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Cliente:
CORPORACION EDUCATIVA
Referencia
BA-8-4
Objetivo
Obtener un entendimiento del funcionamiento de la organizacin, sus debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas con el fin de identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y las
respuestas de la gerencia que los mitigan.
Aplicabilidad
Este papel de trabajo deber ser completado y revisado en su totalidad.
Evidencia de Revisin
Como evidencia de revisin, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elabor y revis.
Nombre
Fecha
(dd/mm/aaaa):
Elabor:
NOEMA MOLINA
30/06/2016
Revis:
DIEGO MAURICIO
CORREA
LINA MARIA ZULETA
30/06/2016
Revis:
Firma
30/06/2016
Revis:
NOTA: ESTE ES UN MODELO DE AGENDA QUE DEBE SER ADECUADO POR EL AUDITOR
DE ACUERDO CON LAS CARACTERSTICAS PARTICULARES DE LA ORGANIZACIN Y DEL
TRABAJO QUE SE REALIZAR.
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AGENDA REUNIN
Reunin: Entendimiento de la Entidad
Fecha:
Hora:
Lugar:
Participantes:
30 de Junio de 2016
09:00 am
Envigado
Todos los procesos del S.G.C
Cargo
Administrador
Nombre
DIEGO MAURICIO CORREA
Compaa
CORPORACION EDUCATIVA
TEMAS A TRATAR
1. CARACTERIZACION
OBJETIVO: Evaluar y seleccionar los proveedores para obtener insumos, materiales, suministros,
equipos y servicios de calidad, econmicos, oportunos y dar cumplimiento a los requisitos
relacionados con compras a travs de proveedores confiables
2. FACTORES CLAVES DE XITO:
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PROVEEDOR:
Todos los procesos del
S.G.C.
Planeacin estratgica.
ENTRADAS.
Necesidad de insumos,
materiales, equipos,
suministros y servicios.
Necesidad de proveedores.
Direccionamiento
estratgico
ACTIVIDADES DEL
PROCESO:
Recepcin de proyectos por rea (P)
Determinar presupuesto de compras (P)
Ejecutar presupuesto de proyectos(H)
Determinar la necesidad de insumos,
materiales, equipos y/o servicios (P)
Solicitar cotizaciones(H)
Abrir hoja de vida del proveedor(H)
Realizar Compras(H)
Recepcionar, verificar y aprobar la
compra(H)
Realizar evaluacin de desempeo a
proveedores(V)
Definir acciones de mejora al proceso(A)
4. REGISTROS
5. RECURSOS
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CLIENTE:
Todos los
procesos del
S.G.C.
SALIDAS
Proveedores
confiables.
Insumos,
materiales,
suministros,
equipos y
servicios de
calidad,
econmicos y
oportunos.
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CORPORACION EDUCATIVA
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BA-8-4
6. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
Revisin y aprobacin de la solicitud de compras.
Revisin de la entrega de cotizaciones del insumo, material, suministro, equipos o
servicios.
Comparar la factura de compra con la orden hecha por la institucin.
Verificar la eficacia del servicio prestado por el proveedor.
Hacer seguimiento a los proveedores, mediante el resultado de la evaluacin de
desempeo.
7. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
P-HV-A
ACTIVIDAD
REPONSABLE
DESCRIPCION
INICIO
1P
Recepcin de proyectos por rea
Determinar presupuesto de
compras
Administrador,
Equipo directivo y
coordinadores de
rea.
Administrador y
equipo directivo
Administrador.
2P
3H
Ejecutar presupuesto de
proyectos
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Administrador.
Administrador.
Administrador y
Quien identifica la
necesidad.
Administrador.
Administrador.
Determinar la necesidad de
insumos, materiales, equipos y/o
servicios.
4P
NO
Se
necesita
proveedor
?
5H
Referencia
BA-8-4
SI
6H
Solicitar cotizaciones
7H
8H
1
Realizar compras de
insumos, materiales,
muebles, equipos y servicios
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9H
10V
11A
Administrador.
Administrador.
Administrador
Recepcionar, verificar y
aprobar la compra
Realizar reevaluacin de
desempeo a proveedores y a
entidades asociadas
Definir acciones de
mejora al proceso
FIN
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permita
la
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8. PLAN DE CONTROL
ACTIVIDADES
CRTICAS
Solicitar
compras a
travs de
solicitud
interna.
Solicitar
cotizaciones y
seleccionar
proveedores.
Comprar.
Evaluar
desempeo de
proveedores.
SEGUIMIENTO Y
CONTROLES
CRITERIO DE
ACEPTACIN
RESPONSABLE
FRECUENCIA
REGISTRO
EN CASO DE
INCUMPLIMIENTO
Revisin y
aprobacin de la
solicitud de
compras.
- Entrega oportuna
de la solicitud.
- Que lo solicitado
se sea necesario.
Firma en la
solicitud de
compra.
Revisin de la
entrega de
cotizaciones del
insumo, material,
suministro, equipos
o servicios.
- Comparar la
factura de compra
con la orden hecha
por la institucin.
- Verificar la
eficacia del servicio
prestado por el
proveedor
Hacer seguimiento
a los proveedores,
mediante el
resultado de la
evaluacin de
desempeo.
- Entrega oportuna
de la cotizacin.
- Que el proveedor
seleccionado sea
evaluado.
Firma en la
evaluacin
inicial de
proveedores.
- Buscar nuevos
proveedores.
- Entrega oportuna
y acorde a lo
solicitado.
Firma en la
orden de
compra
aceptando lo
entregado por
el proveedor.
- Que el proveedor
sea clase 1.
Anual
Firma en la
evaluacin de
desempeo.
- Reevaluar los
requisitos exigidos
para seleccin de
proveedores.
- Dilogo con los
proveedores.
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9. IMPACTO
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