Manual de Procedimientos de Planeacion y Ejecucion de AI

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
1 de 22
Ttulo:
PLANEACIN Y EJECUCION AUDITORIAS
Noviembre 2013
Elaborado por:
Revisado por:
Oficina de Control Interno
Profesional de la
Aprobado por:
Jefe de la
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO .......................................................................................................................... 4
2.
ALCANCE ........................................................................................................................... 4
3.
DEFINICIONES ................................................................................................................... 4
3.1.
Auditoras Internas de Calidad ......................................................................................... 4
3.1.1. Alcance de la Auditoria .................................................................................................... 4

3.1.2. Asignacin de Actividades ............................................................................................... 4
3.1.3. Auditado .......................................................................................................................... 4
3.1.4. Auditor ............................................................................................................................. 4
3.1.5. Auditor Jefe ..................................................................................................................... 5
3.1.6. Auditor Lder .................................................................................................................... 5
3.1.7. Auditora de Cumplimiento ............................................................................................... 5
3.1.8. Auditora de Gestin y Resultados ................................................................................... 5
3.1.9. Auditora Interna de Calidad ............................................................................................ 5
3.1.10. Auditora Organizacional .................................................................................................. 5
3.1.11. Ciclo de Auditora ............................................................................................................ 6
3.1.12. Cliente de la Auditora...................................................................................................... 6
3.1.13. Comit Coordinador de Control Interno............................................................................ 6
3.1.14. Competencia ................................................................................................................... 6
3.1.15. Conclusiones de la Auditora ........................................................................................... 6
3.1.16. Control Interno ................................................................................................................. 6
3.1.17. Criterios de Auditora ...................................................................................................... 6
3.1.18. Discusin de Hallazgos y Resultados .............................................................................. 6
3.1.19. Efectividad ....................................................................................................................... 7
3.1.20. Eficacia ............................................................................................................................ 7
3.1.21. Eficiencia ......................................................................................................................... 7
3.1.22. Equipo Auditor ................................................................................................................. 7
DEFINITIVA
La impresin y copia magntica de este documento se considera

<COPIA NO CONTROLADA>
Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
2 de 22
Ttulo:
PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS
3.1.23. Entrevistas ....................................................................................................................... 7

3.1.24. Evidencias de la Auditora ............................................................................................... 7
3.1.25. Experto Tcnico ............................................................................................................... 7
3.1.26. Gua ................................................................................................................................. 7
3.1.27. Hallazgos de la Auditora ................................................................................................. 7
3.1.28. No Conformidad............................................................................................................... 8
3.1.29. Observacin .................................................................................................................... 8
3.1.30. Observacin de Documentacin ...................................................................................... 8
3.1.31. Observador ...................................................................................................................... 8
3.1.32. Programa de la Auditora ................................................................................................. 8
3.1.33. Plan de la Auditora ......................................................................................................... 8
3.1.34. Plan de Mejoramiento ...................................................................................................... 8
3.1.35. Pruebas de Recorrido ...................................................................................................... 8
3.1.36. Pruebas de Autoevaluacin ............................................................................................. 9
3.1.37. Reconstruccin de Operaciones ...................................................................................... 9
3.1.38. Registro ........................................................................................................................... 9
3.2.
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento ..................................................... 9
3.2.1. Accin Correctiva ............................................................................................................. 9

3.2.2. Accin de Mejoramiento .................................................................................................. 9
3.2.3. Accin Preventiva .......................................................................................................... 10
3.2.4. Correccin ..................................................................................................................... 10
3.2.5. Mejora Continua ............................................................................................................ 10
3.2.6. Problema ....................................................................................................................... 10
3.2.7. Requisito........................................................................................................................ 10
3.2.8. Riesgo ........................................................................................................................... 11
4.
POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES ................................................................... 11
4.1.
Normatividad, Polticas y Condiciones Generales .......................................................... 11
4.2.
Polticas y Condiciones con Respecto a las Generalidades del Control Interno ............ 12
4.3.
Polticas y Condiciones con Respecto al Comit de Coordinacin de Control Interno.... 15
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
4.4.
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
3 de 22
Ttulo:
Etapas del Proceso ........................................................................................................ 15
5.
DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................... 17
6.
PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 18
6.1.
Gestin Programa de Auditoria ...................................................................................... 18
6.2.
Auditoras ...................................................................................................................... 19
7.
PROCESOS RELACIONADOS......................................................................................... 21
8.
FORMATOS ...................................................................................................................... 21
9. DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................................... 22

