HUTANG DAGANG (ACCOUNT PAYABLE)

Pengadaan untuk keperluan memenuhi bahan baku untuk produksi

atau diolah Perusahaan dan untuk keperluan trading dimana bahan
baku yang dibeli langsung dijual ke pelanggan. Dan untuk
pembeliannya dapat diperoleh dipasaran lokal atau dengan Import dan
pembayarannya dapat secara Cash atau dengan tempo.

Secara kwantitatif barang yang dibeli mencapai beberapa item, dan

untuk menentukan pemasok baik untuk barang-barang yang
mempuyai masa (lifetime) panjang maupun untuk barang-barang
cepat rusak (perishable) maka hal-hal pokok yang perlu diperhatikan
:

Pemasok mempunyai fasilitas penunjang yang memadai

Produknya sesuai dengan spesifikasi kita dan pemakai barang.

Kondisi finansial pemasok yang cukup baik.

Harga yang kompetitif dan realistis

Pemasok mengutamakan layanan yang terbaik

Pemasok jujur & adil kepada konsumen, pekerja dan

perusahaannya sendiri.

Demi untuk menunjang usaha dalam mempertahankan pelayanan dan

kontrak, maka komitmen dengan divisi telah disepakati bahwa
pembelian barang-barang manufaktur harus langsung ke distributor /
pabrik, sejauh masih memungkinkan.
Misalnya: untuk pemasok sayuran dan buah-buahan digunakan
pemasok ganda, hal ini untuk menghindari kemungkinan terjadinya
kekosongan barang, sedangkan untuk penentuan pemasok ikan,
daging dan ayam harus mempunyai fasilitas yang memadai dari segi
prosesing, pengepakan maupun dari segi hygiene dan sanitasi,
sehingga resiko penolakan oleh pemakai barang tidak terjadi.

Pembelian mendadak: dalam keadaan tertentu pembelian mendadak

tidak bisa dihindari, hal ini untuk mendukung kegiatan, dan ini dapat
ditelolir dengan syarat:
Permintaan telah disetujui oleh pemakai barang (Operation
manager)
Pembebanan biaya tambahan yang disetujui oleh yang
berwenang (Operation manager)
System dan prosedur yang berkaitan dengan pembelian kredit, terlebih
berfokus untuk pengelolaan Hutang dagang, antara lain meliputi :
I. Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang
II. Prosedur Pengelolaan Hutang Dagang

I. Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang

1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada
Surat Tanda Terima Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau
item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda
Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah
direvisi dari supplier.
2. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan
ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head
sebelum diserahkan ke Finance Departement.
3. Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller
telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan
bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang
telah disetujui.
4. Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice
diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya
tersebut melalui Dept.Head masing-masing dan Finance
Controller dan CFO.
5. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang
kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal
diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance
Departement.
6. Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua):

Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa

(Service Order Invoice). Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang
ditagihkan oleh Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian
(PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenisjenis tagihan ini umumnya berasal dari perolehan barang dan
atau jasa seperti: pembelian bahan baku, jasa konsultan dll.

Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan

oleh Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian (PO) / Kontrak
(Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan
ini umumnya berasal dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual
(misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air,
pajak dsb), Biaya Perjalanan Dinas (misalnya: tiket pesawat,
rental mobil, hotel, dsb), Prepaid Expenses/Biaya dibayar dimuka
(misalnya: bon sementara karyawan, asuransi, sewa gedung,dsb)
dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian (PO) / Kontrak
(Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).

Kebijakan Pembayaran Hutang

1. Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan,
berdasarkan tanggal Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan
melihat daftar hutang yang jatuh tempo.
2. Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan
untuk digunakan oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash
flow/arus kas Bulanan.
3. AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk
direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance
Director. Proposal pembayaran dibuat berdasarkan AP
Aging/Umur Hutang.
4. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab
Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director
berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh AP Staff
dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau
telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini
mengacu kepada Payment List/Daftar Pembayaran.
5. Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan
kepada Finance Controller. AP Staff membuat voucher
pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.

6. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan

melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun
pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu.
7. Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat
persetujuan dari BOD.
8. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya
perjalanan dinas karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan
harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan Finance
Controller.
9. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau
transfer diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari
masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 BOD.
10.
Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff
dan dicetak.
11.
Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan
dokumen pendukung.
12.
Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan
disetujui oleh Head of Finance.
13.
Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan
setelah transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan.
14.
AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang
Dagang secara harian.

