Libro Estructura de Los Procesos Planeacion y Org

ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DE
PLANEACIN Y ORGANIZACIN DE LA
PRODUCCIN CAFETERA
i
Con el presente libro denominado Estructura de los procesos de planeacin y organizacin de la produccin cafetera, se
pretende desarrollar elementos conceptuales y prcticos que permitan al empresario
cafetero conocer y manejar adecuadamente los trminos utilizados en planeacin
estratgica y las etapas que involucra su
desarrollo metodolgico.
Todo lder llamado a asumir responsabilidades a nivel de la gerencia de una empresa,
requiere del conocimiento de los conceptos,
las tcnicas y las herramientas bsicas para
el manejo estratgico adecuado de la empresa con un marco de anlisis y de decisin global, til en un ambiente econmico
incierto y cada vez ms competitivo.
El caf ha sido, por tradicin, uno de los
principales productos en la actividad productiva y comercial de Colombia. Para que
la empresa cafetera pueda garantizar su
permanencia en los mercados nacionales e
internacionales, debe adaptarse a los permanentes cambios que presenta la dinmica social y a los, cada vez ms, exigentes estndares del producto dentro del mercado.
El libro de planeacin a aplicar en este
mdulo implica una serie de pasos secuenciales que pretenden establecer tres fases
generales: bsqueda de valores, diseo de
la estrategia de negocio e integracin de los
planes de accin.
SALAZAR ARIAS, Hever Daro

Estructura de los procesos de planeacin y organizacin de la produccin cafetera.
Fundacin Manuel Meja, 2010
48 p.
ISBN 978-958-8653-46-4
1. Estructura de los procesos de planeacin y oganizacin de la produccin cafetera
Publicacin de la Corporacin Universitaria Minuto de Dios

- UNIMINUTO; Federacin Nacional de Cafeteros, Cenicaf,
Gobernacin de Antioquia, Gobernacin de Caldas, Gobernacin del Cauca, Gobernacin de Cundinamarca, Gobernacin del Huila, Gobernacin de Nario, Gobernacin de
Risaralda, Gobernacin de Santander, Sena Regional Huila, Alcalda Mayor del Distrito Cultural y Turstico de Santa Marta,
Alcalda de Cinaga, Fundacin Manuel Meja, comits departamentales de cafeteros de Cauca, Huila, Risaralda, Santander
y Magdalena.
Convenio de Asociacin Tcnica y Tecnolgica en regiones
cafeteras.
Los contenidos de esta publicacin fueron desarrollados por
la Corporacin Universitaria Santa Rosa de Cabal para el
Convenio de Asociacin Tcnica y Tecnolgica en Regiones
Cafeteras, con la coordinacin general de la Fundacin Manuel Meja.
Autor
Hever Daro Salazar Arias
Director de Ejecutivo
Mauricio Perfetti del Corral
Estructura de los procesos de

planeacin y organizacin de la
produccin cafetera
ISBN: 978-958-8653-46-4
Director de Desarrollo y Proyeccin Educativa

Luis Hernn Cardona Orozco
Coordinacin Editorial
Erika Mosquera Ortega
Corporacin Universitaria Minuto de Dios.

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Revisin Acadmica
Xmena Arango Agudelo
Luis Eduardo Buitrago Meja
Impreso: Talleres de impresin Instituto San Pablo Apstol
Edicin de textos
Jorge Andrs Ramrez Gonzlez
Bogot, D.C., Junio de 2010

Primera edicin
Diseo y diagramacin
scar Jaime Loaiza Echeverri
Fotografas
Wilfredo Amaya Roncancio
Archivos Fundacin Manuel Meja
Archivos Cenicaf
Portada
Fotografas Almacaf y Gerencia Comercial de la Federacin
Nacional de Cafeteros 2008, con autorizacin de los autores
para su reproduccin.
Reservados todos los derechos al Convenio de Asociacin Tcnica y Tecnolgica en Regiones Cafeteras. La
reproduccin total o parcial de esta obra, por cualquier
medio conocido o por conocer, solamente puede realizarse con permiso expreso del titular de los derechos
patrimoniales de autor, salvo los casos contemplados en
la ley. Los textos son responsabilidad de los autores y
no comprometen la opinin del editor del Convenio de
Asociacin Tcnica y Tecnolgica en Regiones Cafeteras.
E ST RUC T URA DE LOS P ROC E SOS D E PLA N EA C I N

Y OR G ANI ZAC I N D E L A P R OD UC C I N C AF E T E R A
Tabla de contenido
hTabla
h
de contenido
Lista de figuras..............................................................................................................................4
Lista de tablas................................................................................................................................5
Lista de anexos..............................................................................................................................6
Introduccin....................................................................................................................................7
Captulo 1
ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DE PLANEACIN

Y ORGANIZACIN DE LA PRODUCCIN CAFETERA
Etapa de formulacin de la plataforma estratgica................................................................. 10

Etapa de auditora o anlisis interno de la empresa (PCI).................................................... 14
Capacidad tecnolgica........................................................................................................... 14
Capacidad directiva................................................................................................................ 15
Capacidad competitiva........................................................................................................... 16
Capacidad del talento humano............................................................................................. 16
Capacidad financiera.............................................................................................................. 17
Etapa de auditora o anlisis externo de la empresa (POAM)................................................ 17
Etapa de formulacin de alternativas estratgicas realizables................................................ 28
Etapa de desarrollo de planes tcticos y operacionalizacin de estrategias.......................... 29
Instructivo de diligenciamiento............................................................................................. 32
Decisin estratgica y accin empresarial (ejecucin de los planes)...................................... 33
Bibliografa................................................................................................................................... 34
Lista de figuras
hLista
h
de figuras
Figura
Figura
Figura
Figura
Figura
Figura
Figura
1. Esquema de funciones bsicas de la administracin organizacional..............................9

2. Estructuras organizacionales ms comunes en las empresas cafeteras..........................9
3. Esquema del proceso administrativo de la empresa cafetera...................................... 10
4. Esquema bsico de planeacin estratgica en la empresa cafetera............................ 10
5. Inventario de recursos fsicos de la finca...................................................................... 12
6. Esquema de misin, objetivos y metas.......................................................................... 14
7. Esquema tpico de los planes tcticos y operativos o de accin................................ 31

Lista de tablas
hLista
h
de tablas
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
Tabla
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Perfil de capacidades internas (anlisis interno) de la empresa cafetera................ 19

Perfil de oportunidades y amenazas POAM
(anlisis externo) de la empresa cafetera................................................................... 24
7. Perfil de oportunidades y amenazas POAM
(anlisis externo) de la empresa cafetera.................................................................... 25
9. Perfil de capacidades internas (anlisis interno) de la empresa cafetera................ 27
11. Matriz del anlisis interno vs anlisis externo o matriz DOFA.................................. 29
12. Plan estratgico de la empresa cafetera..................................................................... 31
13. Plan de accin u operativo ao.................................................................................. 32
Lista de anexos
hLista
h
de anexos
Uso actual del suelo................................................................................................................... 35
Croquis de la empresa................................................................................................................ 35
Plan de renovacin y estabilizacin de la produccin cafetera.............................................. 36
Presupuesto de instalacin y levante........................................................................................ 36
Pronstico de cosecha en finca................................................................................................. 37
Presupuesto de sostenimiento.................................................................................................... 38
Costos presupuestados ($/ao)................................................................................................... 39
Instalacin y levante................................................................................................................... 40
Manejo de malezas...................................................................................................................... 40
Fertilizacin.................................................................................................................................. 41
Plagas y enfermedades............................................................................................................... 41
Costos de otras labores.............................................................................................................. 42
Recoleccin................................................................................................................................... 42
Postcosecha y/o beneficio........................................................................................................... 43
Gastos generales.......................................................................................................................... 43
Ingresos por venta de pergamino.............................................................................................. 44
Ingresos por venta de pasilla..................................................................................................... 44
Tableros de indicadores de gestin............................................................................................ 45
Tableros de indicadores de calidad............................................................................................ 46
Evaluacin final de la ejecucin presupuestal por hectrea.................................................... 47
Evaluacin final de la ejecucin presupuestal por arroba....................................................... 47
Indicadores de produccin.......................................................................................................... 48

Introduccin
entro de las funciones bsicas de la administracin (planear, organizar, dirigir

y controlar), la planeacin consiste en determinar los objetivos y la eleccin
de las alternativas de accin para lograrlos, con base en la investigacin y la
elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.
La planeacin estratgica se puede definir como el proceso mediante el cual quienes
toman decisiones en una organizacin obtienen, procesan y analizan informacin pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situacin presente de la empresa, as
como su nivel de competitividad, lo cual permite anticipar y decidir su comportamiento
futuro.
Por su parte, la organizacin determina el marco en el que se desenvuelve la empresa
cafetera, de acuerdo a sta, las tareas son divididas entre los recursos disponibles en la
empresa, agrupndolas segn los roles pertinentes, coordinndolas y controlndolas
para el logro de los objetivos definidos en la etapa de planeacin. En la etapa de organizacin se define la estructura orgnica, la divisin del trabajo, la definicin de autoridades y responsabilidades para cada uno de los cargos de la misma.
En resumen, durante el ejercicio administrativo de la empresa cafetera, es necesario
contestar permanentemente las siguientes preguntas: qu se quiere o qu se va a hacer? (planeacin), cmo se va hacer? (organizacin), hacer que se haga! (direccin) y
cmo se ha realizado? (control). En lo que respecta a la planeacin estratgica, sta se
constituye en la herramienta bsica para la aplicacin de ciclos de mejoramiento continuo y para la formulacin de proyectos especficos a nivel de la empresa.
Estructura de los procesos de

planeacin y organizacin de la
produccin cafetera
CAPTULO
i
Para abordar el tema de planeacin y organizacin de la produccin
cafetera, es necesario mencionar que ambas, la planeacin y la organizacin, constituyen dos de las cuatro funciones bsicas del proceso
administrativo.
entro de las funciones bsicas de la administracin, la planeacin y la organizacin juegan un papel vital en la construccin de metas y logros de una empresa, tal
como se resume en la Figura 1.
La planeacin consiste en determinar los objetivos y la eleccin de las alternativas de accin
para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de
realizarse en un futuro. La planeacin estratgica
se puede definir como el proceso mediante el
cual, quienes toman decisiones en una organizacin obtienen, procesan y analizan informacin pertinente, interna y externa, con el fin de
evaluar la situacin presente de la empresa, as
como su nivel de competitividad, lo cual permite

anticipar y decidir su comportamiento futuro.
La organizacin consiste en determinar el
marco en el que se desenvuelve la empresa cafetera y de all se desprenden las tareas, las cuales
son divididas entre los recursos disponibles en
la empresa, agrupndolas segn los roles pertinentes, coordinndolas y controlndolas para el
logro de los objetivos definidos en la etapa de
planeacin.
En la etapa de organizacin se define la estructura orgnica, la divisin del trabajo, la
definicin de autoridades y de responsabilidades para cada uno de los cargos de la organizacin. En las empresas cafeteras tradicio-

