13 IMPRESCINDIBLES PARA

CONSEGUIR UNA
CONFERENCIA DE XITO

Sabas que Estados Unidos ocupa el primer puesto en el ranking de los pases
que msmeetings acoge anualmente en el sector MICE (Meetings, Incentives,
Conferences and Exhibitions seguido de Alemania y Espaa? Son datos que
arroja el informe estadstico de la International Congress and Convention
Association (ICCA)
Segn la ICCA, en el ltimo ao se ha experimentado un repunte en la industria de
eventos, congresos y conferencias. Un campo en el que se necesita de
profesionalidad para conseguir destacar y convertirse en referente.

(Imagen: ICCA www.iccaworld.com )

A todo conferenciante se le presupone un conocimiento completo del tema que va
a tratar y tablas de sobra para enfrentarse a un pblico desconocido. Seguir
estos13 tips a la hora de planificar tu conferencia puede servirte de ayuda.

13 tips a la hora de planificar tu conferencia

1.- De qu va a tratar tu conferencia y cmo la vas a
estructurar?
Es fundamental que controles totalmente el contenido de tu ponencia:

que sepas de qu vas a hablar, cmo vas a exponer la informacin, qu es

lo ms importante y qu informacin puede resultar menos relevante.

cuidado con los mensajes que vas a pasar. La audiencia no podr quedarse
con demasiados mensajes. Prioriza y no naufragues siendo demasiado
ambicioso.

fundamental que determines el tono de tu charla, dependiendo de la

temtica que abordes, el pblico al que te diriges, etc.

ten siempre en cuenta que un mensaje claro y directo impacta antes en el

receptor. Steve Jobs en sus famosas keynotes aplicaba este principio al
extremo al utilizar expresiones como A partir de ahora dispones de ms
1.000 canciones en tu bolsillo en vez de quedarse con El nuevo iPod tiene
4gb de capacidad y 8 horas de autonoma por poner tan solo un ejemplo.

no olvides que el humor es tambin un buen recurso para ganar la atencin

de la audiencia.

es importante tambin tener especialmente trabajado y testado (ensaya con

amigos para ver la reaccin) los dos primeros minutos de conferencia. Si
empiezas ganando la atencin, ya has ganado parte de la batalla, en
cambio si empiezas dejndote la artillera para el final, tienes riesgo de
dejarte la audiencia por el camino.

El cierre es un momento tambin especialmente importante: invitar a la

reflexin, terminar con una pregunta o un desafo o provocar interactuacin
si el formato lo permite puede poner un broche de oro a tu intervencin.

2.- Conoce a tu pblico antes de tenerlo en frente.

Ten claro a quin vas a tener enfrente, el tipo de pblico al que vas a hablar para
adecuar tanto los contenidos como el lenguaje y el formato de conferencia a
desarrollar.
Te puede pasar (es habitual) que el pblico sea muy heterogneo y te preguntes
en qu nivel tiene que situar tus mensajes. Entonces pregntate: ser muy bsico
para el nivel de la audiencia? o por el contrario Entendern este nivel de
sofisticacin?

Hemos de asegurar la comprensin pero tambin la entrega de valor. Nos han

invitado a una conferencia y se han generado unas expectativas sobre mi
intervencin. Ah es donde tienes que concentrarte, caiga quien caiga.

3.- Visita el lugar y, si no tienes oportunidad, haz una fotografa

previa del lugar y de las caractersticas tcnicas de la puesta en
escena.
Es conveniente que sepas con antelacin como es el lugar donde vas a dar la
conferencia:

un saln con capacidad para dos mil personas?

un aula con 10 personas como mximo de aforo?

una sala estrecha y larga en la que se van a ver las diapositivas desde
pantallas de apoyo ms pequeas?

tengo que estar sentado o puedo moverme?

si hay atril, puedo prescindir de l?

micro de solapa, de pie o diadema?

de qu tipo de pantalla dispongo?, se ve bien mi presentacin?

puedo utilizar pasador de diapositivas y puntero lpiz?

Te aseguro que las sorpresas en este sentido siempre juegan en tu contra. Tenlo
todo bajo control.

4.- Practica antes. Practica mucho.

Como dijo Shakespeare, "las improvisaciones son mejores cuando se preparan".
Despus de prepararte la conferencia al completo ensaya delante del espejo o
delante de amigos, compaeros, familia o de quin quieras para comprobar que
todo se comprende, que nada queda descontextualizado. Esto te ayudar a
comprobar que cumples tiempos, que todos los elementos que necesitas
funcionan correctamente y que el storytelling de tu relato es completo y fluye.

