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INFORME No.

UAI 004-2014
EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO DE ACUERDOS DE
DIRECTORIO

PG.
I.

INFORMACION INTRODUCTORIA
1. Antecedentes de la Evaluacin

2. Base Legal.

3. Objetivos de la Evaluacin

4. Alcance de la Evaluacin

5. Procedimientos de la Evaluacin.

II. REFERENCIAS

III. RESULTADOS DE LA EVALUACIN

IV. CONCLUSIN

V. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

VI. FECHA DE INICIO Y CULMINACIN DE LA EVALUACIN

VII. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE

VIII. ANEXOS

Observaciones y recomendaciones formuladas por la Unidad de Auditora Interna


ANEXO N 01

Seguimiento del Cumplimiento de la Observacin Pendiente del Informe


UAI 020-2013. ANEXO N 02

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EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO DE ACUERDOS DE
DIRECTORIO
1.
2.

INFORMACIN
INTRODUCTORIA

ANTECEDENTES DE LA EVALUACIN
En cumplimiento a la Resolucin SBS 11699-2008 Reglamento de Auditora Interna, segn su
Artculo 6.- Funciones de la Unidad de Auditora Interna y de conformidad con el Cronograma
de Actividades del Plan Anual de Trabajo de la Unidad de Auditora Interna ao 2014, con la
finalidad de proveer aseguramiento independiente al Directorio del nivel de desarrollo que la
empresa ha alcanzado en la gestin de riesgos, se ha ejecutado la actividad de control referida
a la Evaluacin del Cumplimiento de Acuerdos de Directorio; cuyo resultado se reporta en el
presente informe para conocimiento del Directorio; asimismo, presentado a la
Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, en adelante Superintendencia.
Cabe precisar que A. Serviban S.A. funciona como Empresa de Transferencia de Fondos,
siendo autorizada como tal, mediante Resolucin N 446-98 de fecha 06/05/1998 por la
Superintendencia. La Empresa cuenta con un total de diecinueve (19) agencias propias, de
las cuales once (11) se encuentran ubicadas en el Departamento de Lima en los Distritos de:
Comas, San Juan de Miraflores, San Juan de Lurigancho, Lince, Cercado de Lima, San Isidro,
Callao, San Miguel, Chorrillos y dos en Miraflores; y ocho (08) en las Provincias de: Chiclayo,
Chimbote, Iquitos, Cuzco, Huancayo, Arequipa y dos (02) en Trujillo.

3.

BASE LEGAL
Ley N 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgnica
de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP.
Ley General de Sociedades; Ley N 26887 y modificatorias.
Resolucin SBS N 11699-2008 de fecha 28 de Noviembre de 2008 que aprueba el
Reglamento de Auditora Interna.
Resolucin SBS N 1025-2005 de fecha 12 de Julio de 2005 que aprueba el Reglamento
de la Empresas de Transferencias de Fondos y modificatorias.
Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna Normas
2200 Planificacin del Trabajo, 2210 Objetivos del Trabajo, 2220 Alcance del Trabajo y
2230 Asignacin de recursos para el trabajo.

4.

OBJETIVO DE LA EVALUACIN
El Objetivo de la evaluacin fue verificar la aplicacin y la debida observancia del Directorio en
cuanto a sus diversas responsabilidades establecidas en el Estatuto, Normas Internas, Leyes y

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DIRECTORIO
las Disposiciones emitidas por la Superintendencia. Por ende comprobar la toma de
conocimiento y los anlisis que se hayan realizado en el ejercicio de sus funciones que
contribuyan con los propsitos institucionales.
5.

ALCANCE DE LA EVALUACIN
A efectos de cumplir con el objetivo, esta auditora comprendi la revisin de Actas de
Directorio comprendidas en el segundo semestre 2013.
Est evaluacin fue realizada de acuerdo a lo sealado en las Normas Internacionales para el
Ejercicio Profesional de la Auditora Interna y las Normas de Auditoria Generalmente
Aceptadas, por consiguiente, incluy los procedimientos de auditora que se consideraron
necesarios a las circunstancias.