Estructura de los procesos de planeacin y organizacin de la produccin cafetera
Registro y sistemas
contables
Objetivos, polticas,
procedimientos
Anlisis de
productividad
Seleccin de alternativas
promisorias
Que producir? (realacin
producto-producto)
CO
CO
DINACI
OR
O
NI
FI
IO
TE
Supervisin
GRACIO
G
OR
Cuanto producir? (realacin

producto-producto)
Cmo producir? (realacin
insumo-insumo)
Estructura ocupacional
AC
EC
EJ
IN
ION
PROCESO
ADMINISTRATIVO
Direccin
Liderazgo y
motivacin
PLA
CIO
Control financiero
y de mercado
RO
CA
Anlisis de
rentabilidad
Divisin del
trabajo
Autoridad
Amplitud del
control
Comunicacin
Figura 1. Esquema de funciones bsicas de la administracin organizacional.
nales generalmente la estructura es simple

o funcional, como se observa en la Figura 2.
Estructura simple
Estructura funcional
Gerente Propietario
Gerente Propietario
Trabajadores o
jornaleros
Administrador
Trabajadores o
jornaleros
Figura 2. Estructuras organizacionales ms comunes en las empresas cafeteras (Salazar, 2010).
A medida que la empresa cafetera va creciendo en ventas y en diversidad de productos, se va

haciendo necesario crear estructuras organizacionales ms complejas que permitan una distri-
bucin equitativa y eficiente de las labores tanto

administrativas como de produccin, pero en el
medio lo normal es encontrar empresas familiares con estructuras organizacionales como las
ilustradas anteriormente.
Es importante tener claramente definidas,
por escrito, las funciones para cada uno de los
trabajadores de la empresa, tanto en lo que respecta a labores de produccin cafetera, como
las relacionadas con la administracin de la
empresa de la misma rea. Peridicamente se
deben revisar las labores asignadas a cada empleado, para hacer los ajustes que sean pertinentes, pues las funciones pueden requerir ser
cambiadas o modificadas a medida que van
evolucionando los procesos y las tcnicas aplicadas en la finca cafetera.
En resumen, como ya se dijo en la introduccin, durante el ejercicio administrativo de la
empresa cafetera (vase Figura 3), es necesario contestar permanentemente las siguientes
preguntas: qu se quiere o qu se va a hacer?
(planeacin), cmo se va hacer? (organizacin),

hacer que se haga! (direccin) y cmo se ha realizado? (control).
En lo que respecta a la planeacin estratgica,

sta se constituye en la herramienta bsica para
la aplicacin de ciclos de mejoramiento continuo
y para la formulacin de proyectos especficos a
nivel de la empresa.
I
Planeacin
Qu se quiere
hacer?
II
Organizacin
Cmo se va a
hacer?
IV
Control
Cmo se ha
realizado?
III
Direccin
Ver que se
haga.
Figura 3. Esquema del proceso administrativo de la empresa cafetera.
Existen diversos enfoques para abordar el

proceso administrativo y consecuentemente la
funcin bsica administrativa de la planeacin,
uno de estos es la administracin por objetivos
(APO), del cual se deriva la planeacin estratgica (vase Figura 4), que por ser la ms utilizada
en el campo cafetero, ser la elegida para la construccin del presente texto de estudio, el cual se
divide en seis etapas para su abordaje temtico:

Formulacin de la plataforma estratgica.
Plataforma
estratgica: Misin,
Visin, Valores
Objetivos
Generales.PCI.
Fortalezas y
debilidades.
Auditora o anlisis interno de la empresa

(PCI).
Auditora o anlisis externo de la empresa
(POAM).
Formulacin de alternativas estratgicas realizables.
Desarrollo de planes tcticos y operacionalizacin de estrategias.
Decisin estratgica y accin empresarial
(ejecucin de los planes).
h Etapa de formulacin de la
plataforma estratgica
Antes de entrar a revisar la etapa de formulacin, es importante tener en cuenta que el primer
paso del proceso de planeacin y organizacin
de la empresa cafetera es hacer un diagnstico
administrativo preliminar de la misma, donde se
obtenga la informacin sobre las caractersticas
bsicas de la finca tanto en el orden social, fsico, ambiental, tcnico y econmico. Algunos de
esos elementos son el mapa o croquis de la finca
donde se ubiquen instalaciones, lotes y reas especficas, los usos actuales de los suelos, la edad
de los cultivos, la densidad de siembra, variedades, estado de sanidad y luminosidad.
Tambin es importante obtener, a partir de
observacin directa o fuentes secundarias, informacin sobre aspectos de oferta ambiental (clima, suelo, localizacin), inventario sobre construcciones, maquinaria, equipos, herramientas e
insumos, identificacin de los entornos sociales
Anlisis
interno de la
empresa PCI.
Fortalezas y
debilidades.
Diagnstico
estratgico.
Anlisis externo
de la empresa
POAM.
Oportunidades
y amenazas.
Formulacin de
los objetivos
especficos de la
empresa.
Formulacin de
alternativas
estratgicas
realizables.
Decisin estratgica y
accin empresarial
(ejecucin de los planes).
Figura 4. Esquema bsico de planeacin estratgica en la empresa cafetera.
10

y ocupacionales con todas sus caractersticas

hasta llegar a hacerse una idea aproximada del
modelo y del potencial productivo de la finca.
Como momento previo al proceso de planeacin se encuentra el que est relacionado con
realizar un diagnstico de la empresa cafetera.
Aunque no es el tema a tratar, en el presente
texto se hacen algunas menciones y sugerencias
respecto a dicho diagnstico, insumo importante para continuar con las etapas requeridas para
dar cumplimiento a los propsitos de una competencia laboral encaminada a definir planes
y estrategias para la produccin cafetera, cuya
primera etapa requiere establecer claramente la
formulacin de la plataforma estratgica.
Con el diagnstico de la empresa cafetera se
obtiene un conocimiento inicial del proceso administrativo de la finca vista como organizacin
empresarial, para realizarlo se sugiere construir
instrumentos de registro que faciliten y orienten
la ejecucin de esta labor, no obstante, si desea
profundizar en el tema puede consultar el libro
Diagnstico de la finca cafetera de autora de Mario Hernn Jaramillo.
De cualquer manera, se recomienda que antes
de iniciar cualquier proceso se asegure de que
dispone de la informacin preliminar suficiente
de la finca, en caso contrario debe completarla,
hasta obtener al menos un documento con los
siguientes datos:

Ttulo Diagnstico administrativo de la empresa cafetera.
Nombre del propietario.
Ubicacin: departamento, municipio, corregimiento, vereda y finca.
Vas de acceso.
Extensin y uso de suelos, edad de los cultivos, densidad de siembra y variedades.
Condiciones agroecolgicas tales como altura sobre el nivel del mar (a.s.n.m), temperatura promedio, brillo solar, humedad relativa,
precipitacin, vientos y topografa.
Diversidad de recursos naturales disponibles, nacimientos de agua.
Un mapa o croquis de la finca donde se ubiquen instalaciones, lotes y reas especficas.
Un inventario de los recursos fsicos de la

empresa como se muestra en la Figura 5.
Los estados financieros disponibles de la

empresa.
La plataforma estratgica existente en la empresa (misin, visin, valores, objetivos generales).
La estructura orgnica de la empresa.
Ahora bien, cuando se habla de la formulacin

se debe recordar que est conformada por la
misin, la visin, los valores y los objetivos generales de la empresa vista como organizacin,
dada su importancia como gua y como marco
disciplinario en el que el administrador o gerente
de la empresa cafetera debe operar. Por ello es
fundamental que desde el comienzo se est de
acuerdo con los elementos que constituyen la
plataforma estratgica ya mencionados, los que
deben convencer a los propietarios o si no ser
necesario cambiarla o crearla si no existe.
Formulacin de la misin: implica desarrollar
un enunciado claro del por qu de la empresa, su
razn de ser. Es redactar una definicin concisa
del propsito que trata de lograr la empresa en la
sociedad y en la economa. Al formular la misin
se deben responder cuatro preguntas bsicas:

Qu funcin(es) desempea la organizacin?

Para quin desempea estas funciones?
De qu manera trata de desempear la(s)
funcin(es)?
Por qu existe esta organizacin?
11
INVENTARIO DE CULTIVOS
Nombre del lote
Actividad
rea
Distancia de
siembra
N. Arboles
Valor ha
Valor total
Valor total
INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURA
Nombre
rea
Estado
Valor comercial
Casa principal.
Ramadas.
Otras construcciones.
Valor total
Valor total
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS

Nombre
Cantidad
Estado
Valor comercial
Valor total
Guadaa.
Despulpadora
Total
INVENTARIO DE HERRAMIENTAS E INSUMOS

Nombre
Cantidad
Estado
Valor comercial
Valor total
Total
INVENTARIO DE ANIMALES
Nombre
Cantidad
Estado
Valor unitario
Valor total
Total
INVENTARIO DE PRODUCTOS
Nombre
Total
Cantidad
Estado
Valor kg
Valor total
Figura 5. Inventario de recursos fsicos de la finca.
12

Es importante considerar en la definicin de

la misin, que las organizaciones exitosas tratan
de identificar bienes y servicios con gran valor de
satisfaccin de las necesidades del pblico, e incluyen estas consideraciones en las formulaciones de la misin.
Las declaraciones de misin preexistentes, es
decir, que fueron resultado de procesos organizacionales previos, deben ser manejadas con
cuidado y ser consideradas en la nueva definicin, de acuerdo con el nuevo futuro deseado
hacia el cual trabajar la empresa.
para alcanzar los objetivos y metas de la produccin cafetera.

En la formulacin de los objetivos de la empresa cafetera se deben tener en cuenta todas
las reas que integran la misma, es decir, que al
definirlos se deben incluir formulaciones relacionadas con:
hh La rentabilidad y utilidades en dinero o

porcentaje de ventas.
hh Participacin en el mercado.
Es comn encontrar en algunas organizaciones resmenes del contenido de la misin, en

frases cortas denominadas lemas, los cuales son
comnmente utilizados en campaas publicitarias, que logran promocionarlos ampliamente
entre los clientes reales y potenciales del mercado; no obstante, si se pretende que la misin logre el impacto deseado, y es necesario, se deben
hacer las modificaciones requeridas.
hh Ventas: en kilos, arrobas, cargas o toneladas

realizadas por ao o en dinero.
Formulacin de la visin: es una declaracin

de los lderes de la organizacin, ambiciosa pero
posible en el tiempo, consistente, inspiradora,
positiva y orientadora que establezca el rumbo
deseado de la empresa. En otras palabras, es el
sueo deseado pero posible para la empresa.
hh Tecnologa / innovacin: nmero de variedades desarrolladas y puestas en el mercado.
Definicin de los valores: consiste en comparar

los valores individuales en busca de un acuerdo
colectivo de valores compartidos, pretendiendo
dar una identidad cultural a la organizacin que
la distinga de otras empresas cafeteras.
Definicin de los objetivos y metas para la
empresa cafetera: los propietarios y lderes de
la empresa son los responsables de determinar
cules sern los resultados globales que la organizacin espera alcanzar en el desarrollo y
operacionalizacin concreta de su misin y su
visin, determinando el orden de importancia
y prioridad en una jerarqua de objetivos que
facilite la siguiente etapa de identificacin de
las alternativas estratgicas relevantes, es decir
de la determinacin de las acciones especficas
hh Niveles de produccin a alcanzar: medido

en arrobas o cargas de caf pergamino o pasilla por ao.
hh Productividad o eficiencia medida: rendimientos por jornal, tasas de rechazo u otros.
hh Responsabilidad social: con los empleados

y la comunidad.
hh Imagen corporativa: en la comunidad, en el
sector, en el pas.
hh Resultados para los accionistas: dividendos o precios de accin.
hh Calidad del producto: reclamos, felicitaciones, devoluciones, otros.
hh Servicio al cliente: en atencin de requerimientos post venta, otros.
hh Desarrollo del talento humano: clima laboral, programas de entrenamiento, otros.
Es pertinente tener en cuenta que los objetivos generales que deben ser compatibles con los
dems elementos de la plataforma estratgica,
13
es decir, con la misin o finalidad, con la visin

