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principales tcnicas y herramientas utilizadas por los hackers, explicadas en un lenguaje didctico
y sencillo. En sus pginas aprenderemos todo sobre las amenazas
ms frecuentes y sobre como
defendernos ante los ataques.
Captulo 1
Bienvenidos
a Access 2007
Bienvenidos
a Access 2007
En este primer captulo, brindaremos la informacin necesaria para adentrarnos en el mundo de
Access 2007. Aprenderemos a iniciar el programa
y a relacionarnos con la interfaz, adems de crear,
guardar y abrir bases de datos. Conoceremos los
beneficios del programa y nos centraremos en la
identificacin de cada elemento que compone el
entorno de Access, con el fin de facilitar la realizacin de las tareas posteriores.
Para lograr su correcta y dinmica organizacin, disponemos de una de las herramientas ms potentes
para su manejo: Access 2007. Este programa permite
gestionar datos mediante bases de datos (estructura
donde se guarda la informacin de manera organizada), de forma gil y completa.
Una base de datos se define como una coleccin
de datos organizados sistemticamente en formato
de tablas (Figura 2). stas nos permiten generar
nueva informacin a partir de dichos datos y a travs
de diversos procesos, haciendo uso de campos
(columnas) y registros (filas).
Una base de datos puede contener infinitas tablas,
sin embargo, es conveniente que definamos
FIGURA 1. Organizar la informacin es un proceso que determina la estructura de una base de datos.
12
Conocer el progra m a
Disponer de informacin
relevante, en forma
rpida y sencilla,
es imprescindible para
tomar decisiones acertadas
previamente su estructura, para no generar datos
duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar
lpiz y papel, y realizar un breve esquema de las
actividades que deseamos registrar, teniendo
en cuenta la forma de distribucin de la informacin
en tablas. Debido a que stas son los elementos ms
Conocer
el programa
Microsoft Access 2007 funciona bajo el sistema
operativo Windows y viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de manera que debemos
tener este sistema instalado en nuestro equipo.
FIGURA 2.
Las tablas disponen
los datos en campos
y registros. Los campos
son las columnas
y los registros las filas.
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Para iniciar el programa, podemos desplegar las opciones del men Inicio o tambin utilizar el icono
identificativo del programa situado en el Escritorio
de Windows (Figura 3).
A continuacin, nos encontramos con la pantalla
de bienvenida, que nos permite elegir la forma de
empezar a trabajar: desde una plantilla o con la
LA INTERFAZ
La interfaz de Access posee elementos para manipular
la ventana del programa, independientemente del
contenido de sus bases de datos. La versin 2007 incorpora un diseo de entorno dinmico para la realizacin de todas las tareas (Gua visual 1 y Figura 5).
FIGURA 4.
Cada categora representa
diferentes plantillas.
Una vez que conozcamos
cmo crear bases
de datos, veremos
cmo trabajar con ellas.
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Conocer el progra m a
GUA VISUAL /1
Panel de Exploracin
2
5
6
Botn de Office:
Minimizar:
Maximizar/Restaurar:
maximizada, el botn se llama Restaurar y permite llevar la ventana al ltimo tamao establecido.
6
Cerrar: permite salir del programa. Por lo tanto, para volver a l debemos ingresar nuevamente, ya sea a travs del acceso directo o del men inicio.
Cinta de Opciones:
FIGURA 5.
A la derecha del men,
se muestra la lista
de archivos abiertos
recientemente.
Bastar con hacer clic
sobre el deseado
para que ste se abra.
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Botn de Office
El Botn de Office se diferencia del resto debido a que se encuentra en la esquina superior
izquierda de la ventana e incluye el logo oficial de
Microsoft Office. Al hacer clic sobre este botn,
se despliega la lista de funciones bsicas para
el trabajo con archivos de bases de datos, que
detallamos a continuacin.
FIGURA 6.
El comando Guardar como
permite guardar tanto
objetos como la base
de datos completa.
PLANTILLAS PROFESIONALES
La versin 2007 del paquete Microsoft Office incluye galeras de plantillas con caractersticas
profesionales, que le permiten al usuario lograr excelentes resultados con mayor facilidad.
Es posible obtener bases de datos tiles y dinmicas para el registro de actividades.
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Conocer el progra m a
El Botn de Office
se diferencia del resto
debido a que se encuentra
en la esquina superior
izquierda de la ventana
Posee diferentes opciones que permiten hacer la
base de datos actual compatible con versiones
anteriores de Microsoft Access.
Imprimir: mediante sus opciones, posibilita
imprimir rpidamente los elementos existentes en
la base de datos, realizar configuraciones previas
a la impresin y visualizar los elementos de la
manera en que sern impresos.
Administrar: las opciones de este comando
permiten, entre otras cosas, realizar una copia de
seguridad de la base de datos. Esto evitar la
prdida accidental de los datos almacenados.
Correo electrnico: abre un cuadro donde
debemos elegir el formato a travs del cual se
enviarn los datos por correo electrnico. Luego,
se abrir el programa para gestionar el correo que
tengamos instalado y configurado en nuestra PC.
Cerrar bases de datos: cierra la base de datos
actual sin cerrar el programa.
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FIGURA 7.
Luego de elegir
la combinacin deseada,
debemos pulsar el botn
Aceptar, y el entorno
del programa se adaptar
a la combinacin elegida.
COMANDOS BSICOS
Es importante que practiquemos el uso de los comandos bsicos luego de adquirir conocimientos iniciales sobre la creacin de tablas o manipulacin de datos. Si bien no es obligatorio, nos ayudar en el proceso de aprendizaje.
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Conocer el progra m a
FIGURA 8.
A travs del botn
Personalizar barra
de acceso rpido,
podemos activar/
desactivar los botones
que deseamos que
se muestren/oculten
en la barra.
FIGURA 9.
Al ingresar en la opcin
Ms Comandos, podemos
seleccionar el comando
deseado y pulsar el botn
Agregar para que
se muestre en la barra
de acceso rpido.
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Cinta de opciones
Otra de las grandes innovaciones de la versin 2007
es la Cinta de opciones, ya que agrupa los comandos por medio de diferentes fichas, para lograr una
mayor dinmica en la utilizacin del programa.
De forma predeterminada, se muestran las cuatro
fichas: Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Sin embargo, dependiendo de la tarea que estemos realizando, pueden
aparecer ms. La agrupacin de comandos est
basada en el orden lgico de las tareas por realizar.
Las principales funciones de las fichas son:
Inicio: posee todos los comandos que permiten
trabajar con el formato de los datos, por ejemplo,
fuente, tamao y color, entre otras.
Crear: contiene opciones para crear todos los
objetos disponibles en una base de datos (tablas,
consultas, formularios, informes, etctera).
FIGURA 10. Cada ficha muestra los comandos agrupados en apartados. La ficha Crear posee
los apartados: tablas, formularios, informes, y otros.
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Conocer el progra m a
Barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior
de la ventana y nos muestra informacin acerca de
la base de datos en la cual estamos trabajando.
Cuando no se encuentra ningn objeto abierto, solo muestra la palabra Preparado. Su contenido vara
dependiendo de la tarea que realizamos, por ejemplo,
cuando ingresamos datos en una tabla, indica la vista
en la cual estamos trabajando (Figura 11).
RECOPILACIN DE DATOS
Microsoft Access 2007 permite crear o actualizar la informacin de una base de datos, con
datos recopilados de correos electrnicos. Cuando la informacin llega, se dirige automticamente al elemento de la base de datos que corresponda y evita, as, el proceso manual.
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PASO A PASO /1
Crear bases de datos en blanco
Haga clic sobre la opcin Base de datos en blanco situada en la pantalla de bienvenida.
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opcin Nombre de archivo.
No pueden existir dos bases de datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta.
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Conocer el progra m a
Pulse el botn que se encuentra junto al nombre asignado, para elegir la ubicacin
de la base de datos, ya sea en el disco duro de la PC o en algn medio de almacenamiento
transportable como, por ejemplo, un pendrive.
Para finalizar, haga un clic sobre el botn Crear, ubicado debajo del nombre asignado.
23
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Conocer el progra m a
PASO A PASO /2
Crear bases de datos con plantillas
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opcin Nombre de archivo.
Access completar, en forma automtica, este espacio con un nombre predeterminado,
el cual puede cambiar libremente.
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Pulse el botn situado junto al nombre asignado, para elegir la ubicacin de la base de datos.
Para terminar, haga un clic sobre el botn Descargar, ubicado al lado del botn Cancelar.
26
Conocer el progra m a
FIGURA 13.
Para abrir una base de
datos, debemos
seleccionar la carpeta
que la contiene, hacer clic
sobre el archivo deseado
y pulsar el botn Abrir.
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FIGURA 14.
Podemos elegir la vista
Detalles para visualizar
el tamao del archivo,
as como tambin la fecha
de la ltima
modificacin realizada.
28
Conocer el progra m a
FIGURA 15.
Cuando el puntero
del mouse adopta la forma
de mano, significa que
estamos sobre un vnculo.
Al pulsar sobre un vnculo,
se mostrar su destino.
RESUMEN
Para comenzar a trabajar en Access 2007, es importante conocer las ventajas que posee el
diseo de su interfaz y los comandos bsicos. Este primer captulo brinda los conocimientos
necesarios para introducirse en el mundo de las bases de datos de Access 2007.
29
Multiple choice
1
o exportacin de datos?
a- Inicio
b- Crear
c- Datos externos
b- Proyectos
c- Tareas
d- Facultad
a- Inicio
c- Administrar
b- Crear
d- Publicar
c- Datos externos
d- Herramientas de base de datos
b- Proyectos
a- Guardar
b- Mostrar debajo de la cinta de opciones
c- Tareas
c- Administrar
d- Facultad
d- Publicar
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Captulo 2
Comenzar a trabajar
con Access
Comenzar a trabajar
con Access
Una de las tareas fundamentales en la creacin de bases de datos es la incorporacin de tablas. Debido a
ello, en este captulo, aprenderemos a crearlas, a elegir los tipos de datos adecuados y a guardarlas correctamente. Adems, aprenderemos a ingresar registros,
a trabajar con el Panel de Exploracin y la Hoja de
datos, as como tambin a sustituir y buscar datos.
A medida que avancemos en nuestro curso,
profundizaremos en cada uno de los objetos que
conforman una base de datos. En principio,
comenzaremos con las tablas.
Las tablas
CREAR TABLAS
Para crear tablas, debemos ingresar a la ficha Crear
de la cinta de opciones y utilizar los botones del
apartado Tablas. En este grupo, encontramos la
opcin Diseo de tabla, hacemos clic all y el
programa nos llevar a la vista Diseo. Este tipo
de vista permite modificar la estructura de una tabla, es decir, definir los campos que contendr y
el formato de los datos (Figura1).
Las opciones principales de la vista diseo son:
32
Las tablas
Las tablas
son los elementos
ms importantes
de una base de datos
de opciones y hacer clic sobre el tipo de dato
deseado. En el prximo subtema, explicaremos
cada uno de ellos con mayor detalle.
Descripcin : este espacio permite escribir
comentarios opcionales sobre cada campo.
TIPOS DE DATO
Cada registro que introducimos en una tabla tiene un
formato determinado: texto, nmero, fecha, hora, etctera. Access permite definir el tipo de dato que se
emplear en cada campo, a travs de la lista Tipos de
dato, que se despliega de cada campo de esta columna. Sus opciones son las que vemos a continuacin:
Texto: permite registrar hasta 255 caracteres alfanumricos, es decir que es posible ingresar texto y
nmeros que no sean utilizados para un clculo.
FIGURA 1.
Observe que, en la parte
central de la ventana,
se muestra una pestaa
denominada Tabla 1,
nombre predeterminado
que le da Access.
Al guardar la tabla,
lo podremos modificar.
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GUARDAR TABLAS
Luego de finalizar el diseo de una tabla, debemos
guardarla. Para ello, pulsamos el botn Guardar
de la barra de acceso rpido y se mostrar un
cuadro de dilogo (Figura 2).
Despus de escribir el nombre deseado para la tabla
y de pulsar el botn Aceptar, la tabla creada se
mostrar en el Panel de Exploracin, y esto indicar que se encuentra guardada. Luego de guardarla, el nombre asignado se presentar en la pestaa
correspondiente. Si deseamos cerrarla, podemos
hacerlo a travs del botn Cerrar de la pestaa.
PANEL DE EXPLORACIN
Este panel sustituye lo que se denominaba ventana de Base de datos, en versiones anteriores a la de 2007, y nos permite realizar las mismas acciones ms rpidamente.
Tambin se agrega la posibilidad de crear grupos personalizados.
34
Las tablas
PANEL
DE EXPLORACIN
Una de las innovaciones en la versin 2007 es la
presentacin del Panel de Exploracin dentro del
entorno del programa. Este panel brinda la posibilidad
de realizar operaciones complejas de forma rpida y
dinmica, ya que permite acceder fcilmente a cada
elemento de la base de datos de manera simultnea
y llevar a cabo operaciones tales como copiar objetos,
moverlos, eliminarlos, entre otras. Cada elemento
que incorporemos en la base de datos se mostrar en este panel situado sobre la izquierda de la
ventana (Gua Visual 1).
ELIMINACIN DE OBJETOS
Cuando eliminamos algn objeto de la base de datos (tablas, consultas, informes, etctera)
pueden surgir problemas con su funcionalidad. Para evitar estos inconvenientes, confirmemos que el elemento por borrar no est relacionado con otro elemento.
