Yuli Marcela Bautista Chacn

Cuestionario Gestin Documental y Archivo

TEMA 1
Conceptos y Generalidades de archivo, normatividad, caracteres y tipos de
documentos, ciclo vital del documento, programa de gestin documental
1. Investigue cul es la normatividad vigente que se aplica a los procesos de
gestin documental y archivo. Consulte la siguiente normatividad:

Ley 80 de 1989

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras
disposiciones. El Congreso de Colombia decret la creacin del AGN, como establecimiento
pblico del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, (Decreto 1126 de 1999: Por el
cual se adscribe el Archivo General de la Nacin al Ministerio de la Cultura), con personera
jurdica, patrimonio propio, autonoma administrativa y con domicilio en Bogot D.C. El
Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, es el encargado de regir la poltica
archivstica en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del
Pas, ponerlo al servicio de la comunidad y difundir los documentos que registran
actividades realizadas por las personas o entidades a lo largo de la historia del pas.

Ley 527 de 1999.

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y de Reglamenta y define el acceso y uso de los mensajes de datos, el
comercio electrnico, la firma digital, el valor probatorio, la validez y eficacia de los mismos
frente a una accin judicial, o para lo que se requiera, toda vez que se les da el carcter de
originalidad siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad e integridad entre otros
que la misma Ley dispone.
Expediente electrnico: Artculo 6 escrito. Cuando cualquier norma requiera que la
informacin conste por escrito, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos,
si la informacin que ste contiene es accesible para su posterior consulta.
las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000,

Ley General de Archivos. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. Se encuentra reglamentada parcialmente por el decreto 4124 de
2004. En su Artculo 19, establece Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn
incorporar tecnologa de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos,
empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y
cuando cumplan con los requisitos contemplados en la ley.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. En
su artculo 21 establece que las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin
de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya

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aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. El pargrafo de este

artculo,
menciona que los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Leyes procesales.

Decreto 2609 de 2012.

Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculo 58 y
59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin
Documental para todas las entidades del Estado. Art. 2. Tipos de informacin. Art. 18,
Preservacin de documentos en ambientes electrnicos. CAPITULO IV, La Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivo.

Acuerdo 060 de 2001.

Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en

las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Define el concepto de
documento electrnico de archivo.

Acuerdo 004 de 2013.

Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin
de la Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental. Art.14.
Actualizacin. Cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos. Art. 18.
Usos de tecnologas de informacin que permitan la automatizacin de la elaboracin,
consulta y actualizacin de la TRD, de forma que facilite la interoperabilidad con el Registro
nico de Series Documentales y otros sistemas de informacin de cada entidad.

Ley 962 de 2005.

La Ley anti trmites (artculo 6 y SS.) dispone que para las actuaciones adelantadas por las
entidades de la administracin pblica deben implementarse los medios electrnicos, con el
fin de incrementar la eficacia, la publicidad y el acceso por parte de los ciudadanos a los
actos administrativos, resoluciones y dems documentos que surjan de la actuacin
administrativa.

Acuerdo 042 de 2002, AGN.

Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario
nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000

Ley 962 de 2005:

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Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones pblicas o prestan servicios pblicos.

Ley 23 de 1981:

Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. (Artculos 33, 34 y 35).
Declaracion de principios, juramento, de las relaciones medico con el paciente, de las
relaciones del medico con su colega, de la prescripcin mdica, la historia clnica, el secreto
profesional y algunas conductas, De las relaciones del mdico con las instituciones, De las
relaciones del mdico con la sociedad y el Estado.
GTC 185
Esta guia tecnina colombiana (GTC) tiene como proposito brindar herramientas que faciliten
la gestion documental en las organziaciones, con el fin de simplificar y organizar la
presentacion y el manejo de las comunicaciones impresas y electronicas. A su vez, busca
contribuir con la disminucin de tiempo y costos, con buena calidad.
Decreto 2578 2012:
Decreto 2578 de 2012, reglamenta el Sistema Nacional de Archivos - SNA, establece la Red
Nacional de Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones
relativas a la administracin de los archivos del Estado.