6.

PROCEDIMIENTOS DE LA EVALUACIN
A continuacin se expone los procedimientos para cada uno de los temas bajo anlisis:

Lectura de las Actas de Directorio de acuerdo al alcance de la evaluacin comprendida en


el II Semestre 2013.
Verificacin del cumplimiento de los Acuerdos de Directorio de acuerdo al alcance de la
evaluacin comprendida en el II Semestre 2013.
Revisin de la inscripcin en Registros Pblicos de los otorgamientos y revocatorias de
poderes al personal de la empresa comprendidos en el II Semestre 2013.
Comprobar si el rgano de Gobierno cumple con sus responsabilidades y obligaciones de
acuerdo a lo establecido en su Estatuto, la normativa interna y disposiciones emitidas por
la Superintendencia.
Verificar que las Actas se encuentren debidamente formalizadas comprendidas en el lI
Semestre del 2013.
Revisar que el rgano de Gobierno cuente con los archivos de sustento comprendidos en
el II Semestre 2013
7.

REFERENCIAS

Como parte integrante del informe se expone las fuentes y/o documentos bsicos
concernientes a la evaluacin, esto asegura que las opiniones incluidas en el informe de
auditora interna estn sustentadas por suficiente, relevante y competente evidencia en los
papeles de trabajo.
N Referencia documentaria
Responsable
01 Libro de Actas de Sesin de Directorio.
Walter Barragn - rea Legal
02 Copias de las Partidas Nombramiento de Walter Barragn - rea Legal
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DIRECTORIO
N Referencia documentaria
Mandatarios, revocatorias.
03 Estatuto A. Serviban S.A.
04 Informes del Comit de Gerencia
05 Reglamento del Directorio
III. RESULTADOS DE LA EVALUACIN

Responsable
Walter Barragn - rea Legal
Mariana Garca Plaza Asistente Ejecutiva
Archivos - Unidad de Auditora Interna

De la lectura de Actas del Directorio, comprendidas por el periodo del segundo semestre del
2013, se tom lectura y se procedi a la evaluacin de los principales acuerdos adoptados por
este rgano de Gobierno encargado de la direccin y administracin de la empresa.
Sobre el particular; se han determinado segn los aspectos evaluados:
1.

De la revisin del Libro de Actas de Sesin de Directorio se ha logrado verificar el registro


de los acuerdos de Directorio, donde dicho rgano ha decidido sobre asuntos como
nombramiento, otorgamiento y revocatoria de poderes, entre otros asuntos.

2.

Con respecto al cumplimiento de los acuerdos tomados por este rgano de Direccin
comprendidos en el Segundo Semestre del 2013, se evidencia que 04 (Cuatro) acuerdos
de Directorio de un total de 62 (Sesenta y dos), no tramitaron para la respectiva
subscripcin ante Registro Pblicos por el rea de Legal. (Anexo N 001).

3.

De la verificacin realizada en cuanto al cumplimiento de sus responsabilidades y


Obligaciones por parte del Directorio se concluye que existe cumplimiento en trminos
generales con lo establecido en su Estatuto y Normas Internas de Directorio.

4.

Se evidencia el cumplimiento del Estatuto y Normas Internas en cuanto a las formalidades


que deben contener cada una de las Sesiones registradas en Actas.

5.

De la evaluacin realizada se deja constancia que las Sesiones de Directorio a partir del
mes de Diciembre 2013 cuentan con la informacin y/o documentos de sustentos que
fueron remitidos mediante memorndum a su despacho; informacin que se encuentra
debidamente archivada en la Carpeta de Actas de la unidad de red del rea de Legal, a fin
de tener un mayor control de la seguridad de informacin.

6.

Esta unidad pudo corroborar que en el periodo evaluado se implement la observacin


pendiente en el informe UAI 020 2013 referido al tema materia de la evaluacin y que se
detalla en el Anexo 02 del presente informe. (Anexo N 002).

