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Administracin

de proyectos
Dr. Gustavo Urbano Reyes
5to. A
Integrantes:
Diana Cortes Aguilar
Sandra Bravo Cadena

1.3 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1. Definicin del proyecto


Definir el alcance del proyecto.
Qu metas se desean alcanzar?
Criterios para establecer metas:
a. Ser especficas
b. Ser realistas
c. Tener un componente de tiempo

d. Ser mesurables (definir


entregables )
e. Contar con acuerdos de
participantes clave

Cules son las principales tareas?


Qu expectativas generales tienen los involucrados claves del proyecto?
Determinar los recursos.
Qu recursos, en particular, gente y equipo estn disponibles para ayudar a
alcanzar las metas del proyecto?.
Qu otros recursos se requieren?
Dinero, equipo, instalaciones, materiales, informacin, tecnologa?

Determinar los lmites de tiempo.


Cunto tiempo se necesita para terminar el proyecto?.
Cules son las fechas lmite?Identificar riesgos y restricciones

2. Plan del proyecto: Instrumento indispensable


La planeacin del proyecto es el corazn de la administracin del proyecto. Define
el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos en balance a
travs de todo el proyecto.

A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse


Una forma comn de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre de
Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown s tructure (WBS).
En un WBS las tareas se definen con claridad y puede emplearse con fines de
seleccin de personal, calendarizacin, presupuestaciny elaboracin de
Diagramas de Red.
La idea fundamental es descomponer las tareas ms
grandes en sus componentes individuales.
Para organizar el WBS use las categoras que mejor convengan al proyecto:
disciplinas funcionales o tecnolgicas, ubicacin fsica, etc En todos los niveles
debe proporcionar entregables medibles Utilice un formato que permita cambios y
lleve un control de la versin Favorezca la claridad y comprensin: use de colores
para identificar tareas relacionadas, etiquete actividades con un nmero que haga
referencia a una pgina de un documento general de narrativa, etc..
B) Quin har cada tarea

Identifique para cada una de las tareas del WBS las habilidades tcnicas,
experiencias especficas o aptitudes interpersonales que se requieren para
terminarlas con efectividad.
Determine la disponibilidad para el trabajo Estar100% del tiempo asignado al
proyecto?Cuntos das a la semana?Hay periodos no laborables?
C) El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo.
Son necesarias estimaciones especficas del tiempo que se requiere para la
terminacin de las tareas, ascomo para todos los materiales y equipos. Los
costos estn ligados a las metas del proyecto y unidos a marcos de tiempo y
calendarios. Considere la necesidad de contratacin de proveedores de servicios
externos o de expertos en reas especficas
E) Calendario del proyecto.
Estime el esfuerzo y duracin de las tareas (tiempo para completar cada tarea)
con base en los recursos disponibles. oDetermine las fechas de calendario para
cada tarea, ruta crtica y tiempos de holgura.
Cuando hay conflicto en la disponibilidad de recursos asignados puede ser
necesario ajustar el calendario proyecto. del oCambiar el alcance del proyecto o
agregar recursos (impactando el presupuesto) oDarle mas tiempo a una tarea,
dividirla en 2 o ajustar dependencias de la red (modificando la utilizacin de los
recursos). oTrasladar tareas a momentos en que los recursos estn disponibles
(implica calcular nuevamente todo el calendario). oAmpliar la fecha de conclusin
del proyecto cuando es posible.

3. Perseguir y mantener el plan.


Cuando el plan inicia, ste se convierte en un instrumento valioso al ayudara a
poner a tonoel proyecto.
Al ejercer el plan es necesario: Registrar el avance del proyecto, comparando los
datos actuales con los estimados originalmente. Revisar los recursos, el alcance
y los factores de tiempo para balancear prioridades.
Identificar los problemas que puedan desfasar el proyecto, vigilando posibles
desviaciones del plan original.
Analizar la distribucin de los recursos a travs del proyecto, evitando sobrecargas
de trabajo para algn miembro del equipo.

Adaptar calendarios, niveles de recursos o alcance segn sea necesario.. Dirigir


el equipo de trabajo.

4. Proyecto terminado.
Una vez que las metas del proyecto han sido alcanzadas y reunidos los criterios
que firmen el fin del proyecto, es tiempode cerrarlo formalmente. Esta etapa
posibilita la aplicacin de las experiencias a proyectos futuros.
Las actividades de esta fase pueden incluir:

Comparar el plan original al curso actual de los eventos del proyecto


Realizar la evaluacin final del proyecto (logros obtenidos vs. metas
planteadas).
Analizar problemas e identificar reas para mejoras futuras.
Otorgar reconocimientos por logros y resultados,
Cerrar operaciones, liberar recursos y dispersar el equipo.
Redactar un informe final.

1.4. Planificacin de Los Parmetros de Un Proyecto. (Alcance,


Estructura, Especificaciones y Estimaciones de Tiempos, Costos y
Recursos)
La consecucin exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro
factores:

Alcance
Costo
Programa
Satisfaccin del cliente

El alcance de un proyecto llamado tambin alcance del trabajo es el trabajo que


debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas por
hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse) cumplan
con los requisitos o criterios de aceptacin acordados al comenzar el proyecto.
Por ejemplo, el alcance podra ser el trabajo de limpiar el suelo, de construir una
casa y de poner la jardinera ornamental segn las especificaciones hechas por el
cliente y aceptadas por el contratista. El cliente espera que el alcance del trabajo
se lleve a cabo con la calidad deseada. As, en el proyecto de construccin de una
casa, el cliente espera que la mano de obra sea de calidad ptima. No quedar
satisfecho si se concluye la obra pero es difcil abrir y cerrar las ventanas, si las
llaves de agua gotean o si la jardinera ornamental est llena de piedras.
El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por
la terminacin aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que
abarca una estimacin de los costos relacionados con varios recursos que
servirn para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que
trabajan en l, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de
instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se
encargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre otras
cosas se presupuestar lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia de
banquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotgrafos.
El programa de un proyecto es el cronograma que especfica cundo empezarn y
terminarn las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el
tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y
la persona o empresa que se encargarn de realizarlo. Puede ser la fecha de

aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar una habitacin ms


de la casa. El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el
presupuesto, en determinada fecha y con entera satisfaccin del cliente. Para
facilitar su consecucin, es importante elaborar un plan antes de iniciar el
proyecto; en l se incluirn todas las actividades, los costos conexos y las
estimaciones del tiempo necesario para concluirlas.
Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto
dentro de los lmites del presupuesto y a tiempo. Una vez comenzado un proyecto,
algunas circunstancias imprevistas pueden poner en peligro el logro del objetivo
respecto al alcance, al costo o al programa.
El costo de algunos materiales puede ser ms alto que la estimacin inicial.
El mal tiempo puede ocasionar retrasos.
Quiz haya que redisear o modificar una pieza muy compleja de maquinaria
automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeo.

1.5 ACTIVIDADES DEL PROYECTO

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