Cmo combinar correspondencia

en Microsoft Word
3 partes:Aade los destinatariosCrea el documentoCompleta la combinacin de correspondencia

La combinacin de correspondencia es una poderosa herramienta para escribir y

enviar una carta o un correo electrnico personalizado a varias personas
diferentes al mismo tiempo. Tambin puedes usarla para crear sobres o etiquetas
con la informacin de cada destinatario. La combinacin de correspondencia
importa datos desde otra fuente, como por ejemplo Excel y luego usa esos datos
para reemplazar marcadores de posicin a travs del mensaje con la informacin
correspondiente de cada individuo al cual vas a escribirle. Puedes usarla para
crear rpidamente mensajes personalizados para cientos de personas de una sola
vez.

Parte 1 de 3: Aade los destinatarios

1.

1
Comprende qu es lo que te permite hacer la funcin "Combinar
correspondencia". La funcin "Combinar correspondencia" es una caracterstica
diseada para crear cartas y mensajes de correo electrnico en forma masiva, as
como tambin sobres y etiquetas con informacin diferente para cada uno de los
mensajes. Puedes cargar una base de datos de destinatarios o ingresarlos

manualmente y luego usar marcadores de posicin o "campos" para completar

automticamente la informacin de cada destinatario en su propia copia.

2.

Crea una hoja de clculo de destinatarios (opcional). Puedes ingresar

manualmente cada uno de los destinatarios durante el proceso de combinacin de
correspondencia, lo cual est bien si solo quieres enviar mensajes a un puado de
personas, pero notars que es mucho ms fcil crear una hoja de clculo o una
base de datos antes de comenzar.
o

Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo crear una hoja de
clculo en Excel.

Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo crear una base de
datos en Access.

3
Haz clic en la pestaa "Correspondencia" para abrir las herramientas de
"Combinacin de correspondencia". Si vas a usar Word 2003 o una versin
anterior, haz clic en el men "Herramientas" y selecciona "Cartas y
correspondencia" "Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia".

4
Haz clic en el botn "Iniciar combinacin de correspondencia" y selecciona
un formato. Puedes usar "Combinar correspondencia" para crear correos
electrnicos, cartas, sobres, etiquetas y directorios. Tambin puedes seleccionar
"Documento normal de Word" si no ests seguro de cul usar.

Si seleccionas "Sobres", aparecer la ventana "Opciones de sobre",

que te permitir seleccionar qu formato se les dar a los sobres, as como

tambin el tamao que tienen los sobres fsicos.
Si seleccionas "Etiquetas", aparecer la ventana "Opciones de

etiqueta", que te permitir seleccionar el tipo de papel de la etiqueta y el tamao

de cada una.

5
Haz clic en "Seleccionar destinatarios" y selecciona de qu forma quieres
agregar destinatarios a la combinacin de correspondencia. La parte de
destinatarios es la ms poderosa de combinacin de correspondencia ya que te
permite reemplazar los marcadores de posicin o "campos" en la carta con la
informacin personal de cada destinatario. Puedes ingresar los destinatarios
manualmente, cargar un archivo de base de datos u hoja de clculo, o cargar tus
contactos de Outlook.
o

Si seleccionas "Escribir una lista nueva", aparecer una nueva

ventana que te permitir ingresar manualmente la informacin de cada
destinatario. Esto es til si no tienes acceso a una hoja de clculo con la
informacin de tus destinatarios, pero tambin es la forma ms lenta de ingresar
los datos. Puedes hacer clic en Personalizar columnas para crear campos
personalizados para los datos que vas ingresar.

Si seleccionas "Utilizar una lista existente", podrs examinar los

archivos de tu computadora para buscar distintos tipos de bases de datos y hojas
de clculo, incluyendo aquellas creadas en Excel o Access. Tambin puedes hacer
clic enNuevo origen y conectarte a un servidor SQL en lnea.

Si eliges "Seleccionar de los contactos de Outlook", se cargarn tus

contactos de Outlook y podrs quitar la marca en la casilla de aquellos contactos
que no quieras incluir.

Parte 2 de 3: Crea el documento

1.

1
Comienza a crear tu documento como lo haras normalmente. Una vez que
hayas ingresado los destinatarios podrs comenzar a crear tu documento. Puedes
hacerlo desde cero o usar cualquier plantilla. Es importante ingresar primero los
destinatarios para que puedas usar los campos apropiados al momento de crear el
documento.

Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo crear una carta formal.

Haz clic aqu para ver instrucciones de cmo escribir un prctico

boletn de noticias por correo electrnico.

2
Haz clic en el botn Lnea de saludo para crear un saludo
personalizado.Si quieres ver cmo se ver el saludo en cada copia de la

combinacin de correspondencia, puedes usar la vista previa de la ventana que

aparece.

3
Haz clic en el botn Insertar campo combinado y selecciona el campo
que quieras insertar en el documento. Estos campos luego se reemplazarn

con los datos obtenidos desde la base de datos de destinatario al momento de

generar los documentos.
Por ejemplo, si quieres que el documento muestre el primer nombre

y el apellido, debes seleccionar "Nombre", presionar la barra espaciadora y hacer

clic en el botn Insertar campo combinado una vez ms y seleccionar
"Apellido".
Como otro ejemplo, puedes usar el botn Bloque de

direcciones para crear sobres con la direccin de cada destinatario impresa.

Escribe tu propia direccin en el rea de direccin de devolucin en la plantilla del
sobre y luego agrega "Bloque de direcciones" al rea del destinatario en la
plantilla.
o

Puedes seleccionar cualquier campo que contenga datos del

destinatario. Asegrate de que se aplique a todos los destinatarios de la lista, ya
que los campos en blanco sern muy obvios al leer el documento.

4
Haz clic en el botn Resaltar campos de combinacin para destacar los
campos insertados. Esto har que sea ms fcil darse cuenta de cmo se vern
los campos al momento de editarlos.

5
Haz clic en el botn Vista previa de resultados para ver cmo quedar
el producto final. La pantalla cambiar para mostrar el documento con la
correspondencia combinada con la informacin del primer destinatario.

Parte 3 de 3: Completa la combinacin de correspondencia

1.

1
Busca errores. Haz clic en el botn Buscar errores para hacer que Word
escanee todos los documentos con correspondencia combinada para asegurarse
de que todos los destinatarios tienen datos vlidos para cada uno de los campos.
Te informarn acerca de cualquier dato invlido para que puedas solucionar el
problema antes de continuar.

2.

2
Finaliza el proceso de combinacin. Una vez que hayas terminado de revisar los
errores, puedes finalizar el proceso de combinacin y crear los documentos
individuales. Cuando presiones el botn Finalizar y combinar tendrs tres
opciones:[1]

Editar documentos individuales. Podrs elegir sobre qu entradas

deseas aplicar esta accin. Una vez que lo hagas, se crear un nuevo documento,
que tendr una nueva pgina por cada entrada. Luego podrs revisar el
documento y hacer ediciones manuales en cada una de las pginas.
Imprimir documentos. Podrs elegir sobre qu entradas deseas

aplicar esta accin. Una vez que lo hagas, los documentos se enviarn a la cola
de impresin y se imprimirn en forma individual.
Enviar mensajes de correo electrnico. Podrs definir la lnea de

asunto as como tambin seleccionar el campo que contiene las direcciones de

correo electrnico de los destinatarios. Podrs enviar los mensajes de correo
electrnico en forma masiva usando Outlook. Ten en cuenta que esta opcin
enviar inmediatamente el mensaje, as que asegrate de que todo est bien!
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