Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen

la informacin obtenida por el auditor en su revisin, as como los

resultados de los procedimientos y pruebas de auditora aplicados;
con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones
y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.
OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes

objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los

procedimientos y actividades realizados por el auditor.

Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base para la rendicin de informes.

Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo

de auditora.

Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora

y de que el trabajo se efectu de conformidad con las Normas de
Auditora del rgano de Control y dems normatividad aplicable.

Estudiar modifi caciones a los procedimientos y al programa de

auditora para prximas revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS

Los papeles de trabajo debern:

 Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modifi caciones; el

programa deber relacionarse con los papeles de trabajo mediante
ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las

cdulas y resmenes que sean necesarios.

Estar fechados y fi rmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fi n de que muestren la naturaleza y

alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados
y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que

no requieran explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin

necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio sufi ciente

para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados
refl ejan inefi ciencia y permiten dudar de la calidad del trabajo
realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos

debern cumplir los siguientes requisitos:

Sufi ciencia. Ser sufi ciente la evidencia objetiva y convincente que

baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se
presenten en el informe de auditora.

Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser

vlida y confi able; es decir, las pruebas practicadas debern
corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias
examinadas.

Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una

relacin lgica y patente con el hecho que se desee demostrar o
refutar.

Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados,

conclusiones y recomendaciones de la auditora.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por

contener la evidencia de trabajos de auditora realizados por su
personal. Por tanto, su guarda y custodia sern responsabilidad de los
auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean utilizados
indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora
debern archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de
preferencia bajo llave.

La confi dencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con

que debern proceder los auditores del rgano de Control. Por
contener informacin confi dencial, el uso y consulta de los papeles de
trabajo estarn vedados por el secreto profesional a personas ajenas
a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad
competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente

resguardados y archivados, se formarn tantos legajos como sean
necesarios, que se archivarn en compiladores tamao carta.

Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las

cdulas y dems papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse

por un perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro
de Informtica, Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos
que, por no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan
en la ofi cina del Auditor Especial y/o en la Direccin de Auditora
correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se

clasifi can en archivo permanente o expediente continuo de auditora y
papeles de trabajo actuales. A continuacin, se sealan las
caractersticas de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en

que se concentran los documentos relativos a los antecedentes,
constitucin, organizacin, operacin, normatividad jurdica y
contable e informacin fi nanciera y programtico-presupuestal, actas
y documentos de entrega recepcin de los entes fi scalizables. Esta
informacin, debidamente actualizada, servir como instrumento de
referencia y consulta en varias auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de

planeacin de la auditora, cuando se obtenga informacin general
sobre el ente por auditar (organizacin, funciones, marco legal,
sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se

obtenga al ejecutar una auditora o al dar seguimiento a las
recomendaciones correspondientes. Su integracin deber sujetarse a
lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y Actualizacin
del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada
una de las reas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen

en el transcurso de la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso
de planeacin y del programa de auditora; del estudio y evaluacin
del control interno; del anlisis de saldos, movimientos, operaciones,
tendencias y razones fi nancieras; del registro de la naturaleza,
alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; de la
supervisin realizada; de la persona que aplic los procedimientos y
de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la
revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se

clasifi can de acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Papeles de
Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, subanalticas, de informe, de
observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

1.

Cdulas sumarias o de resumen

En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y

conclusiones del rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a
examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cdulas contengan los principales

indicadores contables o estadsticos de la operacin, as como su
comparacin con los estndares del perodo anterior, con el propsito
de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que
requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn
procedimiento, antes de concluir con la revisin (vase la Gua para la
Elaboracin de Papeles de Trabajo).

2.

Cdula Analtica

Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo,

concepto, cifra, operacin o movimiento del rea por revisar, en las
cdulas analticas se detallan la informacin obtenida, las pruebas
realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifi que de

tal forma que permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos
sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los
comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se

refi eren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos
establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y
datos asentados en la cdula sumaria.

