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NOTA GENERAL:
Sustityase la denominacin del Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la de
Servicio Nacional de Contratacin Pblica que se contengan en la Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica, otras leyes, reglamentos, normas o
regulaciones; cualquier referencia al Servicio Nacional de Contratacin Pblica como
"instituto", "INCP" o "INCOP", deber ser sustituida por la nueva denominacin y las
siglas "SERCOP", respectivamente.
Dado por Disposicin transitoria tercera de Ley No. 0, publicada en Registro Oficial
Suplemento 100 de 14 de Octubre del 2013 .
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS
Oficio No. 22784 SGEN
Quito, 2 de diciembre del 2009.
Licenciado
Luis Fernando Badillo Guerrero
DIRECTOR DEL REGISTRO OFICIAL (E)
Ciudad
Seor Director:
Como alcance a mi oficio 21745 SGEN de 17 de noviembre del 2009, solicit a usted se
sirva disponer la publicacin en el Registro Oficial, del Acuerdo 039-CG de 16 de
noviembre del 2009, suscrito por el doctor Carlos Plit Faggioni, Contralor General del
Estado, mediante el cual expide las "Normas de Control Interno para las entidades,
organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos".
En razn de que en el Registro Oficial 078 de 1 de diciembre del 2009 E:\SARAGURO-
2015\LEYES-VIGENTES-2015\_ImageVisualizer\imageSearchRes.aspx?
tpx=RO&spx=0&nmx=78&fcx=01-12-2009&pgx=1se public nicamente el Acuerdo
antes indicado y no las Normas de Control Interno, en esta oportunidad le pido que se
sirva disponer la publicacin de las "Normas de Control Interno para las entidades,
organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos", para cuyo fin, acompao la versin en medio magntico e impreso del
documento en referencia.
Le expreso el sentimiento de mi distinguida consideracin.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad
PRESENTACION
La Contralora General del Estado, frente a los cambios en la legislacin ecuatoriana que
se han producido a partir de la emisin de la nueva Constitucin de la Repblica del
Ecuador, reformas a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y otras
disposiciones legales y normativas para los sectores ambiental, elctrico, administrativo,
talento humano, informacin pblica, finanzas pblicas, contratacin pblica, entre otras;
y, los avances y mejores prcticas en la administracin pblica moderna emitidos por las
organizaciones internacionales encargadas de su investigacin y divulgacin, consider
necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las entidades,
organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, de un importante marco normativo a travs del cual puedan
desarrollarse para alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben
proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la
regulacin del funcionamiento del sistema de control, con la adaptacin, expedicin,
aprobacin y actualizacin de las Normas de Control Interno. A partir de este marco
regulador, cada institucin del Estado dictar las normas, polticas y manuales especficos
que consideren necesarios para su gestin.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras
especficas relacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano,
tecnologa de la informacin y administracin de proyectos y recogen la utilizacin del
marco integrado de control interno emitido por el Comit de Organizaciones que
patrocina la Comisin Treadway (COSO), que plantea cinco componentes
interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con la finalidad de ayudar a
las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn
diseadas bajo principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica
pertinente.
concebida para visualizar el diseo, implantacin y evaluacin del control interno en las
entidades fiscalizadoras superiores. Esta gua fue actualizada en distintos eventos
internacionales, siendo la ltima reforma en el ao 2004, luego del XVII Congreso
Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI, realizado en
Budapest.
Con el propsito de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y
bienes de las entidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, en el ao 2002, la
Contralora General del Estado emiti las Normas de Control Interno, que constituyen
lineamientos orientados al cumplimiento de dichos objetivos.
Los cambios en el ordenamiento jurdico del pas, a partir de ese mismo ao, los avances
y mejores prcticas en la gestin pblica, exigen la actualizacin de las normas de control
interno, cuya aplicacin propiciar el mejoramiento de los sistemas de control interno y la
administracin pblica en relacin a la utilizacin de los recursos estatales y la
consecucin de los objetivos institucionales.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PUBLICO Y DE LAS PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO
QUE DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS
ESTRUCTURA DEL CODIGO
El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos:
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, as
"200 AMBIENTE DE CONTROL"
Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de la norma:
"200-01 Integridad y valores ticos.
