Enjeux et considrations lis la prvisibilit des cots

1. Considration des influences des marchs rgionaux ou

locaux

Lorsqu'on prpare des estimations pralables aux appels doffres, on

devrait tenir compte de facteurs prcis, comme :
le nombre de soumissionnaires et de corps de mtier viss par le projet;
le nombre de projets faisant lobjet dun appel doffres au mme
moment;
la probabilit que certains appels doffres visant retenir les services de
certains corps de mtier sadressent uniquement certains fournisseurs;
la complexit de la dfinition des phases du projet;
la prslection des entrepreneurs;
les questions relatives aux immeubles patrimoniaux;
les priodes de temps alloues pour lappel doffres et la construction;
le calendrier de lappel doffres;
le contexte politique.
Le processus de slection dun expert-conseil en estimation des cots doit
faire lobjet dun examen afin de sassurer que la personne slectionne
dtient de lexprience de projets de complexit et de circonstances
semblables, et afin de dterminer sil est ncessaire de mener des analyses
des risques supplmentaires propres aux cots de base des projets de
construction.
Lestimation pralable lappel doffre devrait dmontrer les diffrentes
influences qui ont t considres et les facteurs sy rapportant. Une
estimation pralable un appel doffres devrait clairement indiquer ce qui
est compris et ce qui est exclu et les raisons connexes, afin que les
articles exclus puissent tre analyss et ajouts au plan de gestion des
risques.
Il y a trs souvent une incapacit reconnatre la manire dont un march
concurrentiel, ou labsence de ce dernier, peut avoir des rpercussions sur
le prix des soumissions. Les experts-conseils en estimation des cots
devraient analyser la volatilit du march et anticiper les tendances. Il
faut confirmer auprs des experts conseils en estimation des cots quils
ont consult les associations de construction locales, ainsi que les
entrepreneurs et les sous-traitants locaux, puisque ces derniers, qui
soumissionnent rgulire les projets, sont davantage en mesure dvaluer
la volatilit du march. Il faut galement noter que les dcisions politiques
peuvent galement avoir des incidences temporaires sur un march
local concurrentiel.
2. Les diffrents intervenants devraient se
communiquer des renseignements exacts et actuels
Sassurer que tous les intervenants utilisent les mmes renseignements,
sinon ces derniers pourraient utiliser des chiffes diffrentes comme base

de rfrence. Pendant les projets de construction publics, plusieurs types

de budgets sont tablis et surveills, et ce, de diffrentes manires. Par
consquent, il faut sassurer que tous les intervenants et les ministres
gouvernementaux conservent la plus rcente estimation fournie par
lexpert-conseil en estimation des cots.
3. Les estimations des cots devraient tre
prpares pendant la priode de lappel doffres, afin
de tenir compte des modifications apportes au
calendrier ou des addendas.
Il faut demander la mise jour des estimations pendant la priode de
lappel doffres. Il faut sassurer que chaque addenda est accompagn
dune description des incidences sur le cot et sur le calendrier de
lestimation initiale avant sa diffusion. Il faut veiller ce que
le changement soit jug acceptable par le responsable et quil ne constitue
pas uniquement dun souhait de lquipe de conception ou dun
partenaire. Il faut aussi garder lesprit que des modifications du
calendrier peuvent entraner des changements de prix. Cela sapplique plus
particulirement aux estimations de catgories A.
4. Des documents dappels doffres incomplets et non
coordonns peuvent donner lieu
diffrentes interprtations.
Il faut amliorer la qualit des documents dappel doffres et allouer
suffisamment de temps aux experts-conseils pour que ces derniers les
prparent et les coordonnent.
Avant de lancer lappel doffres, il faut remplir une liste de vrification
relativement la constructibilit et la coordination. On doit limiter le
plus possible les addendas (idalement, pas plus de trois par projet). Il faut
noter que les documents dappel doffres non coordonns
donnent ventuellement lieu des ordres de modifications.
Par consquent, la qualit des documents dappel doffres antrieurs peut
tre utilise comme critre dans la future valuation du rendement des
experts-conseils en matire de conception.
5. Incapacit de reconnatre la catgorie
approprie destimation
Une estimation htive, moins exacte, de catgorie B ou C, peut parfois
passer pour lestimation pralable lappel doffres. Il faut donc sassurer
quune estimation pralable lappel doffres appropries est prpare,
fonde sur tous les documents dappel doffres termins 100 % avant
de lancer le processus concurrentiel.