2. Qu es un sistema nacional de archivo y cmo est compuesto?

Tiene como objetivo planear y coordinar la funcin archivstica en toda la Nacin,
salvaguardar el patrimonio documental del Pas y ponerlo al servicio de la comunidad. se
define entonces como el conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que
busca mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del pas y tiene como fin
adoptar, articular y difundir las polticas, estrategias, metodologas, programas y
disposiciones que en materia archivstica y de gestin de documentos y archivos establezca
el Archivo General de la Nacin promoviendo la modernizacin y desarrollo de los archivos
en todo el territorio nacional.
3. Defina Archivstica
Es aquella ciencia que se ocupa de la gestin de documentos, administracin y tratamiento
tcnico de los archivos, as como su funcin jurdica, administrativa y cientfica de los
mismos.
4. Qu es Archivo y cmo se caracteriza
Es la acumulacin y unin de documentos de cualquier fecha, forma y soporte material, los
cuales son almacenados por una persona natural o entidad pblica o privada con el objetivo
de conservarlos para el uso de la informacin en un momento dado.

5.

Qu es un Documento y defina sus principales valores

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Desde el punto de vista archivstico, el documento nace como producto natural de la

actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza nica que sirve como
testimonio, informacin y puede ser utilizado como prueba o fuente de investigacin.

1.

2.
3.
4.
5.

Valores primarios: se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el
Archivo de gestin en donde se producen los documentos, y el Archivo central donde los
documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen
baja consulta) ellos son:
ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a
cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa
mientras dure su trmite, y son importantes para la toma de decisiones.
JURDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho comn.
LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda
Pblica.
CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
y registros de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada
Valores Secundarios: se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los
documentos (como en el Archivo central e histrico). Entre estos se encuentran los
valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTRICOS. Esta categora de valores se requiere
para la reconstruccin de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como
fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva.
Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y utilizar, como el Acta de
creacin de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, una Historia
Clnica que trate de alguna enfermedad nunca antes tratada y cmo fue curada o de
algn trasplante complejo.

6. Determine con un ejemplo, cules son los elementos de un documento de

archivo
SOPORTE: Se refiere a la parte material o fsica del documento (papel, microfilme,
memoria USB, entre otros) TCNICA: Es el medio que fija y transmite el contenido: texto
escrito, imgenes, cdigos, jeroglficos, dibujos, diagramas, entre otros ESTRUCTURA:
Consiste en la ordenacin y presentacin formal del texto, caracterstica del tipo de
documento de archivo de que se trate, por ejemplo, la estructura formal que caracteriza el
acta de una reunin: la fecha, los asistentes, el orden del da, el desarrollo de la reunin, las
firmas, entre otros. CONTENIDO O ASUNTO: Hace referencia al mensaje o informacin
concreta que transmite el documento

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7. De acuerdo a su experiencia laboral o conocimiento terico, cules son las

principales funciones de un archivo?
Organizar la documentacin administrativa.
Asegurar la transferencia peridica a archivos donde su uso no es peridico.
Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservacin o destruccin.
Clasificacion de fondos.
Descripcin para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos
necesarios.
Adecuacin de las instalaciones donde se conservan los documentos. }

8. Determine a travs de un ejemplo prctico, donde se evidencie los caracteres

internos y externos de un documento.
CARACTERES INTERNOS: Se refieren al contenido del documento y son:

