GUIA PARA APLICAR O GTD NO

TOODLEDO

Toodledo uma ferramenta fantstica a minha preferida para utilizar junto

com o GTD. No sei se o visual retr ou todas as features envolvidas,
mas j utilizo a ferramenta h muitos anos e, mesmo testando outras,
sempre volto para ela. Por isso, resolvi criar este guia sobre como aplicar o
GTD no Toodledo.
1 Crie uma conta na ferramenta. Sim, ela toda em ingls, mas nada
que um Google Tradutor no possa te ajudar. Quando voc configur-la,
colocar tudo em portugus, ento o ingls no deve ser impeditivo para
utilizar.
2 Voc pode se perguntar sobre o tipo de conta que ir ter. O Toodledo
tem 4 planos. Apesar de ter utilizado o gratuito durante muito tempo e ele
atender bem, pela minha experincia, o plano Silver (15 dlares por ano)
o ideal. Se voc pagar o dobro do preo, pode ter o plano Gold, que
basicamente te permite anexar arquivos s tarefas. Eu assinei esse plano
para testar e, sinceramente, no uso. Ento, nesse momento, recomendo
que voc crie sua conta Silver (se realmente tiver interesse em implementar
o GTD na ferramenta), porque ela te d acesso a muitos recursos teis
para o GTD, que vou falar neste post.

3 Depois de criar sua conta, clique em Settings para configur-la. As

primeiras configuraes so as bsicas de senha e outros mecanismos de
segurana (como autenticao em duas etapas e criptografia). No vou
entrar neste assunto agora. Se voc no entende nada sobre isso, deixe
como est. Ns vamos mexer na terceira opo, que a Tasks.

4 Edite cada um dos campos e deixe configurados como na imagem

acima. O que voc precisa saber sobre essa configurao: estamos
selecionando os campos que vo aparecer para cada tarefa, o que
acontece quando completamos uma tarefa, qual ser o nosso modo de
visualizao padro inicial e alguns outros padres.

5 Feitas essas configuraes, basta clicar l em cima em Tasks.

6 Desse menu, usaremos amplamente a aba Tasks, ou Tarefas. Em

Notes, voc pode inserir informaes que quiser que auxiliem voc em
seus projetos. Quem utiliza outra ferramenta (como o Evernote, por
exemplo) pode acabar no usando esse recurso. O mesmo vale para
Outlines (referncias) e Lists (checklists), mas voc pode ficar vontade
para us-los se estiver curioso. Se voc no utiliza nenhuma outra
ferramenta de suporte, pode ser interessante manter tudo aqui. O Toodledo
fornece um amplo material de orientao para quem quiser utilizar qualquer
recurso da ferramenta.
7 Clique em Organize e em Folders. Em Folders, vamos colocar
nossas reas de responsabilidade. O David Allen diz que comum
termos de sete a quinze reas de responsabilidade na nossa vida. Eu tenho
14.

8 No existe uma ordem correta (o Toodledo colocar automaticamente

em ordem alfabtica, mas voc pode mudar atravs das setinhas ao lado
esquerdo de cada rea). Eu costumo deixar as reas profissionais primeiro,
para ficar mais fcil de acessar em um dia comum de trabalho, mas voc
pode organizar como quiser. Crie suas reas, organize a ordem em que
ficaro e clique em Save changes.
9. Depois, clique novamente em Organize e depois em Contexts. Aqui,
voc dever inserir todos os contextos em que costuma realizar suas

tarefas. Eu tenho um contexto chamado @ Anywhere, que acho muito til,

para coisas que posso resolver em qualquer lugar (refletir sobre uma
deciso, por exemplo, ou ler um livro), e um outro chamado @ Online,
para diferenciar do que preciso fazer offline, no computador. Procure inserir
o mnimo possvel de contextos, mas no deixe de ser atendido por eles.
Se achar que est faltando um, coloque e depois tire, se achar que ficou
demais. O David Allen utiliza o caractere @ antes dos contextos, ento
mantenho a nomenclatura. Eu costumo ter trs tipos de contextos:
situaes, pessoas com as quais sempre converso e reunies peridicas.
Para facilitar na hora de selecionar cada contexto, eu agrupo pelo nmero
de arrobas, de acordo com o tipo de contexto. Assim:

10 Depois, clique novamente em Organize e, agora, em Goals. Aqui,

vamos inserir nossos objetivos de curto (short-terms goals), mdio (longterm goals) e longo prazo (lifelong goals). No precisa fazer isso com
pressa, nem agora. Aqui, estou apenas ensinando como fazer. A ideia a
seguinte: criar primeiro os objetivos de longo prazo (o que o David Allen
chama de nvel 50 mil ps) porque os seguintes estaro relacionados aos
objetivos maiores. Toda vez que voc inserir um objetivo de curto ou de
mdio prazo, aparecer uma caixinha chamada Contributes, para voc

selecionar que objetivo de longo ou mdio prazo est relacionado a esse

novo que voc est inserindo. bem legal at para o planejamento, para
voc ver se est construindo objetivos coerentes. s vezes a gente tem um
objetivo de curto prazo que no contribui para nenhum objetivo de longo
prazo. A a gente escolhe entre deixar em branco mesmo ou se questionar
se est investindo o tempo hoje corretamente (ou no) em algo que
significa algo para o futuro. medida que voc for acrescentando tarefas e
projetos no seu sistema, o Toodledo vai mostrando embaixo de cada
objetivo se voc est trabalhando neles. bem fantstico. Amo o Toodledo.
<3
11 Depois, clique em Organize e em Locations. Este um recurso que
voc deve utilizar somente se fizer sentido para voc. Quando eu morava
em Campinas, passava muitos dias da semana em So Paulo, realizando
algumas atividades. Logo, eu tinha dois locations a, que eram essas duas
cidades. No confunda com contextos! para colocar o lugar mesmo,
especialmente se voc trabalha em uma empresa com filial em outras
cidades, se viaja com uma frequncia peridica para outras e por a vai. Se
voc nunca viaja e realiza sempre suas atividades em um nico lugar, no
precisa utilizar este recurso.
12 Acabamos as configuraes! Agora hora de clicar em Tasks e
comear a brincadeira! Clique em Tasks e, quando a pgina abrir,
selecione o link Folder no menu esquerdo.

13 Perceba que, toda vez que voc clica em um desses links, o menu
abaixo dele muda completamente, de acordo com o que voc clicou. Main
a configurao padro, principal, que a gente configurou l no comeo.
Context lista todas as suas tarefas por contextos. Dua-date lista as
tarefas por prazos ou seja, o que para hoje, o que est atrasado, o que
para amanh etc. Tag mostra as tarefas por tags. Falarei sobre isso
adiante. Sharing mostra as tarefas compartilhadas. Calendar mostra as
tarefas por prazo! Folder mostra as tarefas por reas de responsabilidade.
Goal mostra as tarefas relacionadas por objetivos. Priority mostra as
tarefas por prioridade. Status lista as tarefas de acordo com cada status.
Search a busca do Toodledo. Todas essas definies so feitas quando
criamos uma tarefa nova. Vamos fazer isso?
14 Clique em Add task (embaixo de Tasks). Abrir uma janela assim:

15 Em Task:, a gente vai colocar a tarefa ou o nome do projeto. O que

vai dizer se tarefa ou projeto se ter sub-taks. Por isso a inscrio Silver
importante, porque este no um recurso disponvel na conta gratuita.
Na sequncia explicarei como criar sub-tasks. Bem, em Folder, selecione
que rea de responsabilidade se refere a tarefa ou projeto em questo.
Depois, o contexto. Depois, se h um objetivo relacionado nem toda
tarefa ou projeto ter um objetivo relacionado, ento voc pode deixar em
branco. Em Start date, eu costumo colocar a data em que estou inserindo
a tarefa no sistema, apenas para controle. S preencho Due date se ela

realmente tiver prazo, seno deixo em branco. Vale lembrar que, para o
GTD, qualquer tarefa sem prazo para ser feita o mais rpido possvel, e
no ser esquecida ali para sempre. Em Repeat, voc pode colocar
recorrncia na tarefa. Ou seja, se for algo que voc faz todo dia, uma tarefa
de rotina, voc pode selecionar a frequncia daily. Deixe Repeat from:
Due date como padro. Em Lenght, voc pode colocar a durao
estimada da tarefa. Isso muito til para um recurso que o Toodledo tem e
que explicarei mais para a frente, ento pode valer o esforo. Em Priority,
voc seleciona a prioridade da tarefa. Em Tag, pode adicionar tags. Eu
no costumo adicionar nenhuma, mas recomendo para gestores que
coordenam muitas reas diferentes. Em Note, voc pode inserir
informaes que ajudem concluir a tarefa. Pode clicar em Save. Pronto,
voc criou a sua primeira tarefa ou projeto!
16 Se for um projeto, voc pode colocar sub-tarefas da seguinte maneira:
clique na flechinha para a direita que fica ao lado de cada tarefa/projeto:

17 Ao clicar nela, abrir uma janela com opes. Clique em Add subtask. Ao clicar nessa opo, abrir uma janela de tarefa semelhante a que
mostrei ali em cima. Escreva a prxima ao do projeto e clique em Save.
Se voc seguiu os passos anteriores, provavelmente ter algo assim:

18 Voc pode inserir quantas sub-tarefas quiser e tambm pode inserir

vrias ao mesmo tempo quando abrir a janela de nova tarefa, clique em
Multiple tasks na frente do campo de tarefa.
19 Agora eu gostaria de falar sobre os atributos de status e de prioridade
das tarefas e dos projetos, para demonstrar como eu fao. As opes
de status do Toodledo so as seguintes:
None

Nunca

uso

Next action Prximas aes. Sempre que for uma tarefa e tiver um
contexto

atrelado

ela,

uso

este

status.

Active Uso para projetos ativos. Nunca tarefas (supe-se que uma tarefa
uma ao pontual, ento ou ela est resolvida ou prxima ao).
Planning Uso para projetos que estou destrinchando as prximas aes.
Ou seja, eles estaro em andamento nos prximos dias.
Delegated Uso tanto para tarefas quanto para projetos tocados por
outras pessoas. Neste caso, pode valer a pena usar tags com o nome das
reas

ou

das

pessoas

responsveis.

Waiting Uso para tarefas e projetos que no dependem de mim, mas de

uma

resposta

de

algum.

Hold Uso tanto para projetos quanto para tarefas que precisam que outra
coisa acontea para que elas possam prosseguir. Por exemplo: preciso
escrever um relatrio, mas dependo do fim de uma ao para fazer isso.
Ele

fica

com

status

hold

enquanto

isso.

Postponed Uso tanto para projetos quanto para tarefas que foram
adiados.
Someday a tradicional atribuio de Algum dia / Talvez do GTD. Uso
tanto para tarefas quanto projetos que eu gostaria de executar, mas no
tenho

tempo

para

investir

neles

agora.

Canceled Quando um projeto ou uma tarefa deletado, mudo o status

para Canceled antes de tickar, porque o Toodledo registra para as

estatsticas e eu posso ter um registro do que foi cancelado.
Reference Se voc gostar de utilizar o Toodledo para lembretes e
informaes rpidas, pode usar este status. Eu at uso, mas pode ser
substitudo pela agenda. Exemplo de como uso: lembrar de nunca enviar
os relatrios para o e-mail X do fulano como referncia dentro de um
projeto. Como no tem data, no cabe na agenda ento uso aqui. Acho
prtico!
20 As opes de prioridades so as seguintes:
3

Top

Coisas

urgentes.

2 High Coisas importantes, de preferncia para esta semana (se no

tiverem

data).

1 Medium Coisas importantes, mas menos relevantes que a High,

podendo ser feitas na semana que vem (se no tiverem data) ou em outro
dia

(se

tiverem

prazo

flexvel).

0 Low Para fazer quando der tempo, depois de todas as outras.

-1 Negative Nem uso. Se for prioridade baixssima desse jeito, sequer
merece estar na minha lista.
21 O Toodledo tem algumas opes de visualizao que ajudam bastante
com as tarefas e projetos. Por exemplo, se voc clicar em Show, no menu
azul que fica abaixo de Tasks, aparecero algumas opes. Eis como eu
deixo:

21 No deixo selecionada a caixinha de Recently completed tasks

porque, se fizer isso, aparecero as tarefas que j tickei. Acho que fica
muito poludo visualmente, ento prefiro tirar. Acho importante a
configurao das sub-taks como Hidden, porque isso significa que eu s
vejo as tarefas de cada projeto se eu clicar para desmembr-lo. Voc pode
testar as outras duas configuraes para ver o que te atende melhor. Eu
prefiro assim, esteticamente falando.
22 Vale lembrar que, clicando no nome das colunas, voc filtra as tarefas
e projetos de acordo com seu atributo. Ento, por exemplo, se eu estou
vendo todas as minhas tarefas e projetos na rea de responsabilidade
Casa, se eu clicar no ttulo Context da coluna, o Toodledo vai separar
todas as tarefas por contextos. Se eu clicar no ttulo da coluna Goals,
mostrar as tarefas separadas por objetivos, e por a vai. D para ir
brincando. Particularmente, gosto de clicar em Due date no menu lateral
esquerdo e ento filtrar por Priority. Ele me mostra todas as tarefas com
prioridade top, high etc que devo fazer naquele dia, e isso me d uma boa
orientao de onde deve estar meu foco.

23 Outro ponto que importante destacar que o Toodledo permite que

voc imprima as suas listas, caso sinta necessidade. Voc pode selecionar
a pgina que quiser, com os filtros que quiser, e clicar no cone da
impressora no menu azul. Ou ento pode usar um recurso mais
interessante, clicando em Tools > More > Printable Booklets.
24 Aproveitando que estou falando dos recursos do Toodledo, vou falar
de um dos que eu mais gosto, que o Scheduler. Voc pode acess-lo
clicando em Tools > Scheduler (outro recurso disponvel somente a partir
da verso Silver). Este recurso serve para o seguinte: se voc estiver sem
inspirao, pode selecionar quanto tempo tem disponvel, a rea de
responsabilidade que quer trabalhar e o contexto em que se encontra.
Basta clicar em Schedule me que o Toodledo te dar sugestes do que
fazer primeiro, com base nos atributos que voc especificou ao criar as
tarefas. No incrvel? Ele mostra inclusive tarefas dentro de projetos
como resultados. Por isso legal investir um tempinho colocando a
durao estimada para cada tarefa, porque a esta ferramenta fica mais
precisa.

25 Outro recurso do Toodledo que acho fascinante o Tools

> Statistics. Com ele, voc pode analisar como est investindo seu tempo
o sistema gera grficos de acordo com as reas de responsabilidade, os

contextos, os objetivos e todos os outros atributos. Ou seja, voc pode

verificar que tem investido pouco em uma determinada rea de sua vida,
enquanto outra est tomando quase todo o grfico. Tambm pode ver se
est realizando mais tarefas urgentes ou importantes, se est cumprindo as
tarefas no prazo ou sempre atrasando. D para fazer um balano mensal
da sua vida com este recurso.
26 O Toodledo tambm tem um sistema de alarmes e lembretes, que eu
no utilizo porque fico o dia inteiro trabalhando na ferramenta. Mas ele
existe, caso voc goste de ser avisado sempre que precisa trabalhar em
alguma coisa. Voc tambm pode sempre fazer backup das suas
informaes (em formato Excel, olha que maravilha), entre outras
possibilidades. Todos esses recursos podem ser encontrados no menu
Tools. Vale a pena navegar. Outros recursos interessantes: enviar tarefas
para o Toodledo direto do seu e-mail, usar receitas do IFTTT, linkar tarefas
com o Google Calendar e todos os aplicativos disponveis para dispositivos
mveis.
27 Em termos de material de referncia, a FAQ do Toodledo fantstica e
vale a pena o estudo quando comear a usar. Est em ingls mas, mais
uma vez, basta jogar no Google Tradutor e d tudo certo. Eles tambm
gerenciam umfrum com usurios entusiastas que vivem falando sobre
novidades, solues e recursos. H diversos vdeos tutoriais(em ingls),
que so bastante explicativos e didticos.
28 Vale lembrar que o Toodledo foi uma ferramenta construda para ser
utilizada com o GTD, ento por isso ela to perfeita. Para mim, ela tem
somente um defeito, que estar disponvel somente atravs do acesso
online, mas isso contornvel atravs dos recursos de impresso. No o
ideal, mas contornvel.

Por fim, este foi meu tutorial para aplicar o GTD no Toodledo e eu espero
que tenha servido a seu fim. Qualquer dvida, por gentileza, postem nos
comentrios. Vou adorar melhorar este tutorial respondendo as dvidas de
vocs.