Especificacin Funcional y Tcnica

Nombre BBP

BBP-01. KARDEX VALORIZADO

Cdigo
Especificacin

BBP-01. KARDEX VALORIZADO

Project Manager

Key
Principales

Users

Alberto Quiroz (PM)

Juan Pablo Santivez (PM)
Daniel Romero (Gerente Proyecto)
Ivn Fernndez (Gerente Proyecto)

Consultor(es)
Versin documento

Inicial

Fecha

18/08/2016

Registro de Revisiones del Documento

Revisin Fecha

Revisado por

V.1

Pablo Garca

23/08/2016

Comentarios de la revisin

Descripcin breve del requerimiento

329463558.doc

Confidencial

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Especificacin Funcional y Tcnica

Se requiere tener:
** Kardex Valorizado:

Mercadera
-

Propio

Consignacin / Concesin

Insumos (Economatos, Repuestos / Suministros y Avos).

Control de Desvalorizacin de Mercadera, Economato, repuestos / suministros

y avos.
** Emisin de Libros Legales segn formato adjunto.

Registro de Inventario permanente valorizado (Mercadera, economatos, avos

y repuestos / suministros).

Libro Electrnico segn requerimiento de SUNAT

Registro de Consignaciones

FECHA DE SOLICITUD
FECHA DE ENTREGA
FECHA DE APROBACION

ESPECIFICACION FUNCIONAL USUARIO

1. Descripcin del proceso de negocio:
KARDEX_MERCADERIA (Prendas, Lencera, Accesorios, Calzado,
Otros)
N

PROCESOS

USUARIO

01

El Sistema RMS deber registrar los movimientos

operacionales de ingresos y salidas, adems deber
incluir el cdigo de establecimiento segn SUNAT, la
cual se adjuntar un anexo detallado.

RMS
/
Contabilida
d

02

El Sistema RMS deber de validar el costo unitario al

momento de ingresar la mercadera, el costo unitario
deber jalar de la Orden de compra y en la moneda

Asistente
de
Almacn /

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Confidencial

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Especificacin Funcional y Tcnica

origen (Soles y/o Dlares)
*Se tomar el tipo de cambio de la factura de ingreso
al almacn
03

Los ingresos de mercaderas (Compras) debern ser

transferidas al Sistema SAP va interfaz bajo una
estructura de asientos contables.

Contabilida
d
RMS /
Contabilida
d

Los ingresos de mercadera productos de las compras y

devoluciones se generarn para las tres sociedades:

Trading Fashion Line (Ingreso al almacn por el

Centro de Distribucin)

Fashion Color Center (Ingreso por Tiendas)

Inmobiliaria
Tiendas)

American

Group

(Ingreso

por

Se anexa los casos prcticos a nivel de asientos

contables.
(Dichos asientos sern por compaa y por tipo de
ingreso)
04

El Costeo de Importaciones se realizar en el Sistema

RMS.
Las provisiones de gastos de la orden de compra de
importacin, sern importadas del SAP hacia el RMS
para su costeo final, tambin deber importar del SAP
hacia el RMS la factura del proveedor del exterior.
Los documentos provisionados despus del cierre de la
orden de compra no se agregarn en el proceso
normal; para estos casos, se realizar un ajuste por
valor (costo) en el periodo siguiente.
Al generar el cierre del costeo de importacin se
deber generar el asiento contable de ingreso de
mercaderas va interfaz al sistema SAP.
El sistema RMS debe emitir un reporte de costeo de
importacin por cada No. de Transporte para su
validacin con el sistema contable.

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RMS
/
Contabilida
d

Especificacin Funcional y Tcnica

Observacin:
Para relacionar los gastos a la orden de compra de
importacin tanto en RMS como en el SAP se deber de
registrar el Nro. De transporte y los motivos del gasto.
Se adjuntar el detalle de los motivos de gastos de
importacin.
05

El Sistema RMS deber contar con reportes de Trnsito,

lo cuales puedan ser consultados en forma semanal
entre Tiendas, Tiendas_Almacenes y Viceversa.

RMS/Tiend
as

El sistema RMS debe contemplar al cierre de cada

periodo mensual mercadera en Trnsito tanto en
Almacenes y/o Tiendas.
06

El sistema RMS deber contar con un mdulo donde se

carguen los Inventarios Fsicos.

