KEORGANISASIAN

Objektif

: Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat:

1. Mengenal pasti jenis struktur organisasi.
2. Mengenal pasti faktor-faktor dinamik dalam penstrukturan
organisasi.
3. Memilih struktur organisasi terbaik.
4. Memahami berbagai bentuk perubahan pada komponen
struktur dan kelebihan dan keburukannya.
5. Memahami struktur organisasi terkini.

Pengenalan
Penstrukturan organisasi meliputi kegiatan-kegiatan berikut: (a)
menyatukan dan pembahagian tugas berasaskan pengkhususan (b) mereka
dan menyusun struktur organisasi,
(c) memperuntukkan kerja, tugas,
tanggungjawab dan autoriti, dan (d) mengatur kakitangan mengikut corak
yang baik atau patut. Tujuan utama penstrukturan organisasi ialah untuk
mendapatkan kakitangan untuk bekerja bersama-sama dengan lebih
berkesan dan cekap lagi ke arah mencapai matlamat utama sesuatu
organisasi.

Struktur Organisasi
Struktur organisasi didefinisikan sebagai corak perhubungan dan
penyelarasan formal yang direka oleh pihak pengurusan untuk menyambung
tugas atau tanggungjawab individu dan kumpulan dalam mencapai matlamat
utama organisasi. Struktur menentukan bagaimana pengagihan kerja (division
of work), tanggungan, kerjasama (cooperation), perundingan (consultation)
dan peringkat keputusan perlu wujud dalam organisasi.
Carta organisasi menyajikan kedudukan-kedudukan yang terdapat
dalam sebuah organisasi dan bagaimana kedudukan ini disusun seperti
dalam gambarajah 1 di bawah:
Kotak-kotak mewakili kerja yang berlainan.
Pangkat atau tajuk di dalam kotak menunjukkan kerja yang dilakukan oleh
setiap unit.
Arah melapor dan perhuhungan autoriti adalah ditunjukkan oleh garis hitam
yang menunjukkan perhubungan pihak atasan dan bawahan.
Peringkat-peringkat pengurusan adalah ditunjukkan oleh bilangan lapisan
melintang dalam carta. Semua individu atau unit yang mempunyai pangkat
yang sana dan melapor kepada seorang ketua yang sama adalah dalam satu
peringkat.

Konsep Asas dlam Penstrukturan Organisasi

Dua Konsep utama bagi penstrukturan organisasi termasuk: Pembezaan
(differentiation) dan Intergrasi.

Pembezaan (Differentiation)
Pembezaan merujuk kepada sekitar dalaman yang diwujudkan oleh
pengkhususan kerja (specialization of work) dan pembahagian kerja (division
of labour). Kerja dalam organisasi dibahagikan kepada kerja-kerja kecilan dan
tugas-tugas khusus. Kemudian, individu atau kumpulan berlainan melakukan
bahagian-bahagian khusus keseluruhan kerja tersebut.
Konsep ini perlu sebab bilangan tugas yang begitu banyak sekali
terdapat dalam sesebuah organisasi. Jika tidak, kompleksiti kerja keseluruhan
yang terdapat dalam satu organisasi akan menjadi bebankepada mana-mana
individu.

Integrasi
Integrasi mengabung atau mencantumkan unit-unit yang berlainan kepada
satu supaya kerja boleh diselaraskan kepada produk keseluruhan. Di sini,
penyelarasan adalah penting untuk menghubung berbagai bahagian dalam
organisasi untuk mencapai misi keseluruhan organisasi.
President

__________________________________________________________
P&P

Kewangan

Pemasaran

Personel

_______________________________________
Bahagian
Produk
Kimia

Bahagian
Produk
Lugam

____________________

___________________

Personel

Kewangan

____________________
Pembuatan

Penjualan

Personel

Kewangan

____________________
Pembuatan

Penjualan

Sumber: Bateman & Snell (1999) MS: 279

Gambarajah 1: Carta Organisasi konvensional

Pilihan jenis struktur atau pengumpulan kerja

Terdapat berbagai jenis struktur atau pengumpulan kerja yang boleh
digunakan. Di antaranya ialah seperti: (a) pengeluaran, atau perkhidmatan,
(b) fungsi, (c) tempat, (d) pelanggan, (e) waktu, (f) matriks dan (g) struktur lini
dan staf, setiap jenis ini ada kelebihan masing-masing.

