TALLER DE ALMACENAMIENTO Y RECEPCION

PRESENTADO A:
SANDRA PEREIRA MORA

PRESENTADO POR:
PAOLA MURILLO
JUAN CARLOS ARCOS
NATALIA VILLALOBOS
GLORIA MILLAN
MARIA EUGENIA GARCIA

TEC. LABORAL EN SERVICIOS FARMACEUTICOS

RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
PALMIRA 22 AGOSTO 2016

1. Consiste en controlar y evaluar las condiciones y prcticas del personal

involucrado en el almacenamiento, el cumplimiento de las normas, mantener
y garantizar la calidad, la conservacin y el cuidado de los medicamentos y
dispositivos mdicos durante su permanencia en el almacn, bodega o
farmacia, conservando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas
por el fabricante, incluso hasta cuando el medicamento es entregado al
usuario final.
ALMACENAMIENTO: Es el conjunto de actividades que tiene por objeto el
cuidado y la conservacin de las condiciones tcnicas con las que fueron
elaborados los medicamentos y dispositivos mdicos.
CONDICIONES DE
ALMACENAMIENTO

FISICAS

LOCATIVAS

HIGIENICAS

DEFINICIN
ORDENAMIENTO
Orden alfabtico
Grupo farmacolgico
Forma farmacutica
Patologa, ATC
Laboratorio
Nombre genrico
ROTACION:
FEFO: primeras en expirar primeras en salir
CONTROL AMBIENTAL:
Equipo de temperatura (termo higrmetro 30- 70)
Termmetro
Formato de recepcin
Fotosensibles (sensible a la luz)
Higroscpicos (sensible a la humedad)
Termosensibles ( sensible a la temperatura)
Temperatura ambiente (15- 30)
Temperatura fresca (8- 15)
Temperatura termolbiles (2-8)
Ficha tcnica
Extintor visible
reas 20 m2 reas total: 5 x 4
-iluminacin , ventilacin, techos, paredes, pisos
-reas por colores de la farmacia como: recepcin,
dispensacin, cuarentena, almacenamiento etc
Gestin de residuos
No consumir alimentos, no fumar
Buena presentacin personal
Control de plagas e insectos
Contenedores rojos
Certificado de fumigacin
Correcto lavado de manos
Forma de hablar
Guardin ( corto punzantes)
Limpieza peridica de las estanteras y nevera
Esquema de vacunacin

2. INFRAESTRUCTURA: Las reas de almacenamiento para los

medicamentos y dispositivos mdicos deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
Lo que va a almacenarse y distribuirse: la cantidad o volumen, el
recorrido: el proceso y orden de las operaciones y el tiempo: para qu
periodo se debe prever el almacenamiento.
Productos de gran rotacin y volumen deben estar dispuestos en un
lugar accesible y con recorridos internos cortos (catteres, jeringas,
lquidos parenterales, etc.).
El rea de recepcin depender del tamao de los pedidos y de una
adecuada programacin de entregas parciales, dependiendo de las
polticas de la institucin, establecimiento o de las negociaciones con
los proveedores.
El nmero y volumen de los elementos almacenados dependen
directamente del perfil epidemiolgico de la poblacin.
El tamao del inventario depende de la poltica de compras que tenga
la institucin
El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:

Seleccin del sitio.

rea
Pisos
Paredes
Techos y cielo raso
Iluminacin
Ventilacin
Condiciones ambientales

RECURSO HUMANO: El recurso humano es una herramienta fundamental

para crear organizacin, estructura y planificacin de la carga de trabajo. De
acuerdo a la complejidad de la institucin y al volumen de productos
manejados se puede calcular la cantidad de personas vinculadas al
almacn.
Se recomienda que los operarios y personal que maneje el krdex tengan
informacin bsica sobre medicamentos y dispositivos mdicos, criterios
tcnicos en su manejo y claridad frente a las implicaciones de manejar
productos destinados al servicio de la salud
Sin excepcin, el personal debe contar con dotacin adecuada para el
desempeo de sus funciones (blusa, overol, guantes, etc.).
ORDENAMIENTO: orden alfabtico, grupo farmacolgico,
farmacutica, patolgicos, ATC, laboratorios, nombre genrico

forma

GESTION ADMINISTRATIVA O DOCUMENTAL:

CARPETAS
1. documentacin legal
2. inventario
3. protocolos, procedimientos y formatos
Para una buena administracin del almacn se requiere en lo posible
sistematizar la informacin para lo cual se debe disponer de los siguientes
elementos
Krdex o software: se maneja mediante diversos programas o software.
Manual o automatizado lo importante es que la informacin sea unificada,
clara y precisa, que se mantenga actualizada, que los procedimientos para
su manejo estn estandarizados (entregas, descargues, recepcin, etc.) y
sean conocidos por todo el personal del almacn
Formatos: Los formatos diseados para el manejo del almacn deben
ayudar a manejar la informacin y consolidarla (pedidos, despachos,
recepcin tcnica por tipo de producto y recepcin administrativa)
Informes contables: La elaboracin de los informes contables a los
organismos de control o a los departamentos internos que los requieran.
Para ello es importante contar con una forma nica o normalizada de
denominacin de los productos y de codificacin y clasificacin de los
mismos
Dotacin: El rea debe dotarse de elementos y equipos necesarios para
ofrecer un servicio de excelente calidad, algunos de estos elementos y
equipos son: estantes, estibas, neveras, termmetros e higrmetros,
gabinetes de seguridad para medicamentos de control especial, escritorios,
sillas, extinguidores, computadores, software, carretillas para traslado de
embalajes, calculadora, papelera, utensilios de escritorio, lnea telefnica,
papeleras, canecas, y textos de consulta, entre otros Los equipos deben
contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de
almacenamiento

3. AREAS POR COLORES DE UN SERVICIO FARMACEUTICO

4. Diagrama de flujo de recepcin tcnica y administrativa

INICIO

SELECCIN DE PROOVEDORES

PEDIDO DE MX QUE VOY A

NECESITAR SEGN EL INVENTARIO
TRAMITAR EL CAMBIO
CON EL PROVEEDOR
SI HAY QUE DEVOLVER
PRODUCTOS Y LLEVAR
HACIA EL AREA DE
CUARENTENA O
DEVOULCIONES//
PERSONAL
ENCARGADO REGENTE
DE FARMACIA O
DIRECTOR TECNICO

REVISAR LAS CONDICIONES

DE TRANPORTE

NO

ORDEN DE COMPRA
TRANSFERENCIA, GUIA
DEL PROOVEDOR

CUMPLEN
CARACTERISTICAS
ADMINISTRATIVAS

SI
PASA HACER
REVISION TECNICA

NO

REVISAR EL ESTADO
DE LOS MX Y D.M,
SABER SI CUMPLEN
LAS TEMPERATURAS
ADECUADAS.

MUESTREO TABLA
MILITAR, NIVEL DE
ACEPTABILIDAD PARA
CADA PRODUCTO

CUMPLE LAS
CARACTERISTICAS
TECNICAS

SI
HACER UN ACTA DE RECEPCION QUE RECOJA
LA INFORMACION DE LA REVISION TECNICA

NOMBRE COMERCIAL
NOMBRE GENERICO, # DE
LOTE. REGISTR INVIMA,
CONCENTRACION, FORMA
FARMACEUTICA, FECHA
DE VENCIMIENTO,
CONTRAINDICACIONES,
ADVERTENCIAS

TRASLADAR MX Y D.M A AREA DE ALMACENAMIENTO

INGRESAR TODO AL SISTEMA DE INVENTARIOS,

ARCHIVAR FORMATO DE RECEPCION

ORDENAR MX Y D.M EN SU RESPECTIVA

AREA DE ALMACENAMIENTO

FIN

LABORATORIO, NOMBRE
GENERICO, FORMA
FARMACOLOGICA,
PATOLOGIA, SEGN
LABORATORIO,
RESPETANDO SIEMPRE
SU ORDEN ALFABETICO. //
LO REALIZA LOS
AXILIARES TECNICOS