y con los valores de la organizacin previamente
definidos; para ello cabe recalcar que los objetivos generales estn inmersos en la misin y las
metas precisan los objetivos.
Mientras la meta es una norma cuantitativa, el
objetivo es a la vez cualitativo y cuantitativo.
La misin define el por qu de la empresa, su
razn de ser. En la Figura 6 se pueden clarificar
un poco ms estos importantes conceptos.
Entre dichos aspectos se destacan a nivel interno aquellos relacionados con la capacidad
tecnolgica, la capacidad directiva, la capacidad
competitiva, la capacidad del talento humano y
la capacidad financiera; as mismo, a nivel externo se destacan los factores relacionados con los
campos social, fsico, ambiental, legal y econmico, entre otros.
Una manera que facilita la comprensin de los
aspectos internos y externos a considerar para la
determinacin de objetivos y metas, es agruparlos por grupo de factores, como quiera que de
acuerdo con el tamao, trayectoria y complejidad de la empresa es posible que algunos de los
factores no apliquen o que incluso sea necesario
incluir otros.
hEtapa
h
de auditora o anlisis
interno de la empresa (PCI)
Finalidad/Misin
Objetivo
Meta
Figura 6. Esquema de misin, objetivos y metas.
Una vez levantado el diagnstico preliminar

de la finca cafetera y aceptada la plataforma estratgica con los propietarios, se procede a ampliar el diagnstico preliminar, convirtindolo en
uno estratgico que permita definir los planes
para la produccin cafetera, acorde con la situacin actual de la empresa.
Para ello es necesario conocer los aspectos
tanto internos (perfil de capacidades internas,
PCI) como externos (perfil de oportunidades y
amenazas, POAM) de la empresa, los cuales influyen de manera importante en el desarrollo
cotidiano de sus actividades productivas, administrativas y comerciales y que sern vitales al
momento de determinar estratgicamente los
objetivos y metas para la produccin cafetera, as
como las acciones especficas para alcanzar los
objetivos y metas definidos.
14
Son todos aquellos factores que pueden ser

controlados por el administrador de la empresa
cafetera, pues pertenecen al interior de la misma.
En conjunto constituyen lo que se conoce como
Perfil de Capacidades Internas de la empresa (PCI) y se clasifican como fortalezas para los
factores internos favorables y como debilidades
para aquellos factores internos que la afectan de
manera negativa o desfavorable.
Capacidad tecnolgica
Incluye los aspectos relacionados con la infraestructura y los procesos de la empresa, tanto en tecnologa blanda o dura, normalizacin
de procesos, ubicacin fsica, acceso a servicios
pblicos, flexibilidad en la produccin, procedimientos tcnicos, desarrollos tecnolgicos de
mquinas, herramientas o materiales, hardware
(equipos de cmputo), software (programas
para los equipos de cmputo), procesos investigativos, tecnologa aplicada, consultoras o asesoras disponibles en la regin.
La capacidad tecnolgica hace referencia,
entre otros, a los aspectos que se describen a
continuacin:

La red de servicios. Correspondiente al conjunto de instituciones, recursos, procedimientos que

complementan la produccin cafetera, tales como
UMATAS, agremiaciones, cooperativas, entidades
financieras, instituciones educativas y dems instituciones pblicas o privadas disponibles en la
regin para apoyar el sector productivo cafetero.
El nivel tecnolgico utilizado en la empresa para
realizar sus actividades, as como su capacidad para
crear, adquirir y utilizar tecnologas apropiadas.
El grado de utilizacin de la tecnologa informtica en las diferentes reas de la empresa para
la coordinacin e integracin interna y externa.
El uso de tecnologa de comunicaciones, correo electrnico, redes internas y externas informticas y telefnicas.
La existencia de programas de dotacin y
mantenimiento de mquinas y equipos.
Optimizacin del espacio e infraestructura fsica. Se refiere al grado de acierto en la utilizacin
de las reas fsicas disponibles en la empresa y
el nivel de aplicacin de programas de mantenimiento preventivo, correctivo y de remodelacin
de las instalaciones de la planta fsica y terrenos
disponibles (redes elctricas, hidrosanitarias, sistemas de riego, etc.), as mismo la distribucin de
los cultivos en los terrenos disponibles.
Estado del parque automotor. Nivel de efectividad en la aplicacin de programas de mantenimiento preventivo y correctivo a los vehculos
de la empresa.
Sistema de vigilancia y seguridad. Conjunto de
recursos y tcnicas utilizadas para garantizar la seguridad de los usuarios y funcionarios, as como
para salvaguardar los bienes de la empresa.
Impacto ambiental. Tambin considerado como
el grado de responsabilidad con el que la empresa administra los desechos slidos, lquidos y gaseosos generados en los procesos de produccin
cafetera.
Capacidad directiva
Todos los aspectos relacionados con el proceso administrativo, entendido como fortalezas o
debilidades en planeacin, organizacin, direccin y control, lo cual se evidencia a travs de
factores tales como:
Imagen corporativa. Es decir el conjunto de valores, creencias, actitudes, reglas y procedimientos que han sido adoptados por la empresa y que
son percibidos y aplicados por los funcionarios y
clientes de la misma.
Desarrollo del proceso de planeacin. Grado
de habilidad que los lderes de la empresa cafetera tienen para aplicar tcnicas de planeacin
que permitan disear y ejecutar estrategias anticipatorias del futuro.
Flexibilidad de la estructura organizacional.
Capacidad de adaptacin operativa de la empresa a los cambios permanentes en las condiciones
del ambiente interno y externo.
Estilo de direccin. Son las diferentes maneras
de administrar que se dan en la organizacin
(autocrtica, permisiva, democrtica, integradora o mixta).
Sistemas de control y auditora. Conjunto de
planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la empresa, para el cumplimiento de la misin y visin de la empresa.
Sistema de toma de decisiones. Conjunto de
procesos utilizados por los diferentes niveles de
la organizacin para decidir e incidir en el logro
de los objetivos institucionales.
Sistemas de coordinacin y trabajo en equipo.
Las estrategias de trabajo utilizadas para sumar
esfuerzos en torno a los objetivos institucionales.
Sistemas de informacin gerencial. Conjunto
de recursos disponibles para el registro, procesamiento, almacenamiento, difusin y utilizacin
de la informacin.
15
Capacidad de respuesta ante las emergencias. Grado de preparacin que tiene la institucin para enfrentar las contingencias.
la efectividad y para verificar la satisfaccin de

los clientes en forma posterior a la venta de los
productos de la finca cafetera.
Responsabilidad social externa. Es el aporte que

la empresa otorga al mejoramiento de las condiciones de vida de la comunidad que la rodea.
Indicadores de infeccin de plagas de los cultivos. Expresin cuantitativa y cualitativa del

estado en que se encontraban los cultivos a lo
largo del tiempo.
Responsabilidad social interna. Es el aporte

que la empresa otorga al mejoramiento de las
condiciones de vida de sus funcionarios.
Sindicato. Grado de acierto en la poltica de concertacin y relaciones obrero - patronales.
Capacidad competitiva
Todos los aspectos relacionados con el rea
comercial tales como:
Calidad del producto. Grado de satisfaccin de
las necesidades y expectativas de los clientes y la
implementacin de sistemas de medicin de calidad en la empresa, exclusividad, portafolio de
servicios, participacin en el mercado, canales de
distribucin, cobertura, investigacin y desarrollo,
precios, publicidad, lealtad de los clientes, etc.
Inversin en investigacin. Dedicada al desarrollo de nuevos productos y servicios, proporcin del presupuesto asignado para investigacin y desarrollo.
Ventajas competitivas. Respecto al mercado
potencial de clientes, servicios y productos nicos o con caractersticas de calidad que sobrepasan los de la competencia.
Informacin sobre los clientes. Sistemas integrados de almacenamiento, proceso y difusin de
datos sobre los clientes de la empresa cafetera.
Existencia y uso del portafolio de productos
y servicios. Descripcin sistematizada de la capacidad de oferta de productos que ofrece la
empresa.
Actividades postventa. Conjunto de actividades y acciones que realiza la empresa para medir
16
Capacidad del talento humano

Fortalezas y debilidades relacionadas con las
personas, incluye nivel acadmico, experiencia tcnica, estabilidad, rotacin, ausentismo, remuneracin, capacitacin, programas de desarrollo humano, compromiso, motivacin, pertenencia, etc.
Grado de preparacin del personal. Definido
por los niveles acadmicos de escolaridad as
como del cmulo de conocimientos y destrezas
que tienen los funcionarios de la empresa en sus
diferentes operaciones.
Estabilidad laboral. Caracterstica empresarial
que permite mantener vinculados a sus colaboradores por perodos de tiempo prolongados.
Rotacin de personal. Indicador que permite
medir el nmero de empleados que se desvinculan de la empresa en un perodo determinado
sobre el total de empleados.
Nivel de remuneracin. Descripcin de la escala salarial segn rangos.
Accidentalidad laboral. Frecuencia con la que
ocurren sucesos repentinos en los que con ocasin del trabajo, se lesionan algunos trabajadores.
Clima organizacional. Definido por los ndices
de ausentismo, el nivel de compromiso, pertenencia, motivacin y las relaciones interpersonales que se perciben en la organizacin.
Seleccin de personal. Procedimientos, normas
y requisitos aplicados para la seleccin y contratacin de los empleados.

Evaluacin del desempeo. Mecanismos utilizados para la verificacin y constatacin del

cumplimiento de metas y objetivos por parte de
los empleados.
Sistema de costos. Valoracin real que tiene el

proceso de produccin, necesario para la obtencin, almacenamiento, transporte y comercializacin de los productos y servicios cafeteros.
Capacidad financiera
Sistema de recaudos. Grado de desarrollo y

efectividad con el que opera el conjunto de recursos destinados a la recuperacin por venta a
crdito de los productos y servicios cafeteros.
Todos los aspectos relacionados con las fortalezas o debilidades econmicas de la empresa,
tales como: deudas, capital, disponibilidad de
lneas de crdito, capacidad de endeudamiento,
margen financiero y rentabilidad.
Acceso a capital no reembolsable. Capacidad
que tiene la empresa de obtener recursos de la
empresa privada, el municipio, el departamento,
la nacin, ayuda internacional u otras fuentes de
financiacin a travs de proyectos.
Capacidad de endeudamiento. Factibilidad financiera que tiene la empresa para acceder a recursos del crdito en el corto, mediano y largo plazo.
Rentabilidad. Entendida como el incremento o
disminucin porcentual del capital invertido en
el ejercicio de produccin cafetera.
Liquidez. Disponibilidad inmediata de recursos
que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a corto plazo.
Disponibilidad de crditos. Grado de aceptacin con el que cuenta la empresa por parte de
los proveedores y entidades financieras para acceder a emprstitos o crditos.
Sistema administrativo. Comprende los sistemas de costos, facturacin, recaudos, informtica, cartera, suministros, inventarios y personal.
Rotacin de inventarios. Entendida como el
nmero de das que los materiales, insumos de
la finca cafetera demoran en la empresa para
iniciar su proceso de transformacin en el producto final.
Racionalizacin del gasto. Nivel de desarrollo
de la organizacin respecto a la cultura de utilizacin adecuada de los recursos disponibles.
hEtapa
h
de auditora o anlisis
externo de la empresa (POAM)
Hace referencia a todos aquellos aspectos que
no pueden ser controlados por el administrador
de la empresa cafetera, pues pertenecen al mundo
externo de la misma. Todos estos factores no controlables en conjunto constituyen lo que se conoce
como Perfil de Oportunidades y Amenazas de la
empresa (POAM), y se destacan los siguientes:
Factores sociales, culturales y demogrficos.
Son los que afectan el modo de vivir de la poblacin, incluso sus valores (salud, empleo, seguridad, creencias, cultura, etc.), algunos indicadores
de dinmica de poblacin tales como caractersticas socioeconmicas y culturales, consecuencia
de los ndices de desempleo y del grado de afectacin de la crisis cafetera, el perfil epidemiolgico, es decir, el comportamiento de las primeras
causas de morbilidad (enfermedad) del departamento y del municipio al que pertenece la
finca cafetera, incluida la morbi-mortalidad por
violencia y accidentes de trnsito, enfermedades
crnicas e infecciosas. Afectacin del desplazamiento social percibido en la regin del grupo
poblacional que por accin de la violencia social
y el conflicto armado se ve obligado a abandonar
su sitio habitual de residencia, grupos indgenas
y tnicos establecidos en el municipio.
Factores geogrficos y ambientales. Los relacionados con la ubicacin estratgica de la empresa
cafetera en la regin, sistemas de comunicacin
disponibles, accesibilidad a los servicios pblicos
y dems servicios bsicos como salud, educacin,
trfico vehicular de acuerdo al estado de las vas
17
de acceso, topografa, condiciones agroecolgicas