En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especfi cas

o la verifi cacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el
resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de razonamientos de
tipo fi nanciero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la
determinacin del costo-benefi cio, las variaciones entre el gasto
ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados fi nales,

representados por las observaciones.

3.

Cdulas Subanalticas

Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con

detalle los datos contenidos en una cdula analtica. Si se examina,
por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cdula
subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales
de las cuentas de inversin.

4.

Cdula de Observaciones

Las defi ciencias e irregularidades que se hayan encontrado en el

transcurso de la revisin, se resumirn en esta cdula de
observaciones, debidamente identifi cados con el nmero de cdula
correspondiente, a fi n de facilitar su consulta y revisin.

5.

Cdula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las

cdulas en que se presenten las conclusiones, se integrar, al inicio
del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan
brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos de
auditora aplicados y sus resultados, a fi n de ofrecer un panorama de
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de

acciones legales, ser necesario dejar constancia de ello,
primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y despus en
cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notifi cacin de
Observaciones).

FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso

considerar las necesidades de la revisin en funcin de los objetivos
planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar,
con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la
informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.

A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una

cdula para cumplir su cometido:

a)
Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo
sufi cientemente amplia para que el lector pueda formarse una
opinin.

b)
De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera
lgica, clara y sencilla.

c)
Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de
auditora realizado, y sustentar debidamente los resultados,
conclusiones y recomendaciones.

d)
Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas
(sumarias, analticas y subanalticas, de tal manera que los ndices y
marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.

e)
Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin
necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA

Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y

debe contener los siguientes datos:

a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasifi car y ordenar de

manera lgica los papeles de trabajo.

b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a

cargo de la auditora; y nombre del ente fi scalizado.

c)

Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)

d)

Tipo de cdula.

e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una

descripcin de su contenido y del alcance de la prueba.

f)
Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la
cdula, y sus fi rmas o rbricas, a fi n de deslindar responsabilidades y,
en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar

responsabilidades en caso de que durante la auditora se presenten
sucesos que modifi quen lo asentado en la cdula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la

informacin obtenida por el auditor y los resultados de la revisin.
Regularmente, se incluir los siguientes elementos:

a)

Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control

establecidos en el ente fi scalizado.

c)

Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o defi ciencias

detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones

pagadas.

f)
Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o
incumplimiento de los controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y

determinacin del monto de los hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas

realizadas y remitan a otras cdulas relacionadas o complementarias.

3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella

se asientan principalmente los siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el

cuerpo de la cdula, para aclarar o ampliar informacin o para sealar
situaciones especiales.

b) Marcas de auditora empleadas y su signifi cado (si no se elabora

una cdula especial para ello).

c)

Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.

d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y

enseguida la fuente de informacin (auxiliares, plizas, cuentas por
liquidar certifi cadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA

A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo

renan los requisitos mencionados anteriormente, enseguida se
establecen de manera enunciativa, no limitativa, algunas reglas o
principios que servirn de gua general para su diseo y elaboracin.

1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y

procedimientos aplicados.

2.

Efectuar un diseo previo a su elaboracin.

3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y

localizados en el ente sujeto a revisin.
4.

Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5.

Anotar los datos en forma de columna.

6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y

sufi cientes.

7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al

mismo conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que el
auditor que elabor la cdula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar

los datos tanto con los contenidos en la misma cdula como con los
asentados en otras.

9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se

tacharn, y los correctos se escribirn en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni

pasarse en limpio; por eso siempre es necesario trabajar con limpieza
y precisin.

11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los

documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se

deriven de las pruebas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA

Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o

alfa-numrico, que permiten clasifi car y ordenar los papales de
trabajo de manera lgica y directa para facilitar su identifi cacin,
localizacin y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora

se utilizan a manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera,
se podr vincular la informacin contenida en dos o ms cdulas.

Los ndices persiguen los siguientes propsitos:

Simplifi car la revisin de los papeles de trabajo, porque se

presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo
particular.

Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar

especfi co a cada cdula se elimina el riesgo de que sta se elabore
nuevamente.

Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.

Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en

cdulas especfi cas las irregularidades y defi ciencias detectadas en la
revisin.

NDICES DE AUDITORA

A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a

continuacin, con carcter enunciativo, ms no limitativo; as, cuando
se requiera un ndice que no est incluido en este manual, se podr
utilizar en el entendido de que su signifi cado se explicar en el
documento correspondiente:

Los ndices correspondientes al gasto se identifi carn de acuerdo con

los captulos de la clasifi cacin presupuestal por objeto del gasto, de
manera que, siguiendo el mismo sistema de construccin, se pueden
elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas analticas que
muestren un contenido ms detallado (9).

NDICE

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.)

ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100

Sumaria de conclusiones.

200

Sumaria de ingresos.

300

Sumaria de costo de ventas.

400

Sumaria de gastos.

500

Activo.

600

Pasivo.

700

Capital contable.

800

Cuenta de orden.

900

Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.

HT

Hoja de Trabajo

BC

Balanza de Comprobacin

CP

Control Presupuestal

A continuacin se desglosan algunos de los ndices:

200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

201.1
Relacin de documentos correspondientes a ingresos
que no se encuentran registrados en los libros autorizados.

201.2
Ingresos determinados mediante la confronta entre los
ingresos contabilizados en cantidades globales, ya sea por da, por
semana o por mes, en libros (registros econmicos) y los que se
encuentran contabilizados en libros autorizados.

As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la

auditora de ingresos de la Dependencia, Entidad o rea revisada,
quedarn dentro de la centena 200.

nota de Prctica1 para la Norma Internacional de Auditora (NIA) 230

Documentacin de auditora Fundamentos Esta Nota de Prctica proporciona
orientaciones adicionales sobre la NIA 230, Documentacin de auditora, y
debe leerse conjuntamente con ella. La NIA 230 entra en vigor para las
auditoras de estados financieros correspondientes a los perodos que
comiencen a partir del 15 de diciembre de 2009. Esta Nota de Prctica ser
efectiva en la misma fecha que la NIA. Introduccin a la NIA La NIA 230 expone
la obligacin del auditor de preparar documentacin de auditora en una
auditora de estados financieros y su anexo enumera otras NIA que contienen
requisitos y orientaciones especficos en materia de documentacin, pero que
no limitan su contenido. La legislacin o la reglamentacin pueden establecer
requisitos adicionales en materia de documentacin. Contenido de la Nota de
Prctica P1. La Nota de Prctica proporciona orientaciones adicionales para los
auditores del sector pblico en relacin con los aspectos siguientes: a)
Documentacin de los procedimientos de auditora aplicados y evidencia de
auditora obtenida. b) Compilacin del expediente final de auditora. c)
Cuestiones de confidencialidad y transparencia. d) Consideraciones especficas
en materia de documentacin para auditores del sector pblico con funciones
jurisdiccionales. Aplicabilidad de la NIA en la auditora del sector pblico P2. La
NIA 230 es aplicable a los auditores del sector pblico en el desempeo de su
funcin de auditores de los estados financieros. 1 Todas las Notas de Prctica
habrn de leerse conjuntamente con la ISSAI 1000 Introduccin general a las
directrices de auditora financiera de la INTOSAI. ISSAI 1230 Nota de Prtica
para la NIA (ISA) 230 200 Documentacin de auditora Orientaciones
adicionales sobre cuestiones ligadas al sector pblico Documentacin de los
procedimientos de auditora aplicados y evidencia de auditora obtenida P3. El