5. RECEPCIN ADMINISTRATIVA: revisin documental permite constatar si

el insumo cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicacin entre
la institucin y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden
de compra y si est acorde con lo facturado. debe aplicarse el 100% de los
insumos recibidos por orden de compra. entre la especificacin a revisar
esta:
nombre genrico del producto
concentracin
forma farmacutica
precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura)
fechas y formas de entrega y cantidades
Es importante anotar que la persona que realice el conteo de los productos
no debe saber que cantidad se recibe ( a ciegas) con el fin de evitar el sesgo
que produce al conocer desde antes dicha informacin.
RECEPCIN TCNICA: permite constatar el grado de acercamiento de
las caractersticas tcnicas del producto a las que estn establecidas como
referencia por la legislacin y por la organizacin. estas especificaciones se
refieren a:
fecha de vencimiento
nmero de lote de fabricacin
registro sanitario
caractersticas fsicas y organolpticas
Caractersticas relacionadas con etiqueta
Empaque
Envase
Embalaje
forma farmacutica
condiciones de almacenamiento
nombre del fabricante
RESPONSABLES: La recepcin de medicamentos implica recibir el pedido,
verificar su calidad, cantidad y empaque. Los directores responsables son
los encargados de hacer la recepcin administrativa. Cada entrega es
comparada con la documentacin que soporta el pedido y donde se hace la
descripcin del mismo como registro, cdigo, precio, dosificacin
descripcin, entre otros.
La recepcin tcnica es la revisin cuidadosa para detectar cualquier
anomala que pueda alterar su contenido. En caso que algn medicamento
no cumpla con las especificaciones requeridas este no debe ser aceptado y
posteriormente se debe hacer un informe el se deje en constancia del porqu
de la inconformidad con el producto. El jefe de servicio de la farmacia o

droguera es quien debe de dar su criterio en el caso de que algunos

productos sean rechazados por no cumplir con los estndares requeridos.
RECEPCIN: La recepcin es el proceso por medio del cual la institucin
realiza una comparacin entre lo pactado con el proveedor, orden de compra
contra factura y lo que l enva (recepcin administrativa), y entre lo
establecido por la legislacin vigente, requisitos internos y adems el
aspecto del producto (recepcin tcnica). Al analizar la verificacin de
requisitos administrativos y tcnicos, encontramos:
Verificacin o Recepcin administrativa: Permiten constatar si el insumo
cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicacin entre la
institucin y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden
de compra y si est acorde con lo facturado. Debe aplicarse al 100% de los
insumos recibidos por orden de compra. Entre la especificacin a revisar
est: nombre genrico del producto, concentracin, forma farmacutica,
precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) fechas y
formas de entrega y cantidades. Es importante anotar que la persona que
realice el conteo de los productos no debe saber qu cantidad se recibe (a
ciegas), con el fin de evitar el sesgo que se produce al conocer desde antes
dicha informacin.
Verificacin o Recepcin tcnica: Permite constatar el grado de
acercamiento de las caractersticas tcnicas del producto a las que estn
establecidas como referencia por la legislacin y por la organizacin. Estas
especificaciones se refieren a: fecha de vencimiento, nmero de lote de
fabricacin, registro sanitario, caractersticas fsicas y organolpticas del
producto como tal, caractersticas relacionadas con la etiqueta, empaque,
envase,
embalaje
y
forma
farmacutica,
condiciones
de
almacenamiento, nombre del fabricante y otros requisitos de informacin
acordes a la legislacin de cada pas. Para llevar a cabo esta verificacin
tcnica, es necesario definir primero el significado de algunos trminos:
Inspeccin: Proceso a travs del cual se supervisa para corroborar, si el
producto cumple con los requisitos de calidad. Dependiendo de la etapa del
proceso se denomina: inspeccin de entrada o de recepcin, donde se
detectan aquellos materiales que van a ingresar a la produccin y no
cumplen las especificaciones, se evita as posteriores inconvenientes, como
retrasos en los planes de produccin o la elaboracin de productos de baja
calidad. Inspeccin del proceso, permite tomar decisiones para continuar o
detener un proceso, o si se acepta o rechaza un producto. Inspeccin final,
que se lleva a cabo para evitar el envo de un producto defectuoso, como
una actividad de garanta de calidad.

