Cdigo: CI-PD-01

PROCESO COMUNICACIN INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN INTERNA

Versin: 1.0
Fecha: Abril 30 de 2013
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1. Objetivo
Divulgar al interior del Ministerio la informacin institucional y de inters, con el propsito de mantener un
canal unificado que aporte para el fortalecimiento de la cultura institucional.
2. Alcance
El procedimiento inicia con la identificacin de una informacin de inters y de servicio para los servidores
pblicos del Ministerio del Trabajo en los niveles central y territorial, y termina con el envo del mensaje a
travs de los canales establecidos.
3. Definiciones
Campaa: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema.
Comunicacin interna u organizacional: Es la difusin de las polticas e informacin generada al
interior de la entidad de inters para sus servidores pblicos.
Correo electrnico: Es un medio para la gestin de la informacin interna del Ministerio.
Informacin primaria: Es el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las
cuales la entidad est en permanente contacto.
Informacin secundaria: Es el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad
Pblica, provenientes del ejercicio de su funcin. Se obtienen de los diferentes sistemas de informacin
que soportan la gestin de la Entidad.
Mensaje: Es una comunicacin de inters, de conocimiento o de utilidad para los funcionarios de las
entidades. Debe ser claro, breve y de inters.
4. Generalidades del procedimiento
Todos los mensajes deben ser elaborados cumpliendo con las directrices del Manual de Imagen
Institucional. El manual de imagen del Ministerio del Trabajo fue aprobado en febrero de 2012.
5. Descripcin de las actividades
Nro.
1.

Actividad

Responsable

Definir canales de comunicacin, su forma de Profesional

administracin y su disponibilidad permanente.
responsable de

Registro
/documento

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comunicacin
interna.

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2.

3.

4.
5.

6.

7.

8.

Recibir, va correo, solicitudes de los funcionarios que Profesional

Correos electrnicos
requieren divulgar alguna informacin interna
responsable de
comunicacin
interna y rea
Solicitante
Analizar la peticin de divulgacin de informacin.
Profesional
Este anlisis es importante a fin de definir si:
responsable de
comunicacin
Corresponde a un mensaje informativo o de interna
servicio de publicacin nica y puntual.
Corresponde a mensajes peridicos y recurrentes.
Se requiere de una campaa a corto o mediano
plazo.
Se definen canales, poblacin objeto, fecha de
divulgacin, tipo de lenguaje a utilizar.
Recibir la informacin de las diferentes reas.
Funcionarios
rea solicitante
Editar y disear el mensaje y/o la campaa.
Profesional
responsable de
comunicacin
interna
Dar visto bueno al mensaje o la propuesta de campaa. Profesional
responsable de
comunicacin
interna
Enviar para publicar mensaje a los servidores pblicos Profesional
objeto del mismo en los canales definidos.
responsable de
comunicacin
interna
Almacenar digitalmente los mensajes enviados.
Profesional
responsable de
comunicacin
interna

Correo electrnico
Mensaje diseado

Mensaje
aprobado

diseado

Mensaje publicado en
el canal establecido

Mensaje publicado

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9.

Tomar acciones para mejorar los mecanismos

comunicacin interna.

de Profesional
Acciones preventivas,
responsable de correctivas y de
comunicacin
mejora
interna

FIN
6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral
5).
Actividad 1. Los responsables de los recursos tecnolgicos garantizarn la conectividad para el acceso
oportuno a travs del correo electrnico institucional en los niveles central y territorial.
Actividades 2 y 4. Los responsables de los dems procesos harn el envi el envo y actualizacin de la
informacin en caso de ser necesario que se divulgar a travs de la comunicacin interna para su
publicacin y garantizando la confiabilidad de la informacin a publicar.
Actividades 6, 7, y 8. Confiabilidad de la misma por parte del solicitante.
Actividad 8. Los responsables del Proceso de Comunicacin Institucional garantizarn la publicacin
oportuna en la comunicacin interna.
7. Anexos
ANEXO 1. CANALES DE COMUNICACIN
Canal
Correo
electrnico

Pgina web

Redes sociales

Tipo de informacin
Ver. Matriz de Comunicacin

Responsable de su
actualizacin
Jefes de rea
Grupo de Comunicaciones
Informacin de inters para los servidores pblicos
Gestin de Talento Humano.
del Ministerio. Polticas y objetivos institucionales,
Administracin de Bienes y
lineamientos administrativos y tcnicos, funciones,
Servicios. Jefes de rea.
responsabilidades, no conformidades.
Secretaria General
Oficina de Planeacin
Informacin de inters para los servidores pblicos Grupo de Comunicaciones y
del Ministerio y de la ciudadana en general.
los contenidos las reas
Trmites, Polticas y objetivos institucionales,
correspondientes.
requisitos legales, procedimientos, lineamientos
administrativos y tcnicos, funciones,
responsabilidades, no conformidades.
Informacin de inters para los ciudadanos,
Periodista de redes sociales
Lineamientos administrativos y tcnicos, no
del

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conformidades.

Grupo de comunicaciones

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Boletines de
prensa
Video
conferencias
Medios
audiovisuales
Comits
sectoriales e
institucionales

Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos

tcnicos y administrativos.
Lineamientos tcnicos y administrativos
Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos
tcnicos y administrativos.
Polticas y objetivos sectoriales e institucionales,
Lineamientos tcnicos y administrativos,
funciones, responsabilidades