RMS/Contr
ol Interno

El sistema RMS generar un reporte de sobrantes y

faltantes (unidades, costo) a nivel de detalle de la
mercadera.
Los ajustes realizados por efecto del inventario fsico
debern generar asientos contables.
Se anexa reporte.
Observacin:
El rea de control interno aprobar dicho ajuste para
que en tiendas y/o almacn se realice la regularizacin.
El sistema RMS deber tener filtros de seleccin para
un control ms detallado (Inventarios Selectivos)
07

El Sistema RMS deber generar un reporte de

Negativos diarios valorizados; el cual deber llegar va
correo a cada Tienda y Almacn para su validacin y
reclasificacin.

RMS
Almacn
Tienda

08

Los siniestros (Robo, Desastre natural y/o Incendio) que

hubiera en Tiendas y/o Almacn se debe de generar
una GR para dar salida del Sistema RMS a un destino
Final con el motivo indicado.

Almacn
CD / Tienda

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/
/

Especificacin Funcional y Tcnica

Se anexa motivos
referencia)
09

destinatarios

finales

(como

Los ingresos de mercadera al almacn RMS por

Consignacin se realizarn mediante Gua de Remisin
en el Centro de Distribucin, su costo unitario por SKU
(Cdigo) deber jalar de la Orden de Compra.

RMS
Almacn

El Sistema RMS deber generar un reporte de

liquidacin. Este reporte deber tener Rango de Fecha
(Mes y por da).
Se deber tener un kardex de Consignacin en el
sistema RMS.
10

La valorizacin de los Almacenes y/o Tiendas en el

Sistema RMS deber ser al costo promedio (TFL, FCC e
IAG).

RMS
/
Contabilida
d

El sistema RMS deber generar automticamente la

valorizacin diaria de las operaciones.
Al cierre de cada mes, el sistema RMS deber generar
un reproceso de valorizacin para la actualizacin de
los costos de las compras de importaciones.
11

El sistema RMS al cierre de cada mes deber generar RMS

los asientos contables segn el resumen de
movimientos
(Resumen kardex mensual) de
transacciones (Ingresos y salidas) mensuales y
consolidados por tienda y almacenes. Se anexa casos
prcticos.

12

El sistema RMS al cierre del periodo anual o semestral

deber generar el reporte del Libro Electrnico segn
requerimiento de SUNAT. Se anexa el formato.

RMS
/Contabilid
ad

13

El sistema RMS al generar cualquier reporte deber

considerar el cdigo SKU y el cdigo de Barra, por
tienda, por almacenes y/o consolidados y con rango de
fecha (mes y por da).

RMS

14

El RMS importar el Nro. de comprobante de SAP al

trmino de la generacin del asiento en SAP (ventas,
compras y devoluciones)

RMS /

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Especificacin Funcional y Tcnica

15

El sistema RMS deber

siguientes Reportes:

permitir

obtener

los

Compras por Proveedor (Cantidad, Importe, Tipo

de prenda)

Compras por Origen

Stock x Proveedor

Stock por Antiguamiento (30, 60, 90, 120 das a

ms)

Stock por Origen

Stock por Cdigo / Tiendas / Almacenes

Resumen
de
acumulado.

Reportes detallados
(ingresos y/o salidas)

Movimientos
de

todos

mensual
los

Contabilida
d

y/o

motivos

Dichos reportes debern tener rango de fecha (ao,

mes y por da), por unidades y valorizado.
16

Observacin:
** Todos los movimientos en RMS (Ingreso, salida)
debern de ser acordes a los que enva el rea
contable.

Contabilida
d / Control
Interno

Se anexa el detalle de motivos de ingresos y salidas.

** El sistema RMS deber incluir los Centros de Costos
por cada Tienda y/o almacn por empresa. Se anexa el
detalle.
KARDEX DE INSUMOS (Economatos)
N

PROCESOS

01

El Sistema RMS deber registrar los movimientos

operacionales de ingresos y salidas en TFL, adems
deber incluir el cdigo de establecimiento segn
SUNAT, la cual se adjuntar un anexo detallado.

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USUARIO
RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

02

03

Los ingresos de Economatos de TFL en el Sistema RMS

se deben generar por los siguientes motivos:

Compras: Local, Afiliadas o Importado

Devoluciones de Clientes

Devoluciones de Tiendas

Ajuste de Inventario

Reclasificaciones

El Sistema RMS deber de validar el costo unitario al

momento de ingresar los Economatos, el costo unitario
deber jalar de la Orden de compra y en la moneda
origen (soles y/o dlares); slo en la Sociedad Trading
Fashion Line.