Payment on purchasing (PO & Non PO)

Dengan PO (3 way matching):
a.

Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat

Tanda Terima Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari
Bagian Purchasing.

b. Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta

dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang
tercatat dalam GR (Surat Tanda Terima Barang) dan sesuai
dengan yang diorder dalam PO.

c.

Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang

berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan

Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat

supllier di invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama
dengan yang tercantum di invoice supplier.

Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai

implikasi terhadap proses pembayaran.

Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang

tercatat di PO.

Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.

Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice

dengan PO

Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice

tersebut.

Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada

maka konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.

AP Staff kemudian melakukan entry atas invoice tersebut ke dalam

sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada
vendor sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.

d. Jatuh tempo pembayaran kepada Supplier diakui terhitung sejak

tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai
dengan Tanda Terima Faktur.
e. Account Payable Staff melakukan journal entry atas invoice dari
supplier beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem.
Jurnal untuk transaksi 3 way matching adalah:
Dr. Accrue Purchase
Dr. Vat in
Cr. Tax Payable PPh 23
Cr. Account Payable
Jurnal sebelumnya pada saat GR adalah:

Dr. COGS
Cr. Accrue Purchase
f.

Seminggu sekali AP Staff membuat laporan aging hutang supplier dari

sistem. Laporan harus menginformasikan jatuh tempo pembayaran
invoice supplier dan mengelompokkan invoice yang belum dibayar
tersebut kedalam kategori berikut:

Invoice yang lewat jatuh tempo

Invoice yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) minggu
g. Laporan umur hutang harus direview oleh Accounting Manager untuk
memilih invoice-invoice yang akan diproses pembayarannya.
Accounting Manager memilih invoice-invoice yang akan dibayarkan
dengan mempertimbangkan rencana Cash flow, supplier-supplier
utama dan supplier-supplieryang harus didahulukan. Hal ini akan
didiskusikan dan disetujui oleh Financial Controller.
h.

AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP

& Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.

Non PO (2 way matching):

a. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User.
b. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen
pendukungnya, sebagai berikut:
Nilai tagihan
Jenis transaksi

Vendor atau user kode dan nama

Kelengkapan otorisasi

Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier

tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk
diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran
kepada Perusahaan.

c.

Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak

tanggal diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai
dengan Tanda Terima Faktur.

d.

AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta

dokumen pendukungnya kedalam sistem.

Jurnal untuk transaksi 2 way matching adalah:

Dr. Expense
Dr. Vat in
Cr. Tax Payable PPh 23/4(2)
Cr. Account Payable
e.

AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP

& Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.

Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang

(Account Payable) - SOP Part 2 - 2
Kebijakan Proses Invoice Supplier / Vendor

Account Payable/Hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima

atau terima faktur.
Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti
pendukungnya seperti: Surat Tanda Terima Barang/RR, Surat
Jalan, faktur pajak, PO.

Untuk Invoice dengan PO, maka PO diterima dari Purchasing

Dept. setelah PO diterbitkan. Untuk Invoice Non PO, invoice dan
dokumen pendukung diterima dari user.

Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta buktibukti pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada Tanda
Terima Faktur.

Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti

pendukung, untuk Invoice dengan PO maka harus disertai PO,
Invoice, Faktur Pajak, Surat Tanda Terima Barang/Jasa/GR, Surat
jalan/DO. Untuk Invoice Non PO bukti-bukti pendukung seperti,
daftar gaji, bon sementara, laporan penggunaan petty Cash, dll.

Invoice harus didukung dengan faktur pajak untuk mencatat PPN.

Bagian Pajak harus memverifikasi masa berlaku faktur pajak atas
PPN Masukan (Maksimum 3 bulan dari tanggal faktur pajak
tersebut dapat dikreditkan) sebelum dilaporkan.

Hutang harus dicatat secara sistematis untuk mengidentifikasi

kelompok hutang, vendor, syarat dan ketentuan pembelian, dan
tanggal jatuh tempo hutang.

Pencatatan atas invoice yang diterima merupakan tanggung

jawab AP Staff.

Tim SSC melakukan proses invoice setiap hari berdasarkan

dokumen yang telah discan yang diterima dari lokasi.

Tim SSC memastikan akurasi dari akun hutang dan berkoordinasi

dengan AP lokasi jika ada akun yang meragukan.