climticas tales como altura sobre el nivel del mar,
temperatura promedio, brillo solar, humedad relativa, precipitacin, vientos, suelos, aguas, topografa, diversidad de recursos naturales disponibles,
variedad de vegetacin, vulnerabilidad geogrfica
o posibilidad de ser afectados por sismos, inundaciones, erosiones u otros desastres naturales.
Factores polticos y legales. Aquellos que se refieren al uso del poder, datos del gobierno internacional, nacional, departamental y local; de los
rganos de representacin como Senado, Cmara, Asamblea y Concejo, el compromiso de la clase dirigente poltica y empresarial de la regin, es
decir, la posicin estratgica asumida por los dirigentes polticos, comerciantes e industriales o
gremios de la regin frente a la situacin econmica del sector cafetero, la accesibilidad a servicios pblicos bsicos, accesibilidad a beneficios
otorgados por programas propios de la regin,
tales como subsidios en seguridad social, en salud y educacin, la aplicabilidad de las normas
legales aplicables al gremio cafetero.
18
Desempleo: porcentaje de la poblacin econmicamente activa de la regin que no est devengando salario o percibiendo ingresos como
contraprestacin de una actividad econmica.
Pronsticos econmicos: previsiones y tendencias de los indicadores econmicos ms

frecuentes, dlar, euro, ndice de la bolsa de
valores, inflacin, tasas de inters, PIB, salario
mnimo y desempleo.
Factores competitivos: referente al monitoreo del entorno y considerando los cambios

en los perfiles de los competidores, en los
patrones de segmentacin del mercado, en
determinar quin es la competencia y cmo
compite, identificar los productos o servicios
que los clientes podran considerar como alternativas razonables para satisfacer sus necesidades o expectativas, la determinacin
de niveles de la calidad, mercados, encuestas
de satisfaccin y en general, todos aquellos
elementos que nos permitan comparar la empresa con los dems productores cafeteros.
Factores econmicos. Aquellos relacionados

con el comportamiento de la economa del sector a nivel regional, nacional e internacional, tales como el ndice de crecimiento econmico, la
inflacin, la devaluacin, el ingreso per cpita, el
porcentaje de participacin del sector cafetero
en el Producto Interno Bruto (PIB), el comportamiento de la economa internacional, los ndices
de necesidades bsicas insatisfechas (NBI), etc.
Como se puede apreciar el conjunto de variables y subvariables a considerar para una adecuada determinacin de las metas y objetivos de
la empresa cafetera, es amplio y complejo, por
lo cual es absolutamente importante que sean
analizados con los diferentes niveles de decisin
de la empresa, garantizando que la construccin
del plan estratgico y de los dems planes que se
deriven de l, sean ampliamente participativos.
Tambin son factores econmicos los siguientes:
Para facilitar la realizacin del diagnstico estratgico a continuacin se ponen a disposicin

una serie de 11 matrices (vanse tablas 1 a 11)
donde se involucran los principales factores internos (5) y externos (5) a considerar, as como
sus respectivas variables, debidamente definidas
para reducir los errores de apreciacin por desconocimiento o discrepancias con el significado.
Cabe aclarar que es posible que de acuerdo con
las caractersticas propias de cada empresa cafetera, en algunos casos, ciertas variables no apliquen o que por el contrario deban ser incluidas
nuevas variables a considerar en el anlisis.
Inflacin: prdida del poder adquisitivo del

dinero, manifiesta a travs de un crecimiento
gradual en los precios de los bienes y servicios.
Situacin fiscal y presupuestal: equilibrio o

dficit de los recursos disponibles para suplir las
necesidades de funcionamiento y de inversin.
Inestabilidad del sector cafetero: desequilibrio entre los costos de produccin y los
precios de venta en el mercado cafetero.

Tabla 1: Perfil de capacidades internas (anlisis interno) de la empresa cafetera

________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Capacidad tecnolgica: incluye los aspectos
relacionados con la infraestructura y los
procesos de la empresa, tecnologa blanda, dura,
normalizacin de procesos, ubicacin fsica,
acceso a servicios pblicos, flexibilidad en la
produccin, procedimientos tcnicos, desarrollos
tecnolgicos de mquinas, herramientas
o materiales, hardware, software, procesos
investigativos, tecnologa aplicada, consultoras
o asesoras disponibles en la regin.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
FORTALEZA
DEBILIDAD
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Red de servicios, correspondiente al conjunto

de instituciones, recursos, procedimientos que
complementan la produccin cafetera, tales
como UMATAS, agremiaciones, cooperativas,
entidades financieras, instituciones educativas
y dems instituciones pblicas o privadas
disponibles en la regin para apoyar el sector
productivo cafetero.
El nivel tecnolgico utilizado en la empresa
para realizar sus actividades, as como su
capacidad para crear, adquirir y utilizar
tecnologas apropiadas.
El grado de utilizacin de la tecnologa
informtica en las diferentes reas de la empresa
para la coordinacin e integracin interna y
externa.
El uso de tecnologa de comunicaciones:
correo electrnico, redes internas y externas
informticas y telefnicas.
La existencia de programas de dotacin y
mantenimiento de mquinas: equipos y
conservacin de planta fsica y terrenos, nivel
de aplicacin de estrategias de mantenimiento
preventivo, correctivo para estos elementos.
Optimizacin del espacio e infraestructura
fsica: lo cual se refiere al grado de acierto en
la utilizacin de las reas fsicas disponibles en
la empresa y nivel de aplicacin de programas
de mantenimiento preventivo, correctivo y
de remodelacin de las instalaciones fsicas
disponibles (redes elctricas, hidrosanitarias,
etc.), as mismo la distribucin de los cultivos en
los terrenos disponibles.
Estado del parque automotor: nivel de
efectividad en la aplicacin de programas de
mantenimiento preventivo y correctivo a los
vehculos de la empresa.
Sistema de vigilancia y seguridad: conjunto
de recursos y tcnicas utilizadas para garantizar
la seguridad de los usuarios y funcionarios,
as como para salvaguardar los bienes de la
empresa.
Impacto ambiental: grado de responsabilidad
con el que la empresa administra los desechos
slidos, lquidos y gaseosos generados en los
procesos de produccin.
19

________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Capacidad directiva: todos los aspectos
relacionados con el proceso administrativo,
entendido como fortalezas o debilidades en
planeacin, organizacin, direccin y control,
lo cual se evidencia a travs de factores tales
como imagen corporativa, desarrollo del proceso
de planeacin, flexibilidad de la estructura
organizacional, estilo de direccin, sistemas
de control y auditora, sistemas de toma de
decisiones, sistemas de coordinacin y trabajo
en equipo, sistemas de informacin gerencial,
capacidad de respuesta ante las emergencias,
responsabilidad social externa, responsabilidad
social interna, sindicato.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
FORTALEZA
DEBILIDAD
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
REVISAR
REVISAR
MEDIO
BAJO
Imagen corporativa: conjunto de valores,

creencias, actitudes, reglas y procedimientos
que han sido adoptados por la empresa y que
son percibidos y aplicados por los funcionarios y
clientes de la misma.
Desarrollo del proceso de planeacin: grado
de habilidad que los lderes de la empresa
cafetera, tienen para aplicar tcnicas de
planeacin que permitan disear y ejecutar
estrategias anticipatorias del futuro.
Flexibilidad de la estructura organizacional:
capacidad de adaptacin operativa de la
empresa a los cambios permanentes en las
condiciones del ambiente interno y externo.
Estilo de direccin: son las diferentes maneras
de administrar que se dan en la organizacin
(autocrtica, permisiva, democrtica, integradora
o mixta).
Sistemas de control y auditora: conjunto
de planes, mtodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificacin
y evaluacin adoptados por la empresa, para
el cumplimiento de la misin y visin de la
empresa.
Sistema de toma de decisiones: conjunto de
procesos utilizados por los diferentes niveles de
la organizacin para decidir e incidir en el logro
de los objetivos institucionales.
Sistemas de coordinacin y trabajo en equipo:
conjunto de estrategias de trabajo utilizadas
para sumar esfuerzos entorno a los objetivos de
la empresa.
REVISAR EL DOCUMENTO PARA
COMPLETAR TABLA
20
REVISAR
REVISAR
REVISAR
REVISAR


________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Capacidad competitiva: todos los aspectos
relacionados con el rea comercial tales como
calidad del producto, inversin en investigacin
para el desarrollo de nuevos productos y
servicios, ventajas competitivas respecto al
mercado potencial de clientes, Informacin
sobre los clientes, existencia y uso del portafolio
de productos y servicios, actividades postventa,
indicadores de infeccin de plagas de los
cultivos.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
FORTALEZA
DEBILIDAD
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Calidad del producto: grado de satisfaccin de

las necesidades y expectativas de los clientes y
la implementacin de sistemas de medicin de
calidad en la empresa, exclusividad, portafolio
de servicios, participacin en el mercado, canales
de distribucin, cobertura, investigacin y
desarrollo, precios, publicidad, lealtad de los
clientes, etc.
Inversin en investigacin para el desarrollo
de nuevos productos y servicios: proporcin
del presupuesto asignado para investigacin y
desarrollo.
Ventajas competitivas respecto al mercado
potencial de clientes: servicios y productos
nicos o con caractersticas de calidad que
sobrepasan los de la competencia.
Informacin sobre los clientes: sistemas
integrados de almacenamiento, proceso y
difusin de datos sobre los clientes de la empresa
cafetera.
Existencia y uso del portafolio de productos
y servicios: descripcin sistematizada de la
capacidad de oferta de productos que ofrece la
empresa.
Actividades postventa: conjunto de actividades
y acciones que realiza la empresa para medir
la efectividad y para verificar la satisfaccin de
los clientes en forma posterior a la venta de los
productos de la finca cafetera.
Indicadores de infeccin de plagas de los
cultivos: expresin cuantitativa y cualitativa del
estado de los cultivos a lo largo del tiempo.
21

________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Capacidad del talento humano: fortalezas
y debilidades relacionadas con las personas,
incluye nivel acadmico, experiencia tcnica,
estabilidad, rotacin, ausentismo, remuneracin,
capacitacin, programas de desarrollo humano,
compromiso, motivacin, pertenencia, grado
de preparacin del personal, estabilidad laboral,
rotacin de personal, nivel de remuneracin,
accidentalidad laboral, clima organizacional,
seleccin de personal, evaluacin del
desempeo.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
FORTALEZA
DEBILIDAD
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Grado de preparacin del personal: definido

por los niveles acadmicos de escolaridad as
como del cmulo de conocimientos y destrezas
que tienen los funcionarios de la empresa en sus
diferentes operaciones.
Estabilidad laboral: caracterstica empresarial
que permite mantener vinculados a sus
colaboradores por perodos de tiempo
prolongados.
Rotacin de personal: indicador que
permite medir el nmero de empleados que
se desvinculan de la empresa en un perodo
determinado sobre el total de empleados.
Nivel de remuneracin: descripcin de la escala
salarial segn rangos.
Accidentalidad laboral: frecuencia con la
que ocurren sucesos repentinos en los que
con ocasin del trabajo, se lesionan algunos
trabajadores.
Clima organizacional: definido por los ndices
de ausentismo, el nivel de compromiso,
pertenencia, motivacin y las relaciones
interpersonales que se perciben en la
organizacin.
Seleccin de personal: procedimientos,
normas y requisitos aplicados para la seleccin y
contratacin de los empleados.
Evaluacin del desempeo: mecanismos
utilizados para la verificacin y constatacin del
cumplimiento de metas y objetivos por parte de
los empleados.
22