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GUA VISUAL /1
Panel de Exploracin
1
4
1
2
3
36
Las tablas
Es posible copiar
cualquier objeto
de una base de datos
En este caso, copiaremos una tabla. Para ello, debemos seleccionar el objeto deseado en el Panel de
Exploracin y pulsar el botn Copiar, de la ficha
Inicio, o presionar la combinacin de teclas
CONTROL+C. Luego, tenemos que hacer clic sobre el
botn Pegar, de la ficha Inicio. Se mostrar un
cuadro de dilogo con las siguientes indicaciones:
FIGURA 3. A medida que ingresamos el
nombre del elemento que estamos
buscando, se muestran los elementos cuyo
nombre coincide con el escrito.
COPIAR OBJETOS
A travs del Panel de Exploracin, Access 2007
nos brinda la opcin de copiar objetos. Es posible
copiar cualquier objeto de una base de datos. Esta
accin permite tanto duplicar nicamente la estructura de los elementos, como tambin la estructura
acompaada de sus datos almacenados.
FIGURA 4.
Las copias se ubican
en el mismo grupo
que el elemento original.
En este ejemplo, hemos
duplicado una tabla,
por ello se ha situado
automticamente
en el apartado Tablas.
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Ahora, debemos escribir el nuevo nombre que deseamos asignarle al objeto y pulsar la tecla ENTER para
confirmarlo. Recordamos que sta operacin es permitida siempre y cuando no se le otorgue a un elemento un nombre existente dentro del mismo grupo.
ELIMINAR OBJETOS
MODIFICAR EL NOMBRE
DE LOS OBJETOS
Recordemos que, cuando aprendimos el procedimiento para guardar tablas, debamos asignarle
un nombre. Esto sucede con todos los elementos
que se crean en una base de datos.
Sin embargo, podemos modificar el nombre de todos los elementos teniendo en cuenta que no pueden existir dos del mismo tipo con nombre idntico. Es decir que, por ejemplo, no puede haber dos
tablas con el mismo nombre, pero esto s es posible en el caso de una tabla y un formulario.
Para cambiar el nombre de un elemento situado
en el Panel de Exploracin, debemos hacer clic
con el botn derecho del mouse y elegir la opcin
Cambiar nombre (Figura 5).
38
Hoja de datos
Hoja de datos
Hasta el momento, hemos visto cmo crear la
estructura de una tabla, indicando los campos y
tipos de datos posibles, pero an nos hace falta
ingresar la informacin. Luego de crear dicha estructura, la tabla est lista para que le podamos
insertar los registros a travs de la vista Hoja
de datos. Aunque la inclusin de informacin tambin puede realizarse a travs de formularios, profundizaremos en este procedimiento ms adelante.
El objetivo
de las tablas es
almacenar informacin
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FIGURA 7.
Al pie de la grilla,
se muestra una fila vaca,
encabezada
por un asterisco ("*"),
en la cual siempre
ingresaremos
los nuevos registros.
Si deseamos ajustar el ancho de las columnas manualmente, podemos hacer clic sostenido desde la
lnea divisoria derecha del nombre de la columna hasta la posicin deseada, ya sea para aumentar o para
disminuir el ancho. Los campos que se muestran en la
hoja de datos son los que indicamos en la vista diseo de tabla. De manera que si deseamos cambiar,
agregar o quitar campos, debemos ingresar a la
vista Diseo con el botn Ver, de la ficha Inicio.
Para modificar un campo, hacemos doble clic sobre
su nombre, pulsamos Suprimir y escribimos el
BSQUEDA DE REGISTROS
La funcin de bsqueda que posee Access permite ubicar rpidamente los registros
deseados. Esta funcin es importantsima cuando la base de datos posee muchos registros y la ubicacin manual se hace tediosa. Lo mismo sucede con la funcin Reemplazar.
40
Hoja de datos
FIGURA 8.
Al pulsar sobre la parte
superior del botn Ver,
ingresamos directamente
en la Vista Diseo.
41
PASO A PASO /1
Crear listas predeterminadas
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para bsquedas.
Active la opcin Escribir los valores que desee y pulse el botn Siguiente.
42
Hoja de datos
Escriba los valores que desee mostrar en la lista y pulse Siguiente para continuar.
43
CREAR LISTAS
CON DATOS EXISTENTES
Otra posibilidad que ofrece Access es la creacin
de listas con datos existentes en otra tabla. Para
ello, siga el Paso a paso 2. Al desplegar la lista del
campo, se mostrarn los valores almacenados en la
tabla elegida, desde la vista Hoja de datos.
ORGANIZAR DATOS
Organizar datos significa indicar un orden (ascendente o descendente) mediante el cual se visualizar la
informacin ingresada en las tablas. Para ordenar los
datos, debemos situar el cursor en una celda del campo deseado, ingresar en la ficha Inicio y pulsar el
BUSCAR Y
REEMPLAZAR DATOS
Para buscar datos dentro de una base de datos,
debemos utilizar el apartado Buscar, de la ficha
Inicio. Veremos los detalles en la Gua Visual 2.
FIGURA 9.
En este ejemplo,
el orden es descendente
sobre la base
del campo Apellidos.
Si elegimos ordenar
otro campo, los datos
se reorganizarn.
44
Hoja de datos
PASO A PASO /2
Crear listas con datos existentes
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para bsquedas
correspondiente al campo que contendr la lista.
45
Active la opcin Ambas para visualizar todas las tablas y consultas que contiene la base de datos.
Seleccione el elemento que posee los datos que desea mostrar en la lista y pulse Siguiente.
Indique el/los campos que contienen los datos (utilice el botn sealado en la imagen)
que formarn la lista y pulse Siguiente.
46
Hoja de datos
Seleccione el orden que desee para los datos (ascendente o descendente) eligiendo
un campo. Este paso es opcional, si no desea establecer un orden, contine con el asistente.
Para ello, pulse el botn Siguiente.
Ajuste el ancho de la/s columnas de la lista con un clic sostenido sobre la lnea divisoria
derecha del nombre de la columna y pulse Siguiente.
47
48
Hoja de datos
GUA VISUAL /2
Apartado Buscar
2
1
3
4
Buscar:
Reemplazar : posibilita
Ir a:
Seleccionar:
49
FIGURA 10.
La bsqueda de datos
es muy til cuando
la cantidad de registros
resulta muy extensa,
ya que permite hacerlo
automticamente.
50
Hoja de datos
PASO A PASO /3
Reemplazar datos
51
52
Hoja de datos
RESUMEN
A lo largo del captulo, hemos aprendido a crear uno de los elementos ms importantes de
una base de datos: las Tablas. Cada una contiene diversos registros organizados en columnas, las cuales permiten establecer el tipo de dato que se registrar.
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Multiple choice
1
c- Descripcin.
a- Memo.
b- Objeto OLE.
d- Nmero de filas.
Qu opcin es conveniente
cuando los datos por introducir en cada registro
a- Memo.
a- Memo.
b- Objeto OLE.
b- Objeto OLE.
d- S/No.
d- S/No.
a- Memo.
b- Objeto OLE.
a- Men de categoras.
b- Ancho del panel.
c- Grupos.
d- S/No.
d- Elementos.
54
Captulo 3
Tipos de dato y
sus propiedades
Tipos de dato
y sus propiedades
Luego de crear tablas, es importante aprender a modificar sus propiedades, ya que cada una de ellas establece un aspecto diferente de los datos por introducir. Aunque cada tipo de dato posee sus propiedades
especficas, existen muchas que se repiten prcticamente en todos los tipos. Mediante el manejo
de las propiedades, disminuiremos el tamao de la
base de datos, los validaremos, crearemos mensajes de error para evitar aquellos que no cumplan
con los criterios deseados, y mucho ms.
Propiedades
particulares
El trabajo con las propiedades particulares de los
campos es fundamental para la correcta organizacin y funcionalidad de la base de datos. Cada campo
debe tener un tipo de dato establecido y valores coherentes entre sus propiedades, por lo tanto, hay que
tener en cuenta que dichos valores dependen tanto
del registro como del tipo de dato que se introduzca
56
El trabajo
con las propiedades
particulares de los campos
es fundamental para
la correcta organizacin
y funcionalidad
de la base de datos
FORMATO:
APARIENCIA DE LOS DATOS
Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que
permite establecer la apariencia de los datos que sern introducidos en el campo seleccionado, al ubicarnos en la vista Hoja de datos (Figura 2).
FIGURA 1.
Es importante que cada
campo tenga establecidos
los valores adecuados,
dependiendo de los datos
que se registrarn.
57
FIGURA 2.
Debemos desplegar
la lista y elegir el formato
que deseemos asignarle
al campo seleccionado.
58
VALOR
EJEMPLOS
Fecha general
Fecha larga
1/12/09 16:02:21
martes 1 de diciembre de 2009
Fecha mediana
1-dic-09
Fecha corta
1/12/09
Hora larga
13:27:58
VALIDAR DATOS
Hora mediana
1:27 PM
Hora corta
19:27
VALORES PREDETERMINADOS
Otra de las posibilidades que ofrece Access es indicar que, de forma predeterminada, se muestre
un cierto valor en cada celda de un campo. Esto
lo hacemos a travs de la propiedad Valores
predeterminados, que nos permite indicar el texto
que se ver en cada una de las celdas del campo actual, a travs de la vista Hoja de datos.
Es posible modificar el valor predeterminado para
asignar uno nuevo; para eso, debemos borrar el
predeterminado y escribir el nuevo.
FIGURA 3.
Debemos desplegar
la lista y elegir el formato
que deseemos asignarle al
campo seleccionado.
59
MENSAJE
DE VALIDACIN
Hemos visto que, cuando ingresamos un dato (en la
vista Hoja de datos) que no es admitido por
la regla de validacin, Access muestra un mensaje de
error que le indica al usuario que el dato introducido
no es correcto. Sin embargo, dicho mensaje puede no
ser comprendido por el usuario, haciendo que ste
desconozca el motivo por el cual el dato introducido
no est bien. Debido a que es muy importante que el
usuario identifique claramente cul es el error, Access
permite personalizar el mensaje para explicar adecuadamente al usuario el por qu del valor no vlido.
FIGURA 4.
Frente al mensaje
de error, debemos pulsar
el botn Aceptar
y modificar el valor
para que se ajuste
a la expresin establecida
en la propiedad
Regla de validacin.
GENERADOR DE EXPRESIONES
Utilizaremos el Generador de expresiones para crear campos calculados que, partiendo de
una expresin, realicen un clculo. Para calcular sueldos con base en las horas trabajadas y
el precio de la hora, emplearemos la expresin: [Horas trabajadas]*[Precio de la hora].
60
GUA VISUAL /1
Generador de expresiones
5
4
6
1
2
operadores seleccionados.
6
61
Por ejemplo, si la regla de validacin admite solamente valores superiores a 200, el mensaje debe
contener esta informacin para que el usuario comprenda explcitamente por qu el valor que introdujo
no es adecuado. Para configurar un mensaje de validacin personalizado, sigamos el Paso a paso 1.
Cuando el usuario ingrese un dato no admitido por
la regla de validacin, aparecer el mensaje de error
con el texto especificado en la propiedad Texto de
validacin. Por lo tanto, aconsejamos redactar
mensajes explcitos para ayudar al usuario a ingresar valores admitidos por la regla de validacin
establecida (Figura 5).
DATOS OBLIGATORIOS
Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos
que el usuario escriba datos de forma obligatoria
en un campo determinado. Es decir, que no pueda
continuar con el resto de los registros sin completar
Si bien es una forma de obligar al usuario a que introduzca al menos un carcter, es posible que escriba un espacio en blanco y, de esta forma, tampoco
tendremos informacin. Para evitar este problema,
contamos con la propiedad Permitir longitud
cero, que tambin posee los valores S y No.
62
PASO A PASO /1
Personalizar mensaje de validacin
Haga clic sobre la propiedad Texto de validacin, escriba el texto que desee mostrar
en el mensaje de error y guarde los cambios en la tabla.
63
CREAR FORMATOS
PREDETERMINADOS
Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de
caracteres y el orden en el que sern aceptados los
datos en un campo, a travs de la creacin de
formatos predeterminados. stos establecern
cuntos caracteres se admitirn, si sern nmeros o
letras, maysculas o minsculas, si tendrn o no
una separacin, etctera. Para ello, utilizaremos la
propiedad Mscara de entrada.
La creacin de una mscara de entrada es muy til
cuando los valores por introducir deben coincidir forzosamente con un formato predeterminado, por
ejemplo, el cdigo de un producto. La creacin de
una mscara contiene una sintaxis que debe coincidir exactamente con la cantidad de caracteres que
se admiten en el campo.
Access ofrece
la posibilidad de indicar
el tipo de caracteres
y el orden en el que sern
aceptados los datos
en un campo
Por ejemplo, si el cdigo de un producto debe formarse por una letra, dos nmeros y otra letra,
la mscara debe contener cuatro caracteres. En la
Tabla 2, se muestra el significado de cada carcter admitido en una mscara.
Por ejemplo, para indicar una letra, dos nmeros y
otra letra, obligatoriamente la mscara debe ser:
L00L. Para separarlos, podemos utilizar la mscara: L/00/L. Cuando el usuario ingrese datos en un
campo que posea una mscara de entrada, se
mostrarn subrayados los lugares disponibles junto a los caracteres literales (Figura 6).
CARCTER
0
9
&
<
>
El carcter que siga a este smbolo ser literal, es decir, se mostrar directamente
en la mscara, cuando el usuario est ingresando un valor para el campo.
