OBJETIVO:

Establecer los controles necesario os para el manejo y reposicin de los fondos de caja chica,
que faciliten y agilicen las operaciones de compras imprevistas y de menor cuanta monetaria
que no amerite la emisin de un cheque.
ALCANCE:
Aplica a todas las unidades de produccin social agrcola-agroindustriales y accin central
TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES
Ao Fiscal: Periodo para el que se preparan los presupuestos de ingresos y gastos de la
administracin y en el que se devengan los impuestos.
Fondo de caja chica: Cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna
a un empleado, en caja o depsitos, disponibles para los desembolsos menores que
generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo.
Facturas: Son documentos tributarios que entregan los comerciantes y que detalla la
mercanca vendida su precio unitario, el total del valor cancelado por la venta y forma de pago.
Reposicin de Fondos de Caja Chica: solicitud que realiza el responsable del fondo de caja
chica para que se le reponga el monto pagado, debidamente justificado mediante formato y
facturas
Unidad Tributaria (U.T): Es la medida de valor creada a los efectos tributarios como una
medida que permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de las bases de
imposicin, exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variacin del ndice de
precios al consumidor (I.P.C.).
RESPONSABILIDADES
Responsable del fondo de caja chica tiene como responsabilidad:
El uso adecuado de los fondos en caja chica.
Autorizar los pagos
Tomar decisiones respecto a los resultados del arqueo de caja chica.
Cumplir con las faltas temporales o absolutas del custodio de la caja chica.
Cumplir con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.
Vigilar que el fondo sea usado para el fin que fue creado.
Informar a la Gerencia de Administracin y Finanzas cualquier anormalidad presentada.
Custodio del fondo de caja chica, es responsable de:

Del manejo del fondo de caja de chica.

Recabar los comprobantes dentro de los plazos establecidos.
FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

Efectuar los rembolsos de manera correcta, ordenada y oportuna.

Tramitar la solicitud de reposicin del fondo ante la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Revisar que las facturas o comprobantes de pago, contengan todos los aspectos legales
que exige el SENIAT.
Cumplir con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.

Es responsabilidad de (la) Coordinador(a) de Tesorera.

Revisar la solicitud de reposicin del fondo de caja chica.
Gestionar la reposicin.
Cumplir con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento
Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas.
Modificar y/o actualizar el presente procedimiento.
Es responsabilidad del Gerente de Planificacin y Presupuesto.
Asegurar que los cargos al fondo de caja chica correspondan
presupuestarias incluidas en el presupuesto de gastos.
Mantener actualizado el presente documento.

a las partidas

Es responsabilidad de Auditoria Interna.

Evaluar el proceso de manejo y reposicin del fondo de caja chica, incluyendo el grado de
operatividad y eficacia y proponer las recomendaciones que sean pertinentes.
Realizar arqueo sorpresivo a los fondos de caja chica.

NORMAS
Normas especificas para el manejo del fondo de caja chica.
1. El fondo de caja chica, slo podr utilizarse para la adquisicin y cancelacin en efectivo de
bienes y servicios indispensables para garantizar el funcionamiento de las Unidades de
Produccin Socialista, que en razn a su inmediatez deban realizarse y no justifiquen la
elaboracin de una orden de compra o de servicio.
2. Todos los pagos que se hagan debern ser aprobados por el responsable del fondo de caja
chica.
3. El fondo de caja chica no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o servicios
mayores, que excedan los lmites establecidos en las presentes normas.
4. El monto mximo de cada gasto a cancelar con cargo al fondo de caja chica no podr ser
superior a veinte unidades tributarias (20 U.T). Segn lo establecido en el articulo 70 del
Reglamento I de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Publico, sobre el
Sistema Presupuestario.

FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

5. Las facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilizacin del fondo de caja chica
deben estar escritos a mquina o con bolgrafo, en letra legible y en tinta de un solo color, sin
tachaduras o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad; emitidos a:
Nombre de: Empresa Mixta Socialista Arroz del Alba, S.A.
RIF N: G-20008205-4;
Direccin: Ctra principal va a Turen local antigua sede Cargill de Venezuela, sector
Pritu Estado Portuguesa. Zona postal 3305.
6. Atendiendo a la disposicin legal que rige la materia, no se practicar la retencin del IVA
cuando se trate de la adquisicin de materiales, suministros o servicios no personales a ser
pagados con cargo al fondo de caja chica; siempre que el monto de cada operacin no exceda
de veinte unidades tributarias (20 UT.).
7. No se debern aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea varios o alguna palabra
genrica; ya que ello impide determinar la imputacin presupuestaria a la cual se cargar el
monto respectivo
8. La caja chica no podr ser utilizada para: cambiar cheques, hacer prstamos, aceptar vales al
personal a cuenta del sueldo.
9. Slo se registrarn como compromisos legalmente adquiridos por los fondos de caja
chica, los actos que renan los siguientes requisitos:
Que la naturaleza y el monto del gasto est previsto en una partida
presupuestaria con crdito disponible en el presupuesto vigente.
Que est determinado con detalle el monto del gasto, la cantidad y la especie de
los bienes y servicios, segn corresponda, as como la persona natural o jurdica
de quien se les adquiere.
Que los comprobantes de pago contengan en su texto los requisitos exigidos en
la presente normativa.
10. Las facturas y/o comprobantes originales que soporten un gasto con cargo al fondo de caja
chica, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la providencia administrativa N
0257de fecha 19/08/08, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera
y Tributaria, SENIAT, los cuales debern contener:
La denominacin de Factura.
Nmero de la factura.
Nombre, domicilio y RIF de la empresa que emite la factura.
Nombre, domicilio y RIF de Empresa Mixta Socialista Arroz del Alba, S.A.
Fecha de emisin de la factura.
Descripcin, cantidad y precio del bien o servicio.
Especificacin del impuesto aplicable.
Indicacin del valor total de la venta.
Factura inutilizada con el sello o la palabra PAGADO.
FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

 Indicacin de la imputacin presupuestaria.

Denominacin y RIF de la imprenta autorizada.
Nomenclatura y fecha de la providencia administrativa que autoriza a la
imprenta.
Fecha de fabricacin de las facturas por la imprenta autorizada.
Los dems requerimientos establecidos en las normas generales de emisin y
elaboracin de facturas y otros documentos emitidas por el SENIAT
11. El fondo de caja chica no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o servicios
mayores, que excedan los lmites establecidos en las presentes normas.
12. En ningn caso podr utilizarse el fondo de la caja chica para cubrir gastos que se
correspondan a los siguientes conceptos:
Sueldos, sobre tiempo y suplencias del personal
Compra de bienes capitalizables
Cancelacin de deudas por concepto de compras a crdito
Cambiar cheques
Hacer prstamos
Aceptar vales a cuenta de sueldos o salarios
Compra de regalos al personal
Pago de servicios bsicos, tales como energa elctrica, telfono, agua
Pago de alquileres o arrendamientos
Avisos en peridicos, revistas o cualquier otro medio publicitario.
Pago de ramos de flores
Ddivas y donaciones
Materiales y suministros de existencia en el almacn.
Agasajos y festejos.
13. Los fondos de caja chica NO podrn ser destinados a gastos de las partidas 401
gastos de personal ni de la partida 404 activos reales; ni a los gastos que la
respectiva Ley de Presupuesto autorice atender en varios ejercicios
presupuestarios; ni tampoco los que deban pagarse con cargo a la partida
destinada a atender compromisos de aos anteriores.
14. Los gastos a realizarse con cargo al fondo de caja chica, deben corresponderse estrictamente a
las siguientes partidas presupuestarias incluidas en el presupuesto de gastos:
4.02. Materiales, suministros y mercancas
Artculos considerados como "Materiales de Consumo", es decir, aquellos que renan una o
ms de las siguientes condiciones:
Tienen un perodo corto de uso y durabilidad, generalmente no mayor de un ao, por
cuanto tienden a desaparecer al primer uso, muestran un rpido desgaste o deterioro y
experimentan una prdida posterior, frecuente e inevitable.

FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

 Pierden sus caractersticas de identidad al ser aplicados o transformados en otros, tal es el

caso de los artculos que al colocarlos, agregarlos, aplicarlos a otros o al transformarlos
desaparecen como unidad o materia independiente; as como el de los materiales de
construccin y el de los cauchos, bateras y similares, que al colocarlos forman parte del
vehculo.
Materiales y suministros cuyo costo unitario relativamente bajo, no cumplen con las
caractersticas definidas anteriormente.
Partida
presupuestaria
4.02.01.01.00
4.02.04.03.00
4.02.05.01.00
4.02.05.02.00
4.02.05.03.00

