Propsito de la

Unidad 1
Unidad 1
Temas

El estudiante analizar la administracin y su terminologa para

comprender que implica elaborar un proyecto informtico.
Proceso administrativo y reas funcionales
1.1 Proceso administrativo
1.2 Fases del proceso administrativo
1.3 Conceptos y fundamentos del proceso administrativo
1.4 Naturaleza del proceso administrativo

En esta primera semana se analiza el proceso administrativo como un conjunto de fases o

etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin de una organizacin o
empresa, y por supuesto el rea encargada de proyectos informticos.
Identificaremos las etapas as como su interrelacin con el fin de llevar a cabo un proceso
integral conformado por dos fases: La mecnica y la dinmica.

La fase mecnica, es la parte terica de la administracin en la que se establece lo

que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en:
Previsin, Plantacin y Organizacin.
La fase dinmica, se refiere a cmo manejar el organismo social. Y se divide en:
Control, Direccin e Integracin.

Analizaremos cada una detalladamente, con sus respectivos conceptos, etapas y principios
con el fin de identificar al proceso administrativo como una valiosa herramienta para gerentes, administradores y dueos de empresas cuya comprensin y adecuado empleo permitir alcanzar las metas planteadas por la organizacin y con ello lograr su misin y visin.
Con base en el estudio de estos conceptos el estudiante podr responder:
Qu es el proceso administrativo?
Cul es la importancia de su estudio?
En qu fases se divide?

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Como ser social, el ser humano desde el inicio de la humanidad ha requerido organizarse
y buscar herramientas que le permitan aprovechar de una manera efectiva los recursos de
los que dispone. De esta forma la administracin ha jugado y contina jugando un papel
fundamental dentro de la sociedad.
De manera equivocada se piensa que slo el personal que labora en mandos medios y de
alta direccin como administradores, gerentes, supervisores y en general, los niveles altos
de mando utilizan el proceso administrativo; sin embargo, el rea de sistemas especialmente requiere el conocimiento del concepto de proceso administrativo, as como de sus
fases y reas funcionales de las cuales se compone con el fin de poder disear, desarrollar,
implementar y controlar los proyectos informticos derivados de las necesidades de la organizacin.
La administracin con sus principios y el mismo proceso administrativo contribuyen al bienestar de la comunidad, pues proporcionan lineamientos para optimizar el aprovechamiento
de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

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La administracin, como disciplina social integra en su desarrollo terico y prctico un estilo

de pensamiento sistmico fundamentado en la investigacin y en la elaboracin de teoras,
que permite optimizar los recursos para la creacin de una estructura de trabajo adecuada
a su particular forma de ser.
El proceso administrativo se define como el conjunto de fases o etapas que cumple la empresa para el logro de sus objetivos en forma eficiente y eficaz a travs de las cuales se
lleva a cabo la prctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han
dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero slo se refieren
al grado de anlisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos.

I
Planeacin
Qu se quiere
hacer?
Qu se va hacer?

II
Organizacin
Cmo se va
hacer?

IV
Control
Cmo se ha
realizado?

III
Direccin
Ver que se haga

Figura 1. Proceso administrativo

(Chiavenato 2006) explica que existen argumentos que puntualizan la importancia del proceso administrativo, entre ellos:

Es universal pues tiene aplicacin donde quiera que las personas trabajen en grupo
para lograr objetivos comunes.

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Simplifica el trabajo estableciendo principios, mtodos y procedimientos para lograr

mayor rapidez y eficacia en las actividades.
La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la
aplicacin de un buen proceso administrativo.
Sirve como norma para trazar actividades dentro de la empresa.
Permite lograr un seguimiento del desarrollo de la actividad propia de la empresa y
localizar fallas o faltas dentro del proceso dinmico de las actividades secundarias
de la misma para despus corregirlas.

Objetivo

Es todo un proceso social que tiene como finalidad planear determinar, clasificar y evaluar todas las actividades organizacionales.

Lograr resultados de mxima eficiencia en la coordinacin de actividades y

personas que integran un sistema organizacional a fin de optimizar su estructura y mejorar el manejo de dicho sistema por medio de un conjunto de reglas
y tcnicas.
Ramas

Cmo deben de ser las cosas

Previsin: Qu se puede
hacer?
Planeacin: Qu se va a
hacer?
Organizacin: Cmo se
va a hacer?

Cmo se desarrollan
Integracin: Con qu se
va a hacer?
Direccin: Quin y
cundo se va a hacer?
Control: Cmo se ha
realizado?

Todo proceso administrativo forma un conjunto inseparable en el que cada

etapa est unida a las dems.
Figura 2. Concepto y ramas del proceso administrativo

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Uno de los primeros estudiosos del proceso administrativo fue Henry Fayol quien identific
mediante un anlisis funcional y sistmico de las organizaciones, ciertas operaciones que
se repetan en cualquier tipo de empresas, las cuales eran necesarias para el logro de sus
objetivos.
El modelo creado por Henry Fayol e inspirado en el mtodo cientfico, tena como objetivo
crear una herramienta con un alto grado de investigacin y pensamiento sistematizado. Ms
tarde, este estudio se tradujo en un anlisis profundo respecto a la divisin de trabajo dentro
de las organizaciones actuales, en donde la funcin administrativa se estructura por cinco
componentes:
Previsin. Define un programa de accin.
Organizacin. Construye una estructura dual de trabajo.
Direccin. Encauza todos los esfuerzos al objetivo en comn.
Coordinacin. Armoniza todas las actividades del negocio.
Control. Comprueba los resultados con base en lo planeado.
El proceso administrativo de Fayol ha sido un modelo a seguir por generaciones. Hasta la
fecha, invariablemente todos los autores que han escrito sobre el tema han adoptado las
fases o pasos que describe Fayol. La nica etapa que ha sufrido cambio en su denominacin ha sido la de direccin; algunos autores le llaman ejecucin, otros la denominan motivacin. Otra observacin es que los autores que estudian dicho proceso lo han dividido, de
acuerdo con su criterio, en tres, cuatro, cinco o seis etapas; que de alguna manera solo
divergen en el grado de anlisis del proceso.
En la administracin contempornea Lyndall F. Urwick identifica dos fases en el proceso
administrativo: mecnica y dinmica de la Administracin, y hace las siguientes consideraciones:
Mecnica administrativa es la parte terica de la Administracin en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.
Dinmica administrativa se refiere a cmo manejar el organismo social. Con el fin
de que la idea del proceso administrativo y sus fases quede ms clara, se ilustra la
figura 3

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Mecnica
Qu debe hacerse? (estructural)
Se contemplan los aspectos de
estructuracin, se trata de "cmo han de ser
las relaciones". Mira siempre hacia el futuro
inmediato y remoto, pero siempre hacia algo
que "debe hacerse"
Proceso administrativo
Dinmica
Cmo manejar de hecho el organismo
social? (operativa).
Lo que ya es operacional se busca "cmo
manejar de hecho los hombres y los bienes"
que forman un organismo social. Mira hacia
lo inmediato y actual.

Figura 3. Fases del proceso administrativo

De la misma manera, en Mxico Agustn Reyes Ponce (1974) divide al proceso administrativo en dos fases:
1. La mecnica administrativa, compuesta por tres elementos:
a) Previsin. Que responde a la pregunta Qu puede hacerse? Consiste en determinar, tcnicamente lo que se desea lograr por medio de un organismo social.
b) Planeacin. Que corresponde al a pregunta Qu se va a hacer? Es determinar el
curso concreto de accin que se habr de seguir.
c) Organizar. Responde a la pregunta cmo se va a hacer? Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquas, funciones y
obligaciones individuales, necesarias en un organismo social para mayor eficiencia.
2. La dinmica administrativa, que se divide en:
a) Integracin. Responde a la pregunta Con qu y con quin se va hacer?, Consiste
en los procedimientos para dotar al organismo social de los medios que la mecnica
administrativa seala como necesarios para su eficaz funcionamiento.
b) Direccin. Responde al problema ver que se haga. Es impulsar, coordinar y vigilar
las actuaciones de cada miembro y grupo de un organismo social con el fin de que,
en conjunto, realice de modo ms eficaz los planes sealados.

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c) Control. Investiga en concreto Cmo se ha hecho? Consiste en el establecimiento

de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados, en relacin
con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, en caso
contrario corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Cada una de las fases que a criterio de

Henry Fayol constituyen el proceso administrativo incluye conceptos y fundamentos como se analiza a continuacin.
1. Previsin. Prever significa, para Fayol,
calcular el porvenir y prepararlo a partir de
la accin, por lo que es necesario disear
un programa de accin o lnea de conducta a seguir, as como los medios y recursos que se han de emplear. Es una especie de cuadro hacia el futuro en el que
los acontecimientos prximos estn vislumbrados con cierta claridad a partir de
la definicin del objetivo.
Para ello, el programa de accin se basa
en:
a) Los recursos de la empresa.
b) La naturaleza e importancia de las
operaciones en curso.
c) Las posibilidades futuras; y, en
parte, de las condiciones tcnicas,
comerciales y financieras.
2. Organizacin. Esta etapa del proceso
administrativo proporciona los requerimientos necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa y puede ser dividida en organizacin material y organizacin social, y con ello la ruta para el logro de los objetivos generales. Es por ello,
que esta fase analiza y estudia cada uno

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de los niveles jerrquicos, su funcin y su

mtodo de trabajo.
Segn Fayol, la persona o grupo que se
encarga de la organizacin tiene las siguientes responsabilidades:
Cuidar que el programa de accin
est maduramente preparado y firmemente ejecutado.
Cuidar que el organismo social y el
material se encuentren en relacin
con el objeto, los recursos y las necesidades de la empresa.
Establecer una direccin nica y
competente.
Concertar las acciones, coordinar
los esfuerzos.
Formular decisiones claras y precisas.
Contribuir a un buen reclutamiento
de personal.
Definir claramente las funciones.
Fomentar la iniciativa y la responsabilidad.
Remunerar equitativamente.
Imponer sanciones contra faltas y
errores.
Observancia de la disciplina.
Cuidar que los intereses particulares estn subordinados al inters
de la empresa.
Poner especial atencin a la unidad de mando.

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Vigilar el orden material y el orden

social (supervisin).
Tener todo bajo control.

De acuerdo a Reyes Ponce, las cualidades y conocimientos deseables en todos

los administradores de empresa son los
siguientes:
Salud y vigor fsico.
Inteligencia y vigor intelectual.
Cualidades morales: voluntad reflexiva, firme, perseverante; actividad, energa y, si hay lugar a ello,
audacia y valor para las responsabilidades; sentimiento del deber;
preocupacin por el inters general.
Slida cultura general.
Capacidad administrativa: habilidad para articular programas de
accin, parte de manejo de hombres, armona de actos, nociones
generales de todas las funciones
esenciales.
3. Direccin. Conduce la organizacin a
su funcionamiento. Es por ello que su objetivo es alcanzar el mximo rendimiento
de todos los empleados en torno al logro
de la misin organizacional. Dentro de sus
funciones se requiere que encauce los esfuerzos de sus subordinados hacia un objetivo comn, y con ello al logro de los intereses de la empresa.
El arte de dirigir se basa en ciertas cualidades personales y en el conocimiento de
los principios generales de la administracin. Con base en esta afirmacin se recomienda que el encargado de una direccin debe:

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Conocer a fondo su personal.

Eliminar a los incapaces.
Estar bien informado en cuanto a
los acuerdos que obligan al negocio y a sus empleados.
Dar un buen ejemplo.
Conducir inspecciones peridicas
del cuerpo social ayudndose con
cartas organizacionales.
Reunir a sus principales colaboradores en conferencias en que se
prepare la unidad de direccin y la
convergencia de esfuerzos.
No dejarse absorber por los detalles.
Promover en el personal la iniciativa y el empeo.

4. Coordinacin. Armoniza todas las actividades del negocio, facilita el trabajo y

sus resultados. Sincroniza cosas y acciones en las proporciones adecuadas y
adapta los medios a los fines.
La coordinacin de los servicios de cada
uno de los departamentos implica ver a
stos como clientes internos y, por lo
tanto, responsabilizarse por sus acciones
para no crear ineficiencias en todos los niveles. Es importante generar juntas peridicas (semanales o quincenales) con el fin
de no simplemente utilizarlas como un
medio de crear los planes de trabajo, sino
de escuchar y resaltar todo lo bueno y
malo que sucede dentro de la empresa.
5. Control. Consiste en una verificacin
para comprobar si todas las cosas ocurren de conformidad con el plan adoptado,
las instrucciones transmitidas y los principios establecidos. Su objetivo es localizar

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los puntos dbiles y los errores para rectificarlos y evitar su repeticin. Se aplica a
todo: a las cosas, a las personas, a los actos.
A las personas que llevan a cabo esta tarea se les llama verificadores o inspectores. El buen verificador debe ser competente e imparcial. El ser competente no
necesita demostracin, ya que tiene un

Debido a que el proceso administrativo se

deriva de la necesidad que tiene el ser humano de integrar, coordinar y administrar
los recursos de que dispone para el logro
de un fin u objetivo, el proceso administrativo requiere explicar y estructurar toda la
funcin administrativa. Es por ello que su
objetivo es coordinar las dems funciones
de la organizacin (mecnica y dinmica),
y para lograrlo de manera eficiente se
basa en conceptos de disciplina, orden,
flexibilidad, creatividad y eficiencia.
De acuerdo a Reyes Ponce: La disciplina
que exige se encuentra en los principios
que lo regulan; el orden se manifiesta en
la consecucin de las fases, nos organiza,
nos ensea a pensar y trabajar en un estilo lgico y sistmico en el proceso de decisiones; la flexibilidad, siendo una caracterstica natural de la administracin, crea
un modelo manejable de trabajo, para
amoldarse a las necesidades, cultura organizacional y estilos gerenciales de la organizacin de que se trate. El proceso administrativo no se debe considerar como
una frmula rgida

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don para juzgar acerca de la calidad de un

objeto, del valor de un procedimiento de
fabricacin, de la claridad de los escritos,
etc. Para ser imparcial debe contarse con
una conciencia recta, adems debe existir
una completa independencia del interventor respecto al intervenido. El control es
sospechoso cuando el interventor depende en un grado cualquiera del intervenido.

La eficiencia del proceso administrativo

no est proyectada exclusivamente para
los aspectos de sistemas, procedimientos
y maquinaria de una organizacin. El factor humano es un recurso escaso, con
sentimientos y valores, que merece ser
tratado como tal. De esto emanan la creatividad y la productividad de una organizacin.
Principios de la administracin
La funcin administrativa es el elemento
esencial para el logro de resultados con la
mxima eficiencia y su accin recae sobre
el cuerpo social de la empresa, es decir,
sobre los individuos que la componen. La
salud y el buen funcionamiento del cuerpo
social dependen de cierto nmero de condiciones que se califican casi invariablemente de principios, de leyes o de reglas.
(koontz 2003)
No hay nada rgido ni absoluto en materia
administrativa, todo ello es cuestin de
medida. Cuando se emplea un principio

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difcilmente se vuelve a utilizar de manera

similar en otra situacin, ya que influyen
varios elementos externos: el o los tipos
de personas, circunstancias diversas, culturas, juicios etc. Los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas
las necesidades.
Se trata de saber utilizarlos y hay que tener mesura e inteligencia, experiencia y
decisin para no crear conflictos y malas
interpretaciones. Existe un sinnmero de
principios emanados de la prctica administrativa; pero todo va en funcin al medio administrativo en que estemos trabajando y las condiciones en que se presenten. A continuacin (Rodrguez 1998)
identifica un grupo de principios universales que sirven como fundamento de los lineamientos en la prctica administrativa.
1. Divisin de trabajo. Es un acto de orden
natural que tiene por objeto llegar a producir ms con el mismo esfuerzo; asimismo, permite reducir el nmero de objetos sobre los cuales deben recaer la
atencin y el esfuerzo. Se aplica a todos
los trabajos en los cuales se involucra un
nmero equis de personas que requieren
varias clases de capacidades. Trae como
consecuencia la especializacin de las
funciones y la separacin de los poderes.
2. La autoridad. Es el derecho a mandar y
el poder de hacerse obedecer. No se concibe a la autoridad sin la responsabilidad.
La autoridad es un corolario de la responsabilidad. Se distinguen, en un jefe, la autoridad estatutaria que depende de la funcin, y la autoridad personal, hecha de inteligencia, saber, experiencia, valor moral,
dotes de mando, servicios prestados, etc.

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Para ser un buen jefe, la autoridad personal es el complemento indispensable de la

autoridad estatutaria.
3. La disciplina. La disciplina es esencialmente la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores
de respeto manifestado de acuerdo con
las convenciones establecidas entre la
empresa y sus agentes.
4. Unidad de mando. Un subordinado
debe recibir rdenes slo de un superior;
este principio es de autoridad nica.
5. Unidad de direccin. Un solo jefe y un
solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto. La
unidad de mando no puede existir sin la
unidad de direccin, pero no se deriva de
sta.
6. Subordinacin del inters particular al
inters general
El inters de un subordinado o de un
grupo de subordinados no debe prevalecer sobre el inters de la empresa; esto
significa que el inters de la familia debe
predominar sobre el inters de los miembros. Se deben hacer a un lado la ambicin, el egosmo, la pereza y todas las pasiones humanas que afectan el desarrollo
de una organizacin. Sin duda, es una lucha continua que hay que sostener.
La organizacin, para que pueda lograr
esta situacin, solicita firmeza y buen
ejemplo de sus jefes. Las reuniones de
trabajo deben ser lo ms equitativas que
sea posible y debe existir una vigilancia
estrecha para solucionar conflictos y prever situaciones adversas.

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7. Remuneracin del personal

Debe haber una justa y garantizada satisfaccin para los empleados y para la organizacin en trminos de retribucin. La
remuneracin del personal es el precio del
servicio prestado, y de manera adicional
con el beneficio de subsidios, primas y recompensas extras para motivar al personal.
8. Centralizacin. Se refiere a la concentracin de la autoridad en la alta jerarqua
de la organizacin. En los pequeos negocios, la centralizacin es absoluta e indiscutible; en los grandes negocios, las
rdenes pasan por diferentes canales y
esto no permite centralizar la toma de decisiones.
9. Jerarqua o cadena escalar. Es la lnea
de autoridad que va del escaln ms alto
al ms bajo. Este camino est impuesto a
la vez por la necesidad de una transmisin
asegurada y por la unidad de mando. Es
un error prescindir de la va jerrquica sin
necesidad; pero lo es mucho mayor seguirla cuando debe resultar de ello un perjuicio para la empresa.
10. Orden. Un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar; lo mismo se utiliza
para la frmula de orden social: un lugar
para cada persona y cada persona en su
lugar. Es importante este principio, ya que
evitar prdidas de tiempo y materiales
siempre y cuando se haya planeado y
asegurado su lugar predeterminado; si
ste no se cumple, entonces el orden es
aparente.

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11. Equidad. La equidad no exige ni la

energa ni el rigor. Exige en la aplicacin
mucha sensatez, mucha experiencia y
mucha bondad. El deseo de equidad y el
deseo de igualdad son aspiraciones que
hay que tener en cuenta en el trato con el
personal. La equidad resulta de la combinacin de la benevolencia con la justicia.
12. Estabilidad del personal. La rotacin
tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organizacin. Cuanto ms
tiempo una persona permanezca en un
cargo, ms tendr la posibilidad de manifestar inters, accin e iniciativa y podr
explotar sus habilidades dentro de la organizacin. La excesiva rotacin de personal es una inversin cara que nunca se
recobra.
13. Iniciativa. Es la capacidad de visualizar un plan y de asegurar su xito, la libertad de proponer y la de ejecutar. La organizacin debe ser lo ms flexible y
permeable posible, as sus elementos podrn tener la conviccin de manifestarse.
14. Unin del personal o espritu de
equipo. Lo que permite que el equipo de
trabajo logre sus objetivos tanto individuales como laborales conjuntos. Reyes
Ponce (1974) sugiere que Es necesario
hacer uso de los controles para asegurar
un orden, pero no abusemos de ellos porque entonces lo nico que lograremos
ser una divisin de opiniones y, por
ende, fomentaremos la divisin del personal
Ejemplo de ello son los convenios comerciales, los sindicatos, las asociaciones de

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todas clases desempean un papel considerable en el manejo de los negocios y,

en consecuencia, en la cohesin de sus

elementos, ejercicios que evitan las frustraciones del trabajador y que aseguran la
creacin de un equipo con espritu.

Para finalizar se recomienda revisar los siguientes enlaces:

El proceso administrativo https://www.youtube.com/watch?v=L992p0_xOBc
La Empresa y el Proceso administrativo https://www.youtube.com/watch?v=VeS0yA6j3U
Habilidades gerenciales https://www.youtube.com/watch?v=TSdRupmbxnA

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Chiavenato, I. (2006). Introduccin a la teora general de la administracin. Mxico:

McGraw-Hill Interamericana.
Laudon, Kenneth C y Laudon, Jane P. (2011). Management Information Systems. Mxico:
Edit. Prentice Hall.
Koontz, H. Weihrich, H. (2003). Administracin. Una perspectiva global. Mxico: Mc. Graw.
Hill.
Reyes Ponce, A. (1992), Administracin moderna. Mxico: Limusa.
Rodrguez, V. J. (1998). Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas. Mxico:
Ecafsa.

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