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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO GENERAL
Cdigo: IVC-PD-05
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1. Objetivo
Establecer las directrices que permitan resolver con oportunidad y calidad, la totalidad de trmites y
servicios que cursan en el proceso de IVC y que se adelantan mediante el procedimiento administrativo
general.
Lograr un procedimiento comn y base para todos aquellos, que dentro de los trmites, servicios y
funciones asignadas a este Ministerio, sean equivalentes a Procedimientos Administrativos Generales.
2. Alcance
El procedimiento se inicia con el respectivo conocimiento de la solicitud presentada al Ministerio del
Trabajo, hasta la ejecutoria del acto administrativo que adopta la decisin o en su defecto hasta la
terminacin anormal del mismo.
3. Definiciones
Acto Administrativo: Manifestacin de la voluntad de la Administracin, tendiente a producir efectos
jurdicos. Estos pueden ser resoluciones o autos, dependiendo de si ponen fin a la actuacin o le dan
impulso.
Auto de Pruebas: Acto Administrativo que resuelve sobre la prctica de las pruebas ya sean oficiosas o a
peticin de parte o interviniente, dentro de un Procedimiento Administrativo General. Contra este acto
administrativo no procede recurso alguno.
Competencia: Facultad constitucional y legal que gozan servidores del Ministerio del Trabajo para
adelantar diferentes actuaciones propias del Sistema de Inspeccin, Vigilancia y Control.
Decisin: Definicin de un problema jurdico planteado con las circunstancias demostradas dentro del
proceso.
Medios Electrnicos: Se entiende como cualquier tecnologa idnea para la comunicacin o transferencia
de datos.
Prueba: Cosa material, hecho, suceso, razn o argumento con que se intenta probar que algo es de una
determinada manera y no de otra.
PROCESO
INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO GENERAL
Cdigo: IVC-PD-05
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Solicitud: Peticin verbal, escrita o va correo electrnico, presentada por parte o tercero interesado ante
la autoridad administrativa del trabajo con el fin se adelante una actuacin administrativa que permita el
logro de un fin determinado a cargo del Ministerio del Trabajo.
4. Generalidades del Procedimiento
Las actuaciones administrativas a cargo del proceso de IVC debern sujetarse al procedimiento
administrativo comn y principal establecido en el Ttulo III del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), sin perjuicio de los procedimientos administrativos
regulados por leyes especiales.
Las actuaciones administrativas de competencia del Ministerio del Trabajo dentro del proceso de IVC, que
se listan a continuacin, se sujetaran al Procedimiento Administrativo General y por ende a la realizacin
de las actividades que se describirn en el punto 5:
1. Autorizacin para terminacin de contratos de trabajadoras en estado de embarazo.
2. Autorizacin Terminacin Vnculo Laboral o de Trabajo Asociativo a Trabajadores en situacin de
Discapacidad.
3. Autorizacin para el funcionamiento de Empresas de Servicios Temporales y de sus sucursales.
4. Autorizacin para trabajar a nios, nias o adolescentes.
5. Autorizacin para laborar Horas Extras.
6. Comprobacin de trabajo sin solucin de continuidad.
7. Autorizacin Pago Parcial de Cesantas para realizacin de Planes de Vivienda.
8. Autorizacin a Empresa para Disminucin de Capital.
9. Exigibilidad de modificacin de razn social de las Empresas de Servicios Temporales.
10. Autorizacin a Empleador para la Suspensin Temporal de Actividades hasta por 120 das.
11. Autorizacin a Empleador Autorizacin para despido colectivo de trabajadores por clausura de
labores total o parcial en forma definitiva o temporal.
12. Declaratoria de Unidad de Empresa.
13. Reconocimiento de la personera jurdica de las Asociaciones de Pensionados.
14. Autorizacin de Cambios en los Estatutos de las Asociaciones de Pensionados.
15. Autorizacin de Cambios de Juntas Directivas o Comit Directivo de las Asociaciones de
Pensionados.
16. Aprobar el reglamento de trabajo de las Empresas de Servicios Temporales.
17. Cancelacin en el Registro Sindical de una Organizacin Sindical por Sentencia Judicial.
18. Cancelacin en el Registro Sindical de una Organizacin Sindical por Fusin.
19. Cancelacin de la personera jurdica de Asociaciones de Pensionados.
20. Declaratoria de Iliquidez de Empresas de Servicios Temporales.
21. Verificacin y certificacin de trabajadores en situacin de discapacidad contratados por un
empleador.
22. Expedicin de certificado de existencia y representacin legal de las Asociaciones de
Pensionados.
