Mdulo 7: Gestin del tiempo en el entorno digital

Mdulo 7: Gestin del Tiempo en el Entorno Digital

7.1. La importancia de la Gestin del Tiempo en un entorno
digital ................................................................................. 2
7.2. Importante Vs Urgente ................................................ 6
7.3. Planificando con Google Calendar .............................. 9
7.4. Pautas para combatir las interrupciones ................... 12

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7.5. Recursos de inters .................................................. 16

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7.1. La importancia de la Gestin del Tiempo en un entorno digital

Resulta complicado dar una definicin que abarque la polisemia del

trmino tiempo. La Real Academia Espaola lo define como una magnitud
fsica que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un
pasado, un presente y un futuro. En esa secuencia, el tiempo tambin sirve
para determinar la medida y duracin de las cosas. Pero, desde el punto de
vista de la gestin del tiempo, debemos diferenciar entre dos dimensiones:

1) Dimensin interna: El tiempo como algo que percibimos, y de esa

percepcin emerge actuaciones para gestionarlo. El plano interno es
donde nosotros podemos actuar, donde podemos aplicar herramientas,
instrumentos,

pautas

etc.

que

nos

permitan

optimizar

nuestra

disponibilidad y uso del tiempo. Nosotros podemos establecer qu

porcentaje de horas del da dedicamos a cada cosa, qu instrumento o
tcnica aplicamos para gestionar mejor nuestro tiempo etc.

2) Dimensin externa: en este caso, el tiempo viene marcado por otras

personas. Desde un plan ms general e inmutable, como es la
estructuracin del tiempo en das, semanas, meses etc., hasta otro que
abarca horarios, calendarios, plazos de entrega. Normalmente en este
plano poco o nada podemos hacer.

Por tanto, este mdulo se va a centrar en la dimensin interna del tiempo,

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es decir, en aquello que est dentro de nuestra rea de actuacin.

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Por qu es importante gestionar adecuadamente el tiempo en la era

digital?
Internet ha transformado profundamente nuestros modos de trabajo.
Cada vez tenemos acceso a ms informacin, recursos etc., y
trabajamos con ms posibilidades, hay ms herramientas etc.. Es muy
importante
Las fuentes de distraccin son cada vez ms elevadas. Las
posibilidades se amplifican, pero tambin las que nos hacen perder el
tiempo. La web es un mar de contenidos en el que somos proclives a
caer en distracciones y donde aparecen ladrones del tiempo.
La mayora de las veces no nos paramos a pensar en cmo lo digital
nos roba el tiempo. Simplemente actuamos por inercia. Es necesaria
una reflexin y una identificacin consciente de aquellas cosas que nos
roban nuestro tiempo, de las interrupciones que sufrimos, as como el
desarrollo de estrategias para optimizar nuestro tiempo.

Por ello, al igual que vimos en el mdulo del Plan Estratgico, se puede
decir que todo empieza en el autoconocimiento. La secuencia que se va a
seguir abarca los siguientes pasos:
1) Qu hacemos: Identificar nuestros hbitos en el entorno digital: para
poner remedio y/o mejorar, primero debemos saber qu es lo que
hacemos. Por ello, hay que tener en cuenta las pginas que visitamos,
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las herramientas que utilizamos, para qu lo hacemos y el tiempo que

dedicamos a cada cosa.

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2) Cmo lo hacemos: Analizar nuestros hbitos en el entorno digital. El

paso que sigue a la identificacin es el anlisis, en el que tenemos que
tener en cuenta las cosas que hacemos bien, aquellas que nos
funcionan, y aquellas que necesitamos corregir.

3) Para qu actuaremos: Las actividades que realicemos para mejorar

nuestra gestin del tiempo han de tener un propsito. Ahorrar tiempo,
establecer planes de mejora, corregir disfunciones etc.

4) Cmo actuaremos: que es lo que vamos a hacer a partir de ahora.

Tenemos de establecer cules son las tcnicas, herramientas, procesos
etc. a aplicar.
5) Cundo actuaremos: Si estamos decididos a aplicar una mejora, los
primeros pasos son fundamentales. No hay que pretender emprender
grandes obras, sino contemplar objetivos realistas y medibles, as como
asignarles un horizonte temporal. Las primeras horas desde que nos
decidimos a cambiar alguno de nuestros hbitos o a adquirir otros
nuevos son clave. El compromiso con nuestro plan de accin es de vital
importancia para que funcione.

Debemos actuar sobre aquello que est en nuestra mano. Y para ello
hemos de identificar, analizar, marcarnos objetivos y proponernos un

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calendario.

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7.2. Importante Vs Urgente

En gestin del tiempo, sea cual sea el mbito en el que nos movamos,
es muy importante que las tareas que tenemos que hacer se basen en
prioridades, no en orden de entrada u otros factores. Cualquier tipo de proyecto
o plan que llevemos a cabo va a desagregarse en un nmero muy amplio de
tareas, desde aquellas que son ms triviales hasta algunas de importancia
capital para el proyecto. Por eso, es esencial que, cuando nos ponemos a
planificar, lo hagamos en funcin de aquello que es realmente importante.