10. ANEXOS ........................................................................................................................... 22
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
4 de 22
Ttulo:
1. OBJETIVO
Establecer los procedimientos de evaluacin y verificacin para determinar la
efectividad del Sistema de Control Interno en el cumplimiento de los objetivos en la
Universidad del Valle.
2. ALCANCE
Estos procedimientos son aplicados por la Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces en la verificacin del Sistema de Control Interno. Involucra a todos los
funcionarios y dependencias de la Universidad del Valle.
3. DEFINICIONES
3.1. Auditoras Internas de Calidad
3.1.1. Alcance de la Auditoria
Extensin y lmites de una Auditora
NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la
organizacin, las actividades y los procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.
3.1.2. Asignacin de Actividades

La asignacin de actividades depende del nivel de
conocimiento, habilidades,
destrezas y experiencia adquirida por los miembros del equipo en procesos anteriores.
Se sugiere, adems una rotacin de actividades, con el propsito de que los integrantes
del rea adquieran un conocimiento integral de la Entidad auditada. El plan de
actividades se constituye en el detalle de tareas a ser ejecutadas, y debe contener
informacin justificativa sobre la base de los conceptos anteriores para la orientacin y
asignacin de tareas.
3.1.3. Auditado
Organizacin que es auditada, corresponde al rea o subproceso objeto del ejercicio de
auditora.
3.1.4. Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
5 de 22
Ttulo:
3.1.5. Auditor Jefe

Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de la
auditora, conduce las reuniones, consolida los hallazgos de la auditora y rinde el
informe de la auditora.
3.1.6. Auditor Lder
Responsable por la planeacin, programacin de los ciclos de las auditoras internas de
calidad y elaboracin de los informes por ciclo de auditora. Cuando el auditor lder
participe en las auditoras internas podr realizar todas las funciones del auditor jefe o
auditor interno del equipo.
3.1.7. Auditora de Cumplimiento
Verifica la adherencia de la organizacin pblica a las normas constitucionales, legales,
reglamentarias y de autorregulacin que le son aplicables.
3.1.8. Auditora de Gestin y Resultados
Es la evaluacin objetiva, constructiva, sistemtica y profesional de las actividades
relativas al proceso de gestin de la entidad con el fin de determinar el grado de
economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos; la creacin y confiabilidad
de los sistemas de informacin y control.
3.1.9. Auditora Interna de Calidad
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al
evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de
Gestin de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
NOTA Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que sea
pertinente para los criterios de auditora, y que sea verificable.
NOTA Cuando se auditan juntos diversos sistemas de gestin se denomina auditora combinada.
NOTA En el marco del Sistema de Gestin Integral de Calidad Institucional, GICUV, la Universidad ha definido el
desarrollo de las auditoras internas de calidad como un proceso de autoevaluacin y mejoramiento continuo; por lo
tanto, estas auditoras de calidad obedecen a un ejercicio independiente, sistemtico, de apoyo continuo entre el
desarrollo de los mismo procesos, y no un ejercicio de evaluacin del control sobre el desempeo de los mismos.
(Factor diferenciador ente las auditoras de calidad y las auditoras de control).
3.1.10.
Auditora Organizacional
Proceso mediante el cual se evala y monitorea el desempeo de los sistemas
gerenciales de la institucin pblica. Evala el logro de los objetivos misionales.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
6 de 22
Ttulo:
3.1.11.
Ciclo de Auditora
Conjunto de Auditoras programadas que se ejecutan en un periodo determinado y que
comprende: Auditora Inicial, Auditora de Seguimiento de Hallazgos y Cierre; cada ciclo
es dirigido y controlado por el Auditor Lder.
3.1.12.
Cliente de la Auditora
Organizacin o persona que solicita una auditora.
NOTA: El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derecho reglamentario o contractual
para solicitar una auditora.
3.1.13.
Comit Coordinador de Control Interno
rgano asesor, responsable del diseo de estrategias y polticas orientadas al
fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
3.1.14.
Competencia
Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
3.1.15.
Conclusiones de la Auditora
Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los
objetivos y criterios establecidos y todos los hallazgos de la auditora.
3.1.16.
Control Interno
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organizacin y
el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos
de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la
informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las
metas u objetivos previstos (Ley 87 de 1993, Art. 1).
3.1.17.
Criterios de Auditora
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como una referencia frente a
la cual se compara la evidencia.
3.1.18.
Discusin de Hallazgos y Resultados
Es un procedimiento obligado que garantiza transparencia en el proceso de revisin,
permite validar informacin, aclarar interpretaciones, y orientar los planes de accin de
manera concreta y de fcil comprensin tanto para el rea de control interno como para
el rea revisada.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
7 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
3.1.19.
Efectividad
Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en
el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
3.1.20.
Eficacia
Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
3.1.21.
Eficiencia
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
3.1.22.
Equipo Auditor
Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.
NOTA 1: Un auditor del equipo auditor se nombra como el lder del equipo auditor.
NOTA 2: El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
3.1.23.
Entrevistas
El factor de xito de sta tcnica le constituye la preparacin previa, es importante
abordar los temas con un conocimiento previo sobre los mismos. Se sugiere el manejo
de una lista de chequeo durante su prctica con el propsito de llevar una secuencia
lgica sobre la informacin que se pretende obtener.
3.1.24.
Evidencias de la Auditora
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes
para los criterios de auditora y que son verificables.
3.1.25.
Experto Tcnico
Persona que aporta un conocimiento o experiencia especficos al equipo auditor.
NOTA 1: El conocimiento especfico o experiencia es aquel relacionado con la organizacin, proceso o actividad que
van a ser auditados, con el idioma o la cultura.
NOTA 2:
Un experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor.
3.1.26.
Gua
Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.
3.1.27.
Hallazgos de la Auditora
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los
criterios de auditora.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
8 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
NOTA Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad.