prrafo 8, letra c) de la NIA establece que el auditor debe preparar una

documentacin de auditora suficiente para permitir a un auditor
experimentado, que no haya tenido conexin previa con la auditora, entender
los asuntos importantes que surjan en el curso de sta, las conclusiones
alcanzadas al respecto y los principales juicios profesionales ejercidos para
alcanzar dichas conclusiones. El prrafo A8 de la NIA explica que para juzgar la
importancia de un asunto es necesario un anlisis objetivo de los hechos y las
circunstancias, y presenta ejemplos de asuntos importantes. Los auditores del
sector pblico pueden tener que informar sobre una amplia serie de asuntos
importantes que no formen parte de su informe de auditora de los estados
financieros, o cuestiones que puedan no dar lugar a incorrecciones materiales
en la informacin financiera o en otra informacin conexa presentada. Como
ejemplos de tales asuntos pueden citarse la falta de conformidad con la
legislacin o con el mandato aprobado, infracciones a las disposiciones
contractuales o a los acuerdos de subvencin, ausencia de autorizacin o
incorreccin de gastos, la ejecucin presupuestaria, la certificacin del
dficit/supervit anual, las evaluaciones de financiacin y costes de programas,
o la informacin sobre indicadores de resultados. Compilacin del expediente
final de auditora P4. Conforme al prrafo 14 de la NIA, el auditor debe recoger
la documentacin de auditora en un expediente y completar el proceso
administrativo de compilacin del expediente final de auditora en tiempo
oportuno tras la fecha del informe del auditor. El prrafo A21 de la NIA explica
que un mximo de 60 das despus de la fecha del informe del auditor suele
ser un plazo adecuado para completar la compilacin de dicho expediente. En
el sector pblico, el proceso de finalizacin hasta la fecha del informe del
auditor puede ser prolongado debido a los procedimientos de consulta con la
entidad auditada u otras partes. No obstante, ello no obstar a la compilacin
en tiempo oportuno del expediente final. P5. El prrafo A23 de la NIA hace
referencia a la norma internacional sobre control de calidad (NICC) 12 , segn
la cual las organizaciones de auditora han de establecer polticas y
procedimientos para la conservacin de documentacin relativa a trabajos de
auditora. Como indica el prrafo A61 de la NICC 1, el perodo de conservacin
por regla general no ha de ser inferior a cinco aos a partir de la fecha del
informe del auditor. En el sector pblico pueden existir requisitos para la
conservacin de la documentacin de auditora durante perodos ms
prolongados o ms cortos, debido a la importancia histrica de determinados
tipos de documentos que, por ejemplo, pueden requerir la conservacin
indefinida en los archivos nacionales de un pas. Asimismo, pueden existir
requisitos adicionales relativos a las clasificaciones de seguridad nacionales,
incluido el modo de archivo de la documentacin. Los auditores del sector
pblico se familiarizarn con la legislacin aplicable en materia de
conservacin de documentacin. 2 NICC 1, Quality Control for Firms that
Perform Audits and Reviews of Financial Statements, and Other Assurance and
Related Services Engagements (Control de calidad para empresas que
efectan auditoras y revisiones de estados financieros y otros servicios de
fiabilidad conexos). ISSAI 1230 Nota de Prtica para la NIA (ISA) 230
Documentacin de auditora 201 Aspectos de confidencialidad y transparencia
P6. Aunque la NIA 230 no aborda los aspectos de confidencialidad, custodia,
integridad, accesibilidad y recuperabilidad de la documentacin de trabajo,
estos aspectos se tratan en la NICC 1 en el contexto de las obligaciones de