________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Capacidad financiera: todos los aspectos
relacionados con las fortalezas o debilidades
econmicas de la empresa, tales como:
deudas, capital, disponibilidad de lneas de
crdito, capacidad de endeudamiento, margen
financiero, rentabilidad, acceso a capital no
reembolsable, capacidad de endeudamiento,
rentabilidad, disponibilidad de crditos,
sistema administrativo, rotacin de inventarios,
racionalizacin del gasto, sistema de costos,
sistema de recaudos.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
FORTALEZA
DEBILIDAD
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Acceso a capital no reembolsable: capacidad

que tiene la empresa de obtener recursos de la
empresa privada, el municipio, el departamento,
la nacin, ayuda internacional u otras fuentes de
financiacin a travs de proyectos.
Capacidad de endeudamiento: factibilidad
financiera que tiene la empresa para acceder a
recursos del crdito en el corto, mediano y largo
plazo.
Rentabilidad: entendida como el incremento
o disminucin porcentual del capital invertido
en el ejercicio de produccin cafetera. Liquidez,
disponibilidad inmediata de recursos que tiene la
empresa para cancelar sus obligaciones a corto
plazo.
Disponibilidad de crditos: grado de
aceptacin con el que cuenta la empresa por
parte de los proveedores y entidades financieras
para acceder a emprstitos o crditos.
Sistema administrativo: comprende los
sistemas de costos, facturacin, recaudos,
informtica, cartera, suministros, inventarios y
personal.
Rotacin de inventarios: entendida como el
nmero de das que los materiales, insumos de la
finca cafetera demoran en la empresa para iniciar
su proceso de transformacin en el producto
final.
Racionalizacin del gasto: nivel de desarrollo
de la organizacin respecto a la cultura de
utilizacin adecuada de los recursos disponibles.
Sistema de costos: valoracin real que tiene
el proceso de produccin, necesario para la
obtencin, almacenamiento, transporte y
comercializacin de los productos cafeteros.
Sistema de recaudos: grado de desarrollo y
efectividad con el que opera el conjunto de
recursos destinados a la recuperacin por venta a
crdito de los productos y servicios cafeteros.
23
Tabla 6: Perfil de oportunidades y amenazas POAM (anlisis externo) de la empresa cafetera

________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Factores sociales, culturales y demogrficos:
los que afectan el modo de vivir de la poblacin,
incluso sus valores (salud, empleo, seguridad,
creencias, cultura, etc.) algunos indicadores de
dinmica de poblacin tales como caractersticas
socioeconmicas y culturales, consecuencia
de los ndices de desempleo y del grado
de afectacin de la crisis cafetera, el perfil
epidemiolgico, afectacin del desplazamiento
social percibido en la regin, grupos indgenas y
tnicos establecidos en el municipio.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Funcionamiento del sistema de salud en la

zona: referido al modo en el que son atendidos
los pobladores de la zona en lo concerniente a
las posibilidades de aseguramiento y acceso a los
servicios de salud.
Empleo: enfocado a la percepcin de las
consecuencias de los ndices de desempleo y
del grado de afectacin en la regin de la crisis
cafetera.
Seguridad: situacin de orden pblico,
percepcin de existencia o ausencia de
fenmenos migratorios de la poblacin
derivados de acciones de desplazamiento
forzado, delincuencia comn o generada
por grupos alzados en armas. En general, la
percepcin de orden pblico que se vive en la
zona.
Caractersticas socioeconmicas y culturales:
percepcin de afectacin para la empresa
cafetera de las principales creencias y
manifestaciones artsticas, culturales o religiosas
de la poblacin de la zona, incluyendo los grupos
tnicos e indgenas establecidos en el municipio.
Accidentalidad laboral: frecuencia con la
que ocurren sucesos repentinos en los que
con ocasin del trabajo, se lesionan algunos
trabajadores.
Perfil epidemiolgico del municipio: causas
principales por las que se enferma y muere la
poblacin del municipio. Esta informacin es
suministrada habitualmente por las secretaras
de salud o el hospital municipal.
24

Tabla 7: Perfil de oportunidades y amenazas POAM (anlisis externo) de la empresa cafetera.

________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Factores geogrficos y ambientales: los
relacionados con la ubicacin estratgica de
la empresa cafetera en la regin, sistemas de
comunicacin disponibles, accesibilidad a los
servicios pblicos y dems servicios bsicos;
topografa, condiciones agroecolgicas, variedad
de vegetacin, vulnerabilidad geogrfica
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Ubicacin estratgica de la empresa cafetera

en la regin: sistemas de comunicacin
disponibles, accesibilidad de la poblacin de la
zona a los servicios pblicos y dems servicios
bsicos como salud, educacin, trfico vehicular
de acuerdo al estado de las vas de acceso.
Topografa: favorabilidad o dificultad que
ofrecen las curvas de nivel y dems formas que
caracterizan los terrenos disponibles en la finca
cafetera, para las actividades asociadas a la
produccin, recoleccin, transporte, almacenaje
y comercializacin del caf.
Condiciones agroecolgicas: ventajas o
limitantes relacionadas con la altura sobre el
nivel del mar, la temperatura promedio, brillo
solar, humedad relativa, precipitacin, vientos,
suelos, aguas, topografa, diversidad de recursos
naturales disponibles, variedad de vegetacin
que tiene la finca cafetera.
Vulnerabilidad geogrfica: entendida como
la posibilidad o grado de riesgo que tiene
la finca cafetera de ser afectada por sismos,
inundaciones, erosiones u otros desastres
naturales, para lo cual es importante conocer
antecedentes histricos y afectaciones sufridas
por la ocurrencia de este tipo de eventos en la
zona.
25
Tabla 8: Perfil de oportunidades y amenazas POAM (anlisis externo) de la empresa cafetera

________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Factores polticos y legales: aquellos que se
refieren al uso del poder, datos del gobierno,
internacional, nacional, departamental y local;
de los rganos de representacin como Senado,
Cmara, Asamblea y Concejo, el compromiso
de la clase dirigente poltica y empresarial de
la regin, accesibilidad a beneficios otorgados
por programas propios de la regin, tales
como subsidios en seguridad social, en salud y
educacin, la aplicabilidad de las normas legales
aplicables al gremio cafetero.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Compromiso de la clase dirigente poltica

y empresarial de la regin: posicin
estratgica asumida por los dirigentes polticos,
comerciantes e industriales o gremios de la
regin frente a la situacin econmica del sector
cafetero.
Beneficios sociales de la poblacin:
accesibilidad a beneficios otorgados por el
gobierno nacional, departamental o municipal
a programas propios de la regin, tales como
subsidios en seguridad social, en salud y
educacin.
Programas de gobierno local, departamental
o nacional: referido a la favorabilidad para
la empresa cafetera de las polticas, planes,
programas o proyectos en ejecucin por parte de
los organismos de representacin como alcalda,
gobernacin y nacin.
Normativas del sector cafetero: aplicabilidad
de las normas legales al gremio cafetero, en
especial aquellas acogidas por las principales
agremiaciones cafeteras, como el Comit
Nacional de Cafeteros.
26


________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Factores econmicos: aquellos relacionados
con el comportamiento de la economa del
sector a nivel regional, nacional e internacional
tales como el ndice de crecimiento econmico,
la inflacin, la devaluacin, el ingreso per
cpita, el porcentaje de participacin del sector
cafetero en el producto interno bruto PIB, el
comportamiento de la economa internacional,
los ndices de necesidades bsicas insatisfechas
NBI del municipio, la inflacin, la situacin fiscal y
presupuestal, la inestabilidad del sector cafetero,
el desempleo, los pronsticos econmicos.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Inflacin: prdida del poder adquisitivo del

dinero, manifiesta a travs de un crecimiento
gradual en los precios de los bienes y servicios.
Situacin fiscal y presupuestal: equilibrio o
dficit de los recursos disponibles para suplir las
necesidades de funcionamiento y de inversin.
Inestabilidad del sector cafetero: desequilibrio
entre los costos de produccin y los precios de
venta en el mercado cafetero.
Desempleo: porcentaje de la poblacin
econmicamente activa de la regin, que no est
devengando salario o percibiendo ingresos como
contraprestacin de una actividad econmica.
Pronsticos econmicos: previsiones y
tendencias de los indicadores econmicos ms
frecuentes, dlar, euro, ndice de la bolsa de
valores inflacin, tasas de inters, PIB, Salario
mnimo y desempleo.
27
Tabla 10 Perfil de oportunidades y amenazas POAM (anlisis externo) de la empresa cafetera

________________________________________, a ______/______/________
dd mm aa
Factores de mercadeo: aquellos relacionados
con los perfiles de los competidores, su
aceptacin entre clientes en los mercados,
segmentacin de los mercados, utilizacin de
porductos sustitutivos, variedades y calidades
preferidas por los clientes y conocer como estan
frente a otras empresas del sector.
FACTOR A ANALIZAR
ALTO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
De impacto
De impacto
MEDIO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
Perfiles de los competidores: principales

caractersticas de los competidores, son
pequeos, medianos o grandes productores,
prestigio, tradicin y nivel de aceptacin del
que gozan entre los clientes del mercado en el
que habitualmente la empresa comercializa el
producto cafetero.
Segmentacin del mercado: patrones o
indicadores que permiten determinar quin es la
competencia y cmo compite.
Productos sustitutos: identificar los productos
o servicios que los clientes podran considerar
como alternativas razonables para satisfacer sus
necesidades o expectativas frente al producto
cafetero, por ejemplo bebidas gaseosas,
aromticas, etc. y de qu manera estos productos
afectan el mercado de la empresa.
Variedades y calidades: es necesario
determinar los niveles de la calidad del producto
as como sus diversas presentaciones y grados de
preferencia entre los clientes.
Encuestas de satisfaccin: conocer los
resultados de estudios de mercado y en
general cualquier informacin que proporcione
elementos de comparacin de la empresa
cafetera con las dems empresas cafeteras
competidoras del mercado.
hEtapa
h
de formulacin de
alternativas estratgicas
realizables
Anlisis interno o perfil de capacidades internas PCI.