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno
El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas
jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad
crear las condiciones para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y
el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los
objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen
componentes del control interno el ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las
responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno.
Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento
de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles efectivos para las reas
de la organizacin donde desempean sus labores, de acuerdo con sus competencias y
responsabilidades.
La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, son
responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as como
establecer los mecanismos de relacin entre la administracin principal y las que operen
en localizaciones geogrficamente apartadas.
El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto
que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de los
procesos, actividades y transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de
manera coordinada y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los objetivos.
200-08 Adhesin a las polticas institucionales
Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las
especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo.
En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn
las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que
hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad,
quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a
las polticas por ellos emitidas.
Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas
institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores
adecuados.
200-09 Unidad de Auditora Interna
La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin;
evala el sistema de control interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales,
financieros, legales, operativos, estratgicos y gestin de riesgos.
Cada institucin, cuando se justifique, contar con una Unidad de Auditora Interna
organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora
oportuna y profesional en el mbito de su competencia, agregando valor a la gestin
institucional y garanta razonable de que la gestin de la mxima autoridad y dems
servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes.
industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.
Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para
asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son
apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan
siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo.
300-02 Plan de mitigacin de riesgos
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos
desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para
identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de
sus objetivos.
En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya
su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando
responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos,
describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando
indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo,
estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las
comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y
monitoreo de cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para
definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin
de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos
(impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios.
300-03 Valoracin de los riesgos
La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las
situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir
a las servidoras y servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de
sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se
hayan decidido evaluar.
La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e
impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto
representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando
tcnicas de valoracin y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer
una base objetiva en comparacin con los estimados.
La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de
cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico.
corresponda.
401-03 Supervisin
Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos
y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la
eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento
posterior del control interno.
La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para
asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y
procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de
sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institucin.
Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o
no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las
operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.
402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control
La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los
responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se
aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de
las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e
institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados
previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno
presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin,
clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y
especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin
presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones
aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente presupuestados; de existir
valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria
correspondiente.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los
principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y
estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y
especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos
del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las
metas fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y
ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y
actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los
recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes,
Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control
interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a
las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan
efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas.
402-02 Control previo al compromiso
Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los
niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta
administracin del talento humano, financieros y materiales.
En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas
designadas verificarn previamente que:
1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y
con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y
presupuestos.
2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para
llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma.
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
402-03 Control previo al devengado
Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como
resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u
otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control
verificarn:
1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que
haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado
contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad
y exactitud aritmtica.
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y
cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en
el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda
correspondiente.
3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con
el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los
presupuestos de ingresos.
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los
ingresos.
6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del
ingreso.
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su
proceso.
402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultados
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las
entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y
medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos.
La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los
ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas
programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.
Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la
programacin financiera y las causas de las variaciones registradas.
La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los
agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la
programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas
esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento, lo
cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con relacin al presupuesto
codificado vigente.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles
responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y
actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe
identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin
presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los
objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva
de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance
de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas
de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos
convenidos contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo
presupuestario, tales como:
provienen los recursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividir en
cuentas auxiliares: entre otras la denominada cuentas para la provisin del pago de la
deuda pblica.
Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la
provisin de pagos de amortizacin e intereses de la deuda pblica interna y externa,
recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente Unica.
403-07 Conciliaciones bancarias
La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn
los registros contables como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la realiza en
forma regular y peridicamente por lo menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de
la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno
u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la Unidad Administrativa de Tesorera han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por
uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o
transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas.
Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en
tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de
carga y validacin de la informacin, el registro manual o automtico de operaciones que
permitan ajustar las diferencias y estn respaldados por los respectivos manuales de
operacin, instructivos y ayudas en lnea.
403-08 Control previo al pago
Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para
ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos
va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes disposiciones:
a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con
excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos
debidamente suscritos;
b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja
autorizada;
c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos
autnticos respectivos;
d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al
reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar; y,
funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y seguridades del sistema
de informacin, la integridad de la informacin, la aplicacin de los procedimientos
establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar regularmente los instrumentos
crediticios y documentacin completa de las transacciones de la deuda, el reperfilamiento
de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en las
operaciones de la deuda pblica.