NOTA Los hallazgos de auditora pueden conducir a la identificacin de oportunidades para la mejora
(observaciones) o el registro de buenas prcticas (fortalezas).
3.1.28.
No Conformidad
Incumplimiento de un requisito.
3.1.29.
Observacin
Situacin que potencialmente puede afectar el Sistema de Gestin.
3.1.30.
Observacin de Documentacin
La evidencia obtenida durante el transcurso de una prueba de auditoria o procedimiento
de revisin forma parte de las normas sobre documentacin, las cuales indican que
sta debe ser suficiente y comprobatoria, la observacin de la documentacin debe
estar orientada a la validacin expresa de actividades de control que deben
necesariamente estar presentes en ella.
3.1.31.
Observador
Persona que acompaa al equipo auditor, pero que no audita.
NOTA Un observador no es parte del equipo auditor y no influye ni interfiere en la realizacin de la auditora.
NOTA Un observador puede provenir del auditado, una autoridad reglamentara u otra parte interesada que testifica
la auditora.
3.1.32.
Programa de la Auditora
Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propsito especfico.
3.1.33.
Plan de la Auditora
Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
3.1.34.
Plan de Mejoramiento
Relaciona los hallazgos de la auditoria de gestin con sus respectivas acciones de
mejoramiento, metas, unidades de medida, fecha de inicio de la accin de mejora y
fecha de Finalizacin.
3.1.35.
Pruebas de Recorrido
Son tcnicas de auditora utilizadas para obtener un conocimiento detallado de un
proceso y poder contar con los elementos de juicio para determinar o sugerir la
posibilidad de mejoras o eficiencias, pueden tener una orientacin de doble propsito
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
9 de 22
Ttulo:
(cumplimiento y sustantivo, cuando se pretende reconstruir una operacin y se hace

seguimiento integral).
3.1.36.
Pruebas de Autoevaluacin
Son tcnicas utilizadas en sistemas de Control Interno que reflejan madurez, donde se
ha mantenido una cultura de autocontrol. Necesariamente implican un alto compromiso
y honestidad de quienes la aplican pues sus respuestas son base de confianza en los
procesos de control interno revisados. Incluyen un proceso de validacin por parte de
Control Interno que asegure la objetividad de las respuestas.
3.1.37.
Reconstruccin de Operaciones
Como parte de procedimientos sustantivos, necesariamente deben efectuarse pruebas
relacionadas con extensiones aritmticas que pretendan validar la razonabilidad de un
dato, as mismo la reconstruccin de una operacin implica en s misma la observacin
de la documentacin justificativa y la adecuada concordancia entre los documentos
relacionados.
3.1.38.
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
3.2. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento

3.2.1. Accin Correctiva
Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situacin no deseable (problema real).
NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad.
NOTA 2 La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la accin preventiva se
toma para prevenir que algo suceda.
NOTA 3 Existe diferencia entre correccin y accin correctiva.
3.2.2. Accin de Mejoramiento

Actividad que se presenta cuando existiendo cumplimiento de lo planeado se quiere lograr
un mejor nivel de ejecucin.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
10 de 22
Ttulo:
3.2.3. Accin Preventiva

Conjunto de Acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situacin potencial no deseable (problema potencial).
NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2 La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la accin correctiva se toma para
evitar que vuelva a producirse.
3.2.4. Correccin
Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
NOTA 1 Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
NOTA 2 Una correccin puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificacin.
3.2.5. Mejora Continua

Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeo.
Es la parte de la gestin de la organizacin encargada de ajustar las actividades y
subprocesos que desarrolla la organizacin para proporcionarles una mayor eficacia y/o
una mayor eficiencia.
3.2.6. Problema
Resultado no esperado en la ejecucin de una actividad o servicio que causa un
incumplimiento en relacin con sus especificaciones.
3.2.7. Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita (habitual o comn) u
obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica comn para la entidad, sus clientes y otras
partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita.
NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carcter legal.
NOTA 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo especfico de requisito, por ejemplo, requisito de un
producto y/o servicio, requisito de la gestin de la calidad, requisito del cliente.
NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
11 de 22
Ttulo:
3.2.8. Riesgo
Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar el desarrollo
normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1. Normatividad, Polticas y Condiciones Generales
Constitucin Poltica de Colombia Art. 209 La funcin administrativa est al servicio

de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad,
mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado. La administracin pblica, en todos sus
rdenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la
Ley.
Ley 87 de 1993 Establece normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado.
Ley 872 de 2003. Crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del
poder pblico y en otras entidades prestadoras de servicios. Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin Pblica - NTCGP 1000:2004.
Directiva Presidencial 01 de 1997. Proporciona las directrices y se precisa el

desarrollo del Sistema de Control Interno, sealando que le compete a la Oficina de
Control Interno, apoyar a los directivos en el desarrollo del Sistema, revaluar los
planes, fomentar la cultura del autocontrol de tal forma que contribuya al mejoramiento
continuo, y coadyuvar y participar para implantar adecuados instrumentos de gestin y
gerencia.
Decreto 2145 de 1999 Dicta Normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno
de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica de Orden Nacional y
Territorial. El decreto define el sistema Nacional de Control Interno y el mbito de
aplicacin.
Decreto 1537 de 2001. Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a

elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
12 de 22
Ttulo:
de las entidades y organismos del Estado y se precisa el rol que deben desempear
las oficinas de control interno dentro de las organizaciones pblicas, enmarcado en
cinco tpicos: valoracin de riesgos, acompaamiento y asesora, evaluacin y
seguimiento, fomento de la cultura de control y relacin con entes externos.
Decreto 1599 de 2005. Adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano.
Circular No. 3 de 2005. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de

Control Interno, seal: la Oficina de Control Interno, asumiendo su rol de
evaluador independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo
permanente al grado de avance y desarrollo en la implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad, conforme al plan de accin previamente establecido por la
misma.
4.2. Polticas y Condiciones con Respecto a las

