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Curso de Excel
Avanzado
Funcin Sustituir.................................................................................................................. 25
Funcin Espacios ................................................................................................................. 25
Funciones de Fecha y Hora ................................................................................................. 26
Funcin Fecha...................................................................................................................... 26
Funcin Da .......................................................................................................................... 26
Funcin Mes ......................................................................................................................... 26
Funcin Ao ........................................................................................................................ 27
Funcin Hora ....................................................................................................................... 27
Funcin Ahora ...................................................................................................................... 27
Funcin Hoy ........................................................................................................................ 27
Funcin Diasem .................................................................................................................... 28
Funcin SI() .......................................................................................................................... 28
Funcin Y con SI() ............................................................................................................... 30
Funcin O con SI() ............................................................................................................... 31
Funcin BUSCARV(), BUSCARH(). ............................................................................... 32
ndice y Coincidir ................................................................................................................ 33
ESERROR() ........................................................................................................................ 33
Texto en columnas................................................................................................................ 34
Funcin Bdsuma ................................................................................................................... 37
Funcin BdPromedio ............................................................................................................ 38
Funcin BdContar................................................................................................................. 39
Funcin BdMin ..................................................................................................................... 40
Funcin BdMax .................................................................................................................... 41
Ordenar Datos....................................................................................................................... 42
Reglas para Ordenar Datos ................................................................................................... 42
Obtener informacin sobre la ordenacin ............................................................................ 43
Ordenar texto ........................................................................................................................ 43
Ordenar nmeros .................................................................................................................. 44
Ordenar fechas u horas ......................................................................................................... 44
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono ............................................................ 45
Ordenar por una lista personalizada ..................................................................................... 46
Ordenar filas ......................................................................................................................... 47
Ordenar por ms de una columna o fila................................................................................ 48
Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las dems ................................... 49
Ms informacin sobre problemas generales de ordenacin ................................................ 49
Ejemplos de Ordenar una Base de Datos.............................................................................. 50
Ordenar por un Campo ......................................................................................................... 50
Ordenar por ms de un campo .............................................................................................. 51
Orden Personalizado............................................................................................................. 52
Datos con Formato condicional ............................................................................................ 54
Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas.................................................................. 55
Con Operadores de comparacin.......................................................................................... 55
Es mayor que Es menor que ......................................................................................... 55
Entre.................................................................................................................................. 56
Es igual a .......................................................................................................................... 57
Texto que contiene............................................................................................................ 58
Una Fecha ......................................................................................................................... 59
Duplicar valores............................................................................................................... 61
Formato condicional Reglas superiores e inferiores............................................................. 62
Formato Condicional Barras de Datos.................................................................................. 63
Formato Condicional Escalas de color ................................................................................. 63
Formato Condicional Conjunto de Iconos............................................................................ 64
Formato condicional Administrar Reglas ............................................................................. 64
Formato condicional con Formulas ...................................................................................... 65
Formato condicional a toda una Fila .................................................................................... 66
Autofiltros............................................................................................................................. 68
Orden Ascendente................................................................................................................. 70
Orden Descendente ............................................................................................................... 70
Los Diez mejores .................................................................................................................. 70
Modificacin de Color de Datos Filtrados ........................................................................... 72
Opcin Personalizar.............................................................................................................. 73
Ejercicios Filtrar una Base de Datos..................................................................................... 74
Auto Filtro ............................................................................................................................ 74
Auto Filtro Sencillo .............................................................................................................. 74
Mostrar todos los registros ................................................................................................... 75
Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico Y) ............................................................ 76
Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico O) ............................................................ 77
Filtro Avanzado .................................................................................................................... 78
Uso de Filtro Avanzado ........................................................................................................ 78
Subtotalizar una Base de Datos ............................................................................................ 82
Crear un subtotal automtico ................................................................................................ 82
Eliminar un subtotal.............................................................................................................. 83
Buscar Objetivo .................................................................................................................... 84
Ruta para 2003...................................................................................................................... 84
Ruta para 2007...................................................................................................................... 84
Solver .................................................................................................................................... 86
Ruta Solver 2003 .................................................................................................................. 86
Ruta Solver 2007 .................................................................................................................. 87
Auditoria de Frmulas .......................................................................................................... 93
Mostrar Celdas Precedentes; Celdas Dependientes .............................................................. 93
Quitar todas las flechas......................................................................................................... 95
Imprimir una hoja de clculo mostrando las frmulas ......................................................... 95
Datos con Formato condicional .......................................................................................... .. 96
Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas ................................................................ .. 97
Con Operadores de comparacin........................................................................................ ..97
Es mayor que Es menor que ....................................................................................... ..97
Entre................................................................................................................................ 98
Es igual a ........................................................................................................................ 98
Texto que contiene.......................................................................................................... 99
Una Fecha ....................................................................................................................... 101
Duplicar valores............................................................................................................. 103
Formato condicional Reglas superiores e inferiores........................................................... 104
Formato Condicional Barras de Datos................................................................................ 105
Formato Condicional Escalas de color ............................................................................... 105
Formato Condicional Conjunto de Iconos .......................................................................... 106
Formato condicional Administrar Reglas ........................................................................... 106
Formato condicional con Formulas .................................................................................... 107
Formato condicional a toda una Fila .................................................................................. 108
Asistente de Suma Condicional .......................................................................................... 109
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2003......................... 110
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2007......................... 111
Tabla Dinmica................................................................................................................... 116
MS-QUERY ....................................................................................................................... 123
Qu es Microsoft Query? .................................................................................................. 123
Estructura de las Bases de Datos ........................................................................................ 123
Dar nombre de Rango a las Bases de Datos Excel ............................................................. 123
Entorno de Microsoft Query............................................................................................... 125
Elegir Datos de Origen ....................................................................................................... 125
Elegir origen de Datos ........................................................................................................ 125
Escoger tablas y Columnas disponibles.............................................................................. 126
Unir TABLAS. ................................................................................................................... 128
Devolver Datos a Excel ...................................................................................................... 129
Realizaremos el ejercicio con la opcin predeterminada Hoja de clculo existente. ......... 130
Al hacer clic en Aceptarla informacin se depositara en la Hoja3 del Libro de Excel. ..... 130
Modificar Consulta Query .................................................................................................. 131
Hacer clic en Aceptar. ........................................................................................................ 131
Ocultar y mostrar Criterios ................................................................................................. 132
Macros.............................................................................................................................. 135
Crear una macro...135
Ejecutar una Macro..136
Guardar un archivo con Macros...139
Ejercicios de Macros142
Referencias
Formula
en
un
Relativas
Pgina
Referencias
Absolutas
Cuando en Excel se introduce una frmula que hace referencia a otra u otras celdas, hay varias formas de
establecer dichas Referencias.
