Professional Documents
Culture Documents
Warsi Maryati
APIKES Citra Medika Surakarta
warsi_maryati@yahoo.com
Abstract
The number of officers in RSUI Yakssi Filing Gemolong Sragen as many as 5 people. Based on the preliminary
survey, the average time of provision of outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen
is 13.5 minutes in which time is not in accordance with minimum service standards set by the Minister of
Health No: 129 / Menkes / SK / II / 2008. The purpose of this study was to determine the effect of workload
attendant to the average filing time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
This type of research is analytic research by testing the effect of workload attendant to the average filing
time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Data collection methods
used were observation and interviews, while the instruments used are guidelines for observation, interview
and observation time of provision of the document sheet. The data obtained will be analyzed bivariate with
Simple Linear Regression. The analysis showed that the workload of officers filing very strong influence on
the average time providing outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Based
on the analysis, the authors provide suggestions for RSUI Yakssi Gemolong Sragen in order to analyze the
workload and labor requirements in the filing, made the job description for each piece and give motivation
to the filing officer to speed up the provision of medical record documents.
Keywords: Workload, Filing Officer, Document Delivery Time
Abstrak
Jumlah petugas Filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sebanyak 5 orang. Berdasarkan survei pendahuluan,
rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah
13,5 menit di mana waktu tersebut belum sesuai dengan standar pelayanan minimal yang ditetapkan oleh
KepMenKes RI No: 129/Menkes/SK/II/2008. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh beban
kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian analitik dengan menguji pengaruh beban kerja petugas
filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Metode
pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi dan wawancara, sedangkan instrumen yang digunakan
adalah pedoman observasi, pedoman wawancara dan lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen. Data
yang diperoleh akan dianalisis bivariat dengan Regresi Linier Sederhana. Hasil analisis menunjukkan bahwa
beban kerja petugas filing berpengaruh sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Berdasarkan hasil analisis tersebut, penulis memberikan
saran untuk RSUI Yakssi Gemolong Sragen agar melakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja
di filing, membuat job description untuk masing-masing bagian dan memberikan motivasi kepada petugas
filing untuk meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis.
Kata kunci:Beban Kerja, Petugas Filing, Waktu Penyediaan Dokumen
89
89
PENDAHULUAN
Rumah Sakit merupakan suatu sarana pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan
kepada masyarakat, baik rawat jalan, rawat inap,
maupun gawat darurat. Pelayanan kesehatan yang
diberikan kepada masyarakat, mulai dari pendaftaran
sampai dengan pengolahan data hasil pelayanan
kesehatan dapat menghasilkan berbagai macam
informasi. Informasi tersebut dapat digunakan
rumah sakit dalam memulai mutu pelayanan dan
pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan rumah sakit tersebut (Depkes RI, 2006).
Pelayanan kesehatan di rumah sakit bertujuan
untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
Pelayanan kesehatan di rumah sakit terdiri dari
beberapa pelayanan. Salah satu pelayanan kesehatan
tersebut adalah pelayanan rekam medis (Rustiyanto,
2010).
Rekam medis menurut Permenkes No 269/MENKES/
PER/III/2008 adalah berkas yang berisi catatan atau
dokumen tentang pasien pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
pasien selama masa perawatan. Rekam medis terdiri
dari beberapa unit pelayanan. Salah satu bagian dari
unit pelayanan rekam medis di rumah sakit adalah
Filing, di mana bagian ini bertugas untuk mengambil
dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke unit
pelayanan kesehatan baik rawat jalan, rawat inap
maupun rawat darurat.