IV. CONCLUSIN
Como resultado de la revisin, esta unidad concluye que a la fecha el Directorio ha cumplido
de manera aceptable con sus responsabilidades y obligaciones de acuerdo a lo establecido en
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DIRECTORIO
la Ley General de Sociedades, las disposiciones establecidas por la Superintendencia de
Banca y Seguros, en su Estatuto y Reglamento de Directorio, excepto por lo indicado en el
anexo 001 del presente informe.
V.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

En este apartado se expone las observaciones y recomendaciones sobre los hallazgos


correspondientes a cada uno de los puntos evaluados, los cuales se detallan en el Anexo N
001.
VI. FECHA DE INICIO Y CULMINACIN DE LA PRESENTE EVALUACIN
Esta unidad en cumplimiento al Cronograma del Plan Anual de Trabajo aprobado por el
Directorio y remitido a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, inicio la evaluacin el
viernes 14 de febrero y culmin el lunes 24 de febrero del 2014.
VII. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA EVALUACIN
Celia Milagros Lizarraga Rejas Asistente de Auditora Interna
VIII. ANEXOS.
1. Observaciones y recomendaciones formuladas por la Unidad de Auditora Interna 2014
ANEXO N 01
2. Seguimiento del Cumplimiento de la Observacin Pendiente del Informe UAI 020-2013.
ANEXO N 02
Atentamente;

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ANEXO 001
Adjunto al Informe UAI 004-2014

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES FORMULADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA


OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES FORMULADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
TTULO DE LA OBSERVACIN

RECOMENDACIN DE LA UAI

1.- Cuatro (04) Acuerdos de Directorio


pendientes de inscripcin en Registros
Pblicos.
a) Sesin de Directorio 24/07/2013, aprobaron
la revocatoria de poderes de la apoderada
del grupo C Yessenia Akemy Ysa Broncano,
dicho poder consta en Acta de Sesin de
Directorio de fecha 23 de marzo del 2013

El rea de Legal debe las acciones


correctivas pertinentes y culminar con
los trmites de inscripcin en
Registros Pblicos de los acuerdos
del Directorio, con la finalidad de
contar con la partida registral que
albergue un sustento legal de las
revocatorias y otorgamiento de
poderes por ende cumplir con los
b) Sesin de Directorio 24/07/2013, aprobaron
procedimientos que la Ley seala.
el nombramiento del Sr. Rodi Delot Zapatel
Davey, Identificado con DNI 09674079, como
nuevo Gerente Comercial.

RESPUESTA DE LA EMPRESA
A fin de tomar las medidas
correctivas pertinentes se est
procediendo a realizar los trmites
de inscripcin de los cuatro (04)
acuerdos en los Registros
Pblicos.

EVALUACIN UAI
Esta unidad quedara a la espera de
los sustentos de inscripcin para as
corroborar
y
validar
su
implementacin.

Fecha de Implementacin: 15 de
marzo del 2014
Usuario Responsable.- Walter
Barragan Jefe rea legal

c) Sesin de Directorio 22/12/2013, aprobaron


la revocatoria de poderes a Carmen Teresa
Espinoza Vizcarra con DNI N 29354271, la
cual figura como apoderada del grupo C en
el Acta de sesin de Directorio de fecha 24
de julio de 2013.
d) Sesin de Directorio 22/12/2013, aprobaron
el otorgamiento de poderes a favor de Mara
Elena Henrquez Prez.

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ESTADO

PDT.
PROC.

ANEXO 001
Adjunto al Informe UAI 004-2014

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES FORMULADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA


OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES FORMULADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
TTULO DE LA OBSERVACIN

RECOMENDACIN DE LA UAI

RESPUESTA DE LA EMPRESA

2.- Deficiencia en cuanto al archivamiento de


los documentos que sustentan la agenda del
Directorio. Si bien es cierto cada rea cuenta
con un archivo de los cargos emitidos por cada
documento y/o Informe presentado al Directorio,
se presenta un riesgo bajo, por ende es preciso
comentar que no se cuenta con un archivo
estrictamente del Directorio en cuanto a los
documentos que sustentan las Actas de
Sesiones.

