Procedimiento Pago

Proveedores
CODIGO PROC PP 04

Procedimiento de Pago Proveedores

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PROCEDIMIENTO DE PAGO PROVEEDORES

1. Objetivo
Pagar a los proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de
la Administracin Central establecido en el alcance del SGC de la Corporacin
Municipal de lo Prado.

2. Alcances
Se aplica desde la recepcin de la OC o factura o Boleta de honorarios, hasta la
entrega fsica de cheque por tesorera.

3. Trminos y Definiciones
CONCEPTO

DEFINICIN

Proveedores

Corresponde a la persona natural o jurdica que presta servicios y/o vende a la

CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad.

Orden de compra
(OC)

Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los

servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC.

Factura

Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios
y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura.

Boleta de
Honorarios ( BH)

Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los
servicios, detallados en la BH.

Pago anticipado
al proveedor

Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos,

materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o

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insumos, materiales por parte del proveedor.

El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorera la
factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia.
Obligacin

Corresponde al documento que imputa la ejecucin presupuestaria.

Se obligan los fondos por rendir , facturas de proveedores, y BH

Devengado

Es la accin de reconocer la deuda con un proveedor o prestador de servicios;

por lo tanto, se devenga factura y/o BH.

Egreso

Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o

prestador de servicio

Imputar

Accin de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operacin

Operacin

Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura

4. Funciones y Responsabilidades
Responsable del proceso:
DAF: Director de Administracin y Finanzas.
Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los
proveedores y /o prestadores de servicios que abastecen de material y recursos
para el funcionamiento de las actividades de la Corporacin Municipal de lo Prado.
Jefe de Finanzas

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Responsable: Coordinar y supervisar las operacin del pago de proveedores;

registros presupuestario y contable de los movimientos financieros, asegurando la
confeccin y resguardo de la documentacin del respaldo.

Tesorero
Responsable: Registrar los cheques emitidos en planilla de conciliacin bancaria
Administrativo Tesorera
Responsable: Impresin y/o elaboracin de cheques, obtencin de firma y entrega
al proveedor
Unidad Contabilidad
En esta unidad, reciben las obligaciones y otros documentos y emite documento
llamado egreso contable, que luego se enva a tesorera para hacer el cheque
Responsable: Realiza el devengado de facturas y/o BH, elabora el egreso contable.
Directores de rea:
Responsable: firmar los cheque emitidos de los cuales deben estar firmados 2 de
los 4 Directores.
Depto. Adquisiciones
Responsable: Emitir Orden de compra, solicitando cheque adjunto (anticipo al
proveedor)

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5. Diagrama de Flujo de proceso

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Continuacin.

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6. Descripcin de Actividades

Etapa

Descripcin

Evidencias

Verificacin del presupuesto disponible para compra: Documento de

El Sectorialista verifica si hay presupuesto suficiente. Si obligacin
lo hay, realiza un documento llamado Obligacin. Se
enva por libro de correspondencia a Contabilidad. Si no
hay saldo, se informa a DAF para autorizacin.

Egreso para Orden de Compra con cheque adjunto y Egreso

Fondos por Rendir: estas obligaciones, requieren de la
emisin de cheque sin documento tributario de
respaldo, por lo que, Contabilidad emite un egreso que
enva a tesorera para la emisin de cheque.

Boleta o Factura: estas obligaciones, requieren de un Obligacin y

respaldo
factura o boleta
adjunta
tributario, los cuales son digitados en los
correspondientes libros auxiliares de contabilidad por
medio del sistema contable. Posterior a esto, son
archivados ordenados por su nmero de obligacin, a la
espera de la solicitud de pago emitida por el DAF, la
cual puede ser, va correo electrnico o cuenta
corriente del proveedor a pagar impresa.

Emisin del documento egreso: Cuando se recibe la Egreso

solicitud de pago por parte del DAF, el administrativo
Contable busca los documentos (boleta o factura) en el
archivo de obligaciones, y emite el egreso
correspondiente, el que se enva a Tesorera para emitir
el cheque.

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Tesorera: Recibe dicho documento (egreso), emitiendo Comprobante

el cheque, por medio del sistema contable, el que se del cheque
debe firmar por dos de las cuatro firmas disponibles
para tales efectos. (Secretario General, DAF, Director
de Salud, Director de Educacin). Una vez realizado
este trmite, el o los cheques firmados vuelven a
Tesorera para su pago.

Tesorera: Al realizar los pagos correspondientes, se Comprobante de

solicita el carn de identidad de la persona que retira y cheque firmado
por seguridad se prefiere fotocopiar los cheques y
carn de identidad del proveedor que solicita el pago,
verificando que los datos sean correctos. Una vez
finalizado este trmite se adjuntan a los documentos
las fotocopias y se envan para su archivo al
departamento de contabilidad.

7. Control de registros
Almacenamiento

Identificacin
Lugar
/responsables

Obligacin

Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas

Medio de
Soporte

Proteccin

Recuperacin

Tiempo de
Retencin

Fsico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
Sistema
fsico y/o computacio archivador de
electrnico nal
de obligaciones/ Siempre
N de
respaldo
cada 7 das obligacin
Digital:
Software
contable/

Disposicin

N/A

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modulo
compras y
ventas/obliga
ciones/N de
obligaciones

Comprobante
de Egreso

Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas

Egreso
Cheque

Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas

Factura de
compra

Orden de

Fsico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
Sistema
N de egreso
fsico y/o computacio Digital:
electrnico nal
de Software
1 ao
respaldo
contable/
cada 7 das modulo
Contabilidad/
bsqueda de
comprobante

Fsico
Gaveta

Fsico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
1 aos
archivador
Egresos/ N
de egreso

Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas

fsico

Fsico: Gaveta
Of. de
Gaveta Of. Contabilidad/
archivador de 1 aos
de
Contabilidad egresos /N
de egreso

Of. de
Contabilidad/

Fsico

Gaveta

Fsico: Gaveta 1 aos

Of. de

Bodega de
Contabilidad

Bodega de
Contabilidad

Bodega de
Contabilidad

Bodega de
Contabilidad

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compra

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Jefe Finanzas

Of. de
Contabilidad/
Jefe Finanzas

Traspaso
contable

Contabilidad/
archivador
Egresos/ N
de egreso

Fsico: Gaveta
Of. de
Contabilidad/
archivador
1 aos
Egresos/ N
de egreso

Fsico
Gaveta

Bodega de
Contabilidad

8. Indicadores de Cumplimiento
INDICADORES:
FORMULA DE CALCULO

DESCRIPCIN
Mide porcentaje de
anticipos no
respaldados

(Cantidad de egresos por anticipo al

proveedor/ traspasos de anticipos al
proveedor)*100

META MBITO DIMENSIN SEGUIMIENTO

80%

9. Referencias
No hay

10. Anexos
Anexo 1: Formato Obligacin (segn sistema)
Anexo 2: Comprobante de Egreso (segn sistema)
Anexo 3: Egreso Cheque (segn sistema)

Proceso

Eficiencia

Trimestral

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Anexo 4: Factura de compra (segn proveedor)

Anexo 5: Orden de compra (segn sistema)
Anexo 6: Traspaso contable (segn sistema)

11. Aprobacin y Control de los Cambios

Fecha
Modificaciones

Responsable

23/10/2012

Responsable del
proceso

Fecha de
Fecha de la
aprobacin de
implementacin
Responsable
Responsable
la
de la
modificaciones
modificacin
25/10/2012

Secretario
General

25/10/2012

Representante
de la Direccin

Firmas de los
responsables.
Versin
00

Fecha
25.10.2012

Principales Puntos
Modificados

Resumen de Modificaciones

Versin Inicial

Estandarizacin
-