Tim SSC membuat laporan harian jurnal, dan mengirimkan

laporan tersebut kepada AP Induk Perusahaan untuk direview dan
konfirmasi terkait dengan akun-akun tersebut, kode perusahaan
dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Kategori umur hutang yang diterapkan oleh Perusahaan:

Belum jatuh tempo
1- 30 hari jatuh tempo
31 - 60 hari jatuh tempo
61 - 90 hari jatuh tempo
> 90 hari jatuh tempo

Kebijakan Prepayment
Pembayaran yang menggunakan Cash Advance hanya dapat dilakukan
jika memenuhi persyaratan-persyaratan berikut:

Pembayaran - pembayaran dimuka yang mengharuskan

perusahaan untuk melakukan pembayaran dimuka kepada
Vendor, yang dibagi kedalam PO/SO Invoices dan Non PO/SO
Invoices
Cash Advance untuk karyawan
Pembayaran dimuka untuk PO/SO Invoices adalah seluruh
pembelian barang atau jasa yang didukung oleh PO/SO dimana

pembayaran penuh atau pembayaran sebagian kepada Supplier

dapat dilakukan sebelum barang atau jasa diterima, jenis
transaksi ini harus didasarkan pada:

Jangka waktu pembayaran atau Term of payment yang telah

dicantumkan dalam PO/SO dan juga telah dicantumkan dalam
Vendor Master.

Invoice Supplier, serta kewajibannya akan ditentukan melalui

konsep 3 way matching, jika ada yang berbeda dari kedua syarat
tersebut harus didasarkan atas alasan bisnis yang sah dan
disetujui oleh Head of Finance.

Pembayaran dimuka untuk Non PO Invoices harus diajukan oleh

user dan disetujui oleh Head of Dept. dan Head of Finance
sebelum diserahkan kepada Finance Dept., disertai dengan
alasan bisnis yang sah atau perhitungan bisnis. User yang
mengajukan pembayaran dimuka juga bertanggung jawab atas
penyelesaian pembayaran dimuka maksimum 2 minggu setelah
pembayaran, namun jika penyelesaiannya lebih dari 2 minggu,
user harus meminta persetujuan dari Head of Finance.
Penyelesaian pembayaran harus didasarkan atas: Supplier
invoice/document, Pernyataan oleh user bahwa aktivitas telah
berlangsung, Persetujuan dari Head of Dept. dan Finance
Controller.

Kebijakan Bon Sementara

Adanya batasan nominal pemberian Bon Sementara kepada

karyawan berdasarkan nature transaksinya dan level karyawan.
Pembayaran untuk invoice vendor, peralatan komputer, fixed
asset dan pemberian piutang kepada karyawan tidak
diperkenankan melalui Bon Sementara.

Pengajuan Bon Sementara karyawan telah mendapat persetujuan

dari HoD masing-masing dan Finance Controller sebelum
diserahkan kepada Finance Dept.

Jika karyawan masih memiliki saldo Bon Sementara, maka

karyawan tidak diperkenankan untuk mengajukan kembali
permintaan Bon Sementara.

Mekanisme pengembalian kelebihan atas pemberian Bon

Sementara, dikembalikan kepada AP staff melalui Cash atau bank
transfer ke rekening Perusahaan.

Penyelesaian Bon Sementara harus diselesaikan segera setelah

tujuan penggunaan Bon Sementara selesai.

Batas maksimum untuk penyelesaian Bon Sementara adalah 7

(tujuh) hari setelah pembayaran untuk Bon Sementara dilakukan,
keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari HoD
masing-masing.

Bon Sementara untuk perjalanan dinas harus diselesaikan segera

maksimum 3 (tiga) hari setelah kembali dari perjalanan dinas,
keterlambatan penyelesaian memerlukan persetujuan dari Dept.
Head masing-masing.

Penyelesaian Bon Sementara harus disertai dengan bukti-bukti

pendukung tujuan penggunaan Bon Sementara yang telah
ditandatangani oleh HoD masing-masing dan diserahkan ke AP
untuk mendapat persetujuan dari Finance Controller.

Penyelesaian Bon Sementara untuk perjalanan dinas harus

disertai dengan bukti-bukti pendukung seperti: surat tugas, form
perjalanan dinas, tiket, dll.

