Gestion Del Tiempo

Asociacin Colombiana de Ingenieros
Captulo Cundinamarca
Gestin de
Tiempo
del Proyecto

Contenido
Los procesos de la Gestin de Tiempo
Definir actividades
Dar la secuencia a las actividades
Estimar la duracin de las actividades
Programar los diagramas de red
Ruta crtica
Restriccin de recursos
Control de cambios

Gestin de Tiempo y relacin con

la WBS

Gestin de Tiempo
META
Realizar los procesos necesarios para que el proyecto
se complete en el tiempo definido
TECNICAS UTILIZADAS
Diagrama de Hitos
Diagrama de Redes
PERT (Program Evaluation and Review tecnique)
CPM (Critical path method)

Gestin de Tiempo
Definicin de
Actividades
Gestin de
Tiempos
Identifica actividades
cronograma
especificas
del
Establecimiento
Secuencia de
Actividades
Identifica y documenta dependencia entre

actividades
Estimacin de
Recursos de
Actividades
Estimacin de
Duracin de
Actividades
Estima cantidades de recursos necesarios

para realizar cada actividad del cronograma
Estima cantidad de periodos laborables
necesarios para completar cada actividad del
cronograma
Desarrollo del
Cronograma
Analiza secuencia y duracin de actividades,

requisitos de recursos y restricciones de
cronograma
Control del
Cronograma
Control de cambios al cronograma del

Proyecto
Procesos necesarios para concluir el proyecto a tiempo

Definicin de Actividades
Definicin de
Actividades
Establecimiento
Secuencia de
Actividades
Gestin de
Tiempos
Estimacin de
Recursos de
Actividades
Estimacin de
Duracin de
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Control del
Cronograma
Entradas
Factores culturales
Procesos organizacionales
Scope Statement
Diccionario WBS
Plan del Proyecto
Herramientas y Tcnicas
Descomposicin, plantillas,
Rolling Wave Planing, Juicio
expertos
Salidas
Lista actividades
Atributos de actividad
Lista de Hitos
Cambios solicitados
Actividades especificas para producir productos Entregables del proyectos

Definicin de actividades y
Microsoft Project
Ms project es diseado para elaborar la lista de
actividades, actividades resumen, hitos
(milestones) y actividades adicionales que haya
que adicionar como cambios necesitados
Un cambio personalizado puede utilizarse para
registrar cambios necesitados contra las tareas
Informacion adicional sobre una actividad puede
registrarse sobre el campo notas en las tareas.

Secuencia de Actividades
Definicin de
Actividades
Establecimiento
Secuencia de
Actividades
Gestin de
Tiempos
Estimacin de
Recursos de
Actividades
Estimacin de
Duracin de
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Control del
Cronograma
Entradas
Scope Statement
Lista actividades
Atributos actividad
Lista de hitos
Solicitudes cambio aprobados
Mtodo diagramacin PDM,
ADM, Plantillas de red,
determinacin dependencias,
aplicacin adelantos y retrasos
Salidas
Diagrama de red
Lista actividades actualizadas
Atributos actividad actualizados
Cambios solicitados
Identifica y documenta dependencias entre actividades


Actividades Dummy:
Usualmente representadas por lneas punteadas;
son insertadas para mostrar dependencias entre
tareas de cero duracin. No requieren trabajo ni
toman tiempo

Diagramas de Red AON o PDM

Mtodos para dibujar diagrama de red
AOA (Activity on Arrow)

AON (Activity on Node)
AON (Activity on Node) o PDM (Precedence Diagram Method)
4 tipos de relaciones de dependencia

ACTIVIDAD A
ACTIVIDAD B
ACTIVIDAD B
FF Finish to Finish
ACTIVIDAD B
SS Start to Start
FS Finish to start
ACTIVIDAD A
ACTIVIDAD A
ACTIVIDAD A
ACTIVIDAD B
SF Start to Finish
No utiliza Dummies

Diagramas de Red AOA o ADM

AOA (Activity on Arrow) o ADM (Arrow Diagram Method)
Tipos De Relacin De Dependencia
FS Finish to start
Actividad A
A
Actividad A-B
A
PERT y CPM nicamente pueden ser dibujados en un

diagrama AOA
Utiliza Dummies

Interpretacin Secuencia de
Actividades
Finish to Start
Start to Start
Excavar un hueco
Diseo
Codificacin
Finish to Finish
Prueba
Documentacin
Plantar el rbol