Debilidades
Una vez evaluados los factores internos y externos, se procede a priorizar las principales
fortalezas y debilidades que a nivel interno presenta la empresa, as mismo deber identificar
las principales oportunidades y amenazas que
presenta la empresa a nivel externo. Para ello se
seleccionan y listan en cada caso, solo aquellas
cuyo impacto haya sido evaluado por el equipo
de estrategas como alto, generando un resumen
de factores priorizados denominado diagnstico
estratgico, similar al siguiente esquema:
28
1. ____________________________________
2. ____________________________________
3. ____________________________________
4. ____________________________________
5. ____________________________________
Fortalezas
1. ____________________________________
2. ____________________________________
3. ____________________________________
4. ____________________________________
5. ____________________________________

Tabla 11. Matriz del anlisis interno vs anlisis

externo o matriz DOFA.
Anlisis externo
Oportunidades
Amenazas
Oportunidades
1. ____________________________________
2. ____________________________________
3. ____________________________________
4. ____________________________________
5. ____________________________________
Amenazas
1. ____________________________________
2. ____________________________________
3. ____________________________________
4. ____________________________________
5. ____________________________________
Ahora se procede a diligenciar la matriz conocida como matriz DOFA (matriz de debilidades,
fortalezas, oportunidades y amenazas), la cual a
partir del diagnstico estratgico de la empresa
cafetera, obtenido en el paso anterior permite
mediante cruces analticos entre las fortalezas,
las debilidades, las oportunidades y las amenazas, establecer objetivos y metas para la produccin cafetera, as mismo permite determinar las
acciones especficas para alcanzar los objetivos
y metas de la produccin cafetera, o en otras palabras permite definir planes y estrategias para la
produccin cafetera (N.CL. Cdigo: 270405001).
Es posible que para algunos cruces como por
ejemplo debilidades con amenazas (DA), sea un
poco difcil formular objetivos, metas o acciones,
pero con un poco de esfuerzo imaginativo e insistencia, irn surgiendo ideas que difcilmente se
ocurriran con otros mtodos de planeacin y es
justamente esa caracterstica la que ha hecho tan
aceptada esta tcnica en el presente medio social.
Las alternativas estratgicas son los cursos
de accin futura que la empresa cafetera puede adoptar para alcanzar sus objetivos globales.
Para la formulacin de estrategias se emplea la
matriz DOFA, haciendo los respectivos cruces
entre los puntos dbiles y fuertes, priorizados
en ella tanto a nivel interno como externo, con
lo cual se obtiene a partir de las fortalezas, estrategias de aprovechamiento y enfrentamiento y a
Anlisis in terno
Anlisis externo o perfil de oportunidades y

amenazas POAM.
Puntos
fuertes
(Fortalezas)
Puntos
dbiles
(Debilidades)
Estrategias FO
Aprovechamiento
rea de dominio
de empresa
Estrategias FA
Enfrentamiento
rea de riesgo
enfrentable
Estrategias DO
Mejora
rea de
aprovechamiento
potencia
Estrategias DA
Desactivacin
rea de riesgo
aentuado
partir de las debilidades, estrategias de mejora y

de desactivacin.
Estrategias de aprovechamiento: son acciones
encaminadas a aprovechar las oportunidades
identificadas a nivel externo, a partir de las fortalezas identificadas a nivel interno.
Estrategias de enfrentamiento: son acciones
encaminadas a enfrentar las amenazas identificadas a nivel externo a partir de fortalezas identificadas a nivel interno.
Estrategias de mejora: son acciones enfocadas
a aprovechar las oportunidades identificadas a
nivel externo, para reducir los efectos derivados
de las debilidades identificadas a nivel interno.
Estrategias de desactivacin: son acciones encaminadas a tomar medidas especiales de extremo cuidado, encaminadas a eliminar, reducir o al
menos a estabilizar los riesgos acentuados por la
inconveniente combinacin de amenazas identificadas a nivel externo y debilidades identificadas a nivel interno. Este tipo de estrategias son
las que demandan una mayor dosis de creatividad, audacia o ingenio durante la formulacin y
ejecucin del plan.
hEtapa
h
de desarrollo de planes
tcticos y operacionalizacin
de estrategias
Es la parte con ms detalle en el proceso de
planeacin, todas las estrategias definidas en la
29
etapa anterior deben dividirse en subestrategias

para su operacionalizacin, lo cual genera un
conjunto de jerarquas en diferentes niveles y
con distintas perspectivas de tiempo. En la cima
estn los planes estratgicos de largo plazo (en
general de cinco o ms aos), seguidos de los
planes tcticos de mediano plazo (entre uno y
cinco aos), los cuales dan origen a los planes
operacionales o de accin de corto plazo (menos
de un ao). La planeacin estratgica se desdobla en planes tcticos, que se refieren a las principales reas o departamentos de la empresa y
que se necesita integrar y coordinar, a su vez los
planes tcticos se desdoblan en planes operacionales especficos denominados planes de accin
o planes operativos.
Con todos estos elementos de plataforma estratgica, objetivos organizacionales, anlisis de
las condiciones internas y externas y las alternativas estratgicas, la empresa cafetera tiene
las condiciones para preparar e implementar su
planeacin estratgica. la planeacin estratgica
debe especificar a dnde pretende llegar la organizacin en el futuro y cmo se propone hacerlo
a partir del presente, por ello debe contener decisiones sobre el futuro de la organizacin.
En la Figura 7 se pueden clarificar mejor las
clases de planes requeridos para conformar la
estructura de los procesos de planeacin y organizacin de la produccin cafetera.
Una vez definidas las estrategias mediante el
cruce DOFA, es decir determinadas las acciones
especficas para alcanzar los objetivos y metas
de la produccin cafetera, se procede a listarlas
de manera organizada, agrupndolas en primera
instancia por el objetivo general con el que tengan mayor relacin y seguidamente por el correspondiente objetivo especfico.
Se debe tener en cuenta que los objetivos especficos de plan estratgico correspondan a los
objetivos generales de los planes tcticos. Para
facilidad se debe utilizar un esquema como el
que se muestra en la Tabla 12.
30
Para calcular los costos del plan estratgico es

necesario presupuestar cada una de las labores
asociadas a cada actividad especfica y de acuerdo con los precios del mercado, valorizar econmicamente dichas estimaciones.
Debido a lo dispendiosa de esta labor y para
facilitar la presupuestacin de todas las actividades que componen los planes de accin, los planes tcticos y el plan estratgico, se recomienda hacer uso de las herramientas didcticas e
informticas que entidades como la Federacin
Nacional de Cafeteros han desarrollado y estn
a disposicin de los caficultores del pas; entre dichas herramientas informticas estn Agrodinmico y CafFuturo, desarrolladas de manera muy
completa y prctica en la hoja de clculo excel,
que dicho sea de paso, es una herramienta tecnolgica importantsima para el caficultor y que
se espera el lector sepa utilizar al menos de manera bsica, para poder sacarle provecho.
Para esta parte del texto de estudio se recomienda al menos, utilizar otra herramienta de
ayuda didctica denominada: el presupuesto
del caficultor, muy bien concebida por sus autores y puesta al servicio de los caficultores a
travs de la Federacin Nacional de Cafeteros.
Se trata de una gua fcil de llevar mediante la
cual se obtienen registros y se realizan los clculos necesarios para costear y gerenciar con
criterios tcnicos el plan estratgico de la produccin cafetera.
Los formatos de registro y clculo de esta importante herramienta pedaggica se encuentran
en los anexos del presente libro.
Los planes operativos o planes de accin
requieren un mayor nivel de detalle, para ello
se sugiere utilizar un esquema que permita al
mismo tiempo hacer seguimiento y control semaforizado del avance alcanzado en diferentes
perodos del ao, pues los planes de accin u
operativos son proyectados a corto plazo, normalmente se proyectan para ser ejecutados
durante el ao en curso. Se sugiere utilizar el
esquema presentado en la Figura 7 para los di-

Plan de
reducciones
Plan de
integraciones
Planeacin de
nuevos proceso
Plan de
investigacin
y desarrollo
Plan de diversificaciones
Plan de fusiones
y adquisiciones
Planeacin y desarrollo
producto / mercado
Plan de Recursos
Humanos
PLAN ESTRATGICO
Planeacin y
desarrollo
de recursos
Alcance de objetivos
departamentales
Plan de compra
de materiales e
insumos
Plan de flujo
de fondos
Planeacin de las
operaciones
Plan de mercadeo
Plan de produccin
Figura 7. Esquema tpico de los planes tcticos y operativos o de accin.
Tabla 12. Plan estratgico de la empresa cafetera

___________________________________________
OBJETIVO GENERAL No.1 :_________________________________________
Objetivos
especficos
Estrategia
(actividad
especfica)
Plazo
INI
TER
Responsable
Costo estimado (Millones de $)

Ao 1
Ao 2
Ao n
ferentes planes de accin, aclarando que ninguno de los esquemas sugeridos constituye una
camisa de fuerza y que por el contrario, pueden
ser mejorados.
rativo. La interpretacin de los colores puede ser

la siguiente:
En este tipo de esquemas se emplean colores

que ayudan a determinar el estado del plan ope-
Rojo o estancado: cuando el porcentaje de

cumplimiento es inferior al 59%.
Azul: valor planeado para la meta.
31
Amarillo o avance aceptable: cuando el porcentaje de cumplimiento es superior o igual al

60% e inferior al 80%.
hh Meta anual unidad: se refiere a la denominacin de la unidad de medida de la meta anual

propuesta para la actividad estratgica.
Verde o sobresaliente: cuando el porcentaje de

cumplimiento es superior al 80%.
hh Meta anual cantidad: valor meta anual en

la unidad de medida anteriormente definida, para cuantificar la actividad estratgica
propuesta.
La activacin de los colores de acuerdo con

la escala de valoracin definida, es ms prctico
realizarla en una hoja de clculo, por ello este esquema de plan operativo se recomienda hacerlo
en Excel, utilizando las ayudas que este aplicativo le ofrece.
hh Seguimiento: esta columna tiene cuatro

opciones a saber:
P: valor programado para el perodo.
E: valor efectivamente ejecutado durante
el perodo.
Instructivo de diligenciamiento
En el encabezado diligencie respectivamente, el ao correspondiente a la vigencia del plan
operativo, el nombre del rea o unidad de negocio a la que pertenece y la denominacin del plan
tctico al que corresponde el plan de accin.
% CUM: porcentaje de cumplimiento obtenido

como la proporcin entre el valor efectivamente
ejecutado durante el perodo y el valor programado para el perodo.
hh Objetivo plan: cite el nmero del objetivo

especfico del plan estratgico al que apoya
la actividad estratgica.
% CUM ACUM: porcentaje de cumplimiento

acumulado desde el inicio del plan hasta el perodo que ese est evaluando.
hh Actividad estratgica: nombre de la actividad, proyecto o programa correspondiente

con el que se pretende aportar para el cumplimiento del objetivo especfico del plan
estratgico.
hh I semestre: acumulado durante el primer semestre de ao.

hh II semestre: acumulado durante el segundo
semestre de ao.
Tabla 13. Plan de accin u operativo ao __________

Correspondiente al rea de __________________________________________,
Plan tctico de _____________________________________________________
OBJETIVO
PLAN
ACTIVIDAD
ESTRATGICA
META ANUAL
UNIDAD
SEGUIMIENTO
CANTIDAD
I
II
Ao
SEMESTRE SEMESTRE
OBSERVACIONES
P
E
% CUM
% CUMP ACUM
P
E
% CUM
% CUMP. CUM
32

hh Ao: acumulado durante los dos semestres

del ao.
hh Observaciones: comentarios u acciones correctivas a considerar en perodos siguientes.
hDecisin
h
estratgica
y accin empresarial
(ejecucin de los planes)
El camino que conduce a la estrategia parece
haber sido recorrido. La reflexin sobre la plataforma estratgica de la empresa, el anlisis interno, el anlisis externo, la formulacin de alternativas estratgicas realizables, el desarrollo de
planes tcticos y la operacionalizacin de estrategias, han permitido elaborar la estrategia ptima, es decir a la vez deseable y realizable, pero
para que se convierta en accin es necesario tomar una decisin y ponerla en prctica, pues de
nada sirve un excelente plan estratgico que por
diversos factores no se ejecute.
La accin empresarial no sigue necesariamente en todos los casos la decisin estratgica, depende de la verdadera coincidencia entre
los intereses personales de los estrategas con
la estrategia empresarial elaborada, pues de lo
contrario esta ltima ser olvidada en la apata
general y entonces ocurrira que aunque la decisin ha sido tomada, las estructuras siguen trabajando como de costumbre, convirtiendo todo
el ejercicio de planeacin estratgica en un costoso e inoficioso juego de estrategas.
La resistencia natural a los cambios que plantea la decisin estratgica slo podr ser vencida con la fuerza de la conviccin y el poder
de la comunicacin, es decir, la habilidad para
atraer pblicos con intereses diferentes hacia
una misma lnea de accin estratgica. Algunas
ideas de cmo comunicar los planes estratgicos implican la realizacin de acciones como las
siguientes:

Plan impreso distribuido con una cartilla

educativa.
Reunin entre los lderes de la empresa para

que conozcan el plan estratgico y los planes
tcticos.
Reuniones programadas con todos los empleados de las divisiones de la empresa para
que escuchen al gerente y otros miembros
del equipo de estrategas del plan.
Talleres de dos das para aprender sobre planeacin estratgica, analizar el plan estratgico y elaborar planes tcticos y operativos.
Afiches que presenten temas de planeacin.
Tarjetas individuales con la declaracin de la

plataforma estratgica (misin. visin, valores y objetivos generales de la empresa).
Videos del gerente u otros funcionarios explicando el plan estratgico.
Historias en boletines internos o memorandos, cartas en las que se presente el plan estratgico y posteriormente los planes tcticos.
Presentaciones de noticias y caracterizaciones de historias especiales.
Reportes trimestrales.
Copias de la informacin disponible para todos los empleados en lugares convenientes.
33
Bibliografa
Barrios A., J. 1987. Administracin Rural aplicada al campo agropecuario. Universidad de Tolima.
Ibagu Colombia. 125 p.
Cardona, J. K. 1962. Planificacin de las explotaciones agropecuarias. Facultad de Agronoma. Universidad de Caldas.
Chiavenato, I. 2006. Introduccin a la teora general de la administracin. Editorial Mc. Graw Hill.
Colombia 557 p.
Cruz C., G. y lpez M., F. J. 1990. Mdulo de Administracin de fincas: Un enfoque empresarial y de
sistemas. Universidad de Caldas.
Denta, J. E. 1962. El anlisis de sistemas de administracin agrcola. Editorial DIANA. Mxico.
Diaz H, J. C. 1998. Mdulo de Administracin. CEDAI, Centro de desarrollo acadmico y de investigacin. Editado por la Corporacin Universitaria de Santa Rosa de Cabal UNISARC. Colombia. 62 p.
Godstein, L. D. et al. 1998. Planeacin Estratgica aplicada. Editorial Mc. Graw Hill. Colombia. 442 p.
Guerra, G. 1985. Manual de administracin de empresas agropecuarias. Editorial IICA. Costa Rica.
Koontz, H. y Weihrich, H. 1996. Elementos de administracin. Quinta edicin. McGraw-Hill.
Lpez S., N. 1988. Administracin de fincas. Universidad Nacional de Colombia.
Murcia, H. 1985. Administracin de empresas asociativas de produccin agropecuaria. Editorial IIC.
Costa Rica.
Nopkins, J. A. 1966. Administracin rural. Instituto Latinoamericano de Ciencias Agrcolas. O.E.A.
Costa Rica.
Rincn B., F. y suarez, R. 2006. El presupuesto del caficultor. Federacin Nacional de Cafeteros.
Colombia. 52 p.
Sallenave, J. P. 1985,1990). Gerencia y Planeacin Estratgica. Editorial Norma. Colombia. 347 p.
Villamil C, E. 2001. Gerencia moderna: Un enfoque sistmico y estratgico. Universidad Tecnolgica
de Pereira Facultad de Ingeniera Industrial. Cargraphics S.A.
34

Anexos
Uso actual del suelo

NMERO
DEL LOTE
NOMBRE
DEL LOTE
REA DEL
LOTE
Croquis de la empresa
FECHA DE SIEMBRA O
ZOCA
DISTANCIA
SIEMBRA
NMERO
PLANTAS
OBSERVACIONES
O VARIEDADES
Ubique lotes y puntos de referencia
35
Anexos
Plan de renovacin y estabilizacin de la produccin

Relacione la cantidad de rboles hectreas en cada columna para cada ao. De esta manera se planifica la renovacin del cafetal en
bsqueda de cultivar cafetales menores de 6 aos, que son los ms productivos.
Edad
Ao
Ao
Ao
Ao
Ao
Ao
0 - 1 aos
1 - 2 aos
2 - 3 aos
3 - 4 aos
4 - 5 aos
5 - 6 aos
Mayores de 6
aos
EL PRESUPUESTO DEL CAFICULTOR Presupuesto de procesos productivos

Presupuesto de instalacin y levante
INVERSIN AMORTIZABLE EN 5 COSECHAS
PROCESO PRODUCTIVO
Siembra de 1 Hectrea
UNIDAD
CANTIDAD
VECES
POR AO
TOTAL
VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
Mano de obra
Desrame cafetal viejo
rboles por Jor
Eliminacin de rboles
rboles por Jor
Retirada de material viejo
rboles por Jor
Trazado
Estacas por Jor
Ahoyado
Hoyos por Jor
Aplicacin de materia orgnica y cal
Hoyos por Jor
Acarreo y distribucin de colinos
Colinos por Jor
Siembra de colinos
Colinos por Jor
Insumos
Colinos
36
Unidad
Materia orgnica
Kilos
Cal
Kilos

Anexos
PROCESO PRODUCTIVO
Zoqueo de 1 hectrea
UNIDAD
CANTIDAD
VECES
POR AO
TOTAL
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Mano de obra
Desrame cafetal viejo
rboles por Jor
Zoqueo de rboles
rboles por Jor
Tratar el punto de corte
rboles por Jor
Sacada de madera
rboles por Jor
Resiembras
rboles por Jor
1. Seleccin de chupones
rboles por Jor
2. Seleccin de chupones
rboles por Jor
Insumos
Colinos
Unidad
Materia orgnica
Kilos
Levante hasta los 24 meses

Plateo
1
rboles por Jor
Deshierba
Ha por Jor
Fertilizacin
rboles por Jor
Control fitosanitario
Resiembras
rboles por Jor
Otras deschuponas
rboles por Jor
Amortizacin de la inversin= (Siembra o Zoca + Levante) dividido 5 cosechas
Pronstico de cosecha en finca

LOTE
NMERO
DE RBOLES
(A)
GRANOS
PROMEDIO
POR RAMA (B)
RAMAS
PROMEDIO
POR RBOL
(C)
ARROBAS DEL
LOTE = (A)
x (B)x (C) x
0,000034
Ajuste el presupuesto de ingresos mediante el

pronstico de cosecha en finca pasados 90 das de la
floracin principal.
INSTRUCTIVO
1.
Registre la poblacin de rboles de cada lote.
2.
Estime el promedio de granos por rama en 30 rboles,

utilizando el sistema de muestreo igual al utilizado para
conocer el nivel de infestacin de broca.
3.
Estime el promedio de ramas productivas por rbol, en

30 rboles, utilizando un sistema de muestreo igual al
utilizado para conocer el nivel de infestacin de broca.
4.
Multiplique la poblacin de rboles por lote por el promedio de granos por rama por el promedio de ramas
productivas por rbol por el factor 0, 000034 para conocer la produccin del lote.
37
Anexos
MODELO PRESUPUESTAL PARA UNA

HECTREA EN SOSTENIMIENTO DE
CAFETALES MAYORES DE 24 MESES
Presupuesto de sostenimiento
INGRESOS
Promedio produccin
por hectrea (A)
Precio promedio por

arroba estimado
rea de produccin (B)
TOTAL INGRESOS (Total

produccin x precio
promedio por arroba)
TOTAL PRODUCCIN
ANUAL (A)x(B)
EGRESOS
PROCESO PRODUCTIVO
Manejo Integrado de malezas
UNIDAD
CANTIDAD
VECES
POR AO
TOTAL
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Mano de obra
Control mecnico (machete)
Jor/Hectrea
Control mecnico (guadaa)
Jor/Hectrea
Control qumico
Jor/Hectrea
Insumos
Limas
Unidad
Machetes
Unidad
Herbicidas
Litros
Presupuesto Sostenimiento
EGRESOS
PROCESO PRODUCTIVO
Fertilizacin
UNIDAD
CANTIDAD
VECES
POR AO
TOTAL
VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
Mano de obra
Jor/Hectrea
Insumos Fertilizante
Manejo int. de plagas y enfer.
Bultos
Control broca
Mano de obra
Jor/Hectrea
Insumos insecticida
Litros o Kilos
Control roya
Mano de obra
Jor/Hectrea
Insumos fungicida
Litros o Kilos
Otras plagas y enfermedades

Mano de obra
Jor/Hectrea
Insumos fungicidas
Litros o Kilos
Otras labores
38
Mano de obra
Jor/Hectrea
Insumos insecticida
Litros o Kilos

Anexos
Presupuesto de sostenimiento
EGRESOS
PROCESO PRODUCTIVO
Recoleccin (A)x(B)x(C)
UNIDAD
Kilos de cereza
Por @ de seco
Promedio produccin por hectrea (B)
Hectrea
Precio promedio de recoleccin (C)
$ por Kilo
ESTIMO ESTOS VALORES

CON MI EXPERIENCIA Y
LA AYUDA DEL TCNICO
Promedio produccin por hectrea (A)
@ por Ha
Costo del beneficio y secado por @ (B)
$ por @
Gastos generales
VALOR TOTAL
Factor de conversin (A)
Beneficio (A)x(B)
CANTIDAD
Servicios pblicos
$ por @
Impuestos: predial y valorizacin
$ por @
Administrador
$ por @
Salud, pensin y riesgos
$ por @
Otros
$ por @
Total egreso por hectrea
$ por @
Total ingreso por hectrea
$ por @
Unidad neta (ingresos egresos)
$ por @
Amortizar los costos de instalacin
en el sistema de costeo
Costos Presupuestados ($/ Ao)

CONCEPTO
COSTO PRESUPUESTADO
Por finca
Por hectrea
Por arroba
COSTO REFERENCIA
Por hectrea
Por arroba
Produccin esperada (arrobas)

Ventas totales ($)
TOTAL INGRESOS ($)
1 Amortizacin de la instalacin o inversin
2 Manejo integrado de malezas
3 Fertilizacin
4 Manejo Integrado de plagas y enfermedades
5 Otras labores
6 Recoleccin
7 Poscosecha y / o beneficio
8 Gastos generales (predial, admon., Servicios pblicos,
Financieros)
TOTAL EGRESOS ($)
UTILIDAD NETA ($)
39
Anexos
1 Seguimiento presupuestal de procesos productivos
$_____________
PRESUPUESTO
INSTALACION Y LEVANTE*
($ por finca al ao)
(*) Registro todas las labores de los lotes menores de 2 aos
RENDIMIENTO BIEN/MAL
FECHA
LOTE
LABOR
INSUMO
Nombre
Dosis
Cant.
JORNALES
Valor ($)
Cant.
Valor ($)
TOTALES
Semanal
Acumulado
Califique si la labor tiene un rendimiento bueno o malo, mirando los indicadores tcnico- econmicos del Comit, o mejor an
los de su propia finca.
$_____________
PRESUPUESTO
MANEJO DE MALEZAS
FECHA
LOTE
($ por finca al ao)
LABOR
INSUMO
Nombre
Dosis
Cant.
JORNALES
Valor ($)
Cant.
Valor ($)
TOTALES
Semanal
Acumulado
Califique si la labor tiene un rendimiento bueno o malo, mirando los indicadores tcnico- econmicos del Comit, o mejor an
los de su propia finca.
40

Anexos
$_____________
PRESUPUESTO
FERTILIZACIN
FECHA
LOTE
($ por finca al ao)
LABOR
INSUMO
Nombre
Dosis
Cant.
JORNALES
Valor ($)
LOTE
TOTALES
Semanal
Acumulado
PRESUPUESTO
PLAGAS Y ENFERMEDADES
FECHA
Valor ($)
$_____________