404-06 Contabilidad de la deuda pblica
Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione
informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de
endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable
y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con
informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las
operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y
necesidades de estas operaciones, que permitir el registro actualizado de la deuda,
asegurando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema
de contabilidad gubernamental.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando
conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos
fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de
consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados reflejarn la deuda
asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras
de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o convenios internos
respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros
contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los
conceptos relacionados con los reportes generados.
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica,
e incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la
Cuenta Unica del Tesorero Nacional.
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el
endeudamiento pblico a nivel nacional.
404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades
Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las
transacciones relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas
tcnicas para el sistema de administracin financiera, emitidas por el Ministerio de
Finanzas.
El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones
contradas por el pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto
original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre
otros.
Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el
mantener controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir
informar oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los
vencimientos para el pago respectivo.
Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en
forma adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento
del pas.
404-08 Conciliacin de informacin de desembolsos de prstamos y de operaciones por
servicio de la deuda
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las
operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y
entidades involucradas en su procesamiento.
El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los
desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de
agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y
confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el
Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los
prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos
efectivamente recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de
contrapartidas utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los
montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de
amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
404-09 Pasivos contingentes
Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados
con organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica
interna o externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos
reales como consecuencia de eventos futuros.
Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas
tcnicas del sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control
del monto y las posibles eventualidades que podran originar que obligaciones
potenciales se conviertan en pasivos reales, adems de la importancia que podran tener
en la situacin financiera de la entidad.
Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en
consideracin los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del
gobierno, incluyendo su liquidez global.
404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica
Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un
sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus
recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los
aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica,
posibilita el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los
proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma automtica,
identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de
amortizacin y preparar los reportes para la Gerencia y Auditora.
El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir
reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones,
moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector
pblico, para ser conciliados con el presupuesto, entre otros.
El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin
til que las mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica,
requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo:
previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el estado de flujo de efectivo con el
objeto de contratar financiamientos necesarios para garantizar la liquidez a costos
razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda, financiamientos ms recientes,
reestructuraciones de la deuda, etc.
El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos
documentados, controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de
funciones entre las reas de gestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad,
confiabilidad, integridad y conservacin de los datos.
El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la
deuda pblica, incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de
las tasas de inters. Esta informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada
por el organismo responsable de administrar la deuda pblica.
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores
de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos
con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos
contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable
de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su
presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora Interna o por personas
delegadas por la Unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las
funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar
inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora
Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por
las personas que intervinieron en el arqueo.
405-10 Anlisis y confirmacin de saldos
El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente
registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.
Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada
ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la
Unidad de Administracin Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de
cobro realizadas, los derechos y la antigedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata, para
impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.
El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas
vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado
para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
El responsable de la Unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al ao,
enviar a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de
confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que
tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus
funciones o preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da
laborable de cada semana, fuera del horario que comprende la jornada normal de trabajo,
exceptundose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica,
as como otras servidoras y servidores con rango a nivel de ministros de Estado.
Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las
siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los
vehculos que pertenecen a los cuerpos de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas,
Polica Nacional, sistemas de redes elctricas, telefnicas, agua potable, alcantarillado y
obras pblicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin
del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios
destinados por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la
institucin a la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan
en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del
Sector Pblico y dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora
General del Estado.
Nota: Inciso sexto reformado por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 41,
publicado en Registro Oficial 306 de 22 de Octubre del 2010 E:\SARAGURO2015\LEYES-VIGENTES-2015\_ImageVisualizer\imageSearchRes.aspx?
tpx=RO&spx=0&nmx=306&fcx=22-10-2010&pgx=1.
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin
La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo
menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de
aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para
efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern
formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el
El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y aprobado
por la mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a las necesidades de
las servidoras y servidores y estar directamente relacionada con el puesto que
desempean.
Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea
en el pas o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras
y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, suscribirn un contrato-compromiso,
mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas
legales pertinentes. Los conocimientos adquiridos tendrn un efecto multiplicador en el
resto del personal y sern utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin
institucional.