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23. Asistir a las asambleas donde se vaya a decidir por huelga o tribunal de arbitramento, a solicitud
de las organizaciones sindicales interesadas o los trabajadores con el nico fin de presenciar y
comprobar la votacin.
24. Constatacin de Cese de Actividades.
25. Intervencin para evitar el despido de trabajadores que participaron pacficamente en el cese de
actividades declarado ilegal.
26. Identificar y adoptar las medidas necesarias para evitar graves perjuicios a la seguridad y
conservacin de talleres, locales, equipos, maquinaria y elementos bsicos y para la ejecucin de
labores tendientes a la conservacin de cultivos, as como el mantenimiento de semovientes, en el
caso de que los huelguistas no autoricen el trabajo del personal necesario de estas dependencias
conforme lo dispone el artculo 64 de la Ley 50 de 1990.
27. Exigibilidad en el cumplimiento de las condiciones pactadas en los Prstamos.
28. Exigibilidad al empleador o fondo de cesantas sobre pago parcial de cesantas para financiacin
de vivienda cuando no se haya realizado en el trmino establecido en la Ley.
29. Objeciones al Reglamento de Trabajo por no encontrarse ajustado a la Ley.
30. Comprobacin de las circunstancias de fuerza mayor y caso fortuito en los casos de Suspensin
de contratos de trabajo.
31. Pronunciarse respecto de las objeciones presentadas por los trabajadores o pensionados en
ejercicio al derecho de veto cuando se celebran acuerdos de reestructuracin en Entidades
Territoriales.
32. Intervencin del Inspector de Trabajo para demostrar los crditos por salarios, cesantas,
prestaciones sociales, indemnizaciones y dems acreencias laborales causados o exigibles de los
trabajadores.
33. Mediacin en los procesos de negociacin colectiva con Entidades del Sector Pblico.
34. Arbitraje en los procesos de arbitramento voluntario.
De su Inicio:
El Procedimiento Administrativo General podr iniciarse:
1. De manera oficiosa y por escrito por servidor competente del Ministerio, salvo que Ley especial
diga lo contrario.
2. Por solicitud de parte (derecho de peticin) ya sea de manera verbal, escrita o por medios
electrnicos.
La de forma oficiosa se adelanta por la facultad que tiene el servidor pblico en cumplimiento de una
obligacin o un deber legal, esta debe ser siempre iniciada por escrito y se debe informar al interesado
para el ejercicio del derecho de defensa y contradiccin.
Es pertinente, resaltar que la solicitud verbal es un medio vlido de recepcin de querellas, de acuerdo con
lo sealado en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, por tanto
ningn servidor del Ministerio del Trabajo, puede negarse a recibirla.
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Cualquier persona tendr derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los
documentos o cuadernos sujetos a reserva y a obtener copias y certificaciones sobre los mismos, peticin
que deber resolverse a ms tardar dentro de los diez (10) das siguientes al recibo.
La forma de llevar el expediente se realizar de acuerdo con las directrices que para tal fin el Ministerio del
Trabajo expida, teniendo en cuenta las normas propias de archivstica dictadas por el Archivo General de la
Nacin. En aquellos vacos referentes a la formacin del expediente, se aplicar lo contenido en el Cdigo
General del Proceso.
Ser posible el uso de expedientes electrnicos dentro los Procedimientos Administrativos Generales, para
lo cual el Ministerio del Trabajo, fijar las pautas y medios tecnolgicos para su debida aplicacin.
De los Terceros:
Cuando en una actuacin administrativa de contenido particular y concreto el servidor del Ministerio del
Trabajo advierta que terceras personas puedan resultar directamente afectadas por la decisin, les
comunicar la existencia de la actuacin, el objeto de la misma y el nombre del peticionario, si lo hubiere,
para que puedan constituirse como parte y hacer valer sus derechos.
La comunicacin se remitir a la direccin o correo electrnico que se conozca si no hay otro medio ms
eficaz. De no ser posible dicha comunicacin, o tratndose de terceros indeterminados, la informacin se
divulgar a travs de un medio masivo de comunicacin nacional o local, segn el caso, o a travs de
cualquier otro mecanismo eficaz (pgina web), habida cuenta de las condiciones de los posibles
interesados. De tales actuaciones se dejar constancia escrita en el expediente.
Los terceros podrn intervenir en las actuaciones administrativas, para lo cual, deber solicitarlo
formalmente al Ministerio del Trabajo, en todo caso, de resultar aceptado, dicho interviniente podr solicitar
y aportar pruebas, as como recurrir los actos administrativos de decisin.