.,:;- /
NUMERAR REGISTROS
AUTOMTICAMENTE
Una forma de evitar la duplicacin de datos y registrar
informacin que siga una secuencia numrica de incremento gradual es con la numeracin automtica de
registros, a travs del tipo de dato Autonumrico.
Este tipo de dato permite numerar registros automticamente, siguiendo una secuencia incremental de
65
INSERTAR IMGENES
Debido a la gran capacidad de Access, es posible registrar todo tipo de datos, incluso imgenes. Para
ello, debemos utilizar el tipo de dato Objeto OLE,
que podemos observar en el Paso a paso 2.
EVITAR DUPLICACIONES
DE DATOS
Recordemos que es posible ordenar los registros de
una tabla de modo ascendente o descendente,
segn los valores de un campo. Esta operacin es
efectuada por Access instantneamente, cuando la
cantidad de registros es pequea.
GUA VISUAL /2
Calendario
1
2
Mediante estas flechas nos trasladamos hacia los meses del ao.
Indica la letra inicial de cada da de la semana.
Botn Hoy: se inserta en el registro actual la fecha que tenga configurada la PC.
67
PASO A PASO /2
Insertar imgenes
68
Vnculos
en los datos
A travs de los vnculos, logramos conexiones entre los registros y un archivo existente, pgina web
o correo electrnico. Cada celda es independiente,
por lo cual es posible crear diferentes vnculos
dentro de una misma tabla.
CREAR HIPERVNCULOS
Por medio del tipo de datos Hipervnculos, podemos insertar vnculos dirigidos a direcciones de
pginas web (URL), a un elemento de la base
de datos o hacia otro tipo de archivos existentes.
En la vista Hoja de datos tenemos dos opciones:
la primera es tipear la URL de la pgina deseada,
por ejemplo, www.redusers.com. La segunda es
introducir una cadena de caracteres en la celda y
luego asignarle el vnculo deseado.
FIGURA 7.
Cuando el valor sea
duplicado, debemos
hacer clic sobre el botn
Aceptar y modificar
el valor duplicado
para poder continuar.
69
REGISTRAR FECHAS
EN LA VERSIN 2007
Una de las ventajas que ofrece la
nueva versin de Access es que ofrece la posibilidad de asignar un calendario interactivo para el registro de
fechas. Este beneficio evita que el
usuario escriba una fecha determinada y nos permite, as, tener mayor
control de la informacin.
MODIFICAR EL NOMBRE
DE LOS CAMPOS
Dentro de la ficha Hoja de datos, apartado Campos y columnas, encontramos
el botn Cambiar nombre, que permite
modificar el nombre del campo donde
se encuentre el cursor actualmente.
70
Cuando ingresamos la URL, automticamente se genera el vnculo, por lo tanto, al hacer clic sobre ste,
se abrir el navegador predeterminado para mostrar
la pgina. En cambio, cuando introducimos una cadena de caracteres con un formato distinto del de
las URL, debemos indicar el destino del vnculo, es
decir, la direccin hacia dnde deseamos trasladarnos al hacer clic. Para modificar hipervnculos, debemos seguir las instrucciones del Paso a paso 3.
Cuando el destino es una pgina web, podemos
tipear la URL en la opcin Direccin. Cuando
el destino es un archivo existente, debemos indicar
la carpeta que lo contiene en la opcin Buscar en
y luego seleccionarlo de la lista. Despus de elegir
el destino deseado, pulsamos el botn Aceptar.
ELIMINAR VNCULOS
Si bien la creacin de vnculos es muy utilizada,
es posible que tambin necesitemos eliminarlos.
Para ello, debemos ingresar en la vista Hoja de
datos y hacer clic sobre aquel que deseemos
eliminar, con el botn secundario del mouse. Finalmente, seleccionamos la opcin Hipervnculo y,
luego, Quitar hipervnculo.
PASO A PASO /3
Modificar hipervnculos
RESUMEN
En este captulo, aprendimos que todos los tipos de datos almacenan distintos tipos de registro en los campos de una tabla. Cada uno dispone de varias propiedades que posibilitan acotar los valores permitidos en cada campo, logrando una base de datos funcional y gil.
71
Multiple choice
1
un smbolo monetario?
a- Nmero general.
b- Estndar.
a- Nmero general.
b- Estndar.
c- Fijo.
c- Fijo.
d- Moneda.
d- Moneda.
a- Nmero general.
a- Fecha general.
b- Estndar.
b- Fecha larga.
c- Fijo.
c- Fecha mediana.
d- Moneda.
d- Fecha corta.
a- Nmero general.
a- Fecha general.
b- Estndar.
b- Fecha larga.
c- Fijo.
c- Fecha mediana.
d- Moneda.
d- Fecha corta.
72
Captulo 4
Manejo
de datos
4.Manejo de datos
Manejo de datos
En este captulo, nos centraremos en la organizacin y el filtrado de los datos almacenados en una
base de datos. La aplicacin de estos procesos
permite ordenar, con base en uno o ms campos,
los registros de las tablas.
Adems, para elegir qu datos visualizar rpidamente,
utilizaremos los filtros y aprenderemos a crear criterios complejos que permitan acotar los resultados,
de manera que se puedan visualizar solamente los
datos que cumplan con dichos criterios. Para finalizar, aprenderemos a recopilar datos va e-mail.
Ordenar registros
Para ordenar datos en forma ascendente o descendente con base en un campo, debemos usar los botones Orden Ascendente y Orden Descendente,
de la ficha Inicio. Sin embargo, existe la posibilidad de que el orden que deseamos aplicar no sea
estrictamente alfabtico o numrico, por ejemplo,
ordenar los datos segn los das de la semana, los
meses del ao, etctera. A continuacin, veremos
otras maneras de organizar la informacin.
ORDEN PERSONALIZADO
Existen infinidad de funciones en Access 2007, que
obtienen diferentes resultados, y cada una de ellas
posee una sintaxis que debe respetarse. Por ejemplo,
Access 2007 permite ordenar datos de forma personalizada desde la vista Hoja de datos con la funcin SiInm, que posibilita obtener un resultado con
base en una combinacin de acciones. Su objetivo es
ordenar datos con base en condiciones y su sintaxis es:
SiInm(expresin; valor_verdadero; valor_falso).
Ms adelante (en el prximo Paso a paso), veremos cmo aplicar esta funcin, pero, primero, debemos entender las partes y condiciones de su expresin.
Expresin: aqu debemos indicar la condicin que
deben cumplir los datos, por ejemplo, edad>18,
mes=febrero, sueldo<=1200, etctera.
Valor_verdadero : resultado que se obtiene si
74
O rd e n a r re g i s t ros
Existe la posibilidad
de que el orden
que deseamos aplicar
no sea estrictamente
alfabtico o numrico
la expresin es verdadera, por ejemplo, si la
edad es mayor a 18, el valor verdadero podr
ser Mayor de edad .
Valor_falso: resultado que se obtiene si la expresin no es verdadera, por ejemplo, si la edad es
menor a 18, el valor falso sera Menor de edad.
Cuando creamos la expresin de la funcin, debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:
El nombre de un campo debe estar encerrado entre
corchetes, por ejemplo, [Da de la semana].
Si se incluye texto, ste debe estar entre
comillas, por ejemplo, Lunes.
Si se incluyen valores numricos, deben estar
escritos sin comillas.
Entre el nombre, el campo y el valor debe existir un
operando, por ejemplo, [Da de la semana]=
Lunes, [Edad]<=18, [Mes]=Febrero.
REORGANIZAR
COLUMNAS
La vista Hoja de datos permite modificar el orden de las columnas sin cambiar el de los campos en
la Vista Diseo. Esta opcin brinda la posibilidad
de ordenar los campos para ingresar o visualizar registros. Para modificar su ubicacin, debemos ingresar
en la vista Hoja de datos y seleccionar el campo
que deseamos mover. Luego, tenemos que trasladarlo
hacia la nueva posicin con un clic sostenido desde
la posicin actual hasta la deseada (Figura1).
FUNCIONES
La cantidad de funciones incorporadas en Access 2007, es muy extensa; para conocerlas en
mayor profundidad podemos ingresar en la Ayuda del programa y seleccionar el tema Funciones, de la categora Automatizacin y Programabilidad.
75
4.Manejo de datos
PASO A PASO /1
Orden personalizado de registros
Ingrese en la vista Hoja de datos de la tabla, haga clic sobre el botn Avanzadas
de la ficha Inicio y seleccione la opcin Filtro avanzado/Ordenar.
76
O rd e n a r re g i s t ros
Haga clic sobre el botn Alternar filtro, de la ficha Inicio, y observe los resultados.
El botn se desactivar automticamente.
77
4.Manejo de datos
Filtros
Una muy buena forma de clasificar los datos es filtrarlos. Mediante la aplicacin de filtros, logramos
clasificar datos con uno o varios criterios (segn lo
que especifiquemos). De esta forma, visualizaremos
nicamente los datos que cumplan con los criterios
especificados, y esto nos permitir disponer fcil y
rpidamente de la informacin que necesitamos.
FIGURA 1. Al mover una columna, sta
se representa con una lnea vertical de color
negro, que indica la nueva posicin del campo.
FILTRAR REGISTROS
Para llevar a cabo una adecuada clasificacin de la
informacin en la creacin de los diferentes tipos de
filtros, utilizaremos las opciones del apartado Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio (Gua Visual 1).
La versin 2007 de Access reconoce tres tipos de
filtros que explicamos a continuacin:
Comunes: son los que se generan automticamente al activar/desactivar las casillas correspondientes o al indicar un criterio para el filtro.
Mediante la aplicacin
de filtros, logramos
clasificar datos
con uno o varios criterios
EXPRESIONES
Las expresiones permiten obtener datos con base en clculos. Esta necesidad surge de la
posibilidad de que, en la informacin ingresada en la base, no se encuentren los datos, sino
que se deban calcular, ya sea mediante operaciones o comparacin.
78
Filtros
GUA VISUAL /1
Filtrar registros
2
1
Filtro:
Seleccin: permite
muestra el cuadro de filtros donde debemos activar/desactivar los valores por visualizar.
Avanzadas:
ELIMINAR FILTROS
Para quitar los filtros completamente, debemos pulsar el botn Alternar filtros. Tambin
es posible realizar la misma accin a travs del botn Filtrado, situado en la parte inferior
de la ventana. El resultado es el mismo, cada usuario utilizar el que ms le guste.
79
4.Manejo de datos
FIGURA 2.
Se mostrar la opcin
Filtros de texto
o Filtros de nmeros,
dependiendo de los
valores que posea
la columna donde
se encuentra el cursor.
FIGURA 3.
El listado de opciones
se adapta al valor
seleccionado, es decir
que lo considera
como el criterio
de filtrado.
SELECCIN DE REGISTROS:
CRITERIOS
Los Criterios son las expresiones que determinan
una condicin para la seleccin de registros. Dependiendo de la posicin del cursor, variarn las opciones de filtrado (Figura 4). Veamos los criterios posibles para los campos de tipo texto:
80
Filtros
FIGURA 4.
La lista Filtros
de texto muestra
APLICACIN DE CRITERIOS
Debemos tener en cuenta que los criterios ofrecen una gran diversidad de resultados.
Lo importante es comprender que, para lograr su correcto funcionamiento, stos
deben ser aplicados en el campo adecuado.
81
4.Manejo de datos
Por
Hasta el momento, hemos visto cmo actan los filtros y cul es su funcin. En esta instancia del libro,
desarrollaremos en profundidad cmo trabajar con
ellos, as como tambin las posibles variantes que
pueden conjugarse para generar distintos resultados. Recordemos que, para operar con filtros, podemos utilizar las opciones de Ordenar y filtrar, de
la ficha Inicio. Para seleccionar el tipo de filtro
FIGURA 5.
Observemos que
se ha modificado
el nombre de la pestaa:
est indicando
que aplicamos un filtro.
82
Filtros
FIGURA 6.
Los campos que poseen
un filtro se identifican
con el icono situado
sobre el extremo superior
derecho del nombre
del campo.
AVANZADAS
Dentro del apartado Ordenar y filtrar encontramos el botn Avanzadas, que permite trabajar
detalladamente con los filtros personalizados y emplear herramientas especficas de filtro (Figura 7).
Las opciones del botn Avanzadas para los filtros
personalizados son las siguientes:
Filtro por formulario: permite pasar del
filtro personalizado al filtro por formulario.
4.Manejo de datos
Recopilar datos
va e-mail
Microsoft Access 2007 permite almacenar datos en
las tablas existentes de la base de datos con informacin almacenada en mensajes de correo electrnico (e-mail). En esta seccin, aprenderemos a recopilar y a administrar la informacin gracias a la conexin con Microsoft Outlook 2007.
Antes de comenzar
el proceso de recopilacin,
debemos corroborar
que en la PC se encuentra
instalado y configurado
el programa
Microsoft Outlook 2007
84
los datos de forma automtica. Por ejemplo, al recibir un mensaje de correo electrnico, nuestra PC
ya sabr si debe o no almacenar su contenido en las
tablas de la base de datos.
Con respecto a Microsoft Outlook 2007, cabe
destacar que no haremos un anlisis profundo del
programa, sino que nos limitaremos a explicar lo
necesario para que el usuario pueda desempear
adecuadamente la tarea de recopilacin de datos.
CONFIGURAR MICROSOFT
OUTLOOK 2007
Antes de comenzar el proceso de recopilacin, debemos corroborar que en la PC se encuentra instalado
y configurado el programa Microsoft Outlook 2007.