Las Referencias reduce de forma considerable la necesidad de volver a
escribir.
Hacen que el trabajo con los datos de las tablas sea ms fcil y ms intuitivo Cuando se utilizan frmulas que
hacen referencia a una celda, planilla o libro.
Son especialmente tiles porque los rangos de datos de la tabla cambian a menudo y las Referencias de celda se
ajustan automticamente.
Tipos
Referencia
de
Referencia
Relativa
De forma predeterminada, las frmulas y clculos utilizan Referencias
relativas.
Una referencia relativa en una frmula se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la
que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia
la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente.
Ejercicio
Relativa
Referencia
Son relativas a la direccin de la celda que escribimos en la frmula de modo que Cuando movemos o copiamos
una frmula, las direcciones de las celdas que aparecen en la frmula cambiarn segn la direccin de la celda destino.
En la frmula en esta hoja lo primero que aremos es crear una formula que nos permita obtener la bonificacin del
10%
para cada empleado.
1. Seleccione la celda D2
2. Digite la siguiente Formula =B2*A2 y luego presione ENTER, con esto tenemos la bonificacin del 10%.
3. Seleccione nuevamente la celda D2, seleccione el puntero de Autollenado y deslizar hasta la celda D6.
3
2
1
Referencia Absoluta:
Una referencia de celda absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica.
Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece sin
cambio. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.
Como esta celda deseamos mantenerla fija colocamos el smbolo $ delante de la letra de la columna y delante del nmero
de la fila. $B$6
(Nota: un atajo DE TEALADO es situarse sobre la celda y presionar F4).
Digite los siguientes datos en la Hoja3 y modifique el nombre por Referencia Absoluta.
En este ejercicio, necesitamos calcular el total de descuento, pero utilizamos solo una vez el 10% (0,1).
1. Para calcular el total del descuento debe situarse en la celda A2.
2. Digitar el signo =
3. Hacer clic en la celda B2.
4. Luego presionar el operador de multiplicacin(*)
5. Hacer clic en la celda B6.
6. Presionar F4.
7. Presione Enter
8. Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda A4.
de
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Referencia
Columna:
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Es aquella que hace referencia absoluta a la columna y relativa a la Fila. Se distinguen porque solamente tienen un signo
de pesos. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna y relativa a la fila.
En el ejemplo veremos que, se establece un incremento anual al sueldo pero dependiendo de un porcentaje de
bono distinto, para cada uno de los trabajadores, para realizar el clculo automticamente debemos realizar el siguiente
procedimiento:
1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Columna
3. Digite los siguientes datos
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Referencia de Fila:
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Es aquella que la referencia absoluta a la fila y relativa a la columna. Se distinguen porque solamente tienen un signo
de pesos. Por ejemplo, A$1 es una referencia absoluta a la fila y relativa a la columna.
1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Fila
3. Digite los siguientes datos o copie y pegue los datos del ejercicio anterior y modifique la estructura de la planilla.
Deber quedar de la siguiente forma.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
12
Procedimiento.
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Nombres
de
Rango
Establecer Nombres de
Rango
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A veces resulta que hay que utilizar repetidamente Bases de Datos tales como B2:B4 o B2:D3; A5:D6 en una hoja
de clculo, o Seleccionar los mismos rangos una y otra vez.
Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres
de celdas o de rangos se pueden utilizar en las formulas sin ningn problema.
El uso de nombres en las hojas de clculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite rec
ordar con mayor facilidad las Referencias a diferentes celdas.
Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean ms cortos y entendibles ya que las frmulas
estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Adems,
estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de dilogo o en las propias celdas.
La forma ms simple de definir nombres para rangos de celdas, es mediante la
opcin
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14
15
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Eliminar
Rango
Nombre
de
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1.
2.
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Filtro
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Validacin de Datos
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Esta operacin permite limitar el tipo de datos autorizados en las celdas definiendo los criterios de validacin.
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la
organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.
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Pestaa Confguracin
rea Permitir
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Se observara una ventana con 3 pestaas las cuales se deben configurar de la siguiente forma:
rea Datos
Para validar Numricos, Decimales, Fecha, Hora, longitud de Texto, se
pueden establecer, operadores de comparacin para establecer lmites.
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Para establecer lmites, Numricos, Decimales, Fecha, Hora, longitud de Texto, correspondiente a los
operadores de comparacin establecidos.
Mensaje Entrante
Mostrar mensaje al seleccionar la celda
Si est habilitado se mostrara el mensaje al hacer
clic en la celda
Ttulo: Agregar un ttulo referente a la validacin
Mensaje de Entrada: Mensaje que permite identificar la
estructura de la validacin y as permite al usuario
identificar la validacin.
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Mensaje de Error
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Si los usuarios digitan valores fuera de los establecidos dentro de los criterios de validacin, se puede
establecer mensajes de error, definidos de la siguiente forma:
Icono
Tipo
Lmite
Se usa para
Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de
alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Es el mas utilizado
Advertencia
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los
usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando
aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en
Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.
Informacin
Mensaje de Error
Mostrar mensaje de error si se introduce datos no
vlidos.
Si est habilitado se mostrara este mensaje de
alerta si el usuario introduce datos no validos.
Estilos: Lmite-Advertencia-Informacin
Mensaje de Entrada: Mensaje que permite identificar la
estructura de la validacin y as permite al usuario
identificar la validacin.
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Pgina
1.
Configuracin
2.
3.
Mensaje de Entrada
Mensaje de Error
Funcion
es
Funciones
Texto
de
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Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las
celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos
utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las
funciones utilizaremos las dos opciones.
Funcin
Concatenar
Une diferentes elementos de texto en uno slo.
Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas
"". Esta funcin puede tener como mximo 30 argumentos.
Estructura: CONCATENAR (Texto1;Texto2;...)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodrguez" y necesitamos que en la celda A3
aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin: =CONCATENAR(A1;" ";A2)
Observa que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por
un espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando & de la siguiente
forma:
=A1&" "&A2
Funcin
Resultado
Funcin
Encontrar
Nos devuelve la posicin en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Nmero de posicin
inicial)
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El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerar la primera posicin como nmero
1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: ExcelIntermedio si deseamos saber en qu posicin se encuentra la
x deberemos escribir en la celda A2 la funcin =ENCONTRAR("x";A1) nos devolver un 2 como resultado ya que la
primera letra la considera como si estuviera en la primera posicin.
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Funcin
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Resultado
Funcin Izquierda
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.