Para cualquier tipo de tarea que queramos planificar, hay que tener en
cuenta dos factores fundamentales:
Importancia: Aquellas tareas cuya realizacin nos proporcionar
resultados satisfactorios, que nos ayudarn a cumplir nuestros objetivos.
Urgencia: Tareas que requieren una realizacin inmediata, ser

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atendidas en el menor lapso de tiempo posible

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El primer paso es listar las tareas que hemos de realizar y asignarles

una importancia y una urgencia:

Tarea

Importancia

Urgencia

Tarea 1

Alta Media - Baja

Alta Media - Baja

Tarea 2

Alta Media - Baja

Alta Media - Baja

Tarea 3

Alta Media - Baja

Alta Media - Baja

Tarea N

Alta Media - Baja

Alta Media - Baja

En funcin de cmo las hayamos categorizado, las colocamos en el

siguiente cuadrante:

URGENTE

NO URGENTE

HAZLO YA!

PLANIFCALO!

IMPORTANTE

CUADRANTE I

CUADRANTE II

NO

DELGALO!

A LA BASURA!

IMPORTANTE

(SI PUEDES)

CUADRANTE IV
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CUADRANTE III

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A continuacin se muestran las caractersticas de las tareas incluidas en

cada cuadrante:

IMPORTANTE

NO
IMPORTANTE

URGENTE

NO URGENTE

CUADRANTE I
Gestin del tiempo basada
en crisis, problemas,
imprevistos, deadlines etc.

CUADRANTE II
Analizar nuevas
oportunidades, generar
ideas creativas,
planificacin, networking
etc.

CUADRANTE III
Notificadores de emails,
redes sociales y blogs
(profesional), interrupciones
en general etc.

CUADRANTE IV
Redes Sociales (aspecto
ldico), navegacin
inconsciente, emails y
mensajes sin importancia,
vdeos (ldico) etc.

Para planificar tareas, se enuncian las siguientes recomendaciones:

Efecta una planificacin con base semanal. Establece una lista de
tareas que has de hacer esa semana para cumplir con tu plan o proyecto
Establece la importancia y la urgencia de cada tarea
Colcalas en el cuadrante
Acta en consecuencia
Reflexiona al finalizar la semana sobre las tareas, naturaleza y

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cumplimiento

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7.3. Planificando con Google Calendar

Google Calendar es una poderosa herramienta gratuita que tiene

grandes aplicaciones, tanto para la gestin de un calendario propio
(planificacin de tareas, eventos etc.) como para realizar calendarios
compartidos con otros miembros de nuestro equipo. En este punto nos
centraremos en la dimensin interna de la gestin del tiempo, es decir, en la
planificacin de tareas propias.

Para poder acceder a Google Calendar, debemos crear una cuenta

Google y acceder a travs de la web: https://www.google.com/calendar

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La vista inicial es la siguiente:

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1 Aqu crearemos el evento/lista de tareas.

2 Podemos cambiar la vista por lapsos temporales. Se recomienda una
planificacin semanal, aunque cada persona puede

adaptarlo a sus

necesidades.
3 Aqu crearemos nuestros calendarios. Podemos tener varios: por ejemplo,
uno que se llame trabajo, otro personal etc.
4 Aqu elegimos la semana que se desplegar en la vista de calendario
(punto siguiente)
5 Aqu aparecern listadas las tareas que vayamos aadiendo.
Cada vez que queramos aadir una tarea/evento, pulsamos en Crear (1) y se
abre la siguiente ventana:

1 Aqu aadiremos el nombre de la tarea, por ejemplo disear la

2 Asignamos una fecha/duracin. Pueden durar desde das enteros a solo

unos minutos.

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presentacin.

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3 Sealamos el lugar (si la tarea se va a desarrollar en un espacio fsico).

4 Aqu podemos aadir ms informacin sobre el evento/tarea. En qu
consistir etc.
5 Aadimos un color al evento/tarea. Este aspecto es muy importante para
poder diferenciar entre distintos tipos de tarea. Por ejemplo: rojo para las
reuniones, azul para las tareas en casa etc.
6 Podemos aadir uno o varios recordatorios en forma de correo electrnico
o ventana emergente, y determinar cundo queremos que aparezca. Por
ejemplo, un correo electrnico cuando quede 1 da para tener completada esa
tarea.

1 Ubicacin de la tarea/evento en el calendario

2 Aqu podemos imprimir y actualizar nuestro calendario.

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Cada vez que aadimos una nueva tarea/evento, obtenemos la siguiente vista:

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7.4. Pautas para combatir las interrupciones

Sea cual sea la naturaleza de nuestro proyecto, el encuadre de todo o

parte del mismo en el mbito digital genera, inevitablemente, la aparicin de
mltiples fuentes de distraccin e interrupciones. Funcionan como importantes
frenos a nuestra productividad y a nuestra eficacia en el entorno digital,
afectando de manera negativa a nuestro proyecto o plan de accin. Es
necesario combatir las interrupciones y distracciones, ya que:

1) Afectan a nuestra productividad: nuestro ritmo de trabajo se empeora,

nos hacen perder la concentracin, nos hacemos ms torpes y ms
lentos y nos separan de nuestros objetivos.
2) Nos van desgastando poco a poco: no solo tienen incidencia sobre
nuestro trabajo, sino que tambin hacen mella en nuestra motivacin,
nuestra creatividad, nos ponen de mal humor y son una fuente de estrs
y ansiedad.

