Unidad No. 2 Diseo y valuacin de puestos.

Que es el analisis de puestos

El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan
los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en
trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas
Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y
organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado

Situaciones donde se necesita o recomienda el anlisis de puesto

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administracin a pensar en la necesidad
de realizar un anlisis de puesto como los siguientes:

Cuando se funda la organizacin

Cuando se crea nuevos puestos
Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de
nuevas tecnologas o procedimientos
Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una
empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes sntomas es necesario que la administracin

considere evaluar la implementacin de un proceso de anlisis de puesto.

Los empleados se quejan de que no saben qu tareas especficas se les

requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos.
La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que provoca
duplicacin de esfuerzos y conflictos ocasionales.
La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas para
las cuales no tienen las condiciones necesarias.
La mano de obra no est adecuadamente capacitada.
La productividad general de la organizacin no resulta aceptable para la
administracin.
La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado anlisis de puesto se obtendr descripciones de puestos

bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administracin a satisfacer sus
necesidades en aspectos crticos de poltica de personal, corno remuneraciones
contratacin y seleccin,diseo organizacional, evaluacin del desempeo y la
planificacin de la mano de obra.

Cuales son las funciones / actividades principales del Contador

Publico

Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto de

activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numrico de la
contabilizacin de cada una de las operaciones, as como la actualizacin de los
soportes adecuados para cada caso, a fin de llevar el control sobre las distintas
partidas que constituyen el movimiento contable y que dan lugar a los balances y
dems reportes financieros.
Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente
los datos fiscales de la empresa que cumplan con las formalidades requeridas.
Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a travs del sistema
computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.
Revisar el clculo de las planillas de retencin de Impuesto sobre la renta del
personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir
con las disposiciones.
Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el
registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaracin de IVA.
Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la
informacin siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado, a
objeto de obtener los estados financieros.
Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empresa.
Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable,
administrativo y fiscal, formuladas por el Contralor Interno, Asesor fiscal /
financiero.
Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es el
software utilizado por la organizacin para dicha actividad.
Elaboracin de cheques para el recurso humano de la empresa, proveedores y
servicios.
Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios).
Control y ejecucin de solvencias de Seguro Obligatorio.
Realizacin de la relacin de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.

Nivel en el que esta el Contador Publico dentro de una

organizacin
Una empresa es una organizacin dedicada a actividades con fines de lucro, en la que
el capital, recursos naturales, el trabajo y la direccin, se coordinan para atender las
necesidades de la sociedad de acuerdo con las exigencias del bien comn. cambio de
una retribucin que compense el riesgo del inversionista.
La empresa es una unidad econmico-social organizada con medios propios y
adecuados para alcanzar sus fines: actividades mercantiles, productivas o de servicios.
Es adems, una entidad que puede ser una persona, familia, compaa o cooperativa.
Su aparente simplicidad en el concepto la hace a la vez compleja.
En todas las empresas del mundo, se efectan transacciones econmicas que afectan
la administracin de los recursos a todos los niveles.
El contador pblico es clave para las empresas porque tiene conocimientos
multidisciplinarios que le permiten entender de negocios, tiene un enfoque global y
estratgico en un ambiente de alta competencia.
El contador pblico rene, analiza e interpreta la informacin, haciendo que los
nmeros "hagan sentido". Es decir, traduce a cifras las actividades de todas las reas
de la empresa.
Con estas cifras, produce informacin vital para el proceso de toma de decisiones de la
alta administracin, y da transparencia y solidez a la administracin del negocio.
El contador pblico considera tambin el valor de los conocimientos de las personas
que trabajan en la empresa (el factor humano es muy importante), haciendo que estos
conocimientos sean reconocidos contablemente como activos de la organizacin.
La experiencia del contador pblico le permite realizar actividades profesionales en
diferentes reas dentro de la empresa, como lo son: Contabilidad Administrativa,
Contabilidad de Costos, Contralora, Tesorera y en reas externas como: Consultora,
Auditora y Asesora en todo lo relativo al mbito del Contador.
Nadie mejor preparado para impulsar el orden, la transparencia, la veracidad y la
institucionalizacin de las empresas que el contador pblico, ya que no slo brinda y
sustenta los sistemas de informacin base para la toma de decisiones, sino que
participa en stas con una interpretacin bien cimentada y analizada, pues
probablemente no exista carrera profesional cuyo contenido se enfoque ms al
conocimiento profundo de los negocios, es por eso que como un profesional el
contador pblico agrega valor a la empresa.

Diferentes tecnicas & metodos para la recolectar informacion

para la realizacion de un analisis de puesto

Observacin directa.
Cuestionario.
Entrevista directa.
Mtodos mixtos.