Estructura: IZQUIERDA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Excel Intermedio ", y necesitamos que en la celda A3 aparezca solo Excel
debemos realizar la siguiente funcin: =IZQUIERDA(A1;5)
Funcin
Resultado
Funcin Derecha
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de
texto. Estructura: DERECHA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la funcin
=DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel".
Funcin
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Resultado
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Funcin
Largo
Nos retornar la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.
Estructura: LARGO(Texto)
Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este
texto debers introducir en otra celda la funcin =LARGO(A1). Como resultado nos devolver un 15.
Funcin
Resultado
Funcin
Minusc
Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas. Si se utiliza una celda en la que
contiene texto esta no se transforma toda en minsculas, si no que... en la celda donde pongamos la funcin obtendremos
una copia de la primera celda pero toda en minsculas.
Estructura: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la funcin =MINUSC(A1) en la celda A2
el resultado que obtenemos sera: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda
A1 como en la A2, ya que la A2 es una funcin que depender siempre del contenido que hay en la A1.
Funcin
Resultado
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Funcin Mayusc
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Resultado
Funcin NomPropio
Con esta funcin obtendremos un texto en el que aparecer en maysculas la primera letra de cada palabra que
forma parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
Ejemplo: Si escribimos la funcin =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "funciones de
excel" obtendremos como resultado "Funciones De Excel".
Funcin
Resultado
Funcin Extrae
Nos devuelve una cantidad de caracteres especficos a partir de una posicin inicial de una cadena de texto.
Estructura: EXTRAE(Texto; Posicin inicial; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra
"de" deberamos escribir la funcin =EXTRAE(A1;11;2)
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Funcin
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Resultado
Funcin
Reemplazar
Con esta funcin conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posicin y cuantos caracteres
deseas reemplazar y el texto que deseas poner.
Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posicin inicial a partir de donde deseamos recortar; Nmero de caracteres
a quitar; Nuevo texto a insertar)
Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la funcin:
=REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro
de") esta funcin nos devolver el texto: Funciones dentro de Excel. La funcin lo que realiza es eliminar del texto que
hay en la celda A1 desde la posicin 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de".
Funcin
Resultado
Funcin
Hallar
Nos indica la posicin que ocupa un texto dentro de una cadena de
texto.
Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posicin inicial) Los dos
primeros argumentos son obligatorios, en cambio la posicin inicial no ya que si no la ponemos empezar a contar desde
el nmero
1.
Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si desesemos conocer qu posicin ocupa dentro de
este texto la letra "d" deberamos escribir en la celda A2 la siguiente funcin =HALLAR("de";A1), la funcin nos
devolvera el resultado 11.
Funcin
Pgina
30
Pgina
Resultado
31
Funcin
Sustituir
Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.
Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo
texto)
Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que en la celda A2 aparezca "Funciones
en
Excel"
deberemos
escribir
en
la
celda
A2
la
siguiente
funcin:
=SUSTITUIR(A1;"de";"en")
Funcin
Resultado
Funcin
Espacios
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separacin de
palabras.
Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de
Excel", observa que entre de y Excel hemos
dejado muchos espacios en blanco. Si quisiramos corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la
celda A2 tendramos que poner la funcin =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final ser: "Funciones de Excel".
Observa que los espacios entre palabras se mantienen.
Funcin
Resultado
Pgina
32
Pgina
Funciones de Fecha y
Hora
33
Con estas funciones podremos trabajar con la fecha y la hora obteniendo parte de esta informacin y trabajando con ella
de forma muy concreta.
Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que podemos utilizar la combinacin de teclas
:
Ctrl + ; Si quieres que aparezca la Fecha
Ctrl + : ... Si quieres que aparezca la Hora
Funcin
Fecha
Nos convierte tres nmeros en formato de DD/MM/AAAA
Estructura: FECHA(Ao; Mes; Da). Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte
a uno que si lo es. As por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la funcin nos
aparecer un 1.
Ejemplo: Si en la celda A1 introducimos la funcin: =FECHA(2004;4;25) aparecer como resultado:
25/04/2004.
Funcin
Resultado
Funcin
Da
Nos devuelve el da de una fecha
Estructura: DIA(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar
la combinacin de teclas Ctrl + ; para que el nmero del da de esta fecha aparezca en la celda A2 debers escribir la
funcin:
=DIA(A1)
Funcin
Resultado
Funcin
Mes
Nos devuelve el da de una fecha
Estructura: MES(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el nmero del mes de esta fecha
aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin: =MES(A1)
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Resultado
Pgina
Funcin
Pgina
Funcin Ao
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Estructura: AO(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el ao de esta fecha aparezca en la celda
A2 debers escribir la funcin: =AO(A1)
Funcin
Resultado
Funcin Hora
Nos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos
Estructura: HORA(Hora completa)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar
la combinacin de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin: =HORA(A1)
Funcin
Resultado
Funcin Ahora
Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando
el formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra segn nos interese.
Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta funcin no existe ningn tipo de argumento.
Ejemplo: En la celda A1 introduce la funcin =AHORA(), en el momento de pulsar Intro te aparecer la fecha y la hora
del sistema.
Funcin
Resultado
Funcin Hoy
Esta funcin nos devuelve la fecha actual del sistema.
Estructura: HOY() esta funcin tampoco tiene ningn tipo de argumento.
Ejemplo: escribe la funcin =HOY() en la celda A1 y despus de pulsar Intro te aparecer la fecha del sistema.
Funcin
Resultado
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Pgina
Funcin Diasem
Funcin SI()
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
er
er
er
Funcin
(
1 Argumento
;
2 Argumento
; 3 Argumento
Sintaxis
SI
Prueba_Lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso
Ejemplo
SI
D2>=2500000
D2 * 5%
D2 * 7%
Prueba_lgica
:Es un razonamiento lgico hacia una celda que es evaluada con un operador de comparacin u otro.
Valor_si_verdadero: Es
es VERDADERO.
Valor_si_falso
el
valor
que
se
devuelve
si
el
argumento
prueba_lgica
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Pgina
Frmula Resultado en B2
=SI(A2<=100;"Dentro
presupuesto";"Presupuesto excedido")
Descripcin (Resultado)
de
Ejemplo 2
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de
clculo en blanco.
1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.
2. Genere la Siguiente Planilla.
Frmula Resultado en A2
Descripcin (Resultado)
=SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
=SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
Ejemplo 3
Frmula
Descripcin (resultado)
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"A";SI(A2>59;"D";"F"))))
=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"A";SI(A3>59;"D";"F"))))
=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"A";SI(A4>59;"D";"F"))))
Si la puntuacin es
La Funcin devuelve
Mayor que 89
De 80 a 89
De 70 a 79
De 60 a 69
Menor que 60
Pgina
Funcin Y con
SI()
38
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin S I(). Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y
slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean
verdaderas. Se pueden anidar 30 anidacines
Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la funcin Si() anidada con
Y
Ejercicio
En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitacin segn las
reas:
Si los alumnos son del rea Contabilidad y realizaron Excel Bsico deben realizar Curso Excel Intermedio de lo
contrario realizaran Excel avanzado. Es decir deben cumplir amabas condiciones para que la prueba de lgica se cumpla.