Filing memiliki peran yang cukup penting terutama
untuk menjamin kepuasan pasien. Salah satu faktor
yang dijadikan sebagai acuan dalam menjamin
kepuasan pasien adalah waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan. Menurut Direktorat
Jenderal Bina Pelayanan Medik Depkes RI tahun
2006, Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah
Sakit penyediaan dokumen rekam medis rawat
jalan adalah kurang dari 10 menit. RSUI Yakssi
Gemolong Sragen adalah Rumah Sakit Sawsta
yang berklasifikasi tipe D. RSUI Yakssi Gemolong
Sragen merupakan salah satu rumah sakit yang
menyelenggarakan pelayanan rekam medis salah
satunya pelayanan penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan.
Pada proses penyediaan dokumen rekam medis
rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen,
petugas membuat tracer setelah pendaftaran pasien
dilakukan, kemudian mencari dokumen rekam medis
90
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian
analitik dengan pendekatan cross sectional.
Jumlah sampel dengan menggunakan rumus
Slovin. Berdasarkan perhitungan sampel dengan
rumus Slovin terhadap jumlah rata-rata dokumen
rekam medis rawat jalan yang didistribusikan
setiap bulan pada tahun sebelumnya, maka jumlah
sampel yang dibutuhkan dalam penelitian ini
yaitu 235 dokumen rekam medis dengan tingkat
kepercayaan atau ketepatan yang diinginkan
sebesar 5%. Teknik sampling yang digunakan
adalah accidental sampling dimana sampel
diambil berdasarkan subjek yang ditemui pada
saat penelitian sampai jumlah sampel terpenuhi.
Instrumen yang digunakan untuk menggunakan
lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen,
pedoman wawancara dan pedoman observasi.
Tahapan pengolahan data yang dilakukan dalam
suatu penelitian yaitu editing, coding, tabulating
dan entry. Data akan diolah dengan program
komputer Statistical Productand Service Solution
(SPSS) 17.0 for windows (Santoso, 2005). Analisis
Bivariat yaitu variabel bebas dan variabel terikat
Uji statistik yang digunakan adalah Regresi Linier
Sederhana. Uji statistik ini digunakan untuk
mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing
terhadap rata-rata waktu penyedian dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Taraf signifikansi yang digunakan adalah
95% dengan nilai kemaknaan = 0,05 (5%).
HASIL
Beban Kerja Petugas Filing
Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
merangkap sebagai petugas pendaftaran. Uraian
tugas petugas pendaftaran di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan semua formulir yang dibutuhkan
bagi pelayanan pasien.
2. Menerima pendaftaran pasien, mengisi data
sosial secara lengkap pada dokumen Rekam
Medis, buku register pasien.
3. Memberikan kartu identitas berobat yang sudah
diisi nomor Rekam Medis serta data sosial
pasien.
4. Menulis KIUP dan menyimpannya di rak KIUP
secara alfabetik.
48 Dokumen
13,6 Menit
Gambar 3. Grafik Beban Kerja dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Ja
Gambarbeban
3. Grafik
Beban Kerja
dan Waktu
Tunggu
Berdasarkan hasil uji statistik pengaruh
kerja petugas
filing terhadap
rata-rata
waktu tunggu penyedia
Penyediaan
DokumenSragen
Rekam
Medismenggunakan
Rawat Jalanmetode Regresi Linier
rekam medis rawat jalan di RSUI
Yakssi Gemolong
dengan
didapatkan hasil bahwa nilai signifikansi adalah 0,003, sehingga p < (0,05). Oleh karena itu, Ho dit
diterima yang artinya ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dok
Berdasarkan
hasil uji
statistik
bebanartinya jika beban k
medis rawat jalan di RSUI Yakssi
Gemolong Sragen.