Actividades Vs. Hitos




Adelantos y Retardos
entre actividades
Leads and Lags
Un adelanto (Lead) se adiciona para comenzar una actividad antes

que la actividad predecesora se complete.
Ejm: la Codificacin puede ser posible comenzar 5 das antes que
el diseo finalice
Un retardo (Lag) se inserta dando tiempo entre actividades

Ejm: Se debe esperar 3 das despus al polvo de concreto para
que se pueda construir el marco para la casa

Secuencia de actividades y
Microsoft Project
Ms project manejar este proceso
como uno de los propsitos principales
del producto. Las salidas pueden ser
presentadas en un Diagrama de
Gantt o como un Diagrama de Red

Estimacin Recursos de actividades

Definicin de
Actividades
Establecimiento
Secuencia de
Actividades
Gestin de
Tiempos
Estimacin de
Recursos de
Actividades
Estimacin de
Duracin de
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Control del
Cronograma
Entradas
Factores culturales
Lista actividades
Atributos actividad
Disponibilidad recursos
Plan del Proyecto
Juicio de Expertos, anlisis
alternativas, datos estimaciones
publicados, software proyectos,
estimacin ascendente
Salidas
Requisitos recursos actividades
Atributos actividad (actualizaciones)
Estructura divisoria recursos RBS
Calendario recursos (actualizado)
Cambios solicitados
Tipo y cantidad de recursos necesarios para las actividades

Estimacin Recursos de
actividades y Microsoft Project
Los recursos pueden ser asignados a
las tareas y las necesidades de los
recursos pueden ser vistas como
tablas usando la tabla uso de los
recursos o la grfica de recursos
(histograma) usando esta funcin o
exportada a excel usando Anlisis en
la barra de Herramientas

Estimacin Duracin de Actividades

Definicin de
Actividades
Establecimiento
Secuencia de
Actividades
Gestin de
Tiempos
Estimacin de
Recursos de
Actividades
Estimacin de
Duracin de
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Control del
Cronograma
Entradas
Factores culturales
Scope Statement
Lista actividades
Atributos actividad
Requisito recursos actividades
Calendario recursos
Plan de Proyecto (riesgos y
estimaciones
Juicio de Expertos, estimacin
anloga, estimacin parametrica,
Estimacin por 3 valores, anlisis de
reserva
Salidas
Estimaciones duracin actividades
Atributos actividad actualizados
Cantidad de periodos laborables para completar cada actividad del cronograma

Definiciones
Estimacin Anloga
Forma de juicio experto y es lo que la Gerencia o el Patrocinador consideren que dura el
proyecto.
Estimacin Paramtrica
Calcula basado en registros histricos de proyectos anteriores
Ejm: Tiempo por instalacin, tiempo por metro lineal, etc.
Anlisis de regresin
Sigue dos variables si tienen relacin y crea una formula
matemtica para estimar paramtricamente
Curva de aprendizaje
Tomo menos tiempo pintando la habitacin que la primera vez que lo hice
Estimados de 3 puntos -PERT
Optimista
Pesimista
Mas Probable

Estimacin de la Duracin

Critical Path Method CPM

CPM (Critical Path Method) Mtodo de la ruta crtica.
Aunque esta tcnica utiliza las palabras ruta crtica, esta no se refiere
a encontrar la ruta crtica. Se refiere a estimar basado en una sola
duracin por actividad.
Este mtodo:
Tiene una sola duracin por actividad (deterministico)
Hace nfasis en controlar costos dejando flexible la programacin
Puede ser dibujada nicamente en un diagrama AOA
Puede tener dummies

PERT (Program Evaluation and

Review Technique)
Tcnica de programacin, evaluacin y revisin es un proceso mediante el
cual se evala un resultado probable en funcin de tres situaciones: una
situacin mejor, una situacin esperada y una situacin peor.)
Este mtodo:
Tiene tres estimados por actividad (probabilstico)