En este apartado, vamos a aprender a configurar
una cuenta de correo para poder enviar y recibir
formularios que permiten recopilar informacin a
travs de e-mails. Recordemos que el objetivo de nuestro libro es conocer las diversas opciones que brinda
Microsoft Access, por lo tanto, nicamente desarrollaremos lo necesario sobre Microsoft Outlook 2007.
Nos basaremos en que el usuario ya posee una
cuenta de correo electrnico y que, por lo tanto,
solo le resta configurarla en Outlook 2007 para
CREAR LA TABLA
DE DESTINO
Antes de empezar el proceso de recopilacin de
datos, debemos crear la tabla de destino, es decir,
la tabla en la cual se almacenarn los datos que
se incluyan en los e-mails.
Sus campos deben contener toda la informacin
que los usuarios completarn en el mensaje de
correo electrnico que les enviemos, por lo tanto,
es importante que no existan campos que el
usuario no complete, ni que falten campos para
almacenar la informacin.
La recopilacin de datos suele utilizarse para encuestas, pedidos, y toda aquella informacin que
se pueda organizar en un formulario. Debemos tener en cuenta que no se pueden emplear campos
que posean tipos de datos Autonumrico ,
Datos adjuntos, Multivalor y OLE (Captulo 3)
ya que no se pueden recopilar mediante mensajes
de correo electrnico (Figura 8).
FUNCIONES Y EXPRESIONES
Las funciones pueden estar incluidas dentro de las expresiones. Para profundizar sobre las
diversidades que ofrecen las expresiones, recomendamos ingresar en la Ayuda del programa
y seleccionar el tema Gua de la sintaxis de expresiones, de la categora Expresiones.
85
4.Manejo de datos
PASO A PASO /2
Configurar una cuenta
Ingrese al programa Microsoft Outlook a travs del men Inicio (o puede tener el icono
del programa en el Escritorio de Windows) y se mostrar el primer paso del asistente que lo guiar
en el proceso de configuracin de una cuenta de correo. Pulse Siguiente para continuar.
Active la opcin S para configurar una cuenta de correo y luego haga clic sobre
el botn Siguiente para continuar.
86
Active la opcin Correo electrnico de Internet y luego haga clic sobre el botn Siguiente.
87
4.Manejo de datos
Escriba la informacin que solicita el asistente. Considere que si su cuenta de correo es de tipo
webmail (es decir, una cuenta que necesite una interfaz web para su acceso, como por ejemplo,
Hotmail, Yahoo, Gmail) debe configurar un tipo de cuenta HTTP, mientras que si la cuenta
es de clientes locales (por ejemplo, una empresa) debe elegir el tipo de cuenta POP3.
88
FIGURA 8.
En este ejemplo,
se ha creado la tabla
Encuesta para recopilar
informacin, por lo tanto,
es nuestra tabla
de destino.
ENVIAR EL FORMULARIO
Luego de verificar que disponemos de una cuenta
configurada en Microsoft Outlook 2007 y de una tabla
de destino, estamos listos para enviar el formulario
HTML, mediante el cual el usuario completar la
informacin necesaria que se almacenar en la tabla
de destino. Para enviar el formulario, siga las instrucciones del Paso a paso 3.
Luego de finalizar los pasos anteriormente mencionados, se abrir, de forma automtica, el mensaje de
correo electrnico en Microsoft Outlook con el contenido del formulario. Finalmente, debemos completar la informacin bsica de un correo electrnico, la
cual detallamos a continuacin.
89
4.Manejo de datos
PASO A PASO /3
Enviar un formulario HTML
Observe el primer paso del asistente, que muestra todos los pasos que debe seguir para finalizar
el proceso. Para continuar, haga clic sobre el botn Siguiente.
90
no podrn ver el mensaje. Haga clic sobre el botn Siguiente para continuar.
stos se incluirn en el mensaje de correo electrnico. Para continuar, pulse el botn Siguiente.
91
4.Manejo de datos
92
En la opcin Asunto, ingrese el texto que se mostrar como ttulo del mensaje.
En Introduccin, escriba el texto que desea mostrar dentro. Para continuar, pulse Siguiente.
Haga clic sobre el botn Crear para que se realice el formulario HTML que enviaremos.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear filtros personalizados y a ordenar datos sobre la
base de criterios propios, sin necesidad de que el orden sea alfabtico. Adems, hemos
aprendido a recopilar datos a travs de los mensajes de correo electrnico.
93
4.Manejo de datos
Multiple choice
1
a- Filtro.
b- Seleccin.
c- Filtro avanzado/ordenar.
c- Avanzadas.
d- Borrar cuadrcula.
d- Borrar todo.
c- Filtro avanzado/ordenar.
d- Borrar cuadrcula.
b- Seleccin.
c- Avanzadas.
d- Borrar todo.
c- Avanzadas.
c- Asunto
d- Borrar todo.
94
Captulo 5
Relaciones
entre tablas
Relaciones
entre tablas
Microsoft Access 2007 es una de las herramientas
ms potentes para el manejo de informacin ya que,
sin necesidad de procedimientos complejos, brinda
la posibilidad de relacionar datos de manera gil y
efectiva, para obtener de ellos la informacin deseada en el momento en que la requerimos.
Clave principal
Para crear relaciones entre tablas, debemos indicar un campo especial en cada una de ellas, que
se denomina clave principal.
A lo largo de este captulo, veremos qu significa
este concepto y cules son sus utilidades como herramienta para nuestra base de datos.
CLAVE PRINCIPAL
Si bien es posible convertir un campo clave luego de introducir datos, sugerimos hacerlo
antes, para que no existan posibles errores con los datos introducidos. Por ejemplo, si un
campo clave contiene registros duplicados, no se podr convertir en campo clave.
96
Clave principal
FIGURA 1.
Los campos clave
externos son campos
clave de otras tablas
que se utilizan como dato
complementario.
CREACIN
DE CLAVES PRINCIPALES
Para indicarle a Access que un campo ser la
clave principal de la tabla, debemos seguir
las indicaciones del Paso a paso 1. Luego de realizar los pasos anteriores, automticamente Access
mostrar un pequeo icono en forma de llave junto
al campo, que indicar que es la clave principal de
la tabla. De esta forma, podremos identificarlo en
la vista Diseo (Figura 2).
FIGURA 2.
Las claves principales
siempre se identifican con
el icono en forma de llave,
inclusive en versiones
anteriores a la 2007.
97
PASO A PASO /1
Crear clave principal
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y seleccione el campo que desea convertir en campo clave.
Haga clic sobre el botn Clave principal, de la ficha Diseo, o elija la opcin Clave
principal
98
Relacionar datos
De esta manera, ya no se mostrar el icono en forma de llave, y esto nos indicar que en la tabla no
existen claves principales.
Relacionar datos
Las herramientas para relacionar tablas nos permiten acceder rpidamente a la informacin almacenada, sin necesidad de abrir cada una de las tablas
que contienen los datos. Por lo tanto, el proceso de
relacin se define como: vinculacin entre dos tablas
a travs de un campo en comn. En el apartado
siguiente, veremos cmo crear especficamente
la relacin entre tablas.
TIPOS DE RELACIONES
Si bien es cierto que cada tabla almacena informacin
independiente, esto no quiere decir que las relaciones
entre sus datos no puedan darse de distintas formas.
99
FIGURA 3.
Al hacer clic sobre
el signo +, visualizaremos
los datos relacionados
de la otra tabla.
IMPRESIONES SATISFACTORIAS
La clave para obtener impresiones satisfactorias es realizar la previsualizacin de los datos
antes de la impresin. En el caso de las relaciones, podemos modificar la posicin de las ventanas (desde su barra de ttulo) de la pestaa Relaciones, hasta obtener la previsualizacin.
100
Proceso de relaci n
Proceso de relacin
Veremos cmo crear la relacin entre las tablas y
conoceremos los campos que conectarn sus datos.
Para realizar el proceso, sigamos el Paso a paso 2.
101
PASO A PASO /2
Crear relaciones entre tablas
Pulse el botn Mostrar tabla, de la pestaa Diseo. Se mostrar el listado de tablas existentes
102
Proceso de relaci n
Haga doble clic sobre las tablas que participarn en la relacin para agregarlas
en la pestaa y pulse el botn Cerrar.
Haga clic sostenido desde un campo en comn hacia el otro para relacionarlos.
103
Verifique que los campos sean los correctos. Para modificarlos, despliegue la lista
y seleccione el deseado.
Pulse el botn Crear. Se generar una lnea que conecta ambas tablas a travs del campo
elegido. Pulse el botn Guardar, de la barra de acceso rpido.
104
Proceso de relaci n
No se podr eliminar
un registro que contenga
un dato relacionado
105
posibilita acceder, rpido y de forma eficaz, a la informacin seleccionada, por lo tanto, una adecuada edicin de las relaciones es fundamental para
aprovechar todo el potencial de dicha informacin. En este apartado, conoceremos las opciones
de la pestaa Diseo que permiten eliminar y
previsualizar los datos relacionados.
PESTAA DISEO
Trabajar
con relaciones
Una vez que hemos conocido los tipos de relaciones y
las opciones de modificacin que ofrecen, podemos
trabajar con la manipulacin del formato de los datos
relacionados. Recordemos que relacionar tablas
ELIMINAR RELACIONES
Si bien las relaciones entre tablas son una excelente
forma de agilizar el trabajo con bases de datos, y su
uso evita posibles duplicaciones de informacin, tambin es importante conocer la forma para eliminarlas.
Access 2007 permite eliminar las relaciones existentes,
a travs de la supresin total de todo vnculo entre
las tablas relacionadas. Para ello, debemos ingresar
en la ficha Herramientas de base de datos, presionar el botn Relaciones para que se presente la
pestaa Relaciones, y visualizar las relaciones
existentes en la base de datos.
106
Tr a b a j a r c o n r e l a c i o n e s
GUA VISUAL /1
Pestaa Diseo
4
3
8
7
1
Modificar relaciones:
3
4
Mostrar tabla:
Relaciones, las
Ocultar tabla:
Mostrar relaciones directas: permite visualizar solamente las relaciones en las cuales participa la tabla seleccionada. Recomendamos ocultar todas las tablas, excepto la que deseemos
mostrar con sus relaciones directas y, luego, presionar este botn. Solamente se mostrarn las
Cerrar:
Informe de relacin:
107
Si lo que deseamos es eliminar la pestaa de relaciones, es decir, borrar todas las ventanas de las tablas
INFORMES DE RELACIONES
Los informes de relaciones constituyen un elemento
importante de las bases de datos: distribuyen la informacin de tal forma que pueda ser impresa.
PREVISUALIZACIN DE ELEMENTOS
Toda la informacin que se almacena en cada elemento de una base de datos puede ser
impresa. En el caso de las relaciones, lo hacemos a travs de los informes de relacin.
Al ingresar a la vista Preliminar de cada elemento, veremos cmo quedar impreso.
108
Tr a b a j a r c o n r e l a c i o n e s
informacin se distribuya de tal modo que, al imprimirse, pueda ser leda fcilmente (Figura 7).
La distribucin de las tablas que muestra el informe
se corresponde con la distribucin que posee la pestaa Relaciones al momento de hacer el informe.
Por lo tanto, si la apariencia del informe no es de
nuestro agrado, podemos modificar la distribucin
de las ventanas en la pestaa. Para ello, hacemos
clic sostenido sobre la barra de ttulo de la ventana deseada y, sin soltar el botn del mouse, la
movemos hacia otra posicin.
FIGURA 7.
Sobre el extremo superior
izquierdo de la ventana,
se muestra el nombre
de la base de datos junto
a la fecha que tenga
configurada la PC.
IMPRESIONES EXITOSAS
Para lograr que el proceso de impresin sea exitoso, recomendamos realizar, previamente, las configuraciones de mrgenes y tamao de la hoja en la cual imprimiremos.
Posteriormente, ingresamos en la vista Preliminar para confirmar los resultados.
109
FIGURA 8.
Si tenemos varias
impresoras instaladas,
debemos desplegar
la lista Nombre
y seleccionar la que
se encuentre conectada
a la PC en el momento
de la impresin.
110
Tr a b a j a r c o n r e l a c i o n e s
En la opcin Nmero
de copias, tenemos
que indicar la
cantidad de veces
que deseamos
imprimir el informe
PROPIEDADES DE LOS INFORMES
DE RELACIONES
RESUMEN
A lo largo de este captulo, hemos aprendido a crear claves principales y a relacionar
tablas. Tambin conocimos los distintos tipos de relaciones y las opciones particulares
que se generan cuando trabajamos con cada una de ellas.
111
Multiple choice
1
de un informe de relacin?
a- Datos del autor.
d- Informe de relacin.
a- Campo fundamental.
b- Campo principal.
a- Modificar relaciones.
c- Clave fundamental.
d- Clave principal.
d- Informe de relacin.
Con qu recurso
se identifican las relaciones?
a- Con un color.
b- Con un icono.
a- Modificar relaciones.
b- Mostrar relaciones directas.
d- Informe de relacin.
112
Captulo 6
Formularios
6.Formularios
Formularios
En este captulo, aprenderemos a crear otro
elemento importante de una base de datos: los
Formularios. Gracias a su formato, permiten
visualizar y presentar los datos almacenados
en tablas o consultas de forma atractiva ya que,
si bien la funcin principal de Access es manejar
informacin, la manera en que la presentemos
tambin es muy importante, para obtener de ella
su mximo provecho. Adems, veremos cmo crearlos de forma manual o automtica porque Access
ofrece la posibilidad de hacerlo de ambas maneras.