organizacin de una auditora. El prrafo A56 de la NICC 1 indica que las

exigencias ticas pertinentes establecen la obligacin para el personal de la
organizacin auditora de observar siempre la confidencialidad de la
informacin incluida en la documentacin del trabajo, a menos que la entidad
haya autorizado especficamente revelarla, o que exista una obligacin legal o
profesional para hacerlo. P7. Una diferencia fundamental entre los sectores
privado y pblico estriba en que en este ltimo pueden existir exigencias
legislativas especficas en materia de confidencialidad por una parte, y
derechos de acceso atribuidos a terceros, por otra. En el sector pblico se da la
necesidad constante de equilibrar la confidencialidad y la necesidad de
transparencia y rendicin de cuentas. P8. El equilibrio entre confidencialidad y
transparencia exige el ejercicio del juicio profesional para garantizar que la
documentacin de naturaleza confidencial se identifique claramente y se trate
como tal, permitiendo al mismo tiempo el acceso adecuado a la misma. As
pues, es importante conocer las polticas y procedimientos de las entidades
fiscalizadoras superiores en materia de confidencialidad. Estos procedimientos
pueden incluir los tipos de documentacin de auditora que pueden ponerse a
disposicin del pblico, unas lneas de responsabilidad claramente definidas
para la autorizacin de la revelacin de dicha documentacin y los
procedimientos para facilitar la informacin, en su caso. P9. Por otra parte, los
auditores del sector pblico pueden tener otras obligaciones normativas en
materia de confidencialidad, basadas en el mandato de la entidad fiscalizadora
superior de que se trate, o en la legislacin relativa a secretos oficiales o a la
intimidad. Dicha legislacin, por ejemplo, podra afectar a auditoras de
organismos de defensa, sanidad, servicios sociales o agencias tributarias. Los
auditores del sector pblico debern familiarizarse con las exigencias locales
particulares a las que estn sujetos por lo que a confidencialidad se refiere.
P10. Asimismo, los auditores del sector pblico se informarn de cualquier
legislacin que permita el acceso pblico a la correspondencia de auditora, por
ejemplo, en los casos en que diarios electrnicos o de otro tipo estn
sometidos al control pblico. Este tipo de correspondencia puede incluir cartas
dirigidas a la entidad auditada o remitidas por sta, u otras partes, en relacin
con la obtencin de evidencia de auditora, as como consideraciones y juicios
relativos a cuestiones de auditora. P11. No es inusual en el sector pblico
tener que responder a solicitudes externas de acceso a documentacin de
auditora. Esto puede ser especialmente delicado cuando la parte externa
intenta obtener indirectamente de la organizacin auditora informacin que no
puede obtener directamente de la entidad auditada. P12. En principio, cuando
la entidad auditada tenga la obligacin normativa de compilar y conservar
determinada informacin, las solicitudes de dicha informacin procedentes de
terceros por lo general se transmitirn a la entidad auditada. ISSAI 1230 Nota
de Prtica para la NIA (ISA) 230 202 Documentacin de auditora P13. En
situaciones en que auditores del sector pblico estudian la posibilidad de
conceder acceso a documentacin de auditora, normalmente consultan a las
partes interesadas (como la entidad auditada a la cual se refiere la solicitud)
antes de revelar la informacin. En tales casos el auditor del sector pblico se
asegurar de que aquellos a quienes se conceda el acceso se atengan al
menos al mismo nivel de confidencialidad que el propio auditor. P14. En ciertos
entornos, el trabajo de auditora del sector pblico es subcontratado por la
entidad fiscalizadora superior a otros auditores. La aceptacin de este tipo de

encargos suele implicar que el auditor que realiza el trabajo reconozca que la
documentacin de auditora puede estar sujeta a la inspeccin de la entidad
fiscalizadora superior que procedi a su nombramiento. Asimismo, dicha
documentacin puede ser objeto de inspeccin por parte de organismos de
control que tengan derechos estatutarios de acceso a informacin relacionada
con las obligaciones del auditor. Consideraciones especficas con respecto a la
documentacin para auditores del sector pblico con funciones jurisdiccionales
P15. En algunos entornos del sector pblico, como en un tribunal de cuentas,
los auditores pueden estar sujetos a leyes y reglamentos que les exigen
comprender y seguir unos procedimientos de documentacin precisos en
relacin con las normas en materia probatoria. Los auditores del sector pblico
adquirirn conocimientos de las polticas y los procedimientos que describan
los requisitos suplementarios relativos a la documentacin de auditora y que
estn concebidos para garantizar el cumplimiento de las normas aplicables en
materia probatoria. La documentacin puede estar afectada por los siguientes
factores, que sern tenidos en cuenta por el auditor: Legislacin que imponga
requisitos complementarios sobre documentacin de auditora. El alcance de
tales requisitos (si se han de aplicar a todos los documentos de la auditora o a
documentos especficos relativos a determinados asuntos de la auditora).
Tratamiento, formalidades o exigencias adicionales a los que estn sujetos los
documentos de auditora. La finalidad de cada exigencia adicional sobre
garantas de proteccin legal al seguir las etapas de la auditora. Cualquier
otro obstculo que se pueda plantear a la documentacin de auditora debido a
la manera particular en que se haya obtenido o elaborado. P16. Para los
auditores del sector pblico con una funcin jurisdiccional, como un tribunal de
cuentas, la documentacin forma parte de la base de la decisin oficial. En este
tipo de entorno, las garantas de proteccin legal pueden imponer el respeto de
unos requisitos especficos y estrictos de la confidencialidad de la
documentacin en relacin con la tramitacin de una accin judicial. Adems,
puesto que las decisiones pueden dar lugar a un crdito pblico jurdicamente
vinculante, pueden existir otros requisitos de conservacin de documentacin
que deban respetar los auditores del sector pblico. P17. Los auditores del
sector pblico que acten en los tipos de entornos mencionados en el prrafo
P15 debern familiarizarse con las leyes y reglamentos aplicables al respecto.