Optimista
Mas probable
Pesimista
Puede ser usado para estimar tiempo o costo
Hace nfasis alcanzar la programacin dejando flexibles los costos
Puede ser dibujada nicamente en un diagrama AOA
Puede tener dummies

PERT

GERT
Mtodo para dibujar diagramas de red permite realimentaciones
entre tareas.
Ejemplo: Una tarea de disear un componente y probarlo. Despus
de la prueba, podra o no necesitar ser rediseado.
GERT permite retroalimentar a travs de un

desempeo de ramas para mostrar alternativas.
procesos
de

Simulacin de Monte Carlo

Mtodo de estimacin que usa un programa de computador para simular los resultados de un
proyecto basndose en estimados de PERT y en el diagrama de red, pero no utiliza las
formulas de PERT. Esta simulacin le puede decir:
La probabilidad de completar el proyecto en un da especfico
La probabilidad de completar el proyecto por un costo determinado
La probabilidad de que una tarea se encuentre en realmente en la ruta crtica
El riesgo general del proyecto
PMI sugiere que la simulacin de Monte Carlo determinar una duracin del proyecto que es
mas cercana a la realidad que utilizando CPM o PERT
El anlisis de Monte Carlo tambin puede ayudar a resolver las situaciones de convergencias,
que aparecen en el diagrama de red donde mltiples caminos convergen en una o ms
tareas, lo cual agrega riesgo al proyecto.

PERT y CPM
PMBOK - 2000

Diferencia PERT - CPM

CPM
PERT
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
Determinstico
Se basa en actividades
Orientado a quien ejecuta
Se puede usar para todo
tipo de proyecto
Probabilstico
Se basa en Eventos
Orientado a quien controla
Se puede usar en proyectos
de investigacin

Duracin estimada de actividades

y Microsoft Project
Ms project est diseado para manejar esta funcin
asignando recursos, el numero de recursos y la
cantidad de trabajo en las actividades.
Ms project tiene la habilidad de asignar calendarios
a las tareas y a los recursos adems de manejar la
Fecha Final de las Actividades

Desarrollo del Cronograma

Definicin de
Actividades
Establecimiento
Secuencia de
Actividades
Gestin de
Tiempos
Estimacin de
Recursos de
Actividades
Estimacin de
Duracin de
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Control del
Cronograma
Secuencia, duracin de actividades, requisitos

de los recursos y restricciones del cronograma
Entradas
Factores culturales
Scope Statement
Lista actividades
Atributos actividad
Diagrama de red
Requisitos recursos actividades
Calendario recursos
Estimaciones duracin actividades
Plan del proyecto (riesgos)
Anlisis red de cronograma, mtodo camino
crtico, compresin del cronograma, What if,
nivelacin recursos, mtodo cadena crtica,
software proyectos, aplicacin calendarios,
ajuste adelantos y retrasos, modelo de
cronograma
Salidas
Cronograma del proyecto
Datos modelo cronograma
Lnea base cronograma
Requisito de recursos (actualizados)
Atributos de la actividad (actualizaciones)
Calendario del proyecto (actualizaciones)
Cambios solicitados
Plan de gestin del proyecto (actualizado)
Plan de gestin del cronograma
(actualizado)

Actividades para Desarrollar un

Cronograma Realista
Reunirse con los gerentes; negociar disponibilidad de recursos
Darle al equipo la oportunidad de aprobar la programacin final
Reuniones para ganar la aprobacin formal por parte de
la gerencia y los stakeholders
Mirar maneras alternativas de completar el trabajo
Trabajar con las prioridades de los stakeholders
Comprimir el Cronograma
Nivelar recursos
Mirar la interaccin con otros proyectos

Diagrama de Hitos (Milestone Chart)

Ruta Crtica
Camino con la duracin ms larga a travs del diagrama de red y
determina el tiempo ms corto en que el proyecto puede ser
completado.
La ruta crtica puede cambiar a lo largo de la duracin del proyecto,
ayuda a comprobar cuanto tiempo el proyecto puede tomar e indica
al Gerente de Proyecto PM que tareas necesitan ms seguimiento.
La ruta crtica no tiene holgura.
La ruta crtica puede ser hallada utilizando CPM, PERT o Monte
Carlo.