407-07 Rotacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad,
establecern acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores, para ampliar
sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir errores y
evitar la existencia de personal indispensable.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos, en
base a criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad interna de la
entidad.
Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de
administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar
capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal
indispensable.
La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias
administrativas y utilizacin indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores
La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y harn
cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los
cdigos de tica, normas y procedimientos relacionados con su profesin y puesto de
trabajo.
Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del
ordenamiento jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino
que estn en la obligacin de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de
sus funciones.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin, estn
obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y
colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar
parte de la economa del pas.
El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e inversin, es
decir, estudios y ejecucin.
En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar la
factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad e
ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente
los estudios se profundizarn, lo cual mejora la calidad de la informacin, disminuye la
incertidumbre y proporciona mayores elementos para decidir si se contina con la etapa
siguiente o si se debe abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores.
En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio de
prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas, comprendern
los clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluir la
correspondiente evaluacin financiera o social del proyecto.
En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el
presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin y
operacin.
Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluacin econmica o
financiera avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del
proyecto ya sea por contrato o por administracin directa.
En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y
programado previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y
el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una
evaluacin que compare las previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos
en la realidad, para contar con la informacin necesaria que permita mejorar los estudios
de nuevos proyectos.
408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos
Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios de
preinversin, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y
los criterios de evaluacin que se utilizarn para seleccionar los ms ventajosos,
dependern de la naturaleza, complejidad y monto de la inversin.
Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn determinar su
viabilidad y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a los
mayores beneficios financieros o sociales.
Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien
fundamentados y permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los
recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los estudios
para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario, es mejor
abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en guas o
manuales las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los
proyectos, as como el grado de profundidad, el alcance de cada una de las fases de
estudio y los criterios a emplear para seleccionar aquellos en los que se va a invertir.
En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la
especializacin o los conocimientos suficientes para definir las variables ms
significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana
posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a ste, as como su impacto sobre
el medio ambiente.
408-03 Diagnstico e idea de un proyecto
Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnstico, donde se
defina claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y
servicios a ofrecer, quines se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las
alternativas de solucin que se vislumbran.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser
satisfecha, ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia de planes de
desarrollo, de polticas generales o para complementar otros proyectos.
Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el anlisis se
pueda determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial a de continuarse y en
consecuencia, profundizar los estudios, o si a de modificarse, postergarse o abandonarse.
408-04 Perfil del proyecto
Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil, identificando
los beneficios y costos, as como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra
ndole que lo puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal.
El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones
econmicas, polticas, geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual se
enmarca; adems, las polticas y objetivos de la institucin, los aspectos legales y las
polticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece el proyecto, todo con el
fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.
El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las distintas
opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles;
tambin incluir un anlisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, as como
una evaluacin de los beneficios y costos asociados, para lo cual se tratar de prever qu
de las alternativas seleccionadas en la fase de determinacin del perfil de ste, pues los
factores analizados se interrelacionan. Con esta informacin se realizar la evaluacin exante del proyecto, tanto de la rentabilidad social y econmica, y de la viabilidad
financiera y tcnica de cada alternativa, la cual servir de base para decidir cules
merecen un estudio ms profundo y cules se descartan.
Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la variacin de
las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron
ms favorables al hacer la evaluacin, para de esta manera determinar cul es la mejor y
decidir si el proyecto se ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la
calidad de los estudios realizados, en cuyo caso se sealarn los aspectos por considerar
en la siguiente fase.
El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no
cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que tambin sean tomados
en cuenta en el momento de decidir si se llevar a cabo el proyecto.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por polticas
gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero cuyos
beneficios son difciles de medir y valorar, se emplear el criterio costo-efectividad para
establecer cul es la mejor alternativa o solucin. Para ello se supondr que todas las
alternativas proporcionan beneficios similares y se escoger aquella que satisfaga la
necesidad al mnimo costo anual, es decir, costos en que se incurre en un ao, o utilice la
menor cantidad de recursos.
Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin
de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones
ambientales cuando stas puedan deteriorarse. Este estudio deber ser sometido a las
instancias competentes en la materia.
