Administracin e ingeniera de proyectos

CAPTULO 2. Identificacin y seleccin de proyectos

Huerta Zenteno Oscar
Universidad Politcnica de Tlaxcala
Ingeniera mecatrnica 7 A
lksdmar94@hotmail.com
Abstract. The following summary tells us about, how to select a project to analyze costs
and benefits as well as disadvantages, the use of schedules and project authorization.
Palabras clave. Seleccin, proyecto, inversin, recursos, costos, aprobacin.

Introduccin
En este segundo captulo se menciona como
se debe seleccionar un proyecto as como la
aprobacin de dicho proyecto.

Objetivo
Saber cmo seleccionar un proyecto y
demostrar que el proyecto seleccionado es
factible para que pueda provocar un impacto
en la sociedad.
Identificacin de un proyecto
La fase de inicio del ciclo de vida del
proyecto comienza con el reconocimiento de
una necesidad, problema u oportunidad para
el que se identifican uno o varios proyectos
que harn frente a esa necesidad. Las
estrategias de identificar un proyecto acorde a
las necesidades del lugar. El riesgo que
podemos definir para la identificacin
consiste en que as como requerimos de
grandes ganancias necesitamos invertir
grandes cantidades para duplicar y
mantenerse estables.

Seleccin de un proyecto
Se debe evaluar los proyectos en forma
potencial y decidir si es factible.

Demostrar ventajas y desventajas, los

proyectos pueden ser cuantitativos y
cualitativos, tangibles e intangibles. Los
beneficios cuantitativos podran ser
financieros, por ejemplo, un aumento en
las ventas o una reduccin en los costos.
Los pasos en el proceso de seleccin del
proyecto son:
1. Desarrollar un conjunto de criterios
para evaluar el proyecto: Se toman
factores cuantitativos y cualitativos.
Alineacin con las metas de
una empresa
Volumen de ventas previsto
Incremento
en
la
participacin de mercado
Creacin
de
mercados
nuevos
Precio de venta previsto al
menudeo
Inversin requerida
Estimacin del costo de
manufactura por unidad
Desarrollo de la tecnologa
necesaria
Retorno de la inversin

Impacto en los recursos

humanos
Reaccin al publico
Reaccin del publico
Reaccin
de
los
competidores
Marco de tiempo esperado
Aprobacin regulatoria
Riesgos
2. Elaborar una lista de los supuestos
con los que fundamentar cada
proyecto.
Por ejemplo, si el proyecto es la
construccin en el centro de trabajo
de una guardera o un centro de
cuidado diurno para los hijos y
familiares adultos mayores de los
empleados en el lugar de trabajo, un
supuesto sera que la empresa
obtuviera un prstamo bancario para
construir.
3. Recabar datos e informacin de cada
proyecto que ayuden a tomar una
decisin inteligente respecto a la
seleccin de un proyecto.
Se requiere analizar la informacin
por medio de modelos matemticos
financieros, permitiendo calcular
flujos de inversin, valores neto, tasa
interna de retorno, retorno a dichos
costos del ciclo de vida.
La recoleccin de datos cuantitativos,
tambin puede ser necesario obtener
otro tipo de informacin relacionada
con cada proyecto potencial, por
ejemplo, la informacin acerca de los
varios grupos de inters que se veran
afectados por el proyecto (empleados,
consumidores o miembros de la
comunidad,
dependiendo
del
proyecto especfico).
4. Evaluar cada proyecto segn los
criterios.
Al obtener la informacin se enva la
informacin a personas responsables
que sean capaces de evaluar dicha
informacin requerida. Se requiere
que cada evaluador sepa sobre
administracin, costos financieros,
uso material tecnolgico

Para esto se hace una tabla de

evaluacin y seleccin de proyectos,
todo con esto con el fin de hacer una
organizacin desde la inversin hasta
las posibilidades del xito del
proyecto.

