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EQUIPO AUDITOR
CONTENIDO
1.
Cronograma de Empalme .................................................................................................. 3
2.
Estructura Organizacional .................................................................................................. 3
3.
Reporte del Representante Legal ....................................................................................... 3
3.1 Alcalda Mayor de Bogot. (Directiva 009 de 2015) y Secretaria Distrital de Planeacin.
(Circular 008 de 2015) ................................................................................................................. 3
3.2 Contralora Procuradura. (Circular conjunta No. 018 de 2015) ....................................... 4
3.3 Contadura General de la Nacin. (Circular 005 de 2015) .................................................. 4
4.
GERENCIA ........................................................................................................................ 4
4.1 SUBGERENCIA FINANCIERA ........................................................................................... 4
4.1.1
Informe con corte a Diciembre 2015 .............................................................................. 4
4.1.2
Informe con corte a 26 de Julio de 2016 ........................................................................ 6
4.1.3
Seguimiento OGPA ........................................................................................................ 6
4.2 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ................................................................................... 7
4.2.1
Informe con corte a Diciembre 2015 .............................................................................. 7
4.2.2
Informe con corte a Junio 2016...................................................................................... 8
4.2.3
Seguimiento OGPA ........................................................................................................ 9
4.3 SUBGERENCIA CIENTFICA ........................................................................................... 10
4.3.1
Informe con corte a Diciembre 2015 ............................................................................ 10
4.3.2
Informe con corte a Junio 2016.................................................................................... 10
4.3.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 11
4.4 OFICINA DE ATENCIN AL USUARIO Y PARTICIPACIN SOCIAL ............................... 12
4.4.1
Informe con corte a Diciembre 2015 ............................................................................ 12
4.4.2
Informe con corte a Junio 2016.................................................................................... 12
4.4.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 12
4.5 OFICINA ASESORA DE PLANEACIN ........................................................................... 13
4.5.1
Informe con corte a Diciembre de 2015 ....................................................................... 13
4.5.2
Informe con corte a 01 de Julio 2016 ........................................................................... 13
4.5.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 14
4.6 OFICINA ASESORA JURDICA ........................................................................................ 14
4.6.1
Informe con corte a Diciembre 2015 ............................................................................ 14
4.6.2
Informe con corte a 08 de Julio 2016 ........................................................................... 14
4.6.3
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 15
4.7 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO ....................................................... 16
4.7.1
Seguimiento OGPA ...................................................................................................... 16
5.
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL ................................................................ 17
6.
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORA .................................................................. 18
1. Cronograma de Empalme
En el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE no se conoci la existencia de un cronograma de
empalme, ni la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol recibi aviso para ser partcipe del
proceso de empalme.
2. Estructura Organizacional
A continuacin se describe la estructura organizacional del Hospital Simn Bolvar III Nivel
E.S.E.:
Informe de Gestin: Se hace entrega del Informe de Gestin con corte a Diciembre de 2015 en
el cual se pueden observar algunas especificaciones solicitadas en la Directiva de la Alcalda.
Comparacin de algunos aspectos entre la vigencia 2013-2015 sin incluir la vigencia 2012; en el
caso del anlisis del POA nicamente se realiza de la vigencia 2015. No se observan los
impactos generados ni las fortalezas a destacar o mantener.
Durante el proceso de transicin de la Subred Norte E.S.E., los directivos del Hospital Simn
Bolvar III Nivel E.S.E. realizaron la entrega de su respectivo informe de Gestin, a excepcin
de Subgerencia Cientfica y Oficina de Control Interno Disciplinario del que no se obtuvo el
respectivo informe.
3.2 Contralora Procuradura. (Circular conjunta No. 018 de 2015)
Para el proceso de empalme de la administracin, los entes de control requieren el
diligenciamiento de formatos para la Gestin Administrativa y el formato Complementario No.
13, los cuales fueron elaborados y publicados por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
A 31 de Marzo de 2016, se evidenciaron algunos de estos formatos diligenciados, teniendo en
cuenta que todos fueron socializados por la Oficina Asesora de Planeacin a los responsables
de su reporte. En el desarrollo del numeral 4 se detallar esta observacin.