Pengeluaran atau perkhidmatan

Bagi jenis ini kegiatan adalah dikumpulkan mengikut jenis produk
yang
dikeluarkan
atau perkhidmatan yang diberikan.
Kelebihan
pengelompokan jenis ini ialah ia merapatkan kesemua mereka yang

mempunyai pengetahuan khusus tentang keluaran, dan memudahkan

penyelarasan aktiviti seperti pembelian, pengeluaran dan penjualan yang
berhubungan dengannya.
Ketua Pegawai
Eksikutif (CEO)

Perisian dan
perkhidmatan

Produk
Pelanggan

Penyelasaian
Laserjet

Sistem niaga

Sistem Personel

Gambarajah 2: Struktur berbentuk pengeluaran atau perkhidmatan

Fungsi
Inilah dasar pengumpulan yang paling umum digunakan dalam
kebanyakan organisasi. Fungsi-fungsi yang lazim pada sebuah organisasi
termasuk: perjawatan, kewangan, penyelidikan, pemasaran kejuruteraan
dan sebagainya.
Kelebihannya ialah berkaitan dengan pengkhususan.
Bagi pengumpulan jenis ini, pengkhususan akan mengumpulkan
pengetahuan khusus yang diperlukan untuk kegiatan yang tertentu itu. Ini
membantu dalam menjamin bahawa perhatian yang cukup untuknya dapat
diberikan.
President

Jabatan Staf

Perkhidmatan
Teknologi
Maklumat

Logistik
Dalaman

Pembelian

Sumber
Manusia

Operasi

Logistik
Luaran

Jabatan Lini
Source: Bateman & Snell (1999) MS:288

Gambarajah 3: Struktur berbentuk Fungsi

Pemasaran
dan Penjualan

Perkhidmatan

Struktur Bahagian
Tempat/Geografi
Bagi jenis ini pengumpulan kegiatan adalah berasaskan tempat,
geografi atau kawasan. Matlamat jenis struktur ini ialah untuk menempatkan
unsur-unsur organisasi di mana kerja di buat atau perkhidmatan di beri.
Reaksi masa yang cepat, keberkesanan dan kecekapan dari segi kos, dan
pengetahuan mengenai keadaan tempatan adalah di antara kelebihan
struktur jenis ini.

Struktur Geografi/Tempat
Ketua Pegawai
Eksikutif (CEO)

Bahagian Utara

Bahagian
Selatan

Bahagian
Tengah

Bahagian Timur

Bahagian Barat

Gambarajah 4: Struktur berbentuk Geografi atau Tempat

Pelanggan
Jenis struktur berbentuk ini mengumpulkan kegiatan berasaskan
pelanggan yang dilayani. Kelebihan utama jenis ini ialah keperluan-keperluan
pelanggan yang tertentu boleh disediakan dengan lebih bijaksana lagi.

Ketua Pegawai
Eksikutif (CEO)

Perundingan
Industri Utiliti

Perundingan
Industri Tenaga

Perundingan
Industri
Perkhitmatan
Kesihatan

Perundingan
Industri
Automotif

Sumber: McShane & Glinow (2000), MS: 573

Gambarajah 5: Struktur berbentuk Pelanggan

Waktu
Pengumpulan kerja jenis ini ialah biasanya digunakan oleh organisasi
yang menggaji pekerja syif di mana kumpulan pekerja yang berasingan bagi
syif yang berlainan supaya perkhidmatan atau pengeluaran dapat dilakukan
sepanjang masa.

Perundingan
Industri
Elektronik

Lini dan Staf

Pendekatan pengumpulan kerja jenis ini berasaskan konsep bahawa
ada terdapat dua kategori pekerja dalam satu organisasi:
1. Lini - orang yang mempunyai autoriti dan tanggungjawab untuk mencapai
tujuan atau matlamat utama sesuatu organisasi. Mereka ini menentukan
apa yang perlu dibuat dan bagaimana membuatnya.
2. Staf - merupakan pekerja-pekerja ikhtisas yang bertanggungjawab untuk
membantu dan membuat kerja kepada pekerja lini.

Matriks
Bagi jenis ini, struktur jenis lini dan staf digabungkan dengan
organisasi pengurusan projek atau program. Dalam jenis ini setiap orang
atau kumpulan mempunyai dua ketua, iaitu ketua kepada bidang fungsi dan
kepada pengurus projek atau program.
President / CEO

Personel

Kejuturaan

Pengurus
Projek A

Pengurus
Projek B

Pengurus
Projek C

Ahli Pasukan
Sumber: McShane & Glinow (2000) MS: 576

Gambarajah 6: Struktur berbentuk Matrik

Pemasaran

Pembuatan

Faktor Dinamik dalam Penstrukturan Organisasi

Faktor-faktor berikut boleh juga mempengaruhi jenis struktur
sesebuah organisasi:

Saiz
Saiz sesuatu organisasi adalah biasanya diukur dengan bilangan
kakitangan yang terdapat dalam sebuah organisasi. Selain daripada itu
penunjuk lain yang boleh digunakan ialah pendapatan, jualan, aset dan
sebagainya. Didapati bahawa lebih besar saiz organisasi dia akan lebih
berbentuk formal dan kompleks - iaitu lebih banyak peraturan, kedudukan
yang formal, pangkat, unit yang kecil atau bahagian dalam sesuatu unit kecil.
Pada umumnya lebih banyak kakitangan lebih sukar atau rumit untuk
berinteraksi secara tidak formal lagi. Oleh yang demikian, peraturan/prosedur
lebih formal perlu diwujudkan dalam bentuk bertulis.

