UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE

CAMPECHE
MANTENIMIENTO
INDUSTRIAL
NOMBRE DE LA MATERIA:
Protocolo de Operacin de Mantenimiento

NOMBRE DEL MAESTRO:

Ing. Pablo Efran Aguilar Villanueva

NOMBRE DEL ALUMNO:

Victor Manuel Gomez Suarez

GRADO:

GRUPO:

7 Cuatrimestre

B
CARRERA:
Ingeniera en Mantenimiento Petrolero

NOMBRE DE LA UNIDAD:
Elaboracin de Manuales

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:
Elementos que constituyen un procedimiento

FECHA: 23 de septiembre de 2016

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Contenido
INTRODUCCIN..........................................................3
Justificacin...............................................................4
OBJETIVO...................................................................5
DESARROLLO.............................................................6
CONCLUSION............................................................13
ANEXOS...................................................................15

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INTRODUCCIN
Las empresas generalmente no reconocen la importancia de los sistemas de
control interno y no cuentan con la aplicacin de medidas que les permitan
minimizar las deficiencias que por su naturaleza se presentan en el desarrollo de
sus actividades. Toda empresa necesita de procedimientos internos que permitan
asegurar la conservacin de las inversiones efectuadas por los propietarios y al
mismo tiempo controlar segn polticas de la administracin el cumplimiento de los
objetivos y metas trazadas por la empresa. Para la implementacin del Sistema de
control interno es indispensable contar con un Manual de Procedimientos, pues es
uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la
administracin, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la
orientacin

precisa

que

requiere

la

accin

humana

en

las

unidades

administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, pues

son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un
empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado,
convirtindose en una herramienta indispensable para toda empresa u
organizacin, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una
manera clara y sencilla, es por ello que el manual de procedimientos es un
componente del sistema de control interno que se crea en esta empresa para
obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contenga
todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades
que se realizan en esta.

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Justificacin
No se puede decir que el xito de una empresa es producido de la casualidad.
Dentro de la propia organizacin se encuentra la clave para alcanzar el xito,
Es por eso, que al sentar las bases para que el proceso administrativo se optimice,
es decir que se desarrolle adecuadamente cada una de las etapas del proceso de
cada proyecto de construccin que se ejecute en la empresa de una forma que
permita alcanzar el objetivo global de la organizacin, estaremos entonces
definiendo la forma de alcanzar esa mejora en el desarrollo interno de la
organizacin lo que a su vez, nos lleve a lograr mejores resultados finales de cada
proyecto, eso sea de gran ayuda para alcanzar los objetivos globales de la
organizacin.
En tiempos como el presente, cuando la utilidad de un proyecto de construccin se
reduce considerablemente debido a factores internos, (como son las condiciones a
las que una empresa se enfrenta sobre todo en los concursos de obra pblico,
donde participan un gran nmero de compaas por lo que el constructor a
considerar poco porcentaje de utilidad para ganar la obra).
As mismo, la bsqueda de mejores estrategias para lograr dicho desarrollo
justifica para las empresas el anlisis de una planeacin o administracin
estratgica para que nos auxilie en la bsqueda de materializacin de los
propsitos globales de la empresa.
De aqu se deriva la necesidad de las empresas de lograr realmente un ptimo
desarrollo del proceso interno que se desenvuelve cotidianamente en la
organizacin. Ya que el xito depender de esos factores externos que tanto estn
afectando

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OBJETIVO
El desarrollo de una lnea de autoridad para a completar los controles de
organizacin, se establecer para tener una clara definicin de las funciones y las
responsabilidades de cada departamento, as como la actividad de la organizacin
para esclarecer reas de responsabilidad indefinida, de manera similar se propone
un sistema contable que proporcione informacin confiable para presentar un
cuadro suficientemente informativo para exponer con claridad cada uno de los
procedimientos y designar a los responsables de cada departamento, para
establecer intervalos y registros de los resultados que se obtendrn despus de la
correcta ejecucin del procedimiento.

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DESARROLLO
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos mas de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no
adecuadamente.
Procedimiento es un trmino que hace referencia a la accin que consiste en
proceder, que significa actuar de una forma determinada, ya que un procedimiento
depende la efectividad de los pasos de las actividades. El hecho de que los
procedimientos existan es a todo lo largo de una organizacin es que tiene una
importancia para poder describir las actividades de manera detallada en un orden
especifico y lograr resultados efectivos.
La manera ms fcil de identificar si un procedimiento se est llevando acabo
efectivamente es verificar si se toman primeramente las caractersticas ms
importantes que nos menciona el autor Mellinkoff:

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No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada

situacin en particular.

-Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que

facilita la aplicacin continua y sistemtica.

-Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas

situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes

caractersticas de procedimientos:

-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a

un mismo fin se conoce como un sistema.

Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere

especficamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su

trabajo.

Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que

realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

Para cada uno de los tramites, procesos y dems que se tenga que hacer gestin
es necesario que estn sujetos a lineamientos o normas que rijan sobre el asunto
veracidad y compromiso.
Es responsabilidad del titular de cada departamento vigilar que se elaboren,
implanten y actualicen permanentemente los manuales de procedimientos de
todas las reas que lo conforman.
Para la elaboracin de los manuales de procedimientos de los departamentos, los
procedimientos debern ser especficos, para lo cual se recomienda utilizar la
tcnica de libreto que se explica en el apartado III de sta gua.
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El Departamento de Desarrollo Institucional a solicitud del brindar consultora en
materia de planeacin, metodologa y herramientas tcnicas que se aplican en la
elaboracin de manuales de procedimientos.
Una vez que hayan elaborado o actualizado los manuales de procedimientos,
debern enviar un ejemplar de los mismos al Departamento de Desarrollo
Institucional para su registro y control.
El Departamento de Desarrollo Institucional revisar los manuales que reciba de
los departamentos y emitir un dictamen tcnico que incluir el registro oficial o las
recomendaciones pertinentes.
Los Manuales de Procedimientos son propiedad de la Institucin, por lo que se
recomienda que stos permanezcan dentro de las reas de trabajo.
Las cuales despus te dejara una buena experiencia por que permite el aumento
en el rendimiento laboral, permite adaptar un mayor grado de eficiencia durante
las actividades.

Los elementos esenciales que debe de contener un procedimiento o en este caso

un manual de procedimiento.
A) IDENTIFICACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.

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Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo
lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo,
el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guion o
diagonal.
B) NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.
C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las reas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del
control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
E) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

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Esfera de accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a
sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso
administrativos o sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases
G) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que
se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Adems, debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin, se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco
general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerrquicos superiores.
H) CONCEPTO (S)
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Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las
cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la
consulta del manual.
I)PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en
forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en
un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y
cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando
la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias
reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e
identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar
instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que
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facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos
y/o grficos simplificados.
L) GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico
relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento
general para la elaboracin de manuales administrativos
FUENTES DE INFORMACIN.
Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la
investigacin. Entre las ms representativas se pueden mencionar:
*Instituciones:
-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o
sector de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el
funcionamiento de la organizacin que se estudia.
*Archivos de la organizacin:
-General.
-De las reas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.
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-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que
ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar
limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de
documentos.
*reas de trabajo:
-Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento,
medios y personal.
*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la
organizacin.
*Mecanismos de informacin: Recursos computacionales que permiten el acceso
a informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al
estudio.

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CONCLUSION
Durante la investigacin con la informacin recolectada y analizando los tipos de
mtodos con que se intentan organizar a la parte operativa dentro de una empresa
u organizacin es donde se requiere mayor intervencin por el tipo de
documentacin que se maneja para lograr un grupo para dividir la parte operativa
de la administrativa.
Se ha que los manuales de procedimientos resultan indispensables para cualquier
organizacin gracias a ello se logra mayor eficiencia de los recursos tanto como
humanos ya que facilitan la estandarizacin y la preservacin del conocimiento
adquirido por la misma organizacin.

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BIBLIOGRAFIA
Guerrero, C. d. (Septimbre de 2010). Gua Tcnica Para La Elaboracin De
Manuales De Procedimiento. Guerrero, Mxico.
primaria, D. g. (Marzo de 2012). Procedimiento para hacer procedimiento.

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ANEXOS

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