MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SGSST

HELEN XIOMARA SEPLVEDA VALENCIA

ORLANDO ENRIQUE OLIVO FERNANDEZ.
LADY JOHANA REMOLINA RUEDA.

FUNDACIN UNIVERSITARIA MARA CANO

ESPECIALIZACIN GERENCIA DE LA SALUD OCUPACIONAL
COHORTE LI
AGOSTO DE 2016

MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SGSST

El sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo(SGSST), Consiste

en el desarrollo de un proceso lgico y por etapas, basado en la mejora continua, con
el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y salud en el trabajo. (Ministerio del trabajo, 2016)
Por consiguiente, el propsito de la implementacin del SGSST es la promocin
y generacin de ambientes de trabajo seguros y saludables, que contribuyan a mejorar
la calidad de vida de la poblacin trabajadora.
Para realizar su implementacin, hay que tener en cuenta que este se direcciona
desde el decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, el cual es el decreto nico
reglamentario del sector trabajo, adems que el empleador deber liderar este proceso,
con la ayuda de los trabajadores, por lo que es necesario que se establezcan roles y
responsabilidades dentro de la organizacin para el correcto desarrollo de la
implementacin dentro de la organizacin.
Por lo anterior dentro de documento del SGSST deben quedar definidos los
roles y responsabilidades de los involucrados en el SGSST y empleador debe tener
definidas las acciones para hacer seguimiento a su cumplimiento.
Dentro de las obligaciones del empleador tenemos:

Definir, firmar y divulgar la poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo

Asignacin y Comunicacin de Responsabilidades, dentro de la organizacin.
Rendicin de cuentas al interior de la empresa, por parte de las personas que
tuvieron asignaciones en lo concerniente al SGSST
Definicin de Recursos, que sean necesarios para le implementacin y
funcionamiento del SGSST
Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables
Gestin de los Peligros y Riesgos.
Diseo y desarrollo de un plan de Trabajo Anual en SST, que garantice el
cumplimiento de los objetivos establecidos en el sistema de gestin.
asegurar la adopcin de medidas eficaces que garanticen la participacin de
todos los trabajadores y sus representantes ante el Comit Paritario o Viga
de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecucin de la poltica y tambin
que estos ltimos funcionen y cuenten con el tiempo y dems recursos
necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.

Este mismo tendr la responsabilidad de que le sea informado al personal el

estado de la implementacin del SGSST, en todos los niveles de la
organizacin.
Tambin deber establecer un programa de capacitacin y entrenamiento
para el personal que labora en la organizacin, el cual se har extensivo a
todos los niveles de la organizacin, incluyendo a trabajadores dependientes,
contratistas, trabajadores cooperados y trabajadores en misin. Igualmente,
este procedimiento debe ser impartido por personal idneo y en conformidad
a la normatividad vigente.
Debe garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y
la salud en el trabajo, cuyo perfil deber ser acorde con lo establecido con la
normatividad vigente y los estndares mnimos que para tal efecto determine
el Ministerio del Trabajo
Deber garantizar la integracin del SGSST con otros sistemas que estn
establecidos dentro de la organizacin.
Otro aspecto a tener en cuenta, son las normas y leyes vigentes, las cuales
son la base de para la implementacin del SGSST, por lo cual es necesario
que se reconozcan las normas legales vigentes que intervengan en el
desarrollo de la implementacin del SGSST, tambin es un aspecto que
ayuda a la realizacin de la matriz legan.
Otro aspecto a tratar son las obligaciones de los trabadores los cuales
debern:
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacin Clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestin de
la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y
riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacin en seguridad y salud en el
trabajo definido en el plan de capacitacin del SGSST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestin
de la Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.

Las ARL tambin tienen obligaciones dentro de la implementacin del SGSST,

puesto que ellas debern capacitarn al Comit Paritario o Viga de Seguridad, y Salud
en el Trabajo COPASST o Viga en Seguridad y Salud en el Trabajo en los aspectos
relativos al SG-.SST y prestarn asesora y asistencia tcnica a sus empresas y
trabajadores afiliados, en la implementacin del SGSST.

Pasos para la implementacin del SGSST dentro de la organizacin.

Etapa de Planificacin
En esta etapa, obtendremos la informacin esencial, para la implementacin del
SGSST, lo que nos permitir definir, las prioridades, objetivos y
necesarias para su cumplimiento

las acciones

del SGSST, por medio de esta informacin,

estableceremos el plan de trabajo anual se SST, definiremos los indicadores para la

evaluacin del sistema y los recursos necesarios para su implementacin.
Esto nos permitir garantizar el cumplimiento de las normativas legales vigentes,
el fortalecimiento de los componentes del SGSST y el mejoramiento continuo del
sistema.
1. Evaluacin inicial del SGSST.
La evaluacin inicial deber realizarse una nica vez, por personal idneo de
acuerdo con la normatividad vigente, incluidos los estndares mnimos, con el fin de
identificar las prioridades en SST.
Esta evaluacin ser realizada promedio de un formato de evaluacin el cual
contemplar todos los aspectos de las diferentes etapas del siclo PHVA.
Esta evaluacin tambin ayuda en la implementacin del plan de trabajo anual
de SST o la actualizacin de un plan establecido previamente.
Para la evaluacin inicial se deber revisar los siguientes criterios:

Identificacin de la normatividad vigente en materia de riesgos laborales.

Verificacin de la identificacin de los peligros, evaluacin y valoracin de los
riesgos, la cual debe ser anual.
Identificacin de las amenazas y evaluacin de la vulnerabilidad de la
empresa; la cual debe ser anual.
Evaluacin de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar
los peligros, riesgos y amenazas; incluye los reportes de los trabajadores; la
cual debe ser anual.
Cumplimiento del programa de capacitacin anual establecido por la
empresa, incluyendo la induccin y reinduccin para los trabajadores
dependientes, cooperados, en misin y contratistas
Evaluacin de los puestos de trabajo en el marco de los programas de
vigilancia epidemiolgica de la salud de los trabajadores.

La descripcin sociodemogrfica de los trabajadores y la caracterizacin de

sus condiciones de salud; as como, la evaluacin y anlisis de las
estadsticas sobre la enfermedad y la accidentalidad.
Registro y seguimiento a los resultados de los indicadores definidos en el
SGSST de la empresa del ao inmediatamente anterior.

Tambin se realizar la evaluacin de las enfermedades y accidentalidad

ocurrida en los ltimos 2 aos, y ser tomada como referencia para la evaluar la mejora
continua del sistema.
La evaluacin inicial debe estar documentada y debe ser la base para la toma de
decisiones y la planificacin de la gestin de la seguridad y salud en el trabajo.
2. Identificacin de peligros, Evaluacin, Valoracin de los Riesgos y Gestin de
los mismos.
La identificacin de peligros, evaluacin y valoracin de los riesgos debe ser
desarrollada por el empleador con la participacin y compromiso de todos los niveles
de la empresa, esta debe ser documentada y actualizada anualmente, en caso de la
ocurrencia de un accidente laboral o cuando se realicen cambios en los procesos, las
maquinarias, la infraestructura o los equipos.
Para su realizacin, se debe definir una metodologa, que identifique, evalu,
valore y genere controles para los peligros y riesgos en la empresa, esta debe tener en
cuenta aspectos como:

Todos los procesos.

Actividades rutinarias y no rutinarias.
Actividades internas o externas.
Maquinaria y equipos de trabajo.
Todos los centros de trabajo.
Todos los trabajadores, independiente de su forma de contratacin o
vinculacin con la organizacin.
Medidas de prevencin y control (Jerarquizacin).

Existen diferentes metodologas para la realizacin de esta evaluacin, las ms

conocidas es la GTC 45, Gua para la identificacin de los peligros y la valoracin de,
los riesgos en seguridad y salud ocupacional, tambin est la evaluacin general del
riesgo, segn el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene del Trabajo, de Espaa, la
OiRA- Evaluacin Interactiva de Riesgos en Lnea, desarrollado por la EU-OSHA.

Tambien podemos encontrar otros como la evaluacin general del riesgo, segn el
INSHT y Fraternidad Muprespa Modificado por Portuondo y Col. de Cuba, entre otras.
La informacin que arroje esta evaluacin, deber ser recopilada en un
instrumento para la recopilacin de la informacin (Matriz de riesgo), con el fin de
identificar peligros y valorar los riesgos, una vez hecho esto, se proceder a identificar
las medidas de prevencin y control necesarias para el control de los mismos, teniendo
en cuenta la valoracin obtenida.
3. Poltica y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo
Polticas de seguridad y salud en el trabajo.
La poltica de SST busca evidenciar el compromiso de la alta direccin con sus
trabajadores en cuanto a la implementacin de SGSST, con el fin de crear una cultura
empresarial en la que se promuevan adecuadas condiciones de trabajo.
Dentro de los objetivos de la poltica de SST, podemos mencionar, la
identificacin de los peligros, evaluacin y valoracin de los riesgos, y establecimiento
de los respectivos controles; Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores,
mediante la mejora continua del SGSST y cumplir la normatividad nacional vigente
aplicable en materia de riesgos laborales.
Requisitos de la Poltica de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Establecer el compromiso de la empresa hacia la implementacin del SST

para la gestin de los riesgos laborales.
Ser especfica para la empresa y apropiada para la naturaleza de sus
peligros y el tamao de la organizacin.
Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el
representante legal de la empresa.
Debe ser difundida a todos los niveles de la organizacin, estar accesible a
todos los trabajadores y dems partes interesadas en el lugar de trabajo.
Ser revisada como mnimo una vez al ao y, de ser necesario, actualizada
con los cambios que surjan, tanto en materia de normatividad como por
requerimientos de la empresa.

Objetivos del SGSST

Los objetivos del SGSST, deben expresarse de conformidad con la poltica de
seguridad y salud en el trabajo establecida por la empresa, en el resultado de la
evaluacin inicial y en las auditoras que se realicen.
Estos objetivos deben tener en cuenta entre otros aspectos, los siguientes:

Ser claros, medibles, cuantificables y tener metas definidas para su

cumplimiento.
Ser adecuados para las caractersticas, el tamao y la actividad econmica
de la empresa.
Ser coherentes con el de plan de trabajo anual en seguridad y salud en el
trabajo, de acuerdo con las prioridades identificadas.
Ser compatibles con el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en
materia de riesgos laborales, incluidos los estndares mnimos del Sistema
de Garanta de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que le
apliquen.
Estar documentados y ser comunicados a todos los trabajadores.
Ser revisados y evaluados peridicamente, mnimo una (1) vez al ao y
actualizados de ser necesario

4. Plan de trabajo anual del SGSST

Se debe disear y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno
de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST, el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos
y cronograma de actividades, en concordancia con los estndares mnimos del Sistema
Obligatorio de Garanta de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.
El plan de trabajo anual en SST de la empresa, debe ser firmado por el
empleador y el responsable del SG-SST
En el Plan de trabajo anual del SG-SST de cada empresa se debe identificar
como mnimo lo siguiente:

Metas.
Responsabilidades.
Recursos (financieros, tcnicos y el personal necesario).
Cronograma de actividades

5. Programa de capacitacin, entrenamiento, induccin y reinduccin en SST.

Es una estrategia indispensable para alcanzar los objetivos de la salud
ocupacional, ya que habilita a los trabajadores para realizar elecciones acertadas en
pro de su salud, a los mandos medios para facilitar los procesos preventivos y a las
directivas para apoyar la ejecucin de los mismos. La programacin, por lo tanto, debe
cobijar todos los niveles de la empresa para asegurar que las actividades se realicen
coordinadamente.
En la formulacin del contenido del Programa de capacitacin, entrenamiento,
induccin y reinduccin en SST, se deben tener en cuenta los aspectos relacionados
con la prevencin y promocin de la seguridad y salud de los trabajadores y puede
incluir:

Identificacin de las necesidades de capacitacin y/o entrenamiento en el

SG-SST, por nivel y su actualizacin de acuerdo con las necesidades de la
empresa.
Temas mnimos por grupos de inters (brigada, viga o COPASST, alta
direccin, trabajadores).
Objetivo.
Alcance.
Contenido.
Registros del personal a capacitar.

El empleador debe proporcionar a todo trabajador que ingrese por primera vez a
la empresa, independiente de su forma de contratacin, vinculacin y de manera previa
al inicio de sus labores, una induccin en los aspectos generales y especficos de las
actividades a realizar, que incluya entre otros, la identificacin y el control de peligros y
riesgos en su trabajo y la prevencin de accidentes de trabajo y enfermedades
laborales.
As mismo se realizar reinduccin a todos los trabajadores, independiente de su
forma de contratacin y vinculacin
Etapa de Aplicacin

6. Gestin de los peligros

Por medio de la etapa anterior, la organizacin podr determinar si los controles
existentes son suficientes o necesitan mejorarse o si se requieren nuevos controles
dentro de la organizacin para garantizar la seguridad de la empresa y los trabajadores
Dentro de los criterios a tener en cuenta encontramos para la definicin de
medidas de control encontramos:

Adaptarse a los peligros y riesgos identificados por la organizacin.