9.7CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su
uso y su contenido.
9.7.1

POR SU USO

De acuerdo a la utilizacin que tengan los papeles de Auditora en el perodo

examinado o en varios perodos de clasifican en Archivo de la Auditora y
Archivo Continuo o Permanente de Auditora
9.7.1.1 ARCHIVO DE LA AUDITORA

Son papeles de uso limitado para una sola Auditora; se preparan en el

transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referir a las cuentas,
a la fecha o por perodo a de que se trate. El contenido del archivo de la
auditora puede ser:

Estados financieros del perodo sujeto a examen y el perodo anterior

Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
Cdulas sumarias de los rubros de los estados financieros
Cdulas analticas y subanalticas de las cdulas sumarias
Resultados de las circularizaciones
Anlisis de las pruebas de auditora practicadas
Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditora

9.7.1.2 ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORA

Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarn continuamente siendo
tiles para la comprobacin de las cuentas no slo en el perodo en el que se
preparan, sino tambin en ejercicios futuros; sus datos se refieren
normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de
papeles de trabajo de todas y cada una de las auditoras a las cuales se
refieran los datos que contiene. Tambin se conoce como el archivo
permanente. El contenido del Archivo Permanente puede ser:

Historia de la Compaa
Contratos y Convenios a largo plazo
Sistema y Polticas Contables
Estados Financieros de los ltimos aos
Estado Tributario
Conclusiones y recomendaciones de las ltimas auditoras
Hojas de trabajo de la ltima auditora

9.7.2

POR SU CONTENIDO

De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas

de Trabajo, Cdulas Sumarias y Cdulas Analticas
9.7.2.1 HOJA DE TRABAJO
Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas
de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y gua o ndice
de las restantes cdulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles
representan los estados financieros en conjunto. Aqu se inicia la tcnica del
anlisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio ms
pequeas. El mtodo usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como
simple balance de comprobacin, sin buscar orden alguno en las cuentas;
pero se encontrar muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del
Balance General y del Estado de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estar representado por una Cdula
Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una
cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o ms si

