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RUC: 20490622145
APV Ruiz Caro D-9 -o- Jr. Los Pinos
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Sistema Gerencial
Mdulo Gubernamental
MANUAL DE USO
REQUERIMIENTOS
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Manual de Requerimientos
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CAPITULO 1
1.
INGRESO AL SISTEMA
1.1.
Men Inicio.
Escriba el N de su DNI presione la tecla Enter, luego escriba su contrasea, Presione
nuevamente la tecla enter para Ingresar o haga clic en el botn Ingresar.
1.2.
PGINA PRINCIPAL
Pestaa Principal
Barra de
Herramientas
Usuario
RUC
Razn Social
Periodo Activo
Se debe tener en cuenta los datos que aparecen en inferior de la pantalla que muestra el
RUC, Razn Social y el periodo con la cual estamos trabajando y principalmente debe verificar el
Periodo o AO con la cual se est trabajando.
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1.3.
VENTANAS COMUNES
1.3.1.
VENTANA MULTISELECCIN.- Se muestra esta ventana cada vez que haga una Bsqueda
de Registros, para el presente ejemplo muestra la relacin de requerimientos.
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1
3
5
(1) (Check) Mostrar.- Indica la cantidad de Registros que se va a mostrar; Ej. en este caso solo
mostrar un mximo de 100 registros, puede Ud. Modificar para que muestre la cantidad de
Registros que desee.
Esta Opcin Funcionar solamente cuando est Activado, si est desactiva mostrar
siempre 100 registros solamente.
A mayor cantidad de registros que quiere que muestre puede hacer que la bsqueda sea muy
lenta.
(2) Buscar por:.- Es importante verificar este Criterio de bsqueda, ya que indica el nombre de
la columna donde se va a realizar la bsqueda,
(3) Casillero de Bsqueda.- En este casillero se escribe la palabra que desea buscar, no
interesa si es en mayscula o minscula, ya que el sistema siempre har bsqueda en
maysculas, presione Enter para que el cursor pase a los registros encontrados.
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Para optimizar la bsqueda no olvide de escribir las palabras poco comunes en el registro,
eso quiere decir que debe escribir palabras que no se repitan demasiado.
No olvide que si el Check Buscar al Escribir esta activado el sistema mostrar de inmediato
los registros que contengan la palabra escriba.
En caso de que estuviera desactivado el Check Buscar al Escribir deber presionar Enter
para que realice la bsqueda.
(4) Ancho de Columnas Esta opcin en caso de estar activado permite mostrar un ancho
definido para los registros, si no est activado se mostrar el ancho por defecto de cada columna
de los registros de la bsqueda.
(5) Botn Buscar Este botn permite realizar la bsqueda de los elementos escritos en el
casillero de Busqueda.
(6) Botones de desplazamiento Estos botones permiten ir al siguiente bloque de elementos
encontrados, es una bsqueda paginado.
(7) Detalle de Registros Muestra los Registros que contiene esta ventana, una vez seleccionado
un registro presione Enter o haga clic en el botn Ok para confirmar su seleccin.
(8) Botn Excel.- Este Botn guardar los registros en formato plano y lo abre inmediatamente en
la Hoja de Clculo de Microsoft Excel.
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1.3.2.
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(01) Tipo de Registro.- Debe seleccionar el tipo de registro que se realiza, existen dos
tipo de registro
Este casillero es muy importante en vista de que una vez utilizado en algn registro
ya no podr corregirlo, por lo que deber registrar con todas sus caractersticas
tcnicas exactas. (Ej. No es correcto registrar descripciones como CEMENTO,
CALAMINA o AGREGADOS, debera registrarlo como: CEMENTO PORTLAND
TIPO IP X 42.5 KLS, - CALAMINA DE 1.80 M. X 0.70 M. X 0.25ML, - PIEDRA
CHANCADA DE A 3/4", ARENA FINA DE RIO, ETC ), si se requiere poner por
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cajas o paquetes, deber especificar cul es la cantidad que viene en cada caja o
paquete, (Ej. PAPEL BOND 75 GR. T: A-4 COLOR BLANCO (X 500 UNDS), su
unidad de medida ser PAQUETEx500).
(04) Unidad de Medida.- En este casillero deber seleccionar o escribir la Unidad de
medida del Producto Se recomienda que debe ser siempre la mnima unidad de salida,
esto quiere decir que sera incorrecto poner docenas, cajas, millares, etc., y se va a
distribuir por unidades, en este caso la Unidad de medida debera ser UNIDAD.
(05) Herramienta de Botones.- Permite crear nuevo Registro, Guardar Registro, borrar
registros que no han sido utilizados an y salir de la ventana.