Realizaremos la siguiente base de datos.
Prueba_lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso
Y(B2=Contabilidad;C2=Excel Bsico)
Excel Intermedio
Excel Avanzado
Pgina
39
Pgina
Funcin O con
SI()
40
Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin S I(). Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y
slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean
verdaderas. Se pueden anidar 30 anidacines
Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la funcin Si() anidada con
O
Ejercicio
En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitacin segn las
reas:
Si los alumnos son Plataforma A o Categora deben realizar Curso Nivel Excel Bsico de lo contrario realizaran
Excel
Intermedio. Es decir deben cumplir una de las dos condiciones para que la prueba de lgica se
cumpla. Realizaremos la siguiente base de datos.
Prueba_lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso
O(B2=A;C2=Ayudante)
Curso Nivel Bsico
Curso Nivel Intermedio
Pgina
41
42
Pgina
BUSCARV, Funcin que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un ndice o clave devolviendo
dato requerido.
Cuando los encabezados de columna estn orientados a las columnas, se utiliza BuscarV
BUSCARH, Funcin que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un ndice o clave devolviendo
dato requerido.
Cuando los encabezados de columna estn orientados a las Filas, se utiliza BuscarH
En Excel se requiere mayormente la utilizacin de BuscarV
Sintaxis
Sintaxis
Ejemplo
er
er
Funcin
1 Argumento
BuscarV
BuscarV
(
(
valor_buscado
B18
;
;
matriz_buscar_en
B3:F11
Argumento
Valor_buscado:
er
Argumento
;
;
indicador_columnas
2
;
;
4
Argumento
ordenado
0
Definicin
Valor que se va a Buscar en la primera columna de la ,puede ser un valoro una referencia
(ndice o clave).
Matriz_buscar_en:
Indicador_columnas:
Ordenado:
Argumento
Base de Datos
Nmero de Columna de la Base de Datos en la cual debe devolverse el valor coincidente.
0 = Valor Exacto
1 = Rango de Datos
er
)
)
)
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ndice y Coincidir
43
Puede utilizar juntas las funciones INDICE Y COICIDIR para obtener los mismos resultados que si utiliza BUSCAR o
BUSCARV.
=INDICE(Matriz_buscar_en,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),Indicador_columnas
) La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo:
=INDICE(A2:C5;COINCIDIR(E2;A2:A5;0);3)
La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna A. Despus hace coincidir el valor de la
misma fila de la columna C. Como "Mara" est en la fila 4, la frmula devuelve el valor de la fila 4 de la columna C
(22).
Nota: si ninguna de las celdas de Matriz_buscada coincide con Valor_buscado ("Mara"), esta frmula devolver #N/D.
ESERROR()
Nos devolver Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y Falso en caso que no lo
sea. Estructura: ESERROR(Celda)
en
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Texto
columnas
44
Para realizar
debemos:
este
procedimiento
1. Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto. El rango puede contener
cualquier nmero de filas, pero no ms de una columna de ancho.
Pgina
45
46
Pgina
3. Siga las instrucciones en el Asistente para convertir texto a columnas para especificar
cmo desea dividir el texto en columnas.
4. En el primer paso, el texto es delimitado, quiere decir que posee un separador.
7.
8.
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47
Debe hacer clic en Aceptar, para que los datos se separen en las columnas correspondientes.
El resultado es el siguiente.
48
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Funcin Bdsuma
La funcin BdSuma se utiliza para sumar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en
columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).
Criterio 1
Criterio 2
Ao apertura
Producto
1999
Crdito Automotriz
Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar
en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).
Ejemplo:
Criterio 1
Ao apertura
1999
2000
Ao
apertura
Mes apertura
Monto
(en miles)
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
2000
Nov
658
Christian Falcn
1998
Feb
Diana Walbaum M.
1998
Diana Witt
2001
Producto
Regin
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Valparaso
8.076
Crdito Automotriz
Santiago
Ago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
Dic
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
Desarrollo de ejercicio
1.- Sumar los productos de Santiago del ao 1998.
a)
En otras celdas generar los criterios,
b)
1
2
Regin
Santiago
Ao apertura
1998
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Funcin BdPromedio
La funcin BdPromedio se utiliza para promediar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en
otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999
Criterio 2
Producto
Crdito Automotriz
Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar
en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999
2000
Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)
Cliente
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
2000
Nov
658
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Valparaso
Christian Falcn
1998
Feb
Diana Walbaum M.
1998
Ago
8.076
Crdito Automotriz
Santiago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
Diana Witt
Desarrollo de ejercicio
2001
Dic
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
1
Regin
Ao apertura
2
Santiago
1998
b) Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes2.
c) Llamar a la funcin BdPromedio que aparece en la categora de Base de Datos.
d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.
e) Frente
al
argumento
Base_de_datos,
introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se
llama Clientes2.
f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se
especifica con el nombre de la columna entre
comillas Monto (en miles)
o en su lugar el
nmero de la columna que desea promediar 4.
g) Frente al argumento Criterio, seleccione el
rango de celdas. En nuestro
caso
debe
seleccionar el rango (A1:B2).
h) Hacer clic en Aceptar
Resultado: $ 6.474
Funcin BdContar
La funcin BdContar se utiliza para contar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se enc uentra en otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en
columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999
Criterio 2
Producto
Crdito Automotriz
Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar
en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999
2000
Ejemplo :
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)
Cliente
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
1998
Nov
658
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Valparaso
Christian Falcn
1998
Feb
Diana Walbaum M.
1998
Ago
8.076
Crdito Automotriz
Santiago
4.873
Cuenta Corriente
Diana Witt
2001
Dic
Santiago
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
Desarrollo de ejercicio
1.- Contar los productos con ao de apertura 1998
a)
c)
d)
e)
f)
b)
g)
h)
A
1
2
Resultado: 3
Ao apertura
1998
Funcin BdMin
La funcin BdMin se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mnimo que se encuentra en otra
columna. Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)
Cliente
Ao apertura
Mes apertura
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Arturo Muoz
1998
Nov
658
Cuenta Corriente
Santiago
Crdito de Consumo
Christian Falcn
1998
Feb
Valparaso
8.076
Crdito Automotriz
Diana Walbaum M.