Por

ello,

hemos

de

desarrollar

estrategias

para

combatir

las

interrupciones. Estas son causadas por los ladrones del tiempo, aquellos
elementos que nos roban tanto tiempo en sentido estricto como eficacia y
productividad.

La secuencia para combatir las interrupciones es la siguiente:

1 - El primer paso es identificar cules son nuestros ladrones del tiempo en el

mvil y los programas de mensajera, pginas de ocio etc.

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mbito digital. Los ms comunes suelen ser el email, las redes sociales, el

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2 - En segundo lugar, hemos de determinar qu interrupciones son las que

emanan de esos ladrones y establecer: 1) El impacto que tienen sobre nuestro
proyecto, productividad personal etc. Alto, Medio, o Bajo; y 2) La frecuencia con
la que suceden. Muy a menudo, A Menudo o Pocas Veces.

Interrupcin

Frecuencia

Impacto

Muy a menudo A

Alto-Medio-Bajo

menudo Pocas veces

Interrupcin 1
Interrupcin 2
Interrupcin 3
Interrupcin 4
Interrupcin 5

3 - En funcin de su impacto y frecuencia, las colocaremos en la siguiente

matriz y actuaremos en consecuencia:

Tiene un impacto

Me interrumpen

Me interrumpen a

Me interrumpen

muy a menudo

menudo

pocas veces

Actuar ya!

Actuar ya!

Planificar

alto

actuacin
Actuar ya!

medio
Tiene un impacto

Planificar

bajo

actuacin

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Planificar

Planificar

actuacin

actuacin

Analizar

Analizar
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Tiene un impacto

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Debemos actuar fundamentalmente en las que son categorizadas como

Actuar ya. Esas debemos acometerlas de inmediato. Las que categorizamos
como Planificar Actuacin han de ir directas a nuestra agenda, y debemos
poner un plazo para actuar sobre ellas. Por ltimo, las que categorizamos como
Analizar pasan a un espacio en cuarentena, iremos viendo su evolucin
aunque de momento no requieren actuacin.

Por ltimo, se van a comentar algunas claves y recomendaciones

importantes que surgen de la gestin del tiempo en el mbito digital y que se
vinculan directamente con lo anteriormente visto:
1 - Desactivar todos las notificaciones y marcar unas horas del da
especficas para revisar el email, redes sociales etc. Las notificaciones son
una fuente muy importante de interrupcin, porque no solo cortan con lo que
estamos haciendo, sino que muchas veces hacen que desviemos nuestra
atencin y esfuerzos hacia otras tareas. Por ejemplo, podemos estar
trabajando en nuestro proyecto o plan y recibir una notificacin de un programa
de mensajera en el mvil, o del email. Automticamente eso nos puede llevar
a contestar ese mensaje o email. O a visitar el timeline de una red social etc.
2 - Recordar el propsito cada vez que entramos en una web, red social etc.
Evitar la navegacin inconsciente. Conviene incluso escribirlo en un post-it y
dejarlo a la vista. Para qu visitamos, por ejemplo, Facebook mientras
trabajamos? Si vemos el timeline podemos pinchar en un enlace que ha
compartido un amigo. De ah vamos a una web donde vemos otro enlace que
nos lleva a otra y cuando nos damos cuenta han pasado horas y estamos en
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sitios webs que no nos aportan nada.

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3 - Cuando estemos haciendo algo importante, dejar el mvil en silencio, quitar

la conectividad de datos o el WiFi etc. Los programas de mensajera tipo
Whatsapp, Line etc. tienen grandes beneficios, pero tambin son una de las
principales fuentes de interrupciones.

4 - Abrir solo las pestaas del navegador que sean estrictamente necesarias.
No cabe duda de que el sistema de pestaas nos da muchas posibilidades,
pero tambin nos distrae de nuestros objetivos y es fuente de navegacin
inconsciente.

5 - Utilizar para nuestro proyecto nicamente aquellas redes sociales que

sean indispensables. A ms redes, ms interrupciones. Tendemos a

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registrarnos en multitud de ellas sin un propsito claro, solo porque estn ah.

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7.5. Recursos de inters

-

Acosta, J.M. (2012). Gestin eficaz del tiempo y control del estrs. ESIC.

Ayuda de Google Calendar:

https://support.google.com/calendar/#topic=3417969

Ballenato, G. (2013). Gestin del tiempo: En busca de la eficacia. Ed.

Pirmide.
Covey, S. (2011). Los 7 Hbitos de la Gente Altamente Efectiva. Paids

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Ahora que has visto los diferentes videos de cada leccin y has ledo el
material no te lo guardes para ti!. Accede a la Comunidad Competencias
Digitales de +Actvate:

https://plus.google.com/u/0/communities/111865744656887712542

Cuntanos brevemente en qu consideras que puede ser til este

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mdulo en tu productividad personal.

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