6. Traitement acclr des projets ou entreprendre

un projet avant quil soit bien dfini
En raison des dates dachvement fies, on tente souvent de commencer
travailler sur un projet bien avant que celui-ci soit bien dfini. Cela peut
donner lieu plusieurs itrations, ce qui accrot la probabilit de produire
des estimations inexactes. Par exemple, le traitement acclr peut faire en
sorte quaucune estimation pralable lappel doffres nest tablie. Dans
ces cas-l, le projet est dj bien avanc lorsque lon dtermine que
lestimation est errone, et il devient difficile de le rorienter ou de
larrter.
Par consquent, il faut allouer suffisamment de temps la prparation des
estimations ou accrotre les ventualits en matire de conception par le
biais dune analyse de gestion des risques. En outre, il faut garder
lesprit que les diffrentes mthodes dapprovisionnement ont
des rpercussions sur les estimations des prix dun projet.
Intgrer lestimateur des cots dans la procdure acclre, dans le cadre
de laquelle les estimations seront mises jour rgulirement, nous
permettra de nous assurer que les cots de construction respectent le
budget tout au long du processus de conception et de construction en
mettant systmatiquement jour le budget et les estimations, alors que la
conception avance et que les cots rels sont dtermins par lentremise du
processus dappel doffres progressif. De mme, nous devrions pouvoir
rduire la liste des ventualits en raison de la gestion des
risques continue du projet. Tous les membres de lquipe de conception et
de construction devraient tre aviss chaque fois que le budget et les
estimations subsquentes sontmis jour.
7. Les objectifs du projet ou le programme ne sont pas
clairement dfinis lorsque lon tablit le budget initial
Il faut permettre la redfinition de la porte du projet et du budget lorsque
les objectifs dun projet ou le programme ne sont pas clairement dfinis;
par la suite, il faut modifier les estimations. En dautres mots, il faut
utiliser le processus de conception intgr, afin de sassurer que tous
les intervenants sont tenus au courant de la situation, et ce, ds ltape de
la conception du projet/programme.
8. Glissement de la porte : largissement des objectifs
du projet ou des programmes pendantllaboration de
la conception
Afin de grer le glissement de la porte et dattnuer les rpercussions
connexes, il faut :
sajuster immdiatement tout changement;
utiliser les techniques dingnierie de la valeur, en intgrant les intrants
des diffrents secteurs;

 sassurer danalyser toutes les exigences supplmentaires au projet,

comme la gestion des dchets, la durabilit, la certification LEED, etc.,
avant de les intgrer audit projet.
9. Utilisation adquate des ventualits
tablir une base de donnes des ventualits qui comprend des situations
ralistes relatives la conception, au projet et la construction selon le
type, la taille et lemplacement dun immeuble, etc.
Les estimateurs ne doivent pas uniquement tablir une liste des facteurs de
risques, ils doivent galement les quantifier. Par consquent, les
estimateurs des cots et les experts-mtreurs doivent clairement dcrire
toutes les qualifications, les exclusions et les hypothses au responsable,
dune manire facile comprendre, p. ex., ce risque peut faire augmenter
lestimation un montant prcis.
Voici les deux ventualits daugmentation des cots dont on devrait tenir
compte :
augmentation des prix du march pendant la priode des soumissions;
augmentation intgre dans le prix des soumissions prsentes par les
soumissionnaires, c.--d. la rflexion des entrepreneurs relativement aux
risques associs laugmentation des prix du matriel et de la main
duvre pendant la priode de construction.
Lorsque les ventualits en matire daugmentation des cots ont t
incluses, ces dernires peuvent uniquement faire rfrence la date des
soumissions; cest particulirement le cas dans le cadre de projet
de longue dure. Si possible, il faut raccourcir le temps entre la conception
et lachvement, ou inclure des allocations appropries pour
laugmentation des prix des matriaux et de la main-duvre.
10. Lerreur dtablir une conception en fonction
du budget maximum
Les budgets de construction sont des documents volutifs et sont
trs fluides. Par consquent, les budgets htifs sont dtermins trs
approximativement par rapport la conception initiale. Toutefois, il faut
soustraire de ce budget initial les ventualits de projets, etc.,
pour dterminer de manire plus approprie un budget prudent de
conception.
11. Aucune considration des donnes relatives
des projets similaires, ou mauvaise utilisation de
ces dernires
Il faut examiner les donnes des projets semblables, y compris les facteurs
comme les estimations initiales, les cots dfinitifs, les influences du
march au moment du projet initial et les carts entre la porte du
projet prcdent et celle du projet actuel. Lorsque lon utilise des donnes