Ruta Crtica
Tiempos tempranos se hallan:
calculando las duraciones desde el principio del proyecto hasta el
final para cada actividad, siguiendo las dependencias del
diagrama de red. A esto se le llama pasada hacia delante
(forward pass).
Tiempos tardos se hallan:

Calculando de la misma manera las duraciones desde el final del
proyecto hasta el principio. A esto se le llama pasada hacia
atrs (backward pass)

Forward Pass y Backward Pass

Nodos - Fechas Tempranas

Nodos - Fechas Tempranas

Calcule iniciaciones avanzadas y tardas

2
3
7
2
7*
1
4
12
Ti
12*
3
2
3 3
3

Calcule iniciaciones avanzadas y tardas

2
3
7 7
7* 3
Ti
0 0
0*
5
Eventos Crticos
4
12 12
12*
6
2
33 6
3*

Ejemplo 1 anterior
2
3
7 7
2
79
1
5
79
4
12 12
12 9
9
0 0
09
5
3
2
3 3
12 9
Actividad:
TT1-3 IA1-3 = 7-0 = 7 <> d1-3 no es crtica
39
6
TT2-3 IA2-3 = 7-3 = 4 = d2-3 crtica

TT2-4 IA2-4 = 12-3 = 9 <> d2-4 no es crtica
TT3-4 IA3-4 = 12-7 = 5 = d3-4 crtica

Ejercicio
Forward Pass - Backward Pass

Desarrollo del Cronograma y

Microsoft Project
Este es uno de los principales propsitos de
Microsoft Project y se pueden considerar
varias opciones para ejecutar y planear, de
esa manera optimizar el tiempo del
Proyecto

Control del Cronograma

Definicin de
Actividades
Establecimiento
Secuencia de
Actividades
Gestin de
Tiempos
Estimacin de
Recursos de
Actividades
Estimacin de
Duracin de
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Control del
Cronograma
Control de cambios al cronograma del Proyecto
Entradas
Plan de Gestin del Cronograma
Lnea base del cronograma
Informes de rendimiento
Solicitudes de cambio aprobadas
Informe de avance, sistema control de
cambios del cronograma, medicin de
rendimiento, software de proyectos,
anlisis de variacin, Diagrama de
barras de comparacin de
cronograma
Salidas
Datos del modelo de cronograma
(actualizados)
Lnea base del cronograma
actualizados
Mediciones del rendimiento
Cambios solicitados
Acciones correctivas recomendadas
Procesos de la organizacin
(actualizados)
Lista de actividades (actualizadas)
Atributos de la actividad
(actualizados)
Plan de Gestin del Proyecto
(actualizados)

Control de Disponibilidad de Recursos

Comparacin con Programacin

Tradicional

Acortamiento del cronograma
Acortar al cronograma cuando:

Planeacin: El cliente requiere una fecha de
completacin que no puede ser reunida
Ejecucin: El gerente de proyecto necesita regresar
el proyecto sobre la lnea de base programada o
ajustar el proyecto para cambios.

Por qu se acorta el Proyecto?

Esto pasa en dos casos:
Cuando la gerencia le dice que la duracin del proyecto es muy
larga.
Cuando se le hace un cambio al proyecto o la fecha de
terminacin cambia.
Opciones:
Trabajar tiempo extra (no es favorable al proyecto).
Cortar el 10% de los estimados del proyecto (retarda ms el
proyecto).
Para cambios en el diagrama de red, est seguro de mirar
cambios en la ruta critica.

Crashing
Adicionar ms recursos a las tareas de ruta critica mientras
se mantiene el alcance del proyecto.
Tomar recursos de tareas no crticas o adicionar recursos a
las tareas desde fuera del proyecto.
Crashing normalmente incrementa costos

Fast Tracking
Hacer tareas en paralelo que fueron planificadas en serie.
Genera retrabajo, incrementa el riesgo y requiere ms

atencin a las comunicaciones entre los integrantes del
proyecto
En holgura negativa (fecha de finalizacin despus de la
fecha deseada) antes de hablar con el cliente, analice qu
podra hacerle al proyecto mirando las opciones de
crashing y fast tracking.