1998
Santiago
Ago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
Diana Witt
Desarrollo de ejercicio
2001
Dic
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
En este caso
el criterio debe quedar vaco
2
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Funcin BdMax
La funcin BdMax se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mximo que se encuentra en otra columna.
Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)
Cliente
Ao apertura
Mes apertura
Producto
Regin
Arturo Mateluna G.
1999
Dic
Cuenta Corriente
Santiago
Arturo Muoz
1998
Nov
658
Christian Falcn
1998
Feb
8.076
Crdito de Consumo
Valparaso
Crdito Automotriz
Diana Walbaum M.
1998
Ago
Santiago
4.873
Cuenta Corriente
Santiago
Diana Witt
Desarrollo de ejercicio
2001
Dic
7.047
Crdito de Consumo
Santiago
2.733
En este
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Ordenar
Datos
Cuando ingresamos datos dentro de una planilla de Excel, generalmente es en forma desordenada. Ordenar nos
permite
observar los datos y su informacin y utilizarlos eficazmente. Si sus filas contienen una frmula, debe ser extra cuidadoso
cuando construya la frmula. Asegrese que despus de Ordenar, la frmula todava funcionar. Mover las celdas por los
alrededores puede destruir algunas frmulas.
NOMBRE CLIENTE
TIPO
CATALITICO MARCA_VEHICULO
1
2
JORGE CARDENAS
JUAN CENTENO
AUTO
AUTO
SI
NO
TERESA RAMIREZ
CAMIONETA NO
NISSAN
IRMA GONZALEZ
CAMIONETA SI
NISSAN
ROSA SOTO
CAMIONETA NO
MAZDA
PEDRO VARAS
AUTO
LADA
CARLOS FIGUEROA
CAMIONETA NO
FORD
CECILIA TORRES
AUTO
CHEVROLET
NISSAN
10
EDITH NUEZ
SI
FORD
11
NO
MAZDA
12
JOSE ULLOA
CAMIONETA SI
CHEVROLET
13
CARMEN BRITO
AUTO
SI
LADA
14
JORGE FIGEROA
AUTO
NO
FORD
15
ILIA BENITES
AUTO
SI
NISSAN
16
OSCAR RIOS
CAMIONETA SI
CHEVROLET
17
SERGIO RIVERA
AUTO
NO
MAZDA
18
JAIME DUARTE
AUTO
SI
LADA
19
BERTA JOFRE
CAMIONETA NO
MAZDA
20
MAZDA
21
GUSTAVO NEIRA
AUTO
NISSAN
22
CARLOS TORRES
CAMIONETA NO
MAZDA
23
JUAN SIERRA
AUTO
SI
NISSAN
24
MARCOS SANGUEZA
AUTO
SI
LADA
25
VIVIANA GONZALEZ
CAMIONETA SI
AUTO
SI
SI
SI
CHEVROLET
FORD
NISSAN
Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de
que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
Ordenar nmeros
1. Seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la
celda activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,
siga uno de los procedimientos siguientes:
o
Problema: comprobar que todos los nmeros estn almacenados como nmeros Si los
resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros
almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de
algunos sistemas de contabilidad o los nmeros con un apstrofo inicial (') se almacenan como
texto.
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar
de ms antiguos a ms recientes.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar
de ms recientes a ms antiguos.
Problema: comprobar que las fechas y las horas estn almacenadas como fechas y horas Si
los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u
horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene
correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como
nmeros de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora,
significa que la fecha o la hora est almacenada como texto.
Nota Si desea ordenar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da
de la semana. Si desea ordenar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea,
convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un
valor de texto y, por tanto, la operacin de ordenacin estar basada en datos alfanumricos. Para
obtener ms informacin, vea Mostrar la fecha como da de la semana.
Mximo
Medio
Mnimo
Ordenar
flas
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est
en una columna de tabla.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuacin, en Personalizar ordenacin.
Ordenar
Campo
por
un
3.
4.
3. Completar el cuadro de dilogo de acuerdo a la figura, aparecer Ordenar por: en
el cuadro combinado selecciona el encabezado de columna C.COSTO, luego debes
seleccionar Agregar nivel
, se creara una nueva fila con el nombre
Luego por: en el cuadro
combinado selecciona el
encabezado de columna
DEPARTAMENTO, luego
presione Aceptar.
Orden Personalizado
Para poder ordenar por un orden que no sea alfabtico se debe realizar un orden
personalizado, a travs de la creacin de una lista personalizada.
Ordenar la base de datos de acuerdo al campo AFP en el siguiente orden: HABITAT,
BANSANDER, CUPRUM, PRVIDA.
Procedimiento
1. Ir al icono
, seleccionar
y en
la opcin
2. Hacer clic en la botn de comando Modificar listas personalizadas.
3. En la seccin Entradas de Lista, digitar las AFP en el orden pedido, tal cual
aparece en la figura.
9.
Descripcin
Valor de celda
nico o duplicado
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Barras de datos
Escala de 3 colores
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Se habilitara una ventana, que permite en su cuadro de texto que permite digitar el
valor condicional ej.
Resultado
Entre
Permite realizar formato a los datos que se encuentran entre los valores determinados,
para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Entre
Resultado
Es igual a
Permite realizar formato a los datos que se son iguales al valor condicional, los valores deben ser
exactos es decir si el valor a dar Formato condicional es de 1500, el formato es aplicado, pero si
es
1500,6 no ser aplicado, para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
Resultado
Resultado
Una Fecha
Permite realizar formato a fechas. Para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
Se pueden aplicar formatos a celdas que contienen una fecha que corresponde a:
Ayer
Mes pasado
Hoy
Maana
Semana pasada
semana
Esta
Este mes
Duplicar valores
Permite realizar formato a valores que estn duplicados o nicos dentro de una base de
datos. Para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
Resultado Duplicado
Resultado nico
Ejemplo Los 10 mejores, muestra los 10 valores ms altos y aplica formato segn la
condicin. En este caso aplicamos un formato personalizado, se debe
realizar la seleccin en la ventana.
Resultado
63
Pgina
67
Autofiltr
os
Cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas
de columnas o filas, resulta todo un reto analizarlos o generar informes de solo aquellos que
necesitamos.
Afortunadamente, Excel incluye una funcin de Autofiltro fcil de usar que permite mos trar slo
lo que se necesita ver y ocultar el resto de informacin. Al aplicar un filtro, los datos no se
modifican.
En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban
antes.
A modo de ejemplo analizaremos la siguiente Base de Datos.