RMS

RMS

*Se tomar el tipo de cambio de la factura de ingreso

al almacn
En las sociedades FCC e IAG dichas compras sern
considerados como consumo (gastos directos).
04

05

Las salidas del Almacn de Economatos de TFL en el

Sistema RMS se deben generar por los siguientes
motivos:

Ventas: Local, Afiliadas o Exterior

Devoluciones de Proveedores

Consumo Directo

Ajuste de Inventario

Reclasificacin

Las salidas del Almacn de Economatos TFL a Tiendas

y/o rea Administrativa en el Sistema RMS debern ser
generadas con el motivo: Consumo y si hubiera salidas
en Tiendas con devolucin al almacn tambin
debern generarse como ingreso con el motivo:
Devolucin de Tiendas.
No existe en el sistema RMS Transferencia entre

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RMS

RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

tiendas.
06

Los ingresos (Compras) en el Almacn de Economatos

de TFL debern ser transferidas al Sistema SAP va
interfaz bajo una estructura de asientos contables.

RMS

Se anexa los casos prcticos a nivel de asientos

contables.
07

El sistema RMS deber contar con un mdulo donde se

carguen los Inventarios Fsicos.

RMS

El sistema RMS generar un reporte de sobrantes y

faltantes (unidades, costo) a nivel de detalle de los
Economatos en TFL.
Observacin:
El rea de control interno aprobar dicho ajuste para
que en el almacn de Economatos se realice la
regularizacin.
El sistema RMS deber tener filtros de seleccin para
un control ms detallado (Inventarios Selectivos).
08

La valorizacin del Almacn de Economatos de TFL en

el Sistema RMS deber ser al costo promedio.

RMS

El sistema RMS deber generar automticamente la

valorizacin diaria de las operaciones.
Al cierre de cada mes, el sistema RMS deber generar
un reproceso de valorizacin para la actualizacin de
los costos de las compras de importaciones.
09

El sistema RMS al cierre de cada mes deber generar RMS

los asientos contables en TFL segn el resumen de
movimientos (Resumen de kardex mensual) de
transacciones (Ingresos y salidas) mensuales y
consolidados por el almacn.
Se anexa casos
prcticos.

10

El sistema RMS al cierre del periodo anual o semestral

deber generar el reporte del Libro Electrnico de TFL
segn requerimiento de SUNAT. Se anexa el formato.

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RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

11

El sistema RMS al generar cualquier reporte deber

considerar el cdigo del Artculo (SKU), segn el
Almacn y con rango de fecha (mes y por da).

RMS

12

El RMS importara el Nro. de comprobante de SAP al

trmino de la generacin del asiento en SAP (ventas y
compras)

RMS

13

Observacin:

Contabilidad /
Control
Interno

** Todos los movimientos en RMS (Ingreso, salida)

debern de ser acordes a los que enva el rea
contable.
Se anexa el detalle de ingresos y salidas.
** El sistema RMS deber incluir los Centros de Costos
por cada Tienda y/o almacn por empresa. Se anexa el
detalle.
** Las sociedades FCC e IAG no tienen almacn de
Economatos.
14

El sistema RMS deber

siguientes Reportes:

permitir

obtener

los

Stock x Proveedor

Stock por Antiguamiento (30, 60, 90, 120 das a

ms)

Stock por Cdigo / Almacenes

Resumen de Movimientos

Contabilidad

Dichos reportes debern tener rango de fecha (ao,

mes y por da), por unidades y valorizado.
KARDEX DE INSUMOS (Repuestos / Suministros)
N

PROCESOS

01

El Sistema RMS deber registrar los movimientos

operacionales de ingresos y salidas de TFL, adems
deber incluir el cdigo de establecimiento segn
SUNAT, la cual se adjuntar un anexo detallado.

329463558.doc

Confidencial

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USUARIO
RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

02

03

Los ingresos al Almacn de Repuestos / Suministros en

TFL en el Sistema RMS se deben generar por los
siguientes motivos:

Compras: Local, Afiliadas o importado

Devoluciones de Clientes

Devoluciones de Tiendas

Ajuste de Inventario

Reclasificacin

El Sistema RMS deber de validar el costo unitario al

momento de ingresar los Repuestos / Suministros, el
costo unitario deber jalar de la Orden de compra y en
la moneda origen (soles y/o dlares); slo en la
Sociedad Trading Fashion Line.

