ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin

embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no
retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy
valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo,
tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.

Conocer
las
prcticas
habituales
en
cuanto
a
la organizacin y planificacin del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo.
Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan
tanto en la vida acadmica como en la vida profesional.

En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificacin

y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y
vara a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de ms rendimiento, se
puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeos ejercicios y
dinmicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo
visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

DEFINICIN ADMINISTRACIN DEL TIEMPO.

La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos
ms importantes y crticos de los administradores.
CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las
prioridades que se te asignen a las actividades diarias.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas
que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo
con el mximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

ELEMENTOS BSICOS PARA CONTROLAR EL TIEMPO:

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante un par de das, lleve una bitcora del
tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras y analice si
el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.
Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine
que quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas,
asgneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn
comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las
herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores,
etc.

PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

Haz una lista de las actividades que realizars en una semana completa,
tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin
efectiva del tiempo.
Est comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres
a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados.
Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar
los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente.
El tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea. Pero se debe
procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos
establecidos.
Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas
planeados, ms que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o
sea, deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus
actividades.
El establecer un determinado tiempo o fechas lmites para cumplir con
los compromisos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a
la indecisin y a la tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y
concentrar los esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con
resultados.
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser
realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular,

ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo

que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito
que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la
presin de las fechas lmite establecidas.
Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos
generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de
acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o
hacer llamadas telefnicas.
El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar
correctamente el tiempo.
El registro de cmo se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o
en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial
para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o
establecer metas irreales.

Es importante recordar que la administracin del tiempo es esencialmente un

esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades, el ayudarse
unos a otros, la sincronizacin conjunta de esfuerzos para asegurar los
resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se
puede desarrollar por la mayora de las personas que se lo propongan.

IMPACTO EN NUESTRO TRABAJO.

Ms all del tiempo, de lo que ms se habla en la actualidad es del
cumplimiento. El tiempo, como es escaso, se debe administrar
adecuadamente. Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo
a tiempo, u otros modelos de gestin para cumplir con sus cronogramas.
Respecto al trabajo, los expertos en gestin empresarial se han dado cuenta
del estrs que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina
agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que
rehacer. A la vista de la mala gestin del tiempo que se suele tener en los
trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurs en recursos humanos que
apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de
trabajo, con una planificacin adecuada para as, poder disfrutar mejor del
tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea
con el nimo renovado.

RECOMENDACIONES:

En el caso de comenzar el da con un contratiempo, lo primero que recomienda

es que te detengas, cuentes hasta cinco y ordenes tus ideas. Si ests sentado
en tu mesa de trabajo, procura ordenarla, no tengas demasiadas cosas
atiborradas a la vista, te agobiaran ms todava. El paso siguiente es revisar lo
que conviene hacer. Decide qu actividades de la jornada vas a rescatar y
cules vas a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelve a negociar las fechas
lmites que te han dado para los asuntos ms urgentes. Sobre este tema,
recomiendan que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos
se te echan encima, intenta delegar parte de ese trabajo para que puedas salir
adelante. Es importante que en tu jerarquizacin de temas prioritarios para
sacar adelante, pospongas todas las trivialidades que puedas para otro da. En
lugar de darte una paliza trabajando dos horas extras para terminar todo,
considera la posibilidad de trabajar slo veinticinco minutos extras al da
durante el resto de la semana. Aplicar planes alternativos, es importante que
sepas distinguir entre reuniones de relevancia y las puramente rutinarias, as
podrs mandar a estas ltimas a alguien en tu nombre, de este modo
dispondrs de ese tiempo para sacar adelante parte del trabajo que no te deja
dormir. Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad,
cumplimiento son importantes desde el punto de vista de la organizacin. El
mito de la actividad: "Quien est ms lleno de trabajo es el ms eficiente". Se
confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. El
mito del hombre equipo: "Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los
asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas
uno mismo "para estar en todo": Invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisin aplazada: "Hay
que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que
sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable:
"Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo
invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el inters en trabajar
ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar
tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles". Se regatea el tiempo que se
debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo
que se est condenando a repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo te presiona: se viene encima".
El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de
justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto
tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarte o a reducir la
tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente
cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se
podra estar haciendo. Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida
alcanzar tus objetivos de la manera ms efectiva posible. Desperdiciadores de
tiempo Externos (DDT) vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son

provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros

mismos. Administracin de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin
descuidar los objetivos. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los
objetivos. Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las
actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad,
pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucin de los
objetivos. Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los
tenemos claros, somos fcilmente manejables por cualquier evento que se
presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia dnde
dirigirnos.