Teknologi
Teknologi operasi sebuah organisasi termasuk: Peralatan, alat,
mekanikal, tindakan, pengetahuan dan bahan yang digunakan dalam proses
pengeluaran atau memberi perkhidmatan. Woodward (1958) menunjukkan
bahawa nisbah pengurus dan penyelia dengan jumlah pekerja dan bilangan
peringkat dalam sebuah organisasi bertambah dengan meningkatnya
kompleksiti teknologi yang digunakan, tetapi tidak ada kaitan yang nyata di
antara saiz dengan kompleksiti teknologi.
Kajian yang terbaharu menunjukkan bahawa:
1. Lebih rutin dan terkenal teknologi tersebut sesebuah organisasi akan lebih
bercorak formal dan birokratik dan sebaliknya lebih tidak terkenal dan
kompleks sesuatu teknologi, peraturan dan undang-undang akan menjadi
kurang ketat.
2. Kesan teknologi terhadap unit yang kecil dan jenis pengeluaran adalah
lebih nyata jika dibandingkan dengan peringkat pengurusan atasan atau
lain.

Alam Sekitar
Struktur organisasi atau unit bergantung kepada keadaan kepastian
atau ketidakpastian alam sekitaran. Ketidakpastian sesuatu organisasi atau
unit adalah disebabkan oleh perubahan perubahan yang agak cepat pada
jangka masa yang pendek seperti penemuan teknik baru, inovasi, turun-naik
permintaan/tidak tetap.
Penyelidikan mencadangkan bahawa sesebuah organisasi (atau unit)
patut direka bentuk berlainan bergantung kepada ketidakpastian dan
ketidakstabilan alam sekitar yang wujud (Burns & Stalker, 1962; Lawrence &
Lorch 1967).
Bagi alam sekitar yang agak stabil, jenis organisasi yang bercorak
mekanistik adalah lebih sesuai. Bercorak mekanistik bermaksud ia sangat
birokratik, iaitu mempunyai deskripsi kerja yang jelas, menetapkan autoriti,
tanggungjawab, pengkhususan tugas, dan kawalan hierarki yang nyata.

Manakala, jika alam sekitar tidak pasti atau stabil jenis organisasi yang
bercorak organik adalah lebih sesuai.
Bercorak organik bererti kurang
penetapan autoriti, lebih penglibatan kakitangan dalam membuat keputusan,
dan lebih menumpukan kepada penyesuaian (adaptability), dan kuasa
berasaskan kepakaran (expertise).
Sebuah organisasi yang berfungsi dalam keadaan yang tidak stabil
memerlukan lebih pengkhususan untuk menghasilkan inovasi dan
pengkhususan yang lebih biasanya memerlukan lebih banyak penyelarasan.
Pada umumnya hampir semua organisasi memerlukan gabungan kedua-dua
corak tersebut di atas.

Bidang Kawalan
Bidang kawalan menentukan beberapa banyakkah jawatan yang
hendak diletakkan di bawah kawalan seorang penyelia/ketua? Faktor ini
boleh juga mempengaruhi jenis struktur yang akan digunakan oleh sesebuah
organisasi. Bukti-bukti mencadangkan bahawa bidang kawalan yang sesuai
bergantung kepada banyak faktor, di antaranya ialah (Van Fleet & Bodeian
1977: 356-372):
1. Pengalaman dan pengetahuan orang diawasi. Lebih banyak
pengalaman dan pengetahuan orang diselia lebih luas bidang kawalan
dan sebaliknya.
2. Kebolehan penyelia - setengah penyelia boleh mengawal lebih ramai
orang daripada yang lain.
3. Kesulitan perlaksanaan tugas itu sendiri. Lebih rutin kerja itu, maka
lebih banyaklah orang yang boleh diselia.
4. Keperluan kawalan yang ketat/terperinci. Jika kawalan ketat atau
terperinci diperlukan maka lebih sempit bidang kawalan dan
sebaliknya.
5. Darjah hubung kait di antara unit. Lebih tinggi hubung kait
(interdependence), lebih banyak penyelaras diperlukan dan lebih
sempit bidang kawalan.

Struktur Tinggi
Peringkat

Bidang Kawalan: 4

Struktur Mendatar
Bidang Kawalan: 8

16

64

64

512

256

4,096

1,024

4,096

Operatif: 4,096
Pengurus
(Peringkat 1-6): 1,396

Operatif: 4,096
Pengurus
(Peringkat 1-4): 585

Gambarajah 7: Perbandingan bidang kawalan bagi struktur tinggi dan

mendatar

Struktur Tinggi
Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang banyak
dan bidang kawalan (span of control) yang sempit (narrow).

Struktur Mendatar
Satu struktur yang mempunyai bilangan peringkat Hierarki yang sedikit
dan bidang kawalan (span of control) yang luas (wide).

