ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

APRENDIZ
ADRIANA PATRICIA LOPEZ TELLEZ

INSTRUCTOR
JACQUELINE HERRERA LOZANO

SENA
2016

3.1 Actividades de Reflexin inicial

DATO: Representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica, etc) de un atributo

o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empricos, sucesos y entidades.
INFORMACIN: La informacin est constituida por un grupo de datos ya
supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto
fenmeno o ente. La informacin permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que
su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece informacin. Se entiende por
documento toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin
grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informticos.
El origen etimolgico de la palabra est en el trmino latino "docere", que significa
"ensear".
"todo escrito que sirve de prueba o informacin"
"todo elemento de conocimiento o fuente de informacin registrada, materialmente
susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba."
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios
para el aprendizaje
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique
la pregunta
planteada: En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados,
dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos,
apuntes rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha
asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su
supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

DOCUMENTOS
TEXTUALES :
nota,borradores,apuntes
rapidos

clasificacin de
los documentos

DOCUMENTOS NO
TEXTUALES:
cinta
magneticas,mapas,dib
ujos,planos,fotografia,c
uadros videos,disco
duros

graficos:
mapas ,dibujos,
planos ,cuadros y
fotografias
cinta:
videos,cinta
magnetica

otros soportes :
disco duro

Clasifique los documentos en textuales y no textuales segn su soporte ya

que segn la manera que podemos acceder a la informacin es de manera
distinta es decir unos los podemos leer y otros debemos observarlos
escucharlos
3.3 ejercicio interactivo

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

Aqu podemos ver y analizar que el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar
los datos en informacin til para la compaa o para la empresa, los datos por si solos no nos
dicen nada, , aqu podemos ver que los datos estn en desorden y no tienen un sentido alguno
son incoherentes, en el segundo paso podemos observar que los datos ya tienen cierto orden, se
puede decir que estn clasificado para poder tener un acceso ms rpido a ellos, y por ultimo
podemos observar la transformacin de eso datos ordenado en informacin que nos puede servir
para tomar decisiones para seguir con los objetivos ya establecidos y para tener la informacin
til en poco tiempo
Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la
importancia de cada una de ellas, en el proceso de la administracin documental. Correspondencia
comercial documentos contables documentos especiales documentos legales

La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos de la

empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y as como de
los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa.
Documentos contables: son registros fsicos que dan cuenta de los resultados en
este caso aquellos productos vendidos (facturas) registros de caja aquellos
documentos que poseen valores matemticos
Documentos especiales: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de
expresin (actas- escrituras)
Documentos legales: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor
determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho,
ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros
. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de
este contenido y explique el porqu de sus aportes.

La Gestin Documental se define como el conjunto de actividades

administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin.es all donde nace la importancia de un buen manejo
archivstico dentro de las empresas por que esta permite facilitar la
bsqueda y el acceso rpido a los documentos ya que si no se tienen
clasificados sera una tarea tediosa y que llevara demasiado tiempo lo cual
representa un aumento significativo de costos para las empresas ade3mas
de esto una buena gestin documental es de gran ayuda para la buena
toma de decisiones