Interno
Generalidades del Control
La Oficina de Control Interno, es la dependencia encargada de medir y evaluar la

eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la Alta Direccin
en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos
y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u
objetivos previstos.
Como mecanismo de verificacin y evaluacin del Control Interno debern utilizarse las
normas de auditoria generalmente aceptadas, la seleccin de indicadores de
desempeo, los informes de gestin y cualquier otro mecanismo moderno de control
que implique el uso de la mayor tecnologa, eficiencia y seguridad.
La Oficina de Control Interno debe tener en cuenta los siguientes aspectos generales y
fundamentales para el desarrollo de estas funciones esenciales:
Plataforma Estratgica. La Oficina de Control Interno debe establecer de manera

expresa una misin, visin, objetivos y metas en su mbito de competencia y en
concordancia con los de la entidad; por lo anterior, es necesario que los integrantes
de la Oficina participen en su definicin, de tal manera que se incorporen el sentir y
los valores compartidos, de cara a una mayor cohesin que focalice esfuerzos y
acciones en pro del fin comn.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
13 de 22
Ttulo:
Una vez definidos los aspectos estratgicos, la Oficina de Control Interno debe
contar con un Plan de Accin Anual que se constituye en la Carta de Navegacin de
su actividad. Para tal fin, se requiere determinar los objetivos, metas y actividades
que se pretenden llevar a cabo durante el periodo, conteniendo como mnimo la
descripcin de las polticas, objetivos de control, reas y/o procesos objeto de
control, tipo de actuacin, tiempo, recursos requeridos y responsables asignados,
as como los indicadores de evaluacin y seguimiento.
De este Plan de Accin har parte el Programa Anual de Auditora. Los beneficios
que proporciona el Plan radican en:
a) Direccionamiento de los esfuerzos hacia hechos relevantes que ameriten especial
atencin y que guarden relacin directa con los propsitos institucionales.
b) Reduccin de trabajo improductivo.
c) Eliminacin de esfuerzos en acciones innecesarias.
d) Monitoreo y seguimiento permanente a la labor de la Oficina de Control Interno.
Ejecucin. La Oficina de Control Interno llevar a cabo su funcin de manera

objetiva, amplia y diligente, para lo cual deben contar con las herramientas
necesarias que conduzcan a una efectiva labor. Es decir, tener a su alcance, el uso
de tecnologa informtica y telemtica, que se agregue valor a la gestin
administrativa al facilitar, a travs de sus observaciones y recomendaciones, el
mejoramiento continuo de los procesos y dems acciones administrativas.
Comunicacin de Resultados. Es el medio por excelencia para dar a conocer a la

administracin el producto del desarrollo de las actividades, a fin de que se
constituya en elemento de juicio para la toma de decisiones.
Elaboracin de los Informes. Es uno de los medios con que cuenta la Oficina de
Control Interno para dar a conocer el resultado de su actividad, estos se pueden
clasificar en:
1. Informe Final Segn Actividad Desarrollada. Cada accin emprendida por la Oficina
de Control Interno debe generar un informe que permita dar a conocer los
resultados, especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de
acompaamiento o asesora.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
14 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
2. Informe Ejecutivo Anual. Normativamente se ha establecido que la Oficina de

Control Interno, deben rendir un Informe Ejecutivo Anual a al representante legal de
la entidad acerca del estado del Sistema de Control Interno y los resultados de la
evaluacin de gestin, incluyendo las recomendaciones y sugerencias que procuren
su optimizacin.
3. Informe de Gestin. Mediante el cual se reporta al representante legal y/o al Comit
de Coordinacin de Control Interno, el estado de avance del Plan General y dems
actividades que la Oficina de Control Interno hubiere realizado en un perodo
determinado. Debe contener, al menos, los siguientes elementos: cartula, portada,
ndice y una descripcin de la gestin realizada por la Oficina de Control Interno,
que versar sobre asuntos tales como:
Perodo objeto del informe (mensual, bimestral, trimestral o semanal), segn lo
establezca la Alta Direccin al momento de aprobar el Plan de Accin.
Manifestacin de las principales labores desarrolladas, de los logros alcanzados y
de las dificultades que se hubiesen afrontado para realizar cabalmente sus
funciones. Explicacin de las causas de desviacin de lo planeado frente a lo
ejecutado.
Concepto sobre la suficiencia y adecuacin de los recursos fsicos y financieros
utilizados y propuesta sobre las apropiaciones que deberan hacerse para el futuro.
Enumeracin de recomendaciones para mejorar la eficacia y eficiencia de la Oficina
de Control Interno, as como la calidad de la comunicacin de sta con los diferentes
rganos y servidores pblicos de la entidad.
Carta de remisin al mximo directivo por parte del Jefe de la Oficina de Control
Interno.
La funcin de la Oficina de Control Interno es un proceso retroalimentador que
contribuye al mejoramiento continuo de la Administracin. De ah que sea fundamental
precisar cules son los tpicos o roles generales que enmarcan la funcin de esta
oficina, en los cuales debe enfocar sus esfuerzos para desarrollar una actividad
independiente y objetiva de evaluacin y asesora que contribuya de manera efectiva al
mejoramiento continuo de los procesos de Administracin del riesgo, Control y Gestin
de la entidad.
Son cinco las funciones esenciales a cargo de estas Oficinas:
Valoracin del riesgo,