(06) Detalle de Registros.- Muestra los primeros 100 registros que tienen parecido a la
descripcin que est intentando registrar.
1.3.3.
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Tecla F1: En este casillero sirve para Buscar Trabajadores Registrados, tambin es
equivalente si presiona Enter cuando el casillero est vacio
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Tecla F2: Sirve para Buscar Registros de la Base de datos principal de Clientes y/o
Proveedores.
Tecla F12: Sirve para Registrar en la Base de Datos Principal de Clientes Proveedores.
(2) Datos personales Ingrese el Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres, telfono y correo
electrnico en cada Casillero, esta informacin es con la finalidad de tener una directorio con
informacin exacta.
(3) Nombre Completo Se visualiza el Nombre completo del Trabajador, este casillero es
necesario que est con contenido, de no ser as en las futuras impresionas no aparecer el
nombre del personal registrado.
(4) Sucursal de la Entidad Seleccionar la Sucursal si la Entidad tiene, por lo general es una
nica sucursal legalmente reconocida
(5) Oficina Dependencia Seleccionar la Oficina donde labora el personal registrado, en este
casillero puede usar el desplazamiento, el botn de bsqueda
bsqueda ms prctica.
(6) Cargo que desempea Registre el Cargo que desempea. El Cargo es necesario porque
permite jalar la informacin para realizar los requerimientos, pecosas y reportes diversos.
(7) Botn de herramientas Estos botones permiten guardar, registrar nuevo personal y salir,
luego de terminar de registrar los datos del trabajador, es necesario hacer clic en el botn
Guardar.
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CAPITULO 2
2.
HOJA DE REQUERIMIENTO
En la Ventana Principal del Sistema Gerencial haga clic sobre la Pestaa Requerimiento,
luego haga clic en el Botn Requerimientos.
2.1.
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2.1.1.
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Presione la Tecla F1 para realizar la bsqueda correspondiente por cualquiera de los criterios
en el Panel de Seleccin.
El Criterio 2 = Descripcin es la mejor opcin para realizar la bsqueda, por eso el sistema
muestra automticamente este criterio para realizar la bsqueda. Ej.
2.1.2.
En Check que est en la parte superior de este casillero estar desactivado si el Registro es
nuevo y se activar automticamente si el registro se encuentra en modo de Modificacin o
Edicin.
2.1.3.
Check Autogenerar.- Este Check debe estar activado siempre para que no tenga problemas
de duplicidad al momento de guardar el Registro.
Las posibles duplicidades se dan cuando varios usuarios de una misma dependencia realizan
su requerimiento simultneamente.
Si este Check est activado no tendr ningn problema ya que el Sistema genera r nuevo
nmero para cada uno de los requerimientos que se estn generando simultneamente
dependiendo quien guarde primero.
2.1.4.
Fecha.- Cada vez que genere un nuevo registro este casillero tendr la fecha actual del
sistema, por lo que se recomienda tener actualizado la fecha de su computador, esto no
impide que pueda realizar registros con fechas anteriores o modificaciones.
2.1.5.
Presione la tecla (F1) para buscar los DNIs de todos los trabajadores registrados.
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2.1.6.
Cargo.- Este casillero se registra en forma automtica a l presionar enter en el casillero (8),
en caso de que no corresponda al cargo o condicin del solicitante puede modificar en forma
manual.
2.1.7.
Tipo de Registro: Seleccione el tipo de requerimiento que desea realizar, Bienes, Servicios u
Obras
2.1.8.
Detalle de Requerimiento.- En este casillero se debe registrar un resumen breve acerca del
los bienes que se estn requiriendo.
Tener en cuenta
que
logsticas
2.1.10. Tipo de Gasto para Firmas.- Escoger estas opciones para personalizar el tipo de firma que
va a tener el requerimiento
Si Activa Gto. Corriente las firmas sern por defecto (Solicitante, Jefe de Area,
Gerencia/Alcalda, Presupuesto y Logstica)
Si Activa Gto. Inversin las firmas sern por defecto (Residente, Supervisor, Gerencia de
Lnea, Presupuesto y Logstica)
Si Activa Supervisin las firmas sern por defecto (Supervisor, Coordinador, Gerencia de
Supervisin, Presupuesto y Logstica)
2.1.11. Lugar de Entrega.- Escoger estas opciones para indicar donde va a entregar el
requerimiento que se realiza.
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de
Multiseleccin
de
acuerdo
al
criterio
de
bsqueda
que
seleccione
convenientemente.
2.1.13. Sub Secuencia.- Este casillero es de uso exclusivo de Entidades que tienen implementado el
Registro de Sub Secuencias,
Las Sub Secuencias son Registros que se pueden personalizar para cada ACTIVIDAD
(Ej.
