10.
Opciones: Para agregar notas, utilice la pestaa de Notas. Estas notas

se incluyen en los documentos. (La pestaa de Notas Internas es para
las notas dentro de su empresa). Para ms detalles, consulte el tema
257

Notas. (La pestaa de notas y de notas internas son iguales para todas
las reservaciones). Agregue archivos adjuntos, segn sea necesario.
RESULT:
Una vez que haya terminado de ingresar la informacin en el cuadro de dilogo
de Programacin de Viajes y hacer clic en Aceptar, el viaje estar disponible
para su uso en Magaya Explorer y en Magaya LiveTrack. Tambin puede configurar el sistema para aceptar reservaciones definidas en la Programacin de
Viajes. Vaya a Mantenimiento > Configuracin y marque la casilla.
Por ejemplo, cuando se crea una reservacin, se puede seleccionar el itinerario
del viaje y se llenarn todos los campos con la informacin apropiada en el
cuadro de dilogo de Reservaciones. Para ms informacin, vase tambin el
captulo de Reservaciones en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo
System, y ver tambin el captulo sobre el interfaz de Magaya Ocean Carriers con
INTTRA en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya.
258

Acciones que Puede Realizar desde la Programacin de Viajes

Las siguientes acciones se pueden realizar desde la Programacin de Viajes
usando el botn de Acciones, o haciendo clic derecho sobre el viaje:
Reportes: Pueden hacerse reportes acerca de los viajes en funcin de

alguno de los campos que figuran en la lista de reportes. El reporte se
puede guardar o enviarse por correo electrnico.
Crear Consolidacin: Se abrir un asistente que le permite crear un envo

consolidado a partir del viaje. Las Reservaciones del viaje se convertirn en
los embarques hijos, y el viaje se convertir en el embarque padre para la
consolidacin. Usted puede optar por hacer que el nmero de embarque
sea el mismo que el nmero de reservacin. Cualquier archivo adjunto del
viaje ser trasladado, no copiado, a la transaccin de Consolidacin.
Crear una Copia: La copia del viaje contendr la misma informacin

excepto por el Nmero de Viaje, que el sistema Magaya le asignar
automticamente.
Ver una Reservacin: Se abrir una nueva lista que mostrar las reservaciones asociadas con este viaje.
259

Ver Productos: Se abrir una nueva lista que muestra los productos en
este viaje.
Configurar Columnas: Utilice esta opcin para seleccionar las columnas

que desea mostrar en la lista de la Programacin de Viajes.
Importar y Exportar Datos: Utilice esta opcin para importar o exportar

datos desde o hacia la base de datos Magaya en formato CSV, XML u otros
formatos.
Ver el Historial de un Viaje: Se abre un cuadro de dilogo mostrando las

transacciones relacionadas con este viaje.
Detalles: Para ver los detalles de cualquier viaje, haga clic en el botn de
Detalles. Se abre un panel donde se pueden ver ms detalles de cualquier viaje,
seleccionando en el men desplegable.
260
CAPTULO 14: CREANDO EMBARQUES

INTRODUCCIN A LOS EMBARQUES
Captulo 14: Creando Embarques

Introduccin a los Embarques
Magaya Explorer le ofrece muchas maneras diferentes para crear envos:
Utilice el asistente para crear un embarque consolidado o un embarque

directo areo, martimo y terrestre (importaciones y exportaciones) utilizando los botones en la barra de herramientas principal. En esta seccin
del manual se explica este mtodo.
Cree un envo desde el men de Archivo seleccionando Archivo > Nuevo

y eligiendo Embarque Areo, Martimo o Terrestre.
Haga clic en una carpeta de su carpeta de embarques y seleccione Agregar

Embarque y el tipo.
Convierta una transaccin existente, como por ejemplo una Cotizacin o

una Reservacin, en un embarque.
Los pasos, las pantallas y las pestaas para la creacin de los embarques son los
mismos para la importacin y la exportacin, por lo que utilizaremos un
embarque de exportacin como ejemplo. Posteriormente discutiremos en qu
difieren las importaciones.
Para crear embarques Back-to-Back, utilice el botn Acciones en reserva.
El primer ejemplo muestra cmo utilizar el asistente de Embarque Directo.
Vamos a utilizar un embarque areo de exportacin como ejemplo.
El segundo ejemplo explica cmo utilizar el Asistente de Consolidacin de crear
un embarque martimo de exportacin.
Pasos para Crear Embarques

En esta seccin se muestra cmo crear embarques en el software Magaya utilizando los asistentes de embarque. El primer ejemplo es un embarque directo, y
el segundo ejemplo es de una consolidacin.
261
PASOS PARA CREAR EMBARQUES

CREAR UN EMBARQUE DIRECTO
Crear un Embarque Directo

Siga las siguientes instrucciones para crear un embarque de exportacin area
utilizando el asistente de embarque directo. El procedimiento para embarques
directos martimos y terrestres es el mismo que el de este ejemplo.
Sugerencia: Los embarques directos a menudo se utilizan si no est trabajando
con un agente de destino.
TASK
262
1.
Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer

y haga clic en la flecha al lado del botn Areo. En el men desplegable,
seleccione Asistente para Embarque Directo (Exportacin).
2.
Introduzca la informacin en la primera pantalla del asistente de la

siguiente manera. Note que el Nombre del Embarque se rellenan

automticamente (Se puede cambiar simplemente escribiendo sobre

l).
Seleccione la compaa transportista en el men desplegable (en este

ejemplo se utiliza LAN Cargo). Usted puede agregar el Transportista al
men desplegable si no est en la lista haciendo clic en el signo + de
ms.
Introduzca el Nmero de Gua Area (o haga clic en el botn Cambiar

para seleccionar de entre una lista preestablecida de nmeros. Para
definir la numeracin, vaya a Mantenimiento > Transportistas. Haga clic
263

en el transportista y vaya la pestaa de Aerolnea). Debe introducir un

transportista para que el botn de Cambiar funcione.
Escriba el numero de Reservacin.
Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el

lugar es Miami).
Los campos de Realizado por y Fecha de Realizacin son rellenadas

por el sistema. Si necesita cambiarlos, utilice el men desplegable.
Escriba el Valor Declarado para Transporte y Aduanas de EE.UU. (Si deja

estos campos en blanco, "NVD" para no valor declarado y "NCV"
aparecern en el formulario de Gua Area).
Escriba una descripcin de las mercancas, si la conoce (opcional). Esta

descripcin aparecer en la Gua Area Padre; la carga individual no
sern listada.
3.
Introduzca la informacin en la pantalla de Entidades de la siguiente

manera:
264
El botn con los tres puntos al lado del campo de Descripcin se utiliza
para aadir clusulas a la descripcin. Seleccione una clusula o aada
una nueva.
Haga clic en el botn Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente.
Seleccione el Expedidor de la lista desplegable (Esta lista desplegable y

otras en la pantalla le mostrarn todas las entidades, no slo de Expedi-

dores. Si se trata de una lista larga, escriba la primera letra de la empresa

que desea, y la lista se posicionar en esa parte de la lista). Nota: Si va a
crear un EEI para este envo, el Expedidor debe tener un nmero de
identificacin en su perfil (en la carpeta de Mantenimiento).
4.
Seleccione el Consignatario Final de la lista desplegable.
Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es del

caso.
Seleccione el Agente de Carga en el men desplegable (Su empresa, si

usted es un agente de carga).
Seleccione el Agente de Destino en el men desplegable (Cuando un

agente de carga crea un embarque directo, el transportista podr
manejar las transacciones en lugar de un agente de destino. Si es as, la
Liquidacin mostrar que monto se le debe a usted).
Los campos de Cliente a Facturar se rellenarn automticamente en

funcin de la informacin introducida.
Introduzca la informacin en la pantalla de Asignacin de la Ruta de la

siguiente manera:
Los campos de Modo de Transporte y de Transportista se rellenan

automticamente. El sistema filtra otros modos de transporte y muestra
265

slo areo. El botn con los tres puntos abre una lista de modos de
transporte adicionales que puede elegir si es necesario.
5.
266
Introduzca el nmero de vuelo. Si se trata de una vuelo exclusivo para

pasajeros, slo la carga de un exportador conocido se puede cargar. El
estado de Exportador Conocido se encuentra en la caja de dilogo del
perfil de la entidad, en la pestaa de Trminos de Pago.
Rellene la informacin de Salida y de Arribo mediante el uso de los

mens desplegables.
Haga clic en el botn Siguiente para ir a la pgina siguiente.
Seleccione los documentos que necesita aadir a este embarque

areo:
Por ejemplo, haga clic en la casilla situada junto al documento que

desea, como por ejemplo la opcin de Gua Area. Aparecer una marca
en la casilla junto al nombre del documento. Esta gua area aparecer
ahora con la documentacin de embarque, y toda la informacin de
este asistente aparecer en ella. Puede agregar tantos documentos
como sea necesario.
Los documentos pueden ser vistos en lnea en LiveTrack. Para cambiar

que documentos se muestran en lnea, vaya a Mantenimiento > Config-

uracin > Documentos de Embarque. Para obtener instrucciones paso a

paso, consulte el Manual de Personalizacin del Software Magaya.
6.
Se pueden agregar Comprobantes de Embalaje con todos los detalles

de los artculos o resmenes de los nmeros de pieza.
Utilice la opcin Plantillas para utilizar documentos que contienen

informacin que utiliza con regularidad (Se pueden crear Plantillas copiando un documento de la carpeta de Plantillas, que se encuentra en la
carpeta Miscelneas. Los ejemplos incluyen una Carta de Crdito en un
Conocimiento de Embarque con la informacin bancaria que ha
agregado y que ser la misma para los muchos embarques).
Haga clic en el botn Siguiente para ir a la prxima pantalla en el asistente.
Seleccione la carga que necesita enviar mediante el uso de la lista de

artculos de carga y del inventario (Si no puede ver los artculos que est
267

buscando, comprobar si hay un filtro activo, lo que limita la carga que

usted ve, o verifique si la carga es de un exportador conocido).
268
Seleccione un botn de entre los siguientes para elegir el mtodo de

registrar la carga:
Almacn: Para seleccionar del Recibo de Almacn (para embarcar de la
misma manera en que recibi los artculos). Cualquier cargo del RA
sern transferido al embarque y aparecer en la pestaa de Cargos.
Recogida: Para la carga que no viene a su almacn. Para incluir los artculo de una Orden de Recogida en un embarque, la Orden de Recogida
debe tener un estatus de Arribando.
Inventario: Para embarcar por nmero de parte (utilizado por distribuidores).
Escner: Para el uso de escneres de mano para leer cdigos de barras.
Se requiere el mdulo de extensin Magaya Bar Code.
Localizaciones: Seleccione los artculos directamente desde su localizacin en el almacn.
Haga clic en los artculos que desea incluir en este embarque. En este
ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacn. Si usted est
seleccionando slo algunos de los artculos de un Recibo de Almacn,
haga clic en el botn de Piezas e introduzca el nmero de artculos. Para
este ejemplo, hay un total de 38 acondicionadores de diesel
disponibles. Para enviar slo el 5, introduzca 5 en el cuadro de dilogo
de Piezas. El nmero total de unidades disponibles es el primer campo
en la serie antes del nombre del artculo: 38. El campo 10 es el nmero

de Orden de Recogida. 24 es el nmero de Recibo de Almacn (Se

puede cambiar el orden de estos campos haciendo clic en el botn
Configurar).
7.
Marque la casilla si desea volver a reempacar la mercanca. Si usted

no desea reempacar, deje la casilla sin marcar y vaya a la siguiente
pantalla.
Si usted vuelve a empacar, haga clic en el botn Reempacar. Un cuadro

de dilogo se abre. Esto reempacar todos los artculos dentro de un
contenedor. Si la carga debe ser embalada en ms de un contenedor, no
utilice este botn Reempacar: Vaya al embarque y utilice el botn de
Reempacar de la barra de herramientas de la carga. Para ms detalles,
consulte la seccin Reempaque de Carga.
Introduzca la informacin en el cuadro de dilogo segn sea necesario:

Seleccione el tipo de contenedor y digite las dimensiones. Este puede
ser un contenedor areo como por ejemplo un LD o una paleta ordinaria. Introduzca la informacin en las otras pestaas, segn sea nece-
269

sario, y haga clic en el botn OK cuando haya terminado. Usted estar

de regreso en el asistente. Haga clic a la siguiente pantalla del asistente.
8.
Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya

Explorer.
9.
270
Si necesita agregar una nueva carpeta, haga clic en el botn Nueva

Carpeta. Cuando termine, haga clic para ir a la siguiente pantalla en el
asistente.
En la pantalla Resumen, compruebe la informacin del embarque. Para

realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la

pantalla que usted necesita.
10.
RESULT:
Toda la informacin del asistente se transfiere automticamente para crear un
embarque. Magaya Explorer muestra una lista de los documentos en el panel
superior, las pantallas y las pestaas de embarque (lo mismo que en el asistente),
271

y la lista de embalaje para la carga, se muestran debajo de la barra de herramientas de Embarque y de la barra de herramientas de Carga.
En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de nuevo

cuando sea necesario. Se puede aadir o descargar ms carga. Los totales para el
nmero de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la parte inferior.
Desde aqu se puede configurar el embarque en trnsito, su liquidacin, y otras
opciones. Esto se explican en detalle en el tema Trabajar con los Embarques.
Dividir un Embarque en Sub-embarques

Si usted tiene un embarque Hijo que contiene la carga de diferentes Recibos de
Almacn, puede desglosar ese embarque Hijo para que pueda presentar EEIs
para cada Hijo y declarar la carga para cada expedidor.
1)
Haga clic en la flecha al lado del botn de Hijos en la barra de herramientas

de Embarque, y seleccione la opcin Desglosar en Sub-embarques.
2)
En el cuadro de dilogo que se abre, seleccione cmo desea dividir los

Hijos:
Por Expedidor
Por Consignatario
Por Ambos (esto crea una consolidacin)
Otras opciones en el cuadro de dilogo (por lo general utilizado al convertir un

embarque directo en una consolidacin):
272
Generar cargos para los embarques hijos creados.
Incluir los documentos por defecto

CREAR UNA CONSOLIDACIN
Haga clic en el botn Actualizar para ver los subembarques creados.

Ahora puede presentar la EEI para cada embarque Hijo, segn sea necesario.
Aduanas le enviar de vuelta la informacin ITN.
Crear una Consolidacin

En esta seccin se muestra cmo crear un embarque martimo de exportacin
consolidado en el software Magaya usando el asistente. El procedimiento es el
mismo para consolidaciones areas y terrestres.
TASK
1.
Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer

y haga clic en la flecha al lado del botn Martimo. En el men desplegable, seleccione Asistente para Consolidacin (Exportacin).
273

2.
274
Introduzca la informacin en la primera pantalla del asistente de la

siguiente manera.
El nombre del embarque se llena automticamente. Para cambiarlo,

escriba sobre el (Para configurar la numeracin, vaya a Opciones >
Configuracin > Numeracin de Documentos).
Introduzca el Nmero de Gua Martima Padre (de la naviera).
Introduzca el Nmero de Reservacin (de la naviera).
Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el

lugar es Miami).
Los campos de Realizado por y Fecha de Realizacin son rellenadas

por el sistema con la fecha de hoy. Si necesita cambiarlos, utilice el men
desplegable.
Escriba el Valor Declarado. Si lo deja en blanco, el sistema va a llenarlo

con NVD (No hay valor declarado) en el Conocimiento de Embarque.
Escriba una descripcin general de las mercancas, si usted la conoce

(opcional).
Agregue una clusula preestablecida en el campo de descripcin haciendo clic en el botn con los tres puntos. Un ejemplo de opcin de clu-

sula preestablecida es Consolidacin de acuerdo con el manifiesto de

carga adjunto.
3.
Introduzca la informacin en la pantalla de Entidades a nivel del

embarque Padre de la siguiente manera:
Seleccione el Expedidor de la lista desplegable. El expedidor ser

llenado automticamente con la informacin de su empresa (si usted es
un agente de carga). Si va a crear y enviar un EEI para este embarque, el
275

expedidor debe tiene un nmero de identificacin en su perfil (en la

carpeta de Mantenimiento de Magaya Explorer).
4.
Seleccione el ltimo Consignatario de la lista desplegable. (Para una

consolidacin, el consignatario ser el agente de destino).
Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es del

caso.
Seleccione el Agente de Carga en el men desplegable (Su empresa, si

usted es un agente de carga).
Seleccione el Agente de Destino en el men desplegable.
Introduzca la informacin en la pestaa de Ruta de la siguiente manera

(en una consolidacin, la informacin de ruta se copiar en todos los
embarques Hijos):
276
El campo de Modo de Transporte se llena automticamente. (El sistema

mostrar slo las opciones de tipo de transporte martimo. Para obtener

ms opciones, haga clic en el botn con los tres puntos. Un Buque LCL.
Un Buque, en Contenedor es FCL).
Introduzca el punto de origen o el nmero de Zona Franca (FTZ). El

punto de origen es la ciudad donde se inicia el transporte.
Seleccione el puerto donde se va a embarcar la carga (2).
Introduzca el nombre o nmero del muelle o terminal, si lo conoce.
Seleccione la empresa de pre-transporte y el lugar donde van a recibir

los artculos (1).
Seleccione transportista de exportacin (la naviera).
Seleccione el nombre del buque y la bandera, e introduzca el nmero de

identificacin de viaje.
Seleccione el puerto donde se va a desembarcar la carga (3).
Seleccione el lugar (ciudad) donde entregar la carga el transportista (4)

(Los datos de los puertos de carga y descarga y el lugar de recepcin por
277

parte del pre-transportista provienen de la lista de Puertos en la carpeta

de Mantenimiento).
5.
278
Seleccione los documentos para el embarque Padre:
Por ejemplo, haga clic en la casilla de verificacin para Conocimiento de

Embarque y Manifiesto de Carga. Aparecer una marca en la casilla que
junto al nombre del documento. Estos documentos aparecern ahora
con la documentacin de embarque, y toda la informacin de este asistente aparecer en los campos correspondientes de los documentos.
Los documentos se pueden ver en lnea en LiveTrack. Para cambiar que

documentos se muestran en lnea, vaya a Mantenimiento > Configuracin > Documentos de Embarque. Para obtener instrucciones paso a
paso, consulte el Manual de Personalizacin del Software Magaya.
Utilice la opcin Plantillas para utilizar documentos que contienen

informacin que utiliza con regularidad (Se pueden crear Plantillas copi-

ando un documento de la carpeta de Plantillas, que se encuentra en la

carpeta Miscelneas. Los ejemplos incluyen una Carta de Crdito en un
Conocimiento de Embarque con la informacin bancaria que ha
agregado y que ser la misma para los muchos embarques).
6.
Seleccione la carga que necesita embarcar:
Seleccione un botn de entre los siguientes para elegir el mtodo de

registrar la carga:
Almacn: Para seleccionar del Recibo de Almacn (para embarcar de la
misma manera en que recibi los artculos).
Recogida: Para carga que no viene de su almacn.
Inventario: Para embarcar por nmero de parte (utilizado por distribuidores).
Localizaciones: Seleccione los artculos directamente desde su localizacin en el almacn.
Escner: Para el uso de escneres de mano para leer cdigos de barras.
Haga clic en los artculos que desea incluir en este embarque. En este
ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacn. Si usted est
seleccionando slo algunos de los artculos de un Recibo de Almacn,
haga clic en el botn de Piezas e introduzca el nmero de artculos. Para
este ejemplo, hay un total de 35 zapatos Reebok de mujer disponibles.
Para enviar slo el 12, introduzca 12 en el cuadro de dilogo de Piezas.
279

El nmero total de unidades disponibles es el primer campo en la serie

antes del nombre del artculo: 35. El campo 30 es el nmero de Orden de
Recogida. (Se puede cambiar el orden de estos campos haciendo clic en
el botn de Configurar).
Los Hijos estn agrupados por defecto por Recibo de Almacn (el
nmero de RA es igual al nmero de Hijos que se van a crear). Los
campos personalizados creados para el RA se trasladarn al embarque.
Para seleccionar otra forma de agrupar la carga, seleccione el botn de
radio que desee. (Este paso no reempaca la carga, sino que organiza la
documentacin. Se pueden organizar los documentos en funcin de
quin paga y cunto detalle desea en sus documentos. Por ejemplo, si
el destinatario est pagando y quieren una embarque Hijo, entonces
agrupe por consignatario. Si quieren un embarque Hijo por expedidor,
agrupe por expedidor).
280
Usted puede agregar un Hijo para la carga que no tiene un recibo de

almacn haciendo clic en el cuadro para aadir hijos adicionales y

escribiendo el nmero de Hijos. Tambin puede utilizar esta opcin si

desea agrupar los elementos de una manera diferente.
7.
El sistema est configurado por defecto para ser llenado en orden

inverso. Esto carga de primero los artculos de su almacn que recibi
ms recientemente.
Haga clic en el botn de Siguiente para ir a la pantalla siguiente.
Si desea reempacar la carga, haga clic en la casilla de verificacin.

Luego haga clic en el botn de Reempacar y complete la informacin
en el cuadro de dilogo.
8.
Esto reempaca la carga de todos los Hijos en un contenedor a el nivel del

Padre. Para ms detalles, consulte la seccin Reempacar la Carga.
Seleccione documentos para los embarques Hijos (La pantalla es la

misma que la de los documentos del embarque Padre). Asegrese de
que aparezca una marca en la casilla de verificacin cuando se selec-
281

ciona un documento. Esto agregar el documento seleccionado a cada

Hijo.
9.
282
Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya

Explorer.