Cdula del proyecto

Llamado
autorizacin
del
proyecto o documento de inicio
del proyecto.
En
este
documento,
el
patrocinador o cliente otorga la
aprobacin para seguir adelante
con el proyecto y asigna los
fondos.
Estos son algunos elementos que
se deben considerar para la
autorizacin del proyecto.
1. El ttulo del proyecto debe ser
conciso y dar una imagen del
resultado final del proyecto.
Por ejemplo: Implementacin
de
un
sistema
de
administracin
de
las
relaciones con el cliente o
Instalacin
de
parques
elicos como apoyo a las
esquematizar los elementos de
trabajos ms importantes
2. El objetivo es una declaracin de
lo que se espera lograr, es decir,
el producto final o entregable.
Se indica el monto de fondos
autorizados para el proyecto y
tiempo
de
determinacin
previsto.
3. Los criterios de xito o
beneficios esperados indican los
resultados
o
beneficios
cuantitativos
esperados
que
resultarn de la implementacin
del proyecto.
Se describen las expectativas de
los patrocinadores respecto a las
medidas que definen el xito del
proyecto.
4. El financiamiento indica el
monto total de los fondos que el

patrocinador o cliente autoriza

para el proyecto. Necesidades

energticas de la planta
europea de bioprocesamiento
5. El propsito resume la
necesidad y justificacin del
proyecto. Para apoyar la
justificacin de la seleccin
del proyecto se puede hacer
referencia
a
documentos
previos.
6. La descripcin proporciona
una resea completa del
proyecto.
Se incluyen las actividades
principales como por ejemplo:
tareas a realizar, fases al
realizar, es decir cada paso que
llevar el proyecto y Los
entregables ms importantes son
los productos finales o artculos
principales que se espera se
produzcan durante la ejecucin
del proyecto y al finalizar el
mismo, como un sitio web o
bocetos.
7. Los criterios de aceptacin
describen
los
criterios
cuantitativos que el patrocinador
o cliente usar para verificar que
cada entregable cumpla con
ciertas
especificaciones
de
desempeo.
8. El cronograma de puntos de
revisin.
9. El cronograma de puntos de
revisin o milestones. Para la
construccin de un nuevo edificio
de oficinas, los milestones y sus
fechas determinacin lmite
podran ser:
Plan inicial mes 1
Conceptos
arquitectnicos mes 2
Disear preliminar y
especificaciones
Pedido de artculos para
entrega a largo plazo mes
5

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Especificaciones
del
diseo final mes 8
Excavacin
y
cimentacin completas
mes 10
Herrera y trabajo con
concreto completos mes
14
Exterior completo mes
16
Instalaciones completas
mes 18
Interior completo mes 20
Jardinera completa mes
20
Mobiliario completo mes
22
Mudanza mes 24
Los supuestos clave incluyen
aquellos en que se basa el
fundamento o la justificacin del
proyecto. Un supuesto tambin
podra referirse a algunos
recursos para el proyecto, como
el caso de una empresa que
obtiene el financiamiento para un
proyecto de construccin a una
tasa de inters de 5% o menos.
Las restricciones podran incluir
un requerimiento para completar
el proyecto sin interrumpir el
flujo de trabajo actual.
Otra limitacin sera que algunos
miembros de cierto equipo del
proyecto deben obtener un nivel
particular de autorizacin de
seguridad del gobierno para
trabajar en las partes secretas del
proyecto.
Los
principales
riesgos
identifican cualquier riesgo que
el patrocinador considera con una
alta probabilidad de ocurrencia o
un alto grado de impacto
potencial que podra afectar el
logro exitoso del objetivo del
proyecto.
Los
requerimientos
de
aprobacin definen los lmites de
la autoridad del gerente de

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proyectos. Se puede requerir una

aprobacin para que un proyecto
pase de una fase a otra.
Considere el caso en que al
finalizar la fase 1 un contratista
externo deba presentar los
resultados al comit ejecutivo del
patrocinador y obtener la
aprobacin del comit antes de
empezar a trabajar en la fase 2
del proyecto.
El gerente de proyectos es una
persona de la organizacin que se
ha identificado como el lder a
cargo del proyecto.
Los
requerimientos
de
elaboracin
de
reportes
establecen la frecuencia y el
contenido de los reportes y las
revisiones del estatus del
proyecto.
El designado del patrocinador o
contraparte es la persona que el
patrocinador o cliente elige para
que lo represente durante el
proyecto.
La persona designada es con
quien el gerente de proyectos
debe comunicarse y a quien le
debe responder con resultados. El
patrocinador
tambin podr
autorizar a la persona designada
para que firme la aceptacin de
los entregables del proyecto. Si el
consejo de administracin de una
corporacin
patrocina
un
proyecto de 10 millones de
dlares para implementar un
nuevo sistema de informacin
financiera, el consejo podr
designar
al
director
de
informacin de la corporacin
como la persona encargada de
supervisar el proyecto en nombre
del consejo.
La firma y la fecha de aprobacin
indican que el patrocinador ha
autorizado el proyecto de manera
oficial o formal.
La cdula del proyecto es un
documento importante. No slo

autoriza a seguir adelante con un

proyecto, sino que proporciona
las condiciones y parmetros
clave que son el marco de trabajo
para que el gerente y el equipo
del proyecto desarrollen un plan
inicial
detallado
para
la
realizacin