Medicin. Determinacin de una caracterstica expresada en un valor

numrico. Control de pasa, no pasa. Evala si una caracterstica est
por debajo o por encima de un lmite fijado. Inspeccin visual. Examina
caractersticas de uniformidad o cambios en el color, acabado, presencia de
partculas extraas, etc.
Muestreo. Es un mtodo idneo para investigar caractersticas en diferentes
poblaciones que por su tamao se hace prcticamente imposible analizar
uno a uno sus elementos. A travs de l se llega a conclusiones
generalizadas de todo un lote aplicando las leyes de la probabilidad en una
muestra tomada al azar.
Muestra. Es un conjunto de unidades escogidas, cuyas observaciones son
representativas y pueden inferirse a toda la poblacin.

Defecto o no conformidad. Cualquier desviacin del producto a las

especificaciones previamente establecidas (legales, internas, del cliente y
de acuerdo al aspecto del producto).
Defecto crtico: es aquel que puede llegar a impedir la utilizacin del producto
y atenta contra la vida del paciente.
Defecto mayor: es aquel que sin ser crtico, tiene la posibilidad de
Reducir considerablemente el uso del producto
Defecto menor: es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.

INSPECCION DE NOVEDADES

6. DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS: Las devoluciones de medicamentos se

sometern al siguiente procedimiento
rea especial Deben guardarse aparte del rea de productos disponibles para la
venta y/o dispensacin y se debe prevenir su distribucin hasta que se decida que
estn disponibles
Condiciones para la reubicacin Los productos devueltos slo podrn
reubicarse en el rea de disponibles para su distribucin o dispensacin, si
cumplen con las siguientes condiciones

Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las
condiciones establecidas por el fabricante.
El periodo de vida til restante es superior al mnimo establecido.
Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o
servicio farmacutico para autorizar su devolucin. Esta evaluacin debe
tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de
almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso
necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona
calificada de la casa fabricante.
Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores
debe ser destruido o desnaturalizado

Se hace devoluciones

Fecha de vencimiento
Por roptura o deterioro
Cuando no se han pedido y llegan por equivocacin
Cuando no se le ven la letras como fechas de vencimiento. Registro
invima, laboratorio, nombres del medicamento

7.
Que consideraciones importantes se tienen con el transporte de
medicamentos? El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos
mdicos estn sometidos a las disposiciones tcnicas establecidas en la
resolucin 1403/2007, en el cdigo de comercio y dems normas que
reglamentan el transporte de sustancias especiales que se relacionen con
medicamentos El transporte puede ser propio o contratado.
El remitente deber indicar al transportador los aspectos sealados en la
legislacin vigente, las caractersticas y condiciones especiales de los
medicamentos. Los aspectos relacionados con el transporte de
medicamentos y dispositivos mdicos:
Embalaje El embalaje o empaque es un recipiente o envoltura que contiene
productos de manera temporal principalmente para agrupar unidades de un
producto pensando en su manipulacin, trasporte y almacenaje Los
medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o
disponerse dentro de cubiertas que garanticen una adecuada proteccin
contra los agentes externos.
Debern ser elaborados con materiales apropiados para su conservacin.
Los documentos que acompaan el envi deben ser de fcil acceso y
conservacin, en los cuales se debe indicar por lo menos: fecha de envi,
nombre y direccin del remitente, nombre y direccin del cliente, descripcin
del medicamento y dispositivo mdico, la cantidad y nmero de lote.
Condiciones de transporte: Los medicamentos deben transportarse de
modo que su integridad no se deteriore, las condiciones de almacenaje se
mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificacin, se evite
la contaminacin o confusin con otros productos.
Se deber cumplir con las siguientes condiciones especficas:
1. Almacenamiento a temperaturas controladas, debe asegurarse que se
mantenga la cadena de frio y la integridad del producto.