Monitoring Bon Sementara dilakukan oleh Accounting Team setiap

bulannya untuk memastikan jika ada Bon Sementara yang telah
lewat dari 30 (tiga puluh) hari.

Laporan bulanan atas outstanding Bon Sementara dikirimkan

oleh Accounting Team kepada masing-masing HoD yang
bersangkutan setiap bulannya.

Apabila ada Bon Sementara yang belum diselesaikan hingga

melewati batas waktunya agar dibicarakan dengan masingmasing HoD yang bersangkutan dan Human Resources
Department untuk dikurangkan dari gaji karyawan yang
bersangkutan.

Kebijakan AP Period End Closing

AP Staff melakukan rekonsiliasi antara Hutang yang tercatat pada

Account General Ledger dengan Hutang yang tercatat pada
Subsidiary Ledger untuk memastikan posting dan penyesuaian/
adjustment telah dilakukan dengan tepat.
Rekonsiliasi AP direview oleh Finance Controller.

Semua item yang belum direkonsiliasi yang ditemukan pada saat

proses rekonsiliasi segera diinvestigasi dan dilakukan follow up
dan koreksi atau penyesuaian segera dilakukan.

Koreksi atau penyesuaian harus direview terlebih dahulu oleh FC

sebelum dilakukan posting ke general ledger.

AP Staff setiap 6 bulan sekali melakukan konfirmasi atas saldo

hutang vendor dan melakukan rekonsiliasi terhadap akun hutang

vendor. Konfirmasi ini dilakukan dengan metode sampling dan

telah mendapat persetujuan dari FC.
II Prosedur-Prosedur Pengelolaan Hutang Dagang
Prosedur menjadi Rekanan/Pemasok
Prosedure menjadi pemasok Perusahaan adalah sebagai berikut ;

Perusahaan atau perorangan mengirimkan data-data sesuai

persyaratan untuk menjadi pemasok sesuai ketentuan
Perusahaan.
Dari hasil penilaian & analisa telah memenuhi syarat-syarat
menjadi Pemasok dan disetujui Perusahaan.

Rekanan/suplier/pemasok mengambil formulir pengisian data

pemasok mengisinya dan mengirimkan kembali ke Perusahaan.

Data-data pemasok dimasukkan dalam database Perusahaan

antara lain, Nama perusahaan, Bentuk perusahaan, Tanggal
berdirinya, Nama pimpinan perusahaan, Nama salesman, No
Telepon, Alamat Kantor & Gudang, Jenis barang yang akan
dipasok, NPWP,Nama & Nomor rekening Bank dan bersedia
mengirimkan dokumen yang berhubungan dengan data pemasok
bila diperlukan

Mendapat persetujuan dari Manajemen Perusahaan.

Prosedur pengisian data Pemasok /Rekanan/Suplier :

Suplier yang telah disetujui menjadi pemasok mengambil

Formulir data Pemasok di Bagian Pembelian Perusahaan.
Pengisian data-data pemasok mempergunakan Mesin ketik, atau
computer atau dibuat ulang oleh calon rekanan dengan format &
Isi sesuai aslinya dan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan
atau yang dikuasakan dengan menandatangani diatas materai
Rp. 6.000,-.

Mengirimkan kembali isian data-data pemasok yang telah

lengkap, jelas dan benar ke bagian Pembelian Perusahaan, dan
asli diserahkan ke bagian Keuangan.

Bagian keuangan mengimput data pemasok dalam system

pembayaran dan mengarsipnya meliputi:

1. Nama Pemasok
2. Nama Bank

3. Alamat Bank
4. Nomor Rekening

Penerimaan Tagihan (tukar faktur) dari pemasok/rekanan/suplier.

1. Petugas penerima tagihan dari supplier mengecek : Kelengkapan
dokumen tagihan dan Kelengkapan antara barang yang dikirim
dengan PO dan tagihan.
2. Setelah lengkap dibuatkan tanda terima faktur disi tanggal dan
tanda tangan serta nama jelas penerima dan diberi stampel
Receipt.
3. Dokumen yang diterima distempel penerimaan tagihan sebagai
dasar perhitungan jatuh tempo.
4. Supplier mengirimkan tagihan lengkap kebagian terima tagihan
/tukar faktur meliputi :

Kwitansi bermaterai cukup.

Faktur asli Surat jalan asli setelah barang diterima oleh Receiver
Perusahaan sesuai Purchases Order (PO).