Model
regresi pengaruh
ini bersifat positif
filing semakin tinggi maka rata-rata
penyediaan
medis waktu
juga akan semakin tinggi
kerja waktu
petugas
filing dokumen
terhadaprekam
rata-rata
hasil uji statistik juga didapatkan
nilaipenyediaan
koefisien korelasi
R = rekam
0,983 sehingga
beban kerja petugas fili
tunggu
dokumen
medis rawat
pengaruh yang sangat kuat karena berada pada interval koefisien 0,800 1,000. Koefisien determinasi se
jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dengan
yang artinya beban kerja memiliki kontribusi untuk mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen r
menggunakan
metode
sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi
oleh faktor
lain. Regresi Linier Sederhana,
Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medisdidapatkan
Rawat Jalanhasil bahwa nilai signifikansi adalah
Gambar 2. Grafik Rata-Rata
Waktu Tunggu
PEMBAHASAN
92
52 Dokumen
14,5 Menit
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
PEMBAHASAN
Beban Kerja Petugas Filing
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.
PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja, beban kerja adalah
sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang
jabatan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan
menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang
Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah,
beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus
dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan
merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal
waktu.
Beradasarkan hasil pengamatan beban kerja petugas
filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat
tinggi. Hal ini disebabkan karena petugas filing
memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan
tanggung jawab di bagian filing, petugas harus
melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya
melayani pendaftaran pasien baik rawat jalan,
rawat inap maupun gawat darurat. Petugas juga
harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai
instruksi dan ijin dari koordinator rekam medis. Hal
tersebut belum sesuai menurut Rustiyanto (2011),
filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau
penyimpanan (storage) berkas rekari medis untuk
mempermudah pengambilan kembali atau retrieval.
Tugas, peran dan fungsi pokok filing di unit rekam
medis antara lain:
1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga
keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam
medis.
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah
lengkap dengan metode penyimpanan angka
akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya.
3. Mencarikan atau menyediakan dokumen
rekam medis untuk keperluan pelayanan atau
keperluan lainnya dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Mencari tracer yang sudah terisi
b. Mencari nomor rekam medis
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam
medis yang sudah di temukan
d. Mengambil dokumen rekam medis yang
sudah ditemukan
e. Mencatat penggunaan dokumen rekam
medis dalam buku peminjaman
f.
INDIKATOR
STANDAR
93
INDIKATOR
STANDAR
94
SIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di
atas dapat diambil kesimpulan bahwa beban kerja
petugas filing memiliki pengaruh yang sangat kuat
terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Beban kerja petugas filing berpengaruh
positif yang artinya semakin tinggi beban kerja
petugas filing maka waktu penyediaan dokumen
rekam medis semakin tinggi juga. Hal ini disebabkan
karena petugas yang memiliki beban kerja yang
tinggi akan mengalami kelelahan kerja sehingga
produktivitasnya menurun. Pengaruh beban kerja
petugas filing terhadap waktu tunggu penyediaan
dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya
dipengaruhi oleh faktor lain.
Penulis memberikan beberapa saran untuk RSUI
Yakssi Gemolong Sragen, antara lain; (1). Melakukan
analisis beban kerja untuk mengetahui jumlah
kebutuhan petugas khususnya di filing, (2). Membuat
job description untuk masing-masing petugas agar
mengurangi beban kerja tambahan akibat merangkap
dengan tugas lain, (3). Memberikan motivasi
kepada petugas filing agar meningkatkan kecepatan
penyediaan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan.
Jakarta : Binarupa Aksara.
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta :
Depkes RI.
Hariyono, Widodo. 2009. Hubungan antara Beban
Kerja, Stres Kerja dan Tingkat Konflik dengan
Kelelahan Kerja Perawat di Rumah Sakit
Islam Yogyakarta PDHI Kota Yogyakarta.
Jurnal KESMAS Vol. 3, No. 3, September
2009, Hal : 162-232. Yogyakarta : Universitas
Ahmad Dahlan Yogyakarta.
Konsil Kedokteran Indonesia. 2007. Manual Rekam
Medis. Online : http://inamc.or.id/download/
Manual%20Rekam%20Medis.pdf. Diakses
tanggal 19 Februari 2013 pukul 08.30 WIB
Mendagri. 2008. Permendagri No. 12 tahun 2008
tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di
Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah.
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...
95