408-06 Estudio de factibilidad
Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su rentabilidad es
positiva, se har un examen detallado de la alternativa considerada como la ms viable o
ms rentable, con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y
profundizar el anlisis de las variables que la afectan.
En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la ingeniera
preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo; tambin se definirn,
para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la programacin de las actividades
por ejecutar; adems, se optimizarn sus etapas, puesta en marcha y operacin.
El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los beneficios y
costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo aquellos
proyectos que han demostrado tener una rentabilidad positiva, debern llegar a esta fase.
Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas, afinando los
datos empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo preliminar del proyecto
conocido como anteproyecto, el que servir de base para la elaboracin del diseo
definitivo.
Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los factores
como tamao, localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de desembolsos, para
el cual se tendrn que considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras
auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades tcnicas, la capacitacin del
personal de operacin y de mantenimiento. Tambin se optimizar la organizacin: qu se
va a hacer, quines lo harn y cmo, para llevar a cabo la construccin o ejecucin y la
puesta en marcha y operacin del proyecto, de conformidad con el tamao de la obra y la
capacidad administrativa, tcnica y financiera que se requiere.
408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica
Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se debe realizar la
evaluacin financiera y socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un elemento
esencial para tomar la decisin de seguir adelante con las siguientes etapas o de
suspender el estudio o rechazar un proyecto individual, as como para establecer el orden
de prelacin cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos.
Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el
VAN o Valor Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo
(B/C), el Perodo de Retorno de la Inversin.
La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un
elemento fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un
proyecto. Sobre la base del clculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, ms
los criterios de evaluacin de proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en
el proyecto. La evaluacin determinar la rentabilidad como si la institucin fuese una
empresa privada interesada en obtener los mayores beneficios con el menor costo posible.
La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se invierte en
determinado proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar los beneficios que
genera para la sociedad. En este tipo de anlisis interesa la contribucin del proyecto a la
economa o desarrollo del pas, pues se trata de invertir en las opciones ms rentables
desde el punto de vista econmico-social, que al mismo tiempo estn acordes con las
polticas gubernamentales.
En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso
nacional provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin monetaria de la
contratacin de los bienes, obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso
sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro; aunque se utilizan las mismas
herramientas de clculo que en la evaluacin financiera como los indicadores, los costos
y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es decir, excluyendo las
distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas sociales, los
impuestos y las tasas de inters de los crditos.
Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para ordenar o
establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de
proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de
los bienes o servicios que se producirn.
La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya razn de
ser es de carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales
resultan poco atractivos para los inversionistas privados y tambin, para aquellos que
proporcionan bienes o servicios por los cuales nadie est dispuesto a pagar, como es el
caso de un proyecto para disminuir la contaminacin ambiental, la instalacin subterrnea
de las lneas elctricas o la evacuacin de las aguas pluviales.
408-08 Diseo definitivo
En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos constructivos
necesarios para llevar a cabo la construccin o ejecucin y puesta en operacin del
proyecto, de conformidad con lo establecido en el anlisis tcnico de la opcin
seleccionada en el estudio de factibilidad.
Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin de
aquellos profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera ptima.
Una vez terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad
ejecutora que posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden considerarse a
tiempo sus observaciones y hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se
ejecute y opere sin inconvenientes.
Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y normas tcnicas
aplicables al rea que le corresponde. En esta fase se define la ubicacin de los distintos
componentes de la obra en el sitio donde se llevarn a cabo; se efectan todos los
clculos necesarios para determinar sus dimensiones y dems caractersticas fsicas; se
indican los requerimientos de las instalaciones elctricas, mecnicas o de cualquier otra
ndole, necesarias para el funcionamiento de la obra o proyecto.
Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por profesionales en el
rea correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma ms completa posible, en
una memoria de clculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el
seguimiento de los criterios de diseo utilizados y de las decisiones tomadas por el
diseador respecto al objeto de su trabajo.
Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar los
clculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda
corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores.
requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a
las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se
ejecuta, proteccin de los trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo sern
obligatorias todas aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya
sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en
vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo.
En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un Jefe de la
unidad, ste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o
administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del
contrato puede asumir la supervisin o manejo de varias obras.
408-17 Administrador del contrato
El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado
y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas
que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y
supervisin de esas tareas, la comunicacin constante con el personal encargado de
llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema
que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que
brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto.
Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de los
objetivos, mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto con el fin
de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la
entidad sobre el desarrollo del proyecto.
Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional
necesaria para que el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud
del proyecto, se organizar una estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalizacin
y fiscalizadores en un rea especfica: calidad, avance fsico y avance financiero de la
obra, cada uno de los cuales tendra su propio personal de apoyo y la formacin necesaria
para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien requiere de profesionales con
formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad,
mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance fsico y
financiero de las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalizacin del proyecto. Adems,
para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad
de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de
medicin, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.
Son funciones del administrador del contrato, entre otras:
a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo
programado;
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o
campos de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto;
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que
oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los
resultados a las autoridades institucionales competentes;
d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto;
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos
originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;
f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la
administracin cotidiana del proyecto;
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra,
considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de
suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y definir las funciones,
responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo
logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el Administrador
del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores; y,
h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva.
408-18 Jefe de Fiscalizacin
El Jefe de Fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la
obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra.
Dichos controles conllevan una evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la
comunicacin de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos,
especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto
y calidad de la obra.
Corresponde al Jefe de Fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los
rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un
recuento de la incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La
informacin resultante es muy til para preparar futuros proyectos, pues permite prever
los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre stos, la cantidad de
materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo una obra,
as como los posibles problemas que se podran suscitar.
El Jefe de Fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad con las
bases establecidas en los estudios de preinversin, es decir, de acuerdo con el diseo
definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas aplicables, para lograr obtener
del proyecto los beneficios esperados. No obstante, antes de iniciar la construccin, debe
revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier error u omisin, as
como cualquier imprevisin tcnica que luego pueda afectar en forma negativa el
desarrollo del proceso constructivo.
Adicionalmente, es competencia del Jefe de Fiscalizacin resolver en forma oportuna los
problemas tcnicos que se presenten durante el proceso constructivo, as como asegurar
que el contratista disponga del personal tcnico con la suficiente preparacin, el empleo
de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y
especificaciones.
La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo
si cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y
servidores autorizados. Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las
mediciones y clculos de la obra ejecutada durante ese perodo.
El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la
administracin en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones
o bien en la reunin de preconstruccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador,
segn sea el caso; como mnimo deber incluirse en esa documentacin, un listado de los
captulos, rubros o actividades y sub actividades del programa de ejecucin, donde se
especifique la cantidad de obra ejecutada durante el mes en revisin y la obra por
ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a los datos
suministrados.
Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos
resultados se cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El
contratista deber entregar su estimacin al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el
plazo indicado en las condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la reunin
de preconstruccin y adjuntar los documentos de respaldo correspondientes; el
Fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o estipulado.
Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a la
citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las
solicitudes de desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se
est pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad
de obra ejecutada.
Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por
avance de obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados
para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin.
Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos,
pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para
construir las obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para ambas
partes y llevar el control del avance de los mismos.
408-27 Prrrogas de plazo
Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se
produzcan atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea
sobrepasada, tornndolas crticas.
El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las
provocar demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas
partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades
afectadas. Tal comunicacin ser fundamentada, de conformidad con las disposiciones
reglamentarias al respecto.
La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las siguientes
caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser
confiable, lo cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos suministrados
correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la
posibilidad de interpretar de diferente manera una misma informacin y facilitar la
revisin de los documentos, gracias a la brevedad y precisin de su contenido.
408-28 Planos de registro
Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos
finales de construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su
localizacin exacta.
Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los planos de
registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin
de que reflejen las caractersticas de las obras realmente construidas, as como su
localizacin exacta. Esta prctica redundar en beneficios para la administracin o
entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento y reparaciones, as como el diseo de
posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones, reconstrucciones, etc.
Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones o
ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o
stos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales.
408-29 Recepcin de las obras
Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das
despus de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las
obras de construccin y otra definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis
meses despus de la fecha de la recepcin provisional.
En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll
el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin
provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en
cuyo caso se sealarn las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los
problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente:
- Los antecedentes contractuales de la obra.
- Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas.
- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
- Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por
situacin a las autoridades de la entidad para que tomen las medidas correctivas y se
pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan pronto como sea posible.
Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento
preventivo, se considerarn los siguientes aspectos:
- Caractersticas de los elementos que componen la obra.
- Experiencia con proyectos similares.
- Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin recabada
en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los
materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de
personal requerido; los materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas
necesarios; el transporte para movilizarlos, etc.
- Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la
institucin; el sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de
los materiales o repuestos, la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria
y herramientas adecuados en el mercado; etc.
- Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles
emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as como
asegurar el suministro de los recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad
de respuesta de la unidad de servicio de mantenimiento debe ser proporcional a la
importancia de la falla, en trminos de la incidencia que sta tenga en la prestacin del
servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la
planificacin deber conocer la obra y sus partes, as como la forma en que opera,
adems de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.
El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o
emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles
fallas.
408-33 Evaluacin ex-post
Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del funcionamiento
de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos
previstos en los estudios de preinversin. Para ello los perodos comprendidos entre una
evaluacin y otra, debern coincidir con los perodos escogidos en los estudios para
medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del
proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la informacin necesaria
para nuevos proyectos.
La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo
de vida del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber
si se estn obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito
alcanzado o en caso de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y
tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado.
Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en los
estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y
fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye
una verdadera fuente de retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se
identificarn los diversos factores de xito y se explicar su influencia en los resultados.
Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas
suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente
el servicio.
408-34 Consultora
Las empresas de consultora son empresas de servicios profesionales con experiencia o
conocimiento especfico que asesoran a instituciones del Estado o a organizaciones en
general.
En el rea de la ingeniera, las empresas de consultora son de dimensiones y
organizaciones muy variadas, desde micro-empresas de carcter personal, que se dedican
a temas muy especficos hasta empresas que cuentan con equipos multidisciplinarios
conformados por profesionales no solo en las diversas disciplinas de la ingeniera sino
que se complementan con profesionales de otras reas. Su campo de accin est en la
preparacin de proyectos de inversin en sus diversas etapas o pueden encargarse de la
administracin o fiscalizacin de los proyectos.
Los consultores o empresas de consultora son responsables de la calidad de los estudios
y diseos preparados, por lo tanto, si se comprobare su inaplicabilidad o si como
producto de la ejecucin del proyecto con los diseos a responsabilidad de los
consultores se produjeren perjuicios de cualquier orden sern responsables civil y
penalmente.
Los estudios de un proyecto, materia de un contrato de consultora, deben observar, de
acuerdo a las caractersticas del mismo y su importancia, las Normas Tcnicas de Control
Interno previstas en la seccin 408, en especial, lo concerniente a las etapas de: 408-05
Estudio de prefactibilidad; 408-06 Estudio de factibilidad; 408-08 Diseo definitivo; 40807 Evaluacin financiera y socioeconmica; 408-09 Planos constructivos; 408-10
Condiciones generales y especificaciones tcnicas; 408-11 Presupuesto de la obra; y 40812 Programacin de la obra.
En los concursos de consultora que tengan como objeto la elaboracin de los estudios de
un proyecto o su ltima etapa relativa a los diseos, debern incorporarse las siguientes
actividades:
1.- La obligatoriedad del diseador, sea un consultor individual, firmas consultoras u
organismos que realicen estas labores, de brindar asesora durante todo el tiempo que
demande la ejecucin del proyecto, hasta la recepcin provisional y definitiva.
2.- La asesora incluir inspecciones peridicas al lugar de construccin.
El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen
como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se
consideran a la ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de
diversa ndole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera
de la humanidad (ciencia y tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los
seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos
(creatividad, preservacin del ambiente) y negativos (destruccin contaminacin
ambiental).
409-02 Organizacin de la Unidad Ambiental
Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de inversin deben
contar con una Unidad de Gestin Ambiental conformada con especialistas en varias
disciplinas, con conocimientos ambientales en el rea de su respectiva competencia, que
aseguren la prevencin de daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control
ambiental en todas las fases de los proyectos, programas y actividades. Debiendo
encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a nivel institucional; as como
la debida coordinacin en los procesos de participacin ciudadana en proyectos y/o
programas que planee ejecutar la entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la entidad
en un nivel de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos,
debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones, relativas a gestin ambiental
de la entidad, planeacin y ejecucin de proyectos y obras que necesariamente ocasionan
impactos ambientales en la construccin. Asesorar en la formulacin de polticas y
programas internos y la observancia del marco jurdico ambiental vigente.
La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita organizar la
Unidad de Gestin Ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios.
Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones, deberes y
obligaciones especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga el
orgnico funcional de la entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental manejar los estudios ambientales que se realizarn
previas a la ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un proyecto.
De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un
proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio
de un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se realiza durante la construccin de un
proyecto y el Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del
proyecto.
409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica
Los responsables de la Unidad de Gestin Ambiental debern aplicar las normas
controlar las prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo,
la eliminacin o tala de rboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes
pronunciadas o en los taludes de los ros.
La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que
complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o
desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles de contaminantes en el suelo,
previniendo y reduciendo la generacin de residuos slidos municipales, industriales,
comerciales y de servicios, incorporando tcnicas apropiadas y procedimientos para su
minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de sistemas de agricultura que no
degraden ni generen contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el uso
racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir el cumplimiento de las
disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas.
409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna
La Unidad de Gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de deforestacin que
ocasiona: degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios climticos, aplicando las
Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS,
al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.
409-11 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales
La Unidad de Gestin en el mbito de su competencia, controlar el manejo, la
explotacin, el uso irracional y la eliminacin de los residuos de las minas, al amparo de
las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos
inorgnicos naturales de composicin qumica y estructura cristalina definidas.
409-12 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa
En cuanto a los residuos, la Unidad de Gestin analizar las dificultades que genera su
eliminacin que necesariamente produce contaminacin; controlar, entre otros, la
disposicin final de los residuos txicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que
afectan las aguas, el suelo, la vegetacin y al hombre; aplicando las Normas Tcnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la
Administracin
de
soporte
de
tecnologa
de
informacin
aspectos
considerar
son:
Monitoreo
evaluacin
de
los
procesos
servicios
Sitio
web,
servicios
de
internet
intranet
Capacitacin
informtica
Comit
informtico
410-17
Firmas
electrnicas
Las entidades, organismos y dependencias del sector pblico, as como las personas
jurdicas que acten en virtud de una potestad estatal, ajustarn sus procedimientos y
operaciones e incorporarn los medios tcnicos necesarios, para permitir el uso de la
firma electrnica de conformidad con la Ley de Comercio Electrnico, Firmas y
Mensajes
de
Datos
y
su
reglamento.
El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se sujetar a las garantas,
reconocimiento, efectos y validez sealados en estas disposiciones legales y su normativa
secundaria
de
aplicacin.
Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector pblico podrn
utilizar la firma electrnica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y
cumplimiento de las funciones inherentes al cargo pblico que ocupan.
Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de mecanismos y reportes que
faciliten una auditora de los mensajes de datos firmados electrnicamente.
a)
Verificacin
de
autenticidad
de
la
firma
electrnica
Conservacin
de
archivos
electrnicos
Actualizacin
de
datos
de
los
certificados
de
firmas
electrnicas
Seguridad
de
los
certificados
dispositivos
portables
seguros
Renovacin
del
certificado
de
firma
electrnica
Capacitacin
en
el
uso
de
las
firmas
electrnicas
INFORMACION
COMUNICACION
la mxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades
de
la
entidad
y
preparar
informacin
confiable.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su
gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener
informacin
sobre
su
nivel
de
desempeo.
La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y
servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y
de
cumplimiento.
Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten debern
concordar con los planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse a sus
caractersticas
y
necesidades
y
al
ordenamiento
jurdico
vigente.
La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar los
informes
necesarios
en
relacin
con
los
objetivos
establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento
preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
500-01
Controles
sobre
sistemas
de
informacin
Canales
de
comunicacin
abiertos
SEGUIMIENTO
Seguimiento
continuo
en
operacin
Evaluaciones
peridicas