Acompaamiento y asesora.
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
2.0
Pgina:
15 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
Versin:
MP-03-01-06
Evaluacin y seguimiento.
Fomento a la cultura de control.
Relacin con entes externos.
4.3. Polticas y Condiciones con Respecto al Comit de Coordinacin de

Control Interno
De acuerdo con la Ley 87 de 1993, en sus Art. 5 y 13, se deber establecer al ms alto
nivel jerrquico un Comit de Coordinacin de Control Interno, de acuerdo con la
naturaleza de las funciones propias de la organizacin.
El Comit de Control Interno en la Universidad del Valle est conformado por los
siguientes miembros: Rector (a), Vicerrector (a) Acadmica, Vicerrector (a) de
investigaciones, Vicerrector (a) de Bienestar Universitario, Vicerrector (a) Administrativo,
Secretario General, Jefe Oficina Jurdica, Jefe Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional, Jefe Oficina de Control Interno.
4.4.
Etapas del Proceso

ETAPA
Definicin del programa de auditorias
Propuestas Comit de Coordinacin de Control Interno

Establecimiento del Programa de Auditoria
Objetivos
Responsabilidades
Recursos
Inicio de la auditoria
Designacin del equipo auditor
Definicin de objetivos, alcance y criterios de la auditoria
Determinacin de la viabilidad de la auditoria.
Establecimiento del contacto inicial

Revisin de la Documentacin
Revisin de documentos pertinentes.

Preparacin de las actividades de la auditoria
Preparacin del Plan de Auditoria
Asignacin de tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo

Realizacin de las actividades de auditoria
Realizacin de la reunin de apertura
DEFINITIVA

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
Pgina:
16 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013

ETAPA
Comunicacin durante la auditoria

Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditoria
Preparacin de las conclusiones
Informe preliminar
Presentacin del Informe preliminar al Jefe de Control

Interno
Realizacin de la reunin de cierre

Preparacin, Aprobacin del Informe de la auditoria
Preparacin del informe definitivo de Auditoria
Entrega del Informe definitivo al Jefe de Control Interno
Aprobacin y distribucin del informe de auditora al

Rector y al auditado.
Finalizacin de la auditoria
Entrega del Plan de Mejoramiento por parte del Auditado al
Auditor
Aceptacin del Plan de Mejoramiento por parte del Auditor
Seguimiento al plan de mejoramiento por parte del Auditor
DEFINITIVA

2.0
Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
17 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
5. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Proyecto programa de auditoria
Aprobacin del programa por

parte
del
Comit
de
Coordinacin de Control Interno
Requiere
Ajustes?
No
Si
Realiza los ajustes
correspondientes
Ejecutar del programa de

auditorias
Seguimiento y revisin
programa de auditoria
Asignar de actividades
grupo de trabajo
al
Preparar actividades de
Auditora
Auditoria de cumplimiento
Realizar de actividades de
Auditora
Auditoria organizacional
Auditoria de
resultado
gestin
Preparar, aprobar, y distribuir

informe de auditoria
Solicitar
Plan
de
Mejoramiento al Auditado
Seguimiento al Plan de
Mejoramiento
DEFINITIVA
FIN

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
18 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
6. PROCEDIMIENTOS
: Actividad de Control
6.1. Gestin Programa de Auditoria
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Planeacin del A- Realizar reuniones previas con el Comit Jefe Oficina de Control
programa de
de Coordinacin de Control Interno para
Interno
auditora
recoger prioridades de la Direccin a incluir en
el programa de Auditoria
B- Presentar proyecto del programa de Jefe Oficina de Control
auditoria, el cual incluya:
Interno
Objetivos
Responsabilidades
Recursos
C- Estudio y aprobacin del programa de Comit de Coordinacin
de Control Interno
auditoria.
2. Ejecucin del
programa
D- Ajustes al programa de auditoria.
Jefe Oficina de Control

