Supervisin, conceptos, definiciones

Definicin de administracin:
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la
organizacin de manera eficiente y eficaz.
Esta definicin se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuacin:
1.

Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de

actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:

Planificacin: Consiste bsicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la

organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos,
mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo
adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin
futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr en el
futuro y el cmo se lo va a lograr.

Organizacin: Consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo
se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones.

Direccin: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin.

Control: Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para

garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo
con base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la
contribucin a la correccin de stas.

2.

Uso de recursos: Se refiere a la utilizacin de los distintos tipos de recursos que

dispone la organizacin: humanos, financieros, materiales y de informacin.

3.

Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la

organizacin y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los
objetivos establecidos.

4.

Logro de objetivos o metas de la organizacin: Todo el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar la utilizacin de recursos y la realizacin de actividades, no
son realizados al azar, sino con el propsito de lograr los objetivos o metas de la
organizacin.

5.

Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la

eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mnima cantidad de recursos.

"La tarea bsica de la administracin es hacer las cosas

por medio de las personas de manera eficaz y eficiente"
Idalberto Chiavenato

Definicin de supervisin:
La supervisin es una actividad tcnica y especializada que tiene como fin fundamental
utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realizacin de los procesos de trabajo:
el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros
elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecucin de bienes, servicios y
productos destinados a la satisfaccin de necesidades de un mercado de consumidores, cada da
ms exigente, y que mediante su gestin puede contribuir al xito de la empresa.
Hoy ms que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir
con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar
constantemente. Exige constancia, dedicacin, perseverancia, siendo necesario poseer
caractersticas especiales individuales en la persona que cumple esta misin.
Tambin podemos definir a la supervisin como un proceso dinmico, continuo, eficaz y
eficiente que se apoya en: el trabajo en equipo, la atencin a la diversidad y el liderazgo
pedaggico.
Tomando
en
cuenta
esto,
la
supervisin
debe
ser:
Cotidiana
Sistemtica
Rigurosa
Coherente
Oportuna
Pertinente
Dinmica
Interactiva
Integral
- Integradora
- Flexible
- tica
El desarrollo de ese proceso requiere disear un marco operativo:
POR
QU?
PARA
QU?
QU
?
EN
CMO? CON QUIN?
Los procesos

Los
Las
QU?

Los

objetivos
expectativas
mbitos

Caractersticas de la supervisin:
El puesto de supervisor es tan exigente que la alta gerencia tiende a buscar super-individuos.
La mayora de las empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los
candidatos a supervisor. A continuacin se presenta algunas caractersticas personales de los
supervisores:

Energa y buena salud.

Potencial para el liderazgo.

Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales.

Conocimiento del trabajo y competencia tcnica.

Capacidad para mantener el ritmo de trabajo.

Capacidad de enseanza.

Habilidad para resolver problemas.

Dedicacin y confiabilidad.

Actitud positiva hacia la administracin.

Obviamente son cualidades excelentes en cualquier persona como tambin es cierto que es
difcil encontrar a quien las rena todas. Afortunadamente muchos de estos atributos se pueden
adquirir o mejorar a travs de programas de capacitacin y desarrollo para supervisores.
Estilos
de
Autoridad
en
la
Supervisin.
De acuerdo al ambiente donde se mueve la autoridad, as ser su estilo. Si el ambiente es de
libertad y respeto mutuo adquirir formas diferentes, cuando el ambiente es de temor y
coaccin. Esta situacin da origen a tres formas de ejercicio de autoridad.
-

Autoridad
que
se
impone.
Es la autoridad que "da rdenes". Se basa en el cumplimiento de las normas legales que
regulan las actividades de supervisin (autoridad de status) y de la voluntad del supervisor para
acatarlas fielmente.
-

Autoridad
que
se
comparte.
La autoridad de nombramiento cede, sin desaparecer ante la autoridad del conocimiento. En
su ejercicio el supervisor adquiere el papel de lder de grupos democrticos para analizar
situaciones, resolver problemas y al mismo tiempo estimular a otros lderes.
-

Autoridad
que
se
delega.
Esta autoridad se deja en manos de alguien altamente responsable. En cierta medida la
autoridad compartida, se delega a cada uno de los coparticipantes, por lo tanto cada uno de
stos ejerce en un momento dado la posicin de autoridad que ha sido delegada.
Tanto la autoridad compartida como la delegada, son propias de un ambiente democrtico,
con intensa motivacin profesional, con un concepto moderno de hacer supervisin. Lo antes
expuesto da origen a tres tipos de Supervisin; stos son:
-

Supervisin
Autocrtica:
Este tipo de supervisin enfatiza una autoridad personalista. La caracterstica esencial que
delata la autocracia en la supervisin es la ignorancia, entendida sta por:

Ausencia de planes.

Desconocimiento de los problemas de trabajo con la convivencia personal de la

supervisin.

Solucin de los problemas de trabajo con la convivencia personal de la supervisin.

Absorcin consciente de toda buena idea calificada de inapropiada, por el solo

hecho de no venir del personal. Esto hace que el supervisor no utilice la

experiencia de los otros, no delegue, asuma actitud paternal, trabaje solo,
estimule la adulacin, centralice la autoridad, se aferre a detalles de rutina y
rara vez se enfrente a un problema importante, sea celoso de sus ideas, tome
las ideas de los dems y las experiencias como propias, no acepta sugerencias.
- Supervisin
Democrtica:
Esta usa procedimientos diferentes. La caracterstica esencial que pone de manifiesto la
democracia en la supervisin, es la conciencia, entendida sta por: organizacin, administracin
y
supervisin
propiamente
dicha.

Esto hace que el supervisor: sepa delegar y delegue, trabaje con los dems, consulte, se
libere de lo rutinario y dedique su energa a una administracin creadora. Coloque a otros en
primer lugar, toma decisiones con el grupo, tenga actitud amable y reconozca el poder potencial
que existe en el grupo. Sabe utilizar el recurso humano, se preocupe por el progreso de sus
docentes.
-

Supervisin
"Laissez
Faire"
o
liberal:
Dejar hacer. Las decisiones las toma el grupo. El grupo acta sin direccin. Delega casi todo.
Todo lo encuentra bien. Los dems trabajan. No exige nada.
Para concluir se tiene que cualquiera que sea el estilo de supervisin, sta deber ser
cientfica:

Investiga para hacer un diagnstico.

Planifica.

Utiliza diversos procedimientos, medios e instrumentos.

Analiza situaciones.

Analiza problemas.

Toma de decisiones.

Retroalimenta.

Organiza.

Coordina.

Coopera.

Participa.

Entrena al personal.

Peligros

Sealar
slo

Eludir
los

Atender
a

Orientar
Supervisar sin conocer.

Generar
dependencia.
lo
negativo
sin
reconocer
los
logros.
aspectos
problemticos
para
el
empleado.
la
persona
y
descuidar
al
profesional.
slo
tericamente,
sin
demostrar.

En sntesis, se deben engranar los dos conceptos antes planteados, para as poder formar
una definicin acorde con la materia sobre cules son los puntos que aborda la administracin de
la supervisin; en ste caso, se plantea la siguiente definicin:
"Proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de
trabajo, con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y

eficaz; delegando esta responsabilidad a un encargado, supervisor, que garantice el logro de la

meta propuesta enfocado a una tarea especfica con los recursos destinados a la misma".
Objetivos de la supervisin

Mejorar la productividad de los empleados.

Desarrollar un uso ptimo de los recursos.

Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada.

Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral.

Monitorear las actitudes de los subordinados.

Contribuir a mejorar las condiciones laborales.

Conceptos, caractersticas y funciones del supervisor

Definicin de supervisor.
El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administracin a quienes dirigen las
actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo slo a las personas de los niveles
inferiores de la jerarqua administrativa.
El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organizacin. De l depende la calidad
del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los
trabajadores. El supervisor dirige y evala el trabajo y conoce a todos los trabajadores.
El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el lder nato del grupo para convertirse
en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la prctica de la habilidad
administrativa y de los aspectos tcnicos de su cargo.
Caractersticas del supervisor.
Conocimiento del trabajo: esto implica que debe conocer la tecnologa de la funcin que
supervisa, las caractersticas de los materiales, la calidad deseada, los costos esperados, los
procesos necesarios, etc.
Conocimiento de sus responsabilidades: esta caracterstica es de gran importancia, ya que
ella implica que el supervisor debe conocer las polticas, reglamentos y costumbres de la
empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de
seguridad, produccin, calidad, etc.
Habilidad para instruir: el supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener
resultados ptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus
colaboradores, deben ser claras y precisas.
Habilidad para mejorar mtodos: el supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible
los recursos humanos, materiales, tcnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crtico en
toda su gestin para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir,
mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.

Habilidad para dirigir: el supervisor debe liderar a su personal, dirigindolo con la confianza y
conviccin necesaria para lograr credibilidad y colaboracin de sus trabajos.
Funciones del supervisor:
De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro (4) grandes
funciones:
Proyectar: se debe programar o planificar el trabajo del da, establecer la prioridad y el orden,
tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad
de sus colaboradores, as como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento.
Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el xito
de cualquier supervisor.
Dirigir: esta funcin comprende la delegacin de autoridad y la toma de decisiones, lo que
implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus
instrucciones claras, especficas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad
de sus colaboradores.
Desarrollar: esta funcin le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente
a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando mtodos de
trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, as elevar los
niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivar hacia el trabajo, aumentar la satisfaccin
laboral y se lograra un trabajo de alta calidad y productividad.
Controlar: significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los
propios controladores de su gestin, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los
objetivos planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente
para detectar en qu grado los planes se estn obteniendo por l o por la direccin de la
empresa.
Identificacin del rol del supervisor en la organizacin
Definicin de organizacin:
Proceso de arreglar la estructura de una organizacin y de coordinar sus mtodos gerenciales
y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de
personas en un sistema estructurado y en evolucin cuyos esfuerzos coordinados tienen por
objeto alcanzar metas en ambiente dinmico.
Organizacin firmal: divisin del trabajo racional, mediante la diferenciacin e integracin, de
acuerdo con algn criterio establecido por aquellos que manejan la toma de decisiones.
Organizacin informal: la "organizacin" que emerge espontnea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la organizacin formal.
Papel de supervisor:
No hay labor ms importante, difcil y exigente que la supervisin del trabajo ajeno. Una
buena supervisin reclama ms conocimientos, habilidad, sentido comn y previsin que casi
cualquier otra clase de trabajo. El xito del supervisor en el desempeo de sus deberes
determina el xito o el fracaso de los programas y objetivos del departamento.
El individuo slo puede llegar a ser buen supervisor a. travs de una gran dedicacin a tan
difcil trabajo y de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio de programas

formales de adiestramiento y de la prctica informal del trabajo. Cuando el supervisor funciona

como es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en dos categoras o clases de
responsabilidades extremadamente amplias que, en su funcin real, son simplemente facetas
diferentes de una misma actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los
principios de la supervisin y aplicar los mtodos o tcnicas de la supervisin. Ambas tienen que
contribuir a que se logren los objetivos de la organizacin.
Supervisin y control dentro dela organizacin.
Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los hombres,
con el objeto de que stos, en grupo o individualmente cumplan con las funciones o tareas que
le han sido asignadas.
Los supervisores actan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de
control en una organizacin. Los supervisores cumplen 2 funciones: en el primer rol, actan
como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver si las actitudes,
condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el segundo rol, actan al
solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin de averiguar porque no sali
bien algo y luego decidir que hacer al respecto.
En su rol de juez, los supervisores observan lo que sucede a travs del proceso de conversin
y luego compara estas observaciones con los estndares de lo esperado. Estos estndares se
derivan de las metas que se establecieron durante el proceso de planeacin o puedo ser las
mismas metas.
En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores de decisiones, los supervisores no
solo no deben averiguar porque las condiciones o resultados estn por debajo de los estndares,
sino tambin corregir esas condiciones y lograr los resultados esperados. La planeacin y el
control son inseparables: los gemelos siameses de la administracin.
La accin no planeada no puede controlarse, porque el control requiere mantener encauzadas
las actividades, corrigiendo las desviaciones de los planes iniciales. Cualquier intento por
controlar sin planes no tendra sentido, puesto que no se podra saber si se va a donde se desea
ir la tarea del control, a menos que se sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la
planeacin. Los planes proporcionan, por tanto, los estndares de control.
Actitudes, habilidades y responsabilidades del supervisor
Los diez mandamientos del supervisor:

Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su ms precioso recurso y,

adems, irrecuperable. Se avaro con l.

El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue

sin discriminaciones, un trato ecunime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.

La buena supervisin es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e
intereses de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre
este equilibrio.

Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posicin entre el presente y el

futuro en cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir
de la empresa para mostrar este ao utilidades espectaculares.

No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. As desarrollar el potencial latente

de sus colaboradores y podr dedicar ms tiempo a su trabajo especfico de direccin.

No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos.

Sea un maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.

Como miembro del sector dirigente ms dinmico de la sociedad, el supervisor debe

estar a la vanguardia en la permanente adquisicin de conocimientos. Mantngase al da
en formacin / informacin.

Todo negocio tiene sus lneas productivas bsicas. Cuando piense en el desarrollo de
nuevas lneas, no desperdicie lo cierto por andar detrs lo incierto. Suee un poco pero
jams deje de ser hombre realista.

Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios
ticos ni aun en beneficio de la empresa, ser su mejor decisin de supervisor.

Todo no ha de ser negocios, no caiga en la unidimensionalidad. Enriquezca su vida en el

amor y el afecto a su cnyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y
en la atencin y el entusiasmo por otros valores humanos.

Supervisin y colaboracin.
En primer lugar el supervisor debe expresar primero confianza en que los nuevos empleados
van a desempearse bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar a estos individuos,
indicndoles, que la compaa no los hubiera contratado si no creyera que podran desarrollar las
funciones del puesto.
En segundo lugar los supervisores necesitan explicar cualquier requerimiento que seale el
cargo y este a su vez se le tiene que dar como una especie de explicacin con un previo
adiestramiento, para que el nuevo empleado que ingrese a la organizacin no corneta fallas que
le pueda costar a la empresa y as poder cumplir cabalidad los objetivos de la organizacin.
En tercer lugar, el supervisor debe informar al empleado recin contratado de lo de lo que le
gusta y lo que le disgusta, eso debe hacerse recin entrando el nuevo empleado para que en un
maana no exista lo que conocemos como un roce o un mal clima organizacional. Cada
supervisor tiene preferencia especificas por uno o dos trabajadores eso no es aconsejable porque
eso insista malestar entre los mismo compaeros, una desunin total o una rivalidad y eso
pondra en peligro la produccin de la empresa.
La supervisin y su importancia.
Dirigir, influir y motivar a los equipos es fundamental para el desarrollo de las tareas y el logro
de
las
metas.
La
funcin
de
supervisin
como
parte
de
una
posicin
directiva/motivadora, fortalece el liderazgo que se ejerce en el proyecto y sta se contextualiza y
madura
a
la
luz
de
la
evolucin
de
las
visiones
de
la
organizacin.
Para el desarrollo de cualquier tipo de proyecto se desea conocer el grado de avance de las
etapas previstas en la planificacin, con el propsito de identificar si la aplicacin oportuna delos
recursos est logrando los resultados intermedios esperados, este seguimiento se realiza por
medio de metodologas operativas vinculadas con la supervisin y la evaluacin.
La supervisin es una parte integrante de todos los proyectos, del principio al fin.
Un proyecto es una serie de actividades que intentan solucionar problemas concretos en un
tiempo dado y en una ubicacin en particular. Las actividades incluyen tiempo, dinero y recursos

humanos y materiales. Antes de lograr sus objetivos, un proyecto pasa por varias fases. La
supervisin debe efectuarse y estar integrada en todas las fases del ciclo del proyecto.
Todas las personas e instituciones que tienen intereses en el proyecto (afectados) deben
participar en su supervisin. Para implementar con eficacia un proyecto, la gente que lo planifica
y ejecuta debe planear todas las fases relacionadas desde el principio.
La planificacin del trabajo implica la elaboracin de un plan que incluye la descripcin de las
actividades necesarias, clasificadas en fases, con una indicacin aproximada de su duracin.
El proceso de supervisin en las diferentes reas administrativas
Los supervisores son parte esencial del proceso administrativo. stos realizan exactamente
las mismas funciones que los dems gerentes de su organizacin, incluyendo al director
general.

Planeacin: determinacin de metas y establecimiento de planes y procedimientos para

alcanzarla.

Organizacin: ordenacin del trabajo por realizar de tal forma que sea mas efectivo.

Integracin: seleccin y colocacin del nmero apropiado de personas en los puestos

adecuados.

Direccin: motivacin , comunicacin y liderazgo.

Control: regulacin del proceso, su costo y la persona que lo lleva a cabo.

Diferencia entre los roles de supervisor de los otros niveles administrativos.

Se diferencia en:

Habilidad tcnica: el conocimiento del trabajo, conocimiento de la industria y su

proceso, maquinaria y problemas.

Habilidades Administrativas: conocimiento de todas las organizaciones y de cmo

estn coordinadas, conocimiento de su sistema de informacin y de sus registros y
capacidad de planear y controlar el trabajo.

Habilidad para las relaciones humanas: Conocimiento del comportamiento humano y

capacidad de trabajar eficientemente con individuos y grupos, compaeros superiores y
subordinados.