ADMINISTRACIN DE TIEMPO/COMO OCUPAR "TIEMPO MUERTO"

Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno
realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo:
minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente
ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin
embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias
actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico.
Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar soluciones
a algn problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo
que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales

como cartas por contestar o informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como
pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos,
el plan de mercadeo, etc.
Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando
se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar

cul de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as
transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a
procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta
beige".
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle
algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o

pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro

tiempo ptimo.
Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada
"tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta
telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar
nuestra lectura.

MATRIZ DE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la
comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego
"vivir" el modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante.
Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos
amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con
tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda
actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a
resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas
cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para
su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En
alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar
actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar,
prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se
transformen en crisis, descanso y recuperacin de energas personales, etc.
Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para
mejorar la respuesta a desafos futuros.
Pero adems este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los
dems: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es
decir lo Importante), ser nuestra consigna. Como estas cuestiones estn ms
lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan sobre nosotros. Sino, que
nosotros debemos presionar sobre ellas.
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la
manera mas efectiva posible.
Los DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNOS, cuando son provocados
por otras personas o situaciones:

Ejemplos de esto es: excesivo flujo de papeles, telfono, visitantes, reuniones,

fallas de comunicacin, polticas y procedimientos, informacin (falta/exceso).
Los DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS si son provocados por
nosotros mismos:
Ejemplos de esto es: falta de planificacin, falta de prioridades, objetivos no
claros, dejar cosas para despus, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta de
autodisciplina, falta de habilidad y conocimientos.
Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas
las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general,
representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman
en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los
Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin constante ya que
de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin personal frente
a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder,
significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico
este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pas todo el da
ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tena previsto".
Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin,
trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el
pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta
de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La
indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este
cuadrante.

CUESTIONARIO
Este cuestionario te dar el pie para una leccin sobre el manejo del tiempo,
autodisciplina, prioridades, etc.
Mi tiempo
Completa este cuestionario lo ms precisa y sinceramente que puedas
1. A qu hora te levantas a la maana?
2. A qu hora te acuestas?
3. A qu hora te levantas cuando ests de vacaciones o es feriado?
4. A qu hora te acuestas?
5. Escribe la cantidad de horas aproximadas que gastas en las siguientes
actividades en un da normal.
____Durmiendo
____Tarea escuela
____Devocional
____Telfono
____Escuela
____Comiendo
____Deportes
____Trabajando
____Leyendo
____ Limpiando

____Con amigos
____Practicando msica, otro
____Viajando
____De compras
____Escuchando msica
____Con la familia
____Tv, pelculas, video juego
____En la iglesia
____Arreglndote
____Otro

6. Cunto tiempo libre tienes en un da de escuela?

7. Escribe la cantidad de horas aproximadas que gastas en las siguientes
actividades un da de vacaciones o en un feriado.
____Durmiendo
____Tarea escuela
____Devocional
____Telfono
____Escuela
____Comiendo

____Con amigos
____Practicando msica, otro
____Viajando
____De compras
____Escuchando msica
____Con la familia

____Deportes
____Trabajando
____Leyendo
____ Limpiando

____Tv, pelculas, video juego

____En la iglesia
____Arreglndote
____Otro

8. Cuntas horas libres tienes durante las vacaciones o en un feriado?

9. Cul de las siguientes frases te quedan mejor?
___ Nunca me alcanza el tiempo para hacer todas las cosas que quiero hacer
___Creo que tengo bien balanceado mi tiempo de trabajo, recreacin, escuela y
ocio.
___Generalmente me aburro y no tengo mucho para hacer, lo cual no es muy
divertido.
10. Si tuvieras ms tiempo Qu te gustara hacer?
11. Inviertes algo de tus horas libres ayudando en la iglesia, en el grupo de
jvenes, con la gente pobre, en las misiones, o en algo parecido?
____ SI
____ NO
12. Cunto tiempo pasas a solas en silencio?
13. Consideras el tiempo usado en video juegos como tiempo perdido?
____ SI
____ NO
14. Cmo calificaras el uso de tu tiempo?
____ Aprovecho todo el tiempo que tengo.
____ Algunas veces termino todo lo que tengo que hacer, otras veces pierdo un
poco el tiempo
____ El tiempo se me pasa volando, muchas veces las cosas quedan
incompletas o sin hacer.
____ Me la paso en las nubes, el da termina y no hice nada.