Desentralisasi
Merujuk kepada darjah penugasan tugas, kuasa dan autoriti ke
peringkat penugasan bawahan. Setakat manakah desentralisasi 1 atau
sentralisasi2? Faktor dinamik seperti saiz, teknologi dan alam sekitar ada
kaitan langsung dengan proses desentralisasi atau sentralisasi. Sebagai
contoh, lebih besar saiz organisasi itu maka lebih kuatlah sokongan bagi
mengadakan desentralisasi (Steward 1985: 118). Dan dalam alam sekitar
yang tidak pasti atau tidak stabil di mana lebih penglibatan kakitangan dalam
membuat keputusan diperlukan maka desentralisasi perlu diadakan.
Desentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti
diturunkan ke peringkat bawahan.
2
Sentralisasi merujuk kepada sejauh mana penugasan tugas, kuasa dan autoriti dikekalkan
di peringkat atasan.
1

Jenis struktur manakah atau gabungan jenis manakah

yang terbaik?
Mengikut model luar jangka (lihat gambarajah 1) penstrukturan sebuah
organisasi, tidak ada satu jenis struktur atau gabungan jenis yang terbaik bagi
semua organisasi dalam semua situasi. Jenis struktur atau pengumpulan
kerja yang terbaik untuk sesuatu organisasi atau unit (sama ada yang baru
atau telah wujud) bergantung kepada: (a) tugas, matlamat atau apakah
produk yang akan dikeluarkan dan perkhidmatan yang akan diberi dan
dicapai?, (b) faktor-faktor seperti saiz kumpulan, (c) faktor-faktor dinamik lain
seperti teknologi, kadar perubahan dalam sesuatu dari alam sekitar, dan jenis
kerja yang berhubung kait dan (d) pemilihan bidang kawalan pengurusan dan
darjah pemusatan (degree of centralization).
Oleh kerana faktor-faktor dinamik yang tersebut di atas, struktur atau
pengumpulan kerja sesuatu organisasi perlu dinilai dari semasa ke semasa
mengikut Steward (1985: 40-44). Kriteria bagi menilai pengelompokan satu
organisasi termasuk faktor penyelarasan, ekonomi pengkhususan, kejelasan
dalam pembahagian kerja, konflik, dan aspirasi/harapan terhadap keadaan
tempatan.

PILIHAN
STRUKTUR

JENIS
TERBAIK

TUJUAN
TUGAS
PROJEK

1. Pengeluaran
2. Perkhidmatan
3. Fungsi
4. Tempat
5. Pelanggan
6. Waktu
7. Matrik
8. Lini & staf

PILIHAN
PENGURUSAN
1. Bidang kawalan
a. Sempit
b. Luas
2. Pemusatan Disentralisasi

FAKTOR
DINAMIK
1. Saiz
2. Teknologi
3. Alam
Sekitar

PENILAIAN
ORGANISASI
1. Penyelarasan
2. Ekonomi
3. Pengkhususan
4. Kejelasan
kerja
5. Konflik

Gambarajah 9: Model Luar jangka Penstrukturan Sebuah Organisasi

Struktur Organisasi Baru

Menurut Jack Welch dalam Dessler (1995), banyak syarikat telah cuba
membangunkan struktur baru organisasi yang akan memberi penekanan
terhadap fungsi kerja antara pasukan dan meningkatkan keberkesanan
komunikasi antara jabatan sebagai pilihan untuk memastikan organisasi
memperoleh kelebihan kompetitif. Bagi tujuan ini, struktur organisasi pada
masa depan perlu menuju kepada penghapusan sempadan (boundaryless)
serta tidak lagi terikat dengan rantaian arahan untuk membuat sesuatu
keputusan. Seterusnya, subordinat tidak lagi terkongkong dengan jabatanjabatan yang berbeza tetapi apa yang lebih penting kepada mereka adalah
berinteraksi dengan sesiapa saja bagi memastikan sesuatu tugas terlaksana.
Bagi mencapai keadaan ini, organisasi perlu memecah tembok
sempadan fizikal, tembok penjabatan dan tembok hierarki yang ada pada
organisasi. Oleh demikian, organisasi perlu membangunkan struktur baru

organisasi dan mendefinisikan semula hierarki autoriti supaya lebih bersifat

mendatar melalui pengecilan ataupun penghapusan pengurusan pertengahan
(middle management), melatih semua pekerjanya dan mendefinisikan semula
tugas serta tanggungjawab .
Kesan daripada penstrukturan tersebut, para pekerja akan mendapati
lebih banyak peluang kerjasama fungsi silang. Organisasi dengan hierarki
yang tinggi akan dipecahkan kepada unit yang lebih fleksibel dan memiliki
autonomi tersendiri. Kesan daripada pendataran organisasi akan
mengurangkan permasalahan yang timbul akibat daripada amalan birokrasi.
Falsafah di belakang pendekatan ini adalah dalam struktur yang kecil
dan anjal, maka para pekerja akan lebih rapat dengan pelanggan dan
bertindak lebih cepat terhadap keperluan dan aduan yang dikemukakan. Di
antara struktur organisasi baru yang telah dikenal pasti adalah:

Struktur Pasukan
Struktur ini menggunakan pasukan sebagai pusat koordinasi. Di antara
ciri-ciri struktur pasukan adalah kesediaan untuk memecahkan halangan
penjabatan dan kuasa membuat keputusan decentralisasi berada pada tahap
pasukan. Di samping itu, pasukan kerja dianggotai oleh ahli yang memiliki
kemahiran umum dan khusus dan seterusnya, anggota pasukan bersedia
untuk melaksanakan tugas secara fungsi silang.

Organisasi Maya
Konsep organisasi maya bertunjangkan kepada mengapa perlu
memiliki satu organisasi kecil dan teras jika boleh dilaksanakan oleh pihak
lain untuk menjalankan fungsi perniagaan yang utama dan jika didapati ia
lebih menguntungkan. 0leh itu, organisasi maya mengamalkan pemusatan
yang tinggi dan hampir tiada penjabatan, fleksibiliti dalam menghubungi
pengeluar, pengedar, pemasaran dan fungsi perniagaan yang lain. Peranan
utama pengurus dalam organisasi maya adalah mengkoordinasi dan
mengawal perhubungan luar.

Organisasi Tanpa Sempadan

Organisasi ini diamalkan oleh organisasi yang bersaiz gergasi yang
cuba menghapuskan rangkaian arahan, mengehadkan bidang kawalan,
menggantikan penjabatan dengan memperkasakan subordinat. Antara
amalan organisasi ini adalah membolehkan setiap individu menilai individu
yang lain tanpa mengira sama ada subordinat atau pengurus. Melalui
penghapusan sempadan menegak, pengurusan akan meratakan hierarki di
mana status dan pangkat diminimumkan. Antara contoh penghapusan
sempadan ialah globalisasi, strategi bersekutu dan perhubungan erat
organisasi dengan pelanggan.

Organisasi Mengutamakan Kebajikan Ahli

Organisasi yang memberi penekanan kepada kebajikan ahli.
Organisasi ini dibentuk oleh ciri-ciri berikut:
0
Meletakkan nilai kemanusiaan yang tinggi kepada individu. Pekerja
dilayan sebagai individu yang mempunyai perasaan dan perlu dihormati.

1
Tidak pentingkan diri sendiri. Oleh itu, ahli dalam organisasi ini
mengeratkan hubungan secara formal dan tidak formal bersama ahli-ahli
lain dengan membelakangkan sempadan bangsa, jantina, umur dan
pangkat.
2
Kerjaya sebagai satu perkhidmatan-Kesediaan untuk memberi
perkhidmatan terhadap organisasi dan orang lain, bukan menjadikan
kenaikan pangkat, kuasa dan kenaikan gaji sebagai matlamat yang paling
utama.
3
Komitmen terhadap perkembangan pekerja- Organisasi seperti ini
bersedia untuk memberi peluang terhadap perkembangan kerjaya kepada
pekerja, pembangunan kemahiran pekerja dan pengalaman pembelajaran.
4
Komuniti setiakawan-Mereka akan mengadakan hubungan yang
rapat, saling mempercayai dan mengambil berat antara satu sama lain.
5
Perkongsian kuasa-Semua matlamat diagih dan dikongsi bersama.
Semua ahli yang terlibat akan dipengaruhi oleh keputusan yang dibuat dan
diberi peluang dalam membuat keputusan.

Bentuk Perubahan pada Komponen Struktur

Bentuk perubahan pada komponen struktur umumnya melibatkan salah
satu atau kombinasi berikut: penstrukturan semula organisasi (organizational
restructuring), pembentukan semula Kerja, mengadakan persekutan strategik
dan/atau mencuba struktur organisasi baru yang bersesuaian.

Penstrukturan Semula Organisasi (Organizational

Restructuring)
Satu proses membuat perubahan besar dalam struktur organisasi yang
lazimnya melibatkan pengurangan peringkat pengurusan yang mungkin
mengubah sebahagian komponen besar organisasi melalui penghapusan
(divestiture) atau perolehan/pengambilan termasuk juga pengecilan saiz
tenaga kerja bagi tujuan untuk meningkatkan keberkesanan dan kecakapan
organisasi.

