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DEDUCCIONES FIJAS:
Seguro Social
- El Seguro Social es la institucin encargada de otorgar al trabajador y sus familiares calificados prestaciones de: asistencia mdica
integral y en dinero para los casos de incapacidad temporal, invalidez, vejez, sobrevivientes y nupcias
- El lmite de salario para cotizar es de cinco (5) salarios mnimos mensuales (Art.132 LOSS)
- El rgimen parcial del Seguro Social comprende solo el beneficio de pensiones; se sigue en las localidades donde no hay infraestructura
del SSO, para prestar asistencia mdica y la cotizacin del trabajador est fijada en un 2% mensual
- El rgimen general del SSO, comprende todos los beneficios que el mismo ofrece, y la cotizacin del trabajador es de un 4% del salario
(art. 83, 84, y 85 RLSS)
- Todo trabajador debe ser inscrito en el SSO, dentro de los primeros tres (3) das de labor en la empresa (art. 63 y 72 RLSS)
- Toda persona que de conformidad con la ley est sujeta al SSO, se considerar como asegurado, aun cuando el patrono no hubiere
efectuado la correspondiente participacin al instituto (art. 62 RLSS)
- Todo trabajador que se inscriba en el SSO, recibir del instituto un documento de identificacin (planilla 14-02)
- Durante los periodos de reposo por causa mdica, incluidos los reposos por maternidad, hay suspensin del contrato de trabajo (art. 94 y
95 LOT); en consecuencia, el patrono no debe cancelar absolutamente nada por concepto de salario, y, en el caso de que otorgue alguna
indemnizacin no debe realizar los descuentos del SSO. Pues estos descuentos slo deben hacerse sobre el salario.
- Los retiros de trabajadores deben comunicarse dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la fecha de trmino del contrato de trabajo,
mediante la planilla 14-03 (art.73 RLSS)
- Todo patrono est obligado a llevar un registro de personal a su servicio y conservarlo durante 5 aos (art. 87,88 y 89 RLSS)
Prestacin Dineraria por Perdida Involuntaria del Empleo
- Este beneficio ampara a todos los trabajadores, que habiendo cumplido los requisitos establecidos en el reglamento, terminen su relacin
de trabajo, estn aptos para trabajar y disponibles para el trabajo; excepto:
-Beneficiarios de pensiones de vejez, invalidez o jubilacin.
-Trabajadores temporeros, domsticos y trabajadores de cualquier tipo que renuncien a sus puestos de trabajo.
- El lmite mximo del salario para cotizar es de cinco (5) salarios mnimo
- La cotizacin para financiar la prestacin dineraria por perdida involuntaria del empleo ser el 2,20% del salario utilizado para el clculo
de cotizacin del SSO. De la cotizacin sealada el patrono aportar el 1,75% y un 0.50% el trabajador.
- el patrono notificar al IVSS, la terminacin de la relacin laboral dentro de los tres (3) das hbiles siguientes en que aquella se
produzca.
- El patrono est obligado a entregar al trabajador cesante dentro de los cinco das hbiles siguientes a la fecha de notificacin del IVSS, la
copia valida de la forma 14-03 (planilla de retiro) y la carta de despido con la liquidacin de sus prestaciones
Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat (art. 100 al 105 LOSS)
Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda, FAOV
El FAOV es un fondo que est constituido por el ahorro equivalente al 3% del Salario Integral ( art. 113 LOSS y art. 30 LRPVH)
mensual de los empleados ( 2% pagado por el patrono y 1% por el trabajador), as como por la recuperacin de los crditos ya otorgados.