Con la Finalidad de afianzar la


seguridad y Confidencialidad de los
documentos que sustentan los puntos
de agenda tratados y analizados en
Sesin de Directorio, se sugiere
contar con un archivo (Carpeta de
PC) en la cual se recopile la
informacin.

Se est presentando un print de la


PC del rea a fin de sustentar el
archivo creado en la unidad de red
del rea de legal con referencia a
los documentos que sustentan las
Actas de Directorio de los meses
de diciembre 2013 y enero 2014.

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EVALUACIN UAI
Esta UAI, constat mediante archivo
de correo la creacin de la carpeta
que sustentan los puntos de agenda
de Directorio.

Usuario Responsable.Walter Barragan Jefe rea legal

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ESTADO

IMP.

ANEXO 002
Adjunto al Informe UAI 004-2014

SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LA OBSERVACIN PENDIENTE DEL INFORME UAI 020-2013


OBSERVACIONES
Y RECOMENDACIONES
FORMULADAS
POR
LALA
UNIDAD
DEDE
AUDITORIA
INTERNA
BSERVACIONES
Y RECOMENDACIONES
FORMULADAS
POR
UNIDAD
AUDITORIA
INTERNA
TTULO DE LA OBSERVACIN

RECOMENDACIN DE LA UAI

1. No se ha podido demostrar que los


siguientes 4 (Cuatro) acuerdos de
Directorio han sido inscritos en Registros
Pblicos

Se deber proceder a regularizar los


acuerdos del Directorio que no han
sido inscritos en Registros Pblicos y
se deber tomar las medidas
correctivas a fin de los actos de
a. Sesin de Directorio de fecha 10/04/2013,
revocatorias,
nombramientos,
Revocatoria de Poderes del Sr. Carlos
otorgamiento de poderes y dems
Gallegos Iglesias DNI 43319357. Con
actos que la ley seala.
poderes grupo C dichos poderes constan
en Actas de sesin de Directorio del
22/07/2011.
b. Sesin de Directorio de fecha 31/05/2013,
Revocatoria de Poderes del Sr. Jos
Manuel Wong Corrales con DNI 29627813.
Con poderes grupo C dichos poderes
constan en Actas de sesin de Directorio del
08/04/2011 y del Sr. Gonzalo Alejandro
Salas con Pasaporte 232048154N. Con
poderes grupo B.
c. Sesin de Directorio de fecha 31/05/2013,
Otorgamiento de Poderes a la Srta.
Jhoselyn Carla Bellota Velazco con DNI
42525601 Con poderes grupo C de
acuerdo a lo indicado en el Acta.

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RESPUESTA DE LA EMPRESA

EVALUACIN UAI

Se proceder a regularizar en los


Registros Pblicos la inscripcin
de los acuerdos de Directorio que
no se realizaron en su oportunidad
y se estarn tomando las medidas
correctivas.

Esta unidad constat la inscripcin


en los registros pblicos de los
acuerdos de directorio observados
mediante las siguientes evidencias:
Revocatoria del Sr. Carlos
Vladimir Gallegos Illescas, segn
consta en la Partida Registral N
Fecha de Implementacin: 15 de 01096842, Ttulo presentado el
Octubre del 2013
16/10/13 bajo el N 2013-0988044
del Tomo Diario 0492.
Usuario Responsable.- Walter Revocatoria de Poderes del Sr.
Barragan Jefe rea legal
Jos Manuel Wong Corrales y del
Sr. Gonzalo Alejandro Salas,
segn consta en la Partida
Registral N 01096842, Ttulo
presentado el 16/10/13 bajo el N
2013-0988045 del Tomo Diario
0492.
Otorgamiento de Poderes a la
Srta. Jhoselyn Carla Bellota
Velazco, segn Partida Registral
N 01096842, Ttulo presentado el
16/10/13 bajo el N 2013-0988045
del Tomo Diario 0492.
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IMP.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES FORMULADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA


TTULO DE LA OBSERVACIN

RECOMENDACIN DE LA UAI

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RESPUESTA DE LA EMPRESA

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