3.3 Contadura General de la Nacin. (Circular 005 de 2015)
De conformidad con la informacin solicitada en la Circular de la Contadura General de la
Nacin y la informacin entregada a esta oficina por parte de los subprocesos de la
Subgerencia Financiera no fue adecuada y suficiente para garantizar el cumplimiento de esta
obligacin. En el desarrollo del numeral 4 se detallar esta observacin.
4. GERENCIA
La Oficina Asesora de Planeacin ofici a los Subgerentes, Jefes de Oficina y Lder de Calidad
el oficio con la gua y directrices para la presentacin del informe de empalme de cada una de
las dependencias con el fin de ser enviado a la Oficina de Planeacin para su consolidacin y
presentacin.
4.1 SUBGERENCIA FINANCIERA
4.1.1 Informe con corte a Diciembre 2015
En el numeral 1 del informe de rendicin de cuentas de la Subgerencia Financiera se present
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la informacin desglosada de cada una de las reas que la integran, donde se incluy:
Balance General: Vigencia 2015 comparada con 2014, faltando 2012 y 2013.
Presupuesto: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015.
Cuentas por pagar: Comparativo de las vigencias 2012 a 2015 de las cuentas por pagar, y
los compromisos de la vigencia 2012 y 2016 as:
2012
2016
Diferencia 2016-2012
$31.868.330.081
$31.897.946.026
$29.615.945
Glosa 2015
Desglosado por causal
Diferencia
Comparativo - Desglosado
$3.863.702.895
$3.324.069.390
$539.633.505
Con relacin a los formatos establecidos por el DAFP y aplicables a la Subgerencia Financiera,
se observa que el Formato de Sistema Financiero no fue diligenciado.
4.1.2 Informe con corte a 26 de Julio de 2016
De conformidad con el informe presentado por el Subgerente Financiero con fecha 26 de Julio
de 2016 se observa informacin financiera actualizada con corte a Marzo, Abril y Junio de 2016
de los siguientes procesos:
Presupuesto, Cuentas por Pagar, Gastos y Facturacin: Con corte a Marzo 2016.
Costos: Con corte a Abril 2016.
Gestin Comercial y Cartera: Con Corte a Junio 2016.
No se observ actualizacin de los estados financieros y en el caso de Cartera, en la
informacin cuatrienal no se observa el ltimo trimestre de las vigencias 2012 a 2014. As
mismo, en el informe de gestin entregado por la Subgerencia Financiera con corte a Junio
2016 no se observaron los formatos del DAFP debidamente diligenciados.
4.1.3 Seguimiento OGPA
Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Subgerencia Financiera:
Gestin Sostenibilidad Financiera - Presupuesto
Apoyar desde el punto de vista Legal, para que el proceso de contratacin con la entidades
externas se vean fortalecidas y garantizadas frente a riesgos jurdicos.
Implementar un Sistema de Costos que cumpla con las necesidades del rea y garantice
que la informacin all registrada sea veraz y oportuna, que se pueda implementar los
controles que aseguren que la distribucin de costos sea adecuada. As mismo, actualizar
los inductores para la distribucin de costos que tienen que ver con la toma de reas, para
garantizar que la informacin est acorde con la realidad del Hospital.
Realizar las conciliaciones entre las reas de Costos y Contabilidad en forma mensual (y
por centro de costos), con explicaciones claras a las diferencias presentadas incluyendo el
motivo de los ajustes contables y Vo Bo de quien los aprueba, identificando las fechas de
realizacin y responsables. Esta recomendacin aplica a todos los procesos financieros.
Realizar cronograma de actividades y entrega de informacin de los cierres contables, con
el nimo de tener oportunidad de la informacin. Esta recomendacin aplica a todos los
procesos financieros.
OGPA
Mayo 2015
$113.892.993
$115.062.994
-$1.170.001
Agosto 2015
$12.348.333
$11.178.333
$1.170.000
Planta de personal y contrato: Cantidad de personal entre planta y contrato durante las
vigencias 2013-2015.
