Determinacin de Costos de Mano de Obra de Tcnicos

de Mantenimiento (Primera Parte)

En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real
para realizar alguna intervencin, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de
estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas.
La concepcin de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se analizan de
manera adecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera correcta, y no
incluyan todos los costos asociados de manera real y precisa.
Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las rdenes
de trabajo slo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros, planeadores,
programadores, responsables de herramientas y en ciertos casos responsables de almacenes y de compras
no estn comprometidos de manera apropiada.
Es bastante comn que los sistemas de administracin de mantenimiento por computador permitan registrar
las horas reales que se usaron en una labor determinada y tambin de la misma manera se registran tarifas
por hora por especialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el producto de los dos
valores.
La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en
una empresa es: por qu los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se
obtiene en un sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no
son reales, ya que a veces no se registran todas las horas asociadas a la labor, horas de espera,
aprovisionamiento de recursos, horas de prueba, entre otras. En otros casos la tarifa no es la correcta porque

incluyen generalmente slo el salario y las prestaciones sociales, tales como pago de salud, pensiones,
riesgos y beneficios que entrega la empresa.
Este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los diferentes costos que asume una compaa para
prestar un servicio integral de mantenimiento y cmo relacionarlos en la tarifa de mano de obra.
Para determinar el costo de una intervencin en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los
diferentes componentes del costo y calcular su contribucin a la tarifa. Este valor integra en un costo unitario
los diferentes conceptos, adems debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestin sea medida en
periodos de tiempo suficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectarla.
Una premisa fundamental para el clculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las rdenes de
trabajo se debe recuperar toda la inversin para prestar los servicios de mantenimiento, representada en
costos directos e indirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos estn presupuestados
apropiadamente, los valores resultantes reflejarn esta situacin planeada; pero no necesariamente un
desfase entre lo presupuestado y lo realizado significa una mala ejecucin, sino que puede ser una mala
gestin de presupuestos, porque un buen presupuesto parte de un buen conocimiento de los consumos y
recursos de periodos anteriores, adems de una definicin correcta de las estrategias de mantenimiento.

COSTOS DE LA MANO DE OBRA

Para cargar consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza una
tarifa por hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por
especialista sin que cambie el proceso de clculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un valor
significativo al anlisis si se tiene en cuenta el esfuerzo realizado.
La tarifa est basada en el salario bsico, y en una serie de factores que afectan y aportan al valor
hora/persona y que no se pueden describir explcitamente en las rdenes de trabajo.
Los costos indirectos generados por la organizacin de mantenimiento tienen como fin la administracin de la
mano de obra directa. El mecanismo que asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las rdenes
de trabajo es su involucramiento en el clculo del costo de mano de obra directa, debido a que en todas las
rdenes de trabajo existe al menos una especialidad asignada, pero no todas necesitan materiales ni
herramientas que son costos directos de fcil asignacin a labores definidas.
Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento que no se pueden cargar
directamente en una orden de trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de los centros
de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es distribuido mediante la tarifa por hora hombre directa,
asignada a las rdenes de trabajo.

SALARIO BSICO PONDERADO

Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes
tipos o categoras que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como se puede
calcular la tarifa/hora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el clculo de la
tarifa se puede hacer para una de ellas que globalice las especialidades o puede hacerse discriminadamente,
debe tenerse en cuenta que un control detallado no necesariamente mejora la gestin de costos.

ESPECIALIDADES

CANTIDAD DE PERSONAS

SALARIO BSICO

Mecnico D

$2,000

Mecnico C

$2,500

Mecnico B

$3,000

Mecnico E

$1,500

Mecnico A

$4,000

SUMA

17

Tabla 1

El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se calcula de la siguiente manera:

Salario de la categora 1 * Nmero de personas en la categora 1
Salario de la categora 2 * Nmero de personas en la categora 2
As sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide por el nmero de
personas totales, con lo que se obtiene un Salario Bsico Ponderado (SBP) que generalmente es expresado
en [$/persona]. Este valor se utiliza como denominador en la mayora de los clculos de los factores.

I.

1.Factor salario

Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular a
continuacin.

I.

2.Factor prestacional y beneficios

Este factor se aplica al salario bsico ponderado y se debe averiguar en el rea de recursos humanos con los
responsables de pago nmina y seguridad social. Incluye los pagos obligatorios de ley tales como salud,
pensiones, riesgos profesionales, vivienda, alimentacin, transporte, dotacin obligatoria de ley. Por ejemplo
0.8
3. Administracin
Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logstico, supervisores, planeadores
y programadores, almacenistas, responsables de salas de herramientas que apoyan el personal operativo; el
clculo de este factor arroja un valor que se suma a los valores unitarios de salarios promedios. El factor de
costo de administracin comprende tambin el gasto realizado en insumos y medios para el logro del
adecuado funcionamiento de un grupo de mantenimiento, tales como:
Convenios de soporte anual del sistema de administracin de mantenimiento por computador.
Utilizacin de computadores y programas informticos por ao.
Uso de elementos y consumibles de oficina.
Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las rdenes de trabajo se debe colocar en el
numerador y si algn funcionario comparte su trabajo entre los dos esquemas, puede colocarse su porcentaje
respectivo en la fraccin.
Para calcular este factor se utiliza la siguiente frmula:

Ejemplo:

PERSONAL
ADMINISTRATIVO

% que
DEDICA

SALARI
O
BSICO

No. DE

VALOR

PERSONAS

TOTAL

Superintendente

10%

10.000

1,000

Ingeniero de
mantenimiento

20%

3.000

1,200

Planeador

50%

3000

3,000

Supervisor

50%

2.500

2,500

Asistentes

30%

1.500

450

8,150

TOTAL

Tabla 2

Gastos administrativos del rea (energa, agua, papelera, entre otros) por ao: 36,000

Teniendo en cuenta los datos anteriores y la frmula para el clculo del factor de administracin, se obtiene:

Factor administracin:

Para este caso, se obtuvo un factor de 0.42 para los costos administrativos que incluyen el personal y gastos
de papelera y servicios como energa y agua.
4. Capacitacin y consultoras

Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es de
un ao en entrenamiento, formacin, consultoras y asesoras exclusivas del rea de mantenimiento, este
valor se relaciona con el salario bsico mensual.
Ejemplo:

COSTOS

VALOR

Costo soporte y actualizacin software de mantenimiento /

ao

20,000

Consultora para mantenimiento / ao

80,000

Capacitacin para mantenimiento / por ao

60,000

SUMA

160,000

Tabla 3

Los costos de capacitacin del personal y de consultoras corresponden a un factor de 0.32

5. Herramienta menor
Generalmente todo tcnico de mantenimiento tiene una dotacin bsica de herramienta manual que se asigna
permanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor relaciona un
valor mensual con el salario bsico ponderado.
Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la caja de herramientas, de la siguiente forma:

Ejemplo:

ESPECIALIDADES

CANTIDAD DE PERSONAS

VALOR CAJA DE
HERRAMIENTAS

Mecnico D

$5,000

Mecnico C

$3,750

Mecnico B

$8,000

Mecnico E

$3,000

Mecnico A

$8,000

Tabla 4

Valor promedio ponderado: 5,000

Con este valor se calcula el factor de herramienta menor as:

COSTOS

VALOR

Valor herramienta menor o dotacin

ponderado

5,000

Meses de vida til

36

Tabla 5

El costo de la caja de herramientas de este grupo de mecnicos tiene un factor de 0.06

6. Herramienta compartida
En algunas ocasiones un grupo de tcnicos de mantenimiento o cuadrilla tiene una dotacin bsica de
herramienta que se asigna permanentemente, es bastante comn que esta herramienta est en un cuarto de
herramienta, no es fcil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las rdenes de trabajo, el factor
relaciona un valor mensual con el salario bsico ponderado de las personas de la cuadrilla o grupo.
Ejemplo:

COSTOS

VALOR

Herramienta compartida

250,000

Meses de vida til

60

No. de personas que comparten la

herramienta

17

Tabla 6

El valor de la herramienta compartida para este grupo de mecnicos corresponde a un factor de 0.1
7. Transporte

Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en un

vehculo y como tal es difcil cargarlo como un recurso expreso en las diferentes rdenes de trabajo y por
eso es mejor tomarlo como un valor que aumenta el costo unitario de usar la mano de obra.
Ejemplo:

COSTOS

VALOR

Posesin o alquiler vehculos / mes

1,950

No. personas promedio / vehculo

17

No. de vehculos

Tabla 7

Los costos en los que se incurre para el transporte del personal operativo generan un factor de 0.09.

8. Gastos de viaje
Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo especfico, serian costo directo, ms en los
casos en los cuales los tcnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es ms
lgico determinar el costo mensual por persona y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histrico, pero expresado en
[$/mes].

COSTOS

VALOR

Costo anual de gastos de viaje

5,000

Tabla 8

Para el caso de los gastos de viaje se obtuvo un factor de 0.01.

9. Comunicaciones
Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administracin de radios,
localizadores y telfonos mviles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecucin de las rdenes de
trabajo.
Ejemplo:

COSTOS

VALOR

Costo anual de comunicaciones (Radios, celulares,

internet, ancho de banda, entre otros)

72,000

Tabla 9

Los costos de comunicaciones que incluyen los costos de radios, celulares, internet e internet, corresponden a
un factor de 0.14

10. Consumibles

Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del
cumplimiento y ejecucin de la orden de trabajo, tales como soldadura comn, tornillera, detergentes,
algunos lubricantes, telas, disolventes; para los cuales la determinacin precisa en una labor es dispendiosa y
poco til.
Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario bsico ponderado.
Se debe realizar una clasificacin de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos
corresponden a materiales que aunque se utilicen en la ejecucin de un trabajo no se pueden ni medir ni
cargar directamente a una unidad especfica o equipo.
Ejemplo:

COSTOS

VALOR

Costo consumibles / ao

18,000

Tabla 10

Los consumibles utilizados por este grupo de mecnicos generan costos que representan un factor de 0.04.

En nuestro prximo nmero veremos la integracin de los anteriores factores para determinar el costo de
tener un tcnico de mantenimiento, as como de otros factores y efectos a considerar.