Creacin
de formularios
Para la creacin de formularios, en primera instancia,
debemos tener muy claro lo que deseamos mostrar
y la forma en la cual queremos visualizar la informacin. Tengamos en cuenta que la realizacin de los
formularios tiene como objetivo trabajar con los registros para ver o modificar los datos de una tabla o
consulta. Este elemento clave de las bases de datos
ofrece la posibilidad de manipular los datos y darles
mayor atractivo visual, a travs de diseos predefinidos o mediante la personalizacin de sus elementos
en cuanto a formas y colores.
En este apartado, centraremos nuestra atencin en
la creacin de los formularios, elementos que se
complementan con las tablas y las consultas ya que
permiten realizar operaciones sobre los datos, permitiendo ingresar nuevos registros, buscar datos, filtrarlos, modificarlos o eliminarlos.
Adems, son una va de acceso a la informacin que
resulta atractiva, por lo tanto, ser ms agradable
para los usuarios utilizar estos elementos cuando
necesiten acceder a la informacin almacenada en
las tablas o en las consultas de la base de datos.
Para trabajar con formularios, debemos ingresar
en la ficha Crear y utilizar las opciones del apartado Formularios (Gua Visual 1).
Gracias a su formato,
permiten visualizar
y presentar los datos
almacenados en tablas
o consultas
de forma atractiva
114
Creacin de formularios
GUA VISUAL /1
Apartado Formularios
1
2
7
6
1
2
formulario del elemento seleccionado en el Panel de Explorael cual muestra, en la parte inferior, la hoja de datos y, en la superior, el formulario.
Formulario en blanco:
Ms formularios:
Asistente para formularios, Hoja de datos, Cuadro de dilogo modal y Tabla dinmica.
Varios elementos :
115
6.Formularios
FORMULARIOS EXPRESS
Una de las formas ms rpidas para crear formularios es a travs del botn Formulario, del apartado
Formularios, de la ficha Crear. Este mtodo es el
ms veloz (por ello lo denominamos express) y permite crear formularios con base en tablas o consultas seleccionadas en el Panel de Exploracin.
Por lo tanto, para crear un formulario express, simplemente debemos elegir previamente la tabla
o consulta de seleccin deseada en el Panel de
Exploracin (Figura 1).
Una vez que pulsamos el botn Formulario, Access
muestra una nueva pestaa con el contenido del
elemento seleccionado en formato de formulario. Se
genera, entonces, el llamado Formulario express,
basado en un diseo predeterminado (Figura 2).
La nueva pestaa del formulario express muestra los
datos en la vista Presentacin, la cual permite
visualizar todos los datos y tambin modificar el diseo del formulario. Para acceder a todos los datos
incluidos en la tabla o consulta de origen, debemos
pulsar el botn Siguiente de la parte inferior de la
pestaa, en la cual se encuentra una pequea barra
de bsqueda de datos (Figura 3).
Por otra parte, los formularios se componen de las
relaciones existentes en la base de datos. Si el formulario se origina de una tabla relacionada del tipo
uno a varios y dicha tabla posee la parte varios,
esos mltiples datos que la tabla tiene asociada se
muestran en una hoja de datos, en la parte inferior
de cada registro de la tabla. De esta manera,
visualizamos todos los registros de esa tabla y,
a su vez, todos aquellos que le competen, debido
a la relacin existente previamente.
En la imagen de la Figura 4 vemos que existe una
hoja de datos incluida dentro del formulario,
FIGURA 1.
Seleccionamos la tabla
o consulta deseada en el
Panel de Exploracin,
y pulsamos el botn
Formulario.
116
Creacin de formularios
FIGURA 2.
Los formularios express
permiten acceder
a todos los registros
de una tabla o consulta,
pero muestran solamente
uno a la vez.
FIGURA 3.
El botn Siguiente
registro permite
117
6.Formularios
FIGURA 4.
La hoja de datos incluida
en el formulario permite
desplazarse por los
registros relacionados a
travs del botn
Siguiente registro.
Creacin de formularios
PASO A PASO /1
Crear formularios a travs de un asistente
Haga clic sobre la opcin Asistente para formularios para iniciar el asistente
que lo guiar en el proceso.
119
6.Formularios
120
Creacin de formularios
Elija la distribucin que desee. Al hacer clic sobre cada una de ellas, se mostrar
una previsualizacin de la distribucin. Pulse Siguiente para continuar con el asistente.
Elija el diseo que desee con un clic sobre cada elemento de la lista, ya que se muestra una
previsualizacin del diseo seleccionado. Para continuar con el asistente, pulse Siguiente.
121
6.Formularios
122
Creacin de formularios
FIGURA 5. Vemos que uno de los campos es de tipo OLE y muestra la imagen que tiene asociada,
pero cuando sta no tiene la extensin .BMP, aparece el nombre completo del archivo.
123
6.Formularios
FIGURA 6.
Al pulsar sobre la opcin
Activar contenido,
se muestra la imagen
que tiene asociada
el campo.
IMGENES EN FORMULARIOS
Recordemos que, en las tablas, no podemos visualizar directamente las imgenes, sino que
debemos hacer doble clic sobre cada registro para mostrarlas. Recomendamos siempre
utilizar imgenes .BMP para que se muestren automticamente en los formularios.
124
Datos en formularios
FIGURA 7.
Para cerrar el visor
de imgenes, tenemos
que pulsar el botn
Cerrar, de su barra
de ttulo.
Datos
en formularios
Una vez que hemos aprendido a crear formularios, debemos conocer cmo trabajar con los datos, ya sea para visualizar la informacin existente, para eliminar los
datos no deseados o para crear nuevos registros.
No olvidemos que los formularios permiten realizar
operaciones directamente sobre los datos almacenados en las tablas, an la insercin de nuevos registros.
VISTA PRESENTACIN
La vista Presentacin de los formularios es una innovacin que posee la versin 2007
de Access. En versiones anteriores no exista, por lo tanto, la manipulacin de los
registros y del diseo del formulario deban hacerse de forma independiente.
125
6.Formularios
GUA VISUAL /2
Manipulacin de datos
Registro actual : indica el nmero del registro que se est visualizando actualmente y la
cantidad total. En este ejemplo estamos en la segunda pgina de nueve.
Registro siguiente:
ELIMINAR REGISTROS
Por medio de los formularios, podemos realizar
diferentes tareas, y una de ellas es la de eliminar
registros de la tabla o consulta que le dio origen
al formulario. Si bien es muy importante conocer
las formas de acceder a todos los datos, tambin
puede surgirnos la necesidad de suprimir ciertos
registros que obstaculizan nuestro trabajo. Para
realizar este proceso, debemos seguir los pasos
que detallamos en el Paso a paso 2.
Datos en formularios
PASO A PASO /2
Eliminar registros con formularios
Abra el formulario con el cual desee trabajar con un doble clic sobre su icono
en el Panel de Exploracin .
Sitese en el registro que desea eliminar con los botones de bsqueda situados en la parte
inferior de la pestaa del formulario.
127
6.Formularios
Pulse el botn S para confirmar la eliminacin total del registro que se muestra actualmente.
128
Datos en formularios
La insercin de nuevos
registros en tablas
o consultas es otra
de las opciones
que brinda el trabajo
con formularios
Debemos considerar que, al eliminar registros desde
un formulario, estamos borrando el registro original,
es decir que, luego de suprimir el dato, ya no existir
en la tabla o consulta original. Por lo tanto, es recomendable que antes de eliminar un registro, siempre
verifiquemos los datos, para no afectar la integridad
de la base, ni perder informacin valiosa para la
actividad que estamos desarrollando.
AGREGAR REGISTROS
La insercin de nuevos registros en tablas o consultas
es otra de las opciones que brinda el trabajo con
formularios. Debemos tener en cuenta que, al agregar
registros, stos se insertarn en los campos correspondientes a los cuales se haga referencia.
Por lo tanto, podemos perder concordancia entre
los registros de las tablas relacionadas ya que, si
129
6.Formularios
PASO A PASO /3
Agregar registros utilizando formularios
Abra el formulario con el cual desee trabajar. Haga doble clic sobre su icono en el Panel de
Exploracin y luego sobre el botn Nuevo registro (vaco), de la barra de bsqueda.
Ingrese todos los datos del nuevo registro. Cuando el tipo de dato sea OLE,
visualice el men contextual del control y elija la opcin Insertar Objeto.
130
Datos en formularios
Cuando generamos un nuevo registro a travs de formularios, podemos completar la informacin de todos
los campos al pulsar la tecla Tabulador, para situar
el cursor en cada uno de sus campos.
FIGURA 8.
Observemos que,
en este ejemplo,
el campo Telfono no
fue completado
porque el formulario
no lo contena.
131
6.Formularios
Controles
de formularios
Cada elemento que se encuentra en un formulario
se denomina Control. stos son objetos que permiten visualizar datos y realizar diferentes acciones
para mejorar la interfaz que es la comunicacin con
el usuario. Existen tres tipos de controles: dependientes, independientes y calculados.
ELEMENTOS GENERALES
En este apartado, aprenderemos a identificar cada uno
de los controles que pueden existir en los formularios,
sin embargo, por el momento, comenzaremos reconociendo elementos ms sencillos como las Etiquetas,
los cuadros de texto, las casillas de verificacin
y los marcos de objetos dependientes.
FIGURA 9.
Las etiquetas muestran
exactamente el nombre
asignado al campo
en la tabla origen.
En esta imagen,
vemos cinco etiquetas.
132
FIGURA 10.
En este ejemplo,
tenemos cuatro cuadros
de texto correspondientes
a los campos: Nombre
(texto), Apellido (texto),
Direccin (texto)
y Salario (Moneda).
FIGURA 11.
Cada cuadro combinado
posee su lista
predeterminada.
En este ejemplo, existen
tres cuadros combinados:
N Sucursal,
Id Empleado
y Cdigo_artculo.
133
6.Formularios
VISTAS DE FORMULARIOS
Como hemos visto, cada elemento de una base de
datos posee diferentes vistas que permiten trabajar
o visualizar de distinta forma los datos de dichos
elementos. En el caso de los formularios, existen
tres vistas disponibles: vista Formulario , vista Presentacin y vista Diseo .
Para acceder a las vistas de un formulario, debemos
utilizar el botn Ver, de la ficha Inicio. Veamos
qu ofrece cada una de ellas:
134
Cada elemento
de una base de datos
posee diferentes vistas
Es decir que posibilita modificar el diseo, por ejemplo, al agregar y trasladar controles. Permite cambiar
los registros al actualizarlos, al eliminarlos o al
agregarles nuevos. En conclusin, esta vista
es aconsejable para acceder a todos los controles
y registros al mismo tiempo (Figura 15).
Vista Diseo: podemos realizar cualquier modificacin en el diseo del formulario. Sin embargo,
no podemos cambiar la informacin almacenada en
los registros que le dieron origen (Figura 16).
sobre los registros. Para llevarlas a cabo de forma adecuada, es importante que conozcamos la estructura
de los formularios, para aproximarnos a los controles
que permiten dichas operaciones. En primer lugar,
debemos ingresar en la vista Diseo del formulario
para tener acceso a cada uno de sus controles, as
como a los elementos que conforman su estructura
(Gua Visual 3). En la mayora de las ocasiones, los
encabezados y pies de formulario contienen solamente etiquetas que indican el nombre de la tabla que les
dio origen o la fecha actual, por lo cual en cada
seccin es posible insertar nuevos controles.
ESTRUCTURA DE UN FORMULARIO
Como hemos visto hasta el momento, por medio de
los formularios tambin podemos realizar operaciones
6.Formularios
FIGURA 15.
Observemos que,
al seleccionar
el control Etiqueta,
se muestra el cursor
con flecha doble
y nos da la posibilidad
de trasladarlo.
FIGURA 16.
Utilizamos
la vista Diseo
para modificar, agregar
o quitar controles
en el diseo
de un formulario.
136
GUA VISUAL /3
Estructura de los formularios
Detalle:
aqu encontramos todos los controles que representan los datos de cada registro.
contiene los elementos que se mostrarn al final del formulario, es
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear y a modificar otro elemento de una base de datos:
los formularios. A travs de ellos, accedemos al contenido de las tablas o consultas que les
dieron origen. A su vez, tambin hemos aprendido a reconocer los diferentes controles.
137
6.Formularios
Multiple choice
1
a- Vista formulario.
b- Vista presentacin.
c- Vista diseo.
c- Grfico dinmico.
d- Vista tabla.
d- Varios elementos.
c- Vista diseo.
b- Detalle.
d- Vista tabla.
superior, el formulario?
b- Detalle.
c- Pie del formulario.
d- Ninguna de las anteriores.
138
a- Formulario dividido.
b- Diseo del formulario.
c- Grfico dinmico.
d- Varios elementos.
Captulo 7
Informes
y etiquetas
7.Informes y etiquetas
Informes
y etiquetas
Durante el desarrollo de este captulo, aprenderemos a crear, modificar y eliminar otros elementos
importantes de las base de datos: los informes.
A travs de ellos, organizamos la informacin existente en la base de datos, con el objetivo de visualizarla tal como ser impresa. Esta utilidad est
acompaada por la posibilidad de agregar elementos que personalicen los informes. Permite agregar
textos, imgenes y logos, distribuir y modificar los
controles, as como tambin crear etiquetas.