budgtaires des projets prcdents, il faut tenir compte de leons retenues.

Cela sapplique tout particulirement aux tapes de lestimation de
catgorie D.
12. Utilisation de spcifications propres des
produits offerts par un fournisseur unique
Lorsque lon traite de corps de mtiers ou de produits spcialiss, les
spcifications propres au rendement devraient tre utilises. Les
produits offerts par un fournisseur unique devraient tre vits si
possible et ne devraient uniquement tre utiliss lorsque les
intervenants sont clairement au fait du manque de
concurrence ou lorsqu'il y a uniquement un fournisseur capable
dentreprendre les travaux. Dans de tels cas, le budget devra tre accru
pour reflter le nombre limit de fournisseurs de ce produit, en augmentait
le cot de cet article prcis au-del des prix habituels. Bien
quune soumission concurrentielle donne habituellement lieu un prix
global moins lev, cet lment doit tre valu par rapport la qualit,
aux normes, lentretien, etc.
13. Les erreurs dans lestimation des cots ou
la prparation des soumissions
Vrifier et examiner plusieurs fois toutes les estimations avant leur
prsentation afin dviter de faire des erreurs.
Il faut tenter de rcompenser les entreprises ayant une bonne exprience de
lestimation ou ayant fait preuve desprit dquipe pendant ltape de la
slection des experts-conseils.
14. Sassurer que les estimations sont produites
par des personnes chevronnes
Sassurer que lon a recours aux services de personnes qualifies et
chevronnes, p. ex., qualification ICEC ou Sceau dor, pour la prparation
des budgets et lestimation conceptuelle. Dans les documents initiaux de
slection de lexpert-conseil prciser les exigences en matire
de qualifications et dexprience qui sont propres chaque projet
et effectuer lvaluation en consquence.
15. Les estimations utilises sont primes
Il peut y avoir un intervalle de temps entre llaboration de lestimation
pralable lappel doffres et la mise en marche du projet; par consquent,
les projets et les estimations qui ont t retards ou mis en suspens doivent
tre mis jour afin de tenir compte des conjonctures actuelles du march.
Les estimations subsquentes doivent tre mises jour en consquence, et
galement inclure tout addenda supplmentaire tabli.

16. Aucune considration de linflation normale

des cots
Il faut tenir compte de linflation des cots propre lindustrie. Les
prvisions de linflation effectues par le gouvernement prvoient
uniquement une inflation stable plate, alors que des pointes dans
linflation des prix de la construction sont habituelles, ajustes
uniquement aprs lvnement inflationniste.
17. Pressions en vue de respecter un budget restreint
Les estimations ne devraient pas tre modifies pour respecter les budgets
restreints. Si les estimations dpassent le budget, le responsable devrait
atteindre le rsultat escompt en augmentant le budget ou en modifiant la
porte des travaux.
18. Erreur de rduire le calendrier dun projet
ltape de lexamen
Afin dacclrer le projet et de lancer lappel doffres le plus rapidement
possible, la dure des examens des experts-conseils est souvent raccourcie
ou ces examens sont omis. Cela entrane bien souvent des surprises
pendant la construction, alors quil est plus difficile et onreux dy ragir.
Il faut sassurer que les experts-conseils disposent de suffisamment de
temps et de ressources pour examiner les cots et la conception du projet.