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(Es uno de carcter administrativo y/o juridico que forma parte de un fondo organico)
Entidad Productora: El autor del documento. Como ya se sabe, en el caso de
documentos producidos por instituciones corresponde a la entidad, rgano y cargo de la
persona que los firma.
Origen Funcional: La razn, funcin o actividad, por la cual se produce el documento
y el trmite a que est sometido para entrar en vigencia, es decir para cumplir con el
objeto por el cual fue creado.
Formulario y clusulas para su elaboracin: Consiste en la disposicin de los
datos que deben estar contenidos en l.
Data tpica y crnica: Corresponde con el lugar y fecha donde fue producido el
documento.
Contenido sustantivo: Hace referencia al tema, negocio o asunto de que trata el
documento.
CARACTERES EXTERNOS: Determinan la materialidad del documento y son:
(El documento como toda expresion testimonial, en cualquier lenguaje forma o soporte)
Clase: Es el medio por el cual se trasmite el mensaje: Textual, grficos, sonoros,
visuales, audiovisuales, legibles por mquina.
Tipo: Unidad mnima que rene las caractersticas necesarias para ser considerado
documento. Es el resultado de la aplicacin de normas y reglas formales de produccin para
el registro de una actividad especifica :
La de informar: produce crnicas, boletines; La de pedir: produce solicitudes, peticiones; La
de mandar u ordenar: produce leyes, decretos, ordenanzas, etc.
Formato: Es la configuracin fsica del documento, depende de la materia, soporte, de la
manipulacin para crearlo y de la manera en que los documentos se renen al ser
producidos, depende de la clase:
Los textuales: legajos, expedientes, carpetas, folios, etc.
Los de imagen: vidrios, microformas, microfilmes, acetatos.
Los sonoros: Discos, cintas.
Los audiovisuales: cinta, pelculas, discos.
Los legibles por mquina: fichas perforadas, discos, cintas.
Forma: Se refiere a si es original, copia, minuta, borrador.
Cantidad: define la cantidad de copias que se producen de un mismo documento.

9.
Segn su experiencia laboral y/o lo visto en las clases, determine 3 tipos
de documentos sustantivos y 3 facilitativos.

DOCUMENTO SUSTANTIVO O CARACTERSTICO. Son los que sirven a las funciones

para las cuales existe la institucin o el cargo y la funcin del individuo que los redacta
o recibe.
DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS. Son los que sirven a las funciones de
apoyo administrativo de una institucin o de un persona. Siendo tales funciones en gran
parte, idnticas en todas las instituciones.
Libros de comtabilidad, Actas administrativas, inventarios.
10. Defina valoracin documental y cul es su objetivo
Es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias,
acceso y conservacin o eliminacin total o parcial

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Tambien se pude definir como el proceso de analisis que consiste en identificar los
valores investigativos, cientificos, patrimoniales, historicos, culturales y tecnicos de la
informacion registrada en los documentos de archivo.
La valoracion se trata entonces de realizar un ejercicio de identificacin de cualidades,
a partil del estudio y la reflecin sobre los diversos usos que puede llegar a tener la
informacin consignada en los documentos, en otras palabras, pensar sobre el usos
presente y a futuro se le puede dar a la documentacion; proyectar la potenciliad de la
informacion para diversas aplicaciones, usos, procesos y como fuentes primarias de
investigacin.
Su objetivo es establecer los plazos de transferencias, conservacin y acceso de las
series documentales
11. En una clnica, determine cules seran los documentos con valores primarios
y cuales los secundarios (determine por lo menos 3 tipos de documentos).
12. Segn el ciclo vital del documento, cmo se clasifican los archivos. Defina el
concepto de cada uno de ellos y determine su importancia.
Archivos de gestion o de oficina: En este archivo reposan los documentos
generados en los procesos de gestion administrativa. El tiempo de permanencia de
la documentacin en ste depende fundamentalmente del trmite y de las normas
internas indicadas en las TRD para luego decidir su traslado al archivo central.
Su movimiento o gestion se realiza para dar respuesta a los asuntos iniciados.
Archivo central o intermedio: A este archivo son transferidos los documentos de
los arfchivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn
en un segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central de debera facilitar la
consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general de acuerdo a
las normas que lo regulen. La documentacin permanecer en el archivo central
durante el tiempo estipulado en las TRD.
Archivo historico o permanente: Aquel que se transfiere la documentacion del
archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit
de archivos, debe conservarse permanente, dado el valor que adquiere para la
investigacin la ciencia y topogrfia. Al trasnferir la documentacin al archivo
histrico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental
correspondiente, sealandole la signatura topogrfico.
13. Determine a travs de un ejemplo prctico, cuando un archivo es activo,
semiactivo e inactivo.
Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuntemente
o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a
los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes. Corresponden a los archivos
de gestin.
Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o
fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones
realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all
hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin o su
conservacin definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios
14. Qu es un programa de gestin documental