INFORMES EXPRESS
Creacin
de informes
140
Creacin de informes
GUA VISUAL /1
Apartado Informes
1
Informe:
permite crear, de forma rpida y sencilla, informes con base en el elemento seleccionado en el Panel de Exploracin, ya sea una tabla, una consulta o un formulario.
Etiquetas: abre
Diseo de informe:
7.Informes y etiquetas
INFORMES CON
EL USO DEL ASISTENTE
Otra forma de crear informes en una base de datos
es mediante un asistente que nos gua durante todo
el proceso de creacin, de manera que solo debemos elegir la informacin que queremos mostrar,
dentro de la gama de posibilidades que nos presenta en cada uno de los pasos. Esto le ofrece al usuario una forma veloz y simple de trabajo: el proceso
se vuelve sistemtico, ya que luego de seleccionar
las opciones deseadas en cada instancia tenemos
que pulsar el botn Siguiente para continuar,
hasta llegar al ltimo paso, donde presionamos
Finalizar y ya tenemos listo el informe.
Para crear un informe con base en un asistente, debemos pulsar el botn Asistente para informes,
de la ficha Crear, y se abrir su cuadro de dilogo
142
Creacin de informes
Nivel de agrupamiento
El segundo paso del asistente se refiere a la posibilidad de crear, o no, niveles de agrupamiento.
Podemos agrupar la informacin con base en un
criterio y, de esta forma, lograr una mejor visualizacin y comprensin de los datos que se exponen.
Por ejemplo, tenemos la posibilidad de agrupar todas
las ventas producidas cada da, es decir, visualizaremos, juntas, todas las ventas del 21/11/09 o las del
22/11/09, etctera. As, la informacin resultar ms
clara y comprensible para el usuario (Figura3).
Para seleccionar el/los campos que crearn grupos
en el informe, debemos seleccionarlos de la lista y
pulsar el botn que muestra el signo >. Con el que
tiene >>, agregamos todos los campos de una sola
vez, como nivel de agrupamiento. Sin embargo,
recomendamos utilizar un solo campo como nivel de
agrupamiento, para que la informacin se muestre
clara y explcita para el lector.
FIGURA 2.
El origen de los datos
para la creacin
de un informe pueden
ser tablas o consultas.
143
7.Informes y etiquetas
FIGURA 3.
El campo que se utiliza
como nivel
de agrupamiento
se muestra resaltado.
En este ejemplo,
se emple el campo
Fecha de la venta.
Por otra parte, con el botn Opciones de agrupamiento establecemos criterios para delimitar la forma en que se deben agrupar los datos. Por ejemplo,
cuando el campo que se usa como nivel de agrupamiento es de tipo Fecha/Hora, podemos elegir si la
agrupacin ser por semanas, meses, aos, etctera.
Cada tipo de dato posee diferentes intervalos de
agrupamiento, que estableceremos en la ventana
emergente. Luego de seleccionar la opcin deseada, pulsamos Aceptar.
Para eliminar los niveles de agrupacin existentes,
hacemos clic en el botn que muestra el signo >.
Tengamos en cuenta que tambin es posible crear informes que no posean ningn nivel de agrupamiento.
Sin embargo es una excelente forma de organizar la
informacin para obtener informes ms legibles para
el usuario. Luego, presionamos Siguiente para continuar con el prximo paso del asistente.
Criterios de ordenacin
Despus de establecer el nivel de agrupamiento para los datos que se mostrarn en el informe, el asistente solicita la confirmacin de la aplicacin, o no,
de criterios de ordenacin. A travs de ellos, indicamos que los datos se muestren ordenados en
144
Creacin de informes
se muestra Ascendente, pero, si deseamos que el orden sea inverso, debemos presionar este mismo botn
y se presentar el botn Descendente. Para continuar hacia el prximo paso, pulsamos Siguiente.
Distribucin de datos
El prximo paso del asistente para la creacin
de formularios se basa en la eleccin de la distribucin que tendrn los datos en el informe, es
decir, la forma en la que se presentarn. En el
apartado Distribucin , encontramos las opciones En pasos, Bloque y Esquema. Cada una
de ellas representa una forma distinta de disponer
la informacin (Figura 5).
FIGURA 4.
Para elegir un criterio
de ordenacin, debemos
desplegar la lista
y seleccionar
el campo deseado.
145
7.Informes y etiquetas
FIGURA 5.
La distribucin elegida
en este paso establecer
la manera en que
se distribuirn los datos
en el informe.
Veremos una
previsualizacin
de la forma en que
la opcin elegida
distribuye los datos
146
Creacin de informes
FIGURA 6.
La distribucin En pasos
resalta los ttulos
de los campos y aplica
un color de fuente
distinto para el campo
establecido como nivel
de agrupamiento.
FIGURA 7.
La distribucin Bloque
solo resalta los ttulos
de cada campo.
El resto de los datos
se muestra
con los bordes de celda.
Cada uno posee un conjunto de propiedades agrupadas bajo un nombre que se refiere a colores,
estilos fuentes, tamaos, colores de fondo y todo
lo relacionado con la presentacin final (Figura 9).
Microsoft Access 2007 tiene una lista con 25 estilos diferentes, para que el usuario elija el que ms se adapte a su necesidad. Seleccionar un estilo es una forma
de hacer ms agradable la presentacin de los datos.
147
7.Informes y etiquetas
FIGURA 8.
En la distribucin
Esquema, el campo
establecido como nivel
de agrupamiento posee
FIGURA 9.
Al pulsar sobre un estilo
de la lista, se mostrar
su respectiva
previsualizacin
en la zona izquierda
del cuadro.
148
Creacin de informes
FIGURA 10.
Al activar la opcin Vista
previa del informe,
visualizaremos el informe
en su vista preliminar.
VISTA PRESENTACIN
Otra de las innovaciones que ofrece Microsoft Access 2007 es la incorporacin de la
vista Presentacin en los informes. Todos los elementos de una base de datos poseen
esta vista, que facilita la modificacin de sus elementos y controles.
149
7.Informes y etiquetas
Personalizar
el diseo
Hasta el momento, hemos visto cmo crear informes,
ya sea de forma rpida a travs del botn Informes
de la ficha Crear, o con el asistente que nos gua
paso a paso para su elaboracin. Sin embargo,
podemos modificar la estructura o diseo para
obtener informes personalizados, basndonos en
nuestras necesidades o en nuestro gusto personal
para exponer los datos.
SECCIONES DE UN INFORME
A travs de la vista Diseo, podemos realizar
diversos cambios en cada uno de los controles del
informe o en cada una de sus secciones.
Para ingresar en esta vista, debemos desplegar las
opciones del botn Ver y elegir Vista Diseo.
Recordemos que cada seccin de un informe permite
ingresar diversos controles para poder personalizarlo.
150
Personalizar el diseo
formulario. De forma predeterminada, solo se presenta el nombre de la tabla o consulta que le dio origen,
pero podemos realizar modificaciones sobre ella. Para
cambiar el texto que muestra el control etiqueta,
debemos hacer doble clic sobre ella o utilizar la propiedad Ttulo. Recordemos que, para acceder a las
propiedades de un control, debemos utilizar el botn
Hoja de Propiedades, de la ficha Diseo, donde
se mostrar la persiana Hoja de propiedades.
No olvidemos que, cuando los informes poseen muchos registros, se distribuyen en diferentes pginas,
con el objetivo de mostrar todos y cada uno de los datos almacenados en los campos que elegimos durante
su creacin. En cambio, todos los elementos que
se ingresen en el Encabezado de informe solamente se presentarn en la primera de las pginas. Por lo
tanto, la informacin que contiene esta seccin suele
ser la cartula del contenido del informe (Figura 12).
FIGURA 11.
El apartado controles
permite insertar,
en cualquier seccin
del informe, los diferentes
controles disponibles.
151
7.Informes y etiquetas
FIGURA 12.
En este ejemplo,
hemos agregado
un control para mostrar
la fecha actual
en el encabezado
del informe para que
siempre est visible.
Encabezado de pgina
Otra de las secciones que compone un informe es el
Encabezado de pgina. Aqu, se colocan aquellos
datos que se deben mostrar al comienzo de cada pgina. Por lo tanto, su contenido se repite en todas las
pginas que forman parte del informe, y esto permite
que el lector pueda reconocer fcilmente la ubicacin
de una pgina a lo largo de un informe extenso.
Detalle
La seccin Detalle es la que ocupa la mayor parte
de un informe y posee todos los controles referentes
a los datos que se mostrarn. Los elementos que la
integran se repetirn tantas veces como registros
existan en la tabla o consulta que le dio origen al
informe. La distribucin de los controles depender de la organizacin elegida durante su proceso
de creacin (Figura 14).
Si deseamos quitar un elemento de esta seccin, debemos tener en cuenta que cada nombre del campo
se relaciona con la informacin a la cual se refiere.
FIGURA 13.
En esta seccin
del informe, se crean
etiquetas con los nombres
de los campos, de forma
predeterminada.
152
Personalizar el diseo
Pie de pgina
En la seccin Pie de pgina de los informes, debemos colocar aquellos controles que deseamos
que se muestren al final de cada una de las pginas. Por lo general, se utiliza para colocar los
nmeros de pgina y la fecha actual, ya que esta
informacin se crea de manera predeterminada al
realizar el informe (Figura 15).
FIGURA 14.
La seccin Detalle posee
el mismo alto que el resto
de las secciones.
Cuando pasemos a otra
vista, observaremos
que ocupa la mayor parte
del informe.
FIGURA 15.
La seccin Pie de pgina,
de la vista Diseo,
presenta dos etiquetas
con las funciones
correspondientes, para
mostrar la fecha actual
y el nmero de pgina.
153
7.Informes y etiquetas
Todo el texto
que queramos mostrar
de forma textual
en un control deber
estar encerrado
entre comillas ( )
La funcin =Ahora() se refiere a la fecha actual, es
decir, la fecha que est configurada en la PC en el
momento de abrir el informe. Es posible aplicar esta
funcin a otro control que no sea una etiqueta. Por
ejemplo, podemos hacer un cuadro de texto que
muestre la misma informacin. Para ello, debemos
crear el control, acceder a sus propiedades y escribir
la funcin en la propiedad Origen del control. Si
lo que deseamos es que se vea la hora actual, tenemos
que emplear =Hora(), que muestra la hora que est
configurada en la PC al momento de abrir el informe.
Por otra parte, la etiqueta que se crea de forma predeterminada presenta el nmero de pgina actual y
el nmero de pginas totales. Sin embargo, podemos escribir la funcin =[Page] para que se vea solamente el nmero de la pgina actual. Si, por el
contrario, deseamos que en cada pgina se muestre
154
Personalizar el diseo
CONTAR REGISTROS
Con Microsoft Access 2007, tambin podemos contar
la cantidad de registros que existen en un informe.
Para ello, debemos acceder a la vista Presentacin. Luego, tenemos que seleccionar un campo del
informe, desplegar las opciones del botn Totales en
la ficha Formato y elegir una de sus opciones:
Incluir registros: contabiliza la cantidad de
registros totales que posee el campo, sin importar
si existen celdas vacas.
Incluir valores: contabiliza, solamente, las
celdas del campo que contienen datos.
Despus de seleccionar el tipo de totales deseado,
Access agrega un cuadro de texto en la zona Pie de
pgina del informe, que muestra el nmero de registros o valores correspondientes (Figura 17).
Debemos considerar que tambin es posible realizar
este procedimiento manualmente: insertamos un
cuadro de texto y luego ingresamos la funcin
FIGURA 16.
En la seccin
Pie del informe,
se pueden insertar
la cantidad de controles
deseados, ya que de forma
predeterminada
se muestra vaca.
FIGURA 17.
En la vista Diseo
se muestra que el origen
del control se crea
con la funcin Cuenta.
155
7.Informes y etiquetas
del control .
Sin embargo, aprovechando las ventajas que ofrece Microsoft Access, es ms rpido crearlo por
medio de esta forma automtica.
FIGURA 18.
El estilo de la lnea
horizontal que se crea
de forma automtica
depende del estilo
del informe elegido
en el proceso de creacin.
FIGURA 19.
Cuando el campo
seleccionado es de tipo
Nmero o Moneda,
el botn Totales
muestra las operaciones
disponibles.
156
Preparar la impresin
de datos
El objetivo final de los informes es realizar una impresin correcta y atractiva de la informacin. Sin
embargo, existen ciertas configuraciones que debemos establecer antes de llevarla a cabo. En esta seccin, aprenderemos a configurar la impresin, para
lograr resultados ptimos, es decir, que satisfagan
nuestras necesidades de informacin y comunicacin.
TAMAO Y ORIENTACIN
DEL PAPEL
Una de las configuraciones ms importantes a la
hora de realizar la impresin de los informes es el
tamao del papel en el cual se imprimirn los datos.
Este procedimiento es fundamental porque, de no
coincidir el tamao del informe con el tamao de
la hoja, puede que no se visualicen todos los datos o que se muestren de forma incorrecta. Por lo
tanto, siempre debemos configurar el tamao del
informe para que coincida exactamente con el tamao de la hoja en la cual se imprimir. Para
lograr esto, debemos ingresar en la vista Diseo
y luego en la ficha Configurar Pgina. Aqu, encontraremos el botn Tamao, que posee la lista de
los disponibles (Figura 20).
Despus de indicar el tamao de la hoja, debemos
elegir la orientacin que tendr. Para ello, disponemos de los botones Vertical y Horizontal,
situados en la ficha Configurar pgina.
FIGURA 20.
Los tamaos del papel
son universales.
Por lo tanto, las medidas
que se identifican
con cada nombre
sern siempre iguales.