Valor de la contratacin 2012-2015: Valor de la contratacin general del hospital durante el
cuatrienio 2012-2015.
Contratacin Suministro: Desglose mensual de contratacin de la vigencia 2015. Desglose
mes a mes de los contratistas, numero de contrato, rubro afectado, valor del contrato y valor
total del mes; En nueve de los doce meses no se incluyen los totales por mes y al parecer la
informacin al momento de pegarla en la pgina paso incompleta.
tecnologa adquirida por el Hospital entre las vigencias 2013 y 2015 a travs de Convenios.
Relacin de equipos del Hospital Simn Bolvar: Inventario de equipos del Hospital y su
ubicacin por servicio de la vigencia 2015, y listado de los equipos alquilados por el Hospital
de la vigencia 2016.
De conformidad con lo anterior, y segn lo solicitado por el DAFP en sus respectivos formatos,
nicamente se diligenci, y en forma parcial, el formato Contractual. Los dems formatos no
fueron diligenciados: Formato Talento Humano, Formato Gestin Documental y Archivo y
Formato Recursos Fsicos e Inventario.
Con base en todo lo anterior, entendemos que el informe de entrega presentado por la
Subgerente Administrativa no cumple con las especificaciones solicitadas en las directrices de
la administracin distrital.
4.2.3 Seguimiento OGPA
Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Subgerencia Administrativa:
Caja Menor y dems arqueos de caja
Registrar en los bancos las firmas autorizadas de las cuentas bancarias que deba tener el
Hospital, teniendo en cuenta las directrices a las que haya lugar producto de la
reorganizacin del sector salud de conformidad con el Acuerdo 641 de 2016 en su artculo 2
Fusin de Empresas Sociales del Estado.
Asegurar rdenes de compra sean aprobadas por el ordenador del gasto y del cuentadante
previo a la realizacin de la compra.
Actualizar la base de datos de las EPS para evitar complicaciones futuras en la radicacin
de los pagos a cargos de estas, disminuyendo el riesgo de posible glosa por cambio de
pagador.
Revisar, actualizar o documentar y socializar los procedimientos para el recaudo y traslado
de dineros entre el personal de Facturacin y Tesorera del Hospital, aclarando lo
relacionado a las consignaciones bancarias de los recaudos de la sede Clnica Fray
Bartolom de las Casas.
Contratacin
los casos que aplica dando alcance a los principios generales de la Ley 80 de 1993.
Determinar puntos de control comprobables al momento de la ejecucin de cada una de las
actividades y bajo la poltica de autocontrol, de tal forma que no se d continuidad a la
siguiente fase de un proceso cuando el anterior no est plenamente concluido.
Realizar un anlisis del perfil ocupacional de la persona a desempear la labor de Cobro
Persuasivo, de tal forma que garantice al Hospital la prestacin del servicio.
Se sugiere reforzar el cumplimiento de los procedimientos bajo el planteamiento de una
serie de estrategias que conlleven al mejoramiento continuo de cada una de las actividades.
La Subgerencia Cientfica hace descripcin general de su gestin con alcance cuatrienal 20122015 en temas como: Procedimientos Quirrgicos, Cirugas Canceladas, Infecciones Asociadas
al cuidado de la salud, Muertes Hospitalizacin < 48 horas Vigencia, Muertes Hospitalizacin >
48 horas Vigencia, Consulta Externa, Exmenes de Laboratorio, Imgenes Diagnosticas,
Consulta Medicina General urgentes realizadas, Consulta Medicina Especializada urgentes
realizadas, Programa VIH y Vigilancia epidemiolgica.
De conformidad con los formatos establecidos por el DAFP y aplicables a la Subgerencia
Cientfica, no se evidenci el Formato 13 Complementario Salud.
4.3.2 Informe con corte a Junio 2016
Se solicit a Gerencia los informes de empalme y de gestin de cada cambio de Subgerente en
lo corrido del primer semestre de la vigencia 2016, obteniendo solamente el informe de gestin
consolidado por la Oficina Asesora de Planeacin con corte a Diciembre de 2015.