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Es el instrumento archivistico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el

desarrollo sistematico de los procesos archivisticos, encaminados a la planificacion,
procesamiento, manejo y organizacion de la documentacion producida y recibida por una
entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilizacion y
conservacion. Este debe ser apropiado, publicado, implementado y controlado.
15 Describa ordenadamente los pasos de un programa de gestin documental y
defnalos. Segn la Ley 594 del 2000.
Produccin de documentos:
La produccin documental comprende de los
aspectos de origen, creacin y diseo del documento, conforme al desarrollo de
actividades y funciones oficiales propias de casa dependencia, por lo que estas
deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmas autorizadas y el nmero
de copias que se van a producir.
Recepcin de los documentos: En la recepcin de documentos se deben verificar
que estn completos, que sean pertinentes y sean de competencia de la entidad,
para efectos de su radicacin, registro y distribucin con el propsito de dar inicio a
los trmites correspondientes.
Distribucin de los documentos: Es el proceso archivstico mediante el cual se
ordenan los documentos en cada unidad administrativa de acuerdo con las series,
subseries y tipos documentales para ingresarlos a los respectivos expedientes,
basndose en la tabla de retencin documental mantenerlos disponibles para la
consulta y futuros procesos de almacenamiento y conservacin.
Tramite de los documentos: El tramite comienza con el flujo de las
comunicaciones recibidas y enviadas y la aplicacin de los principios bsicos
archivsticos de procedencia y orden original, con miras a la conformacin de las
series documentales. El ciclo inicia en el rea de correspondencia donde se asigna
un numero de radicacin consecutiva a las comunicaciones oficiales que llegan a la
entidad, por correo o mediante persona natural, sealando fecha, hora, asunto,
anexos y folios, para luego ser distribuidas en las dependencias respectivas.
Organizacin: proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar y ordenar los documentos de una entidad en las
diferentes fases del ciclo vital (archivos de gestin, central e histrico).
Consulta: Consiste en mantener sistemas para localizar los documentos con miras
a obtener informacin contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. La
recuperacin de los documentos se logra mediante la disponibilidad de instrumentos
de control y consulta como inventarios e ndices, entre otros. La fase de
recuperacin se materializa en el archivo central con el servicio a los usuarios.
Conservacin: Conservacin total o permanente: Se aplica a aquellos documentos
que tiene valor permanente, convirtindose en testimonio y patrimonio documental
de la sociedad que produce y conserva para la investigacin y cultura.
Disposicin final de los documentos: Disposicin final: hace referencia a la
tercera etapa del ciclo vital del documento como resultado de la valoracin con
miras a su conservacin permanente, su eliminacin, su seleccin o su
microfilmacin.
16. De acuerdo a los documentos que opera donde labora, por favor escoja
tres y describa cmo sera el ciclo vital de ese documento.
17. Una empresa inicia actividades hoy, y decide normalizar formatos y
documentos con los cuales van a realizar su labor administrativa y
adems determina cmo radicar y registrar la documentacin interna y

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externa. Identifique qu pasos de un programa de gestin documental

aplicaran?
18. En una biblioteca, se han determinado normas para que el pblico
acceda al prstamo y consulta de la coleccin de sus libros y adems
determina medidas preventivas y correctivas para garantizar la
proteccin de sus libros. Identifique qu pasos de un programa de
gestin documental estn aplicando?
19. Despus de 20 aos de estar guardadas las historias clnicas de un
hospital regional, deciden que un 25% se deben conservar totalmente, el
25% se microfilmar o digitalizar y el restante 50% se eliminar, qu
etapa de un programa de gestin documental estn aplicando y para qu
lo haran?
20. Despus de haber realizado los trmites concernientes al pago del IVA y
la Retefuente de una empresa, se decide la conformacin de las
carpetas, las cuales se deben identificar, marcar y rotular de tal forma
que permita su ubicacin y recuperacin. qu etapa del programa de
gestin documental estn aplicando?