157
7.Informes y etiquetas
PASO A PASO /1
Numerar registros de un informe
Seleccione la etiqueta que se crea de forma automtica con el cuadro de texto e indique
el texto que desee mostrar, a travs de la propiedad Ttulo .
158
159
7.Informes y etiquetas
Ingrese en la vista Informes y observe que cada registro posee un nmero que lo identifica.
160
OPCIONES DE IMPRESIN
Para finalizar la configuracin de la impresin de informes, debemos establecer ciertas caractersticas y,
dentro de ellas, se encuentran los tamaos de los
mrgenes. Cada informe tiene cuatro: Superior,
Inferior, Izquierdo y Derecho, que representan la
distancia entre el borde de la hoja y el contenido
FIGURA 21.
Los tipos de mrgenes
Normal, Ancho y Estrecho
poseen valores definidos
para los cuatro
mrgenes del informe.
161
7.Informes y etiquetas
Adems de establecer
los mrgenes,
disponemos de tres
opciones ms para
configurar la impresin
Observemos que cada una de estas opciones tiene
ciertos valores para cada uno de los mrgenes del informe. Sin embargo, podemos modificarlos para que
sean ms personalizadas. Para ello, debemos pulsar el
botn Configurar pgina y, desde all, se abrir
el cuadro Configurar pgina (Figura 22).
Como vemos, en este mismo cuadro podemos establecer los mrgenes: escribimos los valores deseados
en las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y
Derecho. Sobre la derecha del cuadro, veremos una
previsualizacin de los datos que introducimos en
dichas casillas. Para finalizar, presionamos Aceptar.
Adems de establecer los mrgenes, disponemos de
tres opciones ms para configurar la impresin, que
se encuentran en la ficha Configurar pgina:
Mostrar mrgenes: cuando esta casilla se
encuentra desactivada, no se mostrarn los mrgenes ni en la impresin, ni las vistas del informe.
162
GUA VISUAL /2
Opciones de la ficha Columnas
1
2
3
4
5
6
Nmero de columnas: aqu, debemos indicar la cantidad de columnas en las que se imprimirn
los registros. De forma predeterminada, se presenta una sola, sin embargo, podemos modificar
Espacio entre filas: con esta opcin, sealamos la cantidad de centmetros que separarn cada fila de registros en la/s columnas.
Espacio entre columnas: cuando indicamos ms de una columna, se activa esta opcin,
que permite elegir el espacio entre ellas.
Tamao de columna: las opciones de este apartado se refieren a las dimensiones de las columnas. Ancho: posibilita establecer la cantidad de centmetros que le correspondern al ancho de
cada columna. Alto: aqu, sealamos el alto que tendrn.
Igual que en detalle: si activamos esta casilla, los valores de Ancho y Alto se adaptarn
a la seccin Detalle del informe.
Diseo de columna: permite indicar la forma en que se distribuirn los registros en las columnas. Hacia abajo y despus a lo ancho: se distribuirn de arriba hacia abajo y luego pasa-
163
7.Informes y etiquetas
Una vez que elegimos las opciones deseadas, estamos listos para realizar la impresin del informe con
el botn Imprimir de la barra de acceso rpido, o
al desplegar las opciones del Botn de Office y
seleccionar la opcin Imprimir.
Las etiquetas
En esta seccin, aprenderemos a crear etiquetas. Las
etiquetas son informes que permiten realizar la impresin de datos almacenados en formularios, de
forma repetida y sistemtica, permitiendo elegir el
FIGURA 23.
En este ejemplo,
se ha creado un informe
de etiquetas que muestra
el nombre y apellido
de cada empleado.
164
Las etiquetas
PASO A PASO /2
Crear etiquetas
Ingrese en la ficha Crear y haga clic sobre el botn Etiquetas, del apartado Informes.
Elija las dimensiones que desee para las etiquetas y presione el botn Siguiente,
para continuar con el asistente.
165
7.Informes y etiquetas
Seleccione la fuente, el color y el tamao que desee para el texto de las etiquetas
y active/desactive las opciones Cursiva y Subrayado. Para continuar, pulse Siguiente.
Elija los campos que desee mostrar en la etiqueta: seleccinelos en la lista Campos disponibles
y pulse el botn que muestra el singo >. Para continuar, presione Siguiente.
166
Las etiquetas
Seleccione el/los campos en los cuales se basar el orden de las etiquetas: pulse el botn
que tiene el signo >. Para continuar, haga clic sobre Siguiente.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear otro elemento de una base de datos: los informes. A travs de ellos, podemos realizar la impresin de la informacin almacenada en
tablas o en consultas, de forma rpida y atractiva para el usuario.
167
7.Informes y etiquetas
Multiple choice
1
a- Nmero de columnas.
b- Diseo en columna.
c- Igual que en detalle.
b- Vista Preliminar.
d- Vista Diseo.
c- Vista Presentacin.
a- Nmero de columnas.
b- Diseo en columna.
a- En pasos.
b- Bloque.
c- Esquema.
d- Ninguna de las anteriores.
b- Vista Preliminar.
a- En pasos.
b- Bloque.
c- Vista Presentacin.
c- Esquema.
d- Vista Diseo.
168
Captulo 8
Consultas
de seleccin
8.Consultas de seleccin
Consultas
de seleccin
En este captulo, aprenderemos a crear otro elemento fundamental en el trabajo con bases de datos: las Consultas. Estos elementos son de gran
utilidad, ya que permiten realizar diferentes operaciones con los datos almacenados en una o varias
tablas de la base de datos. Teniendo en cuenta lo
anterior, aprenderemos a identificar las consultas
de seleccin, a crearlas, modificarlas, asignarles
criterios y visualizar sus resultados.
Qu es
una consulta?
Recordemos que, a travs de las tablas, almacenamos la informacin de manera organizada para
llevar a cabo el registro de la actividad que deseamos desarrollar. Para facilitar esta tarea, Access
ofrece la posibilidad de crear otro elemento en la
base de datos: las Consultas, mediante las cuales
podemos seleccionar registros que cumplan una
o varias condiciones, con el objetivo de poder
170
Qu es una consulta?
Llamaremos clculo a
toda operacin que se
efecte por medio de
operadores lgicos
tales como sumar, restar,
multiplicar o dividir
TIPOS DE CONSULTAS
Existen distintos tipos de consultas que permiten seleccionar datos y las podemos clasificar en dos grupos:
consultas de seleccin y consultas de accin.
Las consultas de seleccin son aquellas que posibilitan la eleccin de un conjunto de registros, con
el objetivo de exhibirlos o disponer de ellos para
futuras operaciones. Para esto, se establecen criterios sobre los datos, para que solo se presenten
aquellos que los cumplan. Por ejemplo, podemos indicar que se muestren el nombre y el cdigo de los
productos que cuesten ms de $390. En este caso,
tenemos un nico criterio, que el precio sea mayor
a $390. Sin embargo, podemos asignar ms de
uno. Por ejemplo, podemos seleccionar aquellos
productos que cuesten ms de $390, pero que se
hayan vendido solamente en la sucursal 2.
171
8.Consultas de seleccin
DISEO DE CONSULTAS
Al pulsar el botn Diseo de consulta, se muestra el cuadro Mostrar tabla. All, debemos hacer
doble clic sobre la/s tablas que contienen los datos
que deseamos consultar, para agregarlas a la pestaa de la consulta. A medida que agregamos tablas,
las vamos visualizando en la pestaa de la consulta.
Luego de ingresar la/s tablas deseadas, pulsamos el
botn Cerrar, del cuadro de dilogo (Figura 2).
FIGURA 1.
El apartado Otros tambin
permite crear consultas
de seleccin
con un asistente.
172
Qu es una consulta?
FIGURA 2.
Cada columna de la fila
Campo posee una lista
desplegable con
el nombre de todos
los campos que contienen
las tablas agregadas.
FIGURA 3. Cuando
el cursor del mouse
muestra
una flecha de doble punta,
estamos listos
para ajustar el ancho
de la columna.
173
8.Consultas de seleccin
El criterio de seleccin
es uno de los campos
ms importantes
de una consulta
FIGURA 4.
Cada columna posee
una lista desplegable
independiente
para elegir el orden
deseado (ascendente
o descendente).
174
Qu es una consulta?
CRITERIOS DE SELECCIN
El criterio de seleccin es uno de los campos
ms importantes de una consulta porque permite establecer una o varias condiciones que deben cumplir
los registros para ser visualizados en el resultado de la
consulta. Es decir que, si aplicamos criterios de seleccin, solamente se mostrarn como resultado de la
consulta aquellos registros que cumplan con las condiciones especificadas. En este ejemplo, visualizaremos
nicamente los datos de los empleados que tengan su
nmero de identificacin superior a 5, por lo tanto,
su criterio de seleccin es: >5 (Figura 5).
FIGURA 5.
Los criterios deben
escribirse en la columna
que representa al campo,
de lo contrario, no se
mostrarn correctamente
en los resultados
de la consulta.
CAMPOS OCULTOS
Es importante tener en cuenta que, para realizar una consulta, debe mostrarse al
menos uno de los campos. Para ello, siempre debemos verificar que est activada,
aunque sea, una casilla de la fila Mostrar, de los campos existentes en la grilla.
175
8.Consultas de seleccin
Access tambin nos ofrece la posibilidad de seleccionar registros que cumplan con una u otra condicin,
es decir, no es excluyente que ambas condiciones se
den, bastar con que se respete, al menos, una de
ellas. Por ejemplo, un criterio puede ser el de visualizar
las fechas de las ventas de la sucursal 3, y otro, el de
visualizar ventas que superen las 9 unidades. As, sern vlidos tanto los registros de la sucursal 3 como
los que superen las 9 unidades (sin importar a cul sucursal pertenezcan). Cuando los criterios son opcionales, como en este caso, debemos escribir uno de ellos
en la fila O de la grilla (Figura 6).
FIGURA 6.
La fila O de la grilla
permite aadir criterios
opcionales en todos
los tipos de consultas.
176
Qu es una consulta?
visualizar las ventas realizadas despus del 21 de noviembre de 2009, tenemos que escribir la siguiente expresin en la fila Criterios de la columna Fecha de
la venta: >#21/11/2009#. En cambio, si deseamos
que los resultados muestren los registros de varias
fechas, debemos incluirlas con la expresin In y
separarlas por comas. De este modo, Access reconocer cada fecha por separado y podr compararlas
con los registros existentes en el campo de tipo
fecha/hora de la tabla que contiene esos datos.
Por ejemplo, si queremos visualizar las ventas realizadas los das 23, 24 y 26 de noviembre de 2009,
tenemos que escribir la siguiente expresin:
In(#23/11/2009#,#24/11/2009#,#26/11/2009#
177
8.Consultas de seleccin
GUARDAR CONSULTAS
Para visualizar los resultados de una consulta, no es
necesario guardarla previamente. Sin embargo, para
conservarla y poder utilizarla ms adelante, s debemos hacerlo. Para guardar una consulta, tenemos
que pulsar el botn Guardar, de la barra de acceso
rpido, o presionar la combinacin de teclas
CONTROL+S. Aparecer un cuadro de dilogo en el que
debemos indicar el nombre que deseamos asignarle a
la consulta, en la opcin Nombre de consulta. Luego, pulsamos el botn Aceptar para guardarla, ya
que de lo contrario se cancelar el proceso.
Al guardar una consulta automticamente, se muestra un icono representativo de sta en el Panel de
Exploracin. Por lo tanto, podemos afirmar que todas las consultas o elementos de una base de datos
que sean guardados se encontrarn siempre en el
Panel de Exploracin (Figura 7).
Ejecucin
y resultados
Para visualizar los resultados de una consulta, debemos ejecutarla o utilizar la vista Hoja de datos.
Todos los tipos de consulta se ejecutan de la misma
178
Ej ecuci n y resultados
FIGURA 8.
En la vista
Hoja de datos,
Para visualizar
los resultados de
una consulta, debemos
ejecutarla o utilizar
la vista Hoja de datos
179
8.Consultas de seleccin
TIPOS DE VISTA
Todos los objetos de una base de datos poseen
diferentes vistas, es decir, diferentes formas de visualizar su contenido o estructura. El tipo de objeto
Consulta posee cinco tipos de vista a travs del
FIGURA 9.
El botn Ejecutar
se muestra en la ficha
Diseo de todos
los tipos de consultas.
180
Ej ecuci n y resultados
FIGURA 10.
Cada vez que hagamos
doble clic sobre una
consulta diferente en el
Panel de Exploracin,
se abrir una nueva
pestaa para mostrar
los resultados.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear y a modificar uno de los principales elementos de
las bases de datos: las Consultas de seleccin. Mediante ellas, seleccionamos registros de
una o varias tablas que cumplan o no con criterios de seleccin.
181
8.Consultas de seleccin
Multiple choice
1
c- Consultas de actualizacin.
c- Vista Diseo.
d- Consultas de eliminacin.
d- Vista SQL.
c- Consultas de actualizacin.
c- Vista Diseo.
d- Consultas de eliminacin.
d- Vista SQL.
a- Dos.
b- Tres.
c- Cuatro.
c- Vista Diseo.
d- Cinco.
d- Vista SQL.