5.- Promueve la participacin en tu comunidad, antes, durante y

despus.
Si tu conferencia forma parte de un evento mayor, aprovecha para promocionar tu
participacin creando una imagen que informe del ttulo de tu conferencia, lugar y
hora, inserta el logotipo identificativo del evento del que forma parte y dalo a
conocer a travs de redes sociales, web, blogs, email marketing, etc. Considera la
posibilidad de ofrecer descuentos a asistentes, empresas, etc.

6.- Llega una hora antes

Parece obvio pero es importante. Por ti y por tu pblico. Necesitars conectar tu
ordenador, probar audios, comprobar que el proyector o similar funciona, etc. y

hacerlo con el pblico ya sentado y esperando tu intervencin no da buena

imagen.

7.- Crea expectacin

Si cualquier buena historia ha de tener tres etapas: Inicio, nudo y desenlace, como
ya te he adelantado antes, la fase inicial va a ser importante para asegurar esa
atencin. Anticipa un poco lo que va a pasar y deja entrever que hay desenlace
final prometedor. No cuentes todo desde el primer momento en plan sumario.
Abre tu presentacin con una frase que enganche, que cree expectacin en tu
pblico y provoque que permanezcan atentos al desarrollo de tu argumento.

8.- Equilibrio entre contenido, recursos y narracin

No aburras a tu pblico. Para lograrlo, no solo te centres en el contenido: apela
tambin a las emociones de los asistentes con un discurso en el que intervengan
elementos de todo tipo e interacciona con el pblico. Algunas ideas:

Incorpora bromas de comprensin rpida. (un chiste corto, una vieta, una
imagen..)

Aade imgenes impactantes. Que expresen de forma extrema lo que

quieres contar.

Utiliza algn gif animado

Utiliza alguna cifra contrastada que valide tu hiptesis

Plantea alguna pregunta al pblico

9.- Crea empata

Personaliza parte de tu presentacin empleando elementos locales en tu
discurso. Resulta tan solo un pequeo detalle para ti y una gran deferencia para

con tu pblico: ancdotas, ejemplos, lugares emblemticos, etc. enriquecern tu

charla y har que te metas a los asistentes en el bolsillo.
Intenta usar algn ejemplo relacionado con la zona donde se desarrolla la
conferencia o con la industria a la que se dirige el evento.

10.- Tu presentacin no se lee: se siente

Sabas que las diapositivas con ms de 10 palabras tienen un 45% ms de
posibilidades de distraer y cansar al pblico que aquellas con mensajes concisos y
directos? No canses a tu pblico con presentaciones llenas de prrafos, letras y
otros elementos planos. Los elementos interactivos como la fotografa, vdeos,
efectos de transicin, etc. son perfectos para apoyar tu argumentacin.

11.- Haz uso de todos los recursos

El lenguaje no verbal, los cambios de tono en la forma de expresarte, las
preguntas sorpresas e incluso los silencios pueden enriquecer tu exposicin. Si
permaneces esttico detrs de un oscuro atril tienes muchos puntos para que tu
conferencia ser recordada como oscura. Conectar con tu pblico a nivel
emocional es parte del xito.

12.- Y al acabar
No pierdas de vista ni las reacciones de la gente ni los comentarios que hagan a
posteriori tanto offline (entre ellos o contigo mismo) como online: comentarios y
menciones en redes sociales, opiniones, vdeos, etc. El feedback es otro de los
ingredientes de la receta para conseguir una conferencia exitosa.

13.- No te olvides de los take aways

Libros recomendados, descargas gratuitas de material, memoria a modo de
conclusin y otros ejemplos son los take aways que no debes olvidar: contenidos
con un valor aadido que todo asistente a una conferencia agradece y que pueden
convertirse en un elemento de fidelizacin por parte de tu pblico. Una manera de
conectar tu presentacin con el da a da de los asistentes y de que recuerden tu
conferencia y apliquen de una forma real y tangible lo aprendido.
Utiliza esta planificacin para preparar tus ponencias, conferencias o charlas y
comprueba como otros profesionales siguen esquemas que les ayudan a
centrarse en el objetivo principal. Prximamente se celebra en Valencia The

Inbounder Global Conference, el mayor evento de Inbound Marketing de

Europa con la asistencia de ms de 20 expertos referentes en el mbito del
marketing digital acostumbrados a lidiar con pblico de todo tipo. Quieres asistir
y ver estas prcticas en directo? Profesionales que no defraudan ni en contenido
ni en narracin. Un equilibrio necesario en todo conferenciante de xito