Interno
A- Elaboracin de Cronograma de auditorias

Interno
Interno
Interno
Interno
Interno
Comit de Coordinacin
de Control Interno
Interno
Comit de Coordinacin
de Control Interno
B- Asignacin de trabajo a auditores

C- Verificar asignacin de trabajos Vs
programa de auditoria.
D- Ajustes a las asignaciones de trabajos.
3. Seguimiento del A- Revisin del programa de auditorias
programa
B- Evaluar si se han cumplido los objetivos del
programa.
C- Verificar el cumplimiento del cronograma
establecido
D- Realizar ajustes pertinentes al programa
de auditoria
DEFINITIVA
REGISTROS
Actas
Acta con
Proyecto del
programa de
auditoria
Acta con
programa de
auditoria
Acta con
programa de
auditoria
Cronograma de
auditorias
Acta asignacin

Acta
Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
19 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
6.2. Auditoras
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Planeacin de A- Definir los objetivos, alcance y criterios

la Auditora
de la auditoria
Jefe Oficina de
Control Interno
B- Determinar la viabilidad de la auditoria;

disponibilidad de Informacin, tiempo y
recursos.
Jefe Oficina de
Control Interno
C- Establecer el contacto inicial con el

auditado.
D- Revisar los documentos y determinar su
adecuacin con respecto a los criterios de
auditoria
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
REGISTROS
Plan de Auditoria
F-01-MP-03-01-06
E- Preparar el plan de auditoria, el cual debe

reflejar:
Proceso/Procedimiento
Los objetivos.
Alcance de la auditoria.
Auditor responsable
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Cronograma
Recursos
F- Preparar los documentos de trabajo que
sean necesarios como referencia y registro
del desarrollo de la auditoria.
Profesionales
Oficina de Control
Interno
DEFINITIVA
Listas de
verificacin
F-02-MP-03-01-06
Formato de
Arqueo de Caja
Menor
F-03-MP-03-01-06
Formato de
Arqueo de Fondo
Renovable
F-04-MP-03-01-06

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
ETAPA
Pgina:
20 de 22

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
A- Realizar reunin de apertura:

Presentar integrantes del Equipo Auditor
Comunicar objetivos de la auditoria
Comunicar alcance de la auditoria
Presentar el cronograma de trabajo
Identificar quien entregar la informacin
requerida y el procedimiento para solicitarla
Coordinar la reunin de cierre o de
avances del trabajo.
B- Solicitar la informacin.
C- Determinacin de la muestra; Cuando no

es posible realizar una verificacin total de
las transacciones o hechos ocurridos, se
selecciona una muestra que debe ser
representativa de acuerdo a la complejidad
del proceso
D- Generar hallazgos de auditora; evidencia
Vs. criterios de la misma.
3. Preparacin y
aprobacin
informe de
auditora
2.0
Ttulo:
Noviembre 2013
2. Realizacin
actividades de
auditoria
Versin:
MP-03-01-06
A- Preparar el informe de auditora
B- Elaborar informe de auditora; el cual

debe proporcionar:
Los objetivos de la auditora.
El alcance de la auditora.
Criterios de auditora.
Hallazgos de auditora.
Conclusiones de auditora.
C- Reunin de cierre; al terminar la auditoria
y luego de analizar los antecedentes y
hallazgos, los profesionales de auditoria
deben reunirse con el responsable del
proceso auditado en donde se presentarn
los resultados y observaciones del trabajo
D- Definir situacin del Hallazgo; remover o

dejar en firme el hallazgo.
DEFINITIVA
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Informe preliminar
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Informe de
auditora
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Acta de cierre
Profesionales
Oficina de Control

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Pgina:
21 de 22
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
E- Presentar Informe preliminar al Auditado