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Identificar los riesgos transversales a los procesos asistenciales que se puedan generar por
una posible falta de insumos y medicamentos definiendo los controles mitigantes PHVA
relacionados con: la planeacin que lleven al requerimiento oportuno y completo, el hacer
mediante la revisin, aprobacin y asignacin de recursos para llevar a cabo la gestin de
compras, el verificar a travs de la autoevaluacin de los controles establecidos y auditoras
internas, y el actuar mediante la generacin de planes de mejoramiento necesarios.
Dar especial atencin a la planeacin en los procesos de tal manera que se asegure que el
servicio se presente sin contratiempos y en cumplimiento del Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad de la Atencin de Salud del Sistema General de Seguridad Social.
Proceso Urgencias
Proceso Hospitalizacin
Descripcin general de las actividades realizadas sin ser desglosadas por vigencia.
Consolidado de Quejas y Reclamos presentados durante las vigencias 2012 - 2015.
Consolidado de Felicitaciones presentados durante las vigencias 2012 - 2015.
Ficha tcnica de medicin de la satisfaccin de los usuarios; Tabla con el porcentaje de
satisfaccin, en el que se observa que pas de un 88,35 % en 2012 a un 94,27% en 2015.
Relacin de los logros alcanzados por la Asociacin de Usuarios del Hospital Simn Bolvar;
Descripcin del programa de la Ruta de la Salud.
Hojas de vida de la vigencia 2015 de dos indicadores de la oficina: uno de medicin de la
satisfaccin y otro de respuesta oportuna a requerimientos.
Hace falta el proyecto de Medicina Interna (Proyectos en espera de recursos por parte de la
SDS) de acuerdo con lo presentado en la rendicin de cuentas de Febrero 2016;
igualmente, hace falta describir los proyectos de Oftalmologa y Dotacin Clnica Fray
(Proyectos ejecutados por el Hospital) con relacin a los proyectos presentados en dicha
rendicin.
En relacin con los formatos establecidos por el DAFP y aplicables a la Oficina Asesora de
Planeacin, se observa que los formatos descritos a continuacin no fueron diligenciados:
Formato Banco de Proyectos, Formato Gobierno en Lnea y Sistemas de Informacin y
Formato de Transparencia, Rendicin de Cuentas y Servicio al Ciudadano.
Verificar, actualizar, socializar y cumplir con el acto administrativo reglamentario del Comit
Directivo del Hospital y garantizar la disponibilidad de la informacin.
Hacer seguimiento y verificar la informacin reportada en la Intranet y pgina Web del
Hospital con el fin de garantizar la veracidad de la informacin publicada y la oportunidad
en la actualizacin de la misma de acuerdo con la Ley de Transparencia.
Con relacin a los formatos, anexos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
aplicables a la Oficina Jurdica, no se evidenci diligenciado el Formato de Defensa Jurdica.
4.6.2 Informe con corte a 08 de Julio 2016
No se evidenciaron los soportes presentados por el saliente Asesor Jurdico de conformidad con
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lo observado en el oficio OJ-01443 del 08 de Julio de 2016, en el que se describe la entrega del
informe de empalme de conformidad con las directrices distritales. Esta informacin fue
solicitada al actual Asesor Jurdico pero no fue suministrada.
4.6.3 Seguimiento OGPA
Se han formulado las siguientes recomendaciones de auditoria de la vigencia 2016 para los
subprocesos de la Oficina Asesora Jurdica:
Respuesta a Derechos de Peticin
Atender estrictamente el cumplimiento del procedimiento establecido para el trmite de los
derechos de peticin en lo que respecta al archivo y conservacin de las evidencias de
respuestas, en concordancia con las directrices del Grupo Funcional de Gestin Documental; Lo
anterior teniendo en cuenta que la Oficina Asesora Jurdica no cuenta con archivo, trazabilidad
e informacin de los derechos de peticin y el trmite de la vigencia 2012.