as se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cdulas

sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que
las conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas
examinadas.
Las hojas de trabajo contendrn los saldos del ejercicio anterior con el fin de
hacer comparaciones. Tambin se anotarn en estas hojas de trabajo los
ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisin, para obtener en ellas
las cifras finales o de Auditora que son las referidas en el dictamen.
El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describi la
estructura de las cdulas de auditora. Es importante destacar que la columna
que contiene los saldos a examinar representa el primer trmino de la
ecuacin de auditora, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la
primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a
dictaminar, por tanto l debe comprobar la razonabilidad de estos saldos
para emitir su opinin, en otras palabras debe obtener evidencia
corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la evidencia
suficiente y competente que le exige la norma relativa a la ejecucin del
trabajo.
La obtencin de evidencia corroborativa, constituye en s el trabajo de campo
y es la labor ms dispendiosa de la auditora. Esta evidencia corroborativa se
obtiene por medio de tcnicas y procedimientos de auditora, las cuales tienen
el propsito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no
de los saldos sometidos a examen. Dado que estas tcnicas y procedimientos
de auditora solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonoma
de determinar las tcnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier
interferencia en la aplicacin de las tcnicas y procedimientos que el auditor
ha decidido se constituye en una limitacin al alcance del examen y amerita
una salvedad en el informe, en el prrafo del alcance, la cual puede tener
trascendencia en el prrafo de la opinin si el auditor por medio de otras
tcnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y
competente.
En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a
examinar los cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 ao de
examen", mediante el uso de tcnicas y procedimientos de auditora, que
ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa,
la cual se plasma en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen
discrepancias con la evidencia primaria. A continuacin se obtiene la
evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al auditor el
cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. segn auditora"
Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:

9.7.2.2 Cdulas sumarias o de resumen

Son aquellas que contienen el primer anlisis de los datos relativos a uno de
los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre sta y las
cdulas de anlisis o de comprobacin.
Las cdulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones;
pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor
como resultado de su revisin y de comprobacin de la o las cuentas a la que
se refiere.

Las cdulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros

correspondientes a un grupo homogneo, que permita el anlisis de manera
ms eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.
Esquema de una cdula sumaria de efectivo:

9.7.2.3 CDULAS ANALTICAS O DE COMPROBACIN

En estas cdulas se detallan los rubros contenidos en las cdulas sumarias, y
contienen el anlisis y la comprobacin de los datos de estas ltimas,
desglosando los renglones o datos especficos
con
las pruebas o
procedimientos aplicados para la obtencin de la evidencia suficiente y
competente. Si el estudio de la cdula analtica lo amerita, se deben elaborar
sub-cdulas.
En trminos generales la cdula analtica es la mnima unidad de estudio,
aunque como se afirma en el prrafo precedente existen casos en los cuales
se hace necesario dividir la analtica para un mejor examen de la cuenta. La
analticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las tcnicas y
procedimientos de auditora que se efectuaron en el estudio de la cuenta,
pues en estas cdulas y en las subanalticas se plasma el trabajo del auditor y
son las que sirven de prueba del trabajo realizado.

En este nivel se ha desarrollado el mtodo deductivo, pues se ha partido de lo

general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cdula
analtica o subanaltica) . Ahora se debe iniciar el mtodo deductivo, es decir,
partir de lo particular (la cdula analtica o subanaltica) para llegar a lo
general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinin sobre
estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el mtodo deductivo es
necesario ir registrando los valores obtenidos en las subanalticas con las
analticas, los de las analticas con las sumarias y las sumarias con las hojas
de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar
completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la ltima
hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditora y se
procede entonces a la labor de evaluacin para emitir el dictamen. Es
necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a
raz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un
crculo el ndice de la cdula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la
cdula que lo recibe igualmente anotar el ndice de la cdula de donde
procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere
referencia cruzada.
Esquema de una cdula analtica de Bancos:

9.7.2.4 CDULAS SUB-ANALTICAS

En algunas cuentas se requiere elaborar cdulas adicionales a las analticas
para examinar otras cuentas que se desagregan de estas ltimas. Tienen
similitud con la cdulas analticas pues son la mnima unidad de anlisis y en
ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las tcnicas y
procedimientos de auditora que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas
aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el ndice de la
sub-analtica adicionndole nmeros consecutivos separados por una barra
inclinada. Ejemplo: la reconciliacin bancaria del Banco Andino de la cuenta
0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como ndice 1110050201/ 1, la reconciliacin de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco
llevar el ndice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2
tendr como ndice 111005-03/1. De idntica manera se proceder con los
restantes documentos que se desprendan del anlisis de cada cuenta de este
banco, el ndice variar en el nmero consecutivo que le corresponda.
Esquema de una cdula subanaltica del Banco Andino: