I.

METODOLOGA, MEDIOS Y MATERIALES

METODOLOGIAS:
A. Gestin Documental
La gestin documental es una de las reas que ms inters despierta en
todo tipo de empresas. La promesa del ahorro de costes, las mejoras en
los procesos de trabajo, la agilidad. Muchas ventajas relacionadas con la
adopcin de un sistema de este tipo, pero qu es exactamente, qu
define a un sistema de gestin documental y qu es lo que podemos
esperar de l, qu hace falta para que funcione?
Normalmente, cuando hablamos de estos sistemas lo primero que se nos
viene a la cabeza es escanear documentos para deshacernos del papel.
Sin embargo esto es slo rascar la superficie. La gestin documental, al
menos la efectiva, supone adoptar otras medidas de mayor calado que la
simple digitalizacin de papeles, medidas que afectan a cmo realizamos
nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en l.

Digitalizacin e indexacin de documentos: la digitalizacin o el

almacenamiento digital de cualquier documento es slo el primer paso.
Cualquier sistema de este tipo debe contar con algn mtodo de
referencia o indexacin (automtico o no), que nos permita luego ser
capaces de encontrar la documentacin que necesitamos sin grandes
esfuerzos.

Enlace con el sistema de gestin: Aunque no es un requisito

imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos
que manejamos en la empresa estn relacionados de una u otra forma
con su gestin (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestin
documental dentro de nuestro sistema de gestin empresarial puede
suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogacin de los
documentos. Cada fichero estar relacionado con uno o varios datos
que debemos introducir en nuestro sistema de gestin. Integrando
ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la bsqueda de
informacin, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicacin
con la que gestionamos nuestra compaa.

Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele

estarse quieto. De facturacin a contabilidad, de ah a gerencia para
su revisin, de gerencia al departamento tcnico Los papeles pasan
por muchas manos. Si el sistema de gestin documental es capaz de
manejar estos flujos de trabajo (por s mismo, mediante el software de
gestin de la empresa o mediante otra aplicacin) todo ese vaivn de
documentacin se puede reducir al mnimo o eliminar completamente.
Si os suena esta situacin, seguro que apreciaris la mejora
productiva que puede suponer.

Estos son a grandes rasgos los puntos clave en un sistema de este tipo,
cuanto ms integrado est en nuestra organizacin y sus procesos
productivos, ms rendimiento obtendremos de l.

B. Norma ISO 15489

Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestin de
documentos. Fue lanzada en su primera edicin en septiembre de 2001
por el Technical Committee ISO / TC 46, Information and Documentation,
Subcommittee SC 11, Archives / Records Management.
Esta norma se desarroll en respuesta al acuerdo general entre los pases
miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestin de
documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS
4390.1 1996, AS 4390.2 1996, AS 4390.3 1996, AS 4390.4 1996,
AS 4390.5 1996 y AS 4390.6 1996.
OBJETIVOS:

La adecuada gestin de los documentos de archivo de una

organizacin.

Garantizar que una organizacin sea capaz de crear, conservar, y

utilizar los documentos de archivo que necesita, para ello se hace uso
de recursos de informtica.

MEDIOS y MATERIALES

MATERIALES DE ESCRITORIO

Lapiceros

Plumones

Resaltadores

Archivadores

Sellos

Hojas

SOFTWARE
o

Excel: Software con el cual se lleva un control minucioso de los

proyectos inscritos y de los informes presentados en las fechas
establecidas.

Active Directory: Software que permite almacenar una base de

datos concerniente a todos los documentos presentados en cada
rea de la MPH

HARDWARE
o

Computadoras.

Impresoras

Equipos Informticos.

Entre otros.

II. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

4.1. Mantenimiento de Equipos de la MPH: En esta actividad se dar detalles y

formas que se deben revisar el soporte de equipos que hace uso la MPH.

4.2. Revisin y Actualizacin de Software: En este proceso se da una vista

preliminar de la forma y estructura de Software para la utilizacin de recursos de
atencin al cliente y dems transacciones operacionales.
4.3. Digitalizacin de archivos e Instalacin de Software: Los diferentes tipos
de archivos como formatos de inscripcin, etc. Que recursos de software hacen
uso para atender al cliente.

4.4. Revisin de Impresoras: Se hace una minuciosa configuracin de este

recurso ya que a cada momento se hace la utilidad debida.

4.5. Respaldo de datos: En esta etapa el personal encargado de la Oficina

General prev los posibles percances a cuanto datos con los que se esta
trabajando, seguridad y soporte.

4.6. Cargar datos de ejecucin de Proyectos: Este proceso involucra la

destinacin de cada ejemplar de los informes de avances y nuevos proyectos
presentados correspondientes a los principales ejecutores.
4.7. Realizar Informes de Planeamientos: Los informes y avances que pasaron
por los procesos anteriores son archivados en los Files de sus respectivos
ejecutores para facilitarlos para los fines que estos crean necesarios. Si es
necesario se informa de necesidades y respaldos efectuados acorde trabajo
realizado.

III. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (SEMANAS)

ACTIVIDADES
Mantenimiento de

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
X

Equipos.
Revisin y Actualizacin

de Software
Digitalizacin de archivos

e Instalacin de Software
Revisin de Impresoras

Respaldo de datos.

Cargar datos de ejecucin

de Proyectos.

X
X

Realizar Informes de

Planeamientos.

IV. BIBLIOGRAFA

Oficina General de Investigacin de la Universidad Nacional del Centro del Per.

MOF (Manual de Organizaciones y Funciones). Huancayo, Per - 2010

Norma ISO 15489 1era edicin, Setiembre 2001