10.
En la pantalla Resumen, compruebe la informacin del embarque. Para

realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la
pantalla que usted necesita.
11.
RESULT:
Toda la informacin del asistente se transfiere automticamente para crear un
embarque. Magaya Explorer coloca cada documento en la carpeta de Embarque,
lista el Conocimiento de Embarque del Hijo y otros documentos en el panel
superior. Las pantallas y pestaas de embarque (lo mismo que en el asistente), y
283
TRABAJANDO CON EMBARQUES

la lista de embalaje para la carga, se muestran debajo de la barra de herramientas

de Embarque y de la barra de herramientas de Carga.
En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de nuevo

cuando sea necesario. Se puede aadir o descargar ms carga. Los totales para el
nmero de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la parte inferior.
En las pantallas de embarque y con los botones de las barras de herramientas,
puede establecer el embarque en trnsito, liquidarlo, y otras opciones. Esto se
explican en detalle en el tema Trabajando con Embarques.
Trabajando con Embarques

Este tema proporciona una visin general de la pantalla de embarque, su barra
de herramientas y las funciones disponibles cuando est trabajando en sus
embarques. Aqu tambin se explica cmo trabajar con las pestaas de
embarque, cmo volver a empacar la carga, y cmo liquidar un embarque.
284

INTRODUCCIN AL TRABAJO CON EMBARQUES
Introduccin al Trabajo con Embarques

Magaya Explorer muestra los embarques en tres paneles. Los paneles y barras de
herramientas son las mismas para los embarques entrantes y salientes sean
areos, martimos o terrestres.
La Lista de Documentos muestra los documentos, tales como las Guas

Areas o Manifiesto de Carga y cualquier embarque Hijo que se haya
agregado a ese embarque. Para ver un documento, haga doble clic en l.
Para copiar, cortar, eliminar o enviar un documento, haga clic derecho
sobre l y seleccione del men emergente.
El panel de datos de embarque muestra todos los datos de este embarque

organizados en pestaas. Los campos en las pestaas se pueden editar
segn sea necesario. Si utiliza el asistente para crear un envo, los datos del
asistente aparecern en estas pestaas.
La Lista de Carga muestra la carga en el embarque. Por encima de la Lista

de Carga est la Barra de Herramientas de Carga que le permite modificar
el contenido de la Lista de Carga.
La Barra de Herramientas de Embarque cubre el ancho del panel de datos

de embarque y la Lista de Carga. Los botones de la Barra de Herramientas
de Envo incluyen un botn de Liquidacin, un botn de Aduanas, uno
para agregar documentos a un embarque, y mucho ms. Estas funciones
se explican en las siguientes secciones del manual.
Las carpetas de Magaya de la izquierda muestran las carpetas de Embarques. Al

hacer clic derecho sobre una carpeta o documento, aparece un men emergente.
Las opciones del men varan. En este ejemplo muestra el men emergente para
la Gua Area. El documento se vincula automticamente al embarque, pero
tambin se puede desvincular si desea agregar informacin manualmente al
documento. Si el documento est vinculado, y realiza cambios a cualquiera de
285

los campos en las pestaas del embarque, el sistema aadir los cambios al
documento y sobrescribir los cambios manuales hechos al documento.
Recargar los datos significa que la informacin en los campos de las pestaas se
colocar en el documento.
286

El embarque Padre es la carpeta superior. Expanda para ver los hijos debajo de
ella. Todos los documentos enumerados en el hijo pertenecen al Hijo. Los documentos Padre estn despus de los embarques Hijos.
Al hacer clic en el Padre, en el botn Padre aparece en gris en la barra de herramientas de embarque. Al hacer clic en un Hijo, el botn Padre estar disponible.
Esto es til si tiene una larga lista de embarques Hijos; usted rpidamente puede
ir al embarque Padre en lugar de desplazarse por la lista.
287

TRABAJANDO CON LA PESTAA DE EMBARQUE
Trabajando con la Pestaa de Embarque

Toda la informacin introducida en el asistente de embarque aparece en las
pestaas. Usted puede verificar o hacer cambios haciendo clic en la pestaa e
introduciendo informacin en los campos.
Pestaa General
La pestaa General tiene campos especficos para el tipo de embarque que
usted est haciendo (areo, martimo o terrestre). Echemos un vistazo a cada
uno.
288

PESTAA GENERAL
Un Embarque Areo tiene los siguientes campos en la pestaa General:
Los datos introducidos en el asistente aparecen en los campos. Usted puede

hacer cambios si es necesario. Si no utiliza el asistente para crear un embarque,
introduzca la siguiente informacin en los campos:
El Nombre de Embarque es asignado automticamente por el sistema.

Para cambiarlo, escriba sobre el. Para configurar la numeracin, vaya a la
carpeta de Mantenimiento y haga clic en Configuracin. (Es el mismo
para el areo, martimo o terrestre). Si copia un embarque para crear otro,
haga clic en el botn de flecha al lado del campo de Nombre del
Embarque para obtener el siguiente nmero de embarque disponible
para que no tenga dos embarques con el mismo nmero.
Introduzca el Nmero de Gua Area de la aerolnea. Si el campo est en

gris, utilice el botn Poner. El botn Poner se utiliza para seleccionar el
nmero de gua de aire de una lista preestablecida de nmeros dados a su
compaa por la aerolnea. Cree una lista preestablecida en la carpeta de
Mantenimiento > Transportista.
Escriba el Nmero de Reservacin.
Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el lugar

es Miami).
289

PESTAA GENERAL
El campo de Realizado Por se llena con el nombre del usuario (la

persona registrada en el sistema) y la Fecha de Realizacin es completada por el sistema con la fecha de hoy. Para cambiarla, utilice los mens
desplegables.
Escriba el Valor Declarado.
Escriba una descripcin general de las mercancas, si la conoce (opcional).
Introduzca una clusula preestablecida, haga clic en el botn con los tres
puntos. La clusula aparecer en el campo de Descripcin de la Carga,
sobrescribiendo la descripcin.
Ahora echemos un vistazo a la pestaa General para realizar un Embarque

Martimo:
290
Las Fechas son llenadas de forma automtica por el sistema con la fecha
de hoy. Cambiar la fecha de Salida y de Arribo y la hora para el embarque.
Escriba el Valor Declarado de las mercancas.

PESTAA GENERAL
Los totales para la Cantidades de las mercancas se muestran en la parte

inferior de la pantalla. Para cambiar las unidades de medida, haga clic en
el botn de Configuracin.
El botn de Configuracin tiene dos pestaas: una para establecer cmo

desea que sean llenados los formularios (mostrado aqu), y otra pestaa
para las unidades de medida.
291

PESTAA DE RUTA
Ahora echemos un vistazo a la pestaa General para un Embarque Terrestre:
Escriba el Valor Declarado para las mercancas.
Escriba la descripcin general de las mercancas.
El botn de Configuracin tiene dos pestaas: una para la definir la forma

en que desea llenar los formularios (por ejemplo, guas areas y conocimientos de embarque), y otra pestaa para las unidades de medida
(libras, kilos, etc).
Pestaa de Ruta
En la pestaa de Ruta para todo tipo de embarques (areo, martimo y terrestre),
el modo de transporte es fijado por el sistema para el tipo de embarque. Usted
puede utilizar el men desplegable o el botn con los tres puntos para realizar
cambios en el modo de transporte.
292

PESTAA DE RUTA
La pestaa de Ruta para un Embarque Areo contiene los siguientes campos:
El campo de Transportista se llena desde el asistente (en este ejemplo). En

el caso de los embarques areos, el transportista se introduce en la pestaa
General, en la pestaa de Ruta, es de slo lectura (en gris). Para cambiarlo,
vaya a la pestaa General.
La pestaa de Ruta area incluye un lugar para aadir informacin de

transferencia de vuelo. Introduzca el aeropuerto, el transportista y el
nmero de vuelo para cada transferencia, segn sea necesario.
Seleccione los cdigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D)

y el Destino (Schedule K). Utilice el botn con los tres puntos para navegar
a travs de la lista de cdigos que se encuentran en la base de datos
Magaya. Despus de que se utiliza un cdigo una vez, este se asocia con el
puerto, para que la prxima vez que utilice ese puerto, el cdigo tambin
est disponible en la lista desplegable.
Marque la casilla de Transaccin Dirigida (AES) para indicar que este

embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportacin
Automatizado para el envo de informacin a Aduanas de EE.UU.).
Marque la casilla de Compaas Relacionadas (AES) si la entidad que

recibe las mercancas tiene que ver con la compaa en el origen.
293

PESTAA DE RUTA
La pestaa de Ruta para un Embarque Martimo contiene los siguientes

campos:
Los campos en la pestaa de Ruta Martima son los mismos que se muestran en
las instrucciones para crear una Consolidacin Martima. Llene los campos con
la informacin de su embarque.
El Modo de Transporte es llenado automticamente por el sistema.
294
1. Lugar de Recibo por el Pre-transportista: Este es el lugar donde el transportista terrestre recoger la carga para llevarla al puerto de embarque.
2. Puerto de Carga: Este es el puerto donde las mercancas sern cargados

en el buque.
3. Puerto de Descarga: Aqu es donde la carga va a ser descargada del

buque.
4. Lugar de Entrega del Embarque: Este es el destino final de los bienes - a

donde el transportista domstico en el destino llevar los bienes.

PESTAA DE RUTA



La pestaa de Ruta para un Embarque Terrestre contiene los siguientes campos:
El Modo de Transporte se define como Por Camin de forma predeterminada para embarques por tierra. El men desplegable y el botn con los
tres puntos le da la opcin de aadir nuevos modos de transporte.
Introduzca el Nmero PRO, Nmero de Seguimiento, el Nombre y el

Nmero de Licencia del Chofer (opcional).
Ingrese informacin, fecha y hora de Salida y de Arribo. (los mens

desplegables "A" y "De" utilizan la lista de los puertos para los nombres de
lugar).
295

PESTAA DE CARGOS



Pestaa de Cargos
Los cargos por flete y otros gastos se registran en la pestaa de Cargos. Si su
embarque fue creado a partir de una transaccin anterior, los cargos que
introdujo en esa transaccin, tales como un Recibo de Almacn, sern transferidos al Embarque. Tambin puede agregar o editar los cargos cuando se crea un
embarque.
La pestaa de Cargos muestra lo siguiente: Los Gastos son de color rojo, los
cargos de Ingreso son de color verde, se observa el estado de Abierto, Procesado
o Pagado, la descripcin de la carga, si se trata de un cargo de Pre-pago (S o No),
Cantidad, y otra informacin.
296

PESTAA DE CARGOS
Haga clic derecho en una carga para ver las opciones, tales como la de Regenerar
Cargos abiertos, mover los cargos hacia arriba o hacia abajo para cambiar el
orden de presentacin en los documentos, etc.
Al hacer clic en el botn de Adicionar, aparece un men:
297

PESTAA DE CARGOS
los cargos por gastos y los cargos por ingresos no estn relacionados con
el movimiento de la carga. Ejemplos de ingresos incluyen la documentacin y los honorarios por embalaje.
Cargos de Gastos por Flete (y cargos de Ingreso por Flete) incluyen

combustible, recargos de seguridad, y el flete areo.
La siguiente es una captura de pantalla del cuadro de dilogo que se abre cuando
se agrega un cargo de Ingresos por Flete para un Embarque Martimo:
Ejemplos de los cargos de ingresos por flete martimo incluyen el Servicio de

Flete Martimo y Recargo por Combustible. Estos estn disponibles en el primer
men desplegable Cargo. Este men desplegable se llena desde la lista de
Productos y servicios (en la carpeta de Contabilidad); La Definicin del Tipo
es Flete u Otro flete. Llenar en el resto de la informacin como sigue:
298
Escriba una descripcin adicional de la carga (opcional). Si se introduce

una descripcin aqu, aparecer en el documento de Gua Area o Conocimiento de Embarque en lugar de la descripcin de la Clase de Servicio
de Flete.
Seleccione el cliente a quien se aplica el cargo (por ejemplo, el expedidor o

el destinatario). El botn de Tarifas abre el perfil de la entidad en el campo
de Aplicar por. Si usted est trabajando en el Cargo por Gastos de Flete,
el botn de Tarifas abrir la pestaa de Tarifas del perfil del Transportista.
Determinar si el cargo es Prepagado o Por Cobrar y seleccionar la opcin

apropiada del men desplegable (Los cargos prepagados se facturan en
origen. Cargos Por Cobrar se facturan en el destino).