RMS

RMS

*Se tomar el tipo de cambio de la factura de ingreso

al almacn
En las sociedades FCC e IAG dichas compras sern
considerados como consumo (gastos directos).
04

05

Las salidas del Almacn de Repuestos / Suministros de

TFL en el Sistema RMS se deben generar por los
siguientes motivos:

Ventas: Local, Afiliadas o Exterior

Devoluciones de Proveedores

Consumo en Tiendas

Ajuste de Inventario

Reclasificacin

Las salidas del Almacn de Repuestos / Suministros de

TFL a Tiendas y/o rea Administrativa en el Sistema
RMS debern ser generadas con el motivo Consumo y
si hubiera salidas de Tiendas con devolucin al
Almacn tambin debern generarse como ingreso con
el motivo: Devolucin de Tiendas.

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Confidencial

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RMS

RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

No existe en el sistema RMS Transferencia entre
tiendas.
06

Los ingresos (Compras) en el Almacn de Repuestos /

Suministros de TFL debern ser transferidas al Sistema
SAP va interfaz bajo una estructura de asientos
contables.

RMS

Se anexa los casos prcticos a nivel de asientos

contables.
07

El sistema RMS deber contar con un mdulo donde se

carguen los Inventarios Fsicos.

RMS

El sistema RMS generar un reporte de sobrantes y

faltantes (unidades, costo) a nivel de detalle de los
Repuestos / Suministros de TFL.
Observacin:
El rea de control interno aprobar dicho ajuste para
que en el almacn de Repuestos / Suministros se
realice la regularizacin.
El sistema RMS deber tener filtros de seleccin para
un control ms detallado (Inventarios Selectivos).
08

La valorizacin del Almacn de Repuestos / Suministros

de TFL en el Sistema RMS deber ser al costo
promedio.

RMS

El sistema RMS deber generar automticamente la

valorizacin diaria de las operaciones.
Al cierre de cada mes, el sistema RMS deber generar
un reproceso de valorizacin para la actualizacin de
los costos de las compras de importaciones.
09

El sistema RMS al cierre de cada mes deber generar RMS

los asientos contables en TFL segn el resumen de
movimientos (Resumen de kardex mensual) de
transacciones (Ingresos y salidas) mensuales y
consolidados por el almacn.
Se anexa casos
prcticos.

10

El sistema RMS al cierre del periodo anual o semestral

329463558.doc

Confidencial

Pgina 11 de 16

RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

deber generar el reporte del Libro Electrnico de TFL
segn requerimiento de SUNAT. Se anexa el formato.
11

El sistema RMS al generar cualquier reporte de TFL

deber considerar el cdigo del Artculo (SKU), segn el
Almacn y con rango de fecha (mes y por da).

RMS

12

El RMS importara el Nro. de comprobante de SAP al

trmino de la generacin del asiento en SAP (ventas y
compras)

RMS

13

Observacin:

Contabilid
ad
/
Control
Interno

** Todos los movimientos en RMS (Ingreso, salida)

debern de ser acordes a los que enva el rea
contable.
Se anexa el detalle de ingresos y salidas.
** El sistema RMS deber incluir los Centros de Costos
por cada Tienda y/o almacn por empresa. Se anexa el
detalle.
** Las sociedades FCC e IAG no tienen almacn de
Repuestos / Suministros.
14

El sistema RMS deber

siguientes Reportes:

permitir

obtener

los

Stock x Proveedor

Stock por Antiguamiento (30, 60, 90, 120 das a

ms)

Stock por Cdigo / Almacenes

Resumen de Movimientos

Contabilid
ad

Dichos reportes debern tener rango de fecha (ao,

mes y por da), por unidades y valorizado.
KARDEX DE INSUMOS (Avos)
N

PROCESOS

01

El Sistema RMS deber registrar los movimientos

329463558.doc

Confidencial

Pgina 12 de 16

USUARIO
RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

operacionales de ingresos y salidas de TFL, adems
deber incluir el cdigo de establecimiento segn
SUNAT, la cual se adjuntar un anexo detallado.
02

03

Los ingresos del Almacn de Avos en TFL en el Sistema

RMS se deben generar por los siguientes motivos:

Compras: Local, Afiliadas o Importado

Devoluciones de Clientes

Devoluciones de Tiendas

Ajuste de Inventario

Reclasificacin

El Sistema RMS deber de validar el costo unitario al

momento de ingresar los Avos, el costo unitario
deber jalar de la Orden de compra y en la moneda
origen (soles y/o dlares); slo en la Sociedad Trading
Fashion Line.