Preparacin de una solicitud

de propuesta
El propsito de la preparacin de
una solicitud de propuesta es
establecer, de manera completa y
con detalle, lo que se requiere,
desde el punto de vista del
patrocinador/cliente, para hacer
frente a la necesidad identificada.
A continuacin se presentan
algunos lineamientos para la
redaccin de una solicitud de
propuesta
formal
a
los
contratistas externos:
1. La solicitud de propuesta
debe indicar el objetivo del
proyecto
o
propsito,
incluyendo
cualquier
informacin de la razn de
ser del proyecto con el fin de
que pueda servir a los
contratistas para preparar
propuestas meticulosas y
receptivas.
2. Una solicitud de propuesta
debe
proporcionar
una
descripcin
del
trabajo
(DDT). Una descripcin del
trabajo se refiere al alcance
del proyecto.
3. La solicitud de propuesta
debe
incluir
los
requerimientos del cliente,
los cuales definen las
especificaciones
y
los
atributos.
4. La solicitud de propuesta
debe
especificar
los
entregables que el cliente
espera que el contratista le
proporcione. Los entregables
son los elementos tangibles

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que
el
contratista
proporcionar.
La solicitud de propuesta
debe establecer los criterios
de aceptacin que el cliente
usar para determinar si los
entregables del proyecto se
completaron con base en sus
requerimientos.
La solicitud de propuesta
debe enumerar los elementos
suministrados por el cliente.
La solicitud de propuesta
podra
establecer
las
aprobaciones requeridas por
el cliente
Algunas
solicitudes
de
propuesta mencionan el tipo
de contrato que el cliente
pretende usar.
Una solicitud de propuesta
podra
mencionar
las
condiciones de pago que el
cliente pretende establecer.
La solicitud de propuesta
debe establecer el programa
requerido (tambin conocido
como cronograma requerido)
para la finalizacin del
proyecto y los milestones.
La solicitud de propuesta
debe
proporcionar
instrucciones para el formato
y el contenido de las
propuestas
de
los
contratistas.
La solicitud de propuesta
debe indicar la fecha de
entrega en que el cliente
espera que los posibles
contratistas presenten sus
propuestas.
Una solicitud de propuesta
puede incluir los criterios de
evaluacin. Tomemos los
siguientes puntos.
La experiencia del
contratista
con
proyectos parecidos

El mtodo tcnico
propuesto por el
contratista
El
programa
o
cronograma
Los costos
14. En casos excepcionales, una
solicitud
de
propuesta
indicar los fondos de que
dispone el cliente para gastar
en el proyecto.

Solicitud de propuestas
Una vez que la solicitud de propuesta se ha
preparado, el cliente requiere propuestas al
notificar a los posibles contratistas que la
solicitud est disponible. Los clientes de
negocios y contratistas consideran que el
proceso de solicitud de propuesta/propuesta
es una situacin de competencia. Los clientes
deben tener cuidado de no dar a conocer
informacin a uno o ms de los contratistas
que no se proporcione a todos los contratistas
interesados.
Cabe sealar que no todos los ciclos de vida
del proyecto incluyen la preparacin de una
solicitud de propuesta por escrito hecha por
un cliente y la posterior presentacin de las
propuestas de los contratistas.
Hay otros proyectos en los que los
requerimientos no estn indicados en una
solicitud de propuesta formal, pero que se
comunican a varios proveedores o
abastecedores (contratistas).

Conclusin
Durante este captulo se hizo presente el uso
los cronogramas lo que nos indica que para
administrar debemos organizar nuestro
tiempo que debemos invertir, cuanto tiempo
nos llevar el realizar este proyecto, as como
la inversin econmica y para cuanto
queremos recuperar lo invertido.

Sin embargo nos basta con hacer dichos pasos

ya mencionados tambin se requiere de
evaluadores profesionales que nos indicar
que el proyecto es destacable o no.
En algunos proyectos se requiere el uso de
contratistas.
Algunos esfuerzos se mueven de la fase de
inicio, donde se identifica y se selecciona un
proyecto, a las fases de planeacin y
ejecucin del ciclo de vida.

Bibliografa
Jack Gido, J. P. (2012). Administracin exitosa
de proyectos. Pensivalnia, Maryland:
Cengage Learning.