Pengecilan (Downsizing)
Satu proses mengurang atau menghapuskan lapisan atau peringkat
pengurusan pertengahan yang signifikan dan mengakibatkan peningkatan
bidang kawalan (wide span of control) dan pengurangan saiz tenaga kerja
dan tujuannya adalah untuk meningkatkan atau memperbaiki keberkesanan
dan kecekapan organisasi.
Proses pengecilan berlaku apabila tenaga kerja dalam sesebuah
organisasi dikurangkan kepada saiz optimum. Pengurangan pekerja
dilakukan melalui pemberhentian, secara sukarela dan pencen awal.
Kebanyakan organisasi sekarang melakukan pengecilan untuk
menghadapi tekanan perubahan terutama dari segi ekonomi dan kelebihan
tenaga kerja. Organisasi mendapati, mereka mempunyai terlalu ramai tenaga
pekerja atau pekerja yang mempunyai kemahiran yang tidak bersesuaian.
Dengan itu, tenaga kerja dikurangkan kepada saiz optimum melalui
pemberhentian, pencen awal, dan berhenti secara sukarela. Biasanya,
pengecilan adalah perlu kerana ia boleh mengurangkan kos buruh dan
menggunakan teknologi kumpulan secara menyeluruh. Bagaimanapun,

pengecilan perlu dikendalikan secara berhati-hati kerana ia boleh

menjatuhkan moral dan produktiviti pekerja.
Tujuan pengecilan adalah untuk mengecilkan saiz firma demi
kelangsungan firma. Pengecilan dilakukan akibat kemajuan teknologi dan
komputer menyebabkan pengurangan bilangan pekerja yang diperlukan,
peningkatan kos buruh, dan penurunan permintaan terhadap produk yang
dikeluarkan.

Kebaikan Pengecilan Organisasi

Pengecilan akan memberi kebaikan berikut:
1. Pembayaran dividen yang lebih tinggi kesan daripada bilangan pekerja
yang lebih kecil.
2. Mengurangkan kos gaji.
3. Membolehkan firma berbelanja dalam ruangan belanjawan yang telah
ditentukan.
4. Memudahkan komunikasi di antara pemimpin dengan pimpinan atasan.
5. Meningkatkan keberkesanan operasi dengan mengurangkan pertindihan
atau penduaan.
6. Memudahkan urusan penyediaan.

Keburukan Pengecilan Organisasi

Di samping itu, pengecilan juga mendatangkan keburukan-keburukan
berikut:
1. Kehilangan pekerjaan.
2. Memaksa pekerja mencatu sumber organisasi.
3. Sumbangan input pekerja berkekurangan.
4. Produktiviti menurun akibat bimbang akan
organisasi.

dikeluarkan

daripada

Masalah Yang Dihadapi Dalam Proses Pengecilan

Pengecilan boleh menimbulkan pelbagai masalah. Antara masalah
yang akan dihadapi oleh organisasi dalam melaksanakan program pengecilan
adalah:
1.
2.
3.
4.
5.

Pekerja bimbang untuk melakukan sesuatu kerja yang berisiko.

Pekerja hilang keyakinan.
Kecelaruan dan rasa tidak selamat.
Kejatuhan moral dan produktiviti di kalangan pekerja.
Masa pekerja banyak digunakan untuk mendapatkan kerja lain daripada
memberi tumpuan kepada kerja sekarang.
6. Meningkatkan ketegangan.
7. Organisasi akan menghadapi masalah kewangan yang disebabkan oleh
pembangunan semula struktur tugas.
8. Pekerja yang berkebolehan berhenti secara sukarela.
9. Ramai pekerja bersedia untuk bersara awal.
10. Organisasi terpaksa menghadapi tindakan mahkamah.

11. Organisasi tidak mampu memotivasikan pekerja akibat daripada

persepsi negatif ke atas pengecilan.
12. Peningkatan mainan politik kerana pekerja cuba mengambil hati pihak
atasan bagi tujuan mendapatkan tambahan pampasan, memperoleh
keutamaan dan penambahan kuasa.

Cara Mengurangkan Permasalahan Yang Dihadapi

Antara cara yang organisasi boleh digunakan untuk mengurangkan
permasalahan di atas adalah:
0
Memaklumkan kepada pekerja rasional di sebalik pengecilan.
1
Mengakui hakikat kepentingan pekerja serta bersedia berbincang
mengenai perasaan mereka.
2
Penekanan sistem berorientasikan pencapaian dalam pembayaran
imbuhan.
3
Menyediakan program sandaran (buffer) atau faedah-faedah
kewangan lain sebagai persiapan kepada pekerja sebelum memperoleh kerja
baru.

Pembentukan Semula Kerja

la merupakan reka bentuk jadual waktu kerja supaya kerja dilakukan
dengan lebih efisien dan bersesuaian dengan corak hidup subordinat
terutama mereka yang mempunyai keluarga dan anak.

Masa Kerja Anjal

Masa kerja anjal merupakan satu kaedah apabila pekerja diberi
kebebasan yang lebih untuk menentukan jadual waktu kerja mereka dan
apa yang penting mereka mesti hadir bekerja semasa kerja utama (core
hour) dilakukan sahaja.

Memampatkan Minggu Kerja

Pekerja perlu melakukan kerja dalam sejumlah jam, tertentu untuk
beberapa hari berturut-turut. Ini bermaksud untuk hari yang lain, mereka tidak
perlu datang untuk bekerja.

Perkongsian Kerja
Melibatkan dua atau lebih orang pekerja bekerjasama untuk
melakukan satu kerja. la boleh mengurangkan beban kerja dan kerja boleh
diselesaikan dengan lebih banyak jika dilakukan secara sinergi.

Pusingan Kerja
Mengilir subordinat daripada satu pekerjaan ke pekerjaan lain.
Tujuannya untuk mengurangkan kebosanan.

Bertugas Secara Jarak Jauh (Telecommuting)

Membiarkan pekerja melakukan kerja mereka di rumah dan hantar
hasil kerja secara elektronik ke pejabat. Perlu menggunakan komputer, mesin
faksimile, telefon selular dan e-mail. Memperkenalkan kaedah ini bertujuan

menjadikan kerja lebih menarik, meningkatkan kepuasan kerja dan akhirnya

mengurangkan kadar lantik henti yang mana boleh mengancam
kelangsungan sesebuah organisasi.

Menilai Struktur Organisasi

Oleh kerana faktor-faktor dinamik yang tersebut di atas sentiasa
berubah maka struktur sesuatu organisasi perlu dinilai dari semasa ke
semasa. Aspek-aspek yang harus dipertimbangkan dalam menilai struktur
organisasi ialah seperti berikut:
a. Penyelarasan: Adakah masalah penyelarasan bertambah apabila bidang
pengkhususan bertambah dalam satu organisasi?
b. Ekonomi: Apakah kos relatif bagi jenis pengumpulan atau jenis struktur
yang digunakan? Adakah jenis pengumpulan lebih berkesan dan murah
dari segi kos relatif?
c. Pengkhususan: Apakah pengkhususan yang perlu ada dan di manakah
pengkhususan amat berkekurangan?
d. Kejelasan dalam pembahagian kerja: Adakah pembahagian kerja untuk
setiap bahagian jelas?
e. Konflik: Adakah konflik wujud oleh kerana pengumpulan yang baru?

Organisasi Sebagai Satu Sistem

Secara umum, sebuah organisasi merupakan satu unit yang diwakili
oleh dua atau lebih orang bertujuan untuk mencapai sesuatu matlamat
melalui penyelarasan aktiviti-aktiviti. Sekiranya kita menatapi maksud
organisasi ini, kita dapat membuat kesimpulan bahawa manusia dalam
organisasi mewujudkan satu sistem kerja bagi menyempurnakan pencapaian

matlamat organisasi tersebut. Seterusnya apabila kita kaitkan konsep sistem,

maka kita boleh mengandaikan bahawa terdapat elemen-elemen input,
proses dan output. Dengan ini kertas kerja ini akan mempertimbangkan
ketiga-tiga elemen tersebut untuk dijadikan bahan perbincangan dalam
bengkel ini.

Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem mulanya diketengahakan oleh Bertalanffy (1950).
Kemudian, Katz dan Kahn (1966) telah menggunakan teori sistem terbuka
untuk organisasi. Menurut pendekatan sistem, unit-unit atau bahagianbahagian tertententu saling berinteraksi, bergabung dan berfungsi untuk
bertindak sebagai satu pergerakan yang menyeluruh. Unit-unit tersebut
merupakan komponen-komponen bebas yang disusun untuk membentuk satu
entiti yang merupakan sebuah sistem. Umumnya, organasisi merupakan satu
sistem terbuka yang mana ianya adalah tertakluk kepada perubahan
persekitaran (Gambarajah 1).

Input

Proses

Output

Maklumbalas

PERSEKITARAN

Gambarajah 1: Konsep Sistem Terbuka untuk Organisasi

Mengikut gambarajah 1, sesuatu organisasi akan menggunakan inputinput seperti bahan mentah, tenaga, peralatan, kewangan, maklumat, dan
sumber manusia. Input tersebut kemudian akan di tukar bentuknya melalui
proses organisasi untuk dijadikan sebagai output bagi organisasi tersebut.
Setiap elemen input, proses and output mesti berjalan lancar sekiranya
oraganisasi tersebut hendak berjaya. Seterusnya, maklumbalas wujud dalam
system tersebut di mana proses dan input boleh membuat perubahan demi
meningkatkan mutu prestasinya.
Sistem mempunyai sempadan yang mengasingkannya daripada
persekitarannya. Selalunya, sempadan tersebuat dapat menyerap unsurunsur daripada persekitarannya. Ini termasuk maklumat, tenaga dan pelbagai
sumber daya lain. Penyerapan unsur-unsur daripada luar organisasi ini
membolehkan organisasi membuat penyesuaian untuk menangani perubahan

persekitaran. Secara am, sungguhpun organisasi mendapat kesan daripada

persekitarannya, sempadan organisasi menggariskan bahawa pertukaran
unsur-unsur adalah lebih giat di dalam organisasi berbanding dengan
pertukaran unsur daripada luar organisasi. Maka dengan itu, kepimpinan
mesti wujud dalam organisasi bagi menentukan oragnisasi dapat terus
bergerak dalam persekitarannya.

Organisasi dan Matlamat

Sebagai satu perkumpulan manusia yang ingin mencapai matlamat
tertentu, sebuah organisasi mempunyai beberapa sifat tertentu. Sifat-sifat
tersebut adalah:1. Misi
Setiap organisasi mempunyai sebab-musabab kewujudannya. Misi
dapat memberi makna dan arah tuju bagi anggota-anggota dalam
organisasi tersebut.
2. Pengagihan tugas
Kerja-kerja yang besar dan kompleks, yang mana tidak mampu
dilakukan oleh individu diagihkan diantara anggota-anggota organisasi.
Pengagihan tugas tersebut memudahkan kerja serta menentukan kerja
dapat dilaksanakan secara efisyen.
3. Penyusunan kuasa
Penyusunan kuasa membolehkan kuasa untuk membuat keputusan,
memberi arahan dan mengambil tindakan dilaksanakan dengan teratur.
Dengan ini pelaksanaan aktiviti organisasi menjadi lebih cekap dan
berkesan.
Organisasi yang berjaya mempunyai misi, pengagihan tugas dan penyusunan
kuasa yang jelas. Ketiga-tiga sifat ini di fahami dan didokongi oleh semua
anggota organisasi. Dengan ini segala matlamat dan aktiviti organisasi dapat
dikendalikan dengan sempurna dan kekeliruan mengenai kerja dan
pelaksanaan dapat dikawal pada tahap yang minimum.
Matlamat organisasi pula dapat dilihat pada tiga tahap. Matlamat
tersebut merupakan:1. Matlamat strategik
Merupakan matalamat bagi seluruh organisasi
dalam usahanya untuk memenuhi misinya.
2. Matlamat fungsi
Merupakan matlamat yang hendak dicapai oleh unit-unit atau
bahagian-bahagian dalam organisasi.
3. Matlamat operasi.
Merupakan matlamat yang mempunyai pengukuran untuk individu
dalam setiap unit organisasi tersebut. Matlamat ini menentukan
cara pelaksanaan kerja.

Kesimpulan
Keterangan di atas menjelaskan bentuk-bentuk perubahan komponen
struktur yang perlu dilakukan oleh organisasi sebagai persiapan untuk
menghadapi perubahan. Antara yang dibincangkan adalah reka bentuk
semula kerja, pengecilan, dan penstrukturan baru organisasi yang lebih
berbentuk mendatar. Sungguhpun begitu, dalam membangunkan bentuk-

bentuk perubahan, pemimpin perlu ingat terdapatnya kebaikan dan

keburukan di sebalik bentuk yang telah dikenal pasti. Oleh itu, pemimpin perlu
memastikan kesesuaian bentuk yang dipilih dengan organisasi di mana
mereka berada.

RUJUKAN
0
Argyris, C., & Schon, D. A. (1978). Organizational learning: A
theory of action perspective. Reading, MA: Addison-Wesley.
Bertelanffy, L. V. (1950). The theory of open systems in physics and biology.
Organization Science, 111, 23-28.
1
Burns, J. & Stalker, C. (1962). The Management of Innovation. New
York: Barnes & Nobles, Social Science Paperbacks.
2
Katz, D., & Kahn, R. L. (1966). The social psychology of organizations.
New York, NY: Wiley.
3
Lawrence, P. & Lorsch, J. (1967). Organization and Environment:
Managing Differentiation and Integration. Boston: Harvard University.
4
Steward, R. (1985). Hakikat Organisasi. Dewan Bahasa dan Pustaka,
Kementerian Pelajaran Malaysia, Kuala Lumpur.
5
Van Fleet, D. & Bedeian, A. (1977). 'A History of Span of Management'
in Academy of Management Review 3. PP 356-372.
6
Woodward, J. (1965). Industrial Organization. London: Oxford
University Press.
7

Soalan Imbasan
1. Bincangkan bagaimana faktor dinamik mempengaruhi penstrukturan
organisasi.
2. Huraikan apakah perkaitan bidang kawalan dengan bilangan peringkat
atau hierarki struktur organisasi (struktur tinggi dan mendatar).
3. Apakah masalah yang mungkin dihadapi oleh organisasi apabila
berlakunya pengecilan? Huraikan bagaimanakah seorang pengurus boleh
mengurangkan permasalahan ang dihadapi.
4. Kenal pasti tiga struktur baru organisasi yang diperkenalkan di atas.
Bincangkan bagaimana anda boleh menggunakan struktur tersebut untuk
menghadapi persaingan pasar.

5. Adakah struktur organisasi tempat anda bekerja sesuai? Beri alasan

jawapan anda dan beri cadangan yang berpatutan.