F- Entregar Informe al Jefe de la Oficina de
Control Interno
G- Remitir Informe de Auditoria al Auditado
y al Rector
C- Constatar
mejoramiento.
evidencias
Vs.
Plan
de
D- Realizar Informe de seguimiento al plan

de mejoramiento.
REGISTROS
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Jefe de Control
Interno
Informe Definitivo
Auditado
Plan de
Mejoramiento
F-05-MP-03-06
A- Elaborar el Plan de Mejoramiento
4. Seguimiento al A- Preparar el Plan de trabajo para el

plan de
seguimiento.
mejoramiento
B- Solicitar evidencias que demuestren el
cumplimiento de las acciones del plan de
mejoramiento, en las fechas estipuladas.
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Profesionales
Oficina de Control
Interno
Informe de
seguimiento plan
de mejoramiento
7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la Universidad
8. FORMATOS
No.
1.
2.
3.
4.
5.
2.0
Ttulo:
Noviembre 2013
5. Elaboracin
del Plan de
Mejoramiento
Versin:
MP-03-01-06
CDIGO
F-01-MP-03-01-06
F-02-MP-03-01-06
F-03-MP-03-01-06
F-04-MP-03-01-06
F-05-MP-03-01-06
DEFINITIVA
DESCRIPCIN
Plan de Auditora
Lista de Verificacin
Arqueo de Caja Menor
Arqueo de Fondo Renovable
Plan de Mejoramiento

Cdigo:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisin:
Versin:
MP-03-01-06
2.0
Pgina:
22 de 22
Ttulo:
Noviembre 2013
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
No.
DOCUMENTO
10. ANEXOS
No Aplica
CONTROL DE CAMBIOS
No.
DESCRIPCIN
1.0
2.0
Versin Inicial del Manual
FECHA
Marzo 2010
Se realizaron cambios en las actividades de la etapa de proceso.

Se realizaron cambios en las actividades del procedimiento de
Auditoras.
Noviembre de
Se elabor diagrama de flujo
2013
Se realizaron cambios de forma en el documento, de acuerdo a
las disposiciones del Manual de Procedimientos de Control de
Documentos y Registros MP-12-01-02
F-04-MP-12-01-02
V-05-2013
DEFINITIVA
Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento

Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional


Manual de Procedimientos de Planeacion y Ejecucion de AI

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Procedimientos de Planeacion y Ejecucion de AI

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Cdigo:

PLANEACIN Y EJECUCION AUDITORIAS

Oficina de Control Interno

Auditoras Internas de Calidad ......................................................................................... 4

3.1.1. Alcance de la Auditoria .................................................................................................... 4

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

3.1.23. Entrevistas ....................................................................................................................... 7

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento ..................................................... 9

3.2.1. Accin Correctiva ............................................................................................................. 9

POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES ................................................................... 11

Normatividad, Polticas y Condiciones Generales .......................................................... 11

Polticas y Condiciones con Respecto al Comit de Coordinacin de Control Interno.... 15

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

Etapas del Proceso ........................................................................................................ 15

DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................... 17

Gestin Programa de Auditoria ...................................................................................... 18

9. DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................................... 22

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

3.1.2. Asignacin de Actividades

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

3.1.5. Auditor Jefe

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

Un experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor.

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

NOTA Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad.

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

(cumplimiento y sustantivo, cuando se pretende reconstruir una operacin y se hace

3.2. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento

3.2.2. Accin de Mejoramiento

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

3.2.3. Accin Preventiva

3.2.5. Mejora Continua

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

Constitucin Poltica de Colombia Art. 209 La funcin administrativa est al servicio

Directiva Presidencial 01 de 1997. Proporciona las directrices y se precisa el

Decreto 1537 de 2001. Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

Circular No. 3 de 2005. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de

4.2. Polticas y Condiciones con Respecto a las

Generalidades del Control

La Oficina de Control Interno, es la dependencia encargada de medir y evaluar la

Plataforma Estratgica. La Oficina de Control Interno debe establecer de manera

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

Ejecucin. La Oficina de Control Interno llevar a cabo su funcin de manera

Comunicacin de Resultados. Es el medio por excelencia para dar a conocer a la

La impresin y copia magntica de este documento se considera

PLANEACIN Y EJECUCIN AUDITORIAS

2. Informe Ejecutivo Anual. Normativamente se ha establecido que la Oficina de

Valoracin del riesgo,

La impresin y copia magntica de este documento se considera