Cant.
($ por finca al ao)
LABOR
INSUMO
Nombre
Dosis
Cant.
JORNALES
Valor ($)
Cant.
Valor ($)
TOTALES
Semanal
Acumulado
41
Anexos
$_____________
PRESUPUESTO
COSTOS OTRAS LABORES

FECHA
LOTE
($ por finca al ao)
LABOR
INSUMO
Nombre
Dosis
Cant.
JORNALES
Valor ($)
42
GRANOS
MADUROS
por rbol
FECHA
LOTE
TIPO
DE
CONTRATO
Semanal
Acumulado
PRESUPUESTO
RECOLECCIN
EVALUACIN
Valor ($)
$_____________
GRANOS
VERDES
por kilo
Cant.
TOTALES
($ por finca al ao)

(Kg ) CANT.
RECOLEC.
VALOR ($)
JORNALES
Unit.
Cant.
Total
Valor ($)
TOTALES
Semanal
OBSERVACIONES
Acumulado

Anexos
$_____________
PRESUPUESTO
POSCOSECHA Y/O BENEFICIO

CALIFICA BIEN/MAL
FECHA
($ por finca al ao)
INSUMOS
Nombre
Cant.
JORNALES
Valor unit.
Valor Total
Cant.
TOTALES
Valor ($)
Semanal
Acumulado
$_____________
PRESUPUESTO
GASTOS GENERALES
FECHA
($ por finca al ao)
DETALLE
Nombre
Cant.
Valor unit.
MANO OBRA INDIRECTA

Valor Total
Cant.
Valor ($)
TOTALES
Semanal
Acumulado
43
Anexos
$_____________
Seguimiento presupuestal de procesos productivos
PRESUPUESTO
INGRESOS POR VENTA DE PERGAMINO

FECHA
CANTIDAD DE ARROBAS
VR. UNIT
VR. TOTAL
($ por finca al ao)
ACUMULADO
Kilos y/o @
OBSERVACIONES
Pesos ($)
$_____________
Seguimiento presupuestal de procesos productivos
PRESUPUESTO
INGRESOS POR VENTA DE PASILLA

FECHA
44
CANTIDAD DE ARROBAS
VR. UNIT
VR. TOTAL
FACTOR DE RENDIMIENTO, FACTOR. DE

CONVERSIN, COMPRADOR
($ por finca al ao)
ACUMULADO
Kilos y/o @
Pesos ($)
OBSERVACIONES
FACTOR DE RENDIMIENTO, FACTOR. DE
CONVERSIN, COMPRADOR

Anexos
Control de indicadores de procesos productivos
EL PRESUPUESTO
DEL CAFICULTOR
TABLERO DE INDICADORES DE GESTIN

LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
FECHA
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
FECHA DE
FLORACIN
Registre en cada
cuadro la fecha de
floracin de cada
lote.
Calificacin :
B: Buena
R: Regular
M: Mala
NIVEL DE BROCA
Registre el porcentaje
de infestacin de cada
lote especialmente 60
das despus de las
mejores floraciones.
EL PRESUPUESTO
DEL CAFICULTOR

LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
FERTILIZACIN
Esta labor
se realiza
oportunamente 2
meses antes de la
cosecha o 6 meses
despus de la
floracin principal
Registre (con lpiz)en los cuadros de la semana que se PROGRAMA la terminacin

de una labor.
Cuando se termina la labor programada se registra (con lapicero) la semana de
culminacin.
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
CONTROL QUMICO
DE BROCA
Esta labor se realiza
oportunamente si
el nivel de broca se
acerca al 2%
LO IMPORTANTE NO ES EMPEZAR LABORES

LO IMPORTANTE ES TERMINARLAS
45
Anexos
EL PRESUPUESTO
DEL CAFICULTOR

LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
LOTE
PLATEOS
MALEZAS EN CALLES
cada ____ semanas.

cada ____ semanas
Registre (con lpiz)en los cuadros de la semana que se PROGRAMA la

terminacin de una labor.
Cuando se termina la labor programada se registra (con lapicero) la semana de
culminacin.
LO IMPORTANTE NO ES EMPEZAR LABORES

LO IMPORTANTE ES TERMINARLAS
EL PRESUPUESTO
DEL CAFICULTOR

TABLERO DE INDICADORES DE CALIDAD
FECHA
FACTOR DE
RENDIMIENTO
Indica la
cantidad de
kilogramos de
caf Pergamino
Seco necesarios
para trillar
un saco
exportable de
70 kilogramos
de Caf en
almendra.
46
LOTE
NOMBRE DEL
COMPRADOR
DE CAFE
FACTOR DE
RENDIMIENTO
FECHA
NOMBRE DEL
COMPRADOR
DE CAFE
LOTE
KILOGRAMOS
DE CEREZA (A)
ARROBAS
VENDIDAD
(B)
FACTOR DE
CONVERSION
(A) dividido (B)
FACTOR DE
CONVERSIN
Indica la cantidad
de kilogramos de
caf en Cereza
que se deben
recolectar para
vender una
arroba de Caf
Pergamino Seco.

Anexos
Evaluacin final de la ejecucin presupuestal por hectrea

Comparo los Costos Ejecutados con los Costos Presupuestados en: _______ Hectreas.
CONCEPTO
COSTO PRESUPUESTADO
Por Finca
Por Hectrea
COSTO REFERENCIA
Por Hectrea
Por Arroba
EJECUCIN
%

Ventas totales ($)
TOTAL INGRESOS ($)
1. Amortizacin de la instalacin o inversin
2. Manejo Integrado de Malezas
3. Fertilizacin
4. Manejo Integrado de plagas y enfermedades
5. Otras Labores
6. Recoleccin
7. Poscosecha y / o beneficio
8. Gastos generales (Predial, Admon., Servicios Pblicos,
Financieros)
TOTAL EGRESOS ($)
UTILIDAD NETA ($)
Evaluacin final de la ejecucin presupuestal por arroba

Comparo los Costos Ejecutados con los Costos Presupuestados en: _____ Arrobas producidas en el ao.
CONCEPTO
COSTO PRESUPUESTADO
Por Finca
Por Hectrea
COSTO REFERENCIA
Por Hectrea
Por Arroba
EJECUCIN
%

Ventas totales ($)
TOTAL INGRESOS ($)
1. Amortizacin de la instalacin o inversin
2. Manejo Integrado de Malezas
3. Fertilizacin
4. Manejo Integrado de plagas y enfermedades
5. Otras Labores
6. Recoleccin
7. Poscosecha y / o beneficio
8. Gastos generales (Predial, Admon., Servicios Pblicos,
Financieros)
TOTAL EGRESOS ($)
UTILIDAD NETA ($)
47
Anexos
Indicadores de produccin
Indicadores de produccin de la caficultora en Risaralda
Produccin (@) Caf Cereza (C.C.) Por Ha. Ciclo de Siembra
Zona
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Ao 5
Ao 6
Ao 7
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
Zona 1
95
193
219
192
132
103
Zona 2
54
166
179
157
145
107
Zona 3
50
78
99
138
92
38
Alto
95
193
219
192
145
107
Bajo
50
78
99
138
92
38
Normal
66
46
166
163
124
83
Produccin (@) Caf Cereza (C.C.) Por Ha. Ciclo de siembra

Zona
Ao 2
Ao 3
Ao 4
Ao 5
Ao 6
Ao 7
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
(@ C.C./Ha)
Zona 1
127
214
226
259
148
68
Zona 2
67
151
127
102
95
65
Zona 3
42
75
91
87
44
49
Alto
127
214
226
259
148
68
Bajo
42
75
91
87
44
49
Normal
80
147
148
150
96
61
Zona 1: Pereira,
Marsella, Santa Rosa,
Beln de Umbria,
Dos Quebradas
Zona 2: Santuario,
Apia, Balboa, La
Virginia
Zona 3: Gutica,
Quicha, La Celia,
Mistrato, Pueblo Rico
Educacin de calidad al alcance de todos

Primera edicin
Este libro se termin de imprimir en octubre de 2011 en los Talleres de impresin Instituto San Pablo Apstol, Bogot, Colombia
48


Libro Estructura de Los Procesos Planeacion y Org

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ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DE

SALAZAR ARIAS, Hever Daro

Publicacin de la Corporacin Universitaria Minuto de Dios

Estructura de los procesos de

Director de Desarrollo y Proyeccin Educativa

Corporacin Universitaria Minuto de Dios.

Impreso: Talleres de impresin Instituto San Pablo Apstol

Bogot, D.C., Junio de 2010

E ST RUC T URA DE LOS P ROC E SOS D E PLA N EA C I N

ESTRUCTURA DE LOS PROCESOS DE PLANEACIN

Etapa de formulacin de la plataforma estratgica................................................................. 10

1. Esquema de funciones bsicas de la administracin organizacional..............................9

E ST RUC T URA DE LOS P ROC E SOS D E PLA N EA C I N

Perfil de capacidades internas (anlisis interno) de la empresa cafetera................ 19

E ST RUC T URA DE LOS P ROC E SOS D E PLA N EA C I N

entro de las funciones bsicas de la administracin (planear, organizar, dirigir

Estructura de los procesos de

como su nivel de competitividad, lo cual permite

E ST RUC T URA DE LOS P ROC E SOS D E PLA N EA C I N

Estructura de los procesos de planeacin y organizacin de la produccin cafetera

Cuanto producir? (realacin

Figura 1. Esquema de funciones bsicas de la administracin organizacional.

nales generalmente la estructura es simple

A medida que la empresa cafetera va creciendo en ventas y en diversidad de productos, se va

bucin equitativa y eficiente de las labores tanto

(planeacin), cmo se va hacer? (organizacin),

En lo que respecta a la planeacin estratgica,

Figura 3. Esquema del proceso administrativo de la empresa cafetera.

Existen diversos enfoques para abordar el

Formulacin de la plataforma estratgica.

Auditora o anlisis interno de la empresa

Figura 4. Esquema bsico de planeacin estratgica en la empresa cafetera.

E ST RUC T URA DE LOS P ROC E SOS D E PLA N EA C I N

Estructura de los procesos de planeacin y organizacin de la produccin cafetera

y ocupacionales con todas sus caractersticas

Ttulo Diagnstico administrativo de la empresa cafetera.

Nombre del propietario.

Ubicacin: departamento, municipio, corregimiento, vereda y finca.

Extensin y uso de suelos, edad de los cultivos, densidad de siembra y variedades.

Diversidad de recursos naturales disponibles, nacimientos de agua.

Un mapa o croquis de la finca donde se ubiquen instalaciones, lotes y reas especficas.

Un inventario de los recursos fsicos de la

Los estados financieros disponibles de la

La plataforma estratgica existente en la empresa (misin, visin, valores, objetivos generales).

La estructura orgnica de la empresa.

Ahora bien, cuando se habla de la formulacin

Qu funcin(es) desempea la organizacin?

INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS

INVENTARIO DE HERRAMIENTAS E INSUMOS

Figura 5. Inventario de recursos fsicos de la finca.

E ST RUC T URA DE LOS P ROC E SOS D E PLA N EA C I N

Estructura de los procesos de planeacin y organizacin de la produccin cafetera

Es importante considerar en la definicin de

para alcanzar los objetivos y metas de la produccin cafetera.

hh La rentabilidad y utilidades en dinero o

Es comn encontrar en algunas organizaciones resmenes del contenido de la misin, en

hh Ventas: en kilos, arrobas, cargas o toneladas

Formulacin de la visin: es una declaracin

hh Tecnologa / innovacin: nmero de variedades desarrolladas y puestas en el mercado.

Definicin de los valores: consiste en comparar

hh Niveles de produccin a alcanzar: medido

hh Responsabilidad social: con los empleados

es decir, con la misin o finalidad, con la visin

Una vez levantado el diagnstico preliminar