4.02.05.04.00

4.02.06.02.00
4.02.06.03.00
4.02.06.06.00

4.02.06.08.00

4.02.08.03.00

4.02.08.09.00

Descripcin
Alimentos y bebidas para personas.
Tipo de bebidas tales como: refrescos y agua embotellada..
Cauchos y tripas para vehculos
Neumticos de cauchos y tripas utilizados en los vehculos.
Pulpa de madera, papel y cartn
Papel para empacar y envolver; papel higinico, servilletas.
Envases y cajas de papel y cartn
Vasos, cajas, bolsas, bandejas, platos y similares de papel y cartn.
Productos de papel y cartn para oficina
Productos de papel y cartn para oficina, tales como: archivadores, papel bond,
papel vegetal, papel carbn, papel cuadriculado, papel de dibujo, libretas para notas,
sobres, carpetas, cintas de papel para mquinas, papel de seguridad, formularios,
libros de contabilidad y otros productos similares de papel y cartn para uso de
oficina
Libros, revistas y peridicos
Libros, revistas, folletos, peridicos y otras publicaciones destinadas al consumo
inmediato en las oficinas pblicas o para su distribucin al pblico. Se exceptan: el
material de enseanza, as como los libros, revistas y otras publicaciones destinados
a la dotacin de bibliotecas, ya sean stas de servicio al pblico o para uso exclusivo
de los organismos.
Abonos, plaguicidas y otros
Abonos, fertilizantes y otros productos utilizados para la exterminacin de plagas,
insectos, plantas dainas y otros.
Tintas, pinturas y colorantes
Tintas, pinturas, colorantes y productos similares para todo uso, tales como: aceite,
aguarrs, adelgazador de pinturas, lacas, trementina, toner, acuarelas y carboncillo.
Combustibles y lubricantes
Comprende todas aquellas sustancias inflamables y lubricantes, tales como:
gasolina, gas-oil, aceite combustible para motores, aceite y grasa lubricante, liga de
frenos, gas natural, acetileno y oxgeno industrial.
Productos plsticos
Artculos de plstico para todo uso, tales como: lminas, envases, bolsas, vasos,
platos, cubiertos, botellas, tubos, instalaciones e instrumentos plsticos .
Herramientas menores, cuchillera y artculos generales de ferretera
Herramientas menores, tales como: destornilladores, alicates, martillos, tenazas,
serruchos, picos, palas, tornillos, tuercas, mechas, llaves de tubo, machetes y
cuchillos.
Repuestos y accesorios para equipos de transporte
Repuestos y accesorios metlicos que forman parte de los equipos de transporte,
destinados a mantenerlos en condiciones normales de funcionamiento, tales como:
FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

4.02.08.10.00

Partida
presupuestaria
4.02.10.05.00

4.02.10.06.00

4.02.10.08.00

4.02.10.09.00

4.02.10.11.00

acumuladores, alfombras de goma para piso de vehculos, amortiguadores,

carburadores, pistones, rines, vlvulas, silenciadores, parachoques, platinas,
platinos, condensadores, bujas de encendido y bateras.
Repuestos y accesorios para otros equipos
Piezas y accesorios metlicos que forman parte de los equipos, excluyendo los de
transporte, destinados a mantenerlos en condiciones normales de funcionamiento .

Descripcin
tiles de escritorio, oficina y materiales de instruccin
Artculos para escritorio y oficina, tales como: cintas para mquinas de calcular y
escribir, tizas, reglas, esferas, transportadores, punteros, lpices, bolgrafos,
marcadores, tinta para plumas, ganchos para carpetas y borradores, engrapadoras,
perforadoras, plastilina, compases, tirro, gomas para borrar, sellos de caucho y
similares. Se excluyen los tiles de papel y cartn, que se imputan por la especfica
4.02.05.03.00 "Productos de papel y cartn para oficina".
Condecoraciones, ofrendas y similares
Medallas, condecoraciones, diplomas, ramos, coronas y similares, adjudicadas a
personas o entidades. Se exceptan los trofeos deportivos, los cuales se imputan por
la especfica 4.02.10.01.00
Materiales para equipos de computacin
Materiales para equipos de computacin, tales como: cintas para impresora,
cartuchos de tintas y toner para impresoras, memorias porttiles USB (pen driver),
discos compactos (CD).
Especies timbradas y valores
Material impreso que, de acuerdo con el ordenamiento legal vigente, utilizan los
diferentes organismos del sector pblico, tales como: bandas de garanta,
estampillas, papel sellado y otras especies fiscales.
Materiales elctricos
Materiales elctricos, tales como: cables, bombillos, interruptores, tubos
fluorescentes y reflectores