Dentro de Gestin Administrativa se puede realizar Sub Secuencias de todas las oficinas
administrativas a quienes se les asigna tambin su techo presupuestal personalizado, en
caso de Actividades de Mantenimiento de Infraestructura o vas, tambin se puede
personalizar cada trabajo que se ejecuta).
Si an no tiene sub Secuencia debe solicitar a la Oficina de Presupuesto para que le asigne
una Sub Secuencia
Presione la tecla (F12) para abrir la Ventana de Productos y registra o modificar productos.
Si esta desactivado
indica
que
est
ingresando
un
nuevo
producto
para
el
requerimiento.
Si est Activado indica que est realizando la modificacin del registro sealado en el detalle
del requerimiento.
2.1.16. Descripcin del Producto.- Aqu muestra la descripcin del productos, asimismo haciendo
doble clic se puede agregar especificaciones tcnicas o caractersticas adicionales.
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Se debe considerar que el precio unitario de los productos para casos de Obras se encuentra
detallado en el Expediente tcnico del Proyecto.
Para caso de gastos corrientes el sistema muestra precios unitarios referenciales, en caso
que no fuera precios actualizados debe solicitar a la Unidad de Logstica dichos precios.
2.1.20. Guardar Producto.- Este botn guarda el producto registrado, para simplificar el proceso de
guardado presionar ENTER en el casillero anterior esto equivale a hacer un clic en este
botn.
2.1.21. Modificar Producto.- Este botn permite jalar los datos del registro seleccionado para
realizar las modificaciones que sea necesario, para facilitar este proceso, seleccione un
producto del detalle de productos y presione ENTER.
2.1.22. Borrar producto.- Este botn permite borrar un registro del detalle seleccionado.
2.1.23. Detalle de Productos.- Muestra los productos que se estn requiriendo.
Si desea Modificar un registro, seleccione el Registro y presione Enter haga clic en el botn
Modificar, realice las modificaciones necesarias hasta guardar el detalle (Enter en casillero
P.U.).
Si desea Borrar un Registro del Detalle, Seleccione el Registro, luego haga clic en el
Botn
Borrar Detalle (20).
Si desea Exportar a Microsoft Excel el detalle del Requerimiento actual haga clic en el Botn
Abrir XLS (21)
El botn Nuevo permite limpiar todos los casilleros y genera nuevo nmero de requerimiento.
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El botn Borrar permite Liberar el N de requerimiento, por lo que el N Borrado quedar libre
para poder utilizar otro registro de requerimiento con este mismo N.
Para casos de servicios se debe Resumir los trminos de referencia y todo lo que facilite para
la adquisicin del bien o servicio de forma rpida.
2.2. Pestaa Reportes.- En esta venta veremos cmo se realiza el reporte de un requerimiento.
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(01) Cadena Funcional Detallada.- Si activa esta opcin el sistema imprimir los cdigos y la
descripcin detallada de la Cadena Funcional Programtica con su respectivo nombre en
forma detallada, si esta desactivado solo imprimir el resumen del la Cadena Programtica
lo cual es recomendable.
(03) Clasificador y Precio Unitario de Referencia.- Si activa esta opcin y este expediente
ya se encuentra con Orden de Compra, el sistema imprimir los Clasificadores, Precios
Unitarios, precios Totales y seguimiento de trmite con la cual se ha adquirido; si deja
desactivado o que an no tenga trmite alguno, mostrar el Requerimiento en forma normal.
(04) Modelo de Requerimiento.- Si esta desactivado la opcin Formato Completo (03), debe
seleccionar (F1) el modelo del formato Pre Impreso.
Si an no tiene formatos deber crear el primer formato BSICO haciendo clic en el
botn Generar.
Se puede configurar varios formatos pre-impresos; para crear o modificar formatos
presione la tecla F12.
Para buscar formatos presione la tecla F1 y seleccione un formato establecido.
(05) N de Lneas.- Este casillero indica el nmero de lneas que tendr el formato de
impresin, puede variar dependiendo del tipo de papel que se utilice.
(06) N de letras.- Este casillero registrar la cantidad de letras que tendr un registro (una
fila), esto facilitar que se acomode al formato del ancho de columna que tenga el detalle del
productos.
(07) Botn Excel.- Este botn permite guardar en Excel el formato previamente visualizado
del requerimiento.
(08) Ver Seguimiento.- Este botn muestra el seguimiento del requerimiento (con que Nro de
cotizacin est registrado, si tiene Orden de Compra, a quien se adjudic entre otras
informaciones).
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CAPITULO 3
3.
REPORTES DE CONTROL
3.1.
Reportes de Logstica.- Esta venta permite mostrar reportes diversos del mdulo de logstica
los cuales son usuales para todos los usuarios.