Faktur Pajak 2 (dua) rangkap asli dan copy asli (putih dan kuning)

Purchases Order /kontrak /SPK.

Prosedur verifikasi data & dokumen hutang dagang.

a.

Memasukkan data-data tagihan kedalam buku hutang dan kartu

hutang secara periodik (harian) sesuai tanggal terima tagihan dari
Supplier.

b.

Memeriksa kebenaran data hutang sesuai PO dan Price

list/kontrak/SPK antara lain: Harga, Kuantitas, Term of payment dan
syarat-syarat lain.

c.

Memeriksa dan melengkapi dokumen meliputi :

Tagihan/kwitansi bermaterai.
Surat Jalan asli

Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning)

Purchases Order asli atau yang dilegalisir.

Receiving report asli

Faktur pembelian intern asli

Prosedur Proses Invoice Supplier / Vendor adalah sebagai

berikut :

a.

AP Staff telah menerima invoice supplier/vendor beserta dokumen

pendukungnya (Faktur Pajak, RR, Surat Jalan dan PO).

b.

AP Staff memverifikasi invoice beserta dokumen pendukungnya

tersebut dengan memeriksa sbb:

Kuantiti yang tertera di invoice dengan kuantiti yang tertera pada

Good Receive notes dan Purchase Order.
Spesifikasi item/barang yang tertera diinvoice dengan RR dan PO.

Nilai rupiah per item/barang yang tertera diinvoice dengan RR

dan PO.

Nama supplier yang tertera diinvoice dengan Faktur Pajak PPN.

Masa/periode atas PPN Masukan tersebut (lebih dari 3 bulan tidak

dapat dikreditkan sebagai PPN Masukan).

c.

AP Staff melakukan entry ke dalam sistem atas invoice

supplier/vendor dan mencetak Tanda Terima Faktur. Tanda Terima
Faktur tersebut yang digunakan sebagai bukti untuk pengambilan giro.

d.

Jatuh Tempo pembayaran hutang supplier/vendor terhitung sejak

tanggal yang tertera pada Tanda Terima Faktur tersebut.

e.

AP Staff melakukan entry ke dalam sistem untuk membukukan

transaksi atas invoice supplier/vendor tersebut(mencatat hutang
supplier dan jatuh tempo pembayarannya).

f.

Untuk Invoice Non PO, AP Staff menerima invoice beserta dokumen

pendukungnya dari user. AP Staff memeriksa kelengkapan dokumen
dan tandatangan persetujuan dari masing-masing Dept. Head sebelum
memproses pembayaran atas invoice tersebut.

g.

AP Staff melakukan pembayaran hutang supplier/vendor sesuai

dengan jatuh tempo pembayarannya.

Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang

(Account Payable) - SOP Part 2 - 3
Prosedur rencana pembayaran hutang dagang.
1. Membuat data-data hutang dagang per supplier berdasarkan
tanggal tukar faktur dan jatuh tempo pembayaran.
2. Membuat analisa umur hutang berdasarkan tanggal tukar faktur.
3. Mamasukkan data-data hutang kedalam rencana pembayaran
berdasarkan :

Term of payment/jatuh tempo pembayaran hutang per supplier.

Jumlah hutang yang akan dibayar.

Memperhatikan skala prioritas karena kontrak, keperluan mendesak

dan lainnya.

Mempertimbangkan jumlah dana yang tersedia.( atau dana yang

akan masuk)

Prosedur pembuatan kredit nota dari retur beli oleh Pemasok.

Atas barang yang dibeli, dilakukan pengembalian barang karena tidak
sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui, misalnya karena mutu,
ukuran, expired date dan lain sebagainya, maka atas retur beli tersebut
dibuatkan dokumen credit note oleh pemasok dengan prosedure sebagai
berikut :
a. Bagian penagihan menerima bukti-bukti pengembalian barang atau
jasa dilengkapi :

Purchases order, Kontrak, atau SPK ke pemasok

Surat pengembalian barang barang, jasa dari warehouse.

b. Bagian tukar faktur penagihan menerima kredit nota dengan perincian:

Nota retur pebelian dengan diberi nomor
Bukti pengembalian barang atau jasa

Copy tagihan dari suplier dinota returkan

Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan

lainnya)

c. Data nota retur tersebut diverifikasi oleh petugas verifikasi hutang

d. Dibuatkan tanda terima atas penyerahan credit nota atas retur
pembelian tersebut
e. Membukukan dalam buku retur pembelian dan diarsip.

Prosedure pembuatan debit nota atau kredit nota dari transaksi

koreksi :
Tagihan yang diterima dari pemasok dilakukan koreksi karena ada
kesalahan baik kesalahan atas penagihan dari suplier atau karena koreksi
oleh bagian verifikasi perusahaan. Dokumen yang dipergunakan oleh
pemasok adalah dengan debit nota untuk kekurangan dalam penagihan
dan sebaliknya credit nota bila yang ditagihkan lebih besar dari yang
sesungguhnya, koreksi ini dapat dari harga, kuantiti atau harga & kuantiti
dan kesalahan lainnya. Prosedure pembuatan kredit nota atau debit nota
adalah sebagai berikut:
a. Bagian Penerima tagihan menerima bukti-bukti kesalahan dari
penagihan dan dilengkapi:
PO, Kontrak, atau SPK ke pemasok
Tagihan atau Faktur/kwitansi /DO yang harus dikoreksi
b. Bagian tukar faktur menerima debit nota atau kredit nota dengan
perincian :
Debit nota atau credit nota dengan bernomor
Nota perhitungan jumlah kekurangan atau kelebihan yang harus
dikoreksi

Faktur pembelian/tagihan yang harus dibebit atau kredit nota kan

Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan

lainnya)

c. Data Debit nota atau kredit nota tersebut diverifikasi oleh bagian Tukar
faktur dan diberi tanda terima
d. Membukukan dalam buku, kartu hutang dan diarsip.

Prosedur Pembayaran Hutang Dagang

Prosedur pembayaran hutang dagang adalah sebagai berikut :
Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah
diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran.
Memeriksa pembayaran sesuai rencana pembayaran hutang yang
telah dibuat.

Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash,

(diambil/transfer), NPS SCB atau cara pembayaran lainnya.

Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang ( persetujuan

bilyet giro, cek, tunai , transfer dengan NPS SCB atau cara lainnya)

Cek saldo untuk memastikan dana tersdia.

Melakukan pelaksanaan pembayaran.

Posting dalam buku kas atau buku bank

Memasukkan ke kartu hutang

Arsip dokumen pembayaran.

Pembayaran hutang dagang non budget.

Pembayaran hutang dagang dilakukan sesuai budget/ anggaran

yang telah dibuat dan disetujui, namun senantiasa hutang yang
tidak dianggarkan dapat dilakukan dengan mendapatkan
persetujuan dari direksi atau owner atau yang ditunjuk dengan
prosedur sebagai berikut :
Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah
diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran.

Memeriksa pembayaran sesuai persetujuan pembayaran hutang

non bubget ke direksi atau owner atau yang ditunjuk, karena tidak
dinggarkan dalam anggaran perusahaan.

Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash,

(diambil/transfer), atau cara pembayaran lainnya.

Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang (persetujuan

bilyet giro, cek, tunai , transfer atau cara lainnya)

Cek saldo untuk memastikan dana tersdia.

Melakukan pelaksanaan pembayaran.

Posting dalam buku kas atau buku bank

Memasukkan ke kartu hutang atau langsung ke pembelian bila

sebelumnya tidak dibukukan ke pos Hutang Dagang

Arsip dokumen pembayaran.

Prosedur Bon Sementara

User mengajukan permohonan Form Bon Sementara kepada

atasannya langsung untuk mendapatkan persetujuan. Form Bon
Sementara mencakup seperti: nama user, tanggal Form Bon
Sementara, jumlah yang diajukan, tujuan penggunaan bon
sementara.
User menyerahkanForm Bon Sementara yang telah disetujui dan
ditandatangani tersebut kepadaAP Staff.

AP Staff membuat voucher pembayaran berdasarkan Form Bon

Sementara tersebut dan menyerahkan kepada Finance Controller
dan Finance Director untuk disetujui dan ditandatangani.

AP Staff melakukan proses pembayaran kepada user berdasarkan

voucher pembayaran atas bon sementara yang telah disetujui dan
ditandangani tersebut.

Untuk perjalanan dinas, user mengajukan Form Bon Sementara

disertai dengan Surat Tugas, Form Perjalanan Dinas, tiket,dll.

Accounting Team melakukan monitoring dan membuat laporan jika

ada bon sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari dan

mengirimkan laporannya kepada HoD masing-masing user setiap

bulannya.
Journal entry untuk Cash Advance: (Pada saat pengeluaran Cash
Advance):
Dr. Cash Advance
Cr. Petty Cash
Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika terdapat
pengembalian sisa Cash Advance):
Dr. Expense
Dr. Petty Cash
Cr. Cash Advance
Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika terdapat kekurangan
Cash Advance):
Dr. Expense
Cr. Petty Cash
Cr. Cash Advance
Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika jumlah pemakaian
Cash Advance telah sesuai dengan Expense)
Dr. Expense
Cr. Cash Advance
Prosedur Pembayaran Hutang Dagang:

AP Staff membuat perencanaan pembayaran hutang

supplier/vendor setiap bulannya untuk digunakan dalam pembuatan
perkiraan Cash flow mingguan.
Berdasarkan perencanaan pembayaran tersebut, AP Staff
mengajukan proposal pembayaran hutang supplier/vendor untuk
direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director
setiap minggu. Isi dari proposal pembayaran hutang supplier/vendor
mencakup nama supplier/vendor, tanggal tanda terima faktur, jatuh
tempo pembayaran, umur hutang, no. Invoice supplier/vendor, dan
jumlah hutang.
Didalam pengajuan proposal pembayaran hutang supplier/vendor
tersebut, AP Staff telah membuat pemilihan dan prioritas hutang
supplier/vendor yang akan dibayarkan.

Berdasarkan proposal pembayaran hutang yang telah disetujui oleh

FC dan FD, AP Staff melakukan proses pembayaran hutang
supplier/vendor.

Proposal pembayaran hutang disertai dengan dokumen-dokumen

pendukung, seperti : invoice, copy faktur pajak, RR, Surat Jalan, PO
(untuk transaksi dengan PO 3 way matching). Untuk pembayaran
kepada vendor telah disertai dengan dokumen pendukung seperti:
invoice, faktur pajak dan PO.

Berdasarkan proposal pembayaran yang telah disetujui tersebut, AP

Staff menyiapkan pembayaran hutang supplier (voucher
pembayaran bank, menulis jumlah hutang yang akan dibayar pada
giro, nama penerima giro, tanggal giro, tanggal pencairan giro atau
transfer).

AP Staff mengajukan giro-giro yang akan dibayar untuk hutang

supplier dan voucher pembayaran bank beserta dokumen
pendukungnya (Proposal Pembayaran Hutang Supplier/Vendor)
untuk direview dan ditandatangani oleh Finance Controller, Finance
Director (sesuai dengan otoritas untuk pembayaran antara
Perusahaan dengan Bank yang bersangkutan).

AP Staff melakukan entry pelunasan hutang supplier/vendor didalam

sistem atas giro-giro/ transfer yang telah ditandatangani tersebut
dan setelah giro-giro tersebut diserahkan kepada supplier/vendor.
Pelunasan hutang supplier diakui pada saat giro pembayaran telah
diterima oleh supplier.

Penanganan hutang dagang bermasalah :

Tidak hanya piutang yang bermasalah, tetapi hutang dagang bisa
bermasalah, dan sebagaian besar terjadi karena kurang memperhatikan
syarat-syarat jual beli dan mengesampingkan administrasi, dan apabila
tidak dimanage dengan baik dikemudian hari baru timbul masalah .
Contoh-contoh masalah dari hutang dagang yaitu antara lain :
Pemenuhan barang atau jasa tidak sesuai order atau melebihi order,
atau order pemesanan via telepon tanpa dokumentasi, timbul
masalah waktu penagihan..
Penagihan untuk harga, quantity atau specification atau tanggal
pengiriman tidak sesuai PO, atau PO tidak dikirim ke Supplier .

Perbedaan persepsi dalam perjanjian seperti pinalti dan lain-lain

Untuk hutang-hutang bermasalah difile tersendiri dan dibuatkan

kronologisnya mengapa hutang ini dapat bermasalah, layak untuk dibayar
atau tidak, dan seberapa jauh pengaruhnya terhadap komitmen dan nama
baik perusahaan.
Penanganan hutang bermasalah dengan prosedure sebagai
berikut :
1. Bagian verifikasi hutang dagang yang mengetahui bahwasanya
hutang dagang tersebut bermasalah segera menyampaikan ke
manager keuangan untuk mengambil langkah penyelesaian.
2. Apabila hutang dagang tersebut tidak layak bayar segera
dikembalikan ke pemasok atau menfilenya dalam dokumen hutang
dagang bermasalah, hal ini untuk menjaga penyalahgunaan
dokumen tersebut.
3. Sesuai prinsip konservative, maka membukukan dalam kewajiban
lain-lain atau ke pos hutang dagang.
4. Apabila Hutang dagang tersebut masih layak untuk dibayar segera
minta ke bagian yang terkait untuk dilengkapi dokumen
pendukungnya terdiri dari :

Tagihan/kwitansi bermaterai.

Surat Jalan asli

Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning)

Purchases Order asli atau yang dilegalisir.

Receiving report asli

Faktur pembelian intern asli

Pelaporan Hutang Dagang :

Pengelolaan hutang dagang harus ditangani secara profesional, intinya
bahwa hutang dagang harus ditangani secara serius, seluruh bentuk
hutang dagang harus dicatat secara tertib, up to date baik yang telah
menjadi hutang dagang atau yang belum menjadi hutang dagang karena
tagihan dari pemasok belum diterima, walaupun barang atau jasa telah
diserahkan.

Untuk itu akan dibuatkan laporan agar penerima laporan atau manajemen
dapat membaca, menganalisa, dan mengambil langkah-langkah untuk
keputusan yang tepat, itulah pentingnya dibuat laporan secara tertulis,
terperinci, tepat waktu dan akurat.
Laporan-laporan dalam mengelola hutang dagang antara lain :
a. Laporan aktivitas Hutang dagang terdiri dari :
Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan , judul laporan, lokasi,
dan periode laporan
Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama supplier/pemasok, golongan,
saldo awal, mutasi (Pembelian dikurangi pembayaran) Koreksi debet
& kredit dan saldo akhir, Keterangan.

Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa

oleh dan disetujui oleh.

b. Laporan umur Hutang dagang (aging account payable) terdiri dari :

Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan, judul laporan, lokasi,
dan periode laporan
Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier,30 hari, 60 hari, 90
hari, diatas 90 hari dan total vertikal , total horizontal

Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa

oleh dan disetujui oleh.

c. Laporan piutang dagang lewat jatuh tempo terdiri dari

Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan, judul laporan, lokasi,
dan periode laporan
Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no
tetepon, invoice (no tagihan / Receiving report, tanggal dan nilai),
term of payment, umur hutang.

Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa

oleh dan disetujui oleh.

d. Laporan Hutang dagang bermasalah

Judul laporan terdiri dari: Nama perusahaan, judul laporan, lokasi,
dan periode laporan
Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no
tetepon, Tagihan (no tagihan, tanggal dan nilai), term of payment,

umur hutang, Keterangan dari laporan kronologis sampai menjadi

hutang bermasalah.

Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan, diperiksa

oleh dan disetujui oleh.

Untuk formulir laporan dapat disuaikan sesuai kebutuhan manajemen

perusahaan.
Prosedur AP Period End Closing

AP Staff melakukan rekonsiliasi hutang antara buku besar hutang

supplier/vendor dan buku besar pembantu hutang supplier/vendor
yang tercatat di sistem.
AP Staff segera membuat penyesuaian atau koreksi jika ditemukan
item yang belum direkonsiliasi pada saat dilakukannya rekonsiliasi
dan menyerahkannya kepada Finance Controller untuk direview dan
disetujui sebelum dilakukan posting ke general ledger.
AP Staff menyerahkan laporan rekonsiliasi hutang supplier/vendor
kepada Finance Controller untuk direview dan disetujui.

Surat-menyurat yang berhubungan dengan hutang dagang

Surat undangan tender.
Surat permintaan penawaran harga

Surat penawaran harga

Surat konfirmasi hutang.

Surat permohonan penundaan pembayaran hutang

Surat Promes/Aksep/Sanggup.

Lain-lain.

Formulir-formulir
Formulir-formulir yang diperlukan untuk keperluan administrasi Hutang
Dagang antara lain :
Isian data pemasok
Form Price list

Perbandingan harga dari pemasok (Canvass Sheet)

Tanda Terima (Tukar Faktur)

Purchases Order.

Faktur pembelian

Kartu hutang

Form laporan : Laporan aktivitas hutang, Laporan umur hutang,

Laporan hutang yang lewat jatuh tempo, dan laporan hutang
bermasalah.