Vendedor
Destino
Bus
Clase
Guzmn
Guzmn
Guzmn
Guzmn
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Lpez
Lpez
Lpez
Lpez
Lpez
Meneses
Norambuena
Norambuena
Osorno
Pto Varas
Quellon
Rengo
Castro
Linares
Osorno
Pto Varas
Rancagua
Rancagua
Temuco
Castro
Castro
Pto Montt
Rancagua
Valdivia
Quellon
Valdivia
Valdivia
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Valor Pasaje
11.000
18.000
19.500
2.500
18.000
4.500
11.000
15.000
2.000
2.000
7.500
21.000
21.000
15.000
2.000
13.000
19.500
13.000
13.000
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-01-2005
01-03-2005
01-01-2005
01-01-2005
Fecha
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
3
4
1
2
3
2
2
1
1
1
2
1
3
3
1
1
2
1
1
1012
1015
1015
1012
1024
1024
1024
1024
1012
1024
1024
1015
1015
1015
1012
1045
1015
1045
1045
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Norambuena
Norambuena
Norambuena
Norambuena
Olea
Olea
Olea
Olea
Olea
Oses
Oses
Oses
Oses
Oses
Soro
Valdivia
Valdivia
Valdivia
Valdivia
Ancud
Linares
Temuco
Temuco
Temuco
Linares
Osorno
Pto Varas
Quellon
Rancagua
Osorno
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
13.000
18.000
18.000
18.000
18.000
4.500
7.500
7.500
7.500
4.500
11.000
18.000
19.500
2.000
11.000
01-01-2005
01-01-2005
01-01-2005
01-01-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
2
2
1
1
1
1
1
2
3
2
2
1
3
1
2
1045
1047
1047
1047
1015
1012
1012
1012
1012
1012
1012
1015
1015
1012
1012
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
68
Pgina
Al realizar esta accin los encabezados de columna mostraran un triangulo invertido, como
se muestra en la imagen.
Esto permite visualizar cada uno de los criterios y otras opciones de Filtros.
Orden Ascendente.
69
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Orden Descendente
Al seleccionar el encabezado de columna y elegir la opcin Orden Descendente, los datos se
ordenan desde A-Z. Se mostraran como, se muestra la imagen.
70
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En forma predeterminada se
mostrara en nmero 10
71
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Para restablecer los valores para aplicar otros filtros, se debe, hacer clic en Borrar filtro de Valor
pasaje. Con esta accin la Base de Datos se restablecer
y los colores de las Filas y el
encabezado columna Valor pasaje, volvern a contener el color negro.
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Opcin Personalizar.
72
Con esta opcin podremos utilizar 2 criterios de la misma columna que se podrn evaluar,
con diferentes operadores de comparacin.
A modo de ejemplo
Filtraremos los pasajes vendidos por los vendedores Olea y Hevia.
Procedimiento
1. Hacer clic en el triangulo invertido de el encabezado de columna Vendedor.
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73
Operadores
es igual
no es igual
es mayor que
es mayor o igual que
es menor que
Definicin
Filtra todos los valores iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que no son iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son mayores a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son mayores o iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son menor a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son menor o iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que comienza por el criterio establecido.
Se utiliza :
C* , para filtrar todos los que comienzan, el asterisco reemplaza todo lo dems.
Filtra todos los valores que no comienza por el criterio establecido.
Filtra todos los valores que termina con el criterio establecido.
Se utiliza :
*Z, para filtrar los que terminan en Z, el asterisco reemplaza todo lo dems.
Filtra todos los valores que no termina con el criterio establecido.
Filtra todos los valores que contienen el criterio establecido.
Filtra todos los valores que no contienen el criterio establecido.
no comienza por
termina con
no termina con
contiene
no contiene
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Auto Filtro
1. Para utilizar el Auto Filtro primero se debe activar en la Ficha
Modificar y seleccionar el icono Ordenar y Filtrar.
Una vez activo se puede observar que al lado de cada campo aparece una flecha para
poder definir el o los criterios.
Pgina
75
76
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Procedimiento
1. Hacer clic en la lista del campo SUELDO LIQUIDO y seleccionar Personalizar
2. Completar el cuadro de dilogo como se muestra en la figura, luego presione
Aceptar
77
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Procedimiento
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Filtro Avanzado
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Permite filtrar los datos de una lista para mostrar slo las filas que cumplen una condicin
especificada mediante un rango de criterios. El resultado del filtro puede quedar en la
misma base de datos o se puede copiar a otro lugar dentro de la misma hoja o en otra
hoja.
Para ejecutar Filtro avanzado utilizaremos el libro Pedidos y seguiremos los siguientes
procedimientos.
Procedimiento
Nombre de Rango
1. Seleccionar el rango de A3 hasta U39
2. Asignar el nombre de rango BASE y presionar ENTER
Rango de Criterios
1. Seleccionar de la hoja Pedidos, los encabezados de columna desde A1:K1 y
copiarlos en la Hoja Criterios, en la Celda A1.
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79
80
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81
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10. Se filtraran desde esa celda solo los registros que coincidan con el
criterio.
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82
Este comando permite calcular los valores de subtotal y total de las columnas marcadas
que se seleccionen. Microsoft Excel inserta y marca automticamente las filas de total y
agrega un esquema automtico a la base de datos.
Ejecutaremos este comando en la hoja COPIA, para tal efecto subtotalizaremos la base
de datos de acuerdo al NIVEL EDUCACIONAL poniendo los subtotales en todos los
campos monetarios, de la siguiente manera:
Crear
un
automtico
subtotal
Procedimiento
1. Ir a la Hoja Pedidos
2. Ordenar la base de datos por el Pas destinatario
3. Ir a Datos, Ficha Esquema opcin Subtotal.
4.
5.
6.
7.
83
Pgina
Como se observa en la figura se genera un esquema automtico que tiene tres niveles.
84
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Eliminar un subtotal
Para quitar o eliminar el subtotal definido en la hoja COPIA se debe hacer lo siguiente:
Procedimiento
1. Ubicar el cursor en cualquier parte de la
base de datos
2. Ejecutar el comando Subtotales del Cinta de
Opciones Datos
3. Presionar el botn Quitar Todos
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Buscar Objetivo
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Esta sencilla opcin se utiliza para buscar un valor especfico como resultado de una frmula, modificando
el contenido de una celda. Excel buscar qu valor debera tomar esa celda para conseguir el resultado
esperado. A esa celda se la denominada Valor independiente y a la celda que contiene la frmula se la
denomina Dependiente.
86
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Veamos un ejemplo. Imaginemos una sencilla hoja de clculo que nos servir para averiguar el precio de un
producto sin el IVA.