De la muestra seleccionada de 12 derechos de peticin se encontr que: el 41.7% cuenta con la
totalidad de los soportes de respuesta; el 58.3% cuenta con el reparto dado por la Oficina
Asesora Jurdica al Grupo Funcional de Archivo, dejando y/o trasladando igualmente la
responsabilidad en el trmite a dicha rea, cuando la funcin especfica para dar la respuesta
definitiva a los derechos de peticin corresponde a la Oficina Asesora Jurdica.
Comit de Conciliaciones y Acciones de Repeticin:
Considerando que se detectaron debilidades de control de la trazabilidad de la informacin
documental en la Oficina Asesora Jurdica en cumplimiento de la normatividad por parte de la
Administracin correlacionadamente, aunque el rea de Tesorera si contempla el soporte
documental en cada uno de los pagos del rubro presupuestal 3120201 y 3219901 por valor total
girado en el cuatrienio de $11.184.364.788, en resumen se recomend lo siguiente:
Verificar a profundidad cada uno de los pagos realizados por el Hospital durante el
cuatrienio 2012 2015 y de la presente vigencia, con ocasin a las diferentes conciliaciones
tramitadas, aprobadas y posteriormente pagadas, contribuyendo a establecer finalmente las
actuaciones por funcionarios del hospital que hayan podido generar una responsabilidad
inherente a sus funciones, y que por ende proceda a la accin de repeticin.
Determinar mediante anlisis minucioso, en observancia de los giros presupuestales
realizados por el Hospital, la posibilidad de instaurar acciones de repeticin
correspondientes y/o las que haya lugar segn dicho anlisis, tomando como referente la
discriminacin de pagos realizados. As mismo, determinar cules situaciones obedecieron
a actuaciones administrativas y/o financieras (falta de disponibilidad presupuestal,
necesidades del servicio en asuntos esenciales, actos imprevistos) y dems situaciones que
permitan evidenciar la realidad de no haber iniciado las acciones de repeticin que conforme
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actuaciones.
En materia documental se recomienda tener en cuenta para el archivo de expedientes las
indicaciones dadas por oficina de Gestin Documental, a travs del instructivo para la
organizacin de expedientes con el fin de garantizar la integridad, foliacin, conservacin y
custodia de estos. Lo anterior, teniendo en cuenta lo observado por la Oficina de Gestin
Pblica y Autocontrol en las carpetas archivadas que no son objeto de reserva.
Realizar en su oportunidad y trminos el reporte de apertura de investigaciones
disciplinarias ante la Procuradura General de la Nacin, como mecanismo legal de control
de ese ente, frente a los procesos que se adelanten en contra de los servidores pblicos
del Hospital.
Total Planes
41
35
25
16
6
3
1
1
128
2014
Subtotal PM Cerrados
11
1
0
0
1
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
13
2
2015
Subtotal PM
Cerrados
30
1
33
1
19
0
12
5
6
0
1
0
1
0
1
1
103
8
2016
Subtotal PM
Cerrados
0
0
2
0
5
0
4
0
0
0
1
0
0
0
0
0
12
0
253
131
19,8%
10,3%
115
79
698
1276
9,0%
6,2%
54,7%
100%
2010
2011
2012
2013
2014
Total
Nm. Hallazgos
18
22
52
Oficina Responsable
Subgerencia Administrativa
Subgerencia Administrativa, Subgerencia Financiera
Subgerencia Administrativa, Subgerencia Cientfica
Subgerencia Financiera
Oficina Asesora de Planeacin
Oficina Asesora de Planeacin, Gestin Pblica
Subgerencia Cientfica
Oficina Asesora Jurdica
Oficina Asesora Jurdica, Subgerencia Financiera
Gestin Pblica
Total
Nm. Hallazgos
23
3
2
12
4
1
2
2
2
1
52
13
0
2
1
1
1
0
1
1
1
21
Cumplimiento potencial de acciones de mejora del 40.38% con base en las evidencias
obtenidas de los responsables de su cierre.
Inadecuado anlisis causa raz para la definicin de algunos acciones de mejora, lo que
imposibilita su cumplimiento o su cumplimiento no ataca directamente la causa que genero
el hallazgo.
Existen planes de mejora de vigencias superiores a tres aos cuyas evidencias no son
suficientes para asegurar que la causa fue subsanada.