4.03. Servicios no personales

Servicios prestados por personas jurdicas, tanto para realizar acciones jurdicas, administrativas
o de ndole similar, como para mantener los bienes de la institucin en condiciones normales de
funcionamiento. Incluye alquileres de inmuebles y equipos; derechos sobre bienes intangibles;
servicios bsicos; servicio de administracin, vigilancia y mantenimiento de los servicios bsicos;
servicios de transporte y almacenaje; servicios de informacin, impresin y relaciones pblicas;
primas y otros gastos de seguro y comisiones bancarias; viticos y pasajes; servicios
profesionales y tcnicos; servicios para la elaboracin y suministros de comida; conservacin y
reparaciones menores de maquinarias y equipos; conservacin y reparaciones menores de
obras; servicios de construcciones temporales; servicios de construccin de edificios para la
venta; impuestos indirectos y otros servicios.
Partida
presupuestaria

Descripcin
FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

4.03.02.02.00

Partida
presupuestaria
4.03.06.03.00
4.03.06.04.00
4.03.07.02.00

4.03.11.02.00

4.03.11.07.00

4.03.15.02.00

4.03.99.01.00

Alquileres de equipos de transporte, traccin y elevacin

Canon derivado por el uso de equipos de transporte, traccin y elevacin, tales
como: vehculos automotores terrestres y de traccin no motorizada; de transporte y
los equipos auxiliares de transporte.
Descripcin
Estacionamiento
Contraprestacin por el uso de los servicios de estacionamiento para los equipos de
transporte a cargo del organismo.
Peaje
Contraprestacin por el uso de autopistas, puentes y chalanas, por parte de equipos
de transporte a cargo del organismo, de acuerdo al ordenamiento jurdico vigente
Imprenta y reproduccin
Gastos por concepto de servicios prestados por personas naturales o jurdicas para
realizar trabajos de impresin, reproduccin, encuadernacin y fotocopiado. Incluye
publicaciones con carcter informativo tales como: dpticos, trpticos, folletos,
pendones inherentes a las actividades del organismo o divulgaciones de tipo cultural,
cientfico y tcnico.
Conservacin y reparaciones menores de equipos de transporte, traccin y
elevacin
Servicios de conservacin y reparaciones menores de equipos de traccin y
elevacin que tienden a mantenerlos en condiciones adecuadas de funcionamiento,
tales como: automviles, tractores, gras y elevadores.
Conservacin y reparaciones menores de mquinas, muebles y dems equipos
de oficina y alojamiento
Comprende la asignacin para atender los gastos por concepto de servicios de
conservacin y reparaciones menores de equipos de oficina tales como: equipos de
computacin, escritorios, fotocopiadoras, impresoras, scanners.
Tasas y otros derechos obligatorios
Comprende la asignacin para atender los gastos destinados al pago de tasas y
otros derechos obligatorios. No incluye los pagos por impuestos directos que se
imputan por la especfica 4.08.06.07.00. Tampoco contempla los pagos por
impuestos indirectos (impuesto al valor agregado, impuesto al lujo) generados por las
adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, los cuales se imputan por la
partida 4.03.18.00.00 Impuesto indirectos
Otros servicios no personales
Comprende la asignacin para atender los gastos por concepto de otros servicios no
personales que se estimen contratar, no incluidos en las especficas anteriores, tales
como servicio de caleta.

15. Cuando se realice un arqueo sorpresivo por parte de un miembro de auditoria interna, al
responsable del fondo de caja chica, resultase algn faltante, deber ser repuesto
inmediatamente en presencia del que hace el arqueo, para as completar el monto del fondo.
Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo ser depositado en las cuentas de Arroz del Alba,
en forma inmediata.

FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

Normas especificas para la reposicin del fondo de caja chica.

16. La reposicin del fondo de caja chica ser tramitada por el custodio, una vez que se haya
utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado.
17. La solicitud de reposicin del fondo de caja chica deber venir en una carpeta de fibra marrn
tamao carta, la cual debe estar organizada de la siguiente manera:
Relacin de gastos de fondo de caja chica (Ver instructivo)
Descripcin de factura y factura anexas. (Ver instructivo)
Clasificarlas por partida presupuestaria.
Ordenadas cronolgicamente,
18. Dichos documentos debern venir en su respectivo gancho para as evitar extravos de
documentos
19. Las facturas y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, en la reposicin del fondo
de caja chica, deben tener colocada la justificacin respectiva en el formulario descripcin de
factura; la imputacin presupuestaria a la cual se carg el gasto; firmadas por:
Coordinador o responsable del fondo de caja chica.
Custodio del fondo de caja chica.
Vocero principal del consejo de trabajadores de la Unidad.
20. Las facturas que presenten fechas donde pueda observarse que se incurrieron en gastos sin
contar con el dinero efectivo para ese momento, sern objetadas.
21. Las facturas y comprobantes de pago que se presenten al solicitar una reposicin del fondo
caja chica, debern corresponder al lapso transcurrido entre la ltima reposicin y la que se
solicita, no se reconocern comprobantes que tengan fechas posteriores al perodo de
reposicin.
22. La relacin de gastos de fondo de caja chica debe acompaarse de los siguientes
documentos:
Las facturas y comprobantes de los pagos efectuados.
Formulario de descripcin de factura.
23. El cheque para la reposicin del fondo de caja chica deber ser emitido a nombre del custodio
y llevar la leyenda NO ENDOSABLE.

FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

24. El custodio de fondo de caja chica deber informar a los beneficiarios que las facturas sean
emitidas a nombre de la empresa y bajo ningn concepto se aceptarn facturas a nombre del
custodio o de terceras personas.
25. Las facturas o comprobantes deben ir firmada y sellada por el responsable de la
Unidad Administrativas que realizo el gasto.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Manejo del fondo de caja chica
Trabajador
1.
2.

Detecta la necesidad de realizar una compra y comunica al Responsable del fondo.

Solicita al custodio monto en bolvares e indica la necesidad del gasto.

Custodio de caja chica

3.
4.

Completa vale de caja chica, por monto aproximado para la realizacin de la compra.
Extrae monto acordado, cuenta y entrega al trabajador solicitante para la revisin y firma de
vale de caja chica.

Trabajador
5. Recibe monto en dinero y vale de caja chica, el cual revisa y firma como recibido, entrega a
custodio.
Custodio de caja chica
6. Recibe vale de caja chica y guarda en caja de seguridad.
Trabajador
7. Procede a realizar compra.
8. Entrega factura original al Gerente y/o Responsable de la Unidad que genera el gasto, para su
revisin y firma.
Gerente y/o Responsable de la Unidad
9. Recibe, revisa, firma y entrega.
Trabajador
10. Recibe factura firmada y entrega a custodio de caja chica, junto con dinero en caso de
excedente, en caso contrario solicita el reintegro del monto faltante segn factura.

FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

Custodio de Caja Chica

11. Recibe factura y verifica que estn debidamente autorizados, que cumpla con los requisitos
mnimos exigidos por normas internas y sella como pagado.
12. Engrapa vale de caja chica a la factura y guarda en caja de seguridad, en caso de excedente o
faltante entrega o recibe dinero.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Reposicin del fondo de caja chica
Custodio
1. Al utilizar el 75 % del fondo, aplica procedimiento de arqueo de caja y elabora relacin de
gastos de fondo de caja chica.
2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al fondo de caja chica.
3. Imprime relacin, firma y ordena los documentos.
4. Enva expediente al responsable para su aprobacin.
Responsable del Fondo
5. Recibe y revisa expediente.
5.1 En caso de no conforme le comunica al custodio de la observacin encontrada, entrega
expediente.
5.2 En caso de conforme firma relacin de gastos.
6. Entrega expediente.
Custodio
7. Recibe expediente y en caso de:
7.1No conforme, corrige y regresa al paso N 2,
7.2Conforme, solicita al Vocero de los Trabajadores firmar los formularios de descripcin de
factura y reposicin.
8. Enva expediente a la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Coordinador de Tesorera.
9. Recibe y revisa la reposicin del fondo de caja chica.
10.Entrega al Especialista de Presupuesto
Especialista de Presupuesto
FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba

11. Recibe expediente y verifica que los gastos relacionados tengan correspondencia con el fondo,
con las partidas presupuestarias y con el orden cronolgico.
11.1En caso de error en los soportes o correspondencia del gasto devuelve el expediente completo
para que se realicen los ajustes necesarios. Vuelve al paso 5.
11.2De estar conforme firma y sella documento.
12.Entrega expediente al Gerente de Planificacin y Presupuesto.

Gerente de la Planificacin y Presupuesto.

13. Recibe expediente, revisa relacin de gastos y chequea datos de la recepcin de documentos.
13.1De estar conforme firma y entrega.
13.2En caso contrario devuelve para la correccin.
Coordinador de Tesorera)
14. Recibe expediente y aplica procedimiento de solicitud, orden y modalidad de pago.

FOR-OYM-003
Informacin confidencial y de uso exclusivo para la EMS Arroz del Alba