Definir la celda: indica la celda que contiene la frmula. Al haber situado primero el cursor en ella,
aparece por defecto. En este caso B7
Con el valor: es el valor que tomar la celda anterior, o sea, el valor que queremos obtener. Digitaremos
50.000 como valor a obtener.
Para cambiar la celda: celda que se utiliza en la frmula. Indicaremos la celda B3 como celda que nos
interesa conocer.
87
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- Acepta el cuadro y fjate como Excel nos muestra un mensaje con una solucin encontrada. Podemos
aceptar o cancelar esta posibilidad.
De esta forma observamos que hemos conseguido el precio que queramos, por lo que ya sabemos a qu
precio estar el artculo: 42.017
Solver
Es una de las herramientas ms potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor solucin a un problema,
modificando valores e incluyendo condiciones o restricciones.
Excel que debe ser habilitado, para ello debe seguir las siguientes
1.
Ir a Herramientas Complementos
2.
3.
Pgina
4.
88
Ir a Botn de Ofice
2.
Opciones de Excel
Pgina
3.
4.
89
4
5.
1.
2.
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90
Ejercicio
Realice el siguiente ejercicio para conocer el funcionamiento de esta herramienta.
Digite la siguiente planilla, donde se reflejan los sueldos de los colaboradores. En las columnas Descuento
AFP, Descuento ISAPRE, Total y TOTAL SUELDOS introduzca las frmulas necesarias para calcular los
valores correspondientes.
El procedimiento es el siguiente, se requiere ajustar los sueldos de los colaboradores de tal forma que el
TOTAL SUELDOS se rebaje a $ 2.500.000. Sin que andres rebaje su sueldo a $ 950.000
Solo rebajando el sueldo de Andrs y Jos
Procedimiento
1. Habilitar Solver
91
Pgina
Si no tiene activa esta opcin, haga clic en Herramientas - Complementos. . ., seleccione Solver de la lista,
acepte y siga los pasos para su instalacin.
Aparece el cuadro de dilogo: Parmetros de Solver.
1.
En este cuadro de dilogo, como Celda objetivo pulsa en F6, es decir que contiene la frmula de
TOTAL SUELDOS
2.
Active la casilla Valores de y digite 2500000. que es el valor al que deseamos rebajar.
3.
Pulse un clic en el campo Cambiando las celdas y seleccione celdas $F$2:$F$5, que son las celdas
donde se pueden modificar los datos asignados.
4.
5.
7.
Pgina
6.
92
8.
Seleccione la opcin Respuestas de la casilla Informes que est a la derecha y presione Aceptar.
Se crea una nueva hoja llamada Informe de respuestas 1. Actvela y estudie su contenido.
Pgina
93
de
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Auditoria
Frmulas
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Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditoria de frmulas que pueden ser de gran utilidad.
Para acceder a estas herramientas debemos ir al men Herramientas - Auditorias de frmulas donde aparece
una serie de opciones como podemos ver en la imagen.
Pgina
95
Puede mostrar Celdas Precedentes (Precedentes: celdas a las que hace referencia una frmula de otra celda.
Por ejemplo, si la celda D2 contiene la frmula =C2*$D$9, la celda D2 Y C9 es un precedente de la celda D2.)
Pgina
94
2.
3.
4.
Seleccione
la
celda
que
contenga
Celdas Dependientes (Dependientes: celdas que contienen frmulas que hacen referencia a otras celdas. Por
ejemplo, si la celda C9 contiene la frmula 8%, la celda D2 es una celda dependiente de la celda C9.)
en la barra de herramientas
Auditora de
95
4.
Pgina
3.
. Para
2.
3.
96
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Descripcin
Valor de celda
nico o duplicado
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Barras de datos
Escala de 3 colores
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Basado en frmulas
97
Pgina
Se habilitara una ventana, que permite en su cuadro de texto que permite digitar el
valor condicional ej.
Pgina
Resultado
98
Entre
Permite realizar formato a los datos que se encuentran entre los valores determinados,
para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Entre
Resultado
Es igual a
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Permite realizar formato a los datos que se son iguales al valor condicional, los valores deben ser
exactos es decir si el valor a dar Formato condicional es de 1500, el formato es aplicado, pero si
es
1500,6 no ser aplicado, para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
Resultado
100
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Permite realizar formato a los datos de tipo texto aplicados al valor condicional, Ej.
Resultado
Una Fecha
101
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Se pueden aplicar formatos a celdas que contienen una fecha que corresponde a:
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Ayer
102
Mes pasado
Semana pasada
semana
Esta
Este mes
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103
Duplicar valores
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Permite realizar formato a valores que estn duplicados o nicos dentro de una base de
datos. Para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a
Resultado Duplicado
Resultado nico
105
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Ejemplo Los 10 mejores, muestra los 10 valores ms altos y aplica formato segn la
condicin. En este caso aplicamos un formato personalizado, se debe
realizar la seleccin en la ventana.
Resultado
106
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109
106
Pgina
107
Pgina
108
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109
El Asistente de para suma condicional es un complemento que ayuda a calcular las sumas de valores que cumplan
las condiciones que especifique.
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2003
El Asistente para suma condicional no est cargado de forma predeterminada. Para determinar si se ha sido cargado, en
el men Herramientas, busque el elemento de men Asistente para. Si no est presente, deber cargar el
complemento.
Para cargar el Asistente para suma condicional, siga estos
pasos: En el men Herramientas, haga clic en complementos
1.
2.
En la lista Complementos disponibles, seleccione Asistente para suma condicional y, a continuacin, haga clic en
ACEPTAR.
Se habilitar el Asistente de Suma condicional en la Barra de Herramientas.
3.
Problemas conocidos que pueden producirse al utilizar el Asistente para suma condicional
Si el nombre de archivo o el nombre de hoja es demasiado largo, el Asistente para suma condicional generar un
error con un " error en tiempo de ejecucin 1004: mtodo FormulaArray de clase Range error " error cuando se
cumplen las condiciones siguientes:
Intentar copiar los criterios y la frmula a otra hoja del libro.
No se puede evaluar 2 criterios de la misma columna.
