FUNDAMENTOS DE INFORMTICA

Luz mery Huancco Ramos

Patrick Cardenas
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERU

A nuestro profesor por su gran

apoyo y motivacin para la
culminacin de nuestros estudios
profesionales, por su apoyo ofrecido
en este trabajo, por habernos
transmitido los conocimientos
obtenidos y haberme llevado pas a
paso en el aprendizaje

FUNDAMENTOS DE INFORMTICA

INTRODUCCIN
El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de rganos
y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines
que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe
tener una funcin individual de coordinar, sin embargo parece ms exacto
concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Desde
finales del siglo XIX se ha definido la administracin en trminos de cuatro
funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin
y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos
generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administracin es
el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos
organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la
organizacin.

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PROCESO ADMINISTRATIVO

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INDICE

1. EXPLICACIN
2. PLANEACIN
2.1. Importancia de la planeacin
2.2. Principios de la planeacin
2.3. Pasos de la planeacin
3. ORGANIZACIN
3.1. Importancia de la organizacin
3.2. Principios de la organizacin
4. DIRECCIN
4.1. Importancia de la Direccin
4.2. Principios de la direccin
4.3. Etapas de la direccin
5. CONTROL
5.1. Importancia del control
5.2. Etapas del control

6.

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EXPLICACIN

La administracin es una de las seis funciones propuestas por el ingeniero

francs Henry Fayol (1841-1925), para mejorar la actividad industrial en su
poca y de esa manera dar solucin a problemas administrativos; las otras
funciones eran cinco:
1. Tcnica
2. Comercial
3. Financiera
4. Seguridad
5. Contable
Considera que la funcin administrativa se conforma por cinco componentes:

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fM
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D
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A partir de este pensador, sus seguidores centran su atencin en los componentes,

propuestos en la funcin administrativa, lo que actualmente conocemos como
proceso administrativo, y que se ve como un proceso universal e idntico, sin
importar en qu tipo de organizacin se aplique; puede ser en el hogar, la empresa
o el gobierno. El proceso administrativo es una metodologa racional y
sistematizada de hacer las cosas.

efiere
a
un
conjunto
de
actividades
independientes llevadas a la practicar por el
administrador de una organizacin para
desarrollar las funciones de planificar, organizar,
dirigir y controlar las actividades de una empresa

Dentro del programa de estudio que nos ocupa, definiremos las etapas del proceso
a partir de este enfoque. El motivo se debe a que la literatura reciente centra su
atencin en las tcnicas y metodologas actuales de administrar bajo un enfoque
estratgico. El enfoque neoclsico pone especial inters en los aspectos prcticos
de la aplicacin del proceso administrativo; proponen mtodos desarrollados con
base en la experiencia de las grandes empresas. Su pensamiento es eclctico al
tomar, para la construccin de su teora, conceptos de la escuela cientfica y de las
relaciones humanas. Aunque existen distintas formas de organizar el conocimiento
administrativo, han tomado como referencia el modelo propuesto por Fayol basado
en el ambiente interno de la organizacin, lo que permitir su mejor desempeo.

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PLANEACIN

Planeacin En primer lugar, Planear implica definir objetivos y metas de la

organizacin, establecer una estrategia general para alcanzar esos objetivos y
jerarquizar tanto objetivos como planes para integrar y coordinar las actividades. El
primer paso del proceso administrativo seala la necesidad de fijar objetivos que
guen la accin de su gerentes (George y lvarez, 2005, p. 163).
Se considera la etapa ms importante de todas, implica seleccionar la misin y los
objetivos de la empresa; se debe realizar una
racional

toma

de

decisiones

para

implementar las acciones con el fin de

alcanzarlos en un perodo determinado. El
objetivo por excelencia era la maximizacin
de utilidades, hoy las exigencias de un
mundo competitivo los ha cambiado. Los
objetivos deben fijarse en reas estratgicas dnde el desempeo y los resultados
influyen en la continuidad de la empresa.

Importancia de la Planeacin
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin
racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantas de xito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn
de lograr y mejorar las cosas.

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Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las

corazonadas o empirismos.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la
empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles
de la empresa.

Principios de la Planeacin
Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas.
Objetividad y cuantificacin: basarse en datos reales, razonamientos precisos y
exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios
(precisin) expresada en tiempo y dinero.
Flexibilidad: es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de accin a seguir.
Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los

Pasos de la Planeacin
1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:
El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas

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Nuestras debilidades

2. Establecimiento de objetivos y metas:

Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
3. Consideracin de las premisas de planeacin:
En que ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes.
4. Identificacin alternativas:
Cuales son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros
objetivos.
5. Comparacin de alternativas:
Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con
el costo ms bajo y las mayores utilidades.
6. Eleccin de una alternativa:
Seleccin del curso de accin a seguir.
7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para:
Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto
8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de presupuestos
tales como:
Volumen y precio de ventas

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Gastos de operacin necesarios para los planes

Gastos para equipos de capital.

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ORGANIZACIN

. La estructura organizacional es un
marco que preparan los gerentes para
dividir y coordinar las actividades de los
miembros de una organizacin (Stoner,
Freeman y Gilbert Jr., 1996, p. 345). En
esta

segunda

administrativo

etapa
se

busca

del

proceso

cumplir

los

objetivos del plan, por parte del personal; establecer las actividades necesarias
para alcanzarlos. stas deben ser: identificadas, clasificadas y delegadas entre el
personal. PROCESO ADMINISTRATIVO 6 La organizacin es la forma en que la
entidad disea una estructura formal para utilizar los recursos con el fin de integrar
en un todo en armona o congruencia los esfuerzos desplegados por diferentes
especialistas, desde sus puestos distintos. La organizacin tiene dos grandes
dimensiones: una material (divisin de tareas: trabajo, maquinas, equipo,
herramientas, instrumentos administrativos polticas o procedimientos-.) y la otra
inmaterial (distribucin de autoridad y responsabilidad). (Andrade, 2001, p. 58)

Importancia de la organizacin
Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos).
Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con el mnimo de esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

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La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su

ambiente.
Principios de la Organizacin
Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional.
Del objetivo
Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacin
deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. Esto nos
dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los
objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no
contribuyen en nada a lograr los objetivos.
Especializacin
Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde
sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo mas
fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.
Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor
ser su eficiencia y destreza.
Jerarqua
Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los
que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el mas
alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organizacin
es una jerarqua.
Paridad de autoridad y responsabilidad
Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado
de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le
puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la
autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a

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un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los

resultados.

Unidad de mando
Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para
cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar
mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe,
esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
Difusin
Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y
responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los
miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y
responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con
demasiado detalle.
Amplitud o tramo de control
Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a
un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia.
Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de
cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y
pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia.
De la Coordinacin
Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El
administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones
Continuidad
La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.
Problemas para determinar los niveles de la organizacin: Costo, comunicacin,
planeacin y control.

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DIRECCIN

La tercera etapa del proceso administrativo, busca asegurar el xito de las

actividades gerenciales. Centra su atencin en la manera de delegar
autoridad y coordinar actividades. La direccin corporativa se refiere a la
relacin que existe entre las partes interesadas de una organizacin y sirve
para establecer su curso estratgico y
controlar su desempeo. [..] trata, en
esencia,

de

identificar

la

manera

de

garantizar una buena toma de decisiones.

(Hitt, Ireland y Hosisson, 2004, p. 308). Es
importante, por parte de los directivos,
motivar

al

personal

para

alcanzar

los

objetivos del plan, indicando la importancia

de trabajar en equipo y aprender de los dems.

Importancia de la direccin
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y
la organizacin.
A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los
miembros de la estructura organizacional

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La direccin eficiente es determinante en la moral de los empleados y,

consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacin de
mtodos de organizacin y en la eficacia de los sistemas de control.
A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la
organizacin funcione.

Principios de la Direccin
1. De la armona del objetivo la direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia
el logro de los objetivos generales de la empresa
2. Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen
como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados.
3. De la supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de
tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
4. De la va jerrquica: Postula la importancia de respetar los canales de
informacin establecidos por la organizacin formal , de tal manera que al emitirse
una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondiente, con
el fin de evitar conflictos.
5. De la resolucin del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que
surjan durante la gestin administrativa a partir del momento en que aparezcan.
6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstculo que se
antepone al logro de las metas de la organizacin, que ofrece al administrador la
posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Etapas de Direccin
Toma de decisiones

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Una decisin es la eleccin de un curso de accin entre varias alternativas y la

responsabilidad ms importante del administrador es la toma de decisiones. Al
tomar decisiones es necesario:
Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que
hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar

sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a
fin de poder determinar posibles alternativas de solucin.
Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de
alternativas de solucin, estudiar sus ventajas y desventajas as como su
factibilidad de implementacin, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La
evaluacin se lleva a cabo a travs de:
Anlisis de factores tangibles o intangibles.
Anlisis marginal.
Anlisis costo-efectividad.
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la
ms idnea para las necesidades del sistema, y la que redite mximos beneficios;
adems, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para
casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:
Experiencia.
Experimentacin.
Investigacin.

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Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que

hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar
sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a
fin de poder determinar posibles alternativas de solucin.
Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de
alternativas de solucin, estudiar sus ventajas y desventajas as como su
factibilidad de implementacin, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La
evaluacin se lleva a cabo a travs de:
Anlisis de factores tangibles o intangibles.

Anlisis marginal.
Anlisis costo-efectividad.
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la
ms idnea para las necesidades del sistema, y la que redite mximos beneficios;
adems, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para
casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:
Experiencia.
Experimentacin.
Investigacin.

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CONTROL

Los administradores deben establecer los criterios que se deben aplicar en la

medicin y evaluacin de resultados. La funcin administrativa de control es la
medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los
objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Planeacin y
PROCESO ADMINISTRATIVO 7 control estn estrechamente relacionados (Kootz
y Heinz, 1998, p. 636). Estos deben tener como base los objetivos, polticas,
programas, el tiempo y presupuestos establecidos en el plan. Como pudimos ver,
Henry Fayol desarroll su teora a inicios del siglo XX, y sigue vigente hasta
nuestros das, claro, bajo un enfoque distinto; el contexto y las condiciones no son
las mismas. A lo largo de un siglo la administracin evolucion en sus teoras,
tcnicas y prcticas; integr nuevos conocimientos tecnolgicos y sistemticos
para responder a los cambios que se dan en el entorno. Las etapas del proceso
administrativo tambin se vieron influenciadas por dichos cambios, sobre todo
debido a la expansin de las empresas. Eso quedar demostrado en las siguientes

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sesiones donde abordaremos por separado cada una de las etapas del proceso
administrativo.

Importancia del Control

Establece

medidas

para

corregir las actividades, para

que se alcancen los planes
exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegacin conferido debe proporcionrsele el grado
de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, el
control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz , necesita ser oportuno, debe
aplicarse antes de que se efectu el error, de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas con anticipacin.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que
sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.

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5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el

costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales
que este reporte.
6. De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la funcin controlada. La funcin controladora por ningn motivo debe
comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Una
persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.

Etapas del Control

Establecimiento de estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, gua o patrn con base en el cual se efecta el control. Los estndares
representan el estado de ejecucin deseado, no son ms que los objetivos
definidos de la organizacin.
Tipos de estndares:
En cuanto al mtodo
Estadsticos
Por apreciacin
Tcnicamente elaborados
Cuantitativos
Fsicos
De costo

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De capital
De ingreso
de programas
Cualitativos.
Evaluacin de la actuacin
Curvas de comportamiento
Perfiles

Medicin de resultados
Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades
de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. Esta etapa se
vale primordialmente de los sistemas de informacin; por lo tanto la efectividad del
proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que
debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el
fenmeno que intenta medir), con unidades de medicin apropiadas, y fluida ya
que debe estar en los canales adecuados de comunicacin.
Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario
comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos,
determinndose

as

las

desviaciones,

mismas

que

debern

reportarse

inmediatamente.
Correccin
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar
las desviaciones en relacin con los estndares.

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El tomar accin correctiva es una funcin de carcter ejecutivo, no obstante antes

de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una
causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin.
Retroalimentacin
Esta etapa es bsica en el proceso de control, ya que a travs del proceso de
retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
De la calidad de la informacin depender el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
Implantacin de un sistema de control
Antes de establecer un sistema de control se requiere:

Contar con objetivos y estndares que sean estables.

Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con
los objetivos.
Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no sirven,
simplificndolos y combinndolos para perfeccionarlos.

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