2. Cuando se use hielo seco en la cadena de frio se deben observar las

precauciones de seguridad y verificar que los medicamentos no entren en
contacto directo con el hielo seco, ya que se podran congelar.
3. Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de
almacenamiento deben existir registros y controles que demuestren que se
cumplen estas exigencias durante el transporte.

El transportador responder por la conservacin de la calidad de los

medicamentos durante el trasporte de los mismos.
la resolucin 1403 / 14 /mayo /2007 por la cual se determinan el modelo
de gestin del servicio farmacutico , se adopta el manual de condiciones
esenciales y procedimientos y se dictan otras Disposiciones.
8. Cules son los factores que influyen en el deterioro de medicamentos
Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento
de medicamentos y dispositivos mdicos se tendrn en cuenta algunas
caractersticas relacionadas con la luz, la temperatura, cadena de frio y
humedad.
La luz : los medicamentos que se deterioran desde el punto de vista fsicoqumico por estar en contacto directo con la luz , ya sea natural o artificial,
se denominan medicamentos fotosensibles, deben conservarse siempre en
sus empaques, envases originales y bien cerrados . Es deber de los
fabricantes de medicamentos y otros productos que aparezcan en la etiqueta
las condiciones adecuadas de almacenamiento.
Cadena de frio: en el mantenimiento de los refrigeradores debe estar a la
sombra y lejos de fuentes de calor separados de techos y paredes mnimo
15 cm, bien nivelados y conectados directamente a la pared.
Humedad: es un factor que afecta considerablemente la estabilidad de los
medicamentos adems de ser un mdico propicio para el crecimiento de
bacterias y hongos reacciones de oxidacin de los componentes de los
medicamentos que se manifiestan con el ablandamiento de tabletas, cambio
de color y en algunos materiales mdico-quirrgicos disminuye el poder de
adhesin, entre otros deterioros.
9. Un anlisis organolptico es una valoracin cualitativa que se realiza sobre
una muestra (principalmente de alimento o bebida) basada exclusivamente
en la valoracin de los sentidos (vista, gusto, olfato, etc.).
En la prctica, un anlisis organolptico es una prueba de degustacin o cata
para determinar la calidad del producto. El anlisis organolptico es una
prueba siempre subjetiva que involucra directamente al gusto y olfato, pero
que tambin est relacionada con el sentido de la vista y del tacto.
El gusto es un sentido con la funcin de identificar los sabores de los
productos a degustar y que se complementa con el sentido del olfato ya que
los olores de los alimentos que introducimos en la boca suben por la va
retronasal hacia la nariz (por eso cuando estamos resfriados con la nariz
taponada o simplemente tapada, tenemos la percepcin de que los
alimentos no tienen sabor)

10. Medicamentos fotosensibles: son aquellos cuya administracin puede

provocar que la piel del paciente reaccione de forma anormal a la exposicin
solar. Existen numerosos principios activos que pueden desencadenar este
tipo de efectos adversos, y que se encuentran presentes
en medicamentos de uso tan frecuente como anticonceptivos, antibiticos,
antiinflamatorios, antihistamnicos, antidepresivos, antihipertensivos,
antidiabticos, etctera.
Medicamentos termolbiles: Los medicamentos termolbiles (ejemplo
insulinas, las vacunas, determinados colirios, algunos antibiticos) deben