Cual Escojo entre las dos ?

Adicionar recursos al proyecto en la ruta
crtica crashing cuesta ms que hacer tareas
en paralelo fast tracking, a no ser que los tome
de tareas no crticas.
En crashing o fast tracking la mejor opcin

es la que tenga el ms mnimo impacto en el
proyecto.

Holgura
Tiempos tempranos: Calcula las duraciones desde el principio
del proyecto hasta el final para cada actividad, siguiendo las
dependencias del diagrama de red. Se le llama pasada hacia
delante (forward pass).
Tiempos tardos: Calcula de la misma manera las duraciones
desde el final del proyecto hasta el principio. Se le llama pasada
hacia atrs (backward pass)
Holgura Libre (Free Slack/float): Cantidad de tiempo que una
tarea se puede retrasar sin atrasar el inicio temprano de su
sucesora

Holgura
Holgura Total (Total Slack/float): Cantidad de tiempo
que una tarea se puede retrasar sin atrasar la fecha de
terminacin del proyecto.
Holgura de Proyecto ( Project Slack/float): cantidad de
tiempo que un proyecto se puede retrasar sin atrasar la
fecha de terminacin impuesta externamente por el
cliente, la Gerencia o acordada contractualmente.

Reestimacin (Reestimating)
Para reducir el cronograma o presupuesto, el
Gerente de Proyecto debe mirar las estimaciones
que hizo en tareas desconocidas cuando se quera
eliminar o reducir riesgos
PASOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Descarte las actividades conocidas

Revise las actividades desconocidas
Establezca las que son de investigacin
Las de mayor riesgo descrtelas
Tome las de menor riesgo y re estmelas
Revise la lista de supuestos

Heuristica
La heurstica significa reglas de dedo. Existen muchos tipos
de heurstica para estimar, planear, programar o nivelar.
Una heurstica utilizada en calidad es la regla 80/20.
80% de los problemas son debidos al 20% de las causas.
Wilfred Pareto

Nivelacin de Recursos
Nivelar permite al cronograma y al costo dividirse en
factor de tener un nmero estable de recursos cada
mes.
Un software de proyectos ayuda a nivelar, resultando
un nmero estable de recursos usados sobre el
proyecto

Control del Cronograma y

Microsoft Project
Como un trabajo progresivo, el estado de las
actividades debera ser registrado con la fecha de
inicio actual, porcentaje de Completacin y
Fecha fin actual, dependiendo de su estado. Las
actividades en Microsoft Project deben ser
actualizadas regularmente.

GRACIAS

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Identifica y documenta dependencia entre

Estima cantidades de recursos necesarios

Analiza secuencia y duracin de actividades,

Control de cambios al cronograma del

Procesos necesarios para concluir el proyecto a tiempo

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Actividades especificas para producir productos Entregables del proyectos

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Identifica y documenta dependencias entre actividades

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Diagramas de Red AON o PDM

AOA (Activity on Arrow)

AON (Activity on Node) o PDM (Precedence Diagram Method)

4 tipos de relaciones de dependencia

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Diagramas de Red AOA o ADM

PERT y CPM nicamente pueden ser dibujados en un

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Actividades Vs. Hitos

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Leads and Lags

Un adelanto (Lead) se adiciona para comenzar una actividad antes

Un retardo (Lag) se inserta dando tiempo entre actividades

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Estimacin Recursos de actividades

Tipo y cantidad de recursos necesarios para las actividades

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Asociacin Colombiana de Ingenieros

Estimacin Duracin de Actividades

Cantidad de periodos laborables para completar cada actividad del cronograma

Asociacin Colombiana de Ingenieros

Estimados de 3 puntos -PERT

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Critical Path Method CPM

Asociacin Colombiana de Ingenieros

PERT (Program Evaluation and

Tiene tres estimados por actividad (probabilstico)

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Asociacin Colombiana de Ingenieros

GERT permite retroalimentar a travs de un

Asociacin Colombiana de Ingenieros

Simulacin de Monte Carlo

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Diferencia PERT - CPM

Asociacin Colombiana de Ingenieros

Duracin estimada de actividades

Asociacin Colombiana de Ingenieros

Desarrollo del Cronograma