Un tercero podr pedir su inclusin en el proceso, en los siguientes casos:
1. En los procesos de carcter sancionatorio, cuando hayan promovido la actuacin administrativa en
calidad de denunciantes, resulten afectados con la conducta por la cual se adelanta la
investigacin, o estn en capacidad de aportar pruebas que contribuyan a dilucidar los hechos
materia de la misma.
2. Cuando sus derechos o su situacin jurdica puedan resultar afectados con la actuacin
administrativa adelantada en inters particular, o cuando la decisin que sobre ella recaiga pueda
ocasionarles perjuicios.
3. Cuando la actuacin haya sido iniciada en inters general.
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La peticin deber reunir los requisitos previstos en el artculo 16 del Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en ella se indicar cul es el inters de participar en la
actuacin y se allegarn o solicitarn las pruebas que el interesado pretenda hacer valer.
El servidor del Ministerio del Trabajo que la tramita la resolver de plano y contra dicha decisin no
proceder recurso alguno.
De las Pruebas:
Durante la actuacin administrativa y hasta antes de que se profiera la decisin de fondo se podrn
aportar, pedir y practicar pruebas de oficio o a peticin del interesado sin requisitos especiales. Contra el
acto que decida la solicitud de pruebas no proceden recursos.
El interesado siempre contar con la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas
dentro de la actuacin, antes de que se dicte una decisin de fondo.
Del trmino para resolver la solicitud:
El trmino mximo para resolver una peticin que se adelanta a travs del Procedimiento Administrativo
General ser de tres (3) meses contados a partir de la presentacin de la solicitud, salvo en aquellos casos
donde la Ley haya determinado termino diferente superior o inferior.
Una vez transcurridos los tres (3) meses sin que se haya notificado decisin que resuelva lo peticionado,
se entender que esta es negativa en aplicacin del silencio administrativo.
En los casos en que la Ley haya sealado un plazo superior a los tres (3) meses para resolver la peticin
sin que esta se hubiere decidido, se producir silencio administrativo negativo al cabo de un (1) mes
contado a partir de la fecha en que debi adoptarse la decisin.
La ocurrencia del silencio administrativo negativo no eximir de responsabilidad a los funcionarios del
Ministerio del Trabajo y tampoco las excusar del deber de decidir sobre la peticin inicial, salvo que el
interesado haya hecho uso de los recursos contra el acto presunto, o que habiendo acudido ante la
Jurisdiccin de lo Contencioso Administrativo se haya notificado auto admisorio de la demanda.
De la Competencia:
Es competente por regla general para desarrollar el Procedimiento Administrativo General, la Direccin
Territorial del domicilio del peticionario o del querellado, segn sea el caso, en concordancia con lo
establecido en el artculo 28 del Cdigo General del Proceso, por remisin del Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En anexo del presente documento se definir por cada actuacin administrativa los competentes a los
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7.
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9.
Actividad
Efectuar el reparto de las peticiones recibidas y de
aquellas que se inicien de forma oficiosa.
Proyectar Auto de Avquese de la Actuacin
Administrativa, el cual, de ser el caso, incluir el
Decreto de Diligencias y Pruebas, as como la
Comisin a funcionario.
Proferir Auto de Avquese de la Actuacin
Administrativa.
Comunicar si es del caso, Auto de Avquese de la
Actuacin Administrativa. Ir a Subproceso de
Comunicaciones IVC-PD-XX (*).
Adelantar la prctica de diligencias necesarias que
permitan la toma de decisin, as como de las
pruebas que hayan sido comisionadas.
Proyectar el Acto Administrativo de Decisin, con
fundamento en el anlisis de la documental
presentada en la solicitud, las diligencias practicadas
y del acervo probatorio recabado, si fueron del caso.
Proferir Acto Administrativo de Decisin.
Notificar el Acto Administrativo de conformidad con lo
sealado en el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ir
a Subproceso de Notificacin IVC-PD-XX (*).
Si la actuacin administrativa lo establece y se
interponen recursos ir al procedimiento Trmite de
Recursos contra los Actos Administrativos IVCPD-03, en caso contrario, Expedir Constancia de
Ejecutoria o Firmeza.
Fin del Procedimiento
Responsable
(Ver Anexo)
Registro /
Documento
Formato
Reparto
(Ver Anexo)
Proyecto
Auto
(Ver Anexo)
Auto
(Ver Anexo)
Constancia de
Envo y
Recepcin
(Ver Anexo)
Medio de
Prueba
(Ver Anexo)
Proyecto
(Ver Anexo)
(Ver Anexo)
(Ver Anexo)
Notificacin
(Ver Anexo)
Constancia de
Ejecutoria o
Firmeza
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7. Anexos
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