PESTAA DE CARGOS
Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los
cargos se mostrarn en las transacciones de las operaciones y en los documentos de embarque. Los cargos siempre aparecern en las facturas de
pago y las facturas de cobro, incluso si usted no marca esta casilla.
Habilitar Actualizar automticamente: Para permitir la actualizacin

automtica de un cargo, marque la casilla. Si usted hace un cambio a un
producto como el peso, el cargo para el nuevo peso se calcula y actualiza
de forma automtica. Desmarque la casilla si no desea este clculo
automtico.
Aplicar los cargos por peso, piezas, volumen, o por contenedores (Cuando
se cambia la forma de aplicar los cargos (peso, piezas, etc.), los totales en
la parte inferior se actualizan. Los campos sin sombra (amarillos) se multiplicarn de forma automtica para calcular el total. Slo tiene que rellenar
los campos sin sombra). Cada mtodo de aplicacin de cargos se explica a
continuacin:
Piezas: Para aplicar un cargo por piezas y calcular el total en funcin

del nmero total de piezas.
Peso: Este es el peso bruto de todas las piezas en el embarque.
Volumen: El volumen sumado de todas las piezas.
Peso a Cobrar: En los embarques areos, el peso por el que se cobra

se calcula en base al peso del volumen (peso volumtrico); compare
el peso del volumen con el peso bruto y utilice la cifra mayor.
Seleccione el mtodo tarifario a emplear:
Introduzca una Tarifa: Introduzca un valor.
Introduzca un mnimo: Introduzca una cantidad mnima
Introduzca un mximo: Introduzca una cantidad mxima
Introduzca el nmero de piezas y el cargo. El total se calcula de forma

automtica.
299

PESTAA DE CARGOS
La siguiente captura de pantalla de un cargo por Flete Areo muestra el Peso a

Cobrar:
El sistema Magaya Explorer le notificar del monto del peso a cobrar.

Generar Transacciones para un Embarque Hijo:
La pestaa de Cargos de un embarque Hijo cuenta con un botn de Generar
que se puede utilizar para generar las facturas de cobro correspondientes a un
embarque Hijo incluso si la consolidacin no est listo para ser liquidada en su
totalidad, o si la consolidacin se ha liquidado y se ha aadido un nuevo Hijo.
Para obtener informacin adicional acerca de cmo trabajar en la pestaa de

Cargos, consulte el tema sobre Cargos.
300

OTRAS PESTAAS
Otras pestaas
La pestaa de Entrega tiene informacin sobre el manejo de la entrega de la
mercanca al destinatario final en la parte final del embarque.
Si desea proporcionar una Prueba de Entrega a su cliente, haga clic en la
pestaa de Entrega, y marque la casilla para Informacin de Prueba de Entrega
(POD). Rellene la informacin necesaria. Si usted tiene el mdulo de extensin
activo, la informacin recopilada usando el dispositivo de mano se carga en esta
pestaa, incluyendo las firmas de la persona que recibi los paquetes.
El Agente de Entrega en Destino es la compaa a cargo de la entrega local

en el destino.
La Direccin de Recogida en Destino es la direccin en donde se va a

recoger la carga para la entrega final, por ejemplo, el aeropuerto.
Si marc la casilla de POD, escriba abajo la fecha y hora de entrega, el

nombre de quien recibi la carga (la persona que firm), y cualquier
comentario, como si el paquete qued en manos de un vecino, etc. Esta
301

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE EMBARQUE
informacin le ser enviada despus de que los bienes hayan sido

entregados. Si el agente de destino tiene un sistema Magaya, l introducir
la informacin y sta actualizar su sistema.
The La pestaa de Eventos muestra los eventos aadidos para el Padre y los
Hijos. Estos sern visibles en el seguimiento. Para ms detalles, consulte el tema
Eventos.
Para obtener ms informacin sobre la pestaa de Adjuntos, vea el tema
Adjuntos.
Para obtener ms informacin sobre la pestaa de Notas, consulte el tema
Notas.
Si ha aadido campos personalizados, aparecern en una pestaa personalizada
(Configure los campos personalizados en la carpeta de Mantenimiento en la
subcarpeta de Configuracin).
La Barra de Herramientas de Embarque

La Barra de Herramientas de Embarque ofrece muchas funciones. Algunos de
los botones tienen una flecha al lado en la que usted puede hacer clic para ms
opciones. A continuacin se explica cada uno de los botones y lo que hacen:
Padre: Este botn lo posiciona en el embarque Padre, cuando est en la vista del
embarque Hijo. (Aparece en gris cuando ya se encuentra en el embarque Padre).
Embarques: Cuando necesita agregar un Hijo a una consolidacin, tiene dos
opciones: 1) Seleccione la opcin Embarque Hijo para agregar un Hijo a una
consolidacin a la que va a introducir informacin en forma manual, o 2) seleccione Asistente para Embarques Hijos para utilizar el asistente para agregar
302

un embarque Hijo. Este botn tambin permite cargar Hijos a partir de la

carpeta de embarques por internet o desglosar el embarque en sub-embarques.
Adicionar Documento: Este botn tiene dos opciones: 1) Seleccionar un documento desde el Magaya Explorer, como por ejemplo una Gua Area, o 2), seleccionar Otro documento, que es un documento de su computadora, como por
ejemplo una hoja de clculo de Excel o un documento de Word.
Ganancia: Haga clic para ver las ganancias para una consolidacin. Se abre una
lista con los detalles de todos los gastos, ingresos y ganancias para todos los
embarques Hijos.
Liquidacin: Este liquida el embarque y crea las tareas de contabilidad correspondientes (vase la seccin sobre Liquidacin).
Transacciones: Este botn tiene dos opciones: 1) Las Transacciones para la
Consolidacin, que son todas las transacciones contables relacionadas con el
Padre y el Hijo, que se resumirn en una sola pantalla, y 2) Transaccin para el
Embarque, lo que le permite editar las transacciones contables (Vea la seccin
sobre la visualizacin de transacciones).
303

Enviar: Enviar la informacin de embarque y la documentacin a un agente o a

otro usuario en Magaya Network. Esto enviar la transaccin a otro usuario
Magaya, quien lo recibir en su sistema Magaya, con lo cual el no tendr que
volver a digitar la informacin del embarque.
Aduana: Se utiliza para acceder a las opciones de las Aduanas de EE.UU. Si el
botn est en gris, pngase en contacto con Magaya Corporation para activar
las opciones de Aduanas. Vea el Manual del Software de Comunicaciones
Magaya para ms informacin.
Productos: Este botn tiene opciones para mostrar u ocultar la lista de embalaje, para verificar la lista de embalaje, o para elegir las columnas de la lista de
empaque (Si tiene un escner y el mdulo de extensin Magaya Bar Code activo,
puede escanear cada artculo para mover los artculos de la lista de no verificado
a verificado).
Acciones: Hay muchas opciones disponibles en el botn de Acciones:
304
Ponga o quite como En Trnsito, Recibido, o Entregado: Utilice esta

opcin de men para cambiar el estado de un embarque. Al poner el
embarque como En Trnsito, la carga ha salido de la bodega, y por lo tanto
los artculos dentro del embarque no pueden ser modificados. El estado se
actualiza en la Lista de Embarque en la carpeta de Almacenaje. La lista de
Recibos de Almacn tambin se actualizar (Estas opciones son para las
importaciones. Consulte el tema de Importaciones para ms detalles).
Ponga como Entrante o Saliente: Esta opcin cambia la direccin de un

embarque. Entrante es un embarque que su empresa est recibiendo (las
importaciones). Saliente es un embarque que su empresa va a enviar (las
exportaciones).
Agregar a un trabajo: Esta funcin est disponible en Magaya Supply

Chain Solution. Le permite conectar un embarque con un trabajo y el
progreso actualizado en la pantalla de Trabajo. Por favor, consulte el
Manual de Cadena de Suministro Magaya.
Las opciones de Recepcin y Entrega son para las importaciones. Vea el

tema sobre Importaciones para ms detalles.
Reportes: Utilice esta opcin para crear un reporte para el embarque seleccionado, como por ejemplo un reporte de carga por expedidor, por
consignatario, etc. La opcin de reporte de Manifiesto de Carga est
disponible aqu.
Historia: Usted puede ver el historial de todas las transacciones que estn
relacionadas con este embarque. Puede ir al documento o la transaccin
(el cuadro de dilogo) para cualquier elemento que aparece en la lista del
Historial (La opcin de Historia en el botn Acciones se muestra en
negrita, lo que indica esta es la opcin predeterminada para el botn de
Acciones. Esto significa que si hace clic en el botn de Acciones, en lugar

de en la flecha para seleccionar una opcin, aparecer la pantalla de

Historia).
Verificar Cargos:Esto muestra una pantalla de resultados de la verificacin

de los cargos de un embarque en comparacin con las tarifas que ha
definido en el sistema. Haga clic en el botn Crear para crear un Consejo
de Correccin de los cargos. Este formulario estar disponible en la lista
de documentos en la pantalla de embarque. Esta opcin es utilizada
comnmente por las compaas areas para verificar los cargos que
calculan sus clientes. Si hay una diferencia, el sistema le avisar.
Para los embarques martimos, el botn de Acciones le dar acceso a los

mensajes de la naviera (INTTRA), un mdulo de extensin de Magaya.
El Seguro de Carga tambin est disponible en el botn de Acciones. Para
obtener informacin sobre seguros de carga, consulte el Manual del Software de
Comunicaciones Magaya.
305

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE CARGA
La Barra de Herramientas de Carga

La barra de herramientas de carga le permite trabajar con la carga de su
embarque. Al nivel del embarque Hijo, podr ver la carga de ese Hijo; a nivel del
Padre, ver la consolidacin de la carga para todas los embarques Hijos.
Puede hacer doble clic en cualquier elemento de la lista para abrirlo y ver los
detalles.
Si hay un contenedor entre los elementos de la lista y carga suelta que desee
incluir dentro del contenedor, haga clic y arrastre los elementos hacia el
contenedor.
Para cambiar las columnas de la Lista de Carga, haga clic en el botn de
Productos en la barra de herramientas de embarque y seleccione Seleccionar
Columnas de Productos.
La Barra de Herramientas de Carga tiene las siguientes opciones:
306

Cargar: Esto abre otra pantalla para cargar mercancas en el embarque

Hijo que haya seleccionado, no a nivel del embarque Padre:
En esta pantalla, usted puede cargar los artculos de Recibos de Almacn,

rdenes de Recogida, Inventario, Localizaciones, o mediante el escaneo.
Basta con seleccionar el botn apropiado en la parte superior de la
pantalla.
Agregar: Utilice esta opcin para aadir carga que no tenga un Recibo de
Almacn (para aadir sobre la marcha). Se abre la pantalla de Productos.
Vea el tema Productos.
Descargar: Para eliminar carga de este embarque Hijo y volver a colocarlo

en el almacn en estado de Disponible (si es que era parte de un Recibo
de Almacn).
Reempacar: Vea la seccin Reempacar la Carga.
Desempacar: Para mover algunos artculos fuera del contenedor. Los

artculos permanecern en el embarque Hijo. Si hace clic en el botn de
Desempacar cuando se tiene un contenedor seleccionado, todos los
artculos de ese contenedor se desempacarn. Si hace clic en un artculo,
slo ese artculo ser desempacado del contenedor.
Editar: Para realizar cambios.
Los iconos de la carga indican el estado de la carga:
Celeste est Disponible

307

Violeta est Cargado
Verde Claro es que se encuentra En Trnsito (de color verde oscuro est
Arribando)
Azul es Enviado
Los iconos se identifican en el Magaya Explorer en las listas como la lista de

Recibos de Almacn, la lista de Entregas de Carga, y la lista de Productos. Vea la
columna de Estado para los nombres y colores de los iconos.
308

Reempaque de la Carga
Para reempacar la carga dentro de un embarque, haga clic en el embarque en la
carpeta de Embarques para seleccionarlo y haga clic en el botn de Reempacar
en la Barra de Herramientas de Carga. Se abre un asistente.
Seleccione el tipo de contenedor. El contenedor puede ser una paleta, un

contenedor martimo, contenedores areos, etc. Este men desplegable
toma sus definiciones de la lista de los Tipos de Embalaje (en la carpeta de
Almacenaje).
Introduzca la descripcin de la carga.
Escriba el numero de contenedor.
Introduzca los nmeros de los sellos para el contenedor (para los

embarques martimos solamente).
Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario.
Haga clic para marcar la casilla si desea agregar el peso de las piezas
contenidas en el peso total. Nota: Esto es necesario cuando se enva informacin a Aduanas de EE.UU.
309

VERIFICAR CONTENIDO DEL PAQUETE
Seleccione una localizacin en el almacn donde se encuentra este

contenedor.
Agregue notas si lo requiere y haga clic en el botn Siguiente para ir a la

siguiente pantalla en el asistente.
Si desea crear ms de un paquete, marque la casilla Crear varios

paquetes. Por ejemplo, si usted recibe 1.000 piezas, pero vienen en cajas
de 50, marque esta casilla para crear 20 cajas en un solo paso.
Seleccione los artculos que desea incluir en el interior del contenedor.
Haga clic en el botn de Finalizar cuando haya terminado. El cargamento

ser reempacado. Si desea agregar ms artculos a este contenedor despus
de haber terminado esta pantalla, puede seleccionar el contenedor en la
lista de cargas y hacer clic en el botn de Reempacar nuevamente.
Verificar Contenido del Paquete

Use esta opcin para asegurarse de que todos los artculos correctos se cargan
en el embarque correcto.
310

VERIFICAR CONTENIDO DEL PAQUETE
Despus de embarcar la carga, haga clic en la flecha al lado del botn de

Productos en la Barra de Herramientas de Embarque. Seleccione Verificar
Lista de Embalaje:
En la pantalla que se abre, aparecen todos los artculos para el embarque:
Conforme escanea cada elemento, este se mueve automticamente de la mitad

superior de la pantalla a la seccin de verificada.
Si el escner falla en la lectura del cdigo de barras, usted puede introducir el
cdigo manualmente haciendo clic en la tecla Entrar Cdigo. Un cuadro de
dilogo se abre para que escriba en el nmero de cdigo de barras:
311

LIQUIDACIN
Crear un reporte de los artculos haciendo clic en el botn de Acciones.
Liquidacin
Liquidacin es el proceso que crea todo sus Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar y las Transacciones relacionadas con un embarque o una consolidacin
en un solo paso.
Haga clic en el botn de Liquidacin de la Barra de Herramientas de Embarque.
Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los
cargos de la pestaa de Cargos.
Para liquidar los gastos de un embarque Hijo separado de la consolidacin en
su conjunto, haga clic en el botn de Generar en la pestaa de Cargos para el
embarque Hijo.
Los totales se muestran en la parte inferior. El conjunto de botones al lado de la
lista ofrece la posibilidad de configurar la liquidacin, generar las transacciones,
y actualizar y filtrar la lista.
Las columnas por defecto en la pantalla de Liquidacin son las siguientes:
312
Nmero de Gua (el nmero de gua area o el conocimiento de embarque

martimo/terrestre)
Nombre del Cliente
Descripcin de la tarifa
Costo Pre-Pagado (PP): Costo facturado en origen
Costo por Cobrar: Costo facturado en destino
Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen

LIQUIDACIN
Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino
Ganancia Bruta es el (Ingresos Pre-Pagados + Ingresos por Cobrar) (Costos Pre-Pagados + Costo por Cobrar)
Nombre del agente
Participacin del Agente: Esta columna muestra la regla o frmula, por

ejemplo el 50%, que se utiliza para calcular la participacin del agente por
cargo (por lnea detallada). No todos los cargos que se muestran tienen
una participacin de agentes, normalmente slo los cargos por transporte
son compartidos con un agente.
Ganancias del Agente: El monto que va destinado al agente por tipo de

cargo.
Su Ganancia: El monto que su compaa est haciendo por cargo despus

de restar las comisiones del agente y del vendedor.
Balance: El monto que el agente le debe a usted por cargo. Si el monto es

una cantidad negativa, entonces usted le debe al agente ese monto.
Al igual que con cualquier lista, puede elegir las columnas y cambiar el orden de
las mismas con el botn de Acciones. Las opciones incluyen la adicin de un
vendedor y las dimensiones de la carga. En el cuadro de dilogo de Configurar
Columnas, tambin puede seleccionar columnas de las transacciones relacionadas.
Cada lnea en la lista de Liquidacin detalla los pormenores de los gastos por
cada embarque Hijo, mostrando el monto por ingresos y el monto prorrateado.
La siguiente captura de pantalla destaca la seccin de la lista de Liquidacin que
muestra las guas areas del embarque Hijo, el nombre del cliente, descripcin
de honorarios y costos:
313

LIQUIDACIN
En este ejemplo hay dos Hijos (HAWB11 con cuatro cargos y HAWB12
con tres cargos). Todos los costos son pre-pagados.
La captura de pantalla siguiente destaca los ingresos para los embarques Hijos:
Los cargos por Ingresos son Por Cobrar para HAWB11, y para HAWB12
los cargos por Ingresos son Pre-pagados.
La siguiente captura de pantalla destaca la participacin y las ganancias del

agente, y sus ganancias y el balance desglosado por lnea de lo que el agente le
debe a usted. (Un signo negativo significa que usted le debe al agente):
En este ejemplo estamos compartiendo el 50% del beneficio bruto de transporte

areo de mercancas con nuestro agente para ambos embarques Hijos.
La participacin en las ganancias para el agente tambin puede ser preestablecida en la carpeta de Mantenimiento; abra el perfil del Agente de Carga y haga
clic en la pestaa de Participacin. La participacin se puede establecer como un
porcentaje, un valor fijo, o la cantidad por unidad de peso, volumen o pieza.
314

LIQUIDACIN
Para el clculo de la participacin por peso, multiplique la cantidad de

dinero (por ejemplo, $1,50) por el peso, la frmula se introduce en la lnea
sera: 1.50*W (Escriba un asterisco (*) para la funcin de la multiplicacin). El peso se expresa en libras (lb).
Para el clculo de la participacin por volumen (para el ejemplo anterior),

escriba la frmula: 15*V. El volumen se expresa en pies cbicos (ft3).
Para calcular la participacin por piezas (para el mismo ejemplo), introduzca la siguiente frmula: 15*P.
Para modificar la distribucin de las ganancias con un agente para un embarque

de la lista de Liquidacin, haga clic en la celda de la tabla e introduzca el nmero
y el smbolo de porcentaje. Despus de introducir la frmula, la cantidad ser
calculada por el sistema y aparecer en la columna.
Los totales en la parte inferior de la pantalla muestran:
Costo: Pre-Pagado y Por Cobrar
Ingresos: Pre-Pagado y Por Cobrar
Ganancia Bruta: los ingresos restando los costos
Ganancia del Vendedor (la persona que le trae el cliente; para crearlo, vaya
a Mantenimiento y al perfil del Vendedor)
Ganancia del Agente (Para configurar la participacin del Agente en las

ganancias, vaya a la carpeta de Mantenimiento y edite el perfil del Agente
de Carga).
Su Ganancia
Su Agente le Debe a Usted / Usted Debe a su Agente: El encabezado

correcto aparecer, dependiendo de si la cantidad es pre-pagada o por
cobrar.
La ganancia del agente en la parte inferior de la pantalla ser calculada segn las
cantidades de las partidas. Si el agente cobra todos los gastos en el destino, su
agente le deber y el sistema generar una factura para el agente. (Si el agente de
destino registra todos los cargos al crear un embarque de importacin, entonces
ellos introducen 100% en la columna de la Participacin del Agente de los
cargos pre-pagados en origen. Para ms informacin sobre las importaciones,
consulte el tema Importaciones).
Si usted cobra ms dinero en el origen y tiene que pagar al agente, el sistema
crear una reintegro de cobro. En el ejemplo, hay una combinacin de los
embarques Hijos pre-pagados y por cobrar. El sistema calcular si debe crear
una factura de cobro o un reintegro de cobro para el agente. Estas transacciones
contables aparecern en la Lista de Transacciones despus de generar los cargos.
315

LIQUIDACIN
La Liquidacin es el lugar para detectar los errores de facturacin. Si una lnea

de la lista muestra un beneficio negativo, compruebe dos cosas: 1) si el importe
se incorpor a una cargo por costes (si es demasiado alta), o 2) si se est
cargando la cantidad correcta.
Generacin de Transacciones Contables:
El sistema generar una factura de cobro para el agente (si es que le deben a
usted) o un reintegro de cobro (si es que usted le debe) para el agente. Esa operacin aparecer en la carpeta de Contabilidad y en la Lista de Transacciones, no
aqu en la Lista de Liquidacin, ya que es el resultado de la Liquidacin. Todas
las otras transacciones contables se crearn al hacer clic en el botn de Generar.
Para generar transacciones, haga clic en el botn de Generar. Un cuadro de
dilogo se abrir enumerando las transacciones contables. Verifquelas y haga
clic en el botn OK o en Cancelar para hacer correcciones. Los cargos incluidos
en las transacciones generadas cambiarn de abierto a procesado despus de
la liquidacin.
El botn de Actualizar recalcular la informacin de participacin en los beneficios a partir de la informacin en la carpeta de Mantenimiento para los
Agentes de Carga, para reflejar los montos preestablecidos en el sistema. Si
realiza cambios en la carpeta de Mantenimiento, el sistema volver a calcular
sobre la base de la nueva informacin haciendo clic en el botn de Actualizar.
Para crear reportes basados en la liquidacin, haga clic en el botn de Acciones
y seleccione la opcin de crear un reporte por nmero de gua o por el nombre
del embarque. Estos son los reportes que puede enviar a su agente de destino,
para que el agente pueda ver los resultados de la liquidacin.
Para configurar cmo se generan las transacciones en la liquidacin, haga clic
en el botn de Configurar en la parte derecha de la pantalla de Liquidacin. Un
cuadro de dilogo se abre. El sistema establece los valores por defecto como se
muestra en el cuadro de dilogo. Haga los cambios apropiados para su negocio.
316

LIQUIDACIN
Vase tambin la carpeta de Mantenimiento > Configuracin > Contabilidad

para establecer la opcin de liquidacin de entrada y salida.
Las facturas generadas sern destinados a la cuenta de Cuentas por Cobrar

seleccionada aqu, en esta pantalla de Configuracin. Las Facturas de Pago
generadas sern asignadas a Cuentas por Pagar que se configura en esta pantalla.
La comisin del Vendedor en el embarque se generar y registrar en la factura
por concepto de Comisin de Ventas.
El ingreso del Agente por participacin en las ganancias se registra como
Ganancia Compartida con Agente en la factura y se resume en la factura.
Usted puede optar por ampliar el detalle (Puede resumirlo aqu y enviar un
reporte detallado).
El sistema selecciona de forma predeterminada la opcin de Usar agente en
destino para cobrar. El agente recoger el dinero en el destino de los
embarques consolidados, y el sistema no generar facturas por los cargos que
son por cobrar; Se reunirn todos estos cargos en una sola factura de cobro para
el agente. Si usted no marca esta opcin, el sistema crear las facturas de cobro
por todos los cargos (pre-pagados y por cobrar), y no habr ninguna factura
317

LIQUIDACIN
para el agente en este caso. En el caso de un embarque directo, el transportista

acta como agente de cobro y recibe los cargos por usted. Si los cargos son por
cobrar, el sistema crear un Crdito de Factura para el transportista con la cantidad que le adeudan.
El sistema tambin selecciona de forma predeterminada la opcin de Mostrar
detalles en transacciones generadas. El sistema le mostrar todas las lneas de
la liquidacin y las incluir en la factura. Tambin puede agrupar los cargos, por
ejemplo, para mostrar toda la carga martima de los embarques Hijos agrupada
en una sola lnea.
La opcin de Generar comisin del agente como costo no est seleccionada
de forma predeterminada (est desactivada por defecto). Si no est seleccionada,
las cantidades que aparecen en las facturas de cobro generadas sern menores
que la cantidad que si este est marcada. Si no est seleccionada, el monto tendr
la porcin agente ya restada. Si est seleccionada, usted tendr todo el ingreso y
la comisin estar en una lnea separada en la factura de cobro.
Orden de Clculo de las Ganancias: La participacin del agente se puede
calcular en el mismo momento que la del vendedor, o despus de que la
comisin de ventas haya sido deducida.
Generar una sola transaccin para cada cliente: El sistema agrupar a todas las
transacciones de la misma entidad una sola transaccin, tal como cuando hay
ms de embarque Hijo del mismo cliente.
Generar transacciones con impuestos y sin impuestos por separado: Se separarn las operaciones gravadas de las no gravadas, aunque pertenezcan a la
misma entidad.
La fecha de las transacciones se puede establecer como el da de hoy, la fecha de
creacin, la fecha de salida, o la fecha de arribo.
Cuando un embarque de salida ha sido liquidado, una marca de verificacin
roja aparecer en la pestaa General:
Aadir, borrar, cortar o pegar de los embarques hijos de un embarque Padre

liquidado slo lo puede hacer un administrador.
318

VER TRANSACCIONES
Ver Transacciones
Para ver todas las transacciones contables, haga clic en la flecha al lado del botn
de Transacciones en la Barra de Herramientas de Embarque. El botn de
Transacciones tiene dos opciones: ver las transacciones para el embarque o para
la consolidacin.
Si selecciona ver las transacciones de una consolidacin, se le mostrar un
resumen. Usted no podr editar ninguna transaccin en este resumen.
Esta lista que se muestra aqu es de un embarque (no todas estas opciones
estarn disponibles en la vista de la consolidacin). En la lista de embarque,
usted puede agregar, editar o eliminar transacciones. Puede hacer clic derecho
sobre una transaccin y seleccionar en el men:
Para ver uno de los documentos, seleccione Ir al documento.
Seleccione Vincular Factura de Cobro o Vincular Factura de Pago

para vincular una factura previamente creada con este embarque. Un
cuadro de dilogo se abrir, mostrando una lista de transacciones para
elegir.
Seleccione Pagar factura para escribir un cheque para pagar la cuenta

resaltada. Un cuadro de dilogo se abre con toda la informacin del
cheque.
Otras opciones le permiten elegir las columnas de esta lista, exportar

datos, o ver el historial de la transaccin.
En esta pantalla tambin puede agregar transacciones, haga clic en el

botn de Agregar. Por ejemplo, puede agregar otra factura de cobro que
quedar relacionada con este embarque. Se obtendr la informacin del
embarque con el que est trabajando y la factura de cobro aparecer
directamente en la contabilidad como Procesada (Si se crea la factura en la
Lista de Facturas de Cobro, usted tendr que vincularla desde all).
319

VER TRANSACCIONES
Estas mismas opciones estn disponibles en el botn de Acciones (Las opciones

en el men del botn de Acciones varan dependiendo del modo de transporte
del embarque).
Estado de los Embarques: Despus de que el embarque se hace y ha dejado su
almacn, lo establece como En Trnsito. Esto actualizar el estado en el seguimiento para que sus clientes pueden ver el estado. Si est utilizando un agente
que tambin tiene Magaya Explorer, ellos actualizarn el estado cuando la carga
se reciba en el destino y cuando se entregue. El sistema en su origen se actualizar automticamente. De lo contrario, tendr que establecer la carga como
Recibido y Entregado de forma manual.
El estado de la carga en el embarque se actualizar en otros lugares de Magaya

Explorer que estn vinculados a ese embarque como en la Orden de Recogida o
en el Recibo de Almacn relacionados con el embarque.
320
USANDO DE LA LISTA DE EMBARQUE

IMPRIMIR ETIQUETAS
Imprimir Etiquetas
Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha del botn de Imprimir. Seleccione
Imprimir etiquetas. Las opciones son:
Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario.
Usando de la Lista de Embarque

Lista de Embarque
Qu es la Lista de Embarque? La Lista de Embarque muestra todos los
embarques que su compaa ha manejado. Un usuario de Magaya con derechos
administrativos puede dar o restringir el acceso a la Lista de Embarque mediante la seleccin de la lista y haciendo clic en Archivo > Permisos (y en
Mantenimiento > Empleados).
321

LISTA DE EMBARQUE
La Lista de Embarque se encuentra en la carpeta de Almacenaje de Magaya

Explorer.
Utilice el botn de Filtrar para mostrar slo los embarques que usted desee ver
o haga clic en el botn Detalles para ver los detalles del embarque.
322

LISTA DE EMBARQUE
Hay muchas opciones en el panel de Detalles:
Al igual que con todas las listas de Magaya Explorer, puede ordenar las
columnas y seleccionar las columnas que desea ver utilizando el botn de
Acciones. Tambin puede importar y exportar los datos dentro y fuera de
Magaya Explorer.
Para enviar un lote de mensajes de correo electrnico, seleccione mltiples
embarques de la lista, mantenga pulsada la tecla de Maysculas. A continuacin,
haga clic en el botn del Correo en la barra de herramientas superior. Seleccione
la opcin Enviar correo por lotes. El cuadro de dilogo de plantilla de correo
electrnico se abrir. Rellene los campos para enviar los mensajes.
Para cambiar el estado de ms de un embarque a la vez, seleccione los mltiples

embarques manteniendo pulsada la tecla Mayscula y haga clic derecho. En el
men desplegable, seleccione el estado transitorio que usted desea.
323

LISTA DE EMBARQUE
Usando el botn de Acciones se ofrecen las siguientes opciones:
Crear Reportes: Hay dos opciones de reportes disponibles: Para crear un

reporte de Embarque o un reporte de Contenedores. Se pueden crear
reportes en la lista de embarque que agrupar todos los embarques para
ver la cantidad de carga que est moviendo a un puerto o para un mismo
destinatario, etc. (En contraste, en los reportes que se crean a partir de un
embarque solamente, se mostrar informacin solamente acerca de la
carga de dicho embarque).
Los Reportes de Contenedores muestran los elementos creados como
contenedores, ya sea utilizando el botn de Adicionar Contenedor en
Recibos de Almacn o el botn de Reempacar en la barra de herramientas
de carga para el Embarque.
Ver Transacciones: Puede ver la lista de transacciones para cualquier

embarque. Seleccione la transaccin y luego use el botn de Acciones para
seleccionar Listado de Transacciones (Acceso directo: Haga clic en el
botn Ver o haga doble clic en la transaccin). La lista de embarques
tambin est disponible para que otros vean los embarques, tales como
personal de almacn que necesita saber que embarques estn llegando
(Debido a las restricciones en los permisos de acceso, algunos empleados
slo sern capaces de ver las transacciones de embarques aqu porque no
tienen acceso a las carpetas de embarque).
Ver Estadsticas: Puede ver la cantidad total de los embarques y de las

piezas, el peso total, el volumen y peso. Las estadsticas muestran el total
de lo que se ha filtrado. Esto se puede utilizar para ver si el peso total de un
embarque encaja dentro de un contenedor, etc.
Excluir de Seguimiento: Esta opcin es til si una transaccin no est

completa y usted no quiere que sea visible a travs de ningn tipo de seguimiento ofrecido por Magaya Explorer.
Ir a la Carpeta: Puede seleccionar un embarque y luego ir a su carpeta y

verlo. Haga clic en el botn de Atrs para volver a la Lista de Embarque.
Historia: Puede ver el historial para cualquier transaccin, seleccionndola y utilizando el botn de Acciones.
Cuando se utiliza el botn de Filtrar en la Lista de Embarque y se selecciona el

Filtro Estndar, asegrese de elegir ya sea Padre o Hijo al filtrar. De lo contrario,
si selecciona "cualquiera", la lista presentada mostrar ambos (el recuento de
piezas, peso y volumen se duplicar).
324
IMPORTACIONES
INTRODUCCIN A LAS IMPORTACIONES
Importaciones
Introduccin a las Importaciones
Magaya Explorer proporciona asistentes para ayudarle a procesar las importaciones. Las pantallas para la importacin y exportacin son las mismas en los
asistentes para embarques areos, martimos y terrestres.
Si el agente de origen us Magaya Explorer para crear un embarque de importacin, entonces los datos del embarque sern enviados al agente de destino a
travs de Magaya Network. Luego iniciar con el Paso 2. Si el agente de origen
no usa Magaya Network, entonces comience con el Paso 1.
Despus del Paso 2, los procedimientos de operacin son los mismos si el
embarque fue creado en Magaya Explorer en el origen o si no.
El siguiente es un resumen de los pasos necesarios para crear y procesar los
envos entrantes (importaciones):
1)
Crear un embarque de importacin en el Magaya Explorer con el asistente

e introducir los datos del embarque (Este paso no es necesario si el
embarque fue creado por el agente en origen y enviado a usted a travs de
Magaya Network).
2)
Liquidar el embarque para generar las facturas de cobro y de pago.
3)
Realizar el proceso de Recepcin, lo cual crea Recibos de Almacn.
4)
Crear Notificaciones de Arribo para los clientes.
5)
Liberar las mercancas para su entrega final (Entrega de Carga).
Las secciones siguientes proporcionan ms detalles sobre cada una de estas

operaciones y los pasos para la liquidacin.
1. Crear un Embarque de Importacin

Estos pasos explican cmo crear un Embarque de Importacin en Magaya
Explorer.
325
IMPORTACIONES
1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIN
Este ejemplo muestra una consolidacin Area. Los pasos son los mismos para
importaciones Martimas y Terrestres.
1)
Haga clic en la flecha en el botn de embarque Areo y seleccione la

opcin necesaria:
El asistente de importacin se abre. La primera pantalla contiene campos

con informacin general del embarque, como el nombre de embarque (se
llenar de forma automtica), el transportista, el lugar y la fecha en que la
operacin de embarque entrante se introduce en el Magaya Explorer, e
informacin general sobre los productos que estn arribando.
El agente destinatario tendr que crear un embarque entrante si el agente
de origen no usa Magaya Explorer para transmitir los datos de embarque
por va electrnica al agente destinatario.
Magaya Corporacin anima a los importadores a involucrar a sus agentes
en origen para que preparen sus embarques utilizando Magaya Explorer y
para enviarlos electrnicamente a travs de Magaya Network. Esto reduce
el tiempo de entrada de datos en aproximadamente un 70% en comparacin con la creacin del embarque de importacin a partir de cero en el
destino.
326
IMPORTACIONES
2)
Ingrese la informacin de envo en la pantalla general del asistente de

importacin:
El Lugar de Realizacin es la localizacin del destino.
Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportacin.

Vea el tema Creacin de Embarques.
327
IMPORTACIONES
3)
Introduzca la informacin del expedidor y del consignatario en de la

pestaa de Entidades:
En el caso de una consolidacin de importacin, su empresa es el agente

de destino y el consignatario final a nivel del embarque Padre.
Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportacin. Vea
el tema Creacin de Embarques.
328
IMPORTACIONES
4)
Ingrese la informacin de enrutamiento en la pestaa de Ruta:
Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportacin. Vea
el tema Creacin de Embarques.
329
IMPORTACIONES
5)
Seleccione los documentos necesarios para el embarque Padre:
330
Normalmente recibir los documentos del agente en origen ya sea

por correo o electrnicamente a travs de Magaya Network. Si usted
necesita tener una copia de los documentos en el sistema como
referencia, por ejemplo puede seleccionar el manifiesto de carga y la
gua area.
IMPORTACIONES
6)
Seleccione la carga que arribar:
Hay dos opciones para seleccionar de carga:
Opcin 1: Seleccione la carga de un Recibo de Almacn (RA), si

usted ya recibi la carga e hizo RAs para ello,
Opcin 2: Agregue un nmero en el campo en blanco para crear

Crear hijos adicionales para los que no se tiene recibo de almacn
(si no ha recibido la carga todava).
En este ejemplo, la captura de pantalla muestra el nmero "2" escrito en el

campo para crear dos embarque Hijos adicionales.
331
IMPORTACIONES
7)
Marque la casilla para volver a empacar la carga si es necesario.
Para obtener ms informacin sobre cmo volver a reempacar, consulte el

tema Reempacar la Carga.
8)
Seleccione los documentos necesarios para cada embarque Hijo:
Los embarques Hijos necesitan Notificaciones de Arribo (Si no los crea

aqu, puede hacerlo ms tarde). Tambin puede aadir cualquier otro
documento que desee enviar al cliente o mantener en el sistema como
referencia.
332
IMPORTACIONES
9)
Guardar la transaccin del embarque de entrada en una carpeta en el

Magaya Explorer:
10) Verifique los datos del embarque en la pantalla de resumen:
333
IMPORTACIONES
Los datos de embarque sern transferidos a la carpeta de embarques y se

mostrados en Magaya Explorer:
Haga clic en el botn de Acciones y ponga la carga como En Trnsito. Esto

actualizar el estado del embarque y comenzar la siguiente parte del proceso la introduccin de datos de embarque.
Introduzca Datos de Embarque en Hijos:
A continuacin, tendr que introducir el Expedidor, el Destinatario, los cargos,
y la informacin de carga para cada embarque Hijo (No ser necesario hacer
este paso si el embarque fue creado y enviado a travs de Magaya Network).
334
IMPORTACIONES
Las siguientes instrucciones le explicarn el procedimiento para un hijo, ya que

estas se repiten por todos los embarques hijos.
1)
En la carpeta de Embarques para la importacin, vaya a la Lista de Carga.

Si no tiene un Recibo de Almacn para la carga, entonces en la Lista de
Carga se mostrar esta nota Haga doble-clic para introducir la carga
para cada Hijo:
2)
Haga doble clic en la lnea en la Lista de Carga. Se abre el cuadro de dilogo

de Productos.
335
IMPORTACIONES
3)
Ingrese informacin como la descripcin de los productos y sus dimensiones:
Para obtener informacin sobre cmo utilizar el cuadro de dilogo de

Productos, consulte el tema Productos.
4)
Agregar los cargos al embarque.

Si el agente de origen no envi el embarque a travs de Magaya Network,
el agente de destino tendr que introducir todos los cargos para crear las
transacciones contables. El agente de destino puede aadir todos los
336
IMPORTACIONES
2. LIQUIDAR EL EMBARQUE
gastos relacionados con la desconsolidacin de la carga, reempaque, y

entrega de la carga a su destinatario final.
Introduzca los cargos en la pestaa de Cargos del embarque:
Para obtener ms informacin sobre cmo introducir cargos, consulte el tema

Cargos.
2. Liquidar el Embarque
Liquidar el embarque de importacin genera todas las transacciones contables
relacionadas con el embarque entrante.
El agente de destino tiene que crear las facturas que sean por cobrar para que el
monto adeudado pueda ser cobrado al cliente antes de la recogida o entrega de
los artculos.
La facturas prepago no suelen ser creadas por el agente de destino.
Haga clic en el botn de Liquidacin de la Barra de Herramientas de Embarque.
Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los
cargos de la pestaa de Cargos.
337
IMPORTACIONES
3. REALIZAR PROCESO DE RECEPCIN
Para obtener ms informacin sobre la pantalla de Liquidacin, una explicacin

de las columnas, y cmo trabajar con los botones, consulte el tema de Liquidacin.
Cuando liquide la importacin, recuerde:
Costo de Pre-Pagado (PP): costo pagado en origen
Costo por Cobrar: Costo pagado en destino
Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen
Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino
Cuando se liquida una exportacin, se generan los cargos prepagados en el

origen, y los cargos por cobrar se resolvern con el agente de destino. Al liquidar
una importacin es a la inversa: usted factura los cobros en destino, y los cargos
pagados por adelantado se resuelven con el agente de origen.
Al hacer clic en el botn de Generar, se crean las transacciones contables. Se
crearn las facturas para los cargos que sean por cobrar.
3. Realizar Proceso de Recepcin

El proceso de Recepcin se hace conforme el embarque arriba a su destino.
Prepara la informacin sobre la carga para el almacn y crea los Recibos de
Almacn (RA), con toda la informacin relacionada con el embarque introducida de forma automtica en los Recibos de Almacn.
Otra ventaja de recibir el envo por va electrnica a travs de Magaya Network
es la posibilidad de contar con la documentacin lista para cumplir con las regulaciones aduaneras de las importaciones y poder comenzar antes de que la carga
arribe a su destino.
338
IMPORTACIONES
3. REALIZAR PROCESO DE RECEPCIN
Haga clic en el Padre, luego haga clic en la flecha del botn de Acciones para
seleccionar Recepcin (La transaccin del embarque debe tener un estado de
Recibido). Se abre un cuadro de dilogo:
Seleccione la carga que est recibiendo. Puede seleccionar toda la carga o

parte de ella. Tambin puede seleccionar una localizacin en el almacn
para colocar la carga. Si siempre recibe la carga en la misma puerta, seleccione la localizacin predeterminada (Para configurar una localizacin
predeterminada de recepcin, vaya a Almacenamiento > Localizaciones y
haga clic derecho en un lugar de recepcin).
Opcin: Haga clic en la casilla para utilizar el nmero de gua del

embarque como el nmero de Recibo de Almacn.
Haga clic en el botn de Recibir, y haga clic en S en el siguiente cuadro de

dilogo. Esto cambia el estado del embarque a Disponible.
El estado de la carga se actualizar automticamente en el origen en Magaya

Explorer si el envo fue recibido a travs de Magaya Network.
Otras opciones en la pantalla de Recepcin:
339
IMPORTACIONES
4. CREAR NOTIFICACIONES DE ARRIBO
El botn de Desempacar es para un contenedor. Puede seleccionar un

contenedor y desempacarlo, y luego crear un RA para los artculos dentro
del contenedor, excluyendo el contenedor.
El botn Deshacer deshar los pasos de recepcin para que pueda hacer
un cambio.
Para ver el Recibo de Almacn, haga clic en el botn de Ir a RA.
Si desea configurar su sistema para enviar mensajes de correo electrnico de

Seguimiento de Transacciones de forma automtica al cliente para cada RA que
se crea durante el proceso de recepcin, vea Mantenimiento > Configuracin >
Seguimiento de las Transacciones y marque la casilla correspondiente.
4. Crear Notificaciones de Arribo

Una Notificacin de Arribo es el documento que enva a los clientes para
hacerles saber que su carga est aqu y que monto deben pagar para recogerla (o
para que se les entregue).
Si usted an no ha creado Notificaciones de Arribo del embarque, agrguelas
ahora (Si no se crearon en origen y se le enviaron a usted, entonces tendr que
crearlas para cada embarque Hijo).
1)
Haga clic en el botn de Adic. Doc. en la barra de herramientas de

embarque (si hace clic en la flecha del botn, seleccione Documento ...):
Se abre una pantalla con una lista de los documentos. Esta pantalla es la
misma que la del asistente.
2)
Seleccione los documentos que necesita, haga clic en la casilla al lado del
nombre del elemento.
3)
Haga clic en el botn de Aceptar. El documento se agrega a su embarque

con toda la informacin relacionada con ese embarque.
Para ver el documento, haga clic en el nombre del documento en la carpeta
del embarque en la parte izquierda del Magaya Explorer.
Despus de crear las Notificaciones de Arribo, tendr que coordinar la recogida

o la entrega.
340
IMPORTACIONES
4. CREAR NOTIFICACIONES DE ARRIBO
Si desea que el nmero de factura aparezca en la Notificacin de Arribo

(despus de la liquidacin), haga clic en el documento en la carpeta y seleccione
Actualizar.
341
IMPORTACIONES
5. LIBERACIN DE LA CARGA PARA ENTREGA FINAL
5. Liberacin de la Carga para Entrega Final

Para entregar la carga en su destino final, utilice el botn de Acciones en la
pantalla de Embarque (Este proceso puede realizarse tambin en la carpeta de
Almacenaje mediante el uso de la funcin de Entrega de Carga).
1)
Seleccione el embarque Hijo, y haga clic en el botn de Acciones y seleccione Entrega. Un cuadro de dilogo se abre.
El cuadro de dilogo de Entrega del Embarque muestra informacin sobre

la carga y le da opciones para entregar la carga, desempacar la carga, y
342
IMPORTACIONES
5. LIBERACIN DE LA CARGA PARA ENTREGA FINAL
mucho ms.
2)
Seleccione la carga a liberar y haga clic en el botn de "Entregar. El

sistema crea un documento de Entrega de Carga para los artculos del
embarque Hijo seleccionado.
Cuando se crea la Entrega de Carga, el estado de los artculos cambia a
"Cargado". Cuando la mercanca se transporta en el camin para la
entrega, ponga el estado de la carga como En Transito, vaya al botn de
Acciones y seleccione la opcin En Transito. Cuando sea entregada,
pngala como Entregada a travs del botn de Acciones.
Esto actualizar el sistema Magaya en el origen para que muestre la carga
como Entregada si el embarque fue enviado a travs de Magaya Network.
3)
El Embarque de Importacin est ahora completo.
343
CMO VER EMBARQUES

LA CARPETA DE ZONA DE CARGA
Cmo ver Embarques

La Carpeta de Zona de Carga
La Lista de Zona de Carga muestra embarques que deben ser cargados o que se
estn cargando ahora. Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcarpeta de Zona de Carga.
La lista de Zona de Carga es til para el personal de almacn y otros que

necesitan ver que embarques se van a cargar ese da. Defina los permisos de los
empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta
y haga clic en Archivo > Permisos para ajustar el acceso a esta carpeta.
Despus de que el embarque se carga y el estado cambia a En Trnsito, el
embarque no aparecer en la subcarpeta de Zona de Carga.
344
CMO VER EMBARQUES

CARPETA DE EN TRNSITO
Carpeta de En Trnsito
Las subcarpetas de En Trnsito muestran lo que viene al almacn. Vaya a la
carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcarpeta de En Trnsito.
La subcarpeta de Zona de Carga es til para el personal de almacn y otros que

necesitan ver que embarques estn arribando ese da. Defina los permisos de los
empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta
y haga clic en Archivo > Permisos para ajustar el acceso a esta carpeta.
Despus de que llegue el embarque y haya sido descargado, el estado cambia en
el Magaya Explorer y el embarque no se mostrar en la subcarpeta En Trnsito.
345
CMO VER EMBARQUES

CARPETA DE EN TRNSITO
346
ndice alfabtico
Numerics
3PL 15
A
actualizar 40
actualizar en lnea 40
Adjuntos 156
escanear 158
Adjuntos escaneados 158
Administrador asigna permisos 52
Aerolnea 79
Aerolneas exclusivas de pasajeros 79
agregar o quitar programas 40
Ajuste de la ganancia compartida con el agente 317
AMS - Mensajes de Aduanas 76
Artculos devueltos 120
Artculos y Servicios 83
Asistente de Contabilidad 72
Asistente de Informacin de mi Compaa 72
Asistente de Inicio 72
Ayuda 73
ayuda 41
B
Barra de herramientas 94
Barra de Herramientas de Carga
Botn de Cargar 307
botn de Descargar 307
botn de Desempacar 307
Barra de herramientas de Carga 306
Barra de Herramientas de Embarque 285, 302
barras de herramientas 71
BL 24
botn de Acciones 111
botn de Buscar 107
Botn de Detalles
Artculos del Inventario 189
Botn de Editar 72
Botn de Ganancia 303
botn de Generar 316
botn de Imprimir 96
Botn de men de reportes 73
botn de Opciones 99
Botn en gris 71
Botones de Asistente para Embarque 71
Botones en barras de herramientas 95
Buscar 202, 225
Gua Area 108
Buscar productos 226
Bsqueda Rpida 109
C
Cadena de suministro 13
campo de dimensiones de los Productos 129
Campo de Piezas 129
Cancelar una reservacin 249
Cancelar una transaccin 220
Carga domstica 147
Cargos
agregar a una transaccin 146
agregar cargos por flete 150
Carpeta de En Trnsito 345
Carpeta de Zona de Carga 344
Centro de Comunicaciones 76
Centro de Distribucin 15
clasificacin de productos 178
Cdigo de barra
escanear artculo 140
Cdigo de Barras
entrega de artculos 213
Cdigo de barras
introducir manualmente 311
Cdigo de exportacin 133
cdigo del Schedule B 130
Cdigo IATA 78
cdigo IATA 21
cdigos schedule B 178
Cdigos y nombres de pases 83
COGS 32
Columna de la Lista de Embalaje, verificar 310
Columnas
ajustar 87
JavaScript 91
personalizar 89
Columnas de la Lista de Embalaje 306
Columnas relacionadas 89
Comisiones, vendedor 82
Communication Server 39
componentes de software 39
Comunidad 75
Configurar liquidacin 316
Conocimiento de Embarque 24
Consejo de Correccin de Cargos 305
Contabilidad 83
Contabilidad a partir de entregas de carga 216
Contabilidad de un RA 165
Contactos
acceso en lnea 82
agregar 82
primario 79
Contenedor, agregar 138
Contenedores, agregar 139
Contraseas para empleados 58
Correo Electrnico
enviar correo electrnico por lotes 99
Correo electrnico por lotes 99
Costo de Ventas 32
Cotizacin 15, 231
carga 231
crear otras transacciones a partir de una 235
ver historia de 236
Cotizaciones 77
D
Database Server 39
Declaracin de Exportacin del Transportista 18
Definicin de Producto de Inventario 185
crear 186
derechos de Administrador 47
desinstalar 40
Detalles del Seguimiento 154
disco duro 35
Divisiones 59
E
ECCN 132
Edito de Documentos 39
EEI 18, 130
Embarque Back-to-back 248
Embarque de Importacin
arribo 340
crear 325
enviar correos de Seguimiento de Transacciones 340
Liquidacin 337
recepcin 338
Embarque militar 133
Embarques 261
agregar carga 267
agregar cargos por flete 296
agregar documentos 266
agregar documentos al Hijo 281
agregar documentos al Padre 278
copiar 289
crear un embarque directo 262
crear una consolidacin 273
desglosar embarque Hijo 272
distribucin de las ganancias con el agente 315
Editar 318
enlazar documentos 285
Generar cargos 316
Liquidacin 312
poner en trnsito 304
Prueba de Entrega 301
recargar datos 286
reempacar carga 269
ver documentos en lnea 266
ver historia 304
Verificar cargos 305
Embarques Salientes 84
Empleado
permisos y acceso remoto 82
Empleados
aadir 82
Encuestar tarifas 238
Entrega de Carga 209
como crear 210
comprar con el Embarque 209
crear una factura de cobro a partir de 217
crear una factura de pago a partir de 217
editar 214
poner carga como Entregada 218
poner carga en Trnsito 218
Escanear artculos
verificar lista de embalaje 311
Escanear carga para entrega 213
Escanear la carga para la recepcin 140
Estadsticas de Embarque 324
Estados de clientes 81
Etiquetas
imprimir 202
Eventos
agregar un evento 153
definir un evento 154
Explorador 69
Exportador conocido 266
Exportadores Conocidos 79
instalar 36
Interfaz 69
Invitaciones 76
ITN (Nmero de transaccin interna) 134
F
Factura comercial, valor de los productos 129
FCL 277
Filtrar 102
Filtro Avanzado 104
Firmas electrnicas 301
FMC 49
Fotografas
como Adjuntos 157
escanear 158
optimizar tamao 156
L
LCL 277
Liquidacin 19, 312
configurar 316
participacin del agente en el embarque 317
reportes 316
ver transacciones 319
Lista de Cuentas 83
Lista de Embarque 321
Lista de Transacciones 95, 166
Listas, ordenar elementos 88
Localizacin de recepcin predeterminada 176
Localizacin del Almacn
Definir Predeterminado 128
Localizaciones de almacn, cmo agregar 174
Localizaciones de almacenaje 171
Logstica 14
G
Gua Area
agregar nuevos nmeros 122
buscar 108
definir numeracin 263
Gua area 20
Gua Expreso 167
H
Histrico de Tareas 76
I
icono de Desempacar 142
icono de escritorio 39
icono de la barra de tareas 39
icono en la barra de tareas 39
Iconos
estado de la carga 141
Iconos de Estado de la Carga 307
ID de Entidad 83
ID de la entidad 79
ID de Magaya Network 69
Imprimir etiquetas 202
Impuestos
mostrar en la Cotizacin 236
Impuestos, dividir las transacciones 318
J
Justo a Tiempo 31
M
Magaya Communication Server 39
Magaya Database Server 39
Magaya Document Editor 39
Magaya Explorer 39
Magaya Network 75
Magaya POD Mobile 301
memoria 35
Mensajes 76
mdulo de extensin Magaya Bar Code 186
N
nesoi 179
notas 162
notas internas 164
Notificacin de Arribo 340
Notificacin de cantidad mnima en inventario 188
Notificacin de reabastecimiento de inventario 187
Numeracin de documentos 122
Nmero de Parte
escanear 140
nmero de parte 130
nmero de parte, de una Definicin de Producto de
Inventario 186
nmero de Recibo de Almacn 122
Nmero de serie
en Definicin de Producto de Inventario 187
Nmero PRO 125
en una Entrega de Carga 211
O
Ocultar carpetas 74
Orden de Compra 32
Orden de Recogida
clientes pueden pedir en lnea 208
como crear 194
crear un Recibo de Almacn a partir de 204
crear una factura de cobro a partir de 207
crear una factura de pago a partir de 207
excluir del seguimiento 205
generar transacciones contables 206
hacer una copia de 204
localizacin de 193
nmero PRO en 197
ver archivos adjuntos a 204
orden de recogida 193
Orden de Recogida Contable 206
Orden de Venta 32
P
Panel de Detalles
RA 169
Pantalla de Embarque 284
Perfil de la Compaa 75
Permisos 52
Personalizar los tipos de embalaje 176
Peso tasable 23
pestaa AMS (en la cuadro de dilogo de Productos) 137
pestaa de Cargos 144
pestaa de Eventos 152
Pestaa de Ruta de Embarque 292
pestaa EEI 179
Pestaa General del Embarque 288
Piezas versus Cantidad 129
pngase en contacto con Magaya 41
Previsualizar 69
Producto - hallar 226
Productos 126
icono de estado 89
Productos peligrosos 134
Programacin de Viaje
crear una 252
crear una copia 259
Programacin de Viajes 251
crear una consolidacin a partir de una 259
ver historia 260
Proveedor
agregar 81
Prueba de Entrega 215
Prueba de entrega 215
puerto 36
Puertos
agregar 82
verificar medio de transporte 82
R
Recibo de Almacn
agregar productos 126
crear 120
recibo de almacn 119
Recuento Cclico 31
Reempacar la carga 142
crear mltiples paquetes 143
Reempaque de la carga 309
Refrigerado 139
Regla de Pareto 31
remover 41
Reparto de las ganancias 314
Reporte de Manifiesto de Carga 304
reportes de Contenedores 324
Reportes de embarque 324
requisitos 35
Reservacin
cancelar 249
crear una copia 247
excluir del seguimiento 248
ver historia de 248
Reservaciones 241
crear una Reservacin Rpida 242
Reservaciones Rpidas
configuracin 242
Roles, como asignar 63

S
SCAC 49
Schedule D
trabajar con lista 82
Schedule K
trabajar con lista 82
SED 18
Servidor de base de datos 70
signo de ms 74
SKU 186
Subcarpeta de Configuracin 83
T
Tareas 76
Tareas Pendientes 76
Tarifas
agregar 79
Terceros proveedores de logstica 15
Transportistas 14
agregar 79
TSA 78
V
Valor Declarado 264
Vehculo
embarcando un 133
Ver documentos 85
Verificar Lista de Embalaje 310
VIN 137
buscar nmero 110
vista de rbol 74
Vista de lista, como guardar 87
Vuelo exclusivo para pasajeros 266
W
Windows 35
Windows 7 (Microsoft) 70
Windows XP 70
Z
Zonas de almacn, cmo crear 172
Zonas de almacenaje 171

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Magaya Cargo System manual de usario

Captulo 4: Configuracin inicial de software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Seccin 2: Almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Captulo 8: rdenes de Recogida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Captulo 14: Creando Embarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261

CAPTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL

Captulo 1. Como Usar este Manual

Como est Organizado este Manual

Seccin 1: Primeros Pasos explica la instalacin y configuracin inicial

Seccin 2: Almacenamiento explica los procedimientos relacionados con

CAPTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL

embarques desde el almacn, como crear una Entrega de Carga, encontrar

Seccin 3: Embarque explica los procedimientos de envo de Embarques.

Otros manuales explican los procedimientos de contabilidad, funciones de

Acerca de Magaya Software

Magaya Cargo System

Magaya Warehouse Management System (WMS)

Magaya Supply Chain Solution

Magaya Commerce System

Magaya tambin ofrece mdulos de extensin:

Magaya WMS Mobile

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Magaya AES (Sistema Automatizado de Exportacin) para llenar la SED

Magaya ISF (para la iniciativa Aduanera 10+2)

CAPTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL

Magaya XML API

Magaya INTTRA (para comunicarse con navieras)

Magaya PayCargo (para pagos en lnea)

rdenes de Embarque en Lnea

Magaya VIN Decoder

Magaya Bar Coding

Dnde encontrar Ayuda

CAPTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL

CAPTULO 2: INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

Captulo 2: Introduccin a la Logstica

Hacer = Fabricacin: Esta parte de la cadena de suministro se centra en la

Entregar = Logstica: La logstica asegura el movimiento econmico y

CAPTULO 2: INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

utilizar, cuando prestar servicios internamente y cuando subcontratar,

Parte del texto anterior fue extrado de supply-chain.org.

Un fallo en cualquier parte de la cadena de suministro afectar todo el proceso

Descripcin General del Negocio de Logstica

Transportistas: Los transportistas llevan mercaderas por buque de carga,

CAPTULO 2: INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

pas o se exportan a nivel internacional. Hay transportistas pblicos

Centros de Distribucin: Un Centro de Distribucin (DC: Distribution

Operaciones de Proveedor de Servicios Logsticos

Creando una Cotizacin

CAPTULO 2: INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

de los gastos de transporte basados en las cantidades a embarcar, la distancia,

rdenes de Recogida, Recibos de Almacn y Entregas de Carga

CAPTULO 2: INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

subcontratada. Los procesos de almacn se tratan en la seccin Procesos de

Un Conocimiento de Embarque (Versiones Padre e Hijos)

El Conocimiento de Embarque Principal es un contrato entre un transportista

CAPTULO 2: INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

Si el transportista es una compaa area, el Conocimiento de Embarque se le

Una lista de empaque, que detalla la mercanca en peso y volumen, pero

Un documento de Mercancas Peligrosas, para la carga de materiales peligrosos

Un EEI (Informacin Electrnica de Exportacin), previamente conocida