182
TTULO: Access
COLECCIN: desde Cero
FORMATO: 15 X 19 cm
PGINAS: 192
ISBN 978-987-1773-11-4
Access / coordinado por Daniel Benchimol. - 1a ed. Buenos Aires: Fox Andina;
Banfield - Lomas de Zamora: Gradi, 2011.
v. 14, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde cero)
ISBN 978-987-1773-11-4
1. Informtica. I. Benchimol, Daniel, coord.
CDD 004.1
Prlogo
Prlogo al contenido
Cada vez que recuerdo mi adolescencia, me renace
el deseo imperioso de tener una computadora, ya
que eran muy difciles de obtener en aquel entonces,
debido a su costo elevado, aunque mi deseo creca
da a da. Era tan difcil decidir qu carrera universitaria seguir cuando mi verdadera vocacin no se
desarrollaba en una facultad, sino entre letras.
Gracias al esfuerzo invalorable de mis padres
(Susana Rodrguez y Miguel Fleitas) logr cumplir mi
deseo de tener una computadora, a travs de una
joven compaera de trabajo de mi padre.
con el resto de las personas as, descubr mi vocacin por la escritura. Por ello paso largas horas de mi
vida redactando contenidos para los ms diversos
cursos de informtica, disfrutando de cada instante,
y con todo el afn de que los lectores comprendan y
apliquen los conocimientos brindados. Esto hace
que mi vida est llena de armona e inspiracin para
seguir adelante en la tarea que tengo el placer de
realizar cada da. Sin duda, se es mi gran logro y mi
meta en la vida: trasmitir mis conocimientos y que
aquellos que los reciben puedan aplicarlos.
PRELIMINARES
El libro de un vistazo
Este manual le ensea al lector a trabajar en Microsoft Access 2007, por lo tanto no se necesitan conocimientos previos para comprenderlo y aplicarlo. El objetivo central es que el lector sea capaz de crear y administrar informacin en
una base de datos, para ello presentaremos los temas ordenados de menor a mayor complejidad.
CAPTULO 1
BIENVENIDOS A ACCESS 2007
Para comenzar el trabajo en Microsoft Access 2007,
es importante que el lector conozca la utilidad de las
bases de datos y las diversas formas de crearlas as
como tambin pueda reconocer el entorno del programa para facilitar la realizacin de tareas posteriores.
CAPTULO 3
TIPOS DE DATOS
Y SUS PROPIEDADES
Luego de aprender a crear tablas, es importante conocer los procedimientos para modificar sus propiedades
ya que cada una de ellas establece un aspecto diferente de los datos por introducir, y debemos establecer los
tipos de datos adecuados para cada campo.
CAPTULO 2
COMENZAR A TRABAJAR
CON ACCESS
En este captulo, aprenderemos a crear uno de los
elementos fundamentales en una base de datos:
las Tablas. A travs de las tablas, ingresamos y
organizamos la informacin de tal forma que se
faciliten las tareas de manejo y bsqueda de datos
en las hojas de datos, las cuales permiten introducir y visualizar los datos de una tabla.
CAPTULO 4
MANEJO DE DATOS
Para lograr un manejo fluido de los datos, debemos
conocer las diferentes formas de ordenarlos o filtrarlos
para obtener un conjunto acotado de registros.
Tambin es importante que el lector conozca el procedimiento que permite recopilar datos va e-mail para
que pueda, por ejemplo, realizar encuestas en red.
4
El libro de un vist az o
CAPTULO 5
RELACIONES ENTRE TABLAS
Sin dudas, la posibilidad de relacionar datos es una
gran herramienta que ofrece Microsoft Access 2007
que permite conectar informacin de tal modo que no
se produzcan prdidas indeseadas de datos, y se puedan actualizar datos automticamente para evitar
posibles errores y agilitar el trabajo.
CAPTULO 8
CONSULTAS DE SELECCIN
CAPTULO 6
FORMULARIOS
CAPTULO 7
INFORMES Y ETIQUETAS
En este captulo, aprenderemos a crear Informes. A travs de estos elementos organizamos la informacin
existente en la base de datos con el objetivo de visualizarla tal como ser impresa. Esta utilidad est acompaada de la posibilidad de agregar elementos que
SERVICIOS
AL LECTOR
En este apartado final incluimos el ndice temtico,
que nos permitir acceder a cualquiera de los temas
tratados en este manual en forma rpida y precisa.
5
PRELIMINARES
003
004
Guardar tablas
Panel de Exploracin
034
035
Introduccin a Access
010
Copiar objetos
037
038
Eliminar objetos
038
Hoja de datos
039
039
CAPTULO 1
BIENVENIDOS
A ACCESS 2007
011
040
041
Crear listas
Bienvenidos a Access 2007
Qu son las bases de datos?
012
012
044
Organizar datos
044
Conocer el programa
013
044
La interfaz
014
Multiple choice
054
Botn de Office
016
018
Cinta de opciones
020
Barra de estado
021
027
029
Multiple choice
030
CAPTULO 2
COMENZAR A TRABAJAR
CON ACCESS
031
CAPTULO 3
TIPOS DE DATO
Y SUS PROPIEDADES
055
032
032
Crear tablas
032
056
056
Tipos de dato
033
056
057
059
082
083
Validar datos
059
084
Mensaje de validacin
060
085
Datos obligatorios
062
085
064
Enviar el formulario
089
065
Multiple choice
094
066
Insertar imgenes
066
066
069
Crear hipervnculos
069
Eliminar vnculos
070
Multiple choice
072
CAPTULO 4
MANEJO DE DATOS
073
Manejo de datos
Ordenar registros
074
074
Orden personalizado
074
Reorganizar columnas
075
Filtros
078
Filtrar registros
078
080
CAPTULO 5
RELACIONES ENTRE TABLAS 095
Relaciones entre tablas
Clave principal
096
096
096
097
099
Relacionar datos
099
Tipos de relaciones
099
Proceso de relacin
101
105
106
Pestaa Diseo
106
Eliminar relaciones
106
Informes de relaciones
108
111
Multiple choice
112
CAPTULO 6
FORMULARIOS
Formularios
Creacin de formularios
113
114
114
7
PRELIMINARES
Formularios express
Formularios con asistente
116
118
Encabezado de pgina
Detalle
152
152
Datos en formularios
125
Pie de pgina
153
Eliminar registros
126
155
Agregar registros
129
Contar registros
155
Controles de formularios
132
157
Elementos generales
132
157
Vistas de formularios
134
Opciones de impresin
161
Estructura de un formulario
135
Las etiquetas
164
Multiple choice
138
Multiple choice
168
CAPTULO 8
CONSULTAS DE SELECCIN 169
CAPTULO 7
INFORMES Y ETIQUETAS
Consultas de seleccin
Qu es una consulta?
170
170
Tipos de consultas
171
Diseo de consultas
172
139
Criterios de seleccin
172
175
Guardar consultas
178
Informes y etiquetas
Creacin de etiquetas
140
140
Ejecucin y resultados
178
178
Informes express
140
180
142
Tipos de vista
180
Origen de datos
142
Multiple choice
182
Nivel de agrupamiento
143
Criterios de ordenacin
144
Distribucin de datos
145
147
149
Personalizar el diseo
150
Secciones de un informe
150
Encabezado de informe
8
151
SERVICIOS
AL LECTOR
ndice temtico
Catlogo
183
184
187
RedUSERS
MEJORA
TU
PC
Libros.
Coleccionables.
Cursos i
con multimedi
Revistas.
Sitios Web.
Newsletters.
S redusers.com
PRELIMINARES
Introduccin a Access
Existen muchas maneras de organizar la informacin
relevante de una determinada gestin por medio de
una PC. Sin embargo, la forma ms eficiente de lograrlo es a travs de la herramienta ms potente llamada
Microsoft Access 2007. sta permite almacenar y
organizar los datos de tal forma que el usuario
pueda controlarlos en todo momento y realizar
diversas tareas segn necesite.
A travs de este manual, podr comprender el funcionamiento de este programa de una forma rpida y
sencilla con el objetivo de aplicarlo en su vida cotidiana ya sea para registrar informacin simple o administrar por completo los datos de una empresa.
Las explicaciones estn acompaadas de ejemplos
oportunos, gua de pasos a seguir y guas visuales para
una mayor comprensin. Comenzaremos aprendiendo
a crear bases de datos de diversas maneras para que
el usuario pueda elegir cul de ellas se adecua mejor
10
a sus necesidades. Luego seguiremos nuestro recorrido por todos y cada uno de los temas fundamentales que el usuario necesita saber o conocer para
administrar la informacin creando tablas, consultas,
informes, formularios y macros.
Cada captulo ofrece la compleja informacin organizada gradualmente para que el lector pueda comprender sin problemas los temas tratados, y su capacitacin
vaya en aumento en cuanto al manejo de bases de
datos. Esto garantiza al lector que, al finalizar la lectura del manual, tendr todos los conocimientos necesarios para gestionar la informacin de una actividad
que desee desarrollar creando todos los elementos
disponibles en Access 2007.
Le recomendamos leer y observar cada captulo a su
ritmo, de tal forma que pueda recordarlo y luego aplicar los conocimientos en su vida cotidiana. Bienvenido
al mundo fascinante de Microsoft Access 2007.
Servicios
al lector
SERVICIOS AL LECTOR
ndice temtico
A
Abrir
Access
16/18/27
12/20
Consultas
Contar registros
170
155
Controles
134
Correo
17
105
17
Agregar registros
129
Asistente
123
Autofiltro
74
Autonumrico
85
Criterios
Cuadros de texto
161
D
Datos obligatorios
Detalle
64
78/81
Diseo
62
152
150/172
34/41
21
21/28
146
Botn de Office
16
C
Campo
Campos clave
Campos ocultos
Casillas de correo
Categora
Cerrar bases de datos
Cinta de opciones
Clave principal
Columnas
184
56
99
Distribucin de datos
Duplicaciones de datos
145
66
175
70
27/177
17
20/180
96
70/75/162
Ejecucin
Elementos generales
178
133
Eliminar en cascada
101
Eliminar registros
127
ndice temtico
Eliminar vnculos
E-mail
Entorno
Enviar formulario
Esquema
70
82/84
116
89
Hipervnculo
Hoja de datos
146
Estructura
13/135
Etiquetas
140/164
I
Imgenes
Impresiones satisfactorias
Excel
Expresiones
66
100
Imprimir
110
Informes
140/142/153
107
60/67
Informes express
Interfaz
Fechas
Filtrar
66/70
78
Formato
57/64
Formulario
82
Funciones
75/85
G
Generador de expresiones
Grilla
34/69
178
L
Legibilidad
Licencia
56/61
24
Listas
41/44
Logotipos
60
170
Guardar
18/34
Guardar como
16/18
140
14
131
M
Mscara de entrada
64
185
SERVICIOS AL LECTOR
N
Niveles de agrupamiento
Nuevo
R
148
16/18/27
Numerar registros
65
Nmero de copias
111
Recopilar datos
Registrar fechas
Registros
Relacionar datos
Relaciones
Reorganizar columnas
O
Objetos
Opciones de impresin
Resultado
84
70
65/74
99
99/100
75
50/178
132/134/181
161
Secciones
Software
150
24
SQL
177
T
Ordenar
Orientacin
Outlook
74
157
34
157
Personalizar
116
Proceso de relacin
153
14/16
101
Programa
84
Propiedades
56
186
56/65
Panel de exploracin
Papel
Plantillas
Tipo de dato
32/56/61/96
157
82
Pie de pgina
Tablas
Tamao
Validar datos
Vista
59
32/49
usershop.redusers.com
Photoshop
Linux
Este libro es una completa gua para migrar e iniciarse en el fascinante mundo
del software libre. En su interior, el lector
conocer las caractersticas de Linux,
desde su instalacin hasta las opciones
de entretenimiento, con todas las ventajas de seguridad que ofrece el sistema.
Office 2010
Esta obra nos presenta un recorrido detallado por las aplicaciones audiovisuales de Adobe: Premiere Pro, After Effects
y Soundbooth. Todas las tcnicas de los
profesionales, desde la captura de video
hasta la creacin de efectos, explicadas
de forma terica y prctica.
C#
Funciones en Excel
PHP 6
Esta obra es una completa gua que responde a las preguntas ms frecuentes
de la gente sobre la forma de publicacin ms poderosa de la Web 2.0. Definiciones, consejos, claves y secretos,
explicados de manera clara, sencilla y
didctica.
usershop@redusers.com
usershop.redusers.com
Esta obra es una gua bsica que responde, en forma visual y prctica, a todas
las preguntas que necesitamos conocer
para dominar la ltima versin del sistema
operativo de Microsoft. Definiciones, consejos, claves y secretos, explicados de
manera clara, sencilla y didctica.
Access
Redes Cisco
Dreamweaver y Fireworks
Excel revelado
Esta obra nos presenta las dos herramientas ms poderosas para la creacin
de sitios web profesionales de la actualidad. A travs de procedimientos paso a
paso, nos muestra cmo armar un sitio
real con Dreamweaver y Fireworks sin
necesidad de conocimientos previos.
Robtica avanzada
Windows 7
De Windows a Linux
Esta obra nos introduce en el apasionante mundo del software libre a travs
de una completa gua de migracin, que
parte desde el sistema operativo ms conocido: Windows. Aprenderemos cmo
realizar gratuitamente aquellas tareas
que antes hacamos con software pago.
usershop@redusers.com
desde
Access Cero
Las bases de datos son muy importantes en mbitos
profesionales y hogareos. Este libro explica cmo trabajar
con Access sin la necesidad de tener conocimientos previos.
Sea capaz de crear y administrar la informacin
de una base de datos, y convirtase en un profesional de esta
esta compleja
compleja tarea!
tarea!
Sobre la coleccin
Aprendizaje prctico, divertido,
rpido y sencillo
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fo obra form
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