Examinar y modificar, si es necesario, peridicamente.
Cumplir con la normatividad legal vigente en seguridad y salud en el trabajo y
riesgos laborales.
Beneficios en la reduccin de los riesgos.
Fiabilidad de las opciones disponibles.
Intervencin a la fuente real del riesgo.
Relacin con otras reas de la empresa y/u otras medidas de intervencin.
Impacto al cliente interno y la produccin en la implementacin de la medida.
Medida optada debe ser concreta y realizable.
Medida es temporal o permanente.
Medida debe ser de prioridad de acuerdo al peligro y riesgo identificado.

7. Evaluaciones medicas ocupacionales.

El empleador est obligado a realizar evaluaciones mdicas ocupacionales
especficas, de acuerdo a los peligros y riesgos a que est expuesto un trabajador, y
en conformidad al perfil del cargo; igualmente debe desarrollar acciones de vigilancia
de la salud de los trabajadores mediante evaluaciones mdicas de ingreso, peridicas,
retiro y los sistemas de

vigilancia epidemiolgica, con el propsito de identificar

precozmente efectos hacia la salud derivados de los ambientes de trabajo y evaluar la

eficacia de las medidas de prevencin y control.
Identificar si existen Sistemas de Vigilancia Epidemiolgica SVE, acordes al
ausentismo, morbilidad, peligros y riesgos propios de la organizacin; y si, para el
desarrollo de estos sistemas, se realizan evaluaciones a los puestos de trabajo
afectados por dichos factores y los contemplados en el SVE.
Tipos de evaluaciones medicas ocupacionales:

Evaluacin mdica pre-ocupacional o de pre-ingreso.

Evaluaciones mdicas ocupacionales peridicas (programadas o por

cambios de ocupacin).
Evaluacin mdica post-ocupacional o de egreso.

8. Prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias.

Todas las empresas deben implementar y mantener las disposiciones necesarias
en materia de prevencin, preparacin y respuesta ante emergencias, con cobertura a
todos los centros, turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma
de contratacin o vinculacin, incluidos contratistas y subcontratistas, as como
proveedores y visitantes.
se debe mantener actualizada la identificacin sistemtica de amenazas y el
anlisis de la vulnerabilidad de las mismas que puedan afectar a la empresa; tambin
deben contar con las medidas de proteccin acordes con las amenazas detectadas, las
cuales deben ser capaces de responder eficaz y efectivamente a una emergencia para
reducir la afectacin al entorno, ambiente, personas y a la propiedad.
Para que cada empresa pueda implementar su Plan de prevencin, preparacin
y respuesta ante emergencias, debe

considerar todas las amenazas,

Identificar los recursos disponibles, medidas de prevencin y control
existentes,
Analizar la vulnerabilidad de la empresa frente a las amenazas identificadas
y Formular el plan de emergencia.

Adems, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Valorar y evaluar los riesgos considerando el nmero de trabajadores

expuestos, los bienes y servicios de la empresa.
Disear e implementar los procedimientos para prevenir, controlar las
amenazas priorizadas o minimizar el impacto de las no prioritarias.
Asignar los recursos necesarios para disear e implementar los programas,
procedimientos o acciones necesarias, para prevenir y controlar las
amenazas prioritarias o minimizar el impacto de las no prioritarias.
Implementar las acciones factibles, para reducir la vulnerabilidad de la
empresa frente a estas amenazas que incluye entre otros, la definicin de
planos de instalaciones y rutas de evacuacin.
Informar, capacitar y entrenar incluyendo a todos los trabajadores, para que
estn en capacidad de actuar y proteger su salud e integridad, ante una
emergencia real o potencial.

Realizar simulacros como mnimo una (1) vez al ao con la participacin de

todos los trabajadores.
Conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias, acorde con
su nivel de riesgo y los recursos disponibles, que incluya la atencin de
primeros auxilios.
inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST, todos los
equipos relacionados con la prevencin y atencin de emergencias
incluyendo sistemas de alerta, sealizacin y alarma, con el fin de garantizar
su disponibilidad y buen funcionamiento
Desarrollar programas o planes de ayuda mutua ante amenazas de inters
comn, identificando los recursos para la prevencin, preparacin y
respuesta ante emergencias en el entorno de la empresa y articulndose con
los planes que para el mismo propsito puedan existir en la zona donde se
ubica la empresa.

9. Gestin del cambio

Los cambios dentro de la organizacin que involucren aspectos internos, como
la introduccin de nuevos procesos en los mtodos de trabajo y en instalaciones; y,
cambios en aspectos externos como en la legislacin y la evolucin del conocimiento
en seguridad y salud en el trabajo, requieren de una preparacin antes de su ejecucin,
con el fin de determinar el impacto que estos tendrn en la seguridad y salud de los
trabajadores. Para ello, se debe realizar la identificacin de peligros y la evaluacin de
riesgos que puedan derivarse de estos cambios, adoptando las medidas de prevencin
y control antes de su implementacin, contando con el apoyo del Comit Paritario o
Viga de Seguridad y Salud en el Trabajo. Antes de introducir los cambios internos, el
empleador debe informar y capacitar a los trabajadores relacionados con estas
modificaciones.
10. Adquisiciones: concepto, procedimiento
La adquisicin hace referencia a cualquier modalidad de contratacin, convenio,
concesin o provisin de bienes y/o servicios, inherentes stos, al cumplimiento de la
funcin de la organizacin.
Esta adquisicin o compra debe realizarse en el marco del cumplimiento de los
requisitos en materia de seguridad y salud en el trabajo, por tanto, el empleador debe
establecer y mantener un procedimiento que garantice la identificacin y evaluacin en
las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios,

en concordancia con las disposiciones adscritas al Sistema de Gestin de la Seguridad

y Salud en el Trabajo por parte de la empresa.
11. Contratacin: conceptos, criterios de seleccin y evaluacin de proveedores
La contratacin de proveedores exige al empleador el estricto cumplimiento de
las normas de seguridad y salud en el trabajo, en consonancia con los requerimientos
de la empresa; aplicando la evaluacin para la seleccin de stos, suministrando la
informacin y comunicacin pertinente a la gestin de seguridad, cumpliendo con la
obligacin de vincularlos al Sistema General de Riesgos Laborales, instruyendo acerca
de la posibilidad de accidentes y enfermedades laborales y garantizndoles el
cumplimiento dela normatividad vigente.
En el proceso de contratacin y ejecucin del contrato deben quedar
establecidas las medidas que el empleador debe adoptar para garantizar el
cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo de su empresa, as
como las responsabilidades por parte de los proveedores, trabajadores dependientes,
trabajadores cooperados, trabajadores en misin, contratistas y sus trabajadores o
subcontratistas.
Fase de verificacin
Por medio de una auditoria de cumplimiento se verificar el estado actual del
SGSST, Se entiende por auditoria de verificacin como, un proceso metdico para
obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva permiten determinar la
conformidad del SG SST de acuerdo a los requisitos.
Los resultados de la auditora deben proporcionar informacin objetiva de los
logros alcanzados, as como de las dificultades encontradas, de manera que cada
conclusin sea soportada en evidencias claras en materia de seguridad y salud en el
trabajo; las cuales orientarn soluciones enfocadas hacia el mejoramiento del sistema.

12. Revisin por la alta gerencia

La revisin de la alta direccin debe permitir revisar lo establecido en el Artculo
2.2.4.6.31 del Decreto 1072 de 2015, La revisin por la alta direccin debe estar
documentada y los resultados de la misma deben ser divulgados al COPASST o Viga

de Seguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestin de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST quienes debern definir e implementar las
acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiese lugar.
Etapa de mejora continua.
13. Acciones preventivas o correctivas
El empleador debe definir e implementar acciones correctivas o preventivas, esto
con el fin de gestionar las no conformidades reales o potenciales que puedan influir en
una desviacin del SG-SST.
Las acciones pueden ser derivadas, entre otras, de las siguientes actividades:

Resultados de las inspecciones y observacin de tareas.

Investigacin de incidentes y accidentes de trabajo.
Auditoras internas y externas
Sugerencias de los trabajadores.
Revisin por la Alta Direccin.
Cambios en procedimientos o mtodos de trabajo.

La organizacin debe asegurarse de documentar y soportar el plan de accin

definido en la accin correctiva o preventiva y verifica car si estas fueron efectivas

Bibliografa
Decreto nmero 1072 DE 2015, Por medio del cual se expide el Decreto nico
Reglamentario del Sector Trabajo, dada en Bogot, DC, a 26 de mayo de 2015.
Web:
Sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo (sg-sst) Gua t cnic a de
implementacin del SGSST para mipymes, 2016, recuperado de:
http://www.mintrabajo.gov.co/component/docman/doc_download/6418-guiatecnica-de-implementacion-del-sg-sst-para-mipymes.html.