Este fondo permite a los trabajadores el acceso progresivo a crditos para la compra de vivienda principal . El pago de este aporte debe
realizarlo el patrono, antes del quinto (5to) da hbil de cada mes(captulo III Disposiciones Generales LRPVH), a travs de una
institucin financiera calificada por el Banco Nacional de Vivienda y Hbitat, Banavih; quien tambin se encarga de su fiscalizacin y
seguimiento
El porcentaje aportado por el Empleador no formar parte de la remuneracin que sirva de base para el clculo de las prestaciones e
indemnizaciones sociales contempladas en las leyes que rigen la materia (art. 30 LRPVH)
El Empleador que incumpla el deber de enterar en la respectiva cuenta los aportes destinados al FAOV, dentro de los primeros cinco
das hbiles de cada mes, ser sancionado con una multa de 200 UT por cada aporte no enterado (art. 91 LRPVH)
OTRAS DEDUCCIONES DE NOMINA
Aporte Caja de Ahorro: aporte individual del trabajador a un fondo de ahorro familiar, normalmente se expresa en un porcentaje (%) del
salario bsico del trabajador
Montepo: Contribucin voluntaria realizada por el trabajador (Bs. Neto), con ocasin del fallecimiento de un trabajador o familiar
directo de ste
Proveeduras: Descuento acordado por el trabajador con un prestador de servicios o de bienes. Con motivo de un beneficio recibido por
el trabajador (muebles, ropa, lnea blanca, servicios funerarios, etc)
Prstamos: Cuota semanal, quincenal o mensual acordada por el trabajador con su patrono, con motivo de haber recibido de parte del
patrono un prstamo personal
Prstamo Caja de Ahorro: Cuota semanal, quincenal o mensual acordada por el trabajador con la institucin, con motivo de haber
recibido de parte de ella un prstamo
Aporte Inces: Contribucin del 0.50 % sobre las utilidades anuales percibidas por el trabajador
Aporte ISR: deduccin realizada al trabajador con ocasin de la renta anual percibida por concepto de sueldos y salarios, sujetos al monto
que este declare por concepto de gastos y desgrvameles en el ejercicio fiscal correspondiente.
Cuota Sindical: Cotizacin Voluntaria (ordinaria y extraordinaria) de los Trabajadores a travs de un porcentaje (%) o monto fijo el cual
es descontado de su salario semanal o sueldo mensual
Seguro de HCM: Descuento realizado al trabajador para el sostenimiento de un Seguro Privado de Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad
que lo ampara a l y a sus familiares directos
OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA
Objetivo
Base Legal
Constatar que la empresa concede un da de descanso compensatorio al trabajador, en la semana inmediatamente al Domingo
Art. 83 RLOT
Art. Art. 133 LOT
Base Legal
Art.108
Art. 108
Art.108
Art-235 LOT
Base Legal
Resolucin 2921
Art.385,386,387 y 388
LOT
Art. 27 LOT
Art. 55 al 59 RLSS
Art.61 al 64 RLSS
Art. 63 RLSS
Art. 14 RLAT
ADMINISTRACION DE NMINA
INSTRUMENTOS JURIDICOS QUE REGULAN LAS RELACIONES DE TRABAJO E IMPACTAN EN LOS PROCESOS DE
ADMINISTRACION DE LA NOMINA
El texto legal que regula, administra y controla todas las situaciones y relaciones jurdicas derivadas del hecho trabajo, es la Ley Orgnica
del Trabajo LOT, promulgada por el congreso de la republica de Venezuela el 10 de junio de 1997 y publicada en la Gaceta Oficial N.
5152 Extraordinario del 19 de junio del mismo ao.
La LOT, cuenta con dos reglamentos a saber; el primero de ellos, de naturaleza especial denominado Reglamento de la Ley Orgnica
del Trabajo (trabajo en la navegacin martima, Fluvial y Lacustre); el segundo de carcter general constituido por el Reglamento de la
Ley Orgnica del Trabajo, dictado mediante el Decreto N. 3225 del 20 de enero de 1999 y publicado en la gaceta oficial N. 5192
Extraordinario del 25 de enero del mismo ao.
Otros instrumentos de obligatoria observancia y que
siguientes:
Este proceso debe garantizar que todos aquellos trabajadores que se retiren de la compaa reciban de manera oportuna su correspondiente
pago de las prestaciones sociales y tambin se debe garantizar su desincorporacin de los institutos legales.
Clculo de las Utilidades del Personal:
El sistema de nmina debe garantizar un registro confiable y legal de las remuneraciones y percepciones que reciben los trabajadores y
que afectan el clculo de sus utilidades.
Mantenimiento y Control de los Expedientes del Personal:
Todos los expedientes de los trabajadores deben mantenerse actualizados y el acceso a los mismos debe restringirse exclusivamente al
personal autorizado para su manipulacin
Control sobre los prstamos otorgados al personal:
Los prstamos al personal deben registrarse de manera oportuna, cuidando de que sean colocados las cuotas acordadas y enterar a los
trabajadores sobre su saldo mediante la entrega de un estado de cuenta.