Observacin directa

Es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por su eficiencia como por ser
histricamente uno de los ms antiguos. Su empleo es muy eficaz en estudios de micro
movimientos, as como de tiempos y mtodos, El anlisis del puesto se realiza con la
observacin directa y dinmica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones,
mientras el analista de puestos anota en una "hoja de anlisis de puestos" los puntos
clave de sus observaciones. Es 10 ms adecuado para trabajadores que
realizanoperaciones manuales o de carcter sencillo y repetitivo.
Los puestos rutinarios y repetitivos permiten el uso del mtodo de observacin directa
debido a que el amplio contenido de tareas manuales se puede verificar fcilmente por
medio de la observacin visual. Como la observacin no siempre proporciona todas las
respuestas ni aclara todas las dudas, por lo general se recomienda complementar con
una entrevista hecha al ocupante o a su superior.
1. Caractersticas del mtodo de observacin directa

La obtencin de datos sobre un puesto se hace mediante la observacin visual

de las actividades del ocupante del puesto, realizada por el analista
especializado.
Mientras la participacin que tiene el analista en la obtencin de los datos es
activa, la participacin del ocupante es pasiva.

2. Ventajas del mtodo de observacin directa

Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (el analista de

puestos) y del hecho de que sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo.
No requiere la paralizacin del ocupante del puesto.
Mtodo ideal para puestos sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica del
anlisis de puestos (Qu hace?, Cmo lo hace?, Para qu lo hace').

3. Desventajas del mtodo de observacin directa

Costo elevado, pues para que el mtodo sea completo se requiere un tiempo
prolongado en el anlisis de puestos.
La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del
puesto, no permite la obtencin de datos verdaderamente importantes para el
anlisis.
Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.
Se aconseja que ese mtodo se emplee en combinacin con otros, de manera
que el anlisis resulte mucho ms completo y fiel.

Cuestionado
El anlisis se efecta al solicitar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto
por analizar o sus jefes o supervisores) que conteste un cuestionario para el anlisis
del puesto, que responda por escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su
contenido y sus caractersticas.
Si se tratara de un gran nmero de puestos similares y de naturaleza rutinaria y
burocrtica, es ms econmico y rpido hacer un cuestionario que se les distribuya a
todos los ocupantes de esos puestos. Debe ser un cuestionario hecho a la medida que
permita obtener las respuestas correctas y una informacin que pueda ser utilizada. Un
requisito de este cuestionario es que se someta primero a uno de los ocupantes y a su
supervisor para probar la pertinencia y adecuacin de las preguntas, as como para
eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, las lagunas o las dudas en las
preguntas.
1. Caractersticas del cuestionario

La obtencin de datos sobre un puesto se realiza por medio del llenado de un

cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el anlisis de
puesto.
Mientras la participacin del analista de puestos en la obtencin de los datos
(llenado del cuestionario) es pasiva, la participacin del ocupante (quien lo
contesta) es activa.

2. Ventajas del cuestionario

El cuestionario puede Ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus
jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visin
ms amplia del contenido y de sus caractersticas, adems de contar con la
participacin de varios niveles.
Es el mtodo ms econmico para el anlisis de puestos.
Es el mtodo ms completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los
ocupantes de los puestos, contestado por ellos y devuelto con relativa rapidez.
Esto no ocurre con los dems mtodos para el anlisis de puestos.
Es el mtodo ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo y las
actividades de los ejecutivos.

3. Desventajas del cuestionario

El cuestionario est contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los
ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige planeacin y realizacin cuidadosa.
Tiende a ser superficial y distorsionado.

Entrevista
El mtodo ms flexible y productivo es la entrevista que el analista de puestos le hace
al ocupante del puesto. Si la entrevista est bien estructurada, se puede obtener
informacin sobre todos los aspectos del puesto, sobre la naturaleza y la secuencia de
las diversas tareas que lo componen y sobre los porqus y cundos. Se puede
desarrollar en relacin con las habilidades que se requieren para el puesto, adems es
posible cruzar informaciones obtenidas de ocupantes de otros puestos similares,
verificando las discrepancias en la informacin; y si es necesario, se pueden realizar
consultas al supervisor inmediato para asegurarse de la validez de las declaraciones
obtenidas. Garantiza una interaccin directa entre analista y empleado, lo que permite
la eliminacin de dudas y sospechas, especialmente en el caso de empleados difciles
o reacios. ltimamente, es el mtodo preferido entre los responsables de la planeacin
del anlisis de puestos. Se basa en el contacto directo y en los mecanismos de
colaboracin y de participacin.
El mtodo de la entrevista directa consiste en obtener, los-datos relativos al puesto que
se desea analizar, por medio de un contacto directo y verbal con el ocupante del puesto
o con su jefe inmediato. Se puede hacer slo con uno de ellos o con ambos, juntos o
separados.
1. Caractersticas de la entrevista directa

La obtencin de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con
preguntas y respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto.
La participacin es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la
obtencin de los datos.

2. Ventajas de la entrevista directa

Obtencin de los datos del puesto a travs de las personas que mejor lo
conocen. Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.
Es el mtodo de mayor conveniencia y el que proporciona un mayor resultado en
el anlisis, debido a la obtencin estandarizada y racional de los datos.
No tiene contraindicacin: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.

3. Desventajas de la entrevista directa

Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal,

que resultan en una falta de comprensin y no aceptacin de sus objetivos.
Posibilidad de una confusin entre opiniones y hechos.
Prdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.
Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y la
paralizacin del trabajo del ocupante.