RMS

RMS

*Se tomar el tipo de cambio de la factura de ingreso

al almacn
En las sociedades FCC e IAG dichas compras sern
considerados como consumo (gastos directos).
04

05

Las salidas de Avos de TFL en el Sistema RMS se

deben generar por los siguientes motivos:

Ventas: Local, Afiliadas o Exterior

Devoluciones de Proveedores

Consumo en Tiendas

Ajuste de Inventario

Reclasificacin

Las salidas del Almacn de Avos de TFL a Tiendas y/o

rea Administrativa en el Sistema RMS debern ser
generadas con el motivo Consumo y si hubiera salidas
de Tiendas con devolucin al Almacn tambin
debern generarse como ingreso con el motivo:

329463558.doc

Confidencial

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RMS

RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

Devolucin de Tiendas.
No existe en el sistema RMS Transferencia entre
tiendas
06

Los ingresos (Compras) de Avos de TFL debern ser

transferidas al Sistema SAP va interfaz bajo una
estructura de asientos contables.

RMS

Se anexa los casos prcticos a nivel de asientos

contables.
07

El sistema RMS debe tener la opcin donde se carguen

los Inventarios Fsicos.

RMS

El sistema RMS generara un reporte de sobrantes y

faltantes (unidades, costo) a nivel de detalle de los
Avos.
Observacin:
El rea de control interno aprobar dicho ajuste para
que en el almacn de avos se realice la regularizacin.
El sistema RMS deber tener filtros de seleccin para
un control ms detallado (Inventarios Selectivos).
08

La valorizacin del Almacn de Avos de TFL en el

Sistema RMS deber ser al costo promedio.

RMS

El sistema RMS deber generar automticamente la

valorizacin diaria de las operaciones.
Al cierre de cada mes, el sistema RMS deber generar
un reproceso de valorizacin para la actualizacin de
los costos de las compras de importaciones.
09

El sistema RMS al cierre de cada mes deber generar RMS

los asientos contables en TFL segn el resumen de
movimientos (Resumen de kardex mensual) de
transacciones (Ingresos y salidas) mensuales y
consolidados por el almacn.
Se anexa casos
prcticos.

10

El sistema RMS al cierre del periodo anual o semestral

deber generar el reporte del Libro Electrnico de TFL

329463558.doc

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RMS

Especificacin Funcional y Tcnica

segn requerimiento de SUNAT. Se anexa el formato.
11

El sistema RMS al generar cualquier reporte en TFL

deber considerar el cdigo del Artculo (SKU), segn
Almacn y con rango de fecha (mes y por da).

RMS

12

El RMS importara el Nro. de comprobante de SAP al

trmino de la generacin del asiento en SAP (ventas y
compras)

RMS

13

Observacin:

Contabilidad /
Control
Interno

** Todos los movimientos en RMS (Ingreso, salida)

debern de ser acordes a los que enva el rea
contable.
Se anexa el detalle de ingresos y salidas.
** El sistema RMS deber incluir los Centros de Costos
por cada Tienda y/o almacn por empresa. Se anexa el
detalle.
** Las sociedades FCC e IAG no tienen almacn de
Avos.
14

El sistema RMS deber

siguientes Reportes:

permitir

obtener

los

Stock x Proveedor

Stock por Antiguamiento (30, 60, 90, 120 das a

ms)

Stock por Cdigo / Almacenes

Resumen de Movimientos

Contabilidad

Dichos reportes debern tener rango de fecha (ao,

mes y por da), por unidades y valorizado.
SUSTENTO DE CONFORMIDAD
De acuerdo a la documentacin presentada y corroboracin de todas las
actividades descritas a desarrollar brindados por los usuarios finales, se
certifica con la firma de los representantes de RCS SA y Trading Fashion

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Especificacin Funcional y Tcnica

Lima S.A. el acuerdo cerrado de cada uno de los procesos de
implementacin para el proyecto.
FIRMAS DE CONFORMIDAD
REPRESENTANTE RCS

REPRESENTANTE DEL CLIENTE

IVAN FERNANDEZ
ALVAREZ

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DANIEL ROMERO