Procesamiento y Control de los Seguros de Hospitalizacin y Gastos mdicos:
Las retenciones relacionadas con las cuotas del seguro de Hospitalizacin y Gastos mdicos deben registrarse en la cuenta individual de
cada trabajador y darle aviso oportuno de los ajustes trimestrales que impacten dicha cuota.
Revisin y Control de los respaldos de los informes de Relacin de Gastos:
Los reembolsos por concepto de gastos incurridos en representacin de gestiones de la empresa deben estar suficientemente
documentados y registrados en la cuenta individual de gastos de representacin de los empleados que la afecten.
Informes Estadsticos Mensuales y Anuales sobre asignaciones y deducciones:
Se deben emitir todos los reportes requeridos tanto interna como externamente y que estn sujetos a la periodicidad prevista en los
instrumentos legales o en las normas internas de la empresa. (Total de Horas extras, Bono nocturno, guardias adicionales, comisiones,
retenciones como Prestamos, anticipos, ETC)
REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE NOMINA COMPUTARIZADO.
Entre las caractersticas ms resaltantes podemos sealar las siguientes:
-
Posibilidad de utilizar de 1 a 5 niveles funcionales (sucursales, gerencias, unidades funcionales, divisiones, departamentos) en
administracin de sueldos y salarios
Asignaciones, deducciones y conceptos patronales totalmente configurables para el clculo de nminas, vacaciones,
liquidaciones, prestaciones sociales, eventuales, prstamos as como conceptos no monetarios (ropa,calzado,juguetes,etc)
Control y gestin de prstamos y de deducciones de terceros
Manejo de calendarios general del sistema, por tipo de nmina y personalizado por integrante
Manejo de sbados, domingos y das feriados para el clculo de la nmina
Manejo de mltiples contratos
Manejo de hoja de tiempo incluye importador de datos de la mayora de los programas de control de acceso, asistencia y archivo
para impresin del resumen de la hoja de tiempo
Frecuencia de pagos configurables (diario, semanales, quincenales y mensuales)
Calculo de prestaciones sociales, vacaciones y utilidades
Clculo de liquidaciones en forma automtica
Clculo de nminas de eventuales
Posibilidad de incluir de forma ilimitada campos en el archivo de integrantes, contratos y conceptos de nmina
Hoja de vida del empleado en la empresa, cambio de puestos, variacin de sueldos y ubicacin funcional incluyendo ausencias,
suspensiones, permisos y reposos.
Manejar fotos de trabajadores
Registro de acumulados ilimitados
Reverso de nmina (reabrir nminas y clculos efectuados)
Manejo de Histricos
Reportes para pagos en bancos
Maneja reportes de retenciones ISLR
Reportes adecuados a las exigencias del Ministerio del Trabajo (Planilla de declaracin de empleo, y horas trabajadas)
declaracin de utilidades obtenidas y distribuidas
Posibilidad de envo de recibos va e-mail a todos los trabajadores o por grupo de nmina
Generar archivos para sistemas de pago de nmina por bancos, Caja de ahorro,, fideicomiso, Sistema de contratistas y otros
Consolidacin con el sistema de contabilidad de la Empresa
Simulacin de escenarios de variacin de nminas por variacin de asignaciones
Manejo de Login y claves para usuarios por tareas
Disponibilidad de reportes de movimientos de nmina en los que se conserva la ubicacin del integrante al momento de haberse
ejecutado la nmina
Que permita la modificacin de prstamos
Que permita la eliminacin de los datos del integrante en los casos de liquidacin
Que permita el manejo de preguntas y respuestas de seguridad por medio de validacin en los casos de olvido de la clave de
acceso
Que permita la visualizacin de prstamos desde el editor de frmulas
Inclusin de un Baremo para el clculo de los das adicionales de Bono en Vacaciones
Posibilidad de trabajar medias jornadas por trabajador
Manejo de nminas tipo Cesta Ticket
Que permita la elaboracin de reporte de distribucin monetaria por integrante con resumen de totales.