Ejercicio1
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110
NOMBRE
EDAD COMUNA
CARLOS CONTRERAS PEREZ
25
SANTIAGO
MARIA RODRIGUEZ JARA
30
RECOLETA
TERESA RIOS TORRES
42
SAN MIGUEL
JUAN FIGUEROA SIERRA
35
PROVIDENCIA
DIEGO TRONCOSO BERRIOS
23
RECOLETA
SANDRA CASTRO DUARTE
20
QUINTA NORMAL
CECILIA NUES MARDONES
36
SANTIAGO
RODRIGO ARIAS GARRIDO
40
RECOLETA
ALEJANDRO CARREORDOEZ
45
PROVIDENCIA
CARMEN FARIAS ROMERO
28
SAN MIGUEL
EDITH ROJAS VARGAS
37
QUINTA NORMAL
GULLERMO TAPIA LOPEZ
50
SAN MIGUEL
CRISTINA ESPINOZA POBLETE
46
SANTIAGO
MACARENA MORALES CASTRO
22
PROVIDENCIA
FELIPE VARAS DURAN
36
RECOLETA
FRANCISCA SANGUINETI
45
SANTIAGO
EDUARDO FUENTES LOBOS
33
PROVIDENCIA
JANETTE CALDERON MIRANDA
21
QUINTA NORMAL
SOLANGE CONTRERAS PEREA
52
SANTIAGO
CRISTOBAL ROMERO SILVA
38
SAN MIGUEL
Suma de Montos de Pago CONTADO, con MONTO > = 250000
CLASE
A
B
B
A1
A
B
A
B
A1
A
B
B
B
A
B
B
A1
A
B
A1
Procedimiento:
Ir a Men Herramientas opcin Asistente de Suma Condicional
PAGO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CUOTAS
1
2
3
1
1
1
1
1
3
3
1
1
2
1
3
2
1
1
3
1
MONTOS
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
250.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
180.000
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
350.000
Pgina
111
Hacer clic en
112
Pgina
Pgina
113
Columna:
Es:
Se habilitaran
comparacin.
Este valor:
los
operadores
de
Es:
Este valor:
CONTADO
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PAGO
114
Luego
hacer
en
Agregar
condicin
clic
Es:
Este valor:
MONTO
>=
250000
Luego
siguiente.
El asistente permitir 2 opciones de informe:
hacer
clic
en
Tabla Dinmica
Crear una Tabla Dinmica que permita listar por Pas destinatario agrupado por Forma de
Envo, contando los Pedidos.
Procedimiento
1. Ubicar el cursor en cualquier parte de la base de datos
2. Ir a Cinta de Opciones, Ficha Tabla, opcin Tabla Dinmica.
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119
120
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121
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7.
122
Qu es Microsoft Query?
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MS-QUERY
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PEDIDOS
: Base de datos que contiene Hoja PEDIDOS los pedidos de los clientes
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124
125
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Seleccionar Excel Files*, para conectarnos con las bases de datos Clientes-Pedidos.
Luego hacer clic en Aceptar
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126
127
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Quiere decir que no puede relacionar ambas tablas y que debemos unirlas manualmente
dentro del entorno MS-QUERY, presionamos Aceptar para unir ambas tablas e ingresar
al ambiente MS-QUERY.
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128
Unir TABLAS.
Para unir ambas tablas debemos hacer clic en el Campo IdCliente de la TABLA
CLIENTES y sin soltar arrastrar al campo IdCliente de la TABLA PEDIDOS, se unirn por
medio de una lnea, como se muestra en la imagen.
La unin de ambas TABLAS, permite observar a cada Cliente con sus Pedidos,
para mejorar la visual de la consulta ordenaremos la columna IdCliente.
Ordenar Consulta Query
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129
Para ordenar debemos hacer clic en la columna IdCliente, quedara sombreada luego
hacer clic en Orden ascendente en los botones que se ubican debajo del men.
El resultado del ordenamiento de los datos permite visualizar a cada cliente con
sus pedidos en forma ordenada.
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130
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131
Nos permite visualizar la ventana Importar datos, nos proporciona una pregunta con
2 opciones.
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133
134
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Para seleccionar el pas Mxico debemos hacer clic en Valoresse habilitara la ventana
Seleccionar valores.
En valores ubicar el pas Mxico
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Para generar una consulta nueva se debe Insertar una nueva hoja y realizar
nuevamente el procedimiento.
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136
En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo crear
macros automticamente. Esta unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin
entrar en profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic
Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.
Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie
de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los
formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo
el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.
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Al
seleccionar
la
opcin
Grabar macro..., lo primero que
vemos es el cuadro de dilogo
Grabar macro donde podemos
dar un nombre a la macro (no
est permitido insertar espacios
en blanco en el nombre de la
macro).
137
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener
de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en
.
138
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Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Debemos seleccionar la
macro deseada y pulsar
sobre el botn Ejecutar. Se
cerrar el cuadro y se
ejecutar la macro.
En cuanto al resto de
botones:
Cancelar - Cierra
el cuadro de dilogo
sin realizar ninguna
accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el
editor de programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sapan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla
de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la
macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
139
Objetivo.
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Aprender cmo crear una macro de forma automtica utilizando el grabador de macros.
Crearemos una macro que automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de trabajo.
Ejercicio paso a
paso
1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para probar el ejercicio.
Al entrar estaremos situados en la celda A1.
2 Ve a la pestaa Vista.
3 Abre el submen Macro.
4 Y elije la opcin Grabar nueva macro...
Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro.
5 Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar.
Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a
nuestra hoja de trabajo.
6 Presiona sobre el botn Negrita de la seccin Fuente, en la pestaa Inicio.
7 Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin Fuente.
8 Escoge el tipo de fuente Cambria.
9 Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos.
Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la
grabacin de la macro.
10 Presiona sobre el botn detener
Macro y selecciona Detener grabacin.
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140
Guardar un
archivo con
macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo
diferente.
141
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Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio
bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas
por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t pulsa el
botn Opciones para activarlas.
Aparecer este cuadro de dilogo:
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142
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143
Si no tiene abierto Excel, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.
Ejercicio 2: Ejecutar
macros
Seguimos con el mismo libro de trabajo
1 Ejecutar la macro abrir_precipitaciones.
2 Ejecutar la macro Borrar.
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144
El apartado 1 nos pide crear una macro con la grabadora que abra el libro de
precipitaciones. Los pasos a seguir son:
1 Ir a la pestaa Vista, abrir el submen Macro y elegir la opcin Grabar macro...
Aparece el dilogo de Grabar macro.
2 Escribir el nombre de la macro abrir_Precipitaciones y pulsar sobre Aceptar.
3 Abrir el libro de Precipitaciones como lo haras de forma normal, accediendo al Botn
Office Abrir y seleccionando el archivo
Precipitaciones.
4 Cuando est abierto el libro de precipitaciones parar la grabacin de la macro
presionando sobre el botn Parar de la barra de estado, o accediendo al men Macros y
seleccionando Detener grabacin.
Cierra el libro Precipitaciones, ya no nos hace falta.
Ejercicio 2:
Ejecutar macros.
Para ejecutar una macro debemos:
1 Ir a la pestaa Vista.
2 Hacer clic en el botn Macros.
3 Seleccionar la macro a ejecutar y pulsar Ejecutar.