3.1.1.
Rango de Fecha.- En estos casilleros ingrese el rango de fechas que desea generar reporte.
Se sugiere que la primera fecha debe ser menor que la fecha del lado derecho.
3.1.2.
Nro Orden de Compra.- En este casillero puede seleccionar poner o buscar un Nro de Orden
de Compra o servicio y luego haga clic en el botn Vizualizar y mostrar el contanido de
dicha Orden, asimismo mostrar las referencias que contiene
y el seguimiento
correspondiente.
3.1.3.
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Puede seleccionar la Opcin _ SIN AGRUPAR para agrupar todos los registros
Sub Secuencia.- Seleccione una Sub Secuencia para reportar en forma exclusiva los
registros
Puede seleccionar la Opcin * TODOS para ver todos los registros independientemente
Puede seleccionar la Opcin _ SIN AGRUPAR para agrupar todos los registros
Tipo de proceso de Seleccin.- Seleccione un tipo de proceso para visualizar.
Puede seleccionar la Opcin * TODOS para ver todos los registros independientemente
Puede seleccionar la Opcin _ SIN AGRUPAR para agrupar todos los registros
Origen de Reporte.- Seleccione una Origen de Reporte que puede ser..
Reportes de Requerimiento.
Reportes de Orden de Compra.
Reportes de Orden de Servicio.
Reportes de Orden de Compra y de Servicio.
Nivel de Reporte.- Seleccione un Nivel de Reporte:
Reportes por Cuenta Corriente
Reportes por Registros
Reportes detallado por producto
Tipo de Reporte.- Seleccione un Tipo de Reporte:
Reportes por Proveedor
Reportes por Producto
Reportes por Clasificadores
Reportes por tipo de proceso
Reportes por tipo de Servicio
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3.2.
Reportes diversos de Almacn Central.- Esta pestaa permite visualizar reportes diversos de
Almacn Central.
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2
3
4
4
4
4
3.2.1.
Rango de Fecha: En estos casilleros ingrese el rango de fechas que desea generar reporte.
3.2.2.
Sec. Fun.: En esta lista debe seleccionar la Secuencia Funcional, del cual desea realizar el
Reporte.
Cta. Patrim.: En esta lista debe seleccionar la Cuenta patrimonial que va a reportar.
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Tipo de Reporte: En esta lista debe seleccionar el Tipo de Reporte que quiere vizualizar.
3.2.4.1. Comparativos GI / PCS.- Esta opcin permite mostrar los reportes comparativos de la Gua
de Internamiento VS PECOSA.
Esta Opcin permite vizualizar cuatro Niveles de Reporte
3.2.4.1.1.
Cta. Patrim. Comparativo por Registro.- Este nivel permite mostrar el reporte
3.2.4.1.2.
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3.2.4.1.3.
3.2.4.1.4.
Internamiento de Bienes.- Esta Opcin permite mostrar los reportes de los ingresos de
bienes a almacn Central.
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3.2.4.2.2.
Salida de Bienes - PECOSA.- Esta Opcin permite mostrar los reportes de las Salidas
de bienes de almacn Central.
Estas Opciones permiten mostrar los Cuatro Niveles de reporte
3.2.4.2.3.
Resumen por Sec. Fun.- Este Nivel permite mostrar el siguiente reporte.
3.2.4.2.4.
Detallado por Sec. Fun.- Este Nivel permite mostrar el siguiente reporte.
3.2.4.2.5.
3.2.4.2.6.
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3.2.4.3. Vincar.- Esta Opcin permite mostrar un reporte de Vincar de un determinado producto,
mostrando las cantidades de todos los movimientos en el rando de fechas seleccionado.
3.2.4.4. Kardex.- Esta Opcin permite mostrar un reporte de Kardex Valorizado de un determinado
producto, mostrando las cantidades y los precios de todos los movimientos en el rando de
fechas seleccionado.
3.2.4.5. Inventario.- Permite mostrar el Inventario General de todos los productos registrados, Para
realizar un Inventario de una determinada Meta es necesario seleccionar la Sec. Fun.
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CONTENIDO
CAPITULO I
1.
INGRESO AL SISTEMA
01
1.1.
01
1.2.
Pantalla Principal
01
1.3.
02
1.3.1.
Ventana Multiseleccin
02
1.3.2.
04
1.3.3.
05
CAPITULO II
2.
HOJA DE REQUERIMIENTO
07
2.1.
Registro de Requerimiento
07
2.2.
Reporte de Requerimiento
12
CAPITULO III
3.
14
2.3.
Reportes de Logstica
14
2.4.
Reportes de Almacn
16
Contenido
21
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