conservarse en nevera, entre 2 C y 8 C. En las especialidades

farmacuticas de conservacin en nevera, es muy importante que no se
rompa la cadena de fro desde su fabricacin hasta el momento de su
administracin al paciente, para poder garantizar la idoneidad del preparado.
Para asegurar que los medicamentos se mantienen en este rango de
temperatura, se debe comprobar regularmente la temperatura de la nevera.
Para las mediciones de la temperatura, son tiles los termmetros que
permiten conocer la temperatura mxima y la mnima, independientemente
de la que marquen en el momento en que se controle.
Medicamentos termosensibles: medicamento cuyas propiedades
fisicoqumicas son alteradas por accin del calor y debe almacenarse a una
temperatura comprendida entre 2C y 8C, nunca deben congelarse.
Medicamentos higroscpicos: Medicamento susceptible de degradacin
por efecto de la humedad.
11. GLOSARIO
Estabilidad: Aptitud de un principio activo o de un medicamento, de
mantener en el tiempo sus propiedades originales dentro de las
especificaciones establecidas, en relacin a su identidad, concentracin o
potencia, calidad, pureza y apariencia fsica.
BPA: Las buenas prcticas de almacenamiento (BPA), constituyen un
conjunto de normas mnimas obligatorias de almacenamiento que deben
cumplir los almacenamientos de importacin, distribucin, dispensacin y
expendio de productos farmacuticos y afines, respecto a las instalaciones,
equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar
el mantenimiento de las caractersticas y propiedades de los productos.
Cadena de frio : es una cadena de suministro de temperatura controlada.
Una cadena de fro que se mantiene intacta garantiza al consumidor que el
producto de consumo que recibe se ha mantenido dentro de un intervalo de
temperaturas durante la produccin, el transporte, el almacenamiento y la
venta
Termohigrometro: El termohigrmetro o termo-higrmetro digital es un
instrumento electrnico que en su versin ms bsica mide y muestra la
temperatura (T) y humedad relativa (HR).
Fefo: primeras en expirar primeras en salir
Dispensacin: La dispensacin es el acto en que el farmacutico entrega
la medicacin prescrita por el mdico al paciente, junto a la informacin
necesaria para su uso racional. Es un acto de responsabilidad profesional

aislado en el tiempo, cuya sucesin en cada paciente puede generar

un seguimiento farmacoteraputico, descrito dentro de la atencin
farmacutica
Recepcin: La recepcin es un proceso de gran importancia enfocado
en la calidad del producto entrante, ya que durante esta se verifican las
especificaciones que debe cumplir la calidad del producto y se verifica la
calidad del servicio del proveedor.
rea de cuarentena: cerca al rea de recepcin en el cual se colocan los
medicamentos que por alguna razn no pueden ser distribuidos, pronto
vencimiento, deteriorados, problemas en la etiqueta Color (naranja).
rea de almacenamiento: rea destinada a los medicamentos que si
pueden ser distribuidos
rea administrativa: Espacio en el cual el responsable de la farmacia,
droguera debe ubicar su escritorio y archivo.
Logstica: Es el conjunto de actividades que realiza la institucin o
establecimiento farmacutico que permite adquirir los medicamentos y
dispositivos mdicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin
de tenerlos disponibles para la satisfaccin de las necesidades de sus
usuarios, beneficiarios o destinatarios.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o localizacin
de todo aquello que est en consideracin en un medicamento,
especialmente lo relacionado con el origen de los materiales, el proceso de
elaboracin y la localizacin del producto despus de salir del
sitio de elaboracin
Temperatura: Es el rango de temperatura entre los que deben estar
almacenados los medicamentos de forma que se cumpla con las
especificaciones del fabricante y que permitan mantener su actividad
farmacolgicas
Centro de distribucin: Es el centro de logstica de almacenamiento y
distribucin de medicamentos y dispositivos mdicos

CIBERGRAFIA

https://es.scribd.com/doc/56801591/Recepcion-y-almacenamiento-demedicamentos
http://es.slideshare.net/FranKlinToledo1/formas-farmacuticas-de-administracinpor-via-oral
http://plantasaprobadas.blogspot.com.co/