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LA IMPORTANCIA
DEL ARCHIVO
EN UNA EMPRESA

no de los activos ms importantes de

una empresa son los Archivos, stos
representan su memoria, guardan la
historia y los hechos del pasados que
serviran para corroborar situaciones
que se hayan realizado dentro de la
organizacion.

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a palabra archivo proviene del latn Archivium,

lugar en l que se guardan
de forma ordenada documentos. Dentro de una
empresa
podemos
decir que archivar es
resguardar de forma ordenada
documentacin til, la cual se
va a realizar de un modo
lgico y eficaz, con el fin de
que nos permita posteriormente la fcil localizacin de
cualquier documento de la
forma ms rpida, cuando as
se requiera.

Las funciones que provee el archivo es

recibir, clasificar, conservar, custodiar y
facilitar documentos, el material de archivo
ms comn lo constituyen: carpetas,
archivadores tipo Z, guas, electrnicos, etc.

a Ley obliga a conservar la

documentacin en periodos
establecidos, con plazos mnimos de conservacin, durante
los cuales puede ser requerida su presentacin, estos
documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados, proporcionando informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la
entidad, el archivo ser eficaz
cuando se encuentra rpidamente
lo que se busca.

tra funcin del archivo es la de ser

un centro activo de informacin
que
permite
relacionar
los
nuevos documentos con los ya
archivados, adems sirve como
medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones
del pasado, tambin sirve como
elemento probatorio cuando el organismo o
entidad pretende demostrar la realizacin de
un acto o la forma de hacerlo.

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ctualmente las empresas manejan archivos

electrnicos, a travs
de los cuales se
almacena de forma
permanente
la
informacin en el disco duro, el
proceso consiste en la recepcin, codificacin, elaboracin
de base de datos, almacenamiento, administracin y
transporte de los archivos
fsicos.
La importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy
importante, estos se tienen que
ubicar en un lugar donde no
exista ningn peligro en el
entorno, el fuego, el agua, los
almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el
terrorismo, tiene que ser rentable y con poco costo
energtico, valorado para toda
su vida planificada (mnima de
20 aos) y preferentemente
con espacio para ampliaciones, que no dependa excesivamente de equipamientos y
maquinaria de alta tecnologa
para mantener un entorno
estable y donde los equipos
funcionen siempre correctamente.

Los archivos se pueden clasificar de la

siguiente forma:

Archivos Activos

Semiactivo

Son documentos del

ao en curso o que
se encuentren en
proceso de consulta
o solucin.

Contienen documentos con ms

de un ao de
resguardo, que se
pueden llegar a
consultar pero de
una
forma
espordica.

Inactivos o muerto
Recoge los documentos que conservan
valor histrico Estos se
resguardan por su
importancia ya que
pueden ser empleados
en lo administrativo de
una empresa.

Fuentes de consulta:
Artculo: Gestin Documental, enlace: http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf
Artculo: La Importancia de la Gestin Documental en la Empresa, enlace: http://pepeytono.com.mx/novedades/2012/10/la_importancia_de_la_gestion_documental_en_la_empresa
Artculo: Importancia de la gestin documental, enlace: http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental

Lic. Viridiana Rodrguez Mendoza

Coordinadora Administrativa

Oficinas Corporativas: Av. Cuauhtmoc no. 1217 Col. Sta. Cruz Atoyac, Del. Benito